Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и использованию компьютерных технологий

Согласно «Инструкции по делопроизводству» руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства Консерватории, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.

В структурных подразделениях непосредственный контроль за исполнением документов осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство.

Контроль за исполнением, зарегистрированных документов, поступивших на имя ректора и в адрес Консерватории возлагается на отдел ДОУ.

Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу.

Снять документ с контроля могут только должностные лица или контрольная служба, которая поставила его на контроль.

Основанием для снятия с контроля документов с поручениями ректора Консерватории является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения.

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри Консерватории (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и не подчиненными организациями).

Порядок снятия и выдачи копий документов

Копия документа изготовляется и выдается с разрешения ректора (проректоров) Консерватории или руководителя соответствующего структурного подразделения и только с тех документов, которые были изданы в Консерватории и касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.

Копии организационно - распорядительных документов (внутренних) изготавливаются в отделе ДОУ. Копия документа воспроизводится полностью (бланк Консерватории, номер, дата, содержание и т.д.) и заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику.

На копиях документов (включая ксерокопии) ставятся печати для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т. д.), копии рассылаемых документов заверяются печатью.

Печатью общего отдела университета заверяются ксерокопии дипломов, вкладышей к дипломам работников, аспирантов, докторантов университета.

Печатью отдела кадров заверяются:

- ксерокопии лицензии на право ведения образовательной деятельности в сфере профессионального образования, Свидетельства об аккредитации (ксерокопии данных документов выдаются деканатами факультетов).

- копии документов, касающиеся трудовой деятельности работников Консерватории: копии трудовых книжек, копии приказов, копии локальных нормативных актов;

- отзывы на диссертации заверяются Учёным секретарём Консерватории с заверением оттиском печати Консерватории.

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в делопроизводстве. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.

Номенклатура дел Консерватории составляется зав. отдела ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива Консерватории. Фрагмент номенклатуры дел Консерватории представлен в Приложении Г.

Номенклатура дел, предварительно согласованная с экспертной комиссией (ЭК) университета, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного органа управления архивным делом и утверждается ректором.

В номенклатуру дел Консерватории включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений, различного рода карточки и т. д.

Дела в Консерватории формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.

Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел осуществляются зав. канцелярией и архивом Консерватории.

С момента заведения и до передачи в архив Консерватории дела хранятся по месту их формирования.

Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в шкафах. В целях повышения оперативности поиска документов, дела должны располагаться в соответствии с номенклатурой дел.

Однако, данное требование Инструкции по делопроизводству не всегда выполняется.

В соответствии с существующими требованиями номенклатура дел или выписка из нее должны помещаться на внутренней стороне шкафа». Анализ показал, что данное требование не выполняется.

В архив Консерватории передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

В своей деятельности архив Консерватории руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, положением об архиве Консерватории. Ответственность за работу архива выполняет специалист отдела ДОУ.

Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям. Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения.

• 2.5 Анализ документопотоков в «Астраханской государственной консерватории»
• Организация документооборота
• Документооборот организации охватывает входящие, исходящие и внутренние документы. Управление документопотоками осуществляется с помощью традиционной информационно-поисковой системы. Подсчет объема документов, анализ документооборота и мониторинг исполнительской дисциплины ведутся на основе регистрационных форм.
• Передача документов осуществляется почтовой, курьерской связью, по каналам телекоммуникационной и факсимильной связи.
• Порядок обработки поступающих документов
• Все документы поступают в отдел ДОУ, где производится их первичная обработка, сортировка и регистрация. После регистрации часть документов передается ректору, проректорам, а часть поступает непосредственно в структурные подразделения Консерватории.
• Получив документы для исполнения, работник должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, обязанным ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.
• Документы могут тиражироваться и передаваться в отдельные структурные подразделения работниками отдела ДОУ (если исполнителей больше 4-х человек или в резолюции ректора есть на это указание).

После решения поставленных в документе вопросов исполнитель в нижней части первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в соответствующее дело.

Передача регистрируемого документа от одного исполнителя к другому может производиться только через работников отдела ДОУ.

Оперограмма движения входящей корреспонденции, не требующей ответного документа, представлена в соответствии с рисунком 7.



Рисунок 7 - Оперограмма движения входящий корреспонденции

На рисунке пунктирной линией обозначена часть маршрута входящего документа, адресованного непосредственно в адрес структурного подразделения или не требующего предварительного рассмотрения руководства.

Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию.

До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Подготовленный проект документа передается через делопроизводителя или лично исполнителем соответствующему должностному лицу для подписания. Подписанный (при необходимости утвержденный) документ передают в отдел ДОУ, где ему присваивают исходящий регистрационный индекс и передают по назначению.

