Анализ системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"

На рабочем ПК секретаря ООО "АДСК" установлены следующие программные продукты:

Microsoft Office 2003;

WinRar 3.20;

ABBYY FineReader 7.0 Professional Edition;

X-Translator PLATINUM 5.0.0.15;

В качестве основной прикладной программы используется Microsoft Office 2003. MS Office 2003 является современным пакетом программ необходимых для обеспечения автоматизированного документооборота на предприятии. Он включает в себя: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Power Point, Microsoft Outlook Express, Microsoft Visio, Microsoft Project, Microsoft InfoPath, Microsoft Publisher, Microsoft FrontPage.

Все документы на предприятии оформляются на бумаге формата А4 с использованием бланков документов. На предприятии все документы, как внутренние, так и исходящие составляются при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2003.

Для надежной защиты информации внедрена антивирусная программа, разработанная лабораторией Касперского, которая создала первый отечественный антивирус для межсетевых экранов. Он представляет собой систему централизованной антивирусной защиты корпоративной сети в точках ее подключения к Интернету и другим внешним сетям. Эта программа способна в режиме реального времени обнаруживать и удалять из файлов, поступающих по протоколам HTTP, FTR, SMTR и др., любые виды вредоносных кодов (компьютерные вирусы всех видов, Интернет-черви, троянские программы и другие вредоносные программы).

Локальная сеть обеспечивает коллективное использование различных периферийных устройств: лазерных принтеров, графопостроителей, сканеров; коллективное использование общих баз данных, общих программ, позволяет обмениваться информацией между компьютерами.

В ООО "АДСК" имеется вычислительная локальная сеть, которая связывает персональные компьютеры между собой внутри организации. Сеть имеет шинную типологию, представленную на рисунке 11. Однако она для передачи документов и совместной работы над ним не используется.

Шинная топология - одна из наиболее простых топологий сети. Она связана с использованием в качестве передающей среды коаксиального кабеля. Данные от передающего узла сети распространяется по шине в обе стороны. Промежуточные узлы не транслируют поступающих сообщений.

Информация поступает на все узлы, но принимает сообщение, только тот, кому оно адресовано. Дисциплина обслуживания параллельная. Это обеспечивает высокое и быстродействие ЛВС с шинной типологией. Сеть легко наращивать и конфигурировать, а также адаптировать к различным системам. Сеть шинной типологии устойчива к возможным неисправностям отдельных узлов.

На предприятии отсутствует автоматизированный документооборот. Поиск документов осуществляется вручную. Таким образом, велик шанс потери документов и требуется время на передачу документации, чтобы документы поступили на исполнение. Традиционные (ручные) способы организации делопроизводства не в состоянии решить проблемы, возникающие в деятельности каждого подразделения предприятия.

Рисунок 11 - Сеть шинной топологии

Существенным недостатком является излишняя трудоемкость получения необходимой информации. Максимум, на что можно рассчитывать при использовании журнальной системы регистрации документов на предприятии на номер и дату документа, место его происхождения, краткое содержание, информацию о том, куда он направлен и номер/дату ответного документа.

2.6 Анализ делопроизводства отдела кадров

В ходе анализа также было установлено, что свои особенности имеет работа с кадровыми документами. Кадровые документы имеют первостепенное значение для каждого работника организации, так как они подтверждают стаж и место работы.

На предприятии ООО "АДСК" отдел кадров непосредственно подчиняется директору.

Данный отдел состоит из трех сотрудников - начальник отдела кадров и два инспектора отдела. Рассмотрим организационную структуру отдела кадров ООО "АДСК" представленной на рисунке 12.

Задачами отдела на предприятии являются:

организация работы по обеспечению подбора, расстановки, изучения и использования рабочих кадров и специалистов, участие в формировании стабильного коллектива, создание кадрового резерва и работа с ним;

организация системы учета кадров, анализ текучести кадров.

На предприятии ООО "АДСК" отдел кадров выполняет следующие функции:

проводит анализ состава, деловых и других качеств специалистов предприятия с целью их рациональной расстановки, подбора кадров на замещение должностей, входящих в номенклатуру руководителя предприятия, создания соответствующих условий для творческой деятельности, повышения образовательного и квалификационного уровня,



Рисунок 12 - Организационная структура отдела кадров ООО "АДСК"

осуществляет контроль над расстановкой и правильным использованием руководящих работников и специалистов в подразделениях предприятия,

представляет руководству предприятия предложения по улучшению расстановки и использованию рабочих кадров,

осуществляет подготовку и систематизацию материалов сотрудников при собеседовании, переводе на новую должность, а также осуществляет подготовку проведения аттестации и оформления документов по решению аттестационной комиссии,

ведёт оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, выдача различного рода справок работникам предприятия,

ведёт учет личного состава предприятия и стажа работников предприятия,

осуществляет хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам,

В своей деятельности отдел кадров руководствуется :

Кодексом законов о труде,

Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации",

Уставом ООО "АДСК",

Положением об отделе и т.д.

Документы отдела кадров предприятия ООО "АДСК" - это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников.

Состав документов отдела кадров:

трудовые контракты,

приказы по личному составу в документах отдела кадров,

трудовые книжки,

личные карточки фирмы Т-2,

личные дела,

лицевые счета по заработной плате,

бланки документов,

договоры о материальной ответственности,

информационно - справочные документы,

защита персональных данных,

документы по учету кадров.

