Суть та значення робочого місця менеджера

РЕФЕРАТ

Курсова робота : 35 сторінок, 20 літературних джерел

Об'єкт дослідження: суть та значення робочого місця менеджера

Предмет дослідження: робоче місце менеджера

Мета роботи:. Систематизувати емпіричний досвід становлення понять робоче місце взагалі та робоче місце менеджера окремо.

Методи дослідження: базується на функціонуванні загально наукових (аналізу, синтезу та ін.), та спеціальних методах (соціологічному, системному та ін.).

Глибоке усвідомлення основних концепцій менеджменту як науки потребує аналізу причин виникнення періодизації її розвитку, особливостей наукових шкіл та сучасних концепцій. Історія і напрями наукових досліджень проблематики управління виробничо-господарськими організаціями українських учених та сучасні наукові підходи до формування моделі менеджменту є основою побудови життєздатної моделі вітчизняного менеджменту.

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. ПОНЯТТЯ РОБОЧОГО МІСЦЯ ТА СХЕМИ РОЗМІЩЕННЯ РОБОЧИХ МІСЦЬ

1.1 Сутність і зміст організації робочого місця менеджера

1.2 Схеми розміщення робочих місць для персоналу

РОЗДІЛ 2. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

2.1 Базові принципи організації інформаційного забезпечення АРМ менеджера

2.2 Сучасні програмні продукти

2.3 Підвищення ефективності процесів обробки інформації за умови впровадження АРМ

РОЗДІЛ 3. ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОЧОГО МІСЦЯ МЕНЕДЖЕРА

3.1 Планування робочого місця менеджера

3.2 Використання технічних засобів управління в роботі менеджера

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ВСТУП

Актуальність теми дослідження. Глибоке усвідомлення основних концепцій менеджменту як науки потребує аналізу причин виникнення періодизації її розвитку, особливостей наукових шкіл та сучасних концепцій. Історія і напрями наукових досліджень проблематики управління виробничо-господарськими організаціями українських учених та сучасні наукові підходи до формування моделі менеджменту є основою побудови життєздатної моделі вітчизняного менеджменту.

У розвинених капіталістичних країнах ще й досі немає єдиного погляду на роль (образ) менеджера у суспільстві як професійно підготовленого фахівця (керівника). Безумовно, сучасний світ значно складніший і залежить від багатьох нових чинників, але наведене висловлювання може бути орієнтиром для тих. Хто долучається до управлінської праці на даному етапі ринкових перетворень в Україні і готовий так навчатися і працювати, щоб бути на рівні сучасних вимог до неї.

Першими концепцію менеджменту розробили американці. Вони ж першими «зліпили» й образ менеджера. З американської точки зору, менеджер - це фахівець, який має вищу професійну освіту, дуже часто як додаткову до інженерної, юридичної, економічної тощо. Американці створили і розвивають сотні шкіл бізнесу, інших подібних навчальних закладів і відповідну інфраструктуру для підготовки та перепідготовки менеджерів. У США створено десятки тисяч фірм, які займаються управлінським консалтингом (консультаціями та іншими послугами у галузі управління), розгалужену інформаційну систему загального користування, мережу науково-дослідних установ, які займаються пошуком ще більш досконалих та ефективних методів і форм управління, видається багато відповідної літератури, наочних засобів тощо. Можна сказати, що духом менеджера пронизане все американське суспільство.

Менеджер у сучасному розумінні - фахівець, який організовує, налагоджує конкретну діяльність підлеглих йому працівників і одночасно сам виконує певний обсяг управлінських функцій. До менеджерів належать: директор (керуючий), його заступники, завідувачі відділами (службами) апарату управління, фахівці цих відділів і служб. За своїм службовим станом - це службовці та інженерно-технічні працівники, зайняті в усіх сферах економіки та органах державного управління, і від кого передусім залежить стан та ефективність ринкових перетворень.

Мета роботи:. Систематизувати емпіричний досвід становлення понять робоче місце взагалі та робоче місце менеджера окремо.

Завдання:

- З'ясування сутності і змісту організації робочого місця менеджера

- Дослідити схеми розміщення робочих місць персоналу

- Визначити можливість підвищення ефективності процесів обробки інформації за умов провадження автоматичних робочих місць

- Розібрати стратегію планування робочого місця менеджера

Об'єкт дослідження: суть та значення робочого місця менеджера

Предмет дослідження: робоче місце менеджера

Методи дослідження: базується на функціонуванні загально наукових (аналізу, синтезу та ін.), та спеціальних методах (соціологічному, системному та ін.).

Обсяг роботи складає: 3 розділи, 6 підрозділів, 20 використаних джерел, 36 сторінок.

РОЗДІЛ 1. ПОНЯТТЯ РОБОЧОГО МІСЦЯ ТА СХЕМИ РОЗМІЩЕННЯ РОБОЧИХ МІСЦЬ

1.1 Сутність і зміст організації робочого місця менеджера

Від того, яким чином організоване робоче місце, багато в чому залежить ефективність праці менеджерів усіх категорій незалежно від тієї посади, яку вони займають. Завдання раціональної організації робочих місць менеджерів включає в себе не тільки устаткування його усім необхідним відповідно до змісту та характеру роботи, яка ним виконується, але й раціональне його розміщення, створення комфортних умов праці.

Робоче місце менеджера -- це просторова зона, яка устаткована необхідними матеріальними засобами і технікою і певним чином організована, у якій здійснюється трудова діяльність менеджера (тобто, це місце, де виконується робота менеджера).

Організація робочого місця менеджера -- це сукупність заходів щодо устаткування робочого місця засобами і знаряддями праці та їх розміщення у визначеному порядку. [2;с.384].

Найкращий варіант організації робочого місця, як і в інших сферах діяльності, може бути визначений лише за умови детального аналізу тієї роботи, яка виконується менеджером.

Праця менеджера -- це не лише суто розумова діяльність. В процесі виконання своєї роботи менеджер працює на комп'ютері, користується телефоном, факсом, модемом, технікою для множення документів. Його праця -- це безліч різних рухів, простих та складних, таких, які виконуються лише один раз, та таких, які повторюються багато разів, які потребують уваги або виконуються автоматично.

