Организация работы с документами в государственных учреждениях на примере Администрации города Новочебоксарска

Организационная структура и функции Администрации г. Новочебоксарска, ее нормативно-правовой статус. Технология организации работы с документами. Прием, обработка, регистрация, контроль исполнения. Система организационной и распорядительной документации.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 19.11.2011
Размер файла 195,6 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности / Н.В. Басакина // Секретарское дело. - №3, 2008.- С. 10 - 15.. Согласованные с экспертной комиссией акты утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей администрации города (приложение 14). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения проводится ежегодно. Согласно положению об экспертной

комиссии, в ее состав входят: начальник управления по работе с документами, начальник архивного отдела, консультант архивного отдела.

По ее результатам составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а так же акты о выделении дел к уничтожению. Документы, подлежащие архивному хранению хранятся в архивохранилищах администрации города Новочебоксарска. В настоящее время в администрации имеется 4 архивохранилища (153 кв. м, 40 кв. м, 115 кв. м,308,7 кв. м), в которых хранится 1 452 фонда. Из них постоянного хранения - 3 145дел, по личному составу - 2 358 дел. Архивохранилища отвечают всем необходимым требованиям для обеспечения эффективной сохранности документов администрации города.

Глава 3. Документирование деятельности администрации города Новочебоксарска

3.1 Система организационной документации

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции учреждения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

В современных условиях поиска наиболее эффективных форм местного самоуправления, динамичного развития правового регулирования, роста объемов информации, развития информационных технологий повышаются требования к качеству документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления, его соответствию современным требованиям и перспективам развития местного самоуправления в России. Администрация города является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления. Каждое из подразделений администрации осуществляет реализацию определенного вопроса местного значения (промышленность, энергетика, культура, спорт, ЖКХ, социальная сфера и другие) и по каждому направлению создается свой комплекс документов, состав которого различенУстав города Новочебоксарска Чувашской Республики, принят решением Новочебоксарского городского Собрания депутатов Чувашской Республики от 28.11.2005 № С 5-1. URL:http://www.gov.cap.ru/main.asp?govid=82 (дата обращения: 03.06.2011).. Такая документация в совокупности является наиболее крупным информационным ресурсом администрации. Так, например, в Комитете по управлению имуществом специальной документацией являются реестры муниципального нежилого фонда, договор о приватизации имущества; в Комитете по архитектуре и градостроительству - планы застройки, схемы градостроительного планирования и другие.

Определенный состав документов, входящих в данные комплексы, закреплен не только на локальном уровне, но и на федеральном. Это обусловлено тем, что федеральное законодательство регулирует различные сферы деятельности и устанавливает требования по их осуществлению (в том числе и требования по документированию отдельных процессов). Например, Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления" устанавливает вопросы местного значения городского округа, в число которых входит "утверждение генеральных планов городского округа, правил землепользования и застройки, утверждение подготовленной на основе генеральных планов городского округа документации по планировке территории" Статья 2 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ с послед. изм. «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» // СЗ РФ. 2003. № 40. Ст. 3822; Российская газета. 2004. 22 июн.; 2004. 12 авг.; 2004. 30 дек.; 2005. 19 апр.. Однако, несмотря на указание о наличии специальной документации, в законодательстве, как правило, отсутствует регламентация всего состава документов, порядка их разработки и оформления. Эти вопросы должны получать отражение в подзаконных актах, которых в настоящее время недостаточно. В данных условиях органы местного самоуправления и их структурные подразделения самостоятельно разрабатывают и утверждают локальными правовыми актами состав и внешнюю форму документов, сопровождающих тот или иной вид деятельности.

Разработка унифицированных форм документов на уровне функциональных подразделений администрации города положительно влияет как на составление и оформление конкретного вида документа, так и на интеграцию информационных ресурсов в пределах одного органа управления в целом. Однако это не означает, что в другом муниципальном образовании применяется идентичный состав документов, сопровождающий процесс управления муниципальным имуществом, в котором отражены аналогичные этапы и представлена соответствующая информация. Следует констатировать, что в настоящее время вопросы документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления решаются каждым муниципальным образованием самостоятельно.

