Документационное обеспечение управления (на примере НУЗ "Дорожная клиническая больница ОАО РЖД")

Сегодня Дорожная клиническая больница обслуживает около 50-тысяч пациентов, примерно половина из которых, железнодорожники и члены их семей.

Негосударственное учреждение здравоохранения «Дорожная клиническая больница на станции Самара открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (далее - ДКБ) создано на основании решения совета директоров открытого акционерного общества «Российские железные дороги». Постановление заседания совета директоров ОАО «РЖД» от 26.01.2004. № 1. Учредителем ДКБ на ст. Самара является открытое акционерное общество «Российские железные дороги» (далее - ОАО «РЖД»).

ДКБ в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными актами федеральных органов исполнительной власти в области здравоохранения и транспорта, внутренними документами Учредителя, локальными документами учреждения, настоящим уставом, а так же договором, заключенным между Учредителем и Учреждением.

ДКБ является некоммерческой организацией, не преследует извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности, имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество, переданное ему Учредителем в оперативное управление, смету, расчетный счет, круглую печать, штампы и бланки со своим наименованием, и другие реквизиты индивидуальной идентификации, необходимые для его деятельности. Устав НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД». Издание, 2004 г.

Основными целями ДКБ являются: охрана здоровья граждан посредством выполнения медицинских работ и услуг по оказанию доврачебной, скорой и неотложной, амбулаторно-поликлинической, стационарной (в том числе и дорогостоящей специализированной) медицинской помощи по соответствующим медицинским специальностям, включая проведение профилактических медицинских, диагностических и лечебных мероприятий и медицинских экспертиз, а так же медицинское обеспечение безопасности движения поездов.

Предметом деятельности ДКБ является: медицинская деятельность, деятельность, связанная с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, фармацевтическая деятельность, научно-исследовательская деятельность, а так же деятельность по мобилизационной подготовке, гражданской обороне, включающая в себя работу с материальными ценностями мобилизационного резерва, в соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними документами Учредителя.

ДКБ несет в установленном законодательством Российской Федерации порядке ответственность за:

- качество оказываемой гражданам медицинской помощи, ее соответствие санитарно-гигиеническим требованиям и установленным профессиональным стандартам, а так же надлежащее выполнение функций, отнесенных к предмету деятельности;

- жизнь и здоровье пациентов во время оказания медицинской помощи;

- нарушение прав и свобод пациентов и работников;

- иные противоправные действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации. Устав НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД». Издание, 2004 г.

Руководство ДКБ осуществляет Учредитель - ОАО «РЖД».

Оперативное управление ДКБ осуществляет главный врач, назначенный Учредителем.

Главный врач ДКБ действует на основе законодательства Российской Федерации, настоящего устава и внутренних документов Учредителя, по вопросам, отнесенным законодательством Российской Федерации и настоящим уставом к его компетенции, действует на принципах единоначалия.

Главный врач ДКБ выполняет следующие функции:

- без доверенности действует от имени учреждения, представляет его интересы во всех организациях, а так же органах государственной и муниципальной власти;

- утверждает по согласованию с Учредителем штатное расписание;

- принимает на работу и увольняет с работы работников, распределяет должностные обязанности, заключает и расторгает с ними трудовые договоры, поощряет, налагает взыскания, а также выполняет другие права и обязанности работодателя в отношениях с работниками;

- организует и осуществляет методическое обеспечение медицинской деятельности;

- издает приказы и распоряжения, обязательные для выполнения всеми работниками и пациентами;

- устанавливает ставки заработной платы, включающие надбавки, доплаты, иные выплаты стимулирующего и компенсационного характера, должностные оклады работников в соответствии с установленными Учредителем условиями оплаты труда;

- осуществляет контроль качества оказываемых медицинских услуг;

- обеспечивает правильный подбор и расстановку кадров, создает необходимые условия для повышения квалификации работников;

- обеспечивает соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, санитарно-гигиенических норм, правил охраны труда и техники безопасности;

- обеспечивает ведение бухгалтерской, статистической и иной отчетности, а также ее представление в соответствующие органы государственной власти и Учредителю.

Главный врач ДКБ несет ответственность перед пациентами, государством и Учредителем за результаты своей деятельности в соответствии с законодательством Российской Федерации, установленными квалификационными требованиями, трудовым договором и настоящим уставом. Устав НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД». Издание, 2004 г

ДКБ получает право на осуществление медицинской деятельности и льготы, предоставляемые законодательством Российской Федерации, со дня выдачи ему лицензии.

