Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и использованию компьютерных технологий

Если необходимо посмотреть сведения о трудоустройстве выпускников ВУЗа, то достаточно посмотреть отчет «Трудоустройство». Данный отчет содержит специальности данного факультета, количество полученных дипломов и трудоустройство по различным областям (армия, милиция или МЧС, государственные учреждения, образовательные учреждения и т.д.).

Данные берутся из заполненных анкет студентов, подсчитываются автоматически и изменить их в таблице нельзя.

Также можно посмотреть статистику трудоустройства по различным критериям. Например, всех студентов, обучавшихся на платной или бюджетной основе, а также женщин. Для этого необходимо на панели инструментов в выпадающем списке сделать соответствующий выбор. Окно выбора просмотра отчета «Трудоустройство» представлено в соответствии с рисунком 24.

Рисунок 24 - Окно выбора критерия отчета «Трудоустройство»

Сведения из отчета можно распечатать или использовать для передачи в Excel.

Коротко рассмотрев основные возможности АИС «Деканат» можно сделать вывод, что ее использование позволит значительно ускорить: процесс составления различных видов документов деканатов; получения справок по различным вопросам, касающимся учебной деятельности как профессорско-преподавательскому составу Консерватории, так и родителям и студентам.

Для поддержания в рабочем состоянии системы автоматизации и упрощения работы сотрудников особенно на первых этапах использования предлагаемой системы необходимо разработать такой документ как «Руководство пользователя», фрагмент проекта которого представлен в Приложении К.

Руководство пользователя (англ. user guide или user manual), руководство по эксплуатации, руководство оператора - документ, назначение которого -- предоставить людям помощь в использовании некоторой системы. Документ входит в состав технической документации на систему и, как правило, подготавливается техническим писателем.

Большинство руководств пользователя помимо текстовых описаний содержит изображения. В случае программного обеспечения, в руководство обычно включаются снимки экрана, при описании аппаратуры - простые и понятные рисунки или фотографии. Используется стиль и язык, доступный предполагаемой аудитории, использование жаргона сокращается до минимума либо подробно объясняется.

Типичное руководство пользователя содержит:

1. Аннотацию, в которой приводится краткое изложение содержимого документа и его назначение.

2. Введение, содержащее ссылки на связанные документы и информацию о том, как лучше всего использовать данное руководство.

3. Страницу содержания.

4. Главы, описывающие, как использовать, по крайней мере, наиболее важные функции системы.

5. Глава, описывающая возможные проблемы и пути их решения.

6. Часто задаваемые вопросы и ответы на них.

7. Где ещё найти информацию по предмету, контактная информация.

8. Глоссарий и, в больших документах, предметный указатель.

Все главы и пункты, а также рисунки и таблицы, как правило, нумеруются, с тем, чтобы на них можно было сослаться внутри документа или из другого документа. Нумерация также облегчает ссылки на части руководства, например, при общении пользователя со службой поддержки.

Структура и содержание документа Руководство пользователя автоматизированной системы регламентированы подразделом 3.4 документа РД 50-34.698-90. Структура и содержание документов Руководство оператора, Руководство программиста, Руководство системного программиста регламентированы ГОСТ 19.505-79, ГОСТ 19.504-79 и ГОСТ 19.503-79 соответственно.

Кроме руководства пользователя необходима и разработка такого документа как приказ о переходе на систему автоматизированного документооборота, проект которого представлен в Приложении Л.

3.5 Оценка экономической эффективности

Выбор программы подтверждается расчетом эффективности от внедрения программного продукта в Консерватории.

Для проведения расчетов экономической эффективности необходимо вычислить среднее время экономии при работе с документами.

Для расчёта были использованы данные объема документооборота одного из деканатов за апрель 2010 г. Всего в апреле 2010 г. было обработано 220 документов.

Экономия времени на один документ после проведения автоматизации составляет 0,20ч.

