Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Сущность информационно-справочных документов
• 1.1 Разновидности и функции информационно-справочных документов
• 1.2 Современные требования к составлению и оформлению информационно-справочных документов
• 2. Оформление информационно-справочных документов организации
• 2.1 Требования к оформлению служебной записки
• 2.2 Требования к оформлению протокола
• 2.3 Анализ протокола в организации ООО "Фулгранд"
• Заключение
• Список использованных источников и литературы


Введение

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, каждый работодатель определяется состав и порядок оформления информационно-справочной документации по делопроизводству.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

Документ - материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком для её передачи во времени и пространстве. Осуществление функций любого предприятия связана с составлением, получением, направлением документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования организации работы с документами.

Актуальность данной работы обусловлена тем, что процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации.

Объектом исследования данной курсовой работы является информационно-справочный документ.

Предметом исследования является изучение правил оформления информационно-справочных документов организации.

Цель данной курсовой работы - характеристика и анализ разновидностей информационно-справочной документации и изучение правил их оформления.

Задачи курсовой работы:

· Дать характеристику понятию информационно-справочный документ;

· Изучить разновидности и функции информационно-справочных документов;

· Проанализировать правила оформления информационно-справочных документов;

· Произвести анализ протокола в организации ООО "Фулгранд".

В данной работе были использованы методы теоретически анализ, синтез и обобщение; классификация; изучение литературы и документов; наблюдение; опрос; методы обработки результатов исследования.

Курсовая работа состоит из: введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.



1. Сущность информационно-справочных документов

1.1 Разновидности и функции информационно-справочных документов

Информационно-справочные документы - это документы которые сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.[9]

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.

Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.[11]

Так же информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Состав информационно-справочных документов представлены в схеме, на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1. Схема "Состав информационно-справочных документов"

Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.[10]

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

Рассмотрим подробнее информационно-справочную документацию:

Протокол - фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений во время совещаний, на собраниях, конференциях и заседаниях. Составляется на основании записей во время заседания, а также тезисов выступлений и проектов решений.

Докладная записка - носит информационный характер, адресуется вышестоящему руководителю, обстоятельно излагает какой-либо вопрос, содержит выводы и предложения.

Объяснительная записка - поясняет какое-либо действие, факт или происшествие, адресатом является вышестоящее должностное лицо.

Служебная записка - фиксирует факт выполнения какой-либо работы, адресатами могут быть равные по иерархической структуре должностные лица.

Заявление - носит личный характер, регламентирует отношения между гражданами и должностными лицами, содержит личную, узкую информацию.

Акт - служит для официальной констатации произошедшего действия или факта хозяйственной жизни, деятельности учреждения.

Сводка - включает обобщенные сведения, касающиеся того или иного вопроса, содержит информацию, собранную из разных источников по заранее определенным параметрам.[8]

Справка - описывает производственную деятельность предприятия и подтверждает факты и события.

Представление - содержит предложение о поощрении, награждении сотрудника или его переводе на новую должность. Включает сведения о работнике, объясняет мотивы его награждения или назначения.[7]

Заключение Фиксирует мнение, выводы учреждения, комиссии или эксперта по какому-либо вопросу.

Перечень - является систематизированным перечислением объектов, лиц или работ, составленным для распространения на них определенных норм или требований.

Деловое письмо - применяется в целях осуществления удаленной коммуникации между двумя корреспондентами (как юридическими, так и физическими лицами), служебное послание в форме официальной.[6]

К информационно-справочным документам относятся те служебные бумаги, которые могут служить основой для принятия административного решения, но не обязывают выполнять какие-либо указания руководства. Их основная функция - накопление, обобщение и передача информации, так же функции можно рассмотреть в схеме, на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2. Схема "Функции информационно-справочных документов"

Таким образом, главное назначение информационно-справочных документов организации - служить основой внешних и внутренних коммуникаций. С их помощью информация передается от между адресатами, которыми могут выступать как конкретные должностные лица, так и целые организационные подразделения или учреждения. Их другое назначение - фиксировать информационные сведения, которые могут стать основой для принятия управленческих решений.