ДКБ самостоятельно осуществляет свою деятельность в пределах, определяемых законодательством и настоящим Уставом.

Место нахождения ДКБ: Агибалова ул., д. 12, г.о. Самара. Она состоит из трех территориально разрозненных подразделений поликлиника № 1 (Агибалова ул., д. 12), терапевтический стационар (Аксакова ул., д. 13), хирургический стационар (Ново-Садовая ул., д. 176) и поликлинику № 2 на ст. Кинель (Советская ул., д.11, г. Кинель).

Организационную структуру организации можно определить как совокупность функциональных областей и уровней управления, между которыми существует система взаимосвязей, обеспечивающих выполнение необходимых функций управления для достижения целей организации (предприятия). Основными элементами данной структуры организации являются ее подразделения (отделы), созданные на различных уровнях управления, и связи между ними.

Организационная структура НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» имеет следующий вид:

Рис. 1. Организационная структура НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» Составлено автором

Анализируя организационную структуру ДКБ можно выделить несколько уровней управления:

- ОАО «РЖД»;

- Департамент здравоохранения ОАО «РЖД»;

- Региональная дирекция Куйбышевской железной дороги;

- Главный врач;

- Руководители структурных подразделений;

- Специалисты.

Все структурные подразделения ДКБ участвуют в документационном обмене. Согласно своим функциям, каждое подразделение разрабатывает соответствующие документы, которые передаёт в другие подразделения, другим предприятиям и организациям. В основном, это организационно-правовые и распорядительные документы, на основе которых принимаются управленческие решения, и специфические документы, регламентирующие выполнение производственных операций филиала.

В ДКБ сложилась централизованная система делопроизводства. Вся документация стекается в приемную главного врача, где проходит регистрацию, там же и осуществляется хранение дел.

Организация работы с документами возложена на секретаря и его помощника (курьера). Приемная главного врача располагается на 3 этаже здания поликлиники в административном блоке. Это большой просторный кабинет, расположенный перед кабинетом главного врача. Приемная разделена на две зоны: рабочую и зону для посетителей. Рабочая зона оснащена удобной офисной мебелью, техникой - ПК, сканером, принтером, факсом, мини-АТС. В своей работе секретарь пользуется компьютерной сетью, которая связывает разрозненные подразделения (терапевтический и хирургический стационары, поликлиники № 1 и № 2) и программой «1:С. Офис: менеджер». В этой программе осуществляется регистрация входящей и исходящей документации, контроль за исполнением документов и поручений. Помимо компьютерной регистрации документации, ведутся журналы приказов по основной деятельности, протоколов собраний и другие.

В ДКБ на ст. Самара на данный момент внедряют систему электронного учёта работы - инновационные информационные технологии позволяют повысить прозрачность системы медобслуживания, сэкономить время врачей и пациентов, повысить уровень контроля качества работы.

Компьютерная система учёта работает уже два с половиной года. Она охватывает поликлинический корпус больницы, хирургический корпус на Солнечной, терапевтический - на Желябова и поликлинику в Кинеле. Всего в сети работают более 400 компьютеров.

Одна из главных задач электронной системы учёта - это сопоставление и анализ различных данных: медицинских, экономических, статистических, социологических. В частности, информационная система позволяет более гибко подходить к расходам на лечение.

Наряду с экономией материальных средств IT- технологии позволяют беречь временной ресурс. Во-первых, врачи тратят меньше времени на документацию и прочую бумажную работу. Соответственно, больше времени уделяется осмотру пациентов и уходу за ними. А это очень сказывается на качестве лечения: одно только общение с хорошим внимательным врачом благоприятно отражается на здоровье больного, а производительность труда самого доктора повышается. Во-вторых, введённая в больнице система штрихкодирования не только облегчает работу врачам, но и экономит время пациентов. Им стало комфортнее и удобнее, так как компьютеризация регистратуры позволила максимально сократить время записи постановки на учёт, получения талонов на приём, и в результате - отсутствие очередей. То же можно сказать и про выписку больничных листов. Система штрихкодов позволяет моментально считывать информацию о данных пациента. В результате, регистрация пациентов проходит вдвое быстрее. Кроме того, отпала необходимость разбирать почерк врача, т.к. печатные буквы легко и приятно читать. Здесь мы видим пример культуры производства.

Очень важная задача, которую решает информатизация рабочих процессов в клинике, это обеспечение прозрачности лечебного процесса.