В результате возникает следующая проблема: при наличии системности, присущей информационным ресурсам, создаваемым в рамках реализуемых органами местного самоуправления полномочий, отсутствует их целостность и единообразие. Проблема усугубляется значительным количеством сформированных в настоящее время органов местного самоуправления, как на уровне субъекта Российской Федерации, так и Российской Федерации в целом. Решение данной проблемы возможно только на общегосударственном уровне посредством комплексного подхода, обязательным компонентом которого должна стать разработка унифицированных систем документации, отражающих процесс реализации соответствующей функции.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы администрации города (коллегиального органа, структурного подразделения).

Инструкция излагает порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Правила устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения. Положения, инструкции и правила применяются как самостоятельные правовые акты, подписываемые главой администрации, или акты, утверждаемые администрацией города. Утверждение оформляется грифом утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, инструкций и правил находится в ведении администрации города.

Тексты проектов положений, инструкций и правил печатаются на общих бланках администрации города и излагаются от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовки к текстам положения, инструкции, правил отвечают на вопрос "О чем?". Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту). Констатирующая часть документа - раздел "Общие положения" - содержит основания разработки, основное назначение нормативного акта и сферу его распространения, установление контроля за исполнением предписываемых правил и технологий.

Основной текст положения, инструкции, правил может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими. Обязательными реквизитами положения, инструкции, правил являются: гриф утверждения, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст Инструкция по делопроизводству в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики..

Касается конкретных видов деятельности и технологии исполнения (что и как делать), они должны получают отражение в обязательном документе, применяемом в настоящее время в системе государственной гражданской службы - должностном регламенте или должностной инструкции, закрепив в нем наряду с другими компетенциями конкретного госслужащего и компетенции в сфере документационного обеспечения управления.

Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления) является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации.

Федеральные органы исполнительной власти - министерства, службы, агентства - должны разрабатывать свою индивидуальную инструкцию по делопроизводству в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, и согласовывать ее с Федеральным архивным агентством (Росархивом) перед утверждением руководителем федерального органа исполнительной власти.

Возвращаясь к структуре инструкции по делопроизводству, необходимо отметить, что в настоящий момент нормативные акты в области делопроизводства ее не определяют, поэтому инструкция может иметь различную структуру, но при этом в нее должно входить минимум три части: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, а также приложения.

Инструкция по делопроизводству оформляется так же, как и любая другая инструкция. Более подробную информацию об оформлении инструкции можно найти в первой части "Система организационно-распорядительной документации" второго раздела "Энциклопедии делопроизводства".

Еще одним нормативным документом является Положение о структурном подразделении - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Положения об отделах подписываются руководителем отдела и утверждаются главой администрации. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование учреждения, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения Положение об Отделе организационно-контрольной и кадровой работы администрации города Новочебоксарска (Утв. распоряжением главы администрации города Новочебоксарска от 08.10.2008 № 180-В)..

В заключение хотелось бы отметить, что в организации могут также применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере делопроизводства (документационного обеспечения управления). Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельным документом - правилами составления и оформления документов и т.п. Проведенный анализ должностной инструкции исполнительного органа позволяет отметить некоторые тенденции. Должностные инструкции, работающих в структурном подразделении, выполняющим функцию службы ДОУ (категория должностей - специалисты; группа должностей - старший, средний, младший), содержат лишь общие положения без механизма их реализации (технологии). Например, используются следующие формулировки: "несет ответственность за осуществление делопроизводства в управлении"; "проводит мониторинг деятельности по вопросам ведения делопроизводства в управлении"; "осуществляет нормативно-правовое обеспечение ведения делопроизводства".