Общее количество экономии времени в месяц составляет 44,00 ч. или около 5,5 рабочих дней (44,00/8) на трех сотрудников, т.е. на одного сотрудника составит около 2 рабочих дней. Основные показатели сравнительного анализа вариантов отражены в таблице 2.

Таблица 2 - Основные показатели сравнительного анализа вариантов

Показатели	Ед.измерения	Варианты	Результаты сравнения: повышение (+), понижение (-)
		Базовый	Проектируемый
Срок решения поставленной задачи	Дн.	22	20	2

Произведем расчет оценки предложенных мероприятий.

Данные, необходимые для расчета экономического эффекта приведены в таблице 3.

Таблица 3 - Исходные данные для расчета

Показатели	Условные обозначения	Единицы измерения	Базовый	Проектируемый вариант
			вариант
Месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.	О	руб.	6000	6000
Количество дней за месяц, необходимых для выполнения поставленной задачи, ч.	Д	дн	22	20
Среднее количество рабочих дней в месяце	К	дн	22	22
Количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт	А	кВт	0,4	0,4
Количество энергии, необходимой для освещения в час	Н	кВт	0,04	0,04
Действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч	k	Руб./кВт*ч	2,52	2,52
Число дней в году необходимое для работы на компьютере	В1	дн	249	247
Число дней в году, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн.	В2	дн	249	247
Время работы специалиста за компьютером в течение раб. дня	Ч1	час	8	8
Кол-во часов использования освещения в течение раб. дня, час	Ч2	час	3	3
Балансовая стоимость оборудования	Кб	Руб.	12500	12500
Число машин, шт.	n	шт	1	1
Норма отч. на аморт. комп.	a1	%	10	10
Норма отчислений на текущий ремонт	b1	%	3	3
Годовой полезный фонд рабочего времени	ПФВР	час	2000	2000

Так как расчет осуществляется на основе существующей в Консерватории материальной базы, то сумма первоначальных вложений равна нулю (К=0).

В затраты на эксплуатацию автоматизированной системы документооборота входят следующие элементы:

1. заработная плата обслуживающего персонала с отчислениями на социальные нужды;

2. стоимость потребляемых энергоресурсов;

3. расходы на амортизацию и текущий ремонт оборудования.

Рассчитаем перечисленные элементы эксплуатационных затрат.

Для расчета заработной платы персонала необходимо воспользоваться следующей формулой (1):

ЗП = (1 + 0,356) * (12 * О * ) (1)

где ЗП - годовая заработная плата обслуживающего персонала, руб.;

О - месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.;

Д - количество дней за месяц, необходимых для выполнения задачи, дн.;

К - среднее количество рабочих дней в месяце, дн.

Определим годовую заработную плату персонала, когда решение поставленной задачи требует месяца работы - базовый вариант:

ЗП = (1 + 0,356) * (12 * 6000 * 22/22) = 98280,00 руб.

Далее необходимо определить заработную плату специалиста, который будет работать с предлагаемым программным продуктом (Д = 20 дней):

ЗП = 1,365 * 12 * 6000 * 20/22 = 89345,45 руб.

Годовая экономия в заработной плате составит 8934,55 руб.

Стоимость потребляемых энергоресурсов рассчитывается по формуле (2):

Э = k * (A * B₁ * Ч₁ + H * B₂ * Ч₂) (2)

где Э - стоимость потребляемой электроэнергии, руб.;

k - действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч;

А - количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт;

Н - количество энергии, необходимое для освещения в час, кВт;

В₁ - число дней в году, необходимых для работы на компьютере, дн.;

В₂ - число дней в году, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн.;

Ч₁ - время работы обслуживающего персонала за компьютером в течение рабочего дня в часах;

Ч₂ - число часов использования освещения в течение рабочего дня, час.