Говоря о функции контроля, следует отметить, что наличие единой электронной базы данных историй болезней, которая ведётся в режиме реального времени, позволяет внутренним экспертам анализировать лечебный процесс, что позволяет оперативно проводить его корректировку. Электронный вариант истории эксперт может посмотреть в любое время. Возможность проведения экспертизы лечебного процесса в режиме реального времени даёт широкие возможности для повышения качества и прозрачности медицинской помощи.

Также в реальном режиме времени можно получить общую оценку заболеваемости населения: просмотреть статистику за неделю, день, месяц, увидеть, как изменяется заболеваемость, проследить её сезонность, сравнить положение в 5-7 участках и целенаправленно, точечно влиять на ситуацию. Компьютеризация отрасли позволит руководителям здравоохранения более точно управлять ею дистанционно. Это технологии будущего. Сейчас большинство учреждений пользуются накопительными базами данных, которые не позволяют оперативно реагировать на какие-либо изменения.

Подводя итог вышесказанному нужно отметить, что Дорожная клиническая больница Куйбышевской железной дороги является одним из старейших лечебных учреждений Поволжья и г. Самары, создана на основании решения совета директоров ОАО «РЖД». Учредителем ДКБ на ст. Самара является ОАО «РЖД». Оперативное управление осуществляет главный врач, назначенный Учредителем.

Основными целями ДКБ являются: охрана здоровья граждан посредством выполнения медицинских работ и услуг по оказанию медицинской помощи, а так же медицинское обеспечение безопасности движения поездов.

Организационную структуру организации можно определить как совокупность функциональных областей и уровней управления, между которыми существует система взаимосвязей, обеспечивающих выполнение необходимых функций управления для достижения целей организации.

В ДКБ на ст. Самара на данный момент внедряют систему электронного учёта медицинского обслуживания пациентов - инновационные информационные технологии позволяют повысить прозрачность системы оказания медицинской помощи, сэкономить время врачей и пациентов, повысить уровень контроля качества работы.

1.2 Анализ локальных нормативно-правовых документов

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Быкова Т.А., Делопроизводство [Текст] /Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. - М, 2006. С.90.

Организационно-правовые документы - это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Там же. С.359.

Автор в своей работе рассматривает локальные организационно-правовые документы ДКБ на ст. Самара - устав, штатное расписание и должностные инструкции, на предмет правильности и соответствии оформления требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Основным видом организационно-правовой документации является устав.

Под уставом - как организационным документом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Краткий словарь видов и разновидностей документов [Текст] - М.: ВНИИДАД, 1974. С.43.

В уставе НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» определяются: наименование организации, место ее нахождения, порядок управления деятельностью и другие сведения, предусмотренные законом. Устав утвержден распоряжением ОАО «РЖД» № 2899р от 07.07.2004 г. и подписан президентом ОАО «РЖД» Г.М. Фадеевым.

Устав состоит из следующих разделов:

Общие положения;

Цели и предмет деятельности учреждения;

Управление учреждением;

Имущество и средства учреждения;

Отчетность и контроль деятельности учреждения;

Регламентация деятельности учреждения;

Реорганизация и ликвидация предприятия.

Устав оформлен на стандартных листах бумаги формата А4. Прошит и пронумерован на 9 листах. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывается: вид документа (УСТАВ), организационно-правовая форма юридического лица, его индивидуальное название, гриф утверждения устава. (См. Приложение № 1).

Текст Устава составлен корректно, не перегружен лишней информацией. Замечаний к оформлению Устава нет, но есть замечания к распоряжению об утверждении Устава: не указал год в реквизите «дата», оттиск печати заходит на подпись утверждающего лица - президента ОАО «РЖД» Г.М. Фадеева.

Структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений учреждения, общую штатную численность и численность структурных подразделений. Корнеев И.К. Секретарское дело[Текст]/ И.К. Корнеев.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008 г. С.84.

Составление документа, определяющего структуру и штатную численность учреждения, предусмотрено Уставом об учреждении. Документ оформлен на бланке организации, согласован с главным бухгалтером, утвержден главным врачом НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

Структура и штатная численность учреждения утверждаются на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом главного врача учреждения.

В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименование и штатная численность.

Штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатную численность учреждения, состав должностей и размеры оплаты труда работников. Там же. С.85.

В штатном расписании фиксируются сведения:

- структурное подразделение (наименование и код);

- профессия (должность);

- количество штатных единиц;

- оклад;

- надбавки;

- месячный фонд заработной платы;

- примечания.

Количественные показатели штатного расписания - общая численность должностей - подытоживаются по каждому подразделению и за учреждение в целом, с учетом имеющихся в учреждении неполных штатных единиц. Рогожин М..Ю. Организация делопроизводство предприятия [Текст] / М.Ю. Рогожин. - М.: РДЛ,2009.

Штатное расписание визируется руководителями всех структурных подразделений учреждения, в том числе главным бухгалтером, заместителем руководителя учреждения, утверждается приказом главного врача. Изменения в штатное расписание вносятся приказом главного врача.

Титульный лист документа исследуемого учреждения исполняется на общем бланке и содержит:

- полное наименование учреждения;

- наименование вида документа;

- номер и дату написания документа;

- место составления (написания);

- заголовок к тексту документа;

- подпись разработчика (руководителя соответствующего подразделения);

- гриф утверждения с утверждающей подписью главного врача.

Следует отметить, что ошибок в оформлении штатного расписания ДКБ нет, оно оформлено на бланке унифицированной формы Т-3 в соответствии с предъявляемыми к данному виду документации требованиями.

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором определяются место работника в системе управления юридическим лицом, основные функции, обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в определенной должности. Труханович А.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству[Текст]/ А.В. Труханович, Д.Л. Щур. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательство «Дело и сервис», 2006. С.69.

Должностные инструкции в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» составляются заведующими отделений.

Основой для разработки должностных инструкций на персонал любой организации являются квалификационные характеристики по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ. В основу должностных инструкций медицинского персонала закладываются нормы Постановления Минтруда России «О согласовании разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик по должностям работников здравоохранения Российской Федерации». Постановление Минтруда России от 27.08.1997 № 43 «О согласовании разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик по должностям работников здравоохранения Российской Федерации (с изм. На29.10.2001) [Текст]. // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=104953. Загл. с экрана

Поскольку номенклатура (классификатор) специальностей специалистов с высшим медицинским и фармацевтическим образованием в учреждениях здравоохранения Российской Федерации постоянно дополняется новыми специальностями, в основу должностных инструкций закладываются и требования квалификационных характеристик на соответствующих специалистов, утверждаемых министерством здравоохранения в пакете с иными типовыми организационно-правовыми документами.

Еще одна категория документов, которые используются при разработке должностных инструкций - типовые положения о структурных подразделениях учреждения здравоохранения и положения о специалистах, утверждаемые Министерством здравоохранения и соцразвития РФ.

В должностные инструкции среднего медицинского персонала включаются квалификационные характеристики специалистов со средним медицинским и фармацевтическим образованием, утвержденные Приказом Министерства здравоохранения РФ «О номенклатуре специальностей среднего медицинского и фармацевтического персонала» Приказ Министерства здравоохранения РФ от 19.08.1997 № 249 «О номенклатуре специальностей среднего медицинского и фармацевтического персонала» (с изм. На 06.02.2001)[Текст].// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=1019149. Загл. с экрана , а также положения о специалистах со средним и фармацевтическим образованием, утвержденным тем же актом.

В квалификационных характеристиках Минздрава России основной упор делается на знания и умения. Это объясняется тем, что характеристики предназначены для аттестации на присвоение квалификационных категорий, для определения уровня специалиста теоретической подготовки и практических навыков.

Квалификационная характеристика такого рода является основой для оценки знаний и умений специалиста при проведении квалификационного экзамена на получение сертификата специалиста.

Модель характеристики специалиста со средним медицинским образованием следующая:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности (общие знания и умения, специальные

знания и умения - манипуляции, операции, методики)

3. Права.

4. Ответственность

5. Примечание.

(См. Приложение № 2).

Должностная инструкция оформлена на 3 листах, на фирменном бланке больницы. Содержание должностной инструкции соответствует требованиям к данной специальности, однако следует отметить, что в разделе «Общие положения» не прописаны требования к квалификации сотрудника и некорректно рубрицирован «раздел 3. Права».

В оформлении и содержании должностной инструкции допущены следующие нарушения:

1. Составлена на человека, а должна быть составлена на должность, с согласованием падежного окончания: должностная инструкция медицинского статистика.

2. Отсутствуют регистрационный номер и дата документа.

3. В грифе утверждения оттиск печати заходит на собственноручную подпись главного врача.

4. Не допускается проставление точек в заголовках разделов.

5. Не правильно пронумерованы страницы - не ставится номер на первой и расположение должно быть по центру сверху, а не снизу в правом углу.

6. В конце должностной инструкции выделен раздел «Примечание», о том, что в инструкцию могут быть внесены изменения, однако, все изменения в организационно-правовую документацию должны оформляться соответствующим приказом.

7. Допущена ошибка в реквизите согласования:

- есть подпись заведующего отделением, с указанием его Ф.И.О., но не проставлена дата его согласования;

- нет подписи юрисконсульта, хотя должность и Ф.И.О. специалиста указаны, не проставлена дата его согласования.

Таким образом, проанализировав локальные нормативные правовые документы НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД», можно сделать вывод, что учреждение осуществляет свою деятельность на основе федеральных и региональных законодательных и нормативных актов в области управления в здравоохранении.

Автор в этой главе рассматривает локальные организационно-правовые документы ДКБ на ст. Самара - устав, штатное расписание и должностные инструкции, на предмет правильности и соответствии оформления требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Глава 2. Организация документирования в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД»

2.1 Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов

Организационно-распорядительные документы

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=28003. - Загл. с экрана.

В деятельности ДКБ из организационно-распорядительных документов используются только приказы.

Приказ - наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующего на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения. Государственная система документационного обеспечения управления.// Консалтинговая группа «Термика»,разработка и внедрение информационных систем, делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс] - М.,2011. - Режим доступа:http://www.termika.ru/dou/docs/gsdou.html - Загл. с экрана.

Подготовка распорядительных документов в ДКБ поручается одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов в ДКБ практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям - достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов в ДКБ складывается из следующих этапов:

изучение управленческого вопроса, организации лечебного процесса;

подготовка проекта распорядительного документа;

согласование документа;

подписание документа.

Прежде чем передать документ на подписание, он должен быть тщательно проверен - особое внимание обращается на числовые данные, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо. Секретарь ДКБ проводит регистрацию, с момента которой документ приобретает статус официально изданного. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А, и др. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана,2009. С.167.

В деятельности организаций различаются: приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при утверждении структуры и штатов и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.). Регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для лечебно-профилактического учреждения видов деятельности. Там же. С168.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

В ДКБ текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается своеобразное объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов РДМО, департамента здравоохранения ОАО «РЖД», Министерства здравоохранения и социального развития Самарской области констатирующая часть содержит название вида, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа ДКБ начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца и кавычек). Текст приказа обычно делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа содержат формулировки различных по характеру исполнения действий. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводиться либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». В случае если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от «_»_____г. №_ считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то указываются соответствующие пункты. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления [Текст]. / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М.: Юнити-Дана, 2009. - С.171.

Обеспечение правильности оформления приказов в ДКБ является обязанностью службы делопроизводства.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов производится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и состоят из порядковых номеров.

Приказы по основной деятельности в ДКБ регистрируются в «Журнале» приказов, содержащем графы:

№ п/п	№ приказа	Дата приказа	Название приказа	Кем подписан	Исполнитель	Перечень	Приме-чание

Проанализировав содержательно-реквизитную часть приказов по основной деятельности, издаваемых в ДКБ (См. Приложение № 3) в соответствии с рекомендациями и действующими стандартами и нормативами в области делопроизводства автор выявил следующие недочеты:

1. Не соответствуют установленным размерам границы зоны, отведенной на реквизит «название организации» - 30 мм, а должно быть в соответствии с ГОСТом 20 мм. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=72079. - Загл. с экрана.

2. В реквизите «дата приказа» год указывается двумя цифрами, вместо четырехзначного обозначения (2011). Там же.

3. Нет необходимости указывать реквизит «место издания», т.к. в названии организации оно уже указано «на станции Самара».

4. Заголовок приказа не должен располагаться по центру, а в левой части.

5. Слово ПРИКАЗЫВАЮ должно писаться с новой строки без абзаца, а не в продолжении текста и заглавными буквами. Там же.

6. Каждый новый пункт должен начинаться глаголом в неопределенной форме: «Возложить», «Обеспечить» и т.д. Там же.

7. Инициалы ответственного за исполнение лица должны располагаться перед его фамилией. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=72079. - Загл. с экрана.

8. Оттиск печати не должен ставиться на подпись главного врача. Там же.

9. При оформлении реквизита «отметка об исполнителе» не должно использоваться сокращение «Исп.» и «Тел.». Там же. В исправленном варианте отметка должна выглядеть так: Гулязин Александр Иванович 303-34-66

Информационно-справочные документы: письма, протоколы, акты, докладные и объяснительные записки

К информационно-справочным документам, используемым в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Автором исследования были рассмотрены письма учреждения, составленные ДКБ, и, в соответствии с рекомендациями Государственного стандарта на организационно-распорядительную документацию, сформулированы замечания к оформлению, в частности:

- Отсутствует код причины постановки налогоплательщика на учет.

- В письмах - ответах в тексте документа используется фраза «На Ваш запрос от…». Поскольку данная информация уже присутствует в реквизите «ссылка на регистрационный номер и дату документа», можно считать использование данной фразы в тексте документа тавтологией, такая избыточность препятствует восприятию основной информации в тексте.

- В письмах, имеющих конкретного адресата, известного учреждению по неоднократному обмену документами, не используется личное обращение. Подобная практика ведения деловой переписки недопустима, демонстрирует неуважение к адресату и показывает непрофессионализм сотрудников.

- При оформлении реквизита «отметка об исполнителе» используется сокращение «исп.» и «тел.», контактный телефон располагается на одной строке с фамилией, а должен указываться на следующей строке. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=72079. - Загл. с экрана.

- Не правильно оформляется приложение, после слова приложение должно ставиться двоеточие, потом указывается название приложения, количество листов в скольки экземплярах, правильно должно выглядеть так:

Приложение: «Паспорт района» на 2 л. в 1 экз.

- При подписании письма исполняющим обязанности лицом в шаблоне оставляется должность непосредственного руководителя - главного врача и

его инициалов и фамилии, а необходимо указывать фактическую должность и фамилию подписывающего лица. Должно быть так:

Автором были обнаружены ряд ошибок в оформлении протоколов в ДКБ.

В отношении содержания протоколов можно отметить, что нет четкого деления на логические составные текстовой части данного вида документа: не определен председатель и секретарь заседаний, после указания на вид документа сразу перечисляются присутствующие. Нормативными и методическими документами по вопросам документационного обеспечения управления, а также практикой составления и оформления такого вида документа, как протокол, закреплен следующий порядок оформления: лица, указанные во вводной части документа (председатель и секретарь), в обязательном порядке должны подписывать протокол. Таким образом, отсутствие упоминания указанных должностных лиц во вводной части протокола может служить основанием для опротестования юридической силы подписанного документа.

Следующий документ, наиболее часто использующийся в ДКБ - это докладная записка.

Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной просьбы или постановкой вопроса и содержащей ответы и предложения. Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - содержит выводы, мнения, предложения составителя.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководству) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Докладная записка в ДКБ, как правило, адресуется главному врачу, заведующему отделения и содержит доклад о проделанной работе, состоянии дел в каком-либо виде деятельности ДКБ, выполнении заданий по командировке, проверке (с выводами и предложениями).

Докладная записка составляется как по инициативе работника ДКБ, так и по указанию главного врача или заведующего отделением. По инициативе работника докладная записка составляется, как правило, с целью побудить должностное лицо, которому она адресуется, принять определенное решение.

Текст докладной записки в ДКБ состоит из описательной и заключительной частей. В описательной части излагается суть поднятого в записке вопроса, приводятся ссылки на документы, факты и события, вызвавшие необходимость написать докладную записку. В заключительной части излагаются выводы, предложения, просьбы. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству рекомендуется заканчивать докладные записки фразами: «Докладываю в порядке информации», «Прошу Вашего решения» и другими (в зависимости от содержания).

Если в докладной записке излагаются предложения, мнения или заключения автора, основанные на результатах проработки рассматриваемого в записке вопроса с причастными должностными лицами, то об этом должно быть указано в тексте записки (например: «Данное предложение согласовано (поддерживается) главной медицинской сестрой, заведующими отделений Фамилия И.О., Фамилия И.О.» или «Заключение подготовлено с учетом мнения…»).

Докладная записка подписывается составителем.

Главным врачом проставляется резолюция по изложенным в докладной записке вопросам и ставится на контроль, при этом устанавливается срок выполнения решений по излагаемому вопросу.

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления [Текст]: Учебник. / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова - М.: МЦФЭР, 2007. - С.184. По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладной тем, что не содержат выводов и предложений. Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности.

Объяснительная записка в ДКБ составляется для разъяснения содержания отдельных положений прилагаемого документа (проекта приказа ДКБ или программы, плана, заявки и др.), обоснования целесообразности издания документа.

В объяснительной записке приводятся при необходимости результаты проработки рассматриваемого вопроса и проведенной экспертизы, расчеты и обоснования, а также прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

Объяснительная записка подписывается составителем, подготовившим документ.

Докладная и объяснительная записки в ДКБ оформляются на стандартном листе А4, пишутся от руки составителем. На взгляд автора, необходимо создать трафаретные тексты для такого рода документов, что позволит оперативно обрабатывать данные документы и своевременно решать вопросы текущей деятельности ДКБ, а также облегчит способ написания должностными лицами докладных и объяснительных записок.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

Справка подготавливается, как правило, для отражения результатов производственно-финансовой деятельности ДКБ, а также для подтверждения сведений о ее работниках и содержит описание (подтверждение) тех или иных фактов, событий и другую необходимую информацию.

В ДКБ справки составляют для представления в установленном порядке или по запросу. В названии справок кратко должно быть отражено существо вопроса, о котором пойдет речь. В названии справки должна быть указана дата или период времени, к которым относятся сведения, изложенные в справке.

Справка должна подписываться уполномоченным на то лицом ДКБ и заверяется оттиском печати.

Справки личного характера выдаются сотрудникам ДКБ для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др.

Типовые справки, например о работе, доходах работника ДКБ, автор рекомендует оформлять на унифицированных бланках (формах) с трафаретным текстом.

Вследствие этого, можно сказать, что справки имеют постоянный характер оформления, не противоречащий нормам законодательства на составление такого рода документа. Единственное, что можно отметить это неправильно расположение оттиска печати (расположен на подписи должностного лица). Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Приложение № 11 к п. 3.4.5.4.[Электронный ресурс] - М., 2009. - Режим доступа: http://archives.ru/sites/default/files/prilojenija_metod_rekomend_26_04_2010.pdf. - Загл. с экрана.

Акты комиссионных поверок (См. Приложение № 4, 5, 6) оформлены с рядом однотипных ошибок:

- в большей части актов в реквизитах, содержащих указание на фамилии и инициалы должностных лиц, используется неправильно расположение этих данных: инициалы проставляют перед фамилией, в то время как государственным стандартом предусмотрено обратное расположение при упоминании должностных лиц ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно -распорядительной документации. Требования к оформлению документов». П. 3.19.// Консалтинговая группа «Термика»,разработка и внедрение информационных систем, делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс] - М.,2008. - Режим доступа:http://www.termika.ru/dou/docs/gost630.html - Загл. с экрана.;

- при оформлении реквизита «гриф утверждения» в актах слово УТВЕРЖДАЮ пишут прописными буквами и некорректно проставлен оттиск печати. Для приведения в соответствие правил оформления и расположения реквизитов на данном документе с действующими нормативными правовыми актами по делопроизводству, рекомендуется слово УТВЕРЖДАЮ печатать заглавными буками, а оттиск печати проставлять таким образом, чтобы он захватывал наименование должности подписывающего лица, слово УТВЕРЖДАЮ и часть собственноручной подписи. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Приложение № 11 к п. 3.3.2.[Электронный ресурс] - М., 2009. - Режим доступа: http://archives.ru/sites/default/files/prilojenija_metod_rekomend_26_04_2010.pdf. - Загл. с экрана.

Подводя итог данной главе, следует сказать, что в деятельности ДКБ из организационно-распорядительных документов используются только приказы. Подготовка распорядительных документов в ДКБ складывается из следующих этапов: изучение управленческого вопроса, организации лечебного процесса; подготовка проекта распорядительного документа; согласование документа; подписание документа.

В деятельности организации различаются: приказы по основной деятельности и личному составу. Обеспечение правильности оформления приказов в ДКБ является обязанностью службы делопроизводства.

Проанализировав содержательно-реквизитную часть приказов по основной деятельности, издаваемых в ДКБ в соответствии с рекомендациями и действующими стандартами и нормативами в области делопроизводства автор выявил недочеты.

Информационно-справочными документами, используемыми в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» являются письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы.

Автором исследования были рассмотрены письма учреждения, сформулированы замечания к оформлению, был обнаружен ряд ошибок в оформлении протоколов. К часто использующимся в ДКБ можно отнести докладную и объяснительные записки, справки. Нужно отметить, что акты комиссионных поверок оформлены с рядом однотипных ошибок

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что в ДКБ необходимо разработать унифицированные формы наиболее часто встречающихся видов документов, внести типовые формы в Инструкцию по делопроизводству как приложение, что позволит соблюдать аналогичное оформление всех видов документов, ускорит процесс их составления, а соответственно оптимизирует деятельность работников документационного обеспечения управления.

2.3 Порядок оформления кадровой документации

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках учреждения, персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Организация имеет право внести дополнительные, необходимые ей реквизиты. Но при этом все реквизиты, утверждённые Госкомстатом форм документов, должны остаться без изменения. Удаление каких-либо реквизитов из унифицированных форм не допускается. Все изменения, вносимые в формы, должны быть оформлены соответствующими распорядительными документами организации. Кузнецова Т. В. Новые изменения унифицированных форм кадровых документов [Текст]/Т.В. Кузнецова //
Секретарское дело. - 2007. - № 2. - С. 5.

Одной из наиболее важных функций отдела кадров НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе входят документы различного функционального назначения: первичные учетные (например, личная карточка Т-2), распорядительные (приказ), личные (трудовая книжка) и т.д.

Обязательное ведение кадровой документации предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Трудовой кодекс Российской Федерации, Инструкцией по ведению трудовых книжек и др. Амирский В.И. Делопроизводство в кадровой службе [Текст] / В.И. Амирский. - М. 2008 . - С.52.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров в ДКБ. Под движением кадров условно понимается:

- прием, перевод и увольнение работников;

- предоставление отпусков;

- командирование.

При приеме на работу в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- свидетельство ИНН;

- документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу;

- диплом или иной документ о полученном образовании;

- сертификат специалиста;

- свидетельство о квалификационной категории;

- пройденный медицинский осмотр;

- пройденный инструктаж по охране труда. Каменева Е.М.Особенности оформления приказов и распоряжений [Текст] /Е.М. Каменева// Кадровая служба и управление персоналом предприятия. - 2011. - № 1. - С.21-25.

Прием на работу без предъявления этих документов не допускается.

Приказ о приеме на работу в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» осуществляется, как правило, с прохождением испытательного срока продолжительностью от 1 до 3 месяцев.

Приказ о приеме на работу соответствует унифицированной форме № Т-1 Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе [Текст] / А.В. Верховцев. - М.: ИНФРА, 2004. -С.145. и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

При анализе приказов о приеме на работу сотрудников в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» (См. Приложение №7) выявлено постоянное нарушение - приказы подписывает и. о. главного врача Е.В. Казымова, а в реквизите подпись стоит должность главный врач А.А. Рогачев. В исправленном варианте это должно выглядеть так:

Еще в приказе имеются недочеты: отсутствуют код по ОКПО и табельный номер работника.

При поступлении работника на работу или переводе его в установленном порядке на другую работу работодатель обязан ознакомить его с:

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- коллективным договором, действующим в учреждении;

- положением об оплате труда;

- положением о премировании;

- порученной работой, условиями труда и разъяснить его права и обязанности;

- проинструктировать по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране и другими правилами по охране труда.

Трудовой договор работника НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» (См. Приложение № 8) состоит из разделов:

1. Предмета договора.

2. Права и обязанности сторон.

3. Рабочее время и время отдыха.

4. Оплата труда.

5. Срок действия, изменение и прекращение трудового договора.

6. Заключительные положения

В оформлении договора допущено существенное нарушение - отсутствие необходимого реквизита - даты подписания трудового договора руководителем. Оттиск печати организации полностью поставлен на подпись главного врача. К договору имеется дополнительное соглашение, в оформлении которого есть недочет - реквизит согласование составлен некорректно, в исправленном варианте он должен выглядеть так:

Также есть рекомендации по оформлению смысловой части трудового договора, согласно действующему законодательству, целесообразно включать в него следующие пункты - требования к знаниям работника при осуществлении деятельности, а именно обязанность знать:

- законы Российской Федерации и иные нормативные правовые акты по вопросам здравоохранения;

- методы оказания неотложной медицинской помощи;

- теоретические знания по своей специальности, по организационной, диагностической, консультативной, профилактической работе;

- современные методы диагностики, лечения и лекарственного обеспечения пациентов;

- разрешенные и внедренные в практику новейшие методики, технологические приемы лечения, диагностики и лекарственного обеспечения пациентов; а также обязанность при отсутствии специальных знаний и практических навыков в области внедренных в использование новейших методик и технологических приемов активно овладевать на технологической и методологической базе учреждения указанными навыками и знаниями, в том числе путем приобретения профессиональных практических навыков в порядке и на условиях, определяемых внутренними локальными правовыми нормами больницы;

- основы врачебно- трудовой экспертизы;

- способы взаимодействия с другими врачами-специалистами, различными профильными службами, учреждениями, организациями, в том числе со страховыми компаниями;