1.2 Современные требования к составлению и оформлению информационно-справочных документов

В связи появление нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 были внесены новые требования к составлению и оформлению информационно-справочных документов.[5] документация справочный служебный протокол

ГОСТ Р 6.30-2003 распространялся только на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, а в новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки.

Появилась глава "Общие требования к созданию документов". Теперь здесь четко прописано какие шрифты и размеры можно использовать при оформлении документов. Это:

Times New Roman, 13,14

Arial 12,13

Verdana 12, 13

Calibri, 14

Теперь узаконено создание документов на лицевой и оборотной стороне листа. Также организация может предусмотреть выделение полужирным шрифтом реквизитов "адресат", "заголовок к тексту", "подпись", а также отдельных фрагментов текста.

В новом ГОСТ описано точное место расположение реквизитов. Например, изображение герба помещается посередине верхнего поля, над реквизитами документов, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

В ГОСТ Р 6.30-2003 четкого описания расположения реквизитов не было. Мы ориентировались только по схемам расположения реквизитов в приложении к ГОСТ.

Исключены из нового ГОСТ реквизиты: ОГРН, ИНН/КПП, код организации. Они фигурируют теперь только в реквизите "Справочные данные об организации". Также 2 реквизита из ГОСТ Р 6.30-2003 объединились в один. Это: государственный герб Российской Федерации и герб субъекта Российской Федерации. В новом ГОСТ они объединены в реквизит с общим наименование "Герб".[2]

Взамен появились 4 новых реквизита - наименование структурного подразделения - автора документа, наименование должности лица - автора документа, гриф ограничения к доступу, отметка об электронной подписи.

Первые 2 реквизита применяются для конкретных видов документов, когда документ инициирует структурное подразделение (филиал, представительство) или должностное лицо.

Гриф ограничения к доступу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. В состав грифа входит надпись: "Для служебного пользования", "Коммерческая тайна", "Конфиденциально" и номер экземпляра документа. Выглядит она так:

Коммерческая тайна

Экз. № 2

Появился новый реквизит "Отметка об электронной подписи". Она включает в себя: фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, имя, отчество, фамилию владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Организации, для которой использование этого реквизита будет необходимостью, придется изготовить соответствующий штамп, который будет проставляться на месте, где должна быть собственноручная подпись.

В ГОСТ Р 6.30-2003 место составления (издания) документа указывалось только, если было затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

В реквизите "Адресат" инициалы теперь ставятся всегда после фамилии.

В ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы после фамилии ставились только при адресовании физическому лицу. [1]

Сокращение ул. в адресе всегда теперь ставится после наименования улицы. В ГОСТ Р 6.30-2003 при адресовании документа физическому лицу сокращение ул. ставилось перед наименованием улицы.

Также теперь нормативно закреплено указание электронного адреса, в случаях, когда письмо отсылается по факсу или электронной почте.

Теперь может не составляться заголовок к тексту, если документ не превышает 4-5 строк.

В ГОСТ Р 6.30-2003 заголовок к тексту мог не составляться для документов формата А 5.

Новый ГОСТ нормативно закрепляет постановку инициалов после фамилии и в тексте документа.

Руководителям структурных подразделений проинформировать начальника отдела кадров Логинову Ю.П. о командировках сотрудников, намеченных на апрель 2017 года.

В тексте документов теперь узаконена фраза "С уважением". Она может употребляться независимо от того, есть ли уже в обращении слово "Уважаемый(ая)".

Гриф согласования теперь может проставляться в нескольких местах:

· на первом листе документа в левом верхнем углу;

· на последнем листе документа под текстом;

· на листе согласования.

Отметка об исполнителе в новом ГОСТ включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона.