С помощью приведенной выше формулой, можно подсчитать стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение поставленной задачи требует месяца работы, однако непосредственно за машиной специалист проводит 22 дня:

Э = 2,52 * (0,4 * 249 * 8 + 0,04 * 249 * 3) = 2083,23 руб.

Далее определяется стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение задачи требует 20 дней работы:

Э = 2,52 * (0,4 * 247 * 8 + 0,04 * 249 * 3) = 2067,11 руб.

Благодаря новому программному приложению за год будет экономиться в потреблении энергоресурсов 16,13 руб.

Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в течение года может быть рассчитана по следующей формуле (3):

С_АМ = (3)

где К_б - балансовая стоимость машины;

a1, b1 - норма отчислений на амортизацию и износ (текущий ремонт) соответственно;

B₁ - число дней работы аппаратуры;

Ч₁ - количество часов работы оборудования;

ФРВР - годовой полезный фонд рабочего времени, дн.

Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в базисном варианте составит:

С_АМ = = 1431,80 руб.

Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в проектируемом варианте составит:

С_АМ = = 1420,25 руб.

Годовая экономия по амортизационным отчислениям равна 11,50 руб.

Следовательно, эксплуатационные затраты в базовом варианте равны:

С₁ = 98280,00 + 2083,23 + 1431,80 = 101794,98 руб.

Эксплуатационные затраты в проектируемом варианте составят:

С2 = 89345,45 + 2067,11 + 1420,25 = 92832,81 руб.

Годовая экономия от использования, предлагаемого программного средства будет равна:

С1 - С2 = 101794,98 - 92832,81 = 8962,17 руб.

Таким образом, установка данного программного средства на 1 рабочее место может дать годовую экономию - 8962,17 рублей.

Таким образом, с помощью данных подсчетов выяснилось, что внедрение данной системы экономически выгодно, так как уменьшается трудоемкость выполнения работ специалистом; снижаются текущие затраты.

Помимо этого, внедряемый программный продукт способствует проявлению социального эффекта, который достигается за счет того, что система предоставляет такие возможности, как:

- облегчение труда работников;

- уменьшить суммарное время работы над документами;

- отказаться от бумажных технологий.

Использование автоматизированной системы делопроизводства и документооборота с использованием трафаретизации и унификации документов позволит реализовать новые возможности управления документооборотом Консерватории, оперативно выполнять информационно-справочную, аналитическую работу, а также улучшить взаимодействие структурных подразделений и достичь более высокой оперативности в работе.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Информация выступает, сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов.

Каждое принятое решение - это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так и для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу).

Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления [1].

Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности [16].

Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [9].

Главным условием правильности принимаемых решений является исчерпывающая осведомленность. Выполнение этого условия в настоящее время возможно только на базе современных информационных технологий. Поэтому сейчас все фирмы, от организаций малого и среднего бизнеса до крупных промышленных комплексов, разрабатывают и внедряют автоматизированные информационные системы поддержки своей деятельности.

Внедрение подобных систем повышает оперативность и достоверность получаемой информации, сокращается время на текущий сбор и обработку информации, а это приводит к высвобождению рабочего времени, как руководителей и специалистов для решения перспективных проблем, так и рядовых сотрудников для более качественного и продуктивного выполнения своих функций. Появляется возможность периодического анализа информации и выявления проблемных ситуаций. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе.

Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности организации, а её программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников.

Использование информационных систем в организации делопроизводства и документооборота организаций стало просто средством оптимизации внутренних процессов, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация делопроизводства и документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Внедрение подобных систем повышает оперативность и достоверность получаемой информации, сокращается время на текущий сбор и обработку информации, а это приводит к высвобождению рабочего времени, как руководителей и специалистов для решения перспективных проблем, так и рядовых сотрудников для более качественного и продуктивного выполнения своих функций. Появляется возможность периодического анализа информации и выявления проблемных ситуаций.

