Документационное обеспечение управления автотранспортной организации ООО "Новый путь"

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ТВЕРСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра «Автомобильный транспорт»

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовой работе

по дисциплине:

«Документооборот и делопроизводство»

на тему:

«Документационное обеспечение управления автотранспортной организации ООО «Новый путь» »

Автор работы: студентка Е.А. Корешкова

Специальность: 190700 - ТТП

Обозначение работы: КР - ТТП - 1108 - ДО

Руководитель работы: ст. преподаватель И.В.Чувирина

Тверь, 2012 г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Теоретические основы документооборота и делопроизводства организации

2. Разработка основных управленческих документов автотранспортной организации

Заключение

Библиографический список

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире нас окружает множество информации. В этом бесконечном потоке стало сложно разобраться, что является достоверным, а что ложным. И во всем мире её стараются упорядочить.

Наиболее важно иметь четкие представления об официальных документах. Ведь именно благодаря им мы можем взаимодействовать между собой, не создавая разногласий. Главным документом, определяющим порядок и правила обмена информацией, является Конституция РФ.

Каждый вид деятельности должен регламентироваться. У каждой организации существует свой набор документов, но чтобы обеспечить свободное взаимодействие с государственной структурой и другими предприятиями, они должны быть общепризнанными. Для этого создаются унифицированные нормы, стандарты и правила оформления, закрепленные на уровне государственной системы.

От четкой и правильной обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для принятия решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Со стремительным ростом объемов информации, в организациях необходимо разрабатывать рациональную организацию документооборота.

Цель курсовой работы - разработать основные управленческие документы автотранспортной организации.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ОРГАНИЗАЦИИ

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями, и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.

Делопроизводство -- отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними. В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Документооборот -- деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Основными правилами организации документооборота являются:

оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов. Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией. В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

входящие - официальные документы, поступившие в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе;

исходящие - официальные документы, отправляемые из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации);

внутренние - официальные документы, создаваемые в организации и не выходящие за его пределы. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Документы, поступающие в организацию, проходят:

первичную обработку;

предварительное рассмотрение;

регистрацию - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов;

рассмотрение руководством;

передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Основные требования к оформлению документов:

Текст документа несет основное смысловое содержание документа -управленческое действие, решение, коммерческую сделку и т.д.

Тексты документов в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» пишут только на русском языке при направлении их:

в федеральные органы государственной власти, орган государственной власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны, в которой размещается корреспондент, или на английском языке.

Распорядительные документы:

В распорядительных документах организации, издаваемых принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ).

В первой части распорядительного документа может указываться основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.

Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы.

Организационные документы:

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками.

Положение - это правовой акт, который устанавливает основные правила организационной деятельности государственных предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений. Положения составляются преимущественно при создании новых предприятий или учреждений. Эти документы могут быть как типичными, так и индивидуальными. Индивидуальные положения для отдельных учреждений, организаций, предприятий составляются на базе типичных. Типичные положения, как правило, утверждаются высшими органами управления. Индивидуальные - управляющими предприятий, организаций, учреждений.

Должностная инструкция -- документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй -- у руководителя подразделения, третий -- у работника.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Месячный фонд заработной платы - это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием для выплаты работникам. Штатное расписание оформляется на унифицированной форме № Т-3, утвержденную постановлением госкомитетом РФ по статистике от 06.04.2001 №26. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист, подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Информационно-справочные документы:

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации. Поэтому текст докладной записки четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая, где излагаются предложения, просьбы. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие вида писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии изменения, уточнения, гарантии, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события, действия. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта.

Справки - документы, содержащие текстовую и (или) табличную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган. Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Документы по личному составу:

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки.

Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.). Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики. Текст характеристики излагается от третьего лица.

Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме.

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Документирование -- это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина -- документоведение.

Организация работы с документами -- это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ -- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит». Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.).

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

Официальные документы -- это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностные лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

издавать документы только в пределах своей компетенции;

соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ -- это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа -- это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа -- это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Система документации -- это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой -- в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Стандартизация -- это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.

Стандартизация -- сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. Типовой текст -- это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация -- это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого, следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата -- от руководителей до рядовых сотрудников. Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота.

Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации -- министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ -- за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике -- за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ -- за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Также для упорядочения и упрощения работы с документами вводятся электронные офисные системы. Офисная система - это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации. Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения -- важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Сроки хранения документов -- постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) -- устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.