Досить часто роботу менеджера вважають легшою порівняно з іншими видами праці тільки тому, що його робота дуже часто виконується сидячи. У більшості випадків робота менеджера проходить за розрахунками та роботою на комп'ютері. Але сидяча робота сама по собі є стомлюючою через те, що пов'язана з постійною статичною напругою м'язів та багатьма іншими шкідливими для організму явищами, які виникають через відносно нерухливе положення тіла. Ось чому праця менеджера потребує раціональної організації робочого місця.

Розглядаючи загальні питання організації праці менеджера, необхідно звернути увагу на такі аспекти:

- відповідність робочого місця основним вимогам;

- рівень устаткування;

- відповідність розмірів меблів антропометричним даним менеджера.

Саме відповідність меблів антропометричним даним працівника забезпечує оптимальне робоче положення, а будь-яка невідповідність їх робить розумову працю важкою, продуктивність праці низькою, працівник швидко втомлюється.

Правильна організація робочого місця дає змогу менеджеру:

- раціонально, з найменшими витратами праці виконувати свої функції;

- ефективно спілкуватися з підлеглими та іншими працівниками;

- підтримувати високу працездатність і робочий настрій. Організація робочого місця менеджера передбачає:

- упорядкування і планування приміщення, в якому воно знаходиться;

- вибір і обладнання робочого місця засобами і предметами праці;

- розміщення предметів праці на робочому місці у певному порядку. Робоче місце менеджера повинно відповідати таким вимогам:

1. Площа робочого місця повинна відповідати санітарним нормам.

Так, на технічного виконавця повинно бути не менш, ніж 3-4 м2 площі, а на фахівця -- 4-6 м2. Кабінети менеджерів підприємств, які часто використовуються для нарад і зустрічей делегацій, повинні мати площу 24-55 м2, а менеджерів структурних підрозділів, що проводять «оперативки», -- 8-24 м2. Площа приймальні рекомендується в середньому 19м2.

2. Меблі в кабінеті або іншому службовому приміщенні слід розміщувати з урахуванням взаємозв'язків менеджера з підлеглими та послідовності робіт, що виконуються.

3. Меблі, обладнання робочого місця, кількість і номенклатура знарядь праці повинні відповідати змісту і особливостям виконуваної роботи (наприклад, прийом відвідувачів, проведення нарад, аналіз і обговорення графічних матеріалів, індивідуальна творча робота).

При цьому меблі слід добирати згідно з функціональними, ергономічними, психофізіологічними і естетичними вимогами. Розміщення меблів і засобів оргтехніки має забезпечувати їх зручне використання.

Робоче місце менеджера, який здійснює прийом працівників у службових і особистих справах, проводить на робочому місці наради, приймає і передає конфіденційну інформацію, розміщують, як правило, в окремому приміщенні (кабінеті). [12;с.254].

Для кабінету використовують кімнати з природним освітленням прямокутної форми з співвідношенням сторін 1 :1, 3 або 1 :1, 5 і гранично 1 :2. Квадратні приміщення менш зручні для розміщення кабінету. Мінімальна висота кімнат -- 3, 25, ширина -- 3 м.

Площа кабінету повинна коливатися від 12 до 40 м2. Вона визначається функціями, суспільним становищем менеджера і не повинна перевищувати розумних меж.

Для фарбування стін кабінету використовують кольори, які сприятливо впливають на нервову систему і поліпшують освітлення -- слонової кістки, світло-жовтий, світло-голубий, світло-зелений, світло-бежевий.

Робоче місце менеджера може бути і у загальному приміщенні. При цьому його розташовують окремо від робочих місць підлеглих і воно повинно займати більшу площу, ніж їх робочі місця. У деяких випадках робоче місце можна розміщувати на підвищенні (платформі). Це забезпечує можливість спостереження за робочими місцями виконавців.

З метою часткової візуальної і звукової ізоляції робочого місця менеджера використовують стаціонарні і пересувні перегородки, збірно-розбірні екрани, шафи, боксові розділювальні перегородки, декоративні рослини тощо.

Основні правила раціональної організації робочого місця:

І. «Меблі -- візитна картка вашого офісу».

Сучасні естетично красиві та екологічно чисті меблі створять комфортні умови праці і уявлення про сприятливе фінансове становище підприємства. Найкраще обладнати офіс меблями недорогими, з ДСП, покритими спеціальним захисним пластиком. Не слід економити коштів на обладнання усіх приміщень офісними меблями, зокрема тих підрозділів, де співробітники працюють з клієнтами підприємства.

Ведучий маркетолог компанії «Меркс-Меблі» Євген Романенков відзначив: «Якщо раніше у більшості випадків наші керівники обставляли свої кабінети різними елементами звичайних оперативних меблів, то сьогодні кабінет все частіше розглядається як єдине ціле, а від купівлі дешевих меблів взагалі поступово відмовляються» [48].

Багато керівників не знають точно, який стиль кабінету обрати. На цей випадок дизайнери застосовують спеціальні психологічні тести, за результатами яких визначається найбільш придатний для даної особистості стиль інтер'єру.

Для консервативних людей підходить класичний стиль, якому властиві солідність, стриманість і одночасно простота. Він часто комбінується з іншими стилями, що створює цікаві варіанти.

Яскраву індивідуальність раціональної людини якомога краще підкреслить кабінет у стилі модерн. Меблі тут прості і без зайвих прикрас, обробка, як правило, світла, зате функціональності віддається перше місце.

Для цілеспрямованих, упевнених у собі осіб, не консервативних і з вишуканим смаком більш прийнятним є кабінет у стилі арт-деко. Для цього екзотичного поєднання модерну і технічної естетики 20-х років характерні закруглені кути, чіткі вертикальні лінії та увігнуті форми. При цьому зовнішня стриманість сполучається з вишуканою, витонченою обробкою. Ексклюзивні кабінети арт-деко виготовляються з екзотичних сортів дерева (клен, ясень, рожеве дерево) у сполученні з хромованими деталями. [10;с.176]

Досить популярні останнім часом кабінети в стилі техно їхня відмінна особливість -- клепані з'єднання і перфорація металевих поверхонь (ряди круглих або квадратних отворів і прорізів). В інтер'єрах техно виділяють несущі конструкції, копіюють машинну техніку, агрегатні вузли, турбіни, колісні механізми і т. п.

Відмова від непотрібного на користь самого необхідного --- девіз мінімалізму -- стиль радикалів. Зовнішні атрибути щоденного життя тут приховані. Палітра, як правило, нейтральна. Стиль характеризується відсутністю декору, пошуком ідеальних пропорцій, співвідношень кольору в основних формах. Меблі мінімалізму завжди створювалися з думкою про масового споживача, однак сьогодні вони перетворилися в щось ексклюзивне -- для процвітаючих людей, чиї компанії займають будинки зі скла і сталі .

2. «Комфорт робочого місця -- запорука високої працездатності співробітників».

Максимального комфорту і мінімального стомлення можна досягти в тому випадку, коци правильно підібрані за розміром стіл і стілець для співробітника. Нормальна висота робочої поверхні столу при роботі службовця залежно від його зросту складає 70-75 см, відповідно висота стільця знаходиться в діапазоні від 40 до 45 см. З огляду на різний ріст співробітників найкраще використовувати офісні крісла із сидіннями, що піднімаються.

3. «Порядок -- це місце для всього і де все на своєму місці». *

На робочому столі повинні знаходитись тільки ті предмети і засоби, що часто і постійно використовуються для вирішення задач управління. Наприкінці робочого дня стіл повинен бути абсолютно чистим в інтересах дотримання службової таємниці. Стіл менеджера чи фахівця, завалений документами, книгами і газетами, говорить про неохайну і неділову людину.

Усі документи (папки, папери) треба розташовувати таким чином, щоб вони мали постійне місце і їх можна було легко знайти. Папки з постійними документами повинні бути внесені в номенклатуру виробництва підприємства (підрозділу), зберігатися у визначеній шафі з вільним доступом співробітників. Папки, якими часто користуються протягом робочого дня, розташовуються в межах робочої зони співробітника (один-два кроки). Наприкінці робочого дня документи потрібно покласти у відповідні папки.

Усі технічні засоби для ручних і механізованих робіт (ручки, скріпки, олівці, ластики, швидкозшивачі, лінійки, ножиці та ін.) найкраще зберігати в спеціально пристосованому місці на столі -- органайзері. Це заощаджує багато часу порівняно з традиційним збереженням засобів праці в шухляді.

Офіс повинен бути в ідеальній чистоті і прибиратися двічі на день, якщо у відділі багато клієнтів, або один раз наприкінці робочого дня. Для підтримки порядку адміністрація повинна заборонити в Правилах внутрішнього трудового розпорядку паління в офісі, споживання їжі, розлиття спиртних напоїв на робочому місці і збереження продуктів харчування.

Правильна освітленість приміщень -- фактор створення комфортних умов, сприятливого клімату і здоров'я співробітників/Пряме світло без абажурів викликає подразнення очей, слабка освітленість веде до їх швидкого стомлення. Найкраще розташовувати столи таким чином, щоб нормальне денне світло падало ліворуч від робочого столу прямо на нього.

Вентиляція має важливе значення для збереження у співробітників гарного фізичного стану і зменшує небезпеку поширення інфекційних захворювань. Оптимальним варіантом є устаткування кожного приміщення кондиціонером або вентиляцією. За їх відсутності необхідно провітрювати приміщення кожні 2 години. [7;с.321].

4. «Пар кістки ломить!»

Дуже погано працювати в жаркому приміщенні і влітку, і взимку, тому що підвищується стомлюваність, знижується продуктивність праці, збільшується імовірність простудних захворювань. Крім того, відбувається перегрівання організму, що веде до збільшення захворюваності співробітників. Оптимальною є температура приміщення 18--22 °С. Залежно від звичок співробітників і пори року вона може підбиратися у зазначеному вище діапазоні.

5. «Гучність музики обернено пропорційна інтелекту».

Питання, що стосуються роботи під музику, повинні бути узгоджені в колективі і регламентовані. У будь-якому випадку гучна музика протягом усього робочого часу негативно впливає на психіку всіх працівників.

6. «Службовий телефон -- річ необхідна для роботи».

Однією з проблем у колективі є використання службового телефону для особистих бесід. Адміністрація підприємства повинна рекомендувати співробітникам нетривалі і нечасті особисті телефонні переговори, інакше телефон буде закритий для клієнтів і зовнішнього середовища.

1.2 Схеми розміщення робочих місць для персоналу

Важливим елементом організації праці на підприємстві є вдосконалення планування, організації і обслуговування робочих місць з метою створення на кожному з них необхідних умов для високопродуктивної праці.

Робоче місце -- це зона трудової діяльності робітника, або групи робітників, оснащена всім необхідним для успішного здійснення роботи. Водночас це первинна ланка виробничої структури підприємства, яка може функціонувати відносно самостійно.

Організація робочого місця -- це система заходів щодо його планування, оснащення засобами і предметами праці, розміщення в певному порядку, обслуговування й атестації.

Планування робочого місця передбачає раціональне розміщення у просторі матеріальних елементів виробництва, зокрема устаткування, технологічного та організаційного оснащення, а також робітника. Робоче місце має робочу, основну і допоміжну зони. В основній зоні, яка обмежена досяжністю рук людини в горизонтальній і вертикальній площинах, розміщуються засоби праці, що постійно використовуються в роботі. У допоміжній зоні розміщуються предмети, котрі застосовуються рідко.

Велике значення має раціональне технологічне й організаційне оснащення робочих місць, що передбачає забезпечення їх основним технологічним устаткуванням, технологічним і організаційним оснащенням (інструментом, пристроями, допоміжними матеріалами, запасними частинами та устаткуванням для їх зберігання і розміщення, а також засобами сигналізації, освітлювальною апаратурою, робочими меблями, тарою тощо). [4;с.423]

Оснащення робочих місць масових професій може здійснюватися за типовими проектами, в яких ураховані необхідні рекомендації щодо оснащення і планування робочих місць даного виду. Використання типових проектів сприяє впровадженню досягнень науки і передового досвіду в процесі організації робочих місць, знижує трудомісткість роботи, дозволяє підвищити рівень організації трудових процесів.

