Профессиональная и социально-психологическая адаптация кадров в организации на примере ГУЗ ОСПК ИД "Алтапресс"

Состав и структура персонала ГУЗ ОСПК представлены в табл. 2.3.1. и табл. 2.3.2.

Табл. 2.3.1 Состав работников по категориям

Табл. 2.3.2. Состав работников по возрасту

Почти 40% приходится на работников в возрасте 50-60 лет и 25,5% - 40-50 лет, перспективные работники составляют всего лишь 9,8 %. Слишком много работников старше 60 лет. Персонал «стареет».

По сравнению с предыдущим годом численность персонала в 2009 году изменилась незначительно (были приняты 1 техник и 2 врача-лаборанта, 1 технолог ушел по собственному желанию). Увольнения работников за нарушение трудовой дисциплины в организации и потерь ведущих специалистов не было.

Качественный состав сотрудников представлен в табл. 2.3.3.

Табл. 2.3.3 Состав работников по уровню образования

Итак, 51,2% сотрудников имеют высшее образование, 34,4% - среднее профессиональное, 13,8% - начальное профессиональное, 0,6% - общее среднее (полное) образование. Высшее руководство (главный врач, заместитель главного врача и заведующая организационно-методическим отделом), начальники отделов и все специалисты имеют высшее образование и стаж работы в данной области.

2.4 SWOT-анализ

Для того чтобы получить ясную оценку сил предприятия и ситуации на рынке, проводится анализ сильных и слабых сторон организации (внутренней среды), а также возможностей и угроз, исходящих из ее ближайшего окружения (внешней среды) - SWOT-анализ.

SWOT-анализ - это одна из важнейших диагностических процедур, используемых многими фирмами мира, которую можно и нужно рассматривать как важную для любой организации бизнес-технологию, технологию оценки исходного состояния, незадействованных ресурсов и угроз деятельности предприятия.

Методика SWOT-анализа - исключительно эффективный, доступный, дешевый способ оценки состояния проблемной и управленческой ситуации в организации.

Применение SWOT-анализа позволяет систематизировать всю имеющуюся информацию и, исходя из нее, принимать взвешенные решения, касающиеся развития организации.

После проведения SWOT-анализа руководитель будет более четко представлять себе преимущества и недостатки своего предприятия, а также ситуацию на рынке. Это позволит ему выбрать оптимальный путь развития, избежать опасностей и максимально эффективно использовать имеющиеся в его распоряжении ресурсы, попутно пользуясь предоставленными рынком возможностями.

Сильные стороны предприятия -- то, в чем оно преуспело или какая-то особенность, предоставляющая дополнительные возможности.

Слабые стороны предприятия -- это отсутствие чего-то важного для функционирования предприятия или то, что предприятию пока не удается по сравнению с другими компаниями и ставит его в неблагоприятное положение.

Рыночные возможности -- это благоприятные обстоятельства, которые предприятие может использовать для получения преимущества. Следует отметить, что возможностями с точки зрения SWOT-анализа являются не все возможности, которые существуют на рынке, а только те, которые может использовать предприятие.

Рыночные угрозы -- события, наступление которых может оказать неблагоприятное воздействие на предприятие.

SWOT-анализ ГУЗ ОСПК представлен в Приложении Б.

2.5 Сравнительный анализ системы адаптации персонала на ГУЗ ОСПК и в ИД «Алтапресс»

Краткая характеристика издательского дома «Алтапресс»

Издательский дом "Алтапресс" существует с 1990 года. Основные направления деятельности: СМИ и полиграфия. В настоящее время "Алтапресс" выпускает семь газет и два журнала. В структуре компании находится три издательских группы и типография, а также службы обеспечения. Флагманом "Алтапресса" является газета общего содержания "Свободный курс".

Миссия компании: Удовлетворение потребностей общества в получении объективной информации через создание независимых СМИ для достижения достойного уровня жизни и самореализации.

Основные ценности:

- устойчивое развитие;

- безупречная репутация;

- высокий профессионализм;

- командный дух;

- забота о персонале;

- демократия и стабильность в России.

Служба персонала существует в компании с октября 2002 года.

Программа адаптации новых сотрудников действует с 1 апреля 2003 года.

В своей ежедневной работе организация столкнулась с тем, что люди, а точнее новые сотрудники, при слове адаптация как-то нервно поеживаются. Не все конечно. Некоторые молодые специалисты понимающе кивают, начинают задавать уточняющие вопросы.

Еще до появления в структуре «Алтапресса» службы персонала действовало Положение об адаптации, обязывающее руководителей всех уровней адаптировать новых сотрудников, а также были прописаны основные крупные шаги программы. Однако системно и результативно программа работать не начала.

Были сделаны следующие выводы:

- шаги, прописанные в программе, были слишком общими: руководителям необходимо было самим их детализировать, выдумывать, формулировать, что при дефиците времени часто не выполнялось;

- не было активного и системного внедрения программы адаптации;

- не было контроля за реализацией программы.

После того, как программа была разработана, началось ее внедрение. В начале, естественно, возник формализованный план, рожденный из многочисленных вопросов: Как все учесть? Как доходчиво и полно объяснить? Как заинтересовать? Как сделать, чтобы заработало? Было принято три решения:

Подготовить полный пакет документов для руководителей высшего и среднего звена, в который входят:

- краткая характеристика программы;

- поэтапное описание программы;

- бланк адаптации (Приложение В).

Следует выдать пакет документов руководителям всех уровней для ознакомления за несколько дней до проведения учебы по программе.

Разработать план учебы для менеджеров (Приложение Г).

Одним из ключевых моментов данного этапа стало создание электронной презентации по программе адаптации.