В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

2. РАЗРАБОТКА ОСНОВНЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ АВТОТРАНСПОРТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

ООО «Новый путь» создано общества с ограниченной ответственностью решением общего собрания учредителей и представляет собой объединение граждан для осуществления совместной деятельности.

Предприятие осуществляет все виды хозяйственной деятельности, которые не запрещены законодательными актами и отвечают целям, предусмотренным Уставом.

При этом основными видами деятельности предприятия являются:

перевозка пассажиров;

перевозка грузов;

обслуживание и ремонт автотранспортных средств;

хранение автотранспортных средств;

аренда транспортных средств, торговля автомобильными и иными транспортными средствами, запчастями к ним;

Организационная структура предприятия включает:

собрание Учредителей;

дирекцию, возглавляемую генеральным директором;

функциональные структурные подразделения.

К исключительной компетенции Собрания Учредителей относятся:

принятие Устава и внесение в него изменений и дополнений;

назначение на должность и увольнение генерального директора;

утверждение ежегодного отчета генерального директора о результатах финансово-хозяйственной деятельности предприятия и сметы расходов на следующий год;

определение порядка распределение прибыли;

решение вопроса о ликвидации предприятия.

Регламент работы высшего органа определяется в учредительных документах предприятия. В них установлен порядок открытия и ведения Собрания, состав участников, компетенция высшего органа, порядок принятия решений.

Исполнительный орган предприятия - дирекция, возглавляемая генеральным директором. Исполнительный орган является постоянно действующим и подчиняется высшему органу предприятия. Он может решать самостоятельно все вопросы деятельности предприятия кроме отнесенных Уставом к исключительной компетенции Учредителей.

К функциональным структурным подразделениям относятся:

отдел эксплуатации;

бухгалтерия;

отдел кадров и правого обеспечения.

Дирекция включает:

генерального директора;

главного бухгалтера;

директора по эксплуатации;

главного инженера.

Генеральный директор осуществляет руководство и контроль за обеспечением хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Без доверенности действует от имени предприятия, представляет его в отношениях с другими предприятиями, учреждениями и организациями. Распоряжается имуществом предприятия, заключает договоры, выдает доверенности, открывает в банках расчетный и другие счета, издает обязательные для работников предприятия приказы и дает указания, осуществляет прием и увольнение работников. Выполняет, в пределах компетенции предприятия, другие функции для обеспечения реализации его уставных задач.

Директоры направлений осуществляют текущее руководство работой отделов.

Задачи документационного обеспечения деятельности предприятия осуществляется отделом кадров.

В их обязанности входит:

оформлением документов;

подготовка документов и факсов и их отправка;

регистрация входящей корреспонденции, а также входящих и исходящих факсов;

регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

отправка исходящей корреспонденции;

распечатка и размножение материалов, создаваемых на предприятии;

контроль исполнения документов.

Для написания писем используется бланк для писем, который составлен в соответствии с требованиями ГОСТа 6.38.90 УСД .

УТВЕРЖДЕН

Собранием учредителей ООО «Новый путь»

Протокол № 1 от 16 сентября 2012г.

Председательствующий на собрании

_____________________Е.А. Корешкова

« _____ » _______________ 2012 г.

У С Т А В

Общества с ограниченной ответственностью

«Новый путь»

Тверь

2012г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1 .1 Открытое акционерное общество «Новый путь» (далее - «Общество») учреждено по решению Учредителей (Протокол собрания Учредителей № 1 от 16 декабря 2004г.) в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, Федеральным Законом «Об акционерных обществах», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Уставом.

1.2. Общество создано на неограниченный срок.

1.3. Полное фирменное наименование Общества - Общество с ограниченной ответственностью «Новый путь».

Сокращенное фирменное наименование Общества - ООО «Новый путь».

1.4. Место нахождения Общества - Российская Федерация, Тверская область, г.Тверь, ул. Коминтерна, д. 15.

1.5. Почтовый адрес: Российская Федерация, 170000, Тверская область, г.Тверь, ул. Коминтерна, д. 15.

2. ПРАВОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБЩЕСТВА

2.1. Общество является юридическим лицом. Права и обязанности юридического лица Общество приобретает с даты его государственной регистрации.

2.2. Общество осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством РФ и настоящим Уставом.

2.3. Общество имеет круглую печать со своим наименованием на русском языке и указанием его места нахождения, фирменные бланки, штампы, товарный знак, эмблему и другие средства визуальной идентификации.

2.4. Общество выступает от своего имени в гражданском обороте, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

2.5. Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами.

2.6. Общество является собственником имущества, отраженного на его самостоятельном балансе, а также произведенной Обществом в результате уставной деятельности продукции, доходов и другого имущества, приобретенного им по основаниям, предусмотренным законодательством.

2.7. Общество имеет право выпускать акции, облигации, векселя и другие ценные бумаги в соответствии с законодательством РФ. Эмиссия облигаций Общества допускается после полной оплаты Уставного капитала и на общую сумму, не превышающую размер уставного капитала либо величину обеспечения, предоставленного Обществу для этих целей.

2.8. Общество имеет право учреждать и участвовать в деятельности иных обществ, некоммерческих организаций, вступать в союзы, ассоциации и иные объединения юридических лиц.

2.9. Общество вправе, в соответствии с законодательством, создавать дочерние общества, филиалы, представительства, агентства как на территории России, так и за рубежом.

2.10. Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Общество не отвечает по обязательствам своих акционеров.

2.11. Акционеры не отвечают по обязательствам Общества и несут убытки, связанные с деятельностью Общества, в пределах своего вклада (пакета принадлежащих им акций).

2.12. Если несостоятельность (банкротство) Общества вызвана действиями (бездействием) его акционеров или других лиц, которые имеют право давать обязательные для Общества указания либо иным образом имеют возможность определять его действия, то на указанных акционеров или других лиц в случае недостаточности имущества Общества может быть возложена субсидиарная ответственность по его обязательствам.

2.13. Общество не отвечает по обязательствам государства и его органов.

2.14. Общество ведет учет военнообязанных и призывников, принимает участие в мероприятиях гражданской обороны, осуществляет мероприятия, предусмотренные мобилизационными планами и заданиями, планами накопления мобилизационных и государственных резервов.

3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ОБЩЕСТВА

3.1. Общество несет ответственность по своим обязательства всем принадлежащим ему имуществом.

3.2. Государство и его органы не несут ответственности по обязательствам Общества, равно как и Общество не отвечает по обязательствам государства и его органов.

4. ЦЕЛЬ И ПРЕДМЕТ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБЩЕСТВА

4.1. Общество является коммерческой организацией. Основной целью деятельности Общества является извлечение прибыли.

4.2. Общество осуществляет следующие основные виды деятельности:

перевозка пассажиров;

перевозка грузов;

обслуживание и ремонт автотранспортных средств;

вынесение заключения о правильности переоборудования автомобилей;

проведение проверки технического состояния автомобилей с применением диагностических приборов;

хранение автотранспортных средств;

организация пунктов общественного питания, производство и реализация продукции пищевой промышленности;

осуществление рекламной деятельности;

осуществление консультационной деятельности;

организация оптовой, розничной торговли, в том числе комиссионной, товарами, в частности, путем создания собственной сети и аренды торговых площадей, магазинов, складов;

аренда транспортных средств, торговля автомобильными и иными транспортными средствами, запчастями к ним;

строительство, реконструкция, реставрация, ремонт производственных и непроизводственных объектов;

производство и реализация товаров народного потребления;

производство и реализация продуктов питания;

проведение предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров;

осуществление маркетинговых услуг;

осуществление инвестирования собственных или привлеченных средств в проекты сотрудничества с фирмами и организациями зарубежных стран, включая создание самостоятельных производств, совместных предприятий;

организация презентаций, торгов, аукционов, конкурсов, выставок коммерческого и некоммерческого характера;

оказание различных бытовых услуг населению;

благотворительная деятельность;

иные виды хозяйственной деятельности, не запрещенные законодательством РФ.

4.3. Общество вправе осуществлять иные виды деятельности, не определенные п.4.2. настоящего Устава, не запрещенные федеральными законами.

4.4. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральными законами, Общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии).

4.4. Общество самостоятельно устанавливает цены, тарифы и расценки на производимую продукцию, оказываемые работы (услуги).

5. УСТАВНОЙ КАПИТАЛ ОБЩЕСТВА

5.1. Уставный капитал Общества определяет минимальный размер его имущества, гарантирующего интересы его кредиторов.

