Технология работы с информационно-справочными документами
Виды информационно-справочных документов, используемых как для передачи информации от одного адресата к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений. Современные требования к оформлению. Письмо как один из способов обмена информацией.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 16.12.2015 |
| Размер файла | 75,9 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://allbest.ru
Введение
Большинство документов, создаваемых в организации, а также поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной организации.
В современном информационном обществе обмен информацией играет важную роль. В этом свете рассмотрение проблемы способов обмена информацией и, в частности, письма как одного из таких способов, становится действительно важным.
Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.
В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
Особую актуальность работе придаёт тот факт, что в настоящее время письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения, а значит, являются неотъемлемой частью документооборота.
Объект данной работы - документационное обеспечение управления организация.
Предметом является - технология работы с информационно-справочными документами.
Цель представленной курсовой работы - изучить систему информационно-справочных документов и их виды.
Цель работы определяет следующие задачи:
рассмотреть виды информационно-справочных документов;
изучить назначение и составление информационно-справочных документов;
проанализировать современные требования к оформлению;
исследовать историю создания и развития писем, а также требования к составлению и оформлению служебных писем.
Структура работы: данное исследование состоит из введения, двух частей (теоретической и практической), заключения, списка использованной литературы и приложений. В теоретической части говорится о информационно-справочных документах и правилах их составления и оформления. Практическая часть содержит анализ служебных писем.
В процессе работы нами изучены: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в п. 2 ст. 11, а также ГОСТ Р 6.30-2003 "Требования к оформлению документов" и т.д.
Данная тема отражена у таких авторов как: А.В.Пшенко; Л.А.Доронина и др.
1. Теоретическая часть
1.1 Виды информационно-справочных документов
Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.
Выделяют следующие виды информационно-справочных документов:
1.1.1 письма;
1.1.2 докладные (служебные) и объяснительные записки;
1.1.3 сводки;
1.1.4 справки;
1.1.5 акты;
1.1.6 телеграммы и телефонограммы.
1.1.1 Письмо -- обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.
Письмо -- самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.
Виды писем:
инструктивные;
сопроводительные;
информационные;
гарантийные;
рекламные;
претензионные;
арбитражные;
письма-подтверждения;
письма-напоминания;
письма-извещения;
письма-просьбы.
1.1.2 Докладная записка -- документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.
По содержанию докладные записки подразделяются на:
инициативные;
информационные;
отчетные
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.
Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
Объяснительная записка -- документ, составляемый для пояснения отдельных положений основного документа (проекта, отчета, плана).
По своему оформлению такие объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений.
Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности.
Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-то факты.
1.1.3 Сводка - документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
1.1.4 Справка -- документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий.
Справки бывают двух разновидностей:
служебного характера;
личного характера
Справка служебного характера представляется по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.).
Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу.
Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др.
1.1.5 Акт -- это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.
Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время.
1.1.6 Телеграмма -- вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.
Телефонограмма -- обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки)
1.2 Назначение информационно-справочных документов
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
1.3 Современные требования к оформлению
1.3.1 В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.
Датой письма является дата его подписания.
Текст письма строят по схеме:
введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);
доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);
заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).
Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.
По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.
1.3.2 Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние -- на обычном листе бумаги. Внешняя докладная записка должна содержать: наименование организации, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя организации, фамилию исполнителя, номер его телефона.
Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.
Внутренняя докладная записка включает в себя наименование структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка), дату, адресат, заголовок к тексту, текст и подпись.
Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.
Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.
Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.
1.3.3 Объяснительная записка обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Оформление даты в объяснительной записке крайне важно -- дисциплинарное взыскание может применяться к работнику не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника или пребывания его в отпуске. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-то факты.
Требование краткости и четкости текста распространяется и на объяснительные записки. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.
1.3.4 Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги, но с указанием тех же реквизитов. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.
1.3.5 Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.
При оформлении справок часто используются трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.
Текст справки личного характера следует начинать с фамилии» имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что действительно работает....» и т.д.
В тексте этого документа обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.
1.3.6 Основная часть текста акта содержит суть установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения комиссии. Эта часть может также состоять из нескольких пунктов.