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Разрабатывать и оформлять основной массив таких документов приходится кадровой службе предприятия ООО "АДСК".

В отделе кадров ООО "АДСК" используется следующий перечень унифицированных форм:

документальное закрепление структуры и штата предприятия (Структура и штатная численность, Штатное расписание (форма Т-3), Замещение должностей);

внутренние нормативные акты ( Положения о структурных подразделениях, Должностные инструкции работников, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об обработке персональных данных работника);

документы, оформляющие прием, перевод, увольнение работника на предприятие (Трудовой договор, Изменения к трудовому договору, Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1, Т-1а), Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а), Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8, Т-8а), Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-61), Личная карточка работника (форма Т-2), Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС), Трудовая книжка работника, Личное дело работника);

оформление отпуска на предприятии (График отпусков (форма Т-7), Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6, Т-6а), Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60));

оформление командировок работников на предприятии (Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а), Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9,Т-9а), Командировочное удостоверение (форма Т-10), Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11, Т-11а)).

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы:

журнал регистрации трудовых договоров;

журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;

журнал регистрации приказов о командировках работников;

журнал регистрации командировочных удостоверений;

журнал регистрации служебных заданий;

журнал регистрации локальных нормативных актов;

книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

журнал выдачи справок по личному составу;

журнал учета больничных листов.

Рассмотрим движение документов отдела кадров на примере схем приема на работу, перевода на другую должность и увольнения с работы на предприятии ООО "АДСК"

На рисунке 13 приведена схема приема на работу.

Работник подает заявление о приеме на работу с приложением необходимых документов (паспорт, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы об образовании, квалификационной категории, трудовая книжка или иные документы). Заявление поступает в отдел кадров с визой руководителя соответствующего структурного подразделения.

Работник с трудовым договором направляется в плановый отдел, сотрудник которого в течение 1 рабочего дня указывает в листе согласований к трудовому договору разряд, размер тарифной ставки или суммы должностного оклада работника, размер доплат, надбавок и поощрительных выплат.

Работник проходит инструктаж по охране труда и противопожарной безопасности.

Начальник отдела кадров проверяет наличие всех перечисленных выше документов и виз, после чего подчиненный отдела кадров регистрирует заявление работника, завершает оформление трудового договора и заполняет документы, необходимые для приема на работу.

Трудовой договор и заявление направляются на подпись директору. Директор указывает в трудовом договоре дату начала работы.



Рисунок 13 - Схема приема на работу

Подчиненные отдела кадров регистрирует трудовой договор. На основании подписанного директором заявления и трудового договора в течение 2 рабочих дней специалист отдела кадров готовит проект приказа о приеме на работу.

Проект приказа направляется на подпись директору.

Подписанный директором приказ направляется в отдел кадров, копия приказа в бухгалтерию и в расчетную часть.

Подчиненный отдела кадров в течение 2 рабочих дней с момента подписания приказа уведомляет работника (письменно или телефонограммой) о необходимости явиться в отдел кадров для ознакомления с приказом и получения экземпляра трудового договора.

Перевод на другую должность.

Работник подает в отдел кадров заявление о переводе на другую должность.

Отдел кадров передает на визу руководителям структурных подразделений: в котором работник работает на настоящий момент и в которое он намерен перевестись. Сотрудник отдела кадров заполняет дополнительное соглашение к трудовому договору с работником (в части касающейся личных данных последнего).

Работник с дополнительным соглашением к трудовому договору направляется в плановый отдел, сотрудник которого указывает в течение 1 рабочего дня в листе согласований разряд, размер тарифной ставки или суммы должностного оклада работника, размер доплат, надбавок и поощрительных выплат.

Трудовой договор и заявление направляются на подпись директору.

Директор указывает в трудовом договоре дату начала работы.

Подчиненные отдела кадров регистрирует трудовой договор. На основании подписанного директором заявления и трудового договора в течение 2 рабочих дней сотрудник отдела кадров готовит проект приказа о приеме на работу, который визирует начальник отдела кадров и главный бухгалтер.

Проект приказа направляется на подпись директору.

Подписанный директором приказ направляется в отдел кадров, копия приказа в бухгалтерию и в расчетную часть.

Подчиненный отдела кадров в течение 2 рабочих дней с момента подписания приказа уведомляет работника (письменно или телефонограммой) о необходимости явиться в отдел кадров для ознакомления с приказом и получения экземпляра трудового договора.

На рисунке 14 приведена схема перевода на другую должность.



Рисунок 14- Схема перевода на другую должность

При увольнении по собственному желанию работник предупреждает администрацию предприятия в лице директора об увольнении за 14 календарных дней до предполагаемой даты увольнения путем подачи заявления об увольнении по собственному желанию.

Работник представляет оформленное заявление об увольнении в отдел кадров. Подчиненный отдела кадров регистрирует заявление.

Заявление направляется на подпись директору. Директор согласовывает дату увольнения работника.

На основании подписанного директором заявления в течение 2 рабочих дней подчиненный отдела кадров готовит проект приказа об увольнении, который визирует начальник отдела кадров, сотрудник планового отдела и заместитель главного бухгалтера.

Проект приказа направляется на подпись директору.

Подписанный директором приказ направляется в отдел кадров, копия приказа в бухгалтерию и в расчетную часть.

Подчиненный отдела кадров уведомляет работника (письменно или телефонограммой) о необходимости явиться в отдел кадров для ознакомления с приказом об увольнении и получения трудовой книжки и расчета. На рисунке 15 приведена схема увольнения с работы.

