Формирование дел как технологическая процедура в структуре документооборота

В процессе работы с номенклатурой дел в течение делопроизводственного года в нее могут вноситься отметки о заведении дел, уточнения в заголовки; может возникнуть необходимость формирования новых дел, если появились новые направления деятельности организации, и соответственно внесения их в номенклатуру дел и т.п. Все замечания вносятся в рабочий экземпляр службы ДОУ. В конце года делопроизводственные работники заполняют итоговую запись к номенклатуре дел структурного подразделения и передают эти сведения в службу ДОУ, которая в свою очередь обобщает данные структурных подразделений, добавляет данные, полученные в самой службе ДОУ, а затем передает итоговые сведения по организации в ведомственный архив.

Данные сведения необходимы ведомственному архиву для подготовки места для приема и размещения дел постоянного и временного хранения, использования этих сведений при подготовке учетных сведений по ведомственному архиву, контроля за передачей документов через 1-2 года из структурных подразделений в ведомственный архив и др.

Номенклатура дел организации является важнейшим учетным документом в делопроизводстве, определяющим основные принципы группировки и систематизации дел организации в текущем делопроизводстве, и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в ведомственном архиве. В том случае, если ведомственный архив принимает на хранение дела временного срока хранения (до 10 лет), номенклатура дел в этом архиве также используется для учета дел данной категории [16].

2. Технология формирования дел в ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в омской области в Тарском районе»

2.1 Анализ системы формирования дел в ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе»

«Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе» (далее «ЦГиЭ в Тарском районе») является филиалом некоммерческой организацией федеральным государственным учреждением здравоохранения Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.

Центр входит в единую федеральную централизованную систему органов и учреждений, осуществляющих государственный санитарно-эпидемиологический надзор.

Структура, задачи, функции, порядок деятельности «ЦГиЭ в Тарском районе» утверждаются Федеральной службой.

Структура «ЦГиЭ в Тарском районе» иерархическая.

Полное наименование:

· филиал федерального государственного учреждения здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе».

Сокращенное наименование:

· Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе.

Центр создан на основании распоряжения Правительства Российской Федерации от 13 января 2005 года №23-р. как филиал областного «Центра гигиены и эпидемиологии в Омской области»

При осуществлении своей деятельности «ЦГиЭ в Тарском районе» руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, актами Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, актами Федеральной службы, а также Уставом учреждения.

Задачами «ЦГиЭ в Тарском районе» является профессиональное и иное обеспечение деятельности Территориального управления в пределах прав и полномочий, определенных Уставом.

Для решения предусмотренных Уставом задач «ЦГиЭ в Тарском районе» осуществляет следующие полномочия:

· обеспечивает деятельность Управления по осуществлению надзора и контроля при проведении проверок соблюдения и выполнения юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и гражданами требований законодательства Российской Федерации в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения и в сфере защиты прав потребителей, правил продажи отдельных видов товаров, выполнения работ и оказания услуг;

· выполняет определяемый Управлением перечень и объем мероприятий и работ по обеспечению государственного санитарно-эпидемиологического надзора, контроля в сфере защиты прав потребителей и соблюдения правил продажи отдельных видов товаров, выполнения работ, оказания услуг;

· проводит на основании решения Управления необходимые для осуществления надзора и контроля исследования, испытания, измерения, экспертизы и иные виды оценок.

Центр имеет право осуществлять по договорам возмездного характера с гражданами, индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами определенные приносящие доход виды деятельности, не запрещенные законодательством Российской Федерации.

Филиал ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе»:

I. Оказывает консультативные услуги по вопросам:

· санитарно-эпидемиологического благополучия населения;

· организации проведения санитарно-эпидемиологических экспертиз;

· защиты прав потребителей;

· соблюдения правил продажи отдельных видов товаров, выполнения работ, оказания услуг;

II Проводит:

· лабораторные и инструментальные исследования, измерения, токсикологические, гигиенические и иные виды оценок;

· санитарно-эпидемиологические экспертизы, обследования, исследования, испытания, а также токсикологические, гигиенические и иных видов оценок с выдачей по их результатам экспертных заключений;

III Осуществляет:

· гигиеническое воспитание населения, обучение и аттестацию с гигиенической подготовкой работников организаций и индивидуальных предпринимателей в соответствии с законодательством Российской Федерации;

· оформление, выдачу и учет личных медицинских книжек работникам отдельных профессий, производств и организаций, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения;

· оформление, выдачу и учет санитарных паспортов на транспортные средства, специально предназначенные или специально оборудованные для перевозок пищевых продуктов, медицинских иммунобиологических препаратов.

Анализ технологических процедур документооборота в «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе» выявил сильные стороны:

· ведутся журналы входящих, исходящих и внутренних документов;

· внедряется программа электронного документооборота.

Однако наряду с эти существуют проблемы, перечислим их в порядке приоритетности:

· действует инструкция по делопроизводству старого образца;

· номенклатура дел составлена с нарушениями требований стандартов;

· инструкция предусматривает ведение единого архива, которого нет в учреждении;

· нет контроля за исполнением документов.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в «ЦГиЭ в Тарском районе» служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления [4] и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ [18]. Утверждается инструкция главным врачом. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения

2. Документация организации

3. Подготовка и оформление документов организации

4. Организация документооборота

· Организация доставки документов

· Прием и обработка входящих документов

· Подготовка и обработка исходящих документов

· Движение внутренних документов

· Регистрация документов

· Информационно-справочная работа в организации

· Контроль исполнения документов

· Работа исполнителей с документами

· Учет количества документов

5. Систематизация и хранение документов

6. Порядок подготовки документов к передаче в

архив организации

7. Порядок передачи дел в архив организации

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Несмотря на то, что «ЦГиЭ в Тарском районе» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2005 года. Документационное обеспечение управления в «ЦГиЭ в Тарском районе» осуществляется секретарем.

Организация работы с документами в учреждении включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело [3].

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления учреждения.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ [4] установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в учреждении.

Документационное обеспечение - важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства учреждения документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками учреждения. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами [12].

Под объемом документооборота учреждения понимается количество документов, полученных и созданных учреждением за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

В документационном обеспечении «ЦГиЭ в Тарском районе» выделяют три группы документов:

· документы, поступающие из других организаций (входящие);

· документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

· документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние)

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы учреждения, подготовившей его [3]. Внутренние документы «ЦГиЭ в Тарском районе» по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

· Организационные документы, которые регламентируют деятельность учреждения (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

· Распорядительные документы, издаваемые главным врачом, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

· Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы в учреждении оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название учреждения, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в учреждении при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники учреждения используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника учреждения другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование главного врача о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в «ЦГиЭ в Тарском районе» осуществляется централизованно секретарем.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

· адрес отправителя;

· время отправки и получения документа;

· при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение главного врача передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

После рассмотрения документов главный врач наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в журнал.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

Отправляемые учреждением документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

· составление проекта документа исполнителем;

· проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

· согласование проекта документа;

· подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);

· регистрация документа;

· отправка документа адресату;

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем. Главный врач вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

· порядковый номер документа, включающий номер дела;

· адресат (корреспондент);

· краткое содержание или заголовок;

· отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

· исполнитель;

· примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» [4].

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам «ЦГиЭ в Тарском районе», которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов [11].

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам учреждения и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов учреждения.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Для «ЦГиЭ в Тарском районе», как для учреждения медицинского профиля, характерна разветвленная структура, наличие лабораторий, находящихся в других районах области. Учитывая специфику учреждения, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем, другая же в структурных подразделениях районов. Регистрация документов, поступивших на имя главного врача, производится однократно секретарем.

В «ЦГиЭ в Тарском районе» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов «ЦГиЭ в Тарском районе» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов (рис. 3).

№ входящего документа	Дата поступления	Заголовок	Дата и № документа	Исполнитель	Кто принял
1	2	3	4	5	6

Рис. 3. Форма регистрационного журнала для входящих документов

Резолюция главного врача вносится в базу документов, поставленных на контроль.

На исходящих документах «ЦГиЭ в Тарском районе» проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями [4]. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата.

Регистрация исходящих документов «ЦГиЭ в Тарском районе» ведется в журнале, содержащем следующие графы (рис. 4)

Исходящий №	Дата документа	Заголовок	Адресат	Исполнитель	Примечания (кто принял документ)
1	2	3	4	5	6

Рис. 4. Форма регистрационного журнала для входящих документов

В «ЦГиЭ в Тарском районе» регистрацией внутренних документов занимается секретарь. Все внутренние документы (рис. 5), поступающие на имя главного врача, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь.

Дата и номер поступления	Дата и номер документа	Структурное подразделение	Вид документа	Содержание	Исполнитель
1	2	3	4	5	6

Рис. 5. Журнал регистрации внутренних документов

«ЦГиЭ в Тарском районе» имеет в своем составе несколько лабораторий: в Седельниковском районе, Муромцевском и Колосовском. Документы, поступающие из этих лабораторий, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.

При анализе регистрации документов «ЦГиЭ в Тарском районе» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов [3]. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах [18].

Практическая работа по контролю в «ЦГиЭ в Тарском районе» не осуществляется.

Для ведения контроля исполнения секретарь может использовать компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы (табл. 1).

Таблица 1. Контроль исполнения поручений

№ п/п	№ док-та	Дата док-та	Вид док-та	Краткое содержание	Испол-нитель	Срок испол-нения	Ход испол-нения	Отметка о снятии с контроля
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Секретарем должны осуществляться следующие операции:

· формирование базы контролируемых документов;

· направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

· напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

· получение информации о ходе и результатах исполнения;

· занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

· регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

· снятие документов с контроля по указанию руководителя.

После указания главного врача о постановке документа на контроль секретарь должен просматреть его, поставить штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем занести номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

Затем снимается копия для исполнителя и подшивается в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов «ЦГиЭ в Тарском районе», если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает главный врач.

Изменение срока исполнения производится только по указанию главного врача в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.

Ежедневно секретарь должен учитывать и обобщать данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад главному врачу для принятия экстренных мер.

При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел [13]. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел - это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска [11].

Несмотря на то, что «ЦГиЭ в Тарском районе» существует несколько лет, номенклатура дел составлена не по требованиям стандартов.

При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого используются положения о структурных подразделениях «ЦГиЭ в Тарском районе», штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

· наименование организации;

· наименование структурного подразделения;

· название вида документа;

· место составления;

· на какой год;

· название разделов;

· гриф утверждения;

· гриф подписания.

Примерная номенклатура дел, разработанная для «ЦГиЭ в Тарском районе», представлена в приложении №2.

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку [3].

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела [3]. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

В «ЦГиЭ в Тарском районе» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку реактивов, на оказание каких-либо услуг и т.д.

При формировании дел, секретарю «ЦГиЭ в Тарском районе» необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов [4].

Дела «ЦГиЭ в Тарском районе» подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке.

В зависимости от сроков хранения секретарем проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела [13].

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.) [13].

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число [4]. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

При изменении названия структурного подразделения «ЦГиЭ в Тарском районе» в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения [4].

В структуре «ЦГиЭ в Тарском районе» до настоящего момента отсутствует такое подразделение, как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах отвечают сотрудники структурных подразделений.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: экспертиза ценности документов - это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на государственное хранение. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов. Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов «ЦГиЭ в Тарском районе» должна регламентироваться Положением о комиссии. В «ЦГиЭ в Тарском районе» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.

Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения [2].

После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всего учреждения. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе [13]. Акт об уничтожении документов представлен в приложении №3.

Все лица, ответственные за делопроизводство в «ЦГиЭ в Тарском районе», обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

2.2 Рекомендации по формированию дел в учреждении

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.

Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Для такого учреждения как «ЦГиЭ в Тарском районе», имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

С вступлением в силу закона об электронной подписи [19], стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

Учитывая территориальный разброс некоторых подразделений «ЦГиЭ в Тарском районе», создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

· регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

· регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов [10];

· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

· осуществление контроля за исполнением поручений;

· поиск документов [9, 12].

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

· на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой учреждения в этой области;

· какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в учреждении;

· какова организация распределения, хранения и обмена документами между отделами, эффективность сетевого взаимодействия;

· определиться с финансовыми затратами [12].

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации [20].

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты [6].

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система «Дело» или «Босс-референт») также позволит:

· Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

· При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает;

· Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.

Внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Заключение

В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Основной целью данной работы является анализ организации и технологии документационного обеспечения управления «ЦГиЭ в Тарском районе» и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.

Проведенный анализ нормативно-методической базы делопроизводства, законодательных актов субъектов РФ и правовых актов, принимаемых органами исполнительной власти субъектов РФ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания учреждения:

1. Следует разработать необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству.

2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

· первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю);

· регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);

· формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с главным врачом «ЦГиЭ в Тарском районе»);

· при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с с главным врачом «ЦГиЭ в Тарском районе»

3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством.

4. Необходимо составить номенклатуры дел учреждения с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем [16].

5. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.

6. Необходимо приступить к созданию архива для документов учреждения.

7. Необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства. Первоначально обработка документов в «ЦГиЭ в Тарском районе» осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества отделов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.

Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов учреждения позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания «ЦГиЭ в Тарском районе», значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для учреждения.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

В целом, анализируя результаты организации делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.

Список используемой литературы

1. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. - 144 с.

2. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1998. №3. С. 19-23.

3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов, М., 1998.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991, 75 с.

5. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации/ Непогода А.В. Семченко П.А.-М: Омега-Л. 2008. - 506 с

6. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 1998. №3. С. 24-29

7. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1998. №1. С. 35-39

8. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с.

9. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство 2000. №1. С. 41-46.

10. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 33-39.

11. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел - синтез» 2002 - 384 с.

12. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 1998 - 137 с.

13. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 2002, 172 с.

14. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.

15. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М. 2008. - 304 с.

16. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. - М.:Мастерство, 2002. - 208 с.

17. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД, 1998 - 73 с.

18. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. М., 2006.

19. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 №1-ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.

20. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (с изм. и доп. от 10 января 2003 г.)

Размещено на Allbest.ru