Совершенствование системы документационного обеспечения управления на базе современных информационных технологий создает основу для единой информационной системы, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

- единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

- создание сети, обеспечивающей движение потоков электронных документов между подразделениями организации;

- использование обшей для всех организаций системы индексации документов, общих справочников-классификаторов (таких как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.

В результате выполнения дипломной работы на тему: «Компьютерные технологии в организации делопроизводства в Астраханской Государственной консерватории» была рассмотрены: терминологическая база выпускной квалификационной работы; основные аспекты организации работы с документами; законодательная и нормативно-методическая база современного делопроизводства; различные направления использования и преимущества компьютерных технологий в организации делопроизводства.

Был проведен анализ: основных направлений деятельности, функций и задач Астраханской Государственной Консерватории, ее месте в культурном мире Астраханской области и России; функциональный анализ структуры управления Консерватории; законодательной, нормативной и методической базы, регламентирующей работу Консерватории; ведения делопроизводства Консерватории (порядок и способы регистрации документов, формы журналов регистрации, порядок составления документов, организация контроля их исполнения, организация документов в делопроизводстве; информационных и документационных потоков; инфраструктуры Консерватории.

Изучение данных вопросов, позволило сделать вывод, что организация информационно-документационного обеспечения в Астраханской Государственной Консерватории находится на хорошем уровне. Однако имеются и некоторые недостатки: большие потери времени на согласование и визирование документа; отсутствует Инструкция по делопроизводству; затруднена справочно-поисковая работа по документам в виду журнальной регистрации документов и их большого количества; возможности локальной вычислительной сети для работы с документами не используются; имеются недостатки в текущем хранении документов; использование специализированного программного обеспечения лишь частично решает проблемы сотрудников отдела кадров и бухгалтерии; специализированное программное обеспечение для автоматизации делопроизводства и документооборота отсутствует.

Все необходимые данные и показатели работы были получены путем проведения опроса и непосредственного участия в работе с документацией организации.

Для четкой и рациональной постановки делопроизводства была предложена разработка документа, позволяющего регламентировать деятельность по документационному обеспечению управления. Таким документом является «Инструкция по делопроизводству. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними и закрепляет систему делопроизводства, установленную в Консерватории. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству - всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Для сокращения времени на составление отдельных видов документов и уменьшения числа ошибок в их оформлении предложены к использованию и разработаны электронные формы (шаблоны) документов. Раскрыта целесообразность их использования и преимущества работы с такими формами.

Для решения всех остальных вышеперечисленных недостатков была предложена к использованию автоматизированная информационная система «Деканат». Описаны этапы и необходимые работы по переходу на систему автоматизации, а в целях обеспечения перехода на систему АИС «Деканат» разработан проект приказа о введении в эксплуатацию данной системы.

Для обеспечения устойчивого функционирования и облегчения работы специалистов по работе с АИС «Деканат» разработан проект документа «Руководство пользователя по работе в АИС «Деканат».

Проведена оценка социальной и экономической эффективности от вносимых мероприятий по совершенствованию работы с документами. Вносимые на рассмотрение предложения по организации работы с документами в Консерватории позволят: создать единое информационное пространство данного учебного заведения; повысить эффективность делопроизводства и контроля, снизить трудоемкость работы; сократить время, затрачиваемое на составление различных видов документов; улучшить исполнительскую дисциплину; экономить время на всех этапах деятельности сотрудников; обеспечить коллективную работу с документами; сократить рутинные операции по заполнению документов, минимизировать вероятность ошибок; ускорить процесс создания и корректировки документов; облегчат поиск необходимой информации; что в конечном счете приведет к возрастанию оперативности работы с документами.

Список использованных источников

1. Российская Федерация. Законы. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [федер. закон принят 27 июля 2006 г. № 149] / / Информационно-справочная система «Гарант», версия 5.25 от 22.01.2010г.

2. Российская Федерация. Законы. «Об электронной цифровой подписи» [федер. закон принят 10.01.2002 № 1] / / Информационно-справочная система «Гарант», версия 5.25 от 22.01.2010г.