Робочі місця класифікують за такими параметрами, як професія та кількість виконавців, ступінь спеціалізації, рівень механізації, кількість устаткування, характер розміщення в просторі.

Залежно від кількості виконавців розрізняють індивідуальні та колективні робочі місця. Індивідуальне робоче місце призначене для роботи одного працівника протягом зміни. Колективне робоче місце призначене для здійснення процесу праці одночасно кількома робітниками (бригадою).

Залежно від кількості устаткування розрізняють одноверстатні та багатоверстатні робочі місця. Останні характеризуються тим, що робітник у певній послідовності здійснює виробничий процес на кількох одиницях технологічного устаткування.

За ступенем спеціалізації розрізняють універсальні та спеціалізовані робочі місця, а за ступенем механізації -- робочі місця з ручними, машинно-ручними, машинними, автоматизованими й апаратурними трудовими процесами.

Робочі місця за характером розміщення в просторі бувають стаціонарними (робоче місце токаря, коваля, вагранника) і рухомі (робоче місце водія, машиніста крана).

Велике значення в організації праці має обслуговування робочих місць, тобто забезпечення їх протягом робочої зміни сировиною, матеріалами, заготівками, транспортними засобами, послугами ремонтного характеру тощо. [9;с.287].

Обслуговування робочих місць здійснюється за такими функціями:

- енергетична -- забезпечення робочих місць електроенергією, стисненим повітрям, парою, водою, а також опалення виробничих приміщень;

- транспортно-складська -- доставка предметів праці до робочого місця, вивезення готової продукції і відходів виробництва, зберігання, облік і видача матеріалів, сировини та інших цінностей;

- підготовчо-технологічна -- розподіл робіт за робочими місцями; комплектування технічної документації; підготовка інструменту та допоміжних матеріалів; інструктаж виконавців щодо передових методів праці;

- інструментальна -- зберігання, застосування, комплектування і видача на робочі місця всіх видів інструменту, пристроїв, технологічного оснащення;

- налагоджувальна -- налагодження і регулювання технологічного устаткування;

- міжремонтна -- профілактичне обслуговування; * контрольна -- контроль якості сировини, напівфабрикатів і готових виробів;

- облікова -- облік бракованої продукції та аналіз причин браку, профілактичні заходи для підвищення якості продукції та ін.

Всі ці функції мають виконуватися безперебійно і в певних організаційних формах, таких як стандартне, планово-попереджувальне, чергове обслуговування робочих місць.

Для забезпечення збалансованості між кількістю робочих місць і наявними трудовими ресурсами, раціональнішого використання резервів виробничого потенціалу та підвищення продуктивності праці застосовують атестацію і паспортизацію робочих місць.

РОЗДІЛ 2. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

2.1 Базові принципи організації інформаційного забезпечення АРМ менеджера

Основною передумовою для організації системи об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту на об'єкті управління є функціонування системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології.

Через цю, фактичну, інформацію визначається ступінь виконання плану виробництва з виготовлення виробів за всіма параметрами і відповідність їх конструкторським і технологічним вимогам. Зауважимо, що елементи інформаційної системи -- інформаційні сукупності на підприємстві -- не лише взаємопов'язані й доповнюють один одного, а й багаторазово повторюються. Ця характерна особливість (повторення) вельми ефективно використовується при застосуванні ПЕОМ. Наприклад, якщо нормативно-планова і конструкторсько-технологічна (тобто умовно-постійна) інформація несе повідомлення, що, в якій (заданій) кількості, як, де, на чому, за допомогою чого, в яких умовах тощо треба робити, то фактична (облікова) інформація відповідає на запитання, хто зробив, а також, що, в якій (фактичній) кількості, як, де, на чому, за допомогою чого, в яких умовах тощо вже зроблено. Як бачимо, перша частина інформації -- умовно-постійна -- доповнюється другою частиною -- фактичною. При цьому в обох частинах є чимало спільного. Так, інформація, яка відповідає на запитання, що, як, де, на чому, за допомогою чого і в яких умовах, є в обох частинах, і лише інформація, яка відповідає на запитання хто зробив і в якій кількості, це нове доповнення (тобто змінна інформація). Якщо фактичний показник у якій кількості відповідатиме плановому чи нормативному, то він уже не буде новим доповненням.

Якщо збирання та обробка інформаційних сукупностей виконується вручну, то ці загальні умовно-постійні показники в процесі управлінських та інших операцій багаторазово переписуються фахівцями різних рівнів -- конструкторами й технологами, плановиками й бухгалтерами, економістами й нормувальниками.

У сучасних умовах, коли потрібно не лише збирати й обробляти інформацію, а й мати змогу забезпечувати нею менеджерів і фахівців різних рівнів, зазначена система дістала подальший розвиток і діє як система автоматизованого збирання та обробки інформації.