Документы, подписанные ректором и проректорами, адресованные в вышестоящие и иные организации, регистрируются в отделе ДОУ и доставляются адресатам в пределах города - курьером, в другие города - делопроизводителем отдела ДОУ через отделение почтовой связи.

Оперограмма движения исходящего документа представлена в соответствии с рисунком 8.

Рисунок 8 - Оперограмма движения исходящего документа

Из оперограммы видно, что в случае неправильного оформления документ может возвращаться на доработку. Такой возврат может быть неоднократным, что не может не сказаться на скорости исполнения документа.

Обработка внутренних документов в Консерватории включает: составление проекта документа; согласование (визирование); регистрацию.

Работу по подготовке внутренних документов осуществляют непосредственно работники структурных подразделений, факультетов, отделов. Юридическую экспертизу внутренних документов осуществляют работники юридического отдела Консерватории.

Внутренние документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования с руководителем структурного подразделения, ректором. В некоторых случаях производится согласование документов в юридическим отделом.

Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

Оперограмма движения внутреннего распорядительного документа представлена в соответствии с рисунком 9.

Рисунок 9 - Оперограмма движения внутреннего документа

Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки, заявления) рассматриваются теми лицами, кому они направлены. Прохождение документа до исполнителя обеспечивается заявителем или лицом, подготовившим документ.

В общем, весь поток информации в Консерватории исходя основной задачи данного учреждения - образовательная деятельность может быть представлен диаграммой в соответствии с рисунком 10.

Рисунок 10 - Общая контекстная диаграмма движения информационных потоков.

Следующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) образовательной деятельности на вышестоящей диаграмме в соответствии с рисунком 11.

Рисунок 11 - Декомпозиция движения информационных потоков при процессе обучения

Состав документов определяется содержанием основной деятельности организации. Так в учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по системе образования - это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс - это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются экзаменационные и зачетные ведомости, списки обучающихся, экзаменационные билеты и др.

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

2.6 Анализ сетевого, технического и программного обеспечения объекта исследования

В Консерватории имеется более 20 рабочих мест оснащенных персональными компьютерами. Все компьютеры объединены в локальную вычислительную сеть. Локальная сеть построена по смешанной топологии.

Технические характеристики средств автоматизации Консерватории близки к представленным ниже:

- процессор Intel Pentium - 4 3000C (800MHz bus);

- материнская плата Albatron PX865PE Pro II;

- оперативная памятьDDR 2х512Mb (pс-3200) 200MHz/400Mbps Samsung Original;

- накопитель на ЖМД120.0 Gb Seagate Baracuda ST3120022А (7200);

- накопитель на ГМД 1,44 Мб Mitsumi Black;

- накопитель Combo DVD/CD-RWToshiba SD-R1312 Black;

- видеокарта Connect3D Radeon 9800 Pro;

- сетевой контроллер 3Com® OfficeConnect®: 10/100/1000, интегрирован на материнской плате;

- клавиатура Genius Easy Touch «KB-10» PS/2 + мышь NetScroll+ PS;

- монитор 17 LG «Flatron F700B» LR MPRII TCO'99 NI D OSD.

Периферийное оборудование:

- Hp Laserjet 1300, Lpt/Usb2.0;

- Hp Scanjet 3970, Usb 2.0 /Ccd 2400*2400 /48/12 /Слайд-Адаптер.

Однако не все персональные компьютеры имеют столь высокие технические характеристики, небольшая часть - достаточно старая техника, не удовлетворяющая современным требованиям.

Программное обеспечение Консерватории

На все персональные компьютеры установлены:

- операционная система Windows XP;

- интегрированный пакет Microsoft Office;

- программа Антивирус Касперского Personal, используемая для постоянного контроля над всеми потенциальными источниками проникновения вредоносных программ - электронной почтой, Интернетом, внешними носителями информации.

Из специализированного программного обеспечения в Консерватории используется:

- справочно-правовая система «Гарант»;

- справочно-правовая система «КонсультантПлюс»;

- программное обеспечение «ПАРУС», используемое в отделе кадров и бухгалтерии. Система «ПАРУС» обеспечивает решение следующих задач: организацию труда и заработной платы; ведение часовых тарифных сеток; аттестация и паспортизация рабочих мест; формирование статистических и аналитических отчетов по труду и заработной плате; разработка систем материальной мотивации персонала; расчет заработной платы; ведение табеля учета рабочего времени; учет листков нетрудоспособности и др.