Также на усмотрение организации она может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. В ГОСТ Р 6.30-2003 достаточно было только фамилии, инициалов и телефона. Имя и отчество не нужно было писать полностью.



2. Оформление информационно-справочных документов организации

2.1 Требования к оформлению служебной записки

Служебная записка - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения. Реквизиты служебной записки можно рассмотреть на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1. Реквизиты служебной записки



Реквизиты служебной записки - название подразделения, название вида документа, дата индекс, текст, адресат, подпись - располагаются на чистом листе бумаги в порядке, предусмотренном общим бланком предприятия.[5]

Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Формуляр докладной записки: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, должность лица, написавшего докладную записку, расшифровка подписи, личная подпись, адресование. Текст докладной записки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй - выводы и предложения автора. Докладные записки, направляемые в другие организации, печатают на бланках. Внутренние докладные записки могут быть отпечатаны на чистых листах, но с учетом расположения реквизитов, как на бланках. Докладные записки, исходящие от имени учреждения или структурного подразделения, подписывает руководитель. Докладные записки внутреннего характера подписывают их авторы. Разновидностью докладной записки является объяснительная записка. Она может быть написана от руки, но обязательно должна иметь дату и личную подпись сотрудника, ее написавшего.

По содержанию докладные записки подразделяются:

· на инициативные;

· информационные;

· отчетные.[8]

Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Информационные докладные записки информируют руководителя о ходе выполнения работ.[6]

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

· на внешние;

· внутренние.[9]

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

· наименование организации;

· наименование вида документа (Докладная записка);

· дата;

· индекс;

· место составления;

· адресат;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись руководителя;

· фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации.

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А 4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система информационно-справочной документации. Требования к составлению документов".[4]

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

· наименование структурного подразделения.

· наименование вида документа (Докладная записка);

· дата;

· регистрационный (исходящий номер);

· заголовок к тексту;

· текст;

· отметка о наличии приложения (если есть);

· адресат;

· подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пояснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) и являющийся приложением к нему. Оформляется на общем бланке и подписывается руководителем.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины невыполнения какого-либо поручения или нарушения трудовой дисциплины. Составляется работником на стандартном листе бумаги, и подписываются им.[10]

По содержанию объяснительные записки подразделяются:

· на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);

· составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А 4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом. Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

· описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

· аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.[13]

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений.

Аналитическая записка включает подробный анализ ситуации, излагаемые факты (данные, события) комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией.[11]

Обзорные записки содержат краткую информацию о нескольких взаимосвязанных проблемах. При этом дается их сжатый комплексный анализ, как правило, дополняемый справками, конкретизирующими его.

Информационно-статистические записки содержат цифры, данные, располагаемые наиболее наглядным, удобным для восприятия образом (в форме таблиц, графиков и т.п.). Такие записки не содержат подробного анализа приводимых в них данных.[12]

2.2 Требования к оформлению протокола

Протоколы - содержат информацию о ходе обсуждения вопросов, документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, собраний акционеров.

Состав главных реквизитов протокола представлены на Приложениях 1-3.

Специалисту может быть поручено вести протоколы заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, жюри и др.), собраний, конференций. Протоколы оформляется на общем бланке. Датой является дата заседания (или даты начала и окончания заседания). Номером - порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Текст включает вводную и основную части. Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают председатель и секретарь. Текст документа должен быть изложен ясно, четко, кратко, содержать достаточные обоснования и полную информацию, позволяющую адресату принять решение по вопросу. Формы протоколов (выбирает руководитель):

В кратком протоколе указываются фамилии председателя и секретаря заседания, список присутствующих, повестка заседания, фамилии выступавших и текст принятого решения.

Полный протокол, кроме этого содержит запись текстов докладов, выступлений, вопросов и ответов докладчиков. Составляется на основе записей, которые ведет секретарь во время.[17]

Текст полного протокола состоит из вводной и основной частей.