В оформляющей части размещают подписи председателя и членов комиссии в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта (или отдельными выводами) рядом с его подписью указывается «Особое мнение члена комиссии И. И. Иванова прилагается». Особое мнение члена комиссии становится приложением к акту.
В оформляющей части акта указывается количество экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра.
Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).
Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается первым руководителем организации (директором, генеральным директором).
Отдельные виды актов (по материальным, финансовым вопросам) обретают юридическую силу при заверении грифа утверждения печатью.
Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.
Акты редко формируются в отдельные дела. Чаще всего их подшивают в дела по определенным направлениям деятельности организации в тех структурных подразделениях, куда были направлены экземпляры акта.
1.3.7 Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Например, «правительственная», «срочная», «заверенная», «с уведомлением о вручении», «с оплаченным ответом» и т.д. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3 часов, а простая -- до 6 часов.
В телеграмме даются точный адрес (перед ним обязательно проставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата), наименование учреждения, если известно -- наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя.
Адрес в телеграмме печатается отдельной строкой. В телеграмме, направляемой в несколько адресов (в том числе и в одном городе), каждый адрес указывается индивидуально. Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам и при этом один из них основной, а к остальным пойдут копии, адрес оформляют следующим образом:
СМОЛЕНСК МЭРИЯ
КОПИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ.
Если телеграмма адресуется более чем в четыре адреса, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Печатается адресат прописными буквами. Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка -- тчк; запятая -- зпт; двоеточие -- двтч; кавычки -- квч; скобки -- скб.
Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается ответ, без слов «Ваш», «На Ваш». Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должности (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.
Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.
1.3.8 Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы: название учреждения -- автора документа» должность, фамилия сотрудника» передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.
При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной.
Проведем подробное исследование по составлению и оформлению служебных писем.
2. Практическая часть
2.1 Письмо как один из способов обмена информацией
История происхождения письма
Говоря об обмене информацией как о процессе, в ходе которого источник информации её передает, а получатель - принимает, можно выделить три способа обмена информацией: письма, телефонные разговоры, личные встречи. справочный документ письмо
Однако сейчас все большее распространение среди способов обмена информацией получает письмо.
Согласно толковому словарю С.И. Ожегова, Н.Ю. Шведовой: письмо - это «написанный текст, посылаемый для сообщения чего-нибудь кому-нибудь».
Всю существующую на сегодняшний день совокупность писем можно разделить на две основные группы: личные письма и письма официальные или деловые. В соответствии со спецификой данной работы, не предусматривающей рассмотрение личных писем, т.е. писем, отправителями и реципиентами которых обычно являются близкие друг другу люди и которые в основной своей массе несут скорее эмоциональную, чем информативную нагрузку, нам необходимо принять следующее допущение: в данной работе в качестве объекта исследования считать официальные письма.
Официальные или деловые, формальные, служебные письма - неотъемлемое средство связи как между сотрудниками/отделами внутри одного предприятия, так и отдельного предприятия с внешними организациями. Можно сказать, что служебное письмо - это обобщённое название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом. Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер, поэтому письма регистрируются, при этом факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления. Происхождение письма было вызвано необходимостью обмениваться информацией. Первые письма отправлялись только в военных целях и были широко распространены в Ассирии, Персии, Египте. Тогда использовались пешие или конные гонцы, которых сейчас назвали бы курьерами. Самой прославленной и организованной была история письма Древнего Рима.
Юлий Цезарь создал государственную почту, и перевозки писем стали упорядоченными: имелись крупные и мелкие почтовые станции, где возницы могли передохнуть и переночевать, поменять лошадей. Дальнейшее развитие почты стало возможным благодаря монахам, которые были носителями культуры и знаний в период Средневековья.
Церковь поддерживала регулярную переписку между своими членами, и у нее была своя монастырская почта, работающая при помощи странствующих монахов. Новый толчок к развитию почты дали купцы.
В XVI - XVII веках во Франции, Швеции, Англии и других странах возникла централизованная королевская почта. С развитием производственных отношений и зарождением капитализма возникла необходимость организации регулярной и быстрой почтовой связи как внутри стран, так и между странами.