Следует отметить, что сотрудники Консерватории достаточно квалифицированно используют возможности офисного пакета. Так при составлении всех документов используется текстовый редактор MS Word. Табличный процессор MS Excel используется не только для выполнения дополнительных расчетов сотрудниками бухгалтерии, но и учебной частью для распределения нагрузки преподавателей, сотрудниками кафедр для выполнения расчетов по учебной деятельности, отделом кадров для составления штатного расписания. Фрагмент окна штатного расписания представлен в соответствии с рисунком 12.

Рисунок 12 - Фрагмент электронного штатного расписания

Однако возможности локальной вычислительной сети для работы с документами не используются, нет и специализированного программного обеспечения автоматизации делопроизводства и документооборота.

Таким образом, можно сделать вывод, что в полном объеме возможности персонального компьютера для организации работы с документами не используются.

Проведенный анализ позволил сделать вывод, что организация информационно-документационного обеспечения в Астраханской Государственной Консерватории находится на достаточно хорошем уровне. Однако имеются и некоторые недостатки:

- большие потери времени на согласование и визирование документа;

- отсутствует Инструкция по делопроизводству;

- затруднена справочно-поисковая работа по документам в виду журнальной регистрации документов и их большого количества;

- возможности локальной вычислительной сети для работы с документами не используются;

- имеются недостатки в текущем хранении документов;

- использование специализированного программного обеспечения лишь частично решает проблемы сотрудников отдела кадров и бухгалтерии;

- специализированное программное обеспечение для автоматизации делопроизводства и документооборота отсутствует.

Для четкой и рациональной постановки делопроизводства необходимо разработать документ, позволяющий регламентировать деятельность по документационному обеспечению управления. Таким документом является «Инструкция по делопроизводству. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними и закрепляет систему делопроизводства, установленную в Консерватории. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству - всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Все остальные выше перечисленные недостатки можно решить путем автоматизации делопроизводства и документооборота. Для этого необходимо выбрать соответствующее программное обеспечение. Учитывая, что Консерватория является высшим учебным заведением со своей свойственной только учебным заведениям организацией делопроизводства считается целесообразным рассмотреть вопрос об использовании специализированного программного обеспечения для вузов.

3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

3.1 Совершенствование нормативного регулирования работы с документами

Система делопроизводства в любой фирме, организации описывается во внутренних организационно-распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурном подразделении, должностных инструкциях, правилах работы с документами, приказах о распределении обязанностей, регламентах и т. п. Тщательно разработанная система делопроизводства, освещающая все вопросы работы с документами, служит залогом успешного и эффективного функционирования учреждения. Поэтому первым этапом совершенствования делопроизводства в Консерватории, как и в любом другом учреждении должно стать не внедрение информационных технологий, а приведение в порядок существующего делопроизводства и его нормативной базы.

Для четкой и рациональной постановки делопроизводства в Консерватории предлагается разработать такой документ как «Инструкция по делопроизводству».

Можно ли вести делопроизводство без Инструкции? Для многих организаций (особенно государственных) это риторический вопрос. В соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов они обязаны иметь Инструкцию. Для организаций, самостоятельно определяющих порядок работы с документами (особенно небольших коммерческих структур), от этого зависит правильность построения системы делопроизводства.

Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. В более общем плане разработка Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления [19]:

- создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.);

- образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;

- упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;

- установление рационального порядка прохождения и обработки документов;

- разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;

- создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения.

Назначением инструкции по делопроизводству является установление единого порядка работы с документами в Консерватории. Цель инструкции - совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для данного учреждения. Другими словами можно сказать, что Инструкция по делопроизводству - всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Основой для составления Инструкции по делопроизводству может служить Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной, положения национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [10].

В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько этапов:

- сбор и анализ материала;

- разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;

- внедрение инструкции в организации.

Как правило, основными разделами Инструкции являются «Документирование управленческой деятельности» и «Организация работы с документами». Предваряет инструкцию раздел «Общие положения», в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.

В разделе «Общие положения» инструкции, как правило, приводятся: назначение и цели инструкции; нормативная база инструкции; виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции; общие принципы работы с документами; нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией; ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции.

Также здесь отмечается, что ведение делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях - на руководителей подразделений. С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В данном разделе перечисляются те нормативные документы, которые применяются наряду с инструкцией по ДОУ и в совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации.

В раздел «Документирование управленческой деятельности» целесообразно включить следующие подразделы:

- общие требования к документам;

- бланки документов;

- оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;

- особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;

- правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.