Вводная часть - здесь указываются ФИО председателя, секретаря, всех присутствующих на заседании (в алфавитном порядке) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание, повестка дня.

Основная часть - представляет собой текст, состоящий из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

"Слушали:…";

"Выступили:…";

"Постановили (решили):…".

В разделе "Слушали" приводятся ФИО докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, то после указания темы выступления делается отметка: "текст доклада прилагается".

В разделе "Выступили" указываются ФИО лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. Запись выступления излагается от третьего лица единственного числа.[16]

В разделе "Постановили (решили)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Оно строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Решение может содержать один или несколько пунктов, которые располагаются по значимости, и каждый из них нумеруется. Ниже текста решения указывается количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Если принимается решение об утверждении какого-либо документа, то в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагаться к протоколу.[15]

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие.

Иногда требуется сделать выписку из протокола.

Выписка из протокола - это точная копия части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом оформляется название документа: "Выписка из протокола". Далее воспроизводятся: все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение, подпись (без личной подписи). Выписка должна быть заверена.[12]

2.3 Анализ протокола в организации ООО "Фулгранд"

Название предприятия: ООО "Фулгранд". Местонахождение и почтовый адрес Общества:

Компания ООО "Фулгранд" действует на рынке с 2000 года и добилась определенных успехов в сфере своей деятельности. ООО "Фулгранд" предоставляет услуги системного администрирования для юридических лиц и услуги ремонта компьютеров для физических лиц г. Димитровград. Так же направлениями деятельности фирмы являются: создание и разработка сайтов, массовые электронные рассылки.

Главная цель фирмы ООО "Фулгранд" получение максимальной прибыли и расширение рынка сбыта готовой продукции, путем выпуска продукции соответствующей стандартам, наличие сертификата качества на каждую единицу продукции. Фирма гарантирует совместимость и надежную работу каждого готового персонального компьютера. Фирма ведет своевременное обучение персонала, обеспечение понимания политики в области качества на всех уровнях.

В организации ООО "Фулгранд" структура и функции делопроизводственной службы изучаются на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства и принятую технологию работы с документами. Следует отметить, что на предприятии отсутствуют документы, регламентирующие деятельность службы делопроизводства. Структура службы делопроизводства представлена секретарем. На предприятии существует смешанная форма организации работы с документами. В различных отделах регистрируются внутренние документы - по месту их создания. Делопроизводственные операции на предприятии не автоматизированы. Доставка документов в организацию происходит почтой, курьерами и с помощью факсимильной связи и компьютерной сети. Прием и первичную обработку входящей документации с почтой и факсимильной связью осуществляет секретарь. При этом он руководствуется ГОСТом Р 7.0.8-2013.

Требования к протоколу общего собрания участников ООО "Фулгранд" устанавливает ст. 181.2 ГК РФ. В соответствии с ее положениями в этом корпоративном документе должны указываться:

· дата и место, где проходит собрание;

· время проведения;

· информация о лицах, которые принимают в нем участие;

· вопросы, которые вынесены на повестку дня;

· результаты голосования по каждому из них;

· информация о лицах, которые подсчитывали голоса;

· информация о тех, кто голосовал против и потребовал занесения этих данных в протокол.

Входящие документы распределяются секретарем между руководством и структурными подразделениями (отделами). Ведение информационно-справочной работы по документам организации осуществляется секретарем и юристом. Машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере) осуществляется секретарем. Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов также осуществляется секретарем, а также самими сотрудниками предприятия. Разработкой и проектированием бланков документов по поручениям руководства занимается секретарь, а также сами сотрудники предприятия.

Полный - здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц).[15]

Бланк протокола в организации ООО "Фулгранд" можно увидеть на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3. "Бланк протокола в ООО Фулгранд"

В ООО "Фулгранд" проводятся разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

· Полный протокол;

· Краткий протокол.

Краткий протокол - как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Бланк краткого протокола совещания можно увидеть на рисунке 2.3.1.



Рисунок 2.3.1 - Бланк краткого протокола совещаний в ООО "Фулгранд"

Анализ протокола (Приложение 1) в ООО "Фулгранд" показал что:

· Составление и оформление протокола в организации соответствует ГОСТу Р 7.0.97-2016;

· Протокол составлен по всем требованиям нормативной базы ДОУ;

Проанализировав данные протокола были найдены замечания:

· Некоторые протоколы в организации были составлены по ГОСТу Р 6.30-2003;

· В протоколах которые проходили несколько дней указывалась только конечная дата.

При анализе в ООО "Фулгранд" чаще всего встречались протокол совещаний и собраний, протокол об административном правонарушении.



Заключение

Таким образом, вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Функция документа есть его целевое назначение. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.

Документ многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные.

Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным организацией, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 сформулированы основные требования к оформлению документов.

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях. Данные документы в системе организационно-распорядительной документации называются информационно-справочными. В данную группу документов входят служебные письма, служебные записки, акты, протоколы, справки и др.

Правильное составление документов позволяет не допускать недостоверности информации и способствовать эффективному развитию деятельности предприятия или организации.

Для достижения поставленной цели "изучить характеристику и анализ разновидностей информационно-справочной документации и изучение правил их оформления", нами были решены следующие задачи:

* Дать характеристику понятию информационно-справочный документ;

* Изучить разновидности и функции информационно-справочных документов;

* Проанализировать правила оформления информационно-справочных документов;

* Произвести анализ протокола в организации ООО "Фулгранд".

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.



Список использованных источников и литературы

1. Федеральный закон РФ от 22.10.2004 № 125// [Текст] "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 28 декабря 2017 г.).

2. ГОСТ Р ИСО 15489-1 2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования". - М.: Издательство стандартов, - // [Текст] 2003.

3. ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" - // [Текст]

4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система справочно-информационной документации. Требования к оформлению документов" - // [Текст]

5. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа, [Текст] - // Кузьмина В.И. 2017, 224 с.

6. Делопроизводство: Конспект лекций [Текст] - // М.И. Басаков.-Д. Феникс., 2015.-192 с.

7. Делопроизводство: Учебник. - М.: Высшая школа, [Текст] - // Быкова Т.А. 2014. с. 183.

8. Докладные, служебные записки и справки. Кадровая служба и управление персоналом предприятия №4, [Текст] - // Аленова Л.А. 2017.

Дополнительные источники:

9. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", [Текст] - // Кузнецова Т.В. 2016. - 250 с.

10. Делопроизводство: документационное управление деятельностью. - М.: Современник - БИС, [Текст] - // Мандрина В.М. 2015. - 400 с.

11. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. - М.: Издательство "Юридический колледж МГУ", [Текст] - // Пшенко А.В. 2017, 85 с.

12. Журнал "Секретарское дело", №1, Размножаем документы. [Текст] - // Седова О.Л., 2016.

13. Стенюков М.В. ВПД: Документоведение делопроизводство. [Текст] - // М.В. Стенюков.- М.: А - Приор, 2016.-176 с.

14. Методические рекомендации по выполнению и подготовке к защите курсовой работы по ПМ 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации (МДК 01.01 Документационное обеспечение управления), ПМ 05 Организация документационного обеспечения кадровой деятельности по специальности 46.02.01 "Документационное обеспечение управления и архивоведение" - // [Текст] Р.В. Михайлова 2016 г.

15. Энциклопедия делопроизводства. Информационно-справочные документы [Электронный ресурс] - www.termika.ru

16. Основные правила составления и оформления информационно-справочных документов [Электронный ресурс] - http://archives.gov/by/index.php?id=506686

17. Требования к оформлению протокола [Электронный ресурс] - https://studfiles.net/preview/5700716/page:10/

Размещено на Allbest.ru