Рисунок 15- Схема увольнения с работы

В ходе проведения анализа с документами отдела кадров, были выявлены ряд недостатков, а именно:

Нарушение инструкции по хранению документов, оформление документов не в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и др., что приводит к снижению эффективности работы с кадровыми ресурсами организации.

Приказ № 71-о/78 от 22.03.200 о предоставлении отпуска сотруднику Вавилову А.Ю. оформлен с нарушением унифицированной формы № Т-6, утвержденной Постановлением Роскомстата РФ от 5.01.2004 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты",

На основании приказа № 76-п/76 от 10.03.2007 о приеме на работу на сотрудника Имангазиева Ш.Н. не была заведена личная карточка.

Личные карточки уволенных сотрудников хранятся в хаотичном порядке, совместно с действующей картотекой.

В период с 2005 - 2007 гг. не производится обновление в личных листках по учету кадров фотографий сотрудников при достижении ими возраста 20 и 45 лет.

Записи в некоторых трудовых книжках произведены неаккуратно, с допущением орфографических ошибок.

В отделе кадров отсутствует контроль за своевременным возрастом выданных или высланных для ознакомления личных дел и предотвращением их утраты, а именно не используется специальные контрольные карточки, которые заполняются на каждое дело.

В них указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно передано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

В ходе анализа введении документов в кадровом делопроизводстве можно отметить, что документы оформляются с нарушениями требований ГОСТ Р 6.30 2003г, ослаблен контроль исполнительской дисциплины, что приводит к неправильному оформлению и потерям документов.

2.7 Анализ сетевого и программного обеспечения в отделе кадров

Для автоматизированной системы управления информационными процессами, с целью автоматизации сбора и обработки данных, технические средства должны удовлетворять функциональным требованиям АРМ.

В отделе кадров имеется 3 персональных компьютера - 1 персональный компьютер является сервером, 2 персональных компьютера являются клиентами; принтер, сканер, телефон и 2 модема. Существует в отделе собственная локальная сеть.

По способу организации данная локальная сеть относится к реальной с центральным управлением. При установке сети заранее выделяются одна или несколько машин, управляющих обменом данных по сети (административные ПК). Диски выделенных машин (серверов) доступны всем остальным компьютерам сети. Остальные компьютеры (рабочие станции) имеют доступ к дискам файл-сервера и совместно используемым принтерам. С одной рабочей станции нельзя работать с дисками других станций. Основным достоинством сети с централизованным управлением является более высокий уровень защиты данных.

Топология - идентифицирует схему проводных соединений в сети. В отделе кадров шинная структура. Для нее характерны низкая стоимость подключения новых ЭВМ, простота управления, высокая гибкость и возможность простого расширения сети. Все сетевые компьютеры связаны линейно с помощью коаксиального кабеля.

На рисунке 16 представлен комплекс средств автоматизации отдела кадров.

Рисунок 16 - Комплекс средств автоматизации отдела кадров

Проведём анализ выбора технических средств управления, используя методику Белова.

Современный электронный офис включает в себя десятки типов приборов оргтехники. Номенклатура технических средств управления офиса, определяется функциональным назначением приборов: аппаратура для изготовления и размножения документов, оборудование офисной полиграфии, уничтожители документов, детекторы ценных бумаг, средства оперативной связи, компьютерная техника, технические средства зашиты информации. Ввиду большого разнообразия фирм-изготовителей и выпускаемых моделей неизбежно приобретение приборов, имеющих разные габариты, интерфейсы управления, энергетические параметры и т. д. Обоснованный подход к оснащению офиса оргтехникой предполагает решение задач исследования операций. Наиболее близко к рассматриваемому случаю относится так называемая "задача о ранце", которая здесь может быть сформулирована следующим образом: требуется выбрать из всего множества предлагаемых на рынке товаров технических средств те, которые по своим функциональным параметрам обеспечивают наилучшую совместимость как между собой, так и с комплексом задач по управлению фирмы и ее финансовыми возможностями. Поскольку точное решение задач исследования операций возможно лишь в частных и очень ограниченных случаях, приемлемы приближенные методы оптимизации, основанные на применении критериев оценки принятых решений. Так, для ряда инженерных задач получил распространение метод Белова. Сущность метода состоит в следующем. Для каждого из n видов N технических средств управления определяется набор М значимых для офиса параметров т j, определяющих их качество и совместимость с другими видами.

В качестве примера можно проиллюстрировать методику при выборе подходящей модели аппарата Xerox.

В приведенной ниже таблице даны исходные параметры и результаты определения критериев выбора. Наименьшее отклонение от наилучшего из рассмотренных вариантов имеет модель 5331. На Web-серверах сети доступна информация о совместимости расходных материалов, запасных частей моделей различных производителей. Это также может быть учтено при решении задачи выбора. Например, подобная информация частично представлена на приведено таблице 5.

Таблица 5 - Исходные данные и результаты определения критериев выбора

Темы приборов	Скорость печати, коп/мин i	Число' копий в месяц!	Ресурс барабана, число копий	Ресурс тонера, число копий	Диапазон масшта бирбвания, в%	Условная стоимость	Критерий выбора
5220	5	500	20000	2000	0	0,2	0,65
5310	10	1500	12000	4000	54	1.0	0,68
5317	17	6000	80000	4000	71	1,5	0,45
5331	30	14000	80000	5000	250 .	3,0	0,17
Коэффициенты важности	0,14	0,15	0,17	0,18	0,1 6	0,19

Выбора средств оргтехники используемые в организации соответствует требованиям.

Основными препятствиями на пути эффективной организации документационного обеспечения деятельности кадровой службы предприятия ООО "АДСК" является отсутствие специализированного программного обеспечения для ведения кадрового учета.

Анализ документооборота, движения документов, технического и программного обеспечения объекта исследования показал, что работу с документами осуществляет секретарь, не имеющий специального образования в области документоведения. Поэтому были выявлены ошибки при оформлении документов, не используется в полном объеме возможности профессионального компьютера и его программного обеспечения, нет списка нерегистрируемой документации. Введении кадровой документации оформляются с нарушениями требований ГОСТ Р 6.30-2003г., также ослаблен контроль исполнительской дисциплины, что приводит к потерям документов.

Для устранения выше перечисленных недостатков предлагается:

произвести выбор программного обеспечения,

настроить программу под действующую структуру предприятия,

разработать руководство пользователя,

перевести документы в электронную форму,

создать шаблоны организационно-распорядительных документов,

сформировать список нерегистрируемой документации,

внести изменения в должностную инструкцию секретаря.

Внедрение АИС, несомненно, улучшит существующие бизнес-процессы в части ускорения обработки данных, повышения точности расчетов, упрощения подготовки документов.

Необходимо провести реорганизацию бизнес-процессов с тем, чтобы установить соответствие между целями и задачами организации и АИС. Только в этом случае можно получить систему, обеспечивающую информационную поддержку принятия решений.

3. Совершенствование системы документационного обеспечения управления

3.1 Мероприятия по совершенствованию

Информационные ресурсы в структуре организации используются на различных аналитических уровнях (от руководителя до исполнителя).

Управленческая деятельность направляется преимущественно овеществленными знаниями в виде разного рода документов, книг или записей данных, предоставляемыми пользователям соответствующими подразделениями, такими, как канцелярия, архив, центр обработки данных (информационный центр) и т.п.

Ученые справедливо полагают, что человек в информационной среде организации занимает центральное место. Он является ее деятельностным, системообразующим, самосовершенствующимся звеном, поэтому процесс формирования информационной инфраструктуры организации должен учитывать индивидуальные информационные потребности сотрудников.

Для улучшения работы организации по делопроизводству были проведены следующие мероприятия.

В ходе анализа были внесены изменения в должностной инструкции секретаря, в связи с переходом на автоматизированную систему документооборота "Кадры SB". Приказ "о внесение изменений в должностной инструкции секретаря" и фрагмент должностной инструкции показан в Приложении В. Также был разработан список нерегистрируемой документации. Образец представлен в Приложении Г.

Для перехода на автоматизированную систему документооборота в ООО "АДСК" разработан проект приказа, который представлен в Приложении Д.

Автоматизированный документооборот один из самых быстрорастущих в сфере информационных технологий. Если программа документооборота внедряется, то количество бумажных документов сокращается, и используются электронные документы.

Внедрение системы автоматизированного документооборота позволяет решить ряд проблем:

обеспечит слаженную работу всех подразделений;

упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

повысит оперативность доступа к информации;

позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания,

автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования,

гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до формализованных документов всех типов,

возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов,

открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как Управление знаниями,

доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций.

Спецификой кадровой документации является то, что значительная ее часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр, выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи. Для оперативного создания документов нами был разработан шаблон организационно - распорядительного документа на примере приказа (Приложение Е).

Однако создание и хранение приказов и других документов в компьютерной форме - это еще не автоматизация кадровой деятельности. Под автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных.

Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учету кадров, личную карточку (форма № Т-2, Т-4) и т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учету кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах. Более сложные системы обеспечивают неограниченные возможности для расширения объема сведений о сотрудниках в соответствии с потребностями конкретной организации.

Программы, предназначенные для кадровой службы, должны предусматривать как минимум ввод сведений о работнике в соответствии с типовыми межведомственными формами № Т-2, Т-2ГС (МС), Т-4, введенными органами статистики с 5 января 2004 г. В случае увольнения сотрудника программа должна обеспечивать распечатку сведений по указанным формам, а затем перевод сведений в базу данных об уволенных сотрудниках. На полученной личной карточке работник расписывается при получении трудовой книжки, после чего она подшивается в дело и сдается в архив.

Точно так же, как все сведения о работнике вносятся в форму № Т-2, они должны вноситься в его карточку на экране компьютера. Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства - все эти сведения должны незамедлительно вноситься в компьютер. Автоматизация упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей и т.д.

Чаще всего такие программы включают регистрационную карточку, основное содержание которой соответствует личному листку по учету кадров.

Автоматизированные системы обеспечивают возможность оперативного получения непротиворечивых данных о структуре предприятия, расстановке персонала, структуре затрат на оплату труда, дисциплине труда. Использование компьютерных технологий дает возможность быстро получать любые формы отчетности, гибко менять выходные отчетные формы в соответствии с изменениями в законодательстве и потребностями самой организации. Внедрение программ на объекте исследования позволит значительно улучшить условия труда сотрудников кадровых служб, плановых и расчетных подразделений.

Программа, предназначенная для автоматизации работы с персоналом ООО "АДСК", должна предоставлять следующие возможности:

1. Ведение структуры организации. Штатное расписание, отслеживание и оперативное внесение всех изменений в структуре организации, создание приказов о внесении изменений в штатное расписание.

2. Полный учет информации о сотрудниках и их расстановке.

3. Ведение кадровой документации. Полуавтоматическое формирование документов по личному составу, включая приказы по личному составу.

4. Вывод данных о сотруднике на печать по форме Т-2, Т-2 ГС (МС), Т-4, распечатка других форм документов.

5. Ведение отчетности в соответствии с требованиями Трудового кодекса и органов статистики.

6. Ведение базы данных о соискателях, как кадровом резерве на выдвижение внутри организации, так и о соискателях на основе представленных резюме, результатов собеседования и тестирования.

7. Регистрация движения персонала, временного отвлечения от исполнения обязанностей.

8. Учет аттестаций, управление мотивацией труда и пр.

9. Ведение архива кадровой службы.

10. Учет фактически отработанного времени (Табельный учет).

11. Точные расчеты с персоналом по оплате труда.

Для упрощения работы с документами в ООО "АДСК" предлагается использовать систему автоматизации делопроизводства, например, такую как "КАДРЫ SB" (разработка департамента программных систем компании "АйТи").

3.2 Автоматизация документооборота кадровой документации в ООО "АДСК"

Программа кадрового учета и делопроизводства "КАДРЫ SB" позволяет вести кадровый учет в государственных предприятиях и организациях.

Основные функции программы "КАДРЫ SB":

оформление нового сотрудника на работу;

изменение личных данных сотрудника;

изменение сведений о последнем месте работы сотрудника;

изменение сведений о воинском учете для военнообязанных;

ведение учета записей трудовой книжки и расчет различных видов стажа сотрудника;

оформление увольнения сотрудника;

формирование списка уволенных сотрудников;

учет претендентов на рабочие места;

формирование списка вакантных мест;

формирование табелей рабочего времени по отделам;

формирование сведений об образовании сотрудников;

формирование сведений о полученных социальных льготах;

формирование сведений о полученной материальной помощи.

Настройку программы необходимо начинать с заполнения справочников, с определением кода ОКПДТР.

1 Раздел справочники - в данном разделе необходимо минимально заполнить справочник должностей - должностями руководителей предприятия ООО "АДСК".

На рисунке 17 приведен заполненный перечень должностей в соответствии с действующим штатным расписанием предприятия.

2 Раздел настройки - в программе имеется трехуровневая система интеграции структуры предприятия:

корневое (головное) предприятие - первый (высший) уровень интеграции,

подразделение - второй уровень интеграции,

отдел - нижний уровень интеграции.



Рисунок 17 - Перечень должностей

Произведём настройку организационная структура предприятия ООО "АДСК" в соответствии с рисунком 18

Рисунок 18 - Структура ООО "АДСК"

Настроим программу под действующую структуру предприятия ООО "АДСК" по подразделениям и создаем в них отделы.

Персональные настройки - можно установить свои личные настройки. Включить или выключить будильник, который напоминает что, пришло время обеда или рабочий день закончен. Настроить органайзер, подобрать мелодию звонка и т.д., что отражено на рисунке 19.

Рисунок 19 - Персональные настройки программы

Вкладка "Праздники" - предназначена для добавления (удаления) дополнительных выходных дней, которые автоматически включаются в календари при расчете табеля рабочего времени и отпусков как выходные дни.

Проведём системные настройки в соответствии с рисунком 20.

Рисунок 20 - Вкладка "Праздники"

Настройка характеристики предприятия

В поле "Населенный пункт" вводится название населенного пункта. На рисунке 21 показана настройка характеристики предприятия ООО "АДСК".

В полях "Склонение названия организации" вносится название организации в соответствующих падежах. Например, организация называется ООО "АДСК"

Тогда в поле "Родительный падеж" автоматически будет заполнено ООО "Астраханского домостроительного комбината", а в поле "Работают в" введено ООО "АДСК"

Рисунок 21 - Характеристика предприятия ООО "АДСК"

3 Раздел сервис - Органайзер

Органайзер позволяет организовать работу. Основное назначение органайзера - напоминать о Ваших делах. Проведём настройку органайзера в соответствии с рисунком 22.



Рисунок 22 - Органайзер

При добавлении записи в органайзер можно установить отметку "Повторять каждый день", тогда эта запись будет выдавать звуковое и визуальное предупреждение ежедневно в заданное время.

4 Раздел кадры - Добавить сотрудника

Применим в том случае, если сотрудник не числится по Базе Данных ни в списке уволенных, ни в списке претендентов. Устраивать сотрудника на работу можно только в структурный отдел, а не в подразделение.

На этом этапе необходимо определить вариант выбора должности нового сотрудника.

Выберем закладку "Новая штатная единица", в этом случае в штатном расписании автоматически формируется новая запись для заполнения личных данных нового сотрудника. Заполним личные данные нового сотрудника в соответствии с рисунком 23.



Рисунок 23 - Личные данные нового сотрудника

5 Раздел приказы

График отпусков - для формирования ежегодного графика отпусков должны быть созданы новые отпуска для сотрудников меню "Сведения - таблица отпусков", что отражено на рисунке 24.

Рисунок 24 - График отпуска на сотрудника

График отпусков можно формировать на основании запланированной даты или на основании фактической даты отпуска сотрудника.

При формировании приказов необходимо соблюдать определенную последовательность в соответствии с таблицей 6.

Таблица 6 - Регламент работы действий при формировании приказов

Приказ	Последовательность действий
Прием на работу	1. Занести нового работника в БД. Меню "Кадры - Добавить сотрудника". 2. Создать приказ о приеме на работу.
Перевод	1. Сформировать запись о переводе меню "Сведения - Назначения и перемещения". 2. Создать приказ о переводе.
Приказ на отпуск	1. Сформировать запись в таблице отпусков меню "Сведения - Таблица отпусков". 2. Создать приказ на отпуск.
Отпускная записка	1. Создать приказ на отпуск. 2. Создать отпускную записку.
Приказ на увольнение	1. Создать приказ на увольнение. 2. Уволить работника "Кадры - Уволить сотрудника".
Записка-расчет	1. Создать приказ на увольнение. 2. Создать записку-расчет.
Командировка	1. Создать задание на командировку. 2. Создать приказ на командировку. 3. Создать командировочное удостоверение.
Приказ на поощрение	1. Сформировать запись в таблице поощрений меню "Сведения - Поощрения". 2. Создать приказ на поощрение.
Прочие приказы	1. Создать шаблон приказа "НСИ - Шаблоны приказов по кадрам" или выбрать шаблон из выпадающего списка. 2. Создать соответствующий приказ.

Проведём настройку программы формы Т1 в соответствии с рисунком 25.

6 Раздел сведения

Сведения о воинском учете - если работник является военнообязанным, обязательно необходимо сделать отметку "Военнообязанный" и заполнить все сведения.

Сведении о заполнении карточки о воинском учёте представлены на рисунке 26.



Рисунок 25 - Прием на работу

Рисунок 26 - Сведения о воинском учете

Данные о воинском учете будут отражены при формировании личной карточки сотрудника

В Приложении Ж представлено руководство пользователя программы "Кадры SB".

Таким образом, внедрение системы автоматизированного документооборота позволит решить ряд проблем:

обеспечит слаженную работу всех подразделений;

упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

повысит оперативность доступа к информации;

позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

После проведённых мероприятий проведём анализ движения документопотоков и используя графический метод построим оперограмму в соответствии с рисунком 27.

Секретарь принимает корреспонденцию, регистрирует ее в системе автоматизированного документооборота.

После регистрации движение документа производится по локальной сети по заранее заданным маршрутам, возможна параллельная работа над документом несколькими исполнителями, исчезли точки дублирования, маршрут движения стал более рациональным.

Рисунок 27 - Оперограмма движения входящей корреспонденции ООО "АДСК"

3.3 Разработка политики по подбору, найму и расстановке кадров в ООО "АДСК"

Процесс поиска, подбора и расстановки кадров должен стать ключевой задачей деятельности предприятия.

Цель данной политики - создание квалифицированной команды специалистов, способных грамотно и эффективно работать на внутреннем и внешнем рынках страховых услуг, принося предприятию прибыль и известность в сфере страхового бизнеса.

Процесс поиска, подбора и расстановки кадров должен проводиться, постоянно образуя в итоге, целую систему.

Руководителю структурного подразделения в своей деятельности необходимо опираться на данную систему тогда он сможет:

осуществлять эффективный подбор кадров;

избегать неверного принятия решения по найму новых сотрудников;

иметь постоянный резерв, как для найма, так и для выдвижения на высшие должности.

Система поиска, подбора и расстановки кадров состоит из нескольких этапов:

обоснование необходимости наличия свободной должности;

введение новой вакансии;

поиск кандидатов;

отбор кандидатов;

оформление на работу;

адаптацию и первичное обучение сотрудника.

Каждый этап включает в себя алгоритм действия, инструментарий, методы и формы работы.

ЭТАП № 1 - Обоснование необходимости наличия свободной должности.

Руководители структурных подразделений обязаны знать организационно-штатную структуру подчиненных подразделений, динамику заполнения вакансий, должностные оклады по вакантным должностям и занятым ставкам.

При наличии вакансии руководитель обязан рассмотреть возможность перераспределения должностных обязанностей между сотрудниками данного подразделения.

В случае невозможности (нецелесообразности) перераспределения должностных обязанностей руководитель, должен принять решение с обязательным обоснованием о подборе кандидата на имеющуюся вакансию.

ЭТАП № 2 - Введение новой вакансии.

В случае необходимости введения новой вакансии заинтересованный руководитель должен заполнить в Управлении по работе с персоналом соответствующую заявку.

Должностные обязанности по новой ставке так же разрабатываются руководителем и прикладываются к заявке для последующего утверждения руководством.

После положительного принятия решения о введении вакансии или частичного изменения штатного расписания, отдел по работе с персоналом готовит приказ директора ООО "АДСК" об изменении штатного расписания.

Поиск и подбор кандидата может начинаться только после подписания приказа об изменении штатного расписания и введения новой должности.

ЭТАП № 3 - Поиск кандидатов.

Цель данного этапа - поиск, как можно большего количества квалифицированных кадров на открытую вакансию в течение определенного периода времени.

Руководитель обязан знать, что наиболее быстрый способ поиска кандидатов это использование внутреннего резерва из числа работающих сотрудников, а также их рекомендации по набору кандидатов-профессионалов из числа своих знакомых. В случае, когда кандидат рекомендован собственным сотрудником, процесс найма должен быть таким же, как и у других кандидатов.

Основным источником комплектования вакантной должности является внутренний резерв предприятия.

Информация о вакантных должностях по необходимости, вывешивается на информационной доске организации.

Объявления о вакансиях не вывешиваются, если:

1. Информация о вакансии является конфиденциальной.

2. "Внутренний" или "внешний" кандидат уже определен.

Любой кандидат, не работающий в компании, является "внешним". Поиск "внешних" кандидатов должен проводится по следующим направлениям:

1. Рассмотрение резюме кандидатов, ранее рассматривавшихся на сходные вакансии.

2. Использование рекомендаций работающих сотрудников.

3. Публикация о вакансиях внутри предприятия.

4. Прямой поиск с использованием объявлений о вакансиях в специальных изданиях.

В исключительных случаях использование агентств по подбору кадров с одобрения руководства предприятия.

ЭТАП № 4 - Отбор кандидатов.

"Внутренние" кандидаты должны заполнить и сдать в отдел по работе с персоналом заявление с ходатайством о переводе на другую должность. На данном заявлении должна быть резолюция непосредственного руководителя и куратора из числа заместителей директора предприятия, а также указана сумма должностного оклада.

"Внешние" кандидаты, рекомендованные сотрудниками ООО "АДСК" направляют свое резюме с письменной рекомендацией в отдел по работе с персоналом. Другие "внешние кандидаты" высылают свое резюме в отдел по работе с персоналом.

Только те кандидаты, чьи данные заслуживают серьезного обсуждения, могут быть рассмотрены, как кандидаты на определенную вакантную должность.

Оценка квалификации. Процесс оценки кандидата должен быть в максимальной степени объективным.

Цель - определить, какой кандидат является наиболее квалифицированным и сможет эффективнее выполнять должностные обязанности по предполагаемой должности.

В случае если квалификация "внутреннего" и "внешнего" кандидатов оценена одинаково, то предпочтение целесообразно отдать "внутреннему" кандидату.

Оценка квалификации кандидата должна проходить на основании представленного резюме (для внешних кандидатов) и на основании имеющегося личного дела (для внутреннего кандидата) путем проведения интервью с целью сбора необходимых сведений о личностно-деловых качествах кандидатов, а также проверки этой информации в непосредственной беседе с кандидатом.

Заключение по результатам собеседования пишется в произвольной форме руководителем, проводившим беседу и представляется в отдел по работе с персоналом для дальнейшей процедуры отбора.

В процессе отбора важную роль играет проверка достоверности сведений указанных кандидатом в своем резюме. С этой целью, если кандидат не является "внутренним", отдел по работе с персоналом может запросить информацию о нем с предыдущего места работы.

Для проведения данной процедуры кандидат приглашается на собеседование. После изучения данных, оценки сведений, делается заключение и принимается решение о приеме на работу или отклонении кандидата.

Для проведения собеседования в отдел по работе с персоналом представляет пакет документов. При необходимости могут быть затребованы другие документы, подтверждающие квалификацию работника, состояние здоровья (если это необходимо для работы) и т.д.

После проведения беседы с кандидатом специалист отдела по работе с персоналом заполняет лист изучения кандидата, в котором делает свое заключение. Если при изучении кандидата появилось особое мнение, то оно в закрытой письменной форме сообщается заместителю директора курирующего данное подразделение.

ЭТАП № 5 - Оформление на работу.

Результатами поиска и отбора кандидатов должно быть решение заместителя директора курирующего подразделение о найме на работу.

Решение выражается в устной и в отдельных случаях в письменной форме с вручением предложения о работе в ООО "АДСК". Данное решение подписывает заместитель директора или другое должностное лицо, имеющий доверенность на право подписи документов о приеме на работу.

Кандидат, получивший предложение прибывает в отдел по работе с персоналом и представляет обязательный пакет документов о приеме на работу. Свое желание работать на предприятии кандидат выражает письменным заявлением о приеме на работу. Отдел по работе с персоналом до фактического выхода на работу кандидата готовит Трудовой договор и приказ о приеме на работу. После подписания этих документов кандидат считается принятым на работу. Срок подготовки и подписания документов должен составлять не более трех дней. Запрещается фактическое допущение к работе кандидата без подписанного Трудового договора и приказа о приеме на работу. После подписания приказа о приеме на работу, новый работник предприятия прибывает в отдел кадров для ознакомления (под расписку).

Кроме этого работник получает на руки один экземпляр подписанного трудового договора, который хранится у него. В соответствии с правилами о ведении воинского учета новый сотрудник (военнообязанный) обязан получить у должностного лица осуществляющего воинский учет в организации "Лист-сообщение об изменениях, происшедших у военнообязанного" и в семидневный срок представить его в военный комиссариат по месту регистрации.

ЭТАП № 6 - Адаптация и первичное обучение сотрудника.

Адаптация персонала на предприятии должна явиться показателем успешности работы по поиску, отбору и найму персонала.

В проведении адаптации участвует отдел по работе с персоналом, руководитель и сотрудники структурного подразделения, куда принимается работник.

Сотрудник отдела кадров должен ознакомить вновь принятого работника с должностной инструкцией, с "Правилами внутреннего трудового распорядка", с социальными льготами, порядком получения заработной платы и другими локальными нормативными документами, касающимися работников предприятия. Кроме этого направляет работника на инструктаж по правилам пожарной безопасности.

Для адаптации нового сотрудника руководитель структурного подразделения, представляет его коллегам, знакомит с рабочим местом и офисом в целом.