В наиболее полном виде он может иметь следующую структуру:

- подготовка распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);

- подготовка организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);

- подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);

- составление и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, совещаний, собраний, советов, правлений и др.);

- ведение деловой переписки;

- составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок, справок, служебных записок, списков, актов и др.);

- подготовка и оформление договоров.

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан).

Поскольку при работе с документами используются печати (для удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков.

В разделе «Организация работы с документами» также необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов.

Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др.

Большое значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а какие - в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают:

- образцы бланков документов;

- образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.);

- перечень нерегистрируемых документов;

- перечень утверждаемых документов;

- перечень документов, заверяемых печатью организации;

- формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам;

- форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.

Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.

Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных подразделений.

3.2 Предложения по совершенствованию подготовки документов

Одним из эффективных путей улучшения качества управленческих документов вуза является их унификация. Стандартизация, являясь итогом унификации, ее высшей формой, имеет ряд положительных характеристик.

Так, стандартизация проводится при участии всех заинтересованных сторон, а унификация может проводиться в интересах лишь одной организации или ведомства. Требования стандарта являются обязательным для выполнения правилом, тогда как унифицированное решение может оказаться нереализованным пожеланием.

Стандартизация и унификация управленческих документов вуза позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами. Целью стандартизации и унификации документов являются [27]:

- рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов;

- сокращение документопотоков;

- повышение культуры управления и создание оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации.

Стандартизация и унификация управленческой документации должны проводиться на научной основе. Высокая степень стандартизации и унификации достигается при соблюдении установленных единых правил создания документации и соответствия ее государственным стандартам [27].

К основным этапам работы по унификации и стандартизации в высшем учебном заведении относятся:

- установление круга документов, циркулирующих в вузе;

- стандартизация форм и текстов документов;

- трафаретизация форм и текстов документов.

С целью стандартизации управленческой документации была утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, устанавливающая общие требования к стандартизации документов, типовую структуру управленческих документов, а также ряд стандартов на часто встречающиеся виды управленческих документов, такие как положение, решение, приказ, протокол, инструкция, акт, служебное письмо (записка).

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение.

Это прямой эффект. Имеет место и косвенный эффект за счет совершенствования системы управления вузом, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближения принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов.

Высокая степень эффективности унификации и стандартизации документов убедительно доказана практикой.

Так, стандарт устанавливает типы, размеры и технические требования к изготовлению конвертов с окнами. Для этих конвертов стандарт дает единый размер 162х229 мм, что допускает вложение одного или нескольких листов бумаги формата А5 без фальцовки или листов бумаги размером А4 (210 х 297 мм) с фальцовкой пополам [10].

Применение конвертов с окнами исключает написание адреса на них, что приводит к существенной экономии труда специалистов, печатающих в условиях большого объема переписки. Применение конвертов с окнами резко снижает возможность ошибок в адресе (через окно просматривается адрес, включенный в состав письма и проверенный при визировании и подписании документа) и повышает оперативность подготовки писем.

Примером унификации могут служить типовые формы первичной учетной документации. Госкомстат России утвердил к практическому использованию 250 унифицированных форм. Данные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организации имеют право по мере необходимости вносить дополнительные реквизиты. Типовые унифицированные первичные документы изготавливаются централизованно, большими тиражами. Это обеспечивает их единство не только по содержанию, но и по форме. Материальным носителем документа могут выступать учетный бланк или магнитный диск в зависимости от того, на бумажном или магнитном носителе зафиксирована учетная информация.

Разработанная электронная версия унифицированных форм первичной учетной документации представляет собой перечень файлов, которые содержат программное обеспечение и инструкцию пользователя. Следует также отметить, что электронная версия унифицированных форм первичной учетной документации является одним из элементов автоматизации составления отчетности в вузе.

Межотраслевые унифицированные типовые формы носят межотраслевой характер и должны использоваться всеми организациями (в том числе и высшими учебными заведениями). Они утверждаются постановлениями Госкомстата РФ, согласно постановлению Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» [15].

Электронная форма унифицированной формы приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику представлена в соответствии с рисунком 13.

Как видно из рисунка, часть реквизитов в данной форме уже заполнено, чтобы сократить время на составление документа.

Практика показывает, что деловая переписка - в отличие от бытовой - однообразна. Чтение однообразных деловых писем не только не утомляет получателя, но и экономит его время, помогает быстро и оперативно решать вопросы. Вот почему в настоящее время актуально проводить унификацию (трафаретизацию) административной переписки, используя при этом межотраслевые унифицированные типовые формы документов.



Рисунок 13 - Электронная форма унифицированного документа

Унификация и стандартизация как методы совершенствования документов имеют ряд особенностей [27]:

- единообразие требований для всех органов управления, обеспечивающих возможность автоматизированной обработки одного и того же документа в нескольких вычислительных центрах;

- стабильность требований к структуре документов, позволяющих избавиться от частых перестроек программ их обработки;

- регистрация изменений требований к документам и строгий порядок оповещения об этих изменениях, позволяющих пользователям знать заранее о предстоящих изменениях в документальном хозяйстве;

- надзор за соблюдением требований стандартов как средство борьбы с «творческим подходом» к созданию документов, самобытных по форме и содержанию.

Большое значение в унификации и стандартизации как форм, так и текстов документов имеет использование шаблонов и типовых фраз.

Шаблон (трафарет) - это документ, содержащий заранее подготовленный типовой текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом [27]. Такие тексты для типовых управленческих ситуации, подготовленные один раз и записанные на компьютеры всех лиц, занимающихся составлением документов, значительно ускоряют процесс подготовки документов и позволяют сосредоточиться на содержании. На основании вышеизложенного, в Консерватории предлагается разработать электронные формы документов, одна из которых приведена в Приложении Ж.

При подготовке на компьютере типовых писем, предназначенных для массовой рассылки, использование шаблона позволяет, создав письмо с предусмотренным в нем местом для адресата и обращения и соединив со списком адресатов, организовать печать писем со стандартным содержанием (например, разного рода уведомления, приглашения принять участие в конференции и т. п.). Таким образом, каждый адресат получит письмо, обращенное именно к нему.

Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для группы документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Создаются сборники трафаретных текстов. При этом нередко многие тексты имеют по несколько запасных вариантов [27].

Степень трафаретизации может быть различной: целый документ, его часть или даже только абзац, предложение. Трафаретизация облегчает документирование и восприятие информации.

Типовые тексты позволяют экономить до 50-75% времени составителя. И при этом стопроцентная гарантия, что ничего не будет пропущено. Трафаретизация необходима и для того, чтобы можно было легче и оперативнее вводить информацию с документа в ЭВМ и в дальнейшем при необходимости быстро находить ее.

Трафаретные тексты и формы документов вводятся в действие приказом ректора Консерватории. Трафаретные тексты используют следующим образом:

- исполнитель имеет сборник трафаретов (при подготовке документа он находит в сборнике нужный вариант и заполняет бланк с указанием номера текста и вставок);

- у исполнителя есть трафаретные тексты (он от руки или на ЭВМ делает вставки).

Трафаретизация не только позволит повысить производительность труда исполнителей, но и будет способствовать повышению культуры делопроизводства Консерватории.

3.3 Предложение по автоматизации деканата Консерватории

На рынке образования сегодня сложилась парадоксальная ситуация: являясь средоточием интеллектуальных ресурсов страны, высшие учебные заведения остаются наименее автоматизированной отраслью. Автоматизация систем управления в большинстве вузов носит лоскутный характер и, в лучшем случае, ограничивается установкой бухгалтерской и складской учетной программ.

Но это не столько вина, сколько беда вузов. Существующие на рынке программные продукты, как правило, слабо учитывают ярко выраженную отраслевую специфику рынка образования. К тому же из-за нехватки ресурсов проекты комплексной автоматизации в вузах зачастую тормозятся и не доводятся до конца. Некоторые вузы идут по пути создания собственных разработок силами специалистов IT-подразделений, что позволяет создавать решения, учитывающие особенности бизнес-процессов конкретного вуза. Но плюсы такого подхода очень часто полностью нивелируются большой зависимостью от команды программистов [15].

Между тем процесс комплексной автоматизации управления вузом (причем, в первую очередь, его основной деятельности - управления учебным процессом) - не дань моде на информационные технологии, а насущная необходимость.

Вузы сегодня работают в условиях жесткой конкуренции, более того - вынуждены каждый день подтверждать свою востребованность на рынке образовательных услуг и финансовую состоятельность. Следовательно, они должны подходить к вопросам управления как полноценные бизнес-единицы, в т.ч. - в плане управленческого инструментария.

Исходя из выше изложенного и рассмотрев порядок и технологию работы с документами в Консерватории было внесено предложений по автоматизации наиболее «громоздкой» части делопроизводственного процесса.

В целях автоматизации, рассмотрев имеющееся в настоящее время, на рынке программное обеспечение, был сделан выбор в пользу автоматизированной информационной системы «Деканат».