5.2. Размер уставного капитала Общества составляет 35 947 207 (тридцать пять миллионов девятьсот сорок семь тысяч двести семь) рублей.

5.3. Участники Общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью Общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале Общества.

5.4. Участники общества, не полностью оплатившие доли, несут солидарную ответственность по обязательствам общества в пределах стоимости неоплаченной части принадлежащих им долей в уставном капитале общества.

5.5. Увеличение уставного капитала Общества допускается только после его полной оплаты.

5.6. Увеличение уставного капитала Общества может осуществляться за счет имущества Общества, за счет дополнительных вкладов участников Общества, а также за счет вкладов третьих лиц, принимаемых в Общество.

5.7. Общество вправе, а в случаях, предусмотренных Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», обязано уменьшить свой уставный капитал.

5.8. Уменьшение уставного капитала Общества может осуществляться путем уменьшения номинальной стоимости долей всех участников Общества в уставном капитале Общества и (или) погашения долей, принадлежащих Обществу.

6. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ УЧАСТНИКОВ ОБЩЕСТВА

6.1 Участники Общества вправе:

6.1.1. Участвовать в управлении делами Общества в порядке, установленном настоящим Уставом и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

6.1.2. Получать информацию о деятельности Общества и знакомиться с его бухгалтерскими книгами и иной документацией в установленном его Уставом порядке.

6.1.3. Принимать участие в распределении прибыли Общества.

6.1.4. Продать или осуществить отчуждение иным образом своей доли или части доли в уставном капитале Общества одному или нескольким участникам данного общества либо другому лицу в порядке, предусмотренном Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и настоящим Уставом.

6.1.5. Выйти из Общества путем отчуждения своей доли Обществу или потребовать приобретения Обществом доли в случаях, предусмотренных Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

6.1.6. Получить в случае ликвидации Общества часть имущества, оставшегося после расчетов с кредиторами, или его стоимость.

6.1.7. Участники Общества, доли которых в совокупности составляют не менее чем 10% уставного капитала Общества, вправе требовать в судебном порядке исключения из Общества участника, который грубо нарушает свои обязанности либо своими действиями (бездействием) делает невозможной деятельность Общества или существенно ее затрудняет.

6.1.8. Участник Общества вправе передать в залог принадлежащую ему долю или часть доли в уставном капитале Общества другому участнику Общества или, с согласия Общего собрания участников Общества, третьему лицу. Решение Общего собрания участников Общества о даче согласия на залог доли или части доли в уставном капитале Общества, принадлежащей участнику Общества, принимается большинством голосов всех участников Общества. Голос участника Общества, который намерен передать в залог свою долю или часть доли, при определении результатов голосования не учитывается.

Договор залога доли или части доли в уставном капитале Общества подлежит нотариальному удостоверению. Несоблюдение нотариальной формы указанной сделки влечет за собой ее недействительность.

6.1.9. Участники Общества обладают также другими правами, предусмотренными Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

6.1.10. По решению Общего собрания участников Общества, принятому всеми участниками Общества единогласно, участнику (участникам) Общества могут быть предоставлены дополнительные права.

Дополнительные права, предоставленные определенному участнику Общества, в случае отчуждения его доли или части доли к приобретателю доли или части доли не переходят.

6.2. Участники Общества обязаны:

6.2.1. Оплачивать доли в уставном капитале Общества в порядке, в размерах и в сроки, которые предусмотрены Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Договором об учреждении Общества.

6.2.2. Не разглашать конфиденциальную информацию о деятельности Общества.

6.2.3. Информировать своевременно Общество об изменении сведений о своем имени или наименовании, месте жительства или месте нахождения, а также сведений о принадлежащих ему долях в уставном капитале Общества. В случае непредставления участником Общества информации об изменении сведений о себе Общество не несет ответственность за причиненные в связи с этим убытки.

6.2.4. Участники Общества несут и другие обязанности, предусмотренные Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

6.2.5. По решению Общего собрания участников Общества, принятому всеми участниками Общества единогласно, на всех участников Общества могут быть возложены дополнительные обязанности.

6.2.6. По решению Общего собрания участников Общества, принятому большинством не менее 2/3 голосов от общего числа голосов участников Общества, на конкретного участника Общества могут быть возложены дополнительные обязанности при условии, если этот участник голосовал за принятие такого решения или дал письменное согласие.

7. СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ ОБЩЕСТВА

7.1 Совет Директоров Общества осуществляет общее руководство деятельностью Общества, за исключением вопросов, отнесенных к компетенции общего собрания акционеров Общества.

7.2 Совет Директоров состоит из пяти человек, срок действия полномочий которого до следующего годового общего собрания акционеров Общества.

7.3 Лица избранные в состав Совета Директоров Общества, могут переизбираться неограниченное число раз.

7.4 По решению Собрания Общества, полномочия избираемого члена (всех избираемых членов) Совета Директоров Общества, могут быть прекращены досрочно.

7.5 Совет действует на основании действующего законодательства РФ, настоящего Устава, утвержденного Собранием.

7.6 В компетенцию Совета Директоров Общества (далее Совета) входит решение следующих вопросов:

определение приоритетных направлений деятельности Общества;

созыв годового и внеочередного Собраний, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;

утверждение повестки дня общего собрания акционеров Общества;

предварительное утверждение годовых отчетных документов Общества;

организация подготовки и проведения Собрания;

разработка рекомендаций (проектов) для принятия Собранием решений по вопросам, вынесенным на обсуждение акционеров, в т. ч. отнесенным к исключительной компетенции Собрания;

размещение Обществом облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг в случаях, предусмотренных настоящим Уставом и действующим законодательством РФ;

определение цены (денежной оценки) имущества, цены размещения и выкупа эмиссионных ценных бумаг;

приобретение размещенных Обществом акций, облигаций и иных ценных бумаг;

избрание Директора Общества, заключение с ним контракта и досрочное прекращение его полномочий;

рекомендации по размеру выплачиваемых членам ревизионной комиссии Общества вознаграждений и компенсаций и определение размера оплаты услуг аудитора;

разработка заданий Ревизионной комиссии о проведении внеплановой ревизии финансово-хозяйственной деятельности Общества;

рекомендации по размеру дивиденда по акциям и порядку его выплаты;

использование резервного и иных фондов Общества;

утверждение внутренних документов Общества, регулирующих отношения внутри Общества и затрагивающих интересы акционеров, в т. ч. о порядке формирования и использования специальных фондов, защиты коммерческой тайны, выплаты дивидендов, покупки и продажи акций Общества и т. д.;

создание филиалов, дочерних организаций и открытие представительств Общества, а также осуществление функций управления ими;

одобрение крупных сделок, предметом которых является имущество, стоимость которого составляет от 25 до 50 процентов балансовой стоимости активов Общества;

одобрение сделок, в совершении которых имеется заинтересованность члена Совета Директоров, директора Общества или акционера Общества, имеющего совместно с его аффилированными лицами 20 и более % голосующих акций Общества, а также лица, имеющего право давать Обществу обязательные для него указания, если сделка не подлежит одобрению Собранием;

утверждение регистратора Общества и условий договора с ним, а также расторжение договора с ним;

иных вопросов, предусмотренных законодательством РФ и настоящим Уставом Общества.

7.7. Кворум для проведения заседания Совета Директоров Общества не должен быть менее половины от числа избранных членов Совета Директоров Общества, без учета отсутствующих или выбывших.

В случае, когда количество членов Совета Директоров Общества становится менее трех членов, Совет Директоров Общества обязан принять решение о проведении внеочередного Общего собрания акционеров для избрания нового состава Совета Директоров Общества. Оставшиеся члены Совета Директоров Общества вправе принимать решения только о созыве такого внеочередного Общего собрания акционеров.

7.8. Вопросы, отнесенные к компетенции Совета Директоров Общества, не могут быть переданы на решение Директору Общества.

7.9 Решение вопроса, указанного в подпункте 17 п. 9.6. настоящего Устава Общества принимается Советом единогласно.

Остальные решения принимаются Советом простым большинством голосов.

8. ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

8.1. Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом Общества - Генеральным директором. Генеральный директор Общества действует на основании настоящего Устава.

Генеральный директор подотчетен Совету директоров и Общему собранию акционеров.

8.2. К компетенции Генерального директора относятся все вопросы руководства текущей деятельностью Общества, за исключением вопросов, отнесенных к компетенции Общего собрания акционеров и Совета директоров Общества.

Генеральный директор организует выполнение решений Общего собрания акционеров и Совета директоров Общества.

Генеральный директор без доверенности действует от имени Общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени Общества в пределах, установленных Федеральным законом «Об акционерных обществах» и настоящим Уставом, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества.