Анализ системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"

С1 - С2 = 165744,28 - 180766,70 = 15022,42 руб. (12)

Таким образом, проводя анализ экономической оценки проведенных мероприятий можно отметить, что экономия от автоматизированного рабочего места специалиста отдела кадров в год составляет 15022,42 руб., что говорит об эффективности проведенных мероприятий.

Заключение

От того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов.

Применение новых информационных технологий позволяет относиться к делопроизводству как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций.

При внедрении автоматизации во всех подразделениях в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства.

Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.

Система автоматизации делопроизводства является носителем формализованной и документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами.

В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

Создаются условия для резкого ускорения прохождения документов по организации, особенно при организации электронного документооборота. В государственных структурах -- это одна из проблем эффективности функционирования госаппарата. В коммерческих структурах это позволяет повысить конкурентоспособность организации, получить материальный выигрыш за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.

В дипломной работе был проведён анализ организации ведения делопроизводства и отслежен уровень, на котором находится существующий документооборот на предприятии ООО "АДСК". Также было выяснено, какое место занимает документооборот в общем технологическом процессе предприятия и то, насколько он развит и совершенен. Был изучен состав сотрудников ООО "АДСК", отвечающих за документооборот. А также было произведено изучение следующие вопросы:

- ознакомление с организационной структурой и изучение функций, задач, основных видов деятельности анализируемого предприятия;

- изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

- проведение анализа службы документационного обеспечения управления и анализ документооборота ООО "АДСК";

- разработаны шаблоны организационно - распорядительных документов, на примере приказа;

- внесены изменения в должностную инструкцию секретаря;

- разработан перечень нерегистрируемой корреспонденции;

- проведение анализа отдела кадров по ведению делопроизводства;

- разработаны предложения по совершенствованию работы с кадровыми документами;

- внесены предложения по автоматизации делопроизводства и документооборота отдела кадров;

- разработаны предложения по созданию технологии работы с документами в среде "КАДРЫ SB" на предприятии ООО "АДСК";

- разработан проект приказа на автоматизацию;

- разработано руководство пользователя.

На основании анализа документооборота предприятия была разработана политика по подбору, найму и расстановке кадров в ООО "АДСК".

Автоматизированная система "КАДРЫ SB" обеспечивает возможность оперативного получения непротиворечивых данных о структуре предприятия, расстановке персонала, структуре затрат на оплату труда, дисциплине труда.

Использование компьютерных технологий дает возможность быстро получать любые формы отчетности, гибко менять выходные отчетные формы в соответствии с изменениями в законодательстве и потребностями самой организации, позволит коренным образом изменить всю систему информационного обслуживания предприятия и значительно повысить оперативность обработки документов.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных.

В результате повышается производительность труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резко сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.

ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ, ТЕРМИНОВ И СОКРАЩЕНИЙ

АИС - автоматизированная информационная система

АРМ - автоматизированное рабочее место

ГОСДОУ - государственного общероссийского стандарта документационного обеспечения управления

ДОУ - документационное обеспечение управления

ИСО

ЛВС - локальная вычислительная сеть

ОКИН - общероссийский классификатор информации о населении

ОК ПДТР - общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

ОКСО - общероссийский классификатор специальностей по образованию

ОКПО - общероссийский классификатор предприятий и организаций

ОК ТЭСИ - общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации

ОКУД - общероссийский классификатор управленческой документации

ПК - персональный компьютер

СУ- системы управления

ЭВМ - электронно-вычислительная машина

Приложение А



№ дела	Наименование дела	Срок хранения	Кол-во томов дела
02-01	Журнал исходящих телефонограмм	1 год
02-02	Приказы по личному составу (подлинники)	75 лет
02-03	Приказы о предоставлении очередных отпусков (подлинники)	50 лет
02-04	Личные карточки рабочих и служащих	75 лет
02-05	Личные дела уволенных	75 лет
02-06	Награждения, поощрения (копии)	10 лет
02-07	График режима рабочего времени	1 год
02-08	Должностные инструкции работников	3 года после замены
02-09	Книга учета трудовых книжек	50 лет



На основании приказа директора №125 от 10.05.2008г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести изменения в должностную инструкцию секретаря-референта в связи с переходом документооборота на систему автоматизированного документооборота "Кадры SB":

- добавить пункт "Организация документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат" должна осуществляться в системе автоматизированного документооборота "Кадры SB"".

2. Контроль за исполнением приказа возлагаю на начальника отдела кадров Т. П. Левша ____________________________.

Фрагмент должностной инструкции секретаря-референта

ООО "Астраханский домостроительный комбинат"

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.5 Секретарь-референт должен знать:

- законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

- порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

- методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

- порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

- организацию архивного дела;

- нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации систем автоматизированного документооборота;

- методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

- документообразование;

- отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

- законодательство о труде;

- Правила внутреннего трудового распорядка;

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1 Функциональные обязанности секретаря-референта определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности "секретарь-референт" и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

2.2 Организацию документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат" секретарь-референт осуществляет в системе автоматизированного документооборота "Кадры SB".

2.3 Секретарь-референт:

- разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);

- принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства;

- разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации;

- организует внедрение системы ведения документации;

- принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков;

- участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;

- принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных;

- изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения;

- принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. ПРАВА

3.1 Секретарь-референт имеет право:

- вносить предложения по улучшению организации документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат", его рационализации с соблюдением установленных стандартов.

- требовать от служб ООО "Астраханский домостроительный комбинат" и работников, осуществляющих подготовку документации, соблюдения установленных стандартов и требований.

- разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Перечень нерегистрируемой корреспонденции

1. Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги).

2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты.

3. Копии счетов на оплату.

4. Первичная документация бухгалтерского учета.

5. Поздравительные письма, телеграммы и открытки.

6. Пригласительные билеты.

Приложение В

С целью обеспечения эксплуатации автоматизированной системы делопроизводства и документооборота "Кадры SB":

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Регламент по работе автоматизированной системы делопроизводства и документооборота "Кадры SB" в ООО "АДСК".

1.2. Утвердить Перечень регистрируемых документов и номенклатуру дел в ООО "АДСК".

1.3. Утвердить Порядок работы, регистрации и контроля документов в организации. 3. Установить:

3.1. Документы, поступающие в организацию на имя директора, заместителей директора регистрируются документоведом.

3.2. Документы, поступающие непосредственно на имя руководителей структурных подразделений регистрируются в структурных подразделениях.

4. Руководителям структурных подразделений организации назначить сотрудников, ответственных за делопроизводство и контроль исполнения документов.

5. До 04.03.2008 г. внедрить систему электронного документооборота и контроля исполнения в ООО "АДСК" и начать поэтапно опытную эксплуатацию.

5.1. До 04.03.2008 г. провести обучение сотрудников, ответственных за делопроизводство в подразделениях организации.

6. С 04.03.2008 г. начать промышленную эксплуатация системы электронного документооборота и контроля исполнения в ООО "АДСК".

7. Гл. бухгалтеру А.В. Гуро рассмотреть вопрос о финансировании обслуживания автоматизированной системы делопроизводства в организации.

8. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного инженера С. Б. Филипповского в ООО "АДСК".

Начальник треста: С.К. Лигай

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Руководство пользователя программы "Кадры SB"

1. Установка программы "Кадры SB"

1.1 Установка локальной версии

Запустите файл SETUP.EXE и следуйте инструкциям. Обратите внимание на то, что при установке Firebird Вам необходимо выбрать вариант - "Full installation of server and development tools"

После установки программы (перед первым пуском программы "Кадры") необходимо настроить и запустить сервер поддержки БД. Для этого нажмите на рабочем столе кнопку "Пуск -> Программы -> Firebird -> Firebird Control Panel" отметьте галочки как на рисунке и нажмите кнопку Start. Если Firebird запущен, то нажмите кнопку Stop, отметьте галочки как на рисунке, нажмите кнопку Start, а затем OK.

Установка локальной версии программы завершена. При первом запуске программы введите лицензионный код. Пароль для входа в программу admin

1.2 Установка сетевой версии

В сетевой версии программу "Кадры SB" устанавливают в три этапа.

Сначала у Вас должен быть выбран один компьютер в Вашей компьютерной сети для сервера Базы Данных (далее по тексту СЕРВЕР). А так же выбраны компьютеры, на которых будет установлена программа "Кадры" (далее по тексту КЛИЕНТ). Как СЕРВЕР, так и КЛИЕНТЫ должны быть объединены в одну локальную сеть. Кроме того, Вы должны знать IP-адрес СЕРВЕРА и ID-коды клиентов.

2. Заполнение справочников НСИ.