В личной беседе с новым сотрудником руководитель структурного подразделения обязан осветить следующие вопросы:

рассказать о компании,

уточнить должностные обязанности и сообщить цели и задачи, стоящие перед данным сотрудником и подразделением в целом,

познакомить сотрудника с критериями оценки его результатов труда,

оценить необходимость дополнительного обучения.

Руководитель обязан знать, что в процессе адаптации нового сотрудника его необходимо плавно вводить в служебную деятельность. При этом исключить ситуации, которые могли бы привести к психологической дезадаптации. Настоящая политика обязательна к руководству и исполнению всем должностным лицам, осуществляющим подбор персонала в свои подразделения и региональные филиалы. Политика вступает в силу с момента ее утверждения.

3.4 Оценка экономической эффективности

Выбор программы подтверждается расчетом эффективности от внедрения программного продукта в ООО "АДСК".

Для проведения расчетов экономической эффективности необходимо вычислить среднее время экономии документов.

Экономия времени на один документ после проведения автоматизации составляет 0,011 минут. Количество документов в месяц обрабатываемых на предприятии 1656. Экономия времени после проведения автоматизации за декабрь 2007 года составила 18,2 часов или 2,2 дня (18,2/8)

Общее количество времени работы в месяц составляет 24в базовом варианте дня.

Основные показатели сравнительного анализа вариантов приведены в таблице 6

Таблица 6 - Основные показатели сравнительного анализа вариантов

Показатели	Ед. измерения	Варианты	Результаты сравнения: повышение (+), понижение (-)
		Базовый	Проектируемый
Срок решения поставленной задачи	Дн.	24	22	2

Так как расчет осуществляется на основе, существующей в ООО "АДСК" материальной базы, то сумма первоначальных вложений равна нулю (К=0).

В затраты на эксплуатацию автоматизированной системы документооборота входят следующие элементы:

заработная плата обслуживающего персонала с отчислениями на социальные нужды;

стоимость потребляемых энергоресурсов;

расходы на амортизацию и текущий ремонт оборудования.

Рассчитаем перечисленные элементы эксплуатационных затрат.

Для расчета заработной платы персонала необходимо воспользоваться следующей формулой 1:

ЗП = (1 + 0,356) * (12 * О * ), (1)

где ЗП - годовая заработная плата обслуживающего персонала, руб.;

О - месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.;

Д - количество дней за месяц, необходимых для выполнения задачи, дн.;

К - среднее количество рабочих дней в месяце, дн.

Пользуясь приведенной выше формулой, можно подсчитать заработную плату обслуживающего персонала по формуле 2:

ЗП = (1 + 0,356) * (12*11000*24/24) = 178992,00 руб. (2)

Далее необходимо определить заработную плату специалиста, который будет работать с предлагаемым программным продуктом (Д = 22 дня), по формуле 3:

ЗП = 1,365 * 12 * 11000 * 22/24 = 164076,00 руб. (3)

Годовая экономия в заработной плате составит 14916,00 руб.

Стоимость потребляемых энергоресурсов рассчитывается по формуле 4:

Э = k * (A * B₁ * Ч₁ + H * B₂ * Ч₂), (4)

где Э - стоимость потребляемой электроэнергии, руб.;

k - действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч;

А - количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт;

Н - количество энергии, необходимое для освещения в час, кВт;

В₁ - число дней в месяц, необходимых для работы на компьютере, дн.;

В₂ - число дней в месяц, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн.;

Ч₁ - время работы обслуживающего персонала за компьютером в течение рабочего дня в часах;

Ч₂ - число часов использования освещения в течение рабочего дня, час.

С помощью приведенной выше формулой, можно подсчитать стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение поставленной задачи требует месяца работы, однако непосредственно за машиной специалист проводит 24 дня:

Э = 12 * (0,4 * 1,2 * 8 + 0,04 *1,2* 24 * 3) = 1603,58 руб. (5)

Далее определяется стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение задачи требует 22 дня работы:

Э = 12 * (0,4 * 1,2 * 8 + 0,04 * 1,2 * 22 * 3) = 1511,42 руб. (6)

Благодаря новому программному приложению за год будет экономиться в потреблении энергоресурсов 92,16 руб.

Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в течение года может быть рассчитана по формуле 7:

С_АМ = , (7)

где К_б - балансовая стоимость машины;

a1, b1 - норма отчислений на амортизацию и износ (текущий ремонт) соответственно;

B₁ - число дней работы аппаратуры;

Ч₁ - количество часов работы оборудования;

ФРВР - годовой полезный фонд рабочего времени, дн.

Сумма расходов на износ в соответствии с формулой 8 (текущий ремонт) оборудования в базисном варианте составит:

С_АМ = = 171,12 руб. (8)

Сумма расходов на износ в соответствии с формулой 9 (текущий ремонт) оборудования в проектируемом варианте составит:

С_АМ = = 156,86руб. (9)

Годовая экономия по амортизационным отчислениям равна 14,26 коп.

Следовательно, эксплуатационные затраты в базовом варианте равны в соответствии с формулой 10 :

С₁ = 178992,00 + 1603,58 + 171,12 = 180766,70 руб. (10)

Эксплуатационные затраты в соответствии с формулой 11 проектируемом варианте составят:

С2 =164076,00 + 1511,42 + 156,86 = 165744,28 руб. (11)

Годовая экономия от использования предлагаемого программного средства соответствии с формулой 12 будет равна: