Планирование как функция управления

Рыночные условия, сложившиеся в России к началу XXI века, предъявляют высокие требования к организации управления промышленными предприятиями. Динамичное изменение внешней среды требует совершенствовать инструменты и технологии управления предприятиями и компаниями с целью повышения эффективности их хозяйственной деятельности и максимизации прибыли. Одной из важнейших управленческих функций является планирование. Значение планирования подтверждает то, что 70% циркулирующей на предприятии информации управленческого характера связано с различными стадиями планирования его деятельности. От того, насколько эффективна плановая деятельность предприятия, зависит своевременность и адекватность всех решений, связанных с работой предприятия на рынке.

Актуальность темы курсовой работы обусловлена тем, что планирование является важнейшей функцией управления. В условиях рыночной экономики, обусловленной, прежде всего, конкурентными отношениями роль внутрифирменного планирования возрастает.

Но для того, чтобы планирование на промышленном предприятии выполняло присущие ему функции, необходимо комплексное внедрение новых подходов к управлению и изменения методологии ведения плановой работы на предприятии с целью обеспечения соответствия системы планирования рыночному механизму хозяйствования. В условиях рынка три элемента, включаемые в процесс планирования, которые в условиях административно-командной системы выполняло государство - функции заказчика, поставщика и инвестора - представляют собой неуправляемые и частично неопределенные факторы.

Целью курсовой работы является анализ и совершенствование системы планирования как функции управления предприятием.

Для реализации цели необходимо последовательное решение следующих задач:

Исследование теоретических основ планирования как функции управления

Изучение сущности планирования и его места в системе управления организации

Установление концепций и этапов планирования и управления производственными запасами

Анализ системы планирования и управления производственными запасами на предприятии

Разработка мероприятий по совершенствованию системы планирования и управления производственными запасами.

Теоретической основой написания курсовой работы послужили работы зарубежных и отечественных авторов, посвященные вопросам управления предприятием, регулирования и планирования деятельности промышленных предприятий.

В курсовой работе использовался системный подход, анализ и классификация, статистические методы обработки данных.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПЛАНИРОВАНИЯ КАК ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Планирование и его место в системе управления организации

Сущность планирования состоит в том, что оно позволяет оптимальным образом согласовать индивидуальные усилия членов организации и ее подразделений для достижения ее целей. Такое согласование имеет два основных аспекта [4, c.18].

Во-первых - это функциональное разделение обязанностей между отдельными членами организации и ее подразделениями, определение их основных задач и их сопряжение с общеорганизационными целями. Это - планирование по содержанию.

Во-вторых - хронологическое распределение задач подразделений и отдельных исполнителей во времени, определение рациональной последовательности их выполнения. Это - планирование по времени, или процессуальное планирование.

В первом случае решается вопрос, что будут делать исполнители; во втором - когда они это должны делать и в какой последовательности.

Таким образом, назначение планирования, как функции управления состоит в стремлении заблаговременно учесть, по возможности, все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития организации. Оно предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным подразделением и всей организацией. Поэтому планирование призвано обеспечить взаимоувязку между отдельными структурными подразделениями организации, включающими всю технологическую цепочку: научные исследования и разработки, производство и сбыт, сервис. Эта деятельность опирается на выявление и прогнозирование потребительского спроса, анализ и оценку имеющихся ресурсов и перспектив развития хозяйственной конъюнктуры. Отсюда вытекает необходимость увязки планирования с маркетингом и контролем с целью постоянной корректировки показателей производства и сбыта вслед за изменениями спроса на рынке.

Место планирования в системе управления предприятием целесообразно представить в виде рис. 1. [8, c.9].

Размещено на http://www.allbest.ru/

[Введите текст]

Рис. 1 - Место планирования в системе управления предприятием

Первый компонент системы планирования - входы системы планирования: к входам системы планирования относятся информация, служащая основой процесса планирования - цели организации, как результат функции целеполагания, и прогнозы развития среды, как результат функции прогнозирования. Как было отмечено выше, целеполагание - обособленный процесс, имеющий свои закономерности

Второй компонент системы планирования - среда: представляет собой совокупность факторов, которые можно разделить на внутренние и внешние. Набор факторов зависит от организационной формы предприятия, масштабов деятельности и состояния внешней среды. В свою очередь процесс планирования направлен только на факторы внутренней среды организации, что отражает сущность понятия «внутрифирменное» планирование, так как воздействие на факторы внешней среды в процессе планирования в рамках системы управления организацией невозможно.

Третий компонент системы планирования - выходы системы планирования: под выходами мы понимаем конечные планы, разработанные в процессе планирования. План является результатом процесса планирования и представляет собой детальный набор мероприятий, подлежащих реализации, и их исполнителей.

Четвертый компонент системы планирования - непосредственно процесс планирования: реализация планирования как функции управления, то есть «разработка и принятие управленческих решений».

Процесс планирования в свою очередь также представляет собой систему, включающую [10, c.22]:

обеспечение разработки планов: ресурсы предприятия (кадры, оборудование, методики и пр.), с помощью которых разрабатываются планы;

управляемую подсистем: систему объектов планирования, которую можно представить в виде иерархии: «для менеджера - специалисты, разрабатывающие планы; для специалистов - непосредственные плановые задания и параметры»;

управляющую подсистем, включающую управленцев, организующих процесс разработки плана.

На основании рассмотренных научных источников, описывающих цели и задачи планирования, требования к результатам внутрифирменного планирования в текущей рыночной ситуации мы считаем необходимым дополнить принципы планирования принципом обеспечения устойчивости организации в процессе реализации плана и принципом минимизации потребности во внешних ресурсах при максимизации эффективности использования внутренних ресурсов организации. Например, для стабилизации факторов внешней среды могут быть использованы следующие инструменты, делающие планы более устойчивыми к изменениям внешней среды:

контрактные обязательства;

диверсификация ресурсных источников.

Принцип минимизации потребности во внешних ресурсах при максимизации эффективности использования внутренних ресурсов организации подразумевает такое распределение и использование ресурсов в процессе реализации плана, при котором возникает положительный синергетический эффект от взаимодействия различных подразделений организации и интенсификация производства. Данный принцип направлен на рациональное использование всех имеющихся у организации ресурсов.

Основным инструментом управления ресурсами в рамках внутрифирменного планирования является система планов. Фактически совокупность планов является подсистемой в системе внутрифирменного планирования. Виды планов появлялись по мере изменения экономической среды и потребностей управляющих предприятием органов.

Планирование на постоянной основе в настоящее время является одним из наиболее эффективных инструментов управленческого воздействия, позволяющих поддерживать конкурентоспособность организации в условиях быстро меняющейся внешней среды.

Таким образом, исследование проблематики внутрифирменного планирования с точки зрения системного подхода позволяет уточнить место внутрифирменного планирования в системе управления организацией и выявить взаимосвязи планирования и прочих функций управления.

В связи с тем что в научной литературе не существует однозначной точки зрения на проблематику разделения понятий планирования и прогнозирования, мы уточнили данные понятия в статье, что позволило нам, с одной стороны, более точно раскрыть сущность дефиниции внутрифирменного планирования. С другой стороны - более четко определить отношение планирования к прочим функциям в системе управления организацией и выявить существующие взаимосвязи.

Кроме того, рассмотрение основополагающих принципов планирования, а также принципа обеспечения устойчивости организации в процессе реализации плана и принципа минимизации потребности во внешних ресурсах при максимизации эффективности использования внутренних ресурсов организации позволяет понять процесс функционирования системы внутрифирменного планирования и его значимость в системе управления организацией, что особенно актуально в текущей рыночной ситуации, когда волатильности внешней рыночной среды очень высока.

Система планирования на предприятии показана на следующей схеме, см. рис. 2. [11, c.23].

Размещено на http://www.allbest.ru/

[Введите текст]

Рис. 2 - Система планирование на предприятии

Задачи внутри фирменного планирования [12, c.5]:

1. Определение величины серии выпускаемой продукции.

2. Определение оптимальной цены реализации.

3. Выбор кредитной и инвестиционной политики.

4. Обеспечение рентабельности деятельности фирмы в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

При планировании необходимо учитывать внешние и внутренние факторы.

Внешние факторы:

1) география и природные ресурсы

2) экология

3) экономические условия и конкуренция

4) факторы социальной и культурной сферы

5) влияние правительства и законодательства

6) технологические факторы.

Внутренняя среда:

1) неплатежи - финансовая неустойчивость;

2) не достаток оборотных средств;

3) состояние ОПФ, технологий, производственных мощностей;

4) кадры, состояние, подготовка и переподготовка.

Планирование является важнейшей функцией управления. В условиях рыночной экономики, обусловленной, прежде всего, конкурентными отношениями роль внутрифирменного планирования возрастает.

1.2 Принципы и методы планирования на предприятии

планирование предприятие управление контроллинг

Надо отметить, что с решением задач управления при независимом спросе сталкивается любое предприятие. Так, например, ООО «Типографский комплекс «Девиз» выпускают продукцию по договорам с заказчиками.

Для каждого конкретного заказа перечень материалов и полуфабрикатов строго определен, но при планировании объемов производства на год полиграфическое предприятие ООО «Типографский комплекс «Девиз» не имеет информации о том, какие заказы оно будет выполнять и в какие сроки. При этом ассортимент большей части используемых материалов известен. Для того же, чтобы обеспечить готовность производства к выпуску продукции, необходимо создать определенные запасы материалов. Поскольку длительность производственного цикла печатной продукции невелика, а количество и разнообразие заказов в среднесрочном периоде непредсказуемо, то полиграфические предприятия вынуждены обеспечивать определенный разумный запас таких материалов, как пластины, краска, клей, вспомогательные материалы, а иногда и бумаги. Нормы расходования материалов на каждый конкретный заказ строго определены, но интенсивность потребления материальных ресурсов в течение месяца, а тем более года, различна. Это соответствует условиям независимого спроса. То есть управление производственными запасами полиграфических предприятий должно осуществляться с использованием систем управления запасами при независимом спросе.

Планированием и управлением производственными запасами на ООО «Типографский комплекс «Девиз» занимается отдел материально-технического снабжения.

Отдел материально-технического снабжения является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

Анализ эффективности планирования производственных запасов ООО «Типографский комплекс «Девиз» проведём с помощью АВС метода.

Суть метода ABC состоит в том, что сначала вся номенклатура материальных ресурсов располагается в порядке убывания суммарной стоимости всех позиций номенклатуры одного наименования на складе. При этом цену единицы материального ресурса умножают на число единиц на складе, и список составляется в порядке убывания этих величин (произведений). Затем в класс А относят все наименования, начиная с первого, сумма стоимостей которых составляет 75 - 80% суммарной стоимости всего производственного запаса.

В класс А зачисляются ресурсы очень важные. По числу наименований видов ресурсов этот класс невелик, всего лишь 15-20%. Именно классу А должно быть уделено больше внимания при управлении запасами, так как содержание необоснованно завышенных их количеств значительно сказывается на оборачиваемости оборотных средств предприятия.

В класс В зачисляются ресурсы менее важные, но достаточно значимые для процесса производства и затраты на содержание которых составляют 20 - 30% от величины затрат на материалы на год. Запасы этого класса контролируются менее строго, чем запасы класса А.

Наименее «важные» ресурсы относят в класс С, который по количеству наименований наиболее многочисленный, но затраты на которые в сумме не превышают 10% от всех годовых затрат на материалы.

Согласно таблице 3 произведем классификацию запасов в типографии. В графе «Количество» отражено закупленное число материального ресурса, включенного в каждую из исследуемых категорий. Категория «Прочие ресурсы и материалы» в данном случае включает ветошь, пленки, чехлы, нитки, каптал, различные полуфабрикаты, запчасти, спецодежду, вспомогательную химию, канцтовары и пр.

Таблица 3 - Структура годовых затрат на материальные ресурсы ООО «Типографский комплекс «Девиз»

Таким образом, проанализировав с использованием АВС-анализа структуру основных материалов можно выделить наиболее значимые категории материальных ресурсов: для класса А - бумага, для класса В - краски офсетной печати, пластины, желатин, переплетные материалы, тара и т.д., для класса С - клей, основная химия и прочие материалы.

Итак, судя по проведенному анализу наибольшее внимание необходимо уделять контролю над состоянием запасов бумаги, т.к. она имеет наибольший удельный вес (от 73,26 до 86,5%%) от всей суммы затрат на ресурсы.

На ООО «Типографский комплекс «Девиз» хранится ролевая и листовая бумага вместе с картоном, бумвинилом, фольгой и другими переплетными материалами. Бумага, как принадлежащая типографии (преимущественно основного используемого типа - 65 и 80 г/м2), так и давальческая, принадлежащая заказчикам (процент давальческого сырья весьма невелик - всего 4 издательские организации предоставляют собственные материалы). На складе ООО «Типографский комплекс «Девиз» существует запас бумаги основных используемых категорий (65 и 80 г/м2) на 1 месяц, а также небольшой запас бумаг других типов, что позволяет незамедлительно приступить к исполнению заказов.

Для оценки эффективности планирования и использования материальных ресурсов используется система обобщающих и частных показателей. Основные технико-экономические показатели деятельности предприятия в области планирования и использования материальных ресурсов ООО «Типографский комплекс «Девиз» представлены в таблице 4.

Таблица 4 - Основные технико-экономические показатели деятельности ООО «Типографский комплекс «Девиз»

Снижение коэффициента оборачиваемости оборотных активов на 2,2% и рост продолжительность одного оборота оборотных активов на 12 дней или на 3,76% свидетельствует о снижении эффективности использования оборотных активов с точки зрения извлечения дохода (прибыли). Оценка оборачиваемости производственных запасов является важнейшим элементом анализа эффективности, с которой предприятие распоряжается материально-производственными запасами. Рост оборачиваемости производственных запасов на 4,41% и снижение продолжительности одного оборота производственных запасов на 4,23% говорит об ускорении оборачиваемости и мобилизации собственных средств. Анализ полученных результатов показал, что в 2010 году повысился удельный вес продукции с высоким уровнем материалоемкости. Материалоемкость возросла на 22,35% в 2010 году по сравнению с 2009 годом и составила порядка 59-76 копеек на 1 руб. товарной продукции.

Вывод по результатам анализа. ООО «Типографский комплекс «Девиз» при закупке основных материалов и вспомогательных материалов технологического назначения для выпуска продукции используется метод получения материалов по необходимости. При применении этого метода заключается долгосрочный договор на поставку материалов, количество которых не оговаривается. ООО «Типографский комплекс «Девиз» при получении заказа связывается с поставщиком и оговаривает точное количество материала данной поставки, которое и оплачивается. ООО «Типографский комплекс «Девиз» работает с ограниченным кругом поставщиков. В основном с этими поставщиками типография работает очень длительное время. По истечению срока договора заказчик не обязан принимать и оплачивать материалы, которые ему предлагает поставщик. Преимущества - ускорение оборачиваемости оборотных средств и минимум работ по оформлению документов. Вспомогательные материалы, запасные части для ремонта оборудования, тарные материалы закупаются с применением метода пополнения запаса на установленную постоянную величину в те периоды времени, когда запас падает ниже установленного уровня. Запасов оборудования в типографии нет.

В третьей главе разработаем и обоснуем такие мероприятия как внедрение системы контроллинга и совершенствование системы планирования материально-технического обеспечения производства.

3. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ ПЛАНИРОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫМИ ЗАПАСАМИ НА ООО «ТИПОГРАФСКИЙ КОМПЛЕКС ДЕВИЗ»

3.1 Совершенствование системы планирования материально-технического обеспечения производства

Планирование и управление производственными запасами - одна из ведущих проблем производственного менеджмента, а задачи решаемые менеджерами в этой области непосредственным образом связаны с задачами производственного планирования. В результате проведённого анализа в целях совершенствования системы материально-технического обеспечения производства и разработки мероприятий по совершенствованию организации управления производственными запасами на ООО «Типографский комплекс «Девиз» необходимо сформулировать проблемы и предложить способы их преодоления, см. таблицу 5.

Таблица 5 - Основные способы преодоления негативных моментов при планировании и управлении запасами на ООО «Типографский комплекс «Девиз»

К основным недостаткам существующих методик выбора поставщиков материальных ресурсов следует отнести отсутствие учета динамики изменения локальных критериев выбора поставщика, а также случайного характера величины данных критериев. Алгоритм выбора поставщика материальных ресурсов в значительной степени определяется видом исходной информации о значениях критериев выбора. Важным этапом решения задачи выбора поставщика является оценка поставщиков по намеченным критериям. При этом вес того или иного критерия в общей их совокупности определяется экспертным путем. Рейтинг определяется суммированием произведений веса критерия на его оценку для данного поставщика. Рассчитывая рейтинг разных поставщиков и сравнивая полученные результаты, определяют наилучшего партнера, с которым следует пролонгировать (продлить срок действия) договор. Расчёт рейтинга поставщика ведётся с помощью данных таблицы 6.

Таблица 6 - Расчёт рейтинга поставщика предприятием ООО «Типографский комплекс «Девиз»

Основная цель этих мероприятий - выбор компетентного поставщика, который обладает потенциалом для развития долгосрочных партнерских отношений. Процесс выбора должен быть регламентирован. Необходимо выбрать эффективные формы поиска партнера в соответствии с принятой стратегией снабжения и определить, на какую категорию поставщиков придется ориентироваться в дальнейшем: производитель (отечественный, зарубежный), посредник, постоянный поставщик. Однако стоит учитывать, что в ходе долгосрочного сотрудничества предприятие может оказаться в зависимости от условий и цен постоянного партнера, а потому нелишним было бы поддерживать связи с альтернативными постоянными поставщиками.

Серьезный подход к выбору поставщика позволит сократить время закупки, повысить качество поставки и процесса снабжения, что в итоге приведет к снижению общих затрат.

Согласно традиционной практике снабжения, из всех возможных выбирается поставщик, материалы которого удовлетворяют по качеству, цене и срокам поставок.

Выявление и изучение источников закупки и поставки не является разовым мероприятием, а должно проводиться систематически, базируясь на различных источниках информации.

3.2 Разработка системы контроллинга при планировании и управлении производственными запасами

Необходимость внедрения системы контроллинга управления производством обусловлена тем, что с увеличением оборота денежных средств и ТМЦ потребность в их отслеживании и планировании наиболее оптимального использования ресурсов стала неотъемлемой частью управления. К тому же затраты, которые в теории считаются фиксированными, на практике оказались постоянно растущими. Для адекватной реакции на изменения и принятия эффективных управленческих решений нужна система, которая позволяла бы регулярно и своевременно получать важную информацию, планировать свою деятельность, анализировать отклонения фактических данных от бюджетных, оценивать динамику и эффективность работы. Необходимостью становится организация информационного канала получения данных о динамике продаж услуг, анализа доходности портфеля продукции компании по рынкам сбыта, продуктового портфеля, сегментам потребителей. Рекомендуемый состав службы контроллинга представлен на рис. 3. В службе контроллинга, состоящей из трёх сотрудников, необходимо разработать свои должностные обязанности, и в то же время соблюдать командный принцип работы, когда какое-то крупное аналитическое задание сотрудники службы контроллинга выполняют все вместе, помогая друг другу.