Меню: Настройки - НСИ

Основная часть справочников поставляется уже заполненными. Вам необходимо только проверить наличие тех данных, которыми руководствуется Ваше предприятие.

Незаполненными являются справочники с адресными данными, шаблоны приказов по кадрам, справочник ЕТС и справочник должностей.

Прежде чем приступить к настройке характеристик предприятия Вам необходимо минимально заполнить справочник должностей - должностями руководителей предприятия.

Вы можете сами ввести новые должности либо выбрать должность из "Единого классификатора должностей РФ" (ЕКД).

Для этого нажмите кнопку "Добавить" и в поле "Наименование" введите новую должность, либо найдите необходимую должность из выпадающего списка (ЕКД). Нажмите "ОК".

Рисунок - Справочник должностей

2.1. Настройка характеристик предприятия

Меню: Настройки - Характеристики предприятия. Желательно на данной форме заполнить все поля. В поле "Населенный пункт" введите название Вашего населенного пункта, при этом не забудьте указать сокращенное обозначение населенного пункта. Например, г.Урюпинск или с.Урюпинское.

В полях "Склонение названия организации" внесите название Вашей организации в соответствующих падежах. Например, Ваша организация называется "Рога и копыта". Тогда в поле "Родительный падеж" вводите "Рогов и копыт", а в поле "Работают в" вводите "Рогах и копытах".

2.2. Системные настройки

Меню: Настройки - Предварительные установки. Обязательно просмотрите каждую вкладку на данной форме.

1. Вкладка "Программа"

· Отметьте, какая рабочая неделя на Вашем предприятии.

· Отметьте галочками если необходимо включать субботу или воскресенье в расчет отпуска (Согласно действующего Трудового кодекса суббота и воскресенье входят в расчет отпуска).

· Установите, какое минимальное количество дней для автоматического расчета оконечной даты командировки будет устанавливаться по умолчанию при выписке командировочного удостоверения (как правило, это 3 дня). В дальнейшем, при выписке командировочного удостоверения, Вы можете устанавливать любое количество дней командировки в соответствующей форме.

2. Вкладка "БД"

· Отметьте необходимую начальную сортировку БД, которая будет происходить при запуске программы.

· Отметьте необходимо или нет вести лог файл. Более подробно о ведении логов описано в п. 3.1.5.

3. Вкладка "Приказы"

Установите начальные номера приказов. Например, на день установки данной программы у Вас числится 25 приказов. Соответственно для продолжения нумерации Вы должны установить начало нумерации равное 26. Аббревиатуру приказов необходимо установить ту, которая принята на Вашем предприятии (организации).

4. Вкладка "Праздники"

Предназначена для добавления (удаления) дополнительных выходных дней, которые автоматически включаются в календари при расчете табеля рабочего времени и отпусков как выходные дни.

5. Вкладка "Табель"

Предназначена для настройки параметров табеля учета рабочего времени. Все что Вы отметите в границах "Что включать в расчет итога отработанных дней" будет суммироваться в табеле рабочего времени как отработанное время.

Все что Вы отметите в границах "Что включать в расчет итога неявок" будет суммироваться в табеле рабочего времени как прогулы.

Расшифровка аббревиатуры согласно Постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г.

Продолжительность работы в дневное время	Я
Продолжительность работы в ночное время	Н
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни	РП
Продолжительность сверхурочной работы	С
Продолжительность работы вахтовым методом	ВМ
Служебная командировка	К
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности	ПМ
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением	У
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы	УВ
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)	Р
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя	ДО
Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством	ОЗ
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом "Т") с назначением пособия согласно законодательству	Б
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством	Т
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством	ЛЧ
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе	ПВ
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству	Г
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)	ПР
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством	НС
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)	ОВ
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)	НВ
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)	ЗБ
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН
Время простоя по вине работодателя	РП
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника	НП
Время простоя по вине работника	ВП
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством	НО
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным	НБ
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы	НЗ

6. Вкладка "Конфигурация табеля"

Предназначена для настройки параметров табеля учета рабочего времени.

Заполните все графы в соответствии с требованиями на Вашем предприятии. В "Настройка режима предприятия" установите количество рабочих часов по дням недели для мужчин и женщин отдельно т.к. на ряде предприятий один день в неделю у женщин сокращенный (как правило пятница 4-х часовой рабочий день).

В графы "суббота" и "воскресенье" так же необходимо проставить часы так как иногда рабочие дни переносятся на выходные.

Эти настройки атоматически формируют табель рабочего времени.

2.3. Настройка структуры предприятия.

Меню: Настройки - Настройка структуры предприятия.

В программе имеется трех-уровневая система интеграции структуры предприятия (не путать с самой структурой предприятия).

1. Корневое (головное) предприятие - первый (высший) уровень интеграции.

2. Подразделение - второй уровень интеграции.

3. Отдел - нижний уровень интеграции.

Можно сопоставить с Проводником в Windows:

· Первый уровень не подлежит структурному изменению. Т.е. головное предприятие всегда одно. (Например в Проводнике это корневой каталог диска С).

· Второй уровень (Подразделение) подлежит любому количеству уровней интеграции и вложений. (Например в Проводнике это папки).

· Нижний уровень интеграции (Отдел) не подлежит структурному изменению (Например, в Проводнике это файлы).

Вам необходимо определить структуру Вашего предприятия по подразделениям и создать в них отделы. Если Ваша организация имеет одноуровневую линейную структуру, то подразделения Вам не нужны. Можно создать только одни отделы. Например, Ваша организация имеет следующие структурные отделы: Администрация, бухгалтерия и ПТО. Тогда вид структуры Вашей организации должен быть примерно таким как на рисунке.

Рисунок 4 - Одноуровневая линейная структура предприятия.

В том случае если Ваше предприятие включает в себя соподчиненные структуры (дочерние предприятия, филиалы, цеха и т.д.) то вид предприятия может быть таким как на рисунке 5.

Рисунок 5 - Сложная структура предприятия.

Для этого Левой кнопкой мыши "зацепите" нужный Вам отдел или подразделение и просто перетащите в другое подразделение.

· При удалении подразделения учитывайте - нельзя удалить подразделение пока оно имеет соподчиненные структуры.

· При удалении отдела учитывайте - нельзя удалить отдел пока в нем находятся сотрудники.

2.4 Персональные настройки

Меню: Настройки - персональные настройки

На этой форме Вы можете установить свои личные настройки. Включить или выключить будильник, который напоминает что, пришло время обеда или рабочий день закончен. Предупредить о днях рождения сотрудников. Настроить органайзер, подобрать мелодию звонка и т.д.

3 Пункт меню "Кадры"

3.1. Кадры - Добавить сотрудника.

Назначение: Устройство нового сотрудника на работу.

Интеллектуальный мастер поможет Вам устроить нового сотрудника. Пошаговый режим добавления нового сотрудника

Шаг 1. Вам будет предложено три варианта для приема работника:

А. "Новый работник". Применим в том случае, если он не числится по Вашей Базе Данных ни в списке уволенных, ни в списке претендентов.

Б. "Выбрать из уволенных". Применим в том случае, если Вы хотите восстановить на работу ранее уволенного сотрудника. Для этого варианта этот сотрудник должен находиться в списке уволенных в БД.

В. "Выбрать из списка претендентов". Применим в том случае, если Вы хотите принять на работу занесенного в БД претендента.

Шаг 2. Выбор отдела для вновь устраиваемого сотрудника. Левой кнопкой мыши отметьте отдел, в который будет принят новый сотрудник.

Шаг 3. Выбор должности. На этом этапе необходимо выбрать вариант выбора должности нового сотрудника.

А. Если Вы выбираете из списка вакансий, Вам следует иметь в виду то, что данная вакансия должна быть ранее занесена в выбранный Вами отдел. Пункт основного меню "Штатное" -> "Штатные единицы (Вакансии)".

Б. Если Вы выбираете "Новая штатная единица", в этом случае в штатном расписании автоматически формируется новая запись.

Шаг 4. Далее в зависимости от выбранных вариантов Вам может быть предложено:

А. Выбрать сотрудника из списка уволенных.

Б. Выбрать сотрудника из списка претендентов.

В. Выбрать вакантную должность.

Шаг 5. Заполнение личных данных сотрудника. После того, как заполнены все формы, обязательно нажмите кнопку "ОК"

3.2 Кадры - Уволить сотрудника.

Назначение: Увольнение сотрудника.

Прежде чем сотрудник может быть уволен, на него должен быть создан приказ на увольнение (Приказ - Приказ о прекращении трудового договора). В противном случае Вы не сможете его уволить.

После увольнения сотрудника вам будет предложено, что сделать с освободившейся штатной единицей. Если это простое увольнение, то переведите освободившуюся штатную единицу в вакансии. Если сокращение штатной единицы, то откажитесь от перевода.

3.3 Кадры - Показать список уволенных.

Назначение: Просмотр уволенных сотрудников. По бывшим сотрудникам ведется такая же База Данных как и по штатным. Можно просмотреть и распечатать все личные данные уволенных точно так же как и штатных.

4. Пункт меню "Сведения"

4.1 Личные данные.

Назначение: Изменение личных данных сотрудника. Здесь содержатся основные личные сведения о работнике. Случайно внесенные ошибочные данные в поля "Основная профессия", "Другая профессия" или "Ученая степень" можно очистить нажав соответствующую кнопку - В случае если в справочнике "НСИ" недостаточно каких либо данных, нажмите соответствующую кнопку вызова справочника "НСИ" и добавьте необходимую запись. Назначение кнопки "Фото" - загрузка фотографии из файла.

4.2 Данные о работе.

Назначение: Изменение данных сотрудника о работе. Здесь содержатся основные сведения о работе. При выборе "Тарифного разряда" из справочника "ЕТС" автоматически заполняются поля "Оклад" и "Надбавки к зарплате", при условии, что Вы заполнили этот справочник в соответствии с тарифной сеткой Вашего предприятия. Случайно внесенные ошибочные данные в поля "Разряд, ранг, звание" или "Тарифный разряд" можно очистить нажав соответствующую кнопку - В случае если в справочнике "НСИ" недостаточно каких либо данных, нажмите соответствующую кнопку вызова справочника "НСИ" и добавьте необходимую запись.

4.3 Выслуга, СН, дней отпуска, ИНН, ОМС, СПС.

Назначение: Изменение специальных данных сотрудника.

Если на Вашем предприятии идет расчет выслуги лет обязательно установите дату в поле "Дата для выслуги лет" и не забудьте откорректировать справочник "НСИ" - "Процентные ставки выслуги лет" применительно к Вашему предприятию. В прочих приказах создайте шаблон приказа для выслуги лет см. п. 3.6.3.

4.4 Адрес проживания.

Назначение: Изменение адресных данных.

Здесь Вы можете изменить фактические адресные данные и адресные данные по паспорту. Кнопка "Очистить" предназначена для очистки всех сведений. Кнопка "Перенос" позволяет перенести все адресные данные из "фактические" в "адресные данные по паспорту" и наоборот.

4.5 Сведения о воинском учете.

Назначение: Изменение сведений о воинском учете для военнообязанных.

Если Ваш работник является военнообязанным, обязательно отметьте галочку "Военно-обязанный" и заполните все сведения. Эти данные будут отражены при формировании личной карточки сотрудника. Кнопка "Удалить все данные" очищает форму сведений о воинском учете.

4.6 Последнее место работы.

Назначение: Изменение сведений о последнем месте работы сотрудника.

Вносятся сведения о последнем месте работы, дате увольнения, причине увольнения и последней занимаемой должности до приема на Ваше предприятие.

4.7 Таблица отпусков.

Назначение: Формирование сведений об отпусках сотрудников.

Для формирования нового отпуска сотрудника нажмите кнопку "Добавить". Выберите из выпадающего списка вид отпуска (Если необходимого вида отпуска в справочнике нет, нажмите "НСИ" и добавьте новую запись). В алгоритме расчета даты окончания отпуска заложена функция, исключающая праздничные дни из расчета даты окончания отпуска. Поэтому, если необходимо включить праздничные дни в расчет отпуска, введите в поле "Количество праздников попадающих в диапазон отпуска" необходимое число праздничных дней. Затем нажмите кнопку "Расчет даты окончания".

4.8 Назначения и перемещения.

Назначение: Формирование сведений о назначениях и перемещениях.

По окончании формировании нового назначения или перемещения сотрудника Вам будет предложено занести изменения в основную личную карточку сотрудника. Если Вы нажмете кнопку "Да" то сотрудник будет переведен в выбранное Вами подразделение с измененными новыми данными в основной лицевой карточке. Если Вы нажмете кнопку "Нет" то сотрудник останется в старом подразделении с прежними данными, но при этом новая запись в таблице назначений и перемещений будет сохранена. Нажимать кнопку "Нет" необходимо только в том случае, если Вы просто редактируете запись. При этом все измененные данные в любом случае сохранятся в таблице назначений и перемещений, но занесения измененных данных в основную карточку не произойдет.

4.9 Поощрения.

Назначение: Формирование сведений о поощрениях сотрудников.

Создав новое поощрение Вы можете сразу перейти в форму приказов для формирования приказа о поощрении нажав кнопку "Приказ".

4.10 Нарушения трудовой дисциплины.

Назначение: Формирование сведений о нарушениях сотрудников.

Создав новое нарушение трудовой дисциплины на работника Вы можете сразу перейти в форму приказов для формирования приказа о нарушении нажав кнопку "Приказ". При этом Вам необходимо создать шаблон приказа о трудовых нарушениях.

4.11 Состав семьи.

Назначение: Формирование сведений о составе семьи сотрудников.

Создав Базу данных о составе семьи сотрудников Вы можете формировать любые отчеты с выборкой по датам рождения, либо достигших определенного возраста нажав кнопку "Отчет".

Например, установив даты выборки с 01.01.2000 по 31.12.2000 Вы получите список детей достигших возраста пяти лет в 2005 году (при условии что текущий отчетный год является 2005).

4.12 Стаж (записи в трудовой книжке).

Назначение: В этом модуле можно вести учет записей трудовой книжки и производить расчет различных видов стажа сотрудника (Всего восемь видов стажа).

4.13 Повышение квалификации.

Назначение: Формирование сведений о повышении квалификации.

Заносятся все виды повышения квалификации которые работник получил на Вашем предприятии. В графу "Основание" можно внести любую понятную Вам информацию. Например, "производственная необходимость". Выборочный отчет формируется по дате начала обучения.

5 Пункт меню "Штатное".

5.1. Штатные единицы (Вакансии).

Назначение: Формирование списка вакантных мест.

Для того чтобы добавить новое вакантное место необходимо выбрать в левом окне отдел для новой вакансии. Вакансию можно сократить или перевести в другой отдел, нажав соответствующую кнопку. Просмотр списка штатных единиц осуществляется следующим образом:

А. При установке курсора на название Вашей организации (в левом окне) отображается список всех штатных единиц организации (предприятия).

Б. При установке курсора на подразделение отображается список штатных единиц находящихся во всех отделах подчиненных только данному подразделению.

В. При установке курсора на отдел отображается список штатных единиц находящихся только в данном отделе.

5.2. Печать штатного расписания.

Назначение: Формирование штатного расписания на печать.

Для печати штатного расписания Вам предлагается несколько вариантов:

I. Расчет вариантов оклада:

1. Для расчета оклада с учетом величины штатной единицы выберите вариант "Считать с учетом величины штатной единицы (Оклад=Оклад*Штатную единицу)". Результат расчета будет выглядеть следующим образом. Например, в штатном расписании у работника установлено:

Оклад=1000 руб.

Штатная единица=1,5 ставки

Тогда оклад при печати штатного расписания Оклад=1000*1,5=1500 руб.

2. Для расчета оклада без учета величины штатной единицы выберите вариант "Считать без учета величины штатной единицы (Оклад=Оклад)". Результат расчета будет выглядеть следующим образом. Например, в штатном расписании у работника установлено:

Оклад=1000 руб.

Штатная единица=1,5 ставки

Тогда оклад при печати штатного расписания Оклад=1000 руб.

II. Расчет вариантов итога:

1. Для расчета итога при условии, что надбавки в штатном расписании установлены как суммы выберите вариант

"Считать надбавки как суммы (Итого=Оклад+Надбавка1+Надбавка2+Надбавка3)". Результат расчета будет выглядеть следующим образом. Например, в штатном расписании у работника установлено:

Оклад=1000 руб.

Надбавка1=500 руб.

Надбавка2=600 руб.

Надбавка3=700 руб.

Тогда итог при печати штатного расписания Итого=1000+500+600+700=2800 руб.

2. Для расчета итога при условии, что надбавки в штатном расписании установлены как проценты к окладу выберите вариант

"Считать как проценты к окладу (Итого=Ок+Ок*(Н1/100)+Ок*(Н2/100)+Ок*(Н3/100)". Результат расчета будет выглядеть следующим образом. Например, в штатном расписании у работника установлено:

Оклад=1000 руб.

Надбавка1=10 %.

Надбавка2=20 %.

Надбавка3=30 %.

Тогда итог при печати штатного расписания

Итого=1000+1000*10/100+1000*20/100+1000*30/100=1600 руб.

6 График отпусков.

Назначение: Формирование графика отпусков.

Для формирования ежегодного графика отпусков у Вас должны быть созданы новые отпуска для сотрудников меню "Сведения - таблица отпусков".

График отпусков можно формировать на основании запланированной даты или на основании фактической даты отпуска сотрудника.

Установите год формирования графика отпусков.

Выберите в левом окне один или несколько видов отпусков (выбор можно производить двойным нажатием левой кнопки мыши, либо кнопкой ">").

· Кнопка ">>" добавляет все виды отпусков.

· Кнопка "<<"убирает все виды отпусков.

Чтобы вывести график отпусков на печать нажмите кнопку "Печать".

6.1 Табель рабочего времени.

Назначение: Формирование табелей рабочего времени по отделам.

Формирование табеля рабочего времени производится в два этапа.

Этап-1. Формирование календаря. На форме формирования календаря Вам необходимо откорректировать рабочие и выходные дни (кнопка "Изменить". Праздничные дни занесенные в настройки предприятия автоматически устанавливаются как выходные дни ("Настройки - предварительные установки" вкладка "Праздники").

Этап-2. Формирование табеля. После того как Вы сформировали календарь нажмите кнопку "Табель". Затем в левом окне выберите отдел, на который будет формироваться табель и нажмите кнопку создать.

Откорректируйте коды, часы явок и прочие часы.

Табель учета рабочего времени можно формировать в любых комбинациях.

Например: В Вашей организации необходимо формировать табель каждые 7 дней. В этом случае необходимо формировать табель периодами:

1-й период - установить дату начала создания табеля 1 число, а дату окончания - 7 число;

Внимание!!! При создании табеля на не полный месяц необходимо учесть то, чтобы ранее сформированные числа табеля не пересекались с вновь формируемыми данными в табеле. Например: Вы создали табель на первые полмесяца января с 1 по 15 число.

При формировании табеля на оставшуюся половину месяца Вы должны установить период с 16 по 31 января (т.е. непересекаемый период).

Если Вы установите период с 15 по 16 января тогда данные за 15 число будут переформированы.

Для того чтобы добавить какого нибудь отдельного работника в табель необходимо нажать кнопку "Добавить" и выбрать из списка работника. При этом следует иметь ввиду тот факт, что если ранее табель не был создан то дальнейшее автоматическое заполнение табеля по кнопке "Создать" не представляется возможным. Это связано с тем, что бы исключить повторное занесение добавленного сотрудника в табель. Поэтому необходимо будет добавлять каждого работника в отдельности. Пользуйтесь этой функцией только по мере необходимости. Лучший способ формирования табеля по нажатии кнопки "Создать". Для удаления отдельного работника из сформированного табеля нажмите кнопку "Удалить". Для быстрого заполнения табеля на конкретного сотрудника Вы можете воспользоваться функцией быстрого заполнения нажав кнопку "Заполнить". Например, работник болел с 1 числа по 10 число. Заполняем данные как на рис.3.2.

Рисунок 6 - Быстрое заполнение табеля.

В результате для данного работника автоматически с 1 по 10 число в табеле установится код "Б". Данная функция предназначена ТОЛЬКО для ускорения процесса заполнения табеля. Те же самые коды можно ввести вручную в самом табеле.

Вывод табеля на печать осуществляется тремя способами:

· Форма Т-12

· Форма Т-13.

· Упрощенная форма (Используется на большинстве предприятий РФ)

7 Приказы.

Приказ	Последовательность действий
Прием на работу	1. Занести нового работника в БД. Меню "Кадры - Добавить сотрудника". 2. Создать приказ о приеме на работу.
Перевод	1. Сформировать запись о переводе меню "Сведения - Назначения и перемещения". 2. Создать приказ о переводе.
Приказ на отпуск	1. Сформировать запись в таблице отпусков меню "Сведения - Таблица отпусков". 2. Создать приказ на отпуск.
Отпускная записка	1. Создать приказ на отпуск. 2. Создать отпускную записку.
Приказ на увольнение	1. Создать приказ на увольнение. 2. Уволить работника "Кадры - Уволить сотрудника".
Записка-расчет	1. Создать приказ на увольнение. 2. Создать записку-расчет.
Командировка	1. Создать задание на командировку. 2. Создать приказ на командировку. 3. Создать командировочное удостоверение.
Приказ на поощрение	1. Сформировать запись в таблице поощрений меню "Сведения - Поощрения". 2. Создать приказ на поощрение.
Прочие приказы	1. Создать шаблон приказа "НСИ - Шаблоны приказов по кадрам" или выбрать шаблон из выпадающего списка. 2. Создать соответствующий приказ.

Примерный вид нового шаблона приказа показан на рисунке 3.3. Для создания прочего приказа выберите шаблон для приказа, выберите одного или нескольких сотрудников.

Рисунок 7 - Новый шаблон приказа.

8 Пункт меню "Документы".

8.1. Генератор произвольных отчетов.

Для формирования произвольных отчетов Вы можете воспользоваться функцией "Генератор произвольных отчетов". Отчеты формируются тремя вариантами:

А. Простой отчет.

В левом окне, двойным нажатием левой кнопки мыши выделяете необходимую Вам позицию, которая должна появиться в правом окне формы. После того как выделено необходимое количество позиций, нажмите кнопку "Печать". Данный отчет формируется без "Шапки" и подписей руководителей которые Вы можете сами внести в сформированный файл отчета в MS Excel.

Рисунок - Простой отчет.

Б. В заготовленный шаблон.

Последовательность создания отчета:

1. Откройте MS Excel.

2. Наберите в MS Excel необходимую Вам "шапку".

3. Запомните количество строк сверху куда будут выводится данные из "Генератора отчетов" (Например "шапка" у Вас заняла 8 строк начиная с 1-й строки MS Excel. Тогда число которое Вам необходимо запомнить - 9).

4. Сохраните файл в удобном для Вас месте на жестком диске. Если Вы расчитываете создать несколько шаблонов то лучше всего создать специальный каталог на жестком диске и сохранять все шаблоны в одном месте. Например, имя файла должно выглядеть следующим образом: "Отчет по персоналу-9.xls". -9 и означает количество строк сверху для вывода данных.

5. В программе "Кадры SB" отметьте "В заготовленный шаблон" и укажите файл шаблона.

В. В шаблон из справочника.

Последовательность создания отчета:

1. Откройте MS Excel.

2. Наберите в MS Excel необходимую Вам "шапку".

3. Запомните количество строк сверху куда будут выводится данные из "Генератора отчетов" (Например "шапка" у Вас заняла 8 строк начиная с 1-й строки MS Excel. Тогда число которое Вам необходимо запомнить - 9).

4. Сохраните файл в удобном для Вас месте на жестком диске. Если Вы расчитываете создать несколько шаблонов то лучше всего создать специальный каталог на жестком диске и сохранять все шаблоны в одном месте.

5. Откройте "НСИ -> Шаблоны документов -> Шаблоны для Генератора отчетов".

6. Нажмите кнопку "Добавить".

7. Введите любое понятное Вам название отчета.

8. Введите количество строк для отступа см.п.3. (В нашем случае это 9).

9. Укажите имя файла шаблона.

10. Если Вы сами в файле шаблона создали свои заголовки для столбцов то отметьте "Уже сформированы в шаблоне отчета". Если Вам подходят названия столбцов из БД то отметьте "Формировать из Базы Данных".

11. В левом окне, двойным нажатием левой кнопки мыши выделите необходимые Вам позиции.

12. Нажмите ОК.

13. Вызовите "Генератор произвольных отчетов" и выберите "В шаблон из справочника".

14. Нажмите "Печать".

Дополнительные условия выборки

Позволяют создавать различные конфигурации отчетов.

Функция "Индивидуальный запрос" предназначена для создания отчетов отличных от отчетов формируемых программой. Для создания таких отчетов необходимо знать минимальные азы SQL-запросов.

Чтобы активизировать функцию отметьте галочку "Включить Вашу запись в запрос".

Примеры SQL-запроса

1. Например Вам необходимо выбрать из БД сотрудников с фамилиями Иванов, Петров и Сидоров.

Поле БД определяющее фамилию называется FAM.

Тогда SQL-запрос будет выглядеть следующим образом:

AND (FAM="Иванов" OR FAM="Петров" OR FAM="Сидоров")

2. Например Вам необходимо выбрать из БД сотрудников по половой принадлежности (только женщин).

Тогда SQL-запрос будет выглядеть следующим образом:

AND POL="ж"

9 Справки.

Вы можете сформировать работникам справку с места работы и справку о нахождении работника в отпуске.

Программа "Кадры SB" сама формирует склонение фамилии работника в графе "Дана".

Рисунок 10 - Форма выписки справок.

Размещено на Allbest.ru