Выработать процедуры контроля реализации программы.

Функция контроля за реализацией программы была возложена на менеджера по персоналу. Все эти этапы были успешно воплощены в жизнь. Интересные результаты дало обсуждение плюсов и минусов программы в рамках учебы для менеджеров (Приложение Д).

Выработанные позиции помогли наглядно увидеть перевес преимуществ реализации программы и создать конструктивный, рабочий настрой.

В ходе реализации программы организация столкнулась с рядом сложностей. Уже в самом начале было замечено прохладное отношение редакторов к адаптации своих подчиненных - журналистов. «Да зачем? Они же бывшие внештатники - уже все знают» - говорили редакторы. Еще один аргумент: «Невозможно прописать требования к творческой профессии». Поэтому в течение некоторого времени адаптация новых журналистов ограничивалась «Курсом ориентации» (информирование о компании).

В сложившейся ситуации службе персонала не хватало обратной связи, не было возможности отслеживать, что происходит внутри. Чтобы не вызвать отторжения программы (что могло бы произойти в случае прямой обязаловки) было решено использовать стратегию постепенного внедрения. Первый ее этап - введение промежуточных отчетов руководителей. Этот шаг позволил косвенно отслеживать прохождение сотрудником испытательного срока.

Сделать следующий шаг помогло то, что в последнее время компания ведет целенаправленный поиск и отбор пишущих специалистов (журналистов, копирайтеров), причем часто без журналистского образования. С этими людьми реализация программы адаптации стала жизненно необходимой. Требования к должностям были прописаны, программа проведена полностью. Несколько таких прецедентов помогли найти подходы к редакциям и постепенно включить их в процесс системной и ответственной работы с новичками.

Программа постепенно начала приносить результаты:

1. Руководители и наставники, ощущая на себе ответственность за результат адаптации новичка, стали более внимательно подходить к их введению в должность.

2. Началась работа по созданию «правильных» должностных инструкций.

3. Сложилась особая система контроля за работой не только новых сотрудников, но и наставников, а также всех тех, с кем приходится взаимодействовать новичку в процессе работы.

4. Работа по программе адаптации дает информацию для оценки самих менеджеров.

5. Своевременно происходит освобождение от «ненужных людей».

6. Качественное и всестороннее подведение итогов (особенно при успешном прохождении испытательного срока) повышает мотивацию сотрудника к работе [10].

Система адаптации персонала на ГУЗ ОСПК

Адаптации персонала на ГУЗ ОСПК игнорируется, в результате чего на сегодняшний день в организации остро стоит проблема текучести кадров. В последние годы работники уходят в другие организации. В связи с этим коммерческие и производственные отделы испытывают трудности. Анализ документов уволившихся специалистов показал, что в 2010 году 98% сотрудников уволились по собственному желанию, а 2 % уволились в связи с переездом в другой город.

Вследствие поиска и подбора новых сотрудников, их вхождения в организацию проходит время, в течение которого организация несет убытки. В этой ситуации особенно остро стоит вопрос не только подбора сотрудников, но и их удержания.

Высокий уровень текучести кадров (105 специалистов за 2010г), указывает на серьезные недостатки в управлении персоналом.

Анализ уволившихся сотрудников в период адаптации за 2010 г. показал, что 38 % людей, уволившихся в первые пол года работы, принимают решение об уходе из компании в первые 3 недели. Причиной этому послужили следующие факторы:

- отсутствие полной информации о технологии работы;

- отсутствие навыков взаимодействия с другими сотрудниками при решении возникающих проблем;

- неосведомленнность о системе поощрений и льгот;

- сложности при вхождении в коллектив.

Выводы:

В результате анализа системы адаптации в двух организациях (издательский дом «Алтапресс» и ГУЗ ОСПК) было выявлено, что в первой организации существует система адаптации персонала: разработанная программа адаптации персонала, ее поэтапное описание, специальные бланки адаптации, процедуры контроля за осуществлением программы, итоговая проверка новичков и контроль за деятельностью наставников.

Во второй организации система адаптации персонала отсутствует.

2.6 Рекомендации по совершенствованию системы адаптации

Поскольку программа адаптации персонала в издательском доме «Алтапресс» разработана недавно, она требует некоторой доработки:

Проведение бесед с сотрудниками, принятыми на работу до полугода назад; беседа с увольняющимися сотрудниками, отработавшими менее года; интервью с руководителями, в чьих подразделениях происходит наибольший набор персонала;

Создание специальной рабочей группы, в которую войдут представители как службу персонала и основных подразделений компании, так и отделов с максимальным уровнем текучести кадров, т.е. сталкивающиеся с наибольшим количеством новичков;

Для лучшего получения обратной связи от сотрудников создание в Интранете раздела, посвященного адаптации новичков.

На ГУЗ ОСПК необходимо создание системы адаптации с нуля:

Разработка Положения об адаптации и введение его в действие приказом первого лица компании.

Создание рабочей группы, на которую будут возложены функции по адаптации новых сотрудников. Идеально, если рабочая группа будет представлена тремя сторонами: наставником, непосредственным руководителем и службой персонала.

Подготовка документации, регулирующей процесс адаптации: Положение об адаптации нового сотрудника; Положение о прохождении испытательного срока; Положение о наставничестве. При определении будущих процедур по адаптации необходимо следовать следующим требованиям: а) тщательное планирование; б) логичность содержания; в) четкое определении ролей участников процесса.

Создание рабочей группой Матрицы адаптации, которая поможет унифицировать подходы к адаптации новых сотрудников, и при этом будет учитывать специфику существующих профессии и подразделений.

Разработка мероприятий по оценке эффективности процесса адаптации.

Заключение