Автоматизированная информационная система «Деканат» (далее АИС «Деканат») предназначена для автоматизации работы деканатов ВУЗа. Система рассчитана на сетевое взаимодействие всех факультетов с единой базой данных, расположенной на сервере ВУЗа. Основные возможности программы: ввод учебного плана, личная карточка студента, экзаменационно-зачётная ведомость, учёт пропусков студентов и т.д.

Основные возможности программы [32]:

- ведение учебных планов;

- личная карточка студента;

- заявки на учебные поручения;

- выписки из учебного плана;

- график учебного процесса;

- экзаменационная ведомость;

- промежуточная аттестация;

- сводные ведомости;

- перевод студентов на следующий курс;

- численный состав групп;

- количество студентов;

- материальная помощь;

- оплата;

- пропуски;

- трудоустройство;

- различные виды списков;

- полная совместимость с АИС «Абитуриент».

Реализация серверной части предполагается на свободно распространяемом программном обеспечении MySQL SERVER. Вся введенная информация сохраняется на сервере и доступна через клиентские места через протокол TCP/IP.

3.4 Практическое использование АИС «Деканат»

В основе всего учебного процесса лежит учебный план, который позволяет практически полностью описать учебный процесс от первого дня учебы в вузе до получения диплома.

Учебный план - документ, определяющий состав учебных предметов, изучаемых в учебном заведении, их распределение по годам обучения, недельное и годовое количество времени, отводимое на предмет.

Когда студент поступает в высшее учебное заведение, он выбирает определенную специальность, имеющую свой набор дисциплин. При этом для разных специальностей может предусматриваться различное число часов, отводимых на аудиторную и самостоятельную работы по одной и той же дисциплине.

Учебный план обязан содержать в себе:

- график учебного процесса;

- сводные данные по бюджету времени (в неделях);

- информацию о производственной и пр. практиках;

- информацию о дипломных, курсовых работах или проектах;

- информацию о государственных экзаменах;

Учебный план дает основную информацию, необходимую для подготовки и составления расписания. Рабочие программы, описывающие дисциплину с содержательной точки зрения, академические справки и вкладыши к диплому, заявки кафедрам также основываются в первую очередь на учебном плане. Поэтому при составлении учебного плана особое внимание уделяется тому, что информация, хранящаяся в нем, будет использоваться и другими разделами информационной системы.

Для всех дисциплин предусматривается возможность разбиение аудиторных часов в первую очередь по семестрам [32].

Особое внимание здесь хотелось бы обратить на тот момент, что большая часть информации учебного плана не вводится, а вычисляется по уже введенным данным. Такой способ организации позволяет избежать избыточности данных, хранящихся в системе, и ошибок при вводе.

Введенная информация используется для печати учебных планов. Для этого в программе разработана функция, предварительного экранного просмотра учебного плана, который затем печатается на листе формата A3. Если нет соответствующего данному формату принтера, то возможно масштабирование до А4, посредством настройки принтера.

В программе учтено то, что получаемые планы имеют массу специфических деталей, без которых осуществление учебного процесса было бы сложнее. Причем одни и те же данные могут обрабатываться по-разному в зависимости от контекста.

Одним из плюсов использования системы является то, что все планы имеют одинаковое оформление и набор условных обозначений.

Прежде чем вводит новый учебный план, необходимо в справочник внести группу, для которой будет создаваться учебный план. Для этого существует справочник «Группы», в котором выбирается специальность для которой формируется план.

После ввода новой группа, для нее составляется учебный план с помощью меню программы пункт Отчеты/Учебные планы.

Работу начинают с заполнения первой страницы, последовательно вводя шифр и названия блоков дисциплин и их приоритеты. Для этого из выпадающего списка выбирается шифр и соответствующее шифру название блока дисциплин. Эти данные сверяются с данными стандартного учебного плана специальности.

Программой предусмотрена возможность оформления заявок на учебные поручения, для чего предназначен пункт меню Отчеты/Учебные планы/Заявка на учебные поручения.

Кроме того, имеется возможность сформировать выписку из учебного плана, которая в готовом виде выглядит так как представлено в соответствии с рисунком 14.

Рисунок 14 - Выписка из учебного плана

Выписка из учебного плана - это документ, составленный для информирования студентов определенной специальности о наборе дисциплин, изучаемых ими на том или ином курсе. Помимо перечня дисциплин документ содержит информацию о преподавателе, форме аттестации и количестве часов, отведенных на каждую дисциплину. Информация в документ собирается системой. Пользователь может ее лишь просматривать и в случае необходимости распечатать данный документ.

Помимо выписки из учебного плана программа позволяет получить информацию по графику учебного процесса, который аккумулируется системой автоматически. Пользователь может лишь просматривать его. При необходимости «График учебного процесса» можно экспортировать в Excel. Для этого на панели инструментов есть специально предназначенная пиктограмма.

При работе со студентами прежде всего предусмотрено заполнение анкеты студента.

Ввести студента в базу данных программы «Деканат» можно двумя способами. Первый: завести новую анкету и вводить все данные вручную. Второй: перенести часть сведений из программы «Абитуриент».

Если студент перевелся с другого ВУЗа, факультета или специальности, то заполняются вкладки Оценки и Академическая справка анкеты студента. В них заносится информация о уже имеющихся у студента оценках.

При открытии в уже сохраненной и заново открытой анкете вкладки «Оценки» отображаются все дисциплины, которые студент должен изучить во время обучения в ВУЗе. Эти данные берутся из учебного плана, заполненного на данную группу. А также в дальнейшем здесь можно будет посмотреть успеваемость студента на протяжении всей учебы в ВУЗе, включая государственные экзамены, темы курсовой и дипломной работы. Оценки заносятся автоматически при заполнении электронных экзаменационных ведомостей предусмотренных в программе.

Вид анкеты студента представлен в соответствии с рисунком 15.

Рисунок 15 - Вид анкеты студента

Как видно из рисунка в анкете студента имеется большое число вкладок, каждая из которых имеет свое назначение и заполняется в случае необходимости. Так во вкладку «Академическая успеваемость» заносятся те дисциплины, которые изучал студент в другом ВУЗе, факультете или специальности в том случае, если они отсутствуют в учебном плане группы, в которой в данный момент обучается студент. Эти дисциплины в дальнейшем вносятся в диплом.

Если студент переводится на другую специальность, факультет в этом же ВУЗе или берет академический отпуск, то его анкета переносится в новую группу. Для этого предусмотрен простой механизм действий: достаточно щелкнуть правой кнопкой мышки в любом месте вкладки «Специальность» и в появившемся окне выбрать пункт «Новая группа».

Все старые сведения исчезнут, и в данной вкладке вводится новая информация: регистрационный номер, данные приказа о зачислении, группа. Остальные данные во вкладках «Личные данные», «Образование», «Дополнительно» и «Экзамены» при переводе на новую специальность остаются прежними.

В дальнейшем, при открытии вкладки «Специальность» в анкете студента, предоставляется выбор: данные о какой группе нужно открыть.

В АИС «Деканат» предусмотрена печать различных бланков. Например, если необходимо распечатать документы на студента, то в анкете студента на вкладке «Специальность», «Зачисление» используется блок, представленный в соответствии с рисунком 16.

Рисунок 16 - Блок кнопок для печати бланков документов

Кнопка «Экзаменационный лист» используется для распечатки индивидуального экзаменационного листа в том случае, если студент сдает сессию досрочно. Для этого в окне «Семестр» достаточно указать семестр, за который необходимо распечатать экзаменационный лист. На бланке будет указана фамилия студента, группа и все дисциплины, которые изучаются в данном семестре. Список дисциплин берется из учебного плана, который к моменту печати, должен быть заполнен на данную группу.

Кнопка «Печать бланков» используется для распечатывания основных документов студента. При нажатии на нее появляется меню со списком бланков, которые можно просмотреть: «Академическая справка», «Диплом о неполном высшем образовании» и «Диплом о высшем образовании», представленное в соответствии с рисунком 17.

При нажатии в открывшемся меню любой строки, например «Академическая справка», появляется окно «Дополнительно», в котором уже указаны фамилия, имя студента (в родительном падеже) и стоит дата выдачи (которую можно изменить), а также в данном окне вводится регистрационный номер студента и подтверждается открытие кнопкой «Да».

При просмотре «Диплома о высшем образовании» в окне «Дополнительно» вводится номер диплома и дата решения аттестационной комиссии.



Рисунок 17 - Меню «Печать бланков»

Появляется заполненный бланк, в котором на данного студента указаны все имеющиеся сведения, взятые как из его личной анкеты, так и из заполненных экзаменационных ведомостей. Данные о приказах, о допуске студента к государственным экзаменам, защите ВКР и о выдаче диплома заполняются в следующем блоке в анкете студента на вкладке «Специальность», «Зачисление».

При отчислении студента в его анкете во вкладке указывается причина отчисления и данные приказа об отчислении.

После отчисления в анкете студента будут доступны только кнопки восстановления, а также печати бланков и личной карточки. В дальнейшем отчисленный студент будет фигурировать в списках группы, но строка с этим студентом будет выделена серым цветом, и данные в экзаменационной ведомости на этого студента сохраняться не будут.

При печати экзаменационных ведомостей фамилии отчисленных студентов в них вноситься не будут.

При восстановлении студента также указывается причина восстановления и данные приказа о восстановлении. Информация об отчислении и восстановлении студента заносятся в его личную карточку. После нажатия на кнопку «Восстановить» все кнопки в личной карточке студента становятся доступными.

После окончания ВУЗа сведения о трудоустройстве студента вносится в его анкету с указанием должности, и сохраняются с помощью специально предназначенной кнопки в этом же блоке.

В АИС «Деканат» можно сформировать экзаменационную ведомость. Для этого достаточно в системном меню выбрать пункт Отчеты/Сессия/Экзаменационная ведомость.

После того как преподаватель проставить аттестацию, данные об аттестации с печатного документа заносятся в электронный вид, форма которого представлена в соответствии с рисунком 18. Для просмотра сводной ведомости студентов в АИС «Деканат» существует раздел Отчеты, пункт Сессия.

Можно открыть как ведомости по определенным семестрам (в этом пункте в скобочках есть указание на это - (сем.)), так и общую сводную ведомость.

Для того чтобы открыть сводную ведомость по семестрам необходимо выбрать на панели инструментов в выпадающем списке номер группы.

Рисунок 18 - Вид «электронной экзаменационной ведомости»

Просмотр общей сводной ведомости происходит аналогично. На панели инструментов необходимо выбрать номер группы в выпадающем списке. В открывшемся окне появится список студентов данной группы, перечень всех дисциплин в алфавитном порядке, которые студент должен изучить за время обучения в ВУЗе, с указанием семестра, и оценок, уже полученных студентами. Эти данные берутся из заполненных экзаменационных ведомостей, а также из учебного плана данной группы автоматически. В конце таблицы подводятся итог, окно итоговой ведомости представлено в соответствии с рисунком 19.

Рисунок 19 - Окно сводной ведомости

В АИС «Деканат» предусмотрено большое количество отчетов.

Отчет «Количество студентов» - отражает список имеющихся специальностей данного факультета с указанием всех групп и количества студентов, обучающихся в них. Предварительный просмотр документа и печать осуществляется с помощью специально предназначенной кнопки на панели инструментов, специальная кнопка применяется и для передачи данных в Excel.

Отчет «Материальная помощь» показывает список студентов, обучающихся на бюджетной основе всех групп данного факультета, имеющих возможность получить материальную помощь в течение года. В таблице фамилии студентов и номера групп заполняются автоматически из списка всех студентов факультета, а данные о денежных выплатах по месяцам заносятся вручную. Суммы в столбцах «Итого за год» и «Остаток» считаются автоматически. Форма отчета «Материальная помощь» представлена в соответствии с рисунком 20.



Рисунок 20 - Отчет «Материальная помощь студентам»

Для внесения данных и просмотре сведений об оплате за обучение студентами, обучающимися на коммерческой основе, предназначен Отчет «Оплата». Данный отчет содержит список всех студентов выбранной группы, названия месяцев, а так же столбцы итого, контракт и остаток суммы за обучение, что представлено в соответствии с рисунком 21.

Рисунок 21 - Окно отчета «Оплата»

Для того чтобы ввести сумму, которую оплатил студент в данном месяце необходимо выделить ячейку напротив фамилии этого студента и ввести число. Столбец «Контракт» заполняется из блока «Оплата» в личной анкете студента. Суммы в столбцах «Итого» и «Остаток» считаются автоматически. Если студент заплатил сумму большую положенной, например, вперед за несколько лет обучения, то в столбце «Остаток» появляется значение со знаком минус, и это число потом заносится в таблицу «Оплата» на следующий год. Данные отчета «Оплата» с данными по предоплате за обучение представлены в соответствии с рисунком 22.



Рисунок 22 - Отчет с данными о предоплате студента

Для внесения данных и просмотре сведений о количестве пропущенных занятий студентами данного факультета существует отчет «Пропуски». Данный отчет отображает список всех студентов выбранной группы, а также столбцы с месяцами, в которые и вносится количество пропущенных занятий каждым студентом по уважительной и без уважительной причин. Сведения о пропусках за каждое полугодие и за год считаются автоматически. Окно отчета «Пропуски» представлено в соответствии с рисунком 23.

Рисунок 23 - Окно отчета «пропуски»

Если при нажатии на пункт меню «Пропуски» в дополнительном меню выбрать строчку «Пропуски годовой», то откроется сводная таблица по количеству пропущенных занятий по уважительной и без уважительной причин на все курсы всех специальностей данного факультета за год, а также общее количество пропусков по факультету в целом. Таблица заполняется автоматически и данные в ней изменить нельзя.