3. Российская Федерация. Законы. «О стандартизации» [федер. закон принят 10 июня 1993г. № 5154-1] / / Информационно-справочная система «Гарант», версия 5.25 от 22.01.2010г.

4. Российская Федерация. Законы. «Об участии в международном информационном обмене» [федер. закон принят 04.07.1996г. № 85 (ред. от 29.06.2004г.)] // Информационно-справочная система «Гарант», версия 5.25 от 22.01.2010г.

5. Российская Федерация. Законы. «Об образовании» [федер. закон принят 10.07.1992г. № 3366-1] / / Информационно-справочная система «Гарант», версия 5.25 от 22.01.2010г.

6. Российская Федерация. Законы. «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» [федер. закон принят 22.08.1996г. № 125-ФЗ] // Информационно-справочная система «Гарант», версия 5.25 от 22.01.2010г.] // Информационно-справочная система «Гарант», версия 5.25 от 22.01.2010г.

7. Российская Федерация. Законы. «О государственной тайне» [федер. закон принят 21.07.1993г. № 5485-1 (ред. от 22.08.2004г.)] // Информационно-справочная система «Гарант», версия 5.25 от 22.01.2010г.

8. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1984 и утверждена приказом Главархива СССР № 33 от 25.05.1988г.

9. ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТАНДАРТ России, М.: 1998г.

10. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - М.: ГОССТАНДАРТ России, 2003г.

11. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» [принят постановлением Правительства 24.12.1998г. № 1268] // Информационно-справочная система «Гарант», версия 5.25 от 22.01.2010г.

12. ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» - М.: ГОССТАНДАРТ России, 1990 г.

13. ГОСТ 17914-72 «Обложка дел длительного хранения» - М.: ГОССТАНДАРТ России, 1989 г.

14. Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 01.05.2004 г. № 1- М.: ГОССТАНДАРТ России, 2004 г.

15. Делопроизводство в образовательном учреждении. - М.: Образование в документах, 2006. - 188с.

16. Клоков И.В. Эффективное делопроизводство на компьютере. - СПб.: Питер, 2006. - 240с.

17. Кирюхин, Ю.Г., Фионова, Л.Р. Компьютерная подготовка управленческих документов. Часть1: учебное пособие. - Пенза: изд-во Пенз. Гос. Ун-та, 2006. - 144 с.

18. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение. - М.: изд-во «Знания», 2008 г., 459 с.

19. Охотников, А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. -Изд. 2-е, перераб. и доп. -- М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: издательский центр «МарТ», 2005. - 304 с. - (Серия «Безупречные документы»).

20. Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: учеб. пособие для нач. проф. образования. - М.: Академия, 2007. - 288с.

21. Титоренко, Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: изд-во Инити, 2006 г., 400 с.

22. Гайфулина, М.В. Автоматизированные системы регистрации документов в компании [Текст] //Секретарское дело журнал - М., 2006. № 1. С.16-18

23. Кузнецова, Т.В. Нормативно-методические акты, определяющие порядок документирования и работы с документами // Делопроизводство. - М. ,2007. №4.С.10-15

24. Кузнецов, С.Л. Новое о законодательстве по автоматизации делопроизводства в 2006 году // Делопроизводство. - М.: Управление персоналом, 2006, №5,С. 46-47

25. Кузнецов, Т.В. Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации // «Делопроизводство». - М.: Управление персоналом, 2007, №2. С. 3-7

26. Кузнецов, С.Л. Новый стандарт в области ДОУ // Делопроизводство. - М.: 2006. № 3, С. 34-37

27. Панов, И.А. Применение унификации, стандартизации и трафаретизации управленческих документов в делопроизводстве вуза с использованием автоматизированных технологий// Секретарское дело. - М.: 2006, № 5. С. 17-29

28. Сысоева, Л.А. Информационная система как средство создания единого внутри- и межкорпоративного информационного пространства // Секретарское дело- М., 2004. № 11.С. 29-33

29. Сысоева, Л.А. Разработка концепции общекорпоративной системы электронного управления документами. // Делопроизводство. - М., 2006. № 2. С. 67 - 76.

30. Тронин, О.Д. Серьезное управление документами // Инфо-бизнес. - М.: 2008, №45, С. 52 - 55

31. Устав Федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Астраханская государственная консерватория» от 18.12.2006г.

32. Сайт http:\\ www.izone.ru/business/work/ais-dekanat.htm

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение а



Приложение Б

Приказ по личному составу

Приложение В



Приложение Г

Фрагмент номенклатуры дел

Российская Федерация Министерство культуры Российской Федерации ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «АСТРАХАНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ КОНСЕРВАТОРИЯ (АКАДЕМИЯ)»		УТВЕРЖДАЮ Ректор ФГОУ ВПО «Астраханская Государственная Консерватория (Академия) ____________________А. В. Мостыканов ________________________ 2009 год

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

г. Астрахань

01. Отдел ДОУ

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Организационно-распорядительная деятельность
01-01	Устав Астраханской Государственной консерватории. Свидетельство о государственной регистрации		Постоянно(Ст.37а)
01-02	Лицензия на образовательную деятельность		Постоянно
01-03	Свидетельство об аттестации образовательного учреждения		Постоянно
01-04	Свидетельство об аккредитации образовательного учреждения		Постоянно
01-05	Контракт на право управления не жилым фондом, свидетельство на право оперативного управления, документ на право пользования земельным участком		Постоянно (ст.1096)	На гос.хранение не передаются
01-06	Приказы ректора по основной деятельности и основания к ним (подлинники)		Постоянно (ст.17)
01-07	Коллективные договоры		Постоянно (ст.369)а
01-08	Правила внутреннего трудового распорядка		1 год (ст.1074)	После замены новыми
01-09	Должностные инструкции		3 года (ст.56)	После замены
01-10	Журналы регистрации входящей, исходящей корреспонденции		3 года (ст.1066)

Приложение Д

Фрагмент проекта Инструкции по делопроизводству

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ «АСТРАХАНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ КОНСЕРВАТОРИИ (АКАДЕМИИ)»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в Астраханской государственной консерватории (Академии) (далее по тексту Консерватория) и составлена в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении, утверждённой приказом Министерства образования РФ от 24.07.2000 № 2286.

1.2. Инструкция предусматривает:

- порядок подготовки, оформления, прохождения распорядительной документации и поручений вышестоящих органов в соответствии с законодательством РФ;

- организацию учета, регистрации, контроля исполнения служебных документов;

- порядок размножения, копирования, тиражирования служебных документов, порядок их систематизации, подготовки для сдачи в архив, хранения и использования;

- сосредоточение всей технической работы с документами в отделе ДОУ и других подразделениях.

1.3. Руководство и контроль за правильным ведением делопроизводства в Консерватории осуществляет отдел ДОУ Консерватории.

Отдел ДОУ разрабатывает локальные нормативные акты по делопроизводству, дает указания по вопросам организации и ведения делопроизводства обязательные для исполнения структурными подразделениями Консерватории, проверяет состояние делопроизводства в подразделениях и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

1.4. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. Ознакомление других лиц, а также опубликование в печати документальных материалов допускается только с разрешения руководства Консерватории.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, в соответствии с нормативными требованиями по делопроизводству, их сохранность в структурных подразделениях возлагается на их руководителей (деканов, зав. кафедрами, начальников отделов и т.д.)

Руководители структурных подразделений в вопросах делопроизводства:

- обеспечивают ведение делопроизводства в соответствии с установленными требованиями ГОСТ, Инструкции по делопроизводству и другими нормативными документами;

- обеспечивают своевременную передачу документов в иные структурные подразделения Консерватории, должностным лицам и в иные организации;

- докладывают руководству Консерватории о ходе выполнения данных им поручений;

Продолжение Приложения Д

- обеспечивают сохранность образующихся в текущем делопроизводстве документов вплоть до сдачи их в архив Консерватории;

- принимают меры к сокращению объема переписки, не допуская ее по вопросам, которые возможно решить путем личных переговоров или по телефону;

- обеспечивают рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

1.6. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Консерватории возлагается на работников, назначенных ответственными за эту работу в соответствии с утвержденными должностными инструкциями, приказами и распоряжениями ректора, проректоров, деканов.

1.7. Работники структурных подразделений

должны знать основы делопроизводства, правила составления основных видов документов, написания заявлений, анкет, писем и т.д.;

несут ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, за сохранность находящихся у них служебных документов;

должны обеспечивать прохождение своих заявлений, иных подготовленных ими документов до исполнителей (отдел кадров, бухгалтерия, отдел ДОУ и др.);

об утрате документов докладывают руководителю подразделения и сообщают в отдел ДОУ.

1.8. Передача служебных документов и их копий лицам, не являющимися работниками Консерватории, допускается с разрешения руководства Консерватории.

1.9. В подразделениях Консерватории, где по штату не предусмотрен специальный работник для ведения делопроизводства, распоряжением руководителя подразделения назначается работник, ответственный за эту работу.

1.10. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем подразделения со структурой Консерватории, установленным порядком работы, Инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел и должностной инструкцией.

1.11. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их сохранности и своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении работника, ответственного за ведение делопроизводства, производится передача дел и документов иному назначенному лицу, о чем составляется акт приема-передачи документов, который утверждается ректором (проректором), копия акта передается в архив консерватории.

Приложение Ж

Электронная форма документа

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТРЕСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОЛНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«АСТРАХАНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ КОНСЕРВАТОРИЯ (АКАДЕМИЯ)»

			Номер документа	Дата составления

ПРИКАЗ

о переводе студента Консерватории

Студента:

Фамилия, имя, отчество

Факультет _______________

Курс: __________ группа: ________ форма обучения:

Перевести на:

Факультет __________________________________________

Курс: __________ группа: ________ форма обучения:

оформление договора

в связи с: _________________________________________

(указать причину)

Основание: ______________________________________________

Ректор ___________________________

С приказом студент ознакомлен: ______________г.

Личная подпись дата

Приложение К

Фрагмент проекта Руководства пользователя

УТВЕРЖДАЮ

Ректор ФГОУ ВПО «Астраханской

Государственной консерватории (Академии)»

__._______.20__ г.

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СИСТЕМЫ

АИС «Деканат»

г. Астрахань

1. Общие сведения о программе

Автоматизированная информационная система «Деканат» (далее АИС «Деканат») предназначена для автоматизации работы деканатов ВУЗа.

Основные возможности программы: ввод учебного плана, личная карточка студента, экзаменационно-зачётная ведомость, учёт пропусков студентов и т.д.

2. Запуск программы

Для запуска программы «Деканат» необходимо запустить файл deanery.exe, затем появится окно Авторизации:

После того как авторизация осуществлена, открывается главное окно программы «Деканат»:



Оно состоит из следующих частей: главного меню, панели инструментов, рабочей области.

Панель инструментов содержит значки:

Соединить;

Отключить;

Создать нового;

Поиск.

Функции Соединить, Отключить предназначены для перехода из одного сеанса пользователя в другой. Применив функцию Отключить, появляется окно Авторизации, в котором необходимо ввести имя и пароль пользователя.

Функцией Поиск студента вызывается окно Поиск студента:

После ввода фамилии студента автоматически осуществляется его поиск в базе данных, а двойной щелчок по найденным данным позволяет вывести на экран анкету студента.

Назначение пунктов меню главного окна программы



Пункт меню Файл содержит функции соединения, отключения и выхода из программы.

Пункт меню Создать содержит разделы Студент и Поиск студента. Функцией Студент вызывается окно Анкета, в котором вводится личная информация о студенте.

Команды пункта меню Списки выводят списки студентов, занесенных в базу данных, по различным критериям.

Команды пункта меню Отчеты позволяют формировать отчеты различного вида, экзаменационные ведомости, приказы, вводить учебные платы, зачислять абитуриентов на первый курс и переводить студентов на последующие курсы.

В пункте меню Справочники содержится справочная информация о нумерации групп, кратких названиях кафедр и их принадлежности к факультету, о преподавателях, работающих там и о предметах, которые ведутся на данных кафедрах. Данные в этот раздел вводятся в первую очередь, так как информация из справочника может понадобиться уже в самом начале работы с программой.

3. Описание интерфейса окна при работе с учебными планами

Для того чтобы начать работу с учебным планом необходимо выбрать в главном меню окна программы пункт Отчеты.



После чего откроется окно Учебный план, в котором в верхней части установлены четыре вкладки: «Уч. план стр.1», «Уч. план стр.2», «Уч. план стр.3», «Уч. план стр.4».

Первые две вкладки содержат перечень всех дисциплин учебного плана, третья - график учебного процесса, четвертая - сведения о практике и государственной итоговой аттестации.

Помимо вкладок окно Учебный план содержит в себе собственную панель инструментов.

Кнопка Дисциплина позволяет вызвать диалоговое окно для ввода названий дисциплины в справочник программы. Аналогично действуете кнопка Шифр, после нажатия которой появляется диалоговое окно.

Шифр дисциплины берется из стандартного учебного плана специальности, вводится с клавиатуры. Сохраняется, добавляясь в справочник нажатием кнопки Добавить.

Данная панель инструментов так же включает в себя два выпадающих меню (свитка), каждое из которых является перечнем групп.

Свиток «1» содержит перечень групп, на которые начат или уже составлен учебный план. Свиток «2» содержит перечень групп, имеющихся в справочнике системы, но для которых учебный план еще не составлен.

Кнопка Открыть предназначена для загрузки учебного плана группы, предварительно выбранной из свитка «1».

Кнопка Сохранить  нужна для сохранения нового учебного плана или копирования учебного плана одной группы на другую группу.

Кнопка Обновитьнеобходима для сохранения внесенных изменений при редактировании учебного плана.

Приложение Л

Проект приказа

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«АСТРАХАНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ КОНСЕРВАТОРИЯ (АКАДЕМИЯ)»

ПРИКАЗ

00.00.0000 № ___

О вводе в эксплуатацию автоматизированной

информационной системы в ФГОУ ВПО

«Астраханская государственная консерватория»

С целью обеспечения эксплуатации автоматизированной информационной системы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Руководство по работе с автоматизированной информационной системой в ФГОУ ВПО «Астраханская государственная консерватория».

2. Утвердить порядок работы, регистрации и контроля документов в деканатах ФГОУ ВПО «Астраханская государственная консерватория».

3. Установить:

4. Деканам ФГОУ ВПО «Астраханская государственная консерватория» назначить сотрудников, ответственных за обеспечение работы в АИС «Деканат».

5. Заведующему отделом ДОУ:

5.1. До 00.00.0000 г. внедрить автоматизированную информационную систему в ФГОУ ВПО «Астраханская государственная консерватория» и начать ее опытную эксплуатацию.

5.2. До 00.00.0000 г. провести обучение сотрудников, ответственных за делопроизводство в деканатах ФГОУ ВПО «Астраханская государственная консерватория».

5.3. С 00.00.0000 г. начать промышленную эксплуатацию АИС «Деканат» в ФГОУ ВПО «Астраханская государственная консерватория».

Ректор ФГОУ ВПО «Астраханская государственная консерватория»

С приказом ознакомлены:

Размещено на Allbest.ru