Размещено на http://www.allbest.ru/

[Введите текст]

Рис. 3 - Рекомендуемый состав службы контроллинга ООО «Типографский комплекс «Девиз»

Деятельность службы контроллинга осуществляется в соответствии с Положением о службе контроллинга. Рекомендуемая матрица функций отдела бюджетирования представлена в таблице 7.

Таблица 7 - Матрица функций отдела бюджетирования

Рекомендуемая матрица функций для бухгалтерии представлена в таблице 8.

Таблица 8 - Матрица функций бухгалтерии

К - контролирует;

О - организует (работу сотрудников или внешних контрагентов);

И - исполняет.

Матрица функций в системе контролинга позволит закрепить ответственность структурных звеньев (и отдельных специалистов) за выполнение бизнес-функций при реализации процессов коммерческой деятельности (закупка, производство, сбыт и пр.) а также функций менеджмента, связанных с управлением этими процессами (планирование, учет, контроль в области маркетинга, финансов, управления персоналом и пр.). Ее дальнейшая детализация (до уровня ответственности отдельных сотрудников) позволит получить функциональные обязанности персонала, что обеспечит в совокупности с описанием прав, обязанностей, полномочий разработку пакета должностных инструкций.

Показатели эффективности управления запасами на предприятии в результате реализации предложений представлены в таблице 9.

Таблица 9 - Показатели эффективности управления запасами на предприятии

Как следует из таблицы продолжительность одного оборота оборотных активов в прогнозируемом периоде в результате реализации предложений составят 197 дней. Это означает, что средства, вложенные в анализируемом периоде в оборотные активы, проходят цикл и снова принимают денежную форму за 197 дней, значение показателя снизится по сравнению с прошлым годом на 147 дней. Данный показатель показывает рост скорости оборота всех мобильных средств предприятия. Снижение его характеризуется положительно, если сочетается со снижением продолжительности одного оборота производственных запасов, в прогнозируемом периоде в результате реализации мероприятий ожидается снижение его до 136 дней, снижение на 35 дней по сравнению с прошлым годом.

Подводя итоги необходимо отметить, что рекомендуемые мероприятия позволят интегрировать в единой системе учет, планирование, контроль и анализ, формирует систему эффективного управления предприятием и обеспечивает координацию управленческой системы в целом, что в свою очередь сокращает затраты времени на принятие управленческого решения. Сокращение времени реализации управленческих воздействий в системе управления на предприятии обуславливает: решение проблем неуправляемости на предприятии; упорядочивание информационных потоков внутри организации; минимизацию рисков принятия неоптимального варианта управленческого решения; оптимизации затрат на содержание и управление производственных запасов, выявление экономических резервов и высвобождение дополнительных ресурсов деятельности; приводит к координации управленческих воздействий на предприятии в рамках единого информационного поля.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении целесообразно сделать следующие выводы:

Назначение планирования, как функции управления состоит в стремлении заблаговременно учесть, по возможности, все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития организации. Оно предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным подразделением и всей организацией. Поэтому планирование призвано обеспечить взаимоувязку между отдельными структурными подразделениями организации, включающими всю технологическую цепочку: научные исследования и разработки, производство и сбыт, сервис. Эта деятельность опирается на выявление и прогнозирование потребительского спроса, анализ и оценку имеющихся ресурсов и перспектив развития хозяйственной конъюнктуры. Отсюда вытекает необходимость увязки планирования с маркетингом и контролем с целью постоянной корректировки показателей производства и сбыта вслед за изменениями спроса на рынке.