Щоб організувати систему автоматизованого збирання та обробки інформації, яка використовується для управління об'єктом, потрібно створити такі процеси, за яких вірогідна первинна інформація (яка характеризує виробничо-господарську та іншу діяльність) один раз у мінімальному складі в ритмі виробництва вимірювалася б і фіксувалась (а іноді й первинно оброблялася) й у такому самому ритмі (при потребі) передавалася каналами зв'язку до ПЕОМ користувачів і комплексно (системно, тобто всебічно за відповідними алгоритмами) оброблялася (разом з умовно-постійною) на ПЕОМ так, щоб одержана в максимумі результатна інформація була закінчена обробкою і повністю відповідала б усім вимогам управління об'єктом, у тому числі інформуванню менеджерів і фахівців різних рівнів, а також процесам конструкторської і технологічної підготовки виробництва, нормування й планування, обліку й контролю, складання установленої зведеної звітності й проведення комплексного економічного аналізу за різні періоди часу та по різних структурних ланках і об'єкту управління в цілому. В цьому й полягає її сутність. Така система збирання та обробки інформації може створюватися на різних рівнях, у масштабі різних організаційно-управлінських ланок -- цеху чи виробничої одиниці, підприємства чи виробничого об'єднання, галузі, регіону тощо. Зі збільшенням масштабності управлінської ланки значно зростають трудомісткість і складність організації системної обробки інформації. Тепер розглянемо зазначену сутність цієї системи в деталях. При створенні системи автоматизованого збирання та обробки інформації насамперед необхідно організувати комплекси АРМ, об'єднані, наприклад, локальною мережею, за допомогою яких збиралася б первинна інформація в місцях її масового виникнення в ритмі виробництва (тобто в час, близький до реального) при безпаперовій інформаційній технології. При цьому мають бути визначені єдині кроки для інформаційних сукупностей у плануванні та обліку виробничо-господарської й іншої діяльності. Це означає, що нормативно-планові показники мають бути розраховані з урахуванням почасового (тобто на годину робочого часу, зміну тощо) і пооб'єктного (тобто на робоче місце, бригаду, цех тощо) факторів, як це притаманно фактичним (обліковим) показникам. Проведені дослідження підтверджують, що комплекси АРМ на великих виробництвах, наприклад, об'єднаннях, за ресурсозабезпечувальною ознакою (матеріальні, трудові, фінансові ресурси, а також основні засоби, готова продукція і загальновиробнича діяльність), організувати доцільніше, ніж за іншими ознаками. Такий підхід до організації системи комплексів АРМ на об'єкті управління дасть змогу: забезпечувати взаємозв'язок і контроль процесів збирання й обробки інформації по горизонталі (між структурними підрозділами) на кожному рівні, за кожною предметною областю -- ресурсозабезпечувальною підсистемою; оперативно і всебічно забезпечувати по кожній підсистемі й на всіх рівнях (по вертикалі) вирішення функціональних питань управління (нормування і регламентація, планування, облік і контроль, зведена звітність, економічний аналіз і прийняття управлінських рішень) за всіма видами виробництва; оперативно здійснювати інформування менеджерів і фахівців різних рівнів вірогідною, повною й об'єктивно необхідною інформацією про стан ресурсів, особливо пріоритетних в управлінні виробництвом, а також про процеси й операції, що відбуваються на підприємстві і в його структурних ланках; вирішувати проблему своєчасного автоматизованого формування достовірних результатів (показників) виробничо-господарської та іншої діяльності підприємства в цілому, а також одержання зведених фінансових показників для формування установленої звітності за різні періоди часу. У практичному плані система комплексів АРМ на підприємстві може мати таку структуру, яка утворить технічну основу оперативного автоматизованого управління виробництвом на високому якісному рівні. Це: Комплекс АРМ з управління виробництвом, випуском і відвантаженням готової продукції включає такі основні АРМ: ланка низового рівня -- АРМ майстра виробничої дільниці (це АРМ і для збирання та обробки даних про виробіток робітників-відрядників), АРМ завідувача складу і (або) комірника; ланка середнього рівня -- АРМ бухгалтера, АРМ нормувальника, АРМ технолога, АРМ менеджера; ланка найвищого рівня -- АРМ старшого бухгалтера зі зведених показників, АРМ плановика, АРМ комерційного керівника, АРМ керівника. Комплекс АРМ з управління основними засобами включає такі основні АРМ: ланка низового рівня -- АРМ майстра з устаткування; ланка середнього рівня -- АРМ бухгалтера, АРМ технолога, АРМ менеджера, керівника; ланка найвищого рівня -- АРМ плановика, АРМ головного технолога, АРМ керівника. Комплекс АРМ з управління матеріальними ресурсами включає такі основні АРМ: ланка низового рівня -- АРМ завідувача складу і (або) комірника; ланка середнього рівня -- АРМ бухгалтера, АРМ економіста, АРМ нормувальника, АРМ менеджера, керівника; ланка найвищого рівня -- АРМ старшого бухгалтера зі зведених показників, АРМ плановика, АРМ керівника. Комплекс АРМ з управління трудовими ресурсами включає такі основні АРМ: ланка низового рівня -- АРМ майстра дільниці (це АРМ і для збирання та обробки даних про виробіток), АРМ табельника; ланка середнього рівня -- АРМ бухгалтера, АРМ нормувальника, АРМ кадровика, АРМ менеджера персоналу; ланка найвищого рівня -- АРМ старшого бухгалтера зі зведених показників, АРМ економіста, АРМ плановика, АРМ менеджера, керівника. Комплекс АРМ з управління фінансовими ресурсами включає такі основні АРМ: ланка низового рівня -- АРМ касира та банківських розрахунків; ланка середнього рівня -- АРМ бухгалтера, АРМ економіста, АРМ плановика, АРМ менеджера, керівника; ланка найвищого рівня -- АРМ старшого бухгалтера зі зведених показників, АРМ старшого плановика, АРМ старшого економіста, АРМ керівника. Слід зауважити, що назви зазначених вище АРМ користувачів мають насамперед функціональну (за ресурсною ознакою), а не посадову, спрямованість, оскільки на об'єктах управління одні й ті самі посади користувачів, особливо в умовах ринкової економіки, мають різні назви. Крім зазначених комплексів АРМ, є й такі ПЕОМ, що використовуються по підприємству в цілому: як централізовані (сервер), для розміщення розподіленої бази (баз) даних, бібліотеки описаних форм первинних (вхідних) і вихідних документів, текстів-заготовок, регламентуючої та іншої інформації; для формування зведених показників по підприємству в цілому; як централізовані (сервер), для зв'язку з зовнішніми об'єктами управління, що пов'язані з даним підприємством і розташовані в зовнішньому середовищі; для головного керівництва підприємства; для архіву, служби маркетингу, інших потреб. Коли створюють систему комплексів АРМ різних рівнів, то слід мати на увазі, що кількість ПЕОМ на тій чи тій ланці (робочому місці) цілковито залежить від обсягів інформації, що збирається на цьому АРМ, строків її обробки та періодичності видачі її користувачам. Тому допускається, щоб одна ПЕОМ використовувалася кількома користувачами. Режим праці зазначених АРМ не однаковий. Якщо АРМ ланки низового рівня звичайно працюють у ритмі виробництва, тобто тоді, коли виконуються виробничо-господарські чи інші масові операції та інформація про них фіксується в ПЕОМ, то АРМ ланок старших рівнів або ті, що виконують поодинокі операції, працюють у більш «вільному» або «поблажливому» режимі. Інформаційне забезпечення системи комплексів АРМ передбачає організацію такої інформаційної бази, яка б регламентувала інформаційні зв'язки, забезпечувала необхідними даними всі АРМ тощо. Централізована ПЕОМ (сервер) містить у собі розподілену базу даних і забезпечує підтримку й роздрібнення її на підбази, що розміщуються на окремих АРМ; простоту доступу до будь-якої підбази з урахуванням санкціонованого доступу; високу продуктивність маніпулюванням даними і т. ін. Структура ж інформаційної бази має бути такою, яка б забезпечувала мінімальну надмірність даних, зручність організації архіву тощо. Зазначені комплекси АРМ забезпечують безперервність і всеосяжність інформаційного циклу (служба маркетингу -- конструкторська розробка -- технологічна підготовка -- планування -- виробництво -- облік -- відвантаження виробів -- розрахунки з покупцями -- складання зведеної звітності -- аналіз -- управління виробництвом), які повністю відображаються в інформаційній системі та в її базі (базах) даних. Структурно система комплексів АРМ об'єднується переважно локальною мережею, в якій мікро-ЕОМ, ПЕОМ, термінали та інша інформаційна техніка взаємозв'язані за допомогою каналів як поміж собою, так і з однією чи кількома середніми чи великими (центральними) ЕОМ. У системі комплексів АРМ підприємства, в яку ПЕОМ об'єднані локальною мережею, принципово по-іншому організуються інформаційні потоки між користувачами або процесами. Наприклад, фактична інформація про рух матеріальних цінностей на складі формується на АРМ завідувача складу (ланка низового рівня). Потім вона автоматично, відповідно до регламентуючої інформації менеджерів і фахівців різних рівнів, передається на ПЕОМ -- АРМ відповідних користувачів. Так, дані про надходження матеріальних цінностей на склад, сформовані на АРМ завідувача складу, передаються в ритмі виробництва: на АРМ бухгалтера матеріальних цінностей (ланка середнього рівня) для контролю за точністю і правильністю оприбуткування цих матеріалів на складі, а також для формування даних про заготівлю матеріальних цінностей (у тому числі виявлення різниці в цінах постачальників і підприємства), розрахунків з постачальниками тощо; на АРМ економіста відділу матеріально-технічного забезпечення (ланка середнього рівня) для контролю за виконанням договірних поставок постачальниками та інших операцій (контроль забезпечення запасів на складі тощо); на АРМ керівника відділу матеріально-технічного забезпечення (ланка середнього рівня), а в ряді випадків і на АРМ заступника першого керівника (ланка вищого рівня), який відповідає за забезпечення цим ресурсом виробництва в цілому, а також для вироблення і прийняття рішень, особливо за дефіцитною номенклатурою матеріальних цінностей; на АРМ старшого бухгалтера (ланка вищого рівня) для зведення даних про матеріальні цінності в різних аспектах по підприємству в цілому. Отже, застосування технічних засобів для автоматизованого виконання зазначених операцій відчутно знижує трудомісткість збору та обробки фактичної (первинної) інформації, значно зменшує кількість помилок, вивільняє багато часу в керівників і фахівців для виконання інших, творчих обов'язків. Більше того, на об'єкті управління створюються реальніші умови для всебічного одноразового збору та багаторазової обробки інформації на різних дільницях, починаючи з тієї, де інформація виникає вперше, тобто з конструкторської підготовки виробництва. Конструкторська (склад виробу) інформація, зафіксована на машинному носії, на різних етапах управлінсько-виробничих процесів автоматизовано доповнюється технологічною, а далі нормативною, плановою і, нарешті, фактичною інформацією. Усе це свідчить про те, що перехід від механізації чи автоматизації на окремих ділянках обліку й планування до системного автоматизованого збору й обробки інформації по підприємству в цілому є не лише об'єктивною необхідністю, а й реальністю. Завдяки вдосконаленню технічних засобів і методів збирання та обробки інформації виникла реальна можливість збирати масову первинну інформацію в ритмі виробництва, тобто за час, близький до реального, перейти від розв'язування окремих обліково-планових і нормативних задач до системного виконання завдань управління підприємством у цілому. Цьому сприяє і впровадження безпаперової інформаційної технології. Крім того, функціонування цієї системи сприяє розробці вдосконалених форм і методів управління підприємством і ефективнішому його використанню для виробничих цілей, а також створює умови для піднесення культури управління, скорочує терміни вироблення та прийняття управлінських рішень, поліпшує їх якість тощо У міжнародній практиці терміни «система автоматизованого збирання і обробки інформації за новою інформаційною технологією» і «система об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту» разом з механізмом об'єктивного інформування менеджерів (керівників) і фахівців різних рівнів у ряді випадків відповідає терміну «система обробки даних» (data -- processing system) або терміну «управлінська інформаційна система» (management information system), яка вважається формальною системою, що забезпечує керівників інформацією, необхідною для прийняття управлінських рішень. Тож, використовуючи комплекси АРМ і їх мережі при застосуванні безпаперової інформаційної технології, можна організувати не тільки систему автоматизованого збирання та обробки інформації, а й систему об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту як на об'єкті управління в цілому, так і на його структурних ланках.

2.2 Сучасні програмні продукти: призначення, структура та особливості використання. Локальна система «БЕСТ»

Система БЕСТ відноситься до класу мережевих комплексних програм автоматизації бухгалтерського і оперативного обліку на підприємстві. В рамках оперативного обліку програма забезпечує повну підтримку циклу отримання доходу, починаючи від оформлення замовлення і виписки рахунку на оплату, до зведення розрахунків по оплаті і відвантаження продукції.

По організаційно-методичних принципах побудови система БЕСТ може застосовуватися: на торгових підприємствах (оптова і роздрібна торгівля), на промислових підприємствах, на підприємствах сфери послуг, в бюджетних організаціях, автоматизації бухгалтерій страхових фірм. При цьому, в програмі підтримується виробничий план-рахунок, план рахунків бюджетних організацій і план рахунків страхових фірм. Програма веде суцільний облік, безперервний облік, взаємозв'язаний облік. Програма побудована на введенні первинних документів, їх зберіганні і подальшій трансформації в терміни бухгалтерського обліку.

Програма веде облік в різних грошових і натуральних вимірниках. Як грошові вимірники виступають основна (національна) валюта і довільний набір іноземних валют. Кількісні вимірники використовуються в прикладних підсистемах комплексу для аналітичного обліку об'єктів. Набор цих вимірників не обмежений і залежить тільки від самого об'єкту обліку. Інтегрована система БЕСТ виконана у вигляді набору взаємозв'язаних модулів, кожен з яких може функціонувати як незалежно, так і у складі комплексу. [6;с.384].

При цьому необхідно мати на увазі, що за всіх умов необхідна наявність модулів налаштування і ведення головної книги, оскільки тільки в них здійснюється прив'язка продукту до даного користувача і настроюються основні набори даних. Сфера застосування системи визначається її технічними можливостями і організаційно-методичними принципами побудови.

По технічних характеристиках система БЕСТ може використовуватися на малих і середніх підприємствах з числом щомісячних операцій в декілька десятків тисяч проводок. При цьому можливі три конфігурації постачання: Локальний варіант програми для експлуатації на одному комп'ютері. В цьому випадку ніяких заборон на число операцій не немає, оскільки все визначається можливістю введення даних з одного комп'ютера. Зазвичай локальний варіант постачання відповідає підприємствам з числом проводок від декількох десятків до перших сотень операцій в місяць. Мережевий варіант для мереж з виділеним сервером. Програма функціонує на декількох комп'ютерах з розділенням функцій між ними. Постачання застосовується на підприємствах з середньою інтенсивністю введення даних і числом користувачів в мережі від 2-3 до 20-30 робочих місць.

3.3 Підвищення ефективності процесів обробки інформації за умови впровадження АРМ

Останнім часом появилася тенденція до створення універсальних автоматизованих робочого місця, які обслуговують декілька предметних ділянок. Пошук раціональних шляхів проектування ведеться по таких напрямках: розробка типових проектних рішень, що зафіксовано в пакетах прикладних програм, рішення економічних задач з наступною прив'язкою до конкретних умов впровадження та функціонування, розробка автоматизованих систем управління.

Тільки нові технічні та технологічні рішення дозволяють здійснити новий підхід до організації управлінської діяльності економічного об'єкта, як праці інженера, що отримало назву “реінжинірінг”. Цей термін був введений М.Хаммером. “Реінжинірінг” передбачає радикальне перепроектування ділових процесів (бізнес-процесів) для досягнення різкого, стрибкоподібного покращання показників вартості, якості, сервісу, темпів розвитку на основі впровадження нових інформаційних технологій. Він спрямований на перебудову економічної діяльності економічного об'єкта на базі нової інформаційної технології. Реінжинірінгу насамперед підлягають вже існуючі інформаційні технології.

Ключем до вирішення проблеми підвищення рівня ефективності діяльності персоналу будь-якого офісу вважається впровадження електронного (автоматизованого) офісу. Мова йде про комплексне використання:

сучасних технічних та програмних засобів для автоматизації процедур і функцій управління (обробка текстів, їх редагування, збереження та пошук, передача інформації по каналах зв'язку всередині офісу та за його межі, інформаційне обслуговування персоналу офісу, деякі аспекти підготовки і прийняття рішення і т.д.);

засобів програмної підтримки;

підходів до проектування приміщень;

охорони праці персоналу.

Для кожного співробітника офісу (або групи співробітників) розробляється і оснащується автоматизоване робоче місце, професійно орієнтоване на виконання конкретних функцій управління. Така орієнтація здійснюється шляхом підбору та встановлення відповідного програмного забезпечення. До складу типового автоматизованого місця входить персональний комп'ютер та необхідні додаткові вбудовані пристрої, які розширюють його функціональні можливості, і периферійне обладнання (принтер, сканер, графопобудовувач). Крім того кожне робоче місце забезпечується потрібною організаційною технікою у відповідності до функціональних завдань.

Сфера інтелектуальної праці в офісах на 80% складається з трьох видів професійно-фундаментальної діяльності: маркетинг і торгівля, проектування і аналіз, управління операціями; на останні 20% припадають на такі сфери, як постачання, кадри, фінанси і право, які природно мають різну атрибутику. Потенційний економічний ефект для сфери маркетингу та торгівлі пов'язується не тільки із зниженням витрат і покращенням координації діяльності, але і зі збільшенням прибутковості та конкурентоспроможності організації і кращим задоволенням запитів споживачів. Крім того, маркетинг та торгівля залишаються джерелами інформації, яка життєво необхідна для кожної організації, так, як діяльність практично всіх складових відділів залежить від якості інформації про стан на ринку та її використання. Проте досягнення успіху в діяльності організацій шляхом забезпечення працівників офісним обладнанням визначається не тільки правильним вибором конкретної сфери її використання - в більшості цей успіх залежить від відношення користувачів.

РОЗДІЛ 3. ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОЧОГО МІСЦЯ МЕНЕДЖЕРА

3.1 Планування робочого місця менеджера

Планування робочого місця менеджера передбачає раціональне відповідно до функціональних, гігієнічних, психофізіологічних і естетичних вимог розміщення в кабінеті або іншому службовому приміщенні меблів, обладнання і технічних засобів.

Крім того, воно повинно виключати витрати часу, пов'язані з недоцільним переміщенням, забезпечувати умови для раціонального виконання менеджером своїх функцій і економне використання площі службового приміщення.

Робоче місце керівника складається з трьох функціональних зон:

- робочої зони;

- зони нарад;

- зони відпочинку;

Відповідно до цього є доцільним зональне (блочне) розміщення основних елементів обладнання робочого місця.

До набору меблів для робочої зони, як правило, входить двотумбовий стіл, стіл-приставка, підйомно-поворотне крісло, бокс для документів, шафа для книг або кабінетна стінка. В робочій зоні можуть бути інші меблі і технічні засоби, які використовує менеджер у процесі роботи.