В XIX веке коренной переворот в почтовом деле был вызван распространением железных дорог и пароходства. Появление в начале XIX века паровоза и парохода, а в начале XX века самолёта значительно увеличило скорость пересылки почтовых отправлений. Почтовая связь стала общегосударственной и начала обслуживать всё население. В современном мире обычная (бумажная) почта уступает место электронной, которая по составу элементов и принципу работы практически повторяет систему обычной почты заимствуя как термины (почта, письмо, конверт, вложение, ящик, доставка и другие), так и характерные особенности: простоту использования, задержки передачи сообщений, достаточную надёжность и в то же время отсутствие гарантии доставки.
2.2 Письмо в системе современного делопроизводства
Письмо - это основной «инструмент» служебно-деловой переписки, осуществляемой как между различными предприятиями (организациями, учреждениями), так и внутри них между отдельными сотрудниками или отделами. В современном мире служебное письмо становится самым распространенным способом обмена информацией, несмотря на все преимущества телефонных и личных переговоров.
Во-первых, говоря простым языком, письмо - это квинтэссенция, суть той информации, которую её отправитель хочет донести до реципиента. В терминах информативности и ясности письмо гораздо более емко, чем телефонный или личный разговор, поскольку в двух последних случаях поток информации и обмен эмоциями - обоюдный, встречный, что значит, что он в два раза слабее, чем если бы он был односторонне-направленным как в случае с письмом.
Во-вторых, давно известно, что одними только письмами можно заставить себя уважать, прислушиваться к своему мнению, в общем, манипулировать чужим сознанием. Убедительность в данном случае достигается легко: путем подбора верных аргументов и доводов.
В-третьих, письмо позволяет при минимуме слов донести максимум информации, что говорит о его краткости, четкости и одновременной информативной ёмкости. Этот фактор особенно важен в условиях нехватки времени.
В-четвёртых, с развитием современных электронных и, в особенности, интернет-технологий письмо становится оперативным средством передачи информации.
В-пятых, написанное слово консервирует мысль. Живое общение (телефонное или непосредственно личное) происходит в реальном времени и не оставляет никаких задокументированных доказательств, столь важных в деловой сфере. Человек вне сферы служебной деятельности чаще всего пользуется устной информацией, не закрепленной письменно на каком-либо носителе (бумажном или цифровом). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях (паспорт, трудовую книжку, диплом, рекомендательное письмо, а так же любой другой документ).
Особая важность письма как самого распространенного вида деловых документов актуализирует вопрос о правилах его оформления в рамках документационного обеспечения управления на предприятии.
2.3 Разновидности писем
Существует несколько видов классификаций деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки. Рассмотрим каждую классификационную группу в отдельности.
По характеру информации письма можно разделить на 6 групп, каждая из которых представлена несколькими соответствующими подгруппами:
письма информационного характера- письма, основным назначением которых является информирование адресата. Информационные письма могут рассылаться широкому кругу адресатов. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей писем:
письмо-сообщение - письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес; письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. Приложение А ).
сопроводительное письмо - письмо, составляющееся при отправке адресату документов или материальных ценностей и содержащее дополнительные разъяснения к приложенному документу. В нем указывается, для чего направляется основной документ, что необходимо сделать и в какие сроки, объясняется причина задержки, разъясняются сложные моменты (см. Приложение Б).
письмо-напоминание - письмо, цель которого - побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности (см. Приложение В).
письмо-извещение - письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, рассылается широкому кругу организаций с целью их привлечения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию (см. Приложение Г). Такие письма не требуют ответа.
письмо-уведомление - письмо, сообщающее официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату (см. Приложение Д).Уведомления могут публиковаться в печатных изданиях в целях оповещения большого круга заинтересованных лиц.
рекламное письмо - письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести (см. Приложение Е). К таким письмам относятся письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления.
письма, содержащие просьбу или предложение - письма, целью которых является побудить адресата совершить определённые действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем можно выделить следующие разновидности:
письмо-просьба - письмо, цель которого - получение информации, инициирование действий, необходимых организации-автору(см. Приложение Ж). Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа. Письмо-просьба всегда требует письма-ответа.
письмо-запрос - письмо, направляемое с целью получения какой-либо официальной информации или документов (см. Приложение И). Письмо-запрос, как и письмо-просьба, всегда требует ответа.
письмо-предложение -письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (в коммерческой деятельности -с предложением товаров, услуг) и др. (см. Приложение К). В коммерческой деятельности предложение называют офертой. Письмо-предложение может быть ответом на запрос, а может быть и инициативным.
письмо-заявка - письмо (разновидность письма-просьбы), выражающее желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией (см. Приложение Л). Заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия, включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы или издания и др.
письмо-заказ - письмо, представляющее собой предложение покупателя заключить сделку с указанием её конкретных условий (см. Приложение М). Письмо-заказ может быть ответом на коммерческое предложение.
письмо-приглашение - письмо, содержащее предложение принять участие в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках (см. Приложение Н).
письма, содержащие требование или претензию - письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на неё функции.
письмо-требование - письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда уже имеются или могут появиться нарушения ранее принятых договоренностей (см. Приложение П).
письмо-претензия (рекламация)- письмо, содержащее заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков (см. Приложение Р). Рекламация может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроков поставки и т.п. Рекламация содержит: основания для предъявления претензий; доказательства произошедшего ущерба; конкретные требования стороны, предъявляющей претензию. Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переносится в арбитраж. В ответе на рекламацию сообщается, что информация принята к рассмотрению, она рассматривается полностью, частично либо отклоняется, денежная оплата произведена.
письма-ответы - письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предложение, запрос, приглашение. К ним относятся:
письмо-согласие - письмо, являющееся положительным ответом на просьбу, запрос или предложение (см. Приложение С).
письмо-отказ - письмо, в котором дается отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. Приложение Т).
этикетные письма - это письма, целью которых является выражение внимания, участия. Основными разновидностями этикетных писем являются:
письмо-поздравление - деловое письмо, составляемое в торжественных случаях (см. Приложение У).
письмо-благодарность (благодарственное письмо) - письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги (см. Приложение Ф).
письмо-соболезнование - письмо, составляемое в ситуациях, требующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.) (см. Приложение Х).
письмо-извинение - письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства (см. Приложение Ц).
письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии. К ним относятся:
гарантийное письмо - письмо, содержащее обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции, услуг, аренды, качества и сроков выполнения работ, возврата кредита и др. Такое письмо имеет повышенную правовую функцию (см. Приложение Ш).
письмо-подтверждение - письмо, в котором адресат сообщает о получении высланных в его адрес документов или других материалов, готовности принять участие в каких-либо мероприятиях или реализовать ранее достигнутые договоренности, намерения и др. (см. Приложение Щ).
рекомендательное письмо - письмо, автор которого дает характеристику другому лицу с целью устройства последнего на работу, обучение и др. (см. Приложение Э).
По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:
письма, требующие письма-ответа, или инициативные письма письмо-просьба (см. Приложение И); письмо-запрос (см. Приложение К); письмо-предложение (см. Приложение Л)и др. Это самая распространенная разновидность писем.
письма, не требующие письма-ответа, или ответные письма (письмо-подтверждение (см. Приложение Щ); письмо-напоминание (см. Приложение Г); письмо-согласие (см. Приложение С), письмо-приглашение (см. Приложение Н) и др. Такие письма по своему содержанию зависят от инициативных писем. Нередко ответные письма содержат отказ, в этом случае он должен быть хорошо аргументирован.
По структурным признакам деловые письма бывают:
регламентированные (стандартные). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие либо на причину обращения («В связи с неполучением счёта-фактуры...», «Ввиду задержки получения груза...»), либо на ссылки («Ссылаясь на Ваш запрос от...», «Согласно протоколу о взаимных поставках…»), либо на цель («В целях скорейшего решения вопроса...», «В ответ на Ваш запрос...»).
нерегламентированные (нестандартные). Нерегламентированное деловое письмо отображает какую-либо исключительную, необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придаёт письму составитель, и потому представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста. В отличие от регламентированных деловых писем эти письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Но было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. Такие письма, как правило, включают элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие: «благодарю», «выражаю надежду», «ставим Вас в известность», «подтверждаем», «приказываю», «напоминаем» и т.д.
По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения (оферта), письма-претензии и ответы на эти виды писем).
По признаку адресата деловые письма бывают:
обычные - письма, которые отправляются на один адрес;
циркулярные - письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций)
По композиционным особенностям деловые письма делятся на:
одноаспектные - письма, рассматривающие одну проблему, вопрос;
многоаспектные - письма, содержащие однотипные и разнотипные аспекты: просьбы, сообщения, предложения.
По форме отправления письма бывают:
обычные почтовые. В настоящее время к традиционному почтовому отправлению организации прибегают в том случае, когда необходимо передать письма, имеющие большое юридическое значение: рекламации, гарантийные письма, договоры предложения (оферта) и др.
факсовые - письма, обладающие высокой оперативностью и высокой надёжностью доставки.
электронные письма - совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий огромные возможности. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников - бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в нем указывается дата и время отправления и получения сообщения, сохраняется строка «Subject» или «Тема» сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл. С другой стороны, электронные письма обладают целым рядом преимуществ: оперативностью; возможностью передачи как простого текста, так и форматированного, а также произвольных файлов; достаточно высокой надёжностью доставки сообщения; простотой использования человеком и программами.
2.4 Требования к составлению и оформлению писем
Служебные письма -- обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.
Датой письма является дата его подписания.
Текст письма строят по схеме:
введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);
доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);
заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).
Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.
По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.
В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:
дата;
номер;
ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);
заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (фирма, структурное подразделение, должность, фамилия и инициалы, и почтовый адрес получателя).
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.
Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.).
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);
от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);
от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).
В результате исследования нами установлено, что существует огромное множество разновидностей писем, которые можно классифицировать по следующим признакам: по характеру информации, по функциональному признаку, по признаку адресата, по структурным признакам, по композиционным особенностям, по тематическому признаку и по форме отправления.
Заключение
Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях. Данные документы в системе организационно-распорядительной документации называются информационно-справочными. В данную группу документов входят служебные письма, служебные записки, акты, протоколы, справки и др.
Правильное составление документов позволяет не допускать недостоверности информации и способствовать эффективному развитию деятельности предприятия или организации.
Для достижения поставленной цели «изучить систему информационно-справочных документов и их виды», нами были решены следующие задачи:
рассмотрены виды информационно-справочных документов;
изучено назначение и составление информационно-справочных документов;
проанализированы современные требования к оформлению документов;
исследовано история создания и развития писем, а также требования к составлению и оформлению служебных писем.
В результате исследования нами установлено, что из всех информационно-справочных документов служебные письма составляют основной объем в документообороте предприятия.
Письмо - это основной «инструмент» служебно-деловой переписки, осуществляемой как между различными предприятиями (организациями, учреждениями), так и внутри них между отдельными сотрудниками или отделами. В современном мире служебное письмо становится самым распространенным способом обмена информацией, несмотря на все преимущества телефонных и личных переговоров.
Существует огромное множество разновидностей писем, которые можно классифицировать по характеру информации, по функциональному признаку, по признаку адресата, по структурным признакам, по композиционным особенностям, по тематическому признаку и по форме отправления
Официальные или деловые, формальные, служебные письма - неотъемлемое средство связи как между сотрудниками/отделами внутри одного предприятия, так и отдельного предприятия с внешними организациями.
Список использованной литературы
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. / Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. / Унифицированная система информационно-справочной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. / Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003. - С. 3.
ГОСТ Р 6.30-2003. / Унифицированная система информационно-справочной документации. Требования к оформлению документов. -
Делопроизводство и документооборот (Сиганова Т.В).
Кирсанова М.В. «Современное делопроизводство» (2014 г.)
Кнабе Г.С. Античное письмо (2006 г.)
Кузин Ф.А. «Культура делового общения» (2000 г.)
Нечаев В.И. «Письма в гражданском праве» (2010 г.)
Приложение А
|
ООО«СТРОЙ-ТАУН» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ |
Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042 |
Об отсутствии замечаний и предложений
Уважаемый Валерий Иванович!
Сообщаем Вам, что по проекту постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» замечаний и предложений не имеем.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
8-545-546545
Приложение Б
|
ООО«1С-БУХГАЛТЕРИЯ» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ |
Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042 |
О программе и учебном плане семинара
Уважаемый Валерий Иванович!
Представляем Вам на рассмотрение и утверждение программу и учебный план семинара «Электронные документы».
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
8-545-546545
Приложение В
|
ООО«Хлебоком» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ |
Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042 |
О принятии мер
Уважаемый Валерий Иванович!
Напоминаем Вам, что в соответствии с договором подряда от 12 февраля 2010 г. № 12/42 Ваша организация взяла на себя обязательства по монтажу пекарного оборудования в цехе № 2 нашего предприятия, которые должны быть завершены к 1 сентября этого года. Просим Вас принять меры по ускорению монтажных работ и завершению их в установленные сроки.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
8-545-546545
Приложение Г
|
ООО«Термика» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ |
Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042 |
О проведении селекторного совещания
Уважаемый Валерий Иванович!
Сообщаем Вам, что 18 апреля 2010 г. в 11.30 по московскому времени Администрация Пермского края проводит селекторное совещание о проведении противопаводковых мероприятий. Совещание состоится в селекторном зале Администрации.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
8-545-546545
Приложение Д
|
ООО«Росгосстрах» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ |
Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042 |
О продлении срока договора
Уважаемый Валерий Иванович!
Уведомляем Вас, что 17 февраля истекает срок договора о страховании основных производственных файлов Вашей компании. В связи с этим, предлагаем продлить срок действия названного договора в предусмотренном пунктом 5 порядке. Надеемся на взаимопонимание и оперативный ответ.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
8-545-546545
Приложение Е
|
ООО «Мурка» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ |
Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042 |
О предоставлении услуг
Уважаемый Валерий Иванович!
Наша компания предоставляет услуги по установке, настройке и обслуживанию серверов доступа в Интернет. Стоимость установки и конфигурации сервера составляет 10500 руб. Срок гарантийного обслуживания - один год. Сервер доступа в Интернет, устанавливаемый специалистами компании Мурка, позволяет значительно сэкономить на расходах на доступ в Сеть. Получить подробную информацию и сделать заказ вы можете по телефону 8-499-127-34-88. Специалисты компании Мурка готовы ответить на любые ваши вопросы.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
8-545-546545
Приложение Ж
|
ООО«Сапожок» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ |
Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042 |
О предоставлении информации
Уважаемый Валерий Иванович!
В связи с подготовкой рекламной кампании обуви «Весна - Лето 2011», запланированной на период с декабря 2014 г. по июнь 2015 г., просим Вас сообщить о возможности проведения Вашей компанией исследования известности в Москве и 2-3 региональных центрах России, на Ваш выбор, торговых марок обуви Monarch, Kaiser, Gabor.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
8-545-546545
Приложение И
|
ООО«Форс» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ |
Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042 |
О предоставлении документов
Уважаемый Валерий Иванович!
В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии актов за 26. 02.2015 г.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
8-545-546545
Приложение К
|
ООО«Приборочка» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ |
Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042 |
О предоставлении услуг
Уважаемый Валерий Иванович!
Предлагаем Вам мытье любых видов наружного остекления, фасадов зданий и витрин с применением новой экономичной технологии телескопических штанг. Стоимость мытья 1 кв. м поверхности - 15 руб.
Работы выполняются на объектах, расположенных в Москве и ближнем Подмосковье. Работы проводятся на высоте до 25 м с использованием специального метода очистки на основе деминерализованной воды без применения химических моющих средств. Заявки выполняются в течение суток, возможна оплата по факту.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
8-545-546545
Приложение Л
|
ООО«СТРОЙ-ТАУН» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ |
Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042 |
Об участии в семинаре-практикуме
Уважаемый Валерий Иванович!
Просим Вас предусмотреть участие двух сотрудников нашей фирмы: Инокентьева П.Г., ведущего эксперта отдела информационных технологий, и Марченко Р.Д., эксперта отдела технической экспертизы, в семинаре-практикуме «Методы защиты информации в информационных системах», который состоится 12 августа 2015 г.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
8-545-546545
Приложение М
|
ООО«Энергетика» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ |
Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042 |
О поставке электроусилителей
Уважаемый Валерий Иванович!
Просим поставить нашей фирме электроусилители RASTOR-200 в количестве 2 шт. в течение мая - июня 2015 г. Оплата в полном объеме будет произведена после выставления вашей стороной счета в течение 3 дней с дня отгрузки товара.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
8-545-546545
Приложение Н
|
ООО «Энергия» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ |
Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042 |
О проведении выставки
Уважаемый Валерий Иванович!
Приглашаем Вас посетить международную специализированную выставку «Мир климата-2015».Выставка работает с 10 по 29 апреля 2015 г. ежедневно с 09.00 до 18.00 часов по адресу: г. Москва, ул. Красноармейская, д. 17, корп. 2.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
8-545-546545
Приложение П
|
ООО«Радуга» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ |
Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042 |
О принятии мер
Уважаемый Валерий Иванович!
Согласно договору подряда от 12.05.2009 № 89/43дп Ваша фирма взяла на себя обязательства по ремонту здания по ул. Якиманка, 15, однако в настоящее время наблюдается значительное отставание от графика работ. Несмотря на неоднократные напоминания о необходимости соблюдения графика работ, до сих пор наблюдается серьезное отставание от установленных сроков. Требуем срочно принять меры по выполнению работ, определенных договором, в противном случае согласно пункту 8.1 договора Вам будут предъявлены штрафные санкции.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
С.С. Ковалев
8-545-546545
Приложение Р
|
ООО«КОТ» Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031 Тел.: (495) 325-91-21, E-mail: stroy@mtu-net.ru ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964 ИНН\КПП 654354365/53465654 23 апреля 2015 г. № 08/589 На № ______ от______ |
Директору ЗАО «КОЭЛЬ» В.И. Шмакову ул. Красногвардейская,10, Нижний Тагил, 622042 |
Подобные документы
Виды информационно-справочных документов. Письмо как один из способов обмена информацией, история его происхождения. Современные требования к составлению и оформлению документа на примере служебного письма, его различные классификационные признаки.
курсовая работа [60,7 K], добавлен 11.02.2014Разновидности и функции информационно-справочных документов кадровой документации. Современные требования к составлению и оформлению информационно-справочных документов. Анализ требований к оформлению служебной записки и протокола в ООО "Фулгранд".
курсовая работа [388,5 K], добавлен 12.05.2019Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.
учебное пособие [37,5 K], добавлен 24.11.2010Классификация информационно-справочных документов, их роль в процессе управления. Особенности составления и оформления документов срочного характера: факс, телеграмма, телефонограмма. Виды докладных и объяснительных записок, правила их составления.
контрольная работа [38,8 K], добавлен 18.08.2009Технология работы с документами: прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация, информационно-справочная работа, систематизация (формирование дел) и текущее хранение. Экспертиза ценности документов и порядок передачи дел в архив.
курсовая работа [366,8 K], добавлен 16.05.2012Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.
дипломная работа [550,1 K], добавлен 16.10.2013Работа с входящими, исходящими и внутренними документами. Составление организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Передача документов на исполнение, контроль исполнительской дисциплины. Система электронного документооборота.
отчет по практике [37,0 K], добавлен 11.08.2015Состав информационно-справочной документации, её примеры. Положение об организации: определение, правила оформления и основные требования к содержанию. Автобиография: определение и назначение. Виды документов от граждан, работа с обращениями от них.
контрольная работа [36,7 K], добавлен 17.06.2012Основные этапы развития письменности: пиктографическое, идеографическое, силлабическое и буквенно-звуковое письмо. Общая характеристика документов Древнего Египта, Древней Месопотамии и Киевской Руси. Письмо и документ как средства фиксации информации.
курсовая работа [212,7 K], добавлен 08.09.2014Теоретические основы документооборота и делопроизводства организации. Разработка основных управленческих документов автотранспортной организации. Требования к оформлению документов. Информационно-справочные, распорядительные и организационные документы.
курсовая работа [125,1 K], добавлен 05.10.2014
