Деловая документация

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

Деловая документация

1. Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Виды бланков

документооборот реквизит заголовочный деловой

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа.

СТБ 6.38-2004 определяет 32 реквизита для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Реквизиты управленческих документов:

* 01 - Государственный герб Республики Беларусь;

* 02 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

* 03 - код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;

* 04 - код формы документа по ОКУД;

* 05 - наименование вышестоящей организации;

* 06 - наименование организации;

* 07 - наименование структурного подразделения;

* 08 - почтовый адрес отправителя;

* 09 - коммуникационные и коммерческие данные;

* 10 - название вида документа;

* 11 - дата;

* 12 - регистрационный индекс документа;

* 13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

* 14 - место составления или издания документа;

* 15 - гриф ограничения доступа к документу;

* 16 - адресат;

* 17 - гриф утверждения документа;

* 18 - резолюция;

* 19 - заголовок к тексту;

* 20 - отметка о контроле;

* 21 - текст документа;

* 22 - отметка о наличии приложения;

* 23 - подпись;

* 24 - гриф приложения;

* 25 - гриф согласования документа;

* 26 - визы;

* 27 - печать;

* 28 - отметка об исполнителе;

* 29 - отметка о заверении копии;

* 30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

* 31 - отметка о поступлении документа в организацию;

* 32 - отметка о переносе данных на машинный носитель. [4]

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Документ можно условно разделить на три части:

1. заголовочная часть документа - содержит реквизиты 1-20;

2. содержательная часть документа - содержит реквизиты 21, 22;

3. оформляющая часть документа - содержит реквизиты 23 - 32. [4]

В соответствии с п. 27 Постановление Министерства Юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь» бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов.

При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм.

При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей. [5]

В процессе работы отдела кадров каждого учреждения, организации, предприятия создается большое количество организационно-распорядительных документов, как по основным вопросам деятельности, так и по личному составу (приказы, распоряжения, справки, акты, письма и др.). Согласно требованиям Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. №13 (далее - Примерная инструкция по делопроизводству), эти документы должны оформляться на бланках. Лишь отдельные документы (например, внутренние документы структурных подразделений) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции. Таким образом, бланки должны быть разработаны и использоваться в каждой организации.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество возможных ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланка облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации.

При разработке, использовании и хранении бланков организационно-распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями следующих нормативных правовых актов:

· Закона Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. «О государственных символах Республики Беларусь»;

· Указа Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. №357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (в редакции Указа от 4 октября 2004 г. №482)»;

· Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. №1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. №424»;

· Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки организационно-распорядительных документов, а также бланков, применяемых при их оформлении.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Изготовление и использование последних рекомендуется в целях экономии бумаги при подготовке небольших по объему документов, например сопроводительных писем.

Бланк должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм. При этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке (в виде уголков и линий) не обязательно.

СТБ 6.38-2004 установлены следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

· бланк для письма;

· общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов. [4]

Бланк для письма используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных, сопроводительных писем и др.).

На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а также, в ряде случаев, организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.).

На основе общего бланка допускается изготавливать специальные бланки для конкретных видов организационно-распорядительных документов. Например, в организации могут быть изготовлены специальные бланки для приказов, для протоколов. Согласно Примерной инструкции по делопроизводству изготовление специальных бланков по видам документов считается целесообраз­ным, если таких документов в организации создается более 200 в год.

СТБ 6.38-2004 классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам: 1.расположению реквизитов, 2.по автору документа, 3.виду документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитом.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак организации), код организации, наименование организации, место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке размещают отметки для реквизитов 11 - дата и 12 - индекс документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа. [1]

Бланк конкретного вида документа, кроме письма. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 10) он становится бланком этого вида (например, приказа). Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с зарубежными партнерами.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности. Эти бланки подлежат учету.

2. Понятие документооборота. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение, учет объема документооборота

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Следовательно, оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что, в свою очередь, обусловлено организацией документооборота в организации (фирме).

Основные принципы организации документооборота:

1. Прямая точность (перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути без петель и возвратных перемещений)

2. Непрерывность (непрерывная подача документов на тот уровень где по ним принимаются решения)

3. Ритмичность (равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлем ритму движения)

4. Параллельность (выполнение отдельных операций по обработки документов в процессе его движения. Основное значение - сокращение времени на прохождение документа)

5. Пропорциональность (пропорциональная, равномерная загрузка каналов движения документов)

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Документопотоки (англ. Document flows) - Информационные потоки, характеризующиеся официальным характером информационного обмена, при котором работники выступают как представители Общества или его подразделений, и подлежащие документированию в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

I. Входящие документы

Документы, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В организации (учреждении) обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации (учреждения) и в структурные подразделения организации.

Руководству организации (учреждения) передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям.

При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции. Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию (учреждение). [9, c. - 112]

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации (учреждения) и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

II. Исходящие документы

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

Если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования документа». [8, c. 59]

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Целесообразно в организации (учреждении) установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель организации (учреждения), но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

Руководитель организации (предприятия) в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. Целесообразно иметь массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело. [10]

III. Внутренние документы

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах одной организации (учреждения). Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Учет объема документооборота

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

Регистрация документов

Общие правила регистрации документов

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. [12]

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы:

1. Индексация документов

Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

2. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации.

3. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает: 06 - индекс структурного подразделения; 10 - номер соответствующего дела по номенклатуре; 96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации. [11]

Исключением являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию (учреждение). Место проставления штампа определено Примерной инструкцией.

Список использованных источников

1. Закона Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. «О государственных символах Республики Беларусь»;

2. Указа Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. №357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (в редакции Указа от 4 октября 2004 г. №482)»;

3. Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. №1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. №424»;

4. Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

5. Постановление Министерства Юстиции Республики Беларусь 19 января 2009 г. №4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь»

6. Быченков В.Ф. Документы и документооборот в автома-тизированных системах организационного управления. Учебное пособие. Мн. Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2000. - 154 с

7. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел/ Е.М. Емышева // Секретарское дело. - 2008. - №3. - 121 с.

8. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. История и организация делопроизводства в Беларуси. - Мн.: ТетраСистемс, 1999. - 216 с

9. Делопроизводство в государственной службе: курс лекций / И.В. Гваева, А.А. Тепляков. - Мн.: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2006. - 219 с. - (Система открытого образования).

10. Делопроизводство [Электронный ресурс]. DP4-2008-Rekvizityi-vse-new-97-sl. - Режим доступа: - Дата доступа: 20.03.2012 г.

11. Делопроизводство [Электронный ресурс]. hrm.by›upravlenie-personalom/ dokumentooborot. html. - Режим доступа: - Дата доступа: 20.03.2012 г.

12. Делопроизводство [Электронный ресурс] 2009-2011 rabotni-ka.narod.ru. - Режим доступа: - Дата доступа: 20.03.2012 г.

Размещено на Allbest.ru