При плануванні робочої зони менеджера можна використати такі рекомендації:

- письмовий стіл слід розташовувати перпендикулярно до вікна;

- вхідні двері повинні бути в полі зору менеджера;

- бажано , щоб вікно було зліва;

- письмовий стіл і крісла повинні бути віддалені від джерела тепла;

- меблі, як правило, за спиною керівника не розміщують, але винятком можуть бути екран, демонстраційна дошка та ін.;

- якщо в одному кабінеті два робочих місця, то прохід між ними повинен бути не менше 100 - 120см;

- якщо відчинені одна шафа, тумба, бокс чи ящик стола, вони не повинні перешкоджати доступу до інших шаф, боксів;

- робоче крісло, письмовий стіл і стіл-приставку слід розмістити так, щоб не встаючи можна було дістати якомога більше предметів.

У зоні нарад розміщують стіл для нарад із стільцями (кріслами) і крісло для головуючого. Залежно від площі кабінету і чисельності працівників, які звичайно беруть участь у нарадах, ця зона може бути організована самостійно або суміщена з основною робочою зоною. В останньому випадку стіл для нарад розміщують перпендикулярно до письмового столу керівника. Кількість крісел за таким столом не повинна перевищувати 4-5 з кожного боку. [12;с.435].

Зону відпочинку обладнують журнальним столиком, кріслами для відпочинку, джерелами локального освітлення, телевізором, її розташовують, як правило, в тій частині кабінету, яка протилежна робочій зоні.

Планування і естетичне оформлення кабінету здійснюється відповідно до вимог естетичної єдності обладнання, колірного оформлення і відповідного реквізиту. Оформлення повинно відповідати смаку володаря кабінету. В кабінеті можуть бути портрети, картини, скульптури, альбоми, призи, одержані підприємством на престижних виставках, стилізовані чи натуральні зразки продукції, макети найновіших технічних пристроїв, які виробляє підприємство, карти і схеми міжнародних зв'язків підприємства, художньо виконані діаграми тощо. Номенклатуру, чисельність і розміщення предметів естетизації середовища встановлюють відповідно до інтер'єру кабінету при консультації дизайнера.

У кабінеті керівника можуть бути квіти і декоративні рослини. З них можна створити композиції, декоративні ансамблі.

При розміщенні предметів і засобів праці безпосередньо на письмовому столі або тумбі доцільно враховувати такі рекомендації:

- не тримати на столі нічого зайвого (кожен предмет на столі, навіть чистий аркуш паперу, постійно відвертає увагу), а тільки все необхідне;

- все, що беруть правою рукою розміщують справа, інше - зліва, таким же повинно бути розташування предметів у ящиках письмового столу

- кожен предмет повинен мати своє місце і це розміщення повинно бути постійним

- письмовий стіл слід використовувати лише для поточної роботи, а не для складування книг, документів та ін.

- засоби зв'язку (телефони, переговорні пристрої) розташовують зліва від керівника, що дає змогу залишити праву руку вільною для роботи.

- Канцелярські прилади слід зберігати в спеціальних лотках з розділювачами.

У кабінеті менеджера може бути кілька столів. Письмовий стіл - основний елемент робочого місця. Використовується двотумбовий стіл. Робоча поверхня стола повинна бути досить великою, що створює додаткові зручності для розміщення великоформатних матеріалів. Оптимальна висота робочої поверхні стола залежить від росту людини і становить: при рості до 160 см - 70 см., від 161 до 170 см- 72 см., від 171 до 180 см - 75 см більш ніж 180 см - 78 см.

Приставні столи бувають двох типів. Перший тип - одно- або двох- тумбовий стіл - призначений для розміщення засобів оргтехніки та особистих речей (у ящиках). Його розташовують перпендикулярно до письмового столу, зліва від крісла керівника у вигляді букви „Т”. Другий тип - безтумбовий стіл, за яким розміщуються відвідувачі. Його розташовують перпендикулярно до центральної частини письмового столу.

Стіл для засідань не примикає до письмового столу, його розміри визначаються максимальною кількістю запрошених на засідання робітників.

Шафи полиці та бокси - невід'ємна приналежність кабінету. Шафи можуть бути книжковими, для верхнього одягу. Якщо в кабінеті є сейф, доцільно, щоб він був прихований якоюсь перегородкою чи знаходився поза полем зору відвідувачів.

Якщо в цьому є потреба, у кабінеті встановлюють кондиціонер, вентилятор, озонатор, сонцезахисні жалюзі, калорифер.

3.2 Використання технічних засобів управління в роботі менеджера

Робоче місце менеджера обладнують технічними засобами відповідно до видів робіт, які виконує менеджер. На робочому місці менеджера повинні бути: засоби для складання і копіювання текстових документів, виконання креслярських робіт, зберігання і пошуку документів, обробки документів, адміністративного зв'язку і сигналізації, відображення аудіо та візуальної інформації, засоби обчислювальної техніки.

Засоби для складання і копіювання текстових документів: ПЕОМ, диктофони.

Диктофони це прилади для магнітофонного записування усної мови і її відтворення з метою подальшої обробки. Диктофон має ряд важливих переваг - портативність, швидкий пошук на плівці необхідного запису, дистанційне управління, можливість зменшувати швидкість відтворення мови порівняно з швидкістю, з якою був зроблений запис.

Засоби для використання креслярських робіт. У кабінетах деяких керівників (головних інженерів, конструкторів та ін.) використовується прилади для креслення, верстати, інструменти і пристрої.

Засоби зберігання і пошуку документів. До них належать обладнання для картотек і засоби для зберігання документів.

До засобів зберігання документів належать бокси для документів, обладнання для підвісного зберігання їх, папки-реєстратори тощо.

Засоби обробки документів. Ці засоби призначені, в основному, для виконання технічних операцій з обробки документів. На робочому місці керівника можуть бути корисними пристрої для скріплення і клеєння.

Засоби адміністративного зв'язку і сигналізації. Найважливіший елемент обладнання робочого місця менеджера - комплекс технічних пристроїв, які забезпечують зв'язок менеджера з абонентом як у межах підприємства, так і поза ним. До таких пристроїв належать акустичні і візуальні засоби пошукової сигналізації і виклику, а також телефонна апаратура.

ВИСНОВКИ