3.2 Система распорядительной документации

Особенностью администрации города является то, что реализация ее функций как исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления ведется посредством издания муниципальных правовых актов

главы администрации. По Федеральному закону главой местной администрации может быть либо глава муниципального образования, либо лицо, назначаемое по контракту, заключаемому по результатам конкурса на замещение указанной должности Статья 37 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ с послед. изм. «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» // СЗ РФ. 2003. № 40. Ст. 3822; Российская газета. 2004. 22 июн.; 2004. 12 авг.; 2004. 30 дек.; 2005. 19 апр.; 2005. 1 июл.; 2005. 26 июл.; 2005. 13 окт.; 2005. 27 дек.; 2006. 3 янв.; 2006. 15 фев.; 2006. 08 июл.; 2006. 18 июл.; 2006. 27 июл.; 2006. 17 окт.; 2006. 5 дек.

Глава местной администрации в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами субъектов Российской Федерации, уставом муниципального образования, нормативными правовыми актами представительного органа муниципального образования, издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также распоряжения по вопросам организации работы местной администрации П.6 ст. 43 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ с послед. изм. «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» // СЗ РФ. 2003. № 40. Ст. 3822; Российская газета. 2004. 22.

Постановления и распоряжения главы администрации обеспечивают, с одной стороны, процесс управления городом, а с другой - управление своей внутренней структурой. Иными словами, постановление является "внешним", а распоряжение - "внутренним" документом.

В последние годы наблюдается уменьшение количества принимаемых постановлений. Это можно объяснить действием нового законодательства о местном самоуправлении, которое урегулировало большинство вопросов местного значения, что привело к упорядочению деятельности администрации.

Правовые акты главы администрации занимают особое место в цепочке документов, сопровождающих реализацию той или иной функции администрации. Как правило, они начинают или заканчивают процесс управления в рамках реализации отдельных функций. Как видно, четкого разграничения между данными видами документов на практике не наблюдается. Аналогичная проблема существует и при выборе вида документа, издаваемого высшим должностным лицом и высшим исполнительным органом государственной власти субъекта РФ. Несмотря на наличие классификации: постановление - нормативный документ, распоряжение - ненормативный документ, критерий

нормативности не всегда соблюдается. Одна из причин - содержание данных документов может состоять из пунктов как нормативного, так и ненормативного характера Ермолаева А.В. Документирование правотворческой деятельности органов государственной власти субъектов РФ: Поволжская академия государственной службы им. П.А. Столыпина, 2004. С. 141. . Что касается уровня органов местного самоуправления, то нормативными правовыми актами преимущественно являются решения представительного органа, а постановления и распоряжения главы администрации являются индивидуальными правовыми актами, то есть носят не общеобязательный, а единичный, индивидуальный характер Митченко О.Ю. О документационном обеспечении деятельности органов местного самоуправления // Делопроизводство. 2004. № 3. С 28-29..

В результате смешения применяемых видов документов, издаваемых главой администрации, возникают определенные проблемы на различных стадиях: при подготовке проекта документа, обеспечении рациональной организации комплекса таких документов и формировании информационно-поисковой системы. Для реализации полномочий главы администрации достаточным было бы применение только одного вида документа. Порядок разработки и оформления правовых актов главы администрации закреплен в основном локальном акте, регламентирующем документационное обеспечение деятельности администрации - Инструкции по работе с документами. Следует обратить внимание на название данного документа. В соответствии с применяемой терминологией "организация работы с документами" - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и не предполагает такую стадию как "документирование". В свою очередь под документированием понимают "запись информации на различных носителях по установленным правилам". Следует констатировать, что создатели рассматриваемой Инструкции не могли обойти этап документирования, и в результате ее содержание оказалось шире, чем это предполагает название. Поскольку и документирование и организация работы с документами содержаться в определении понятия "делопроизводство" или "документационное обеспечение управления", следовательно, данный организационно-нормативный документ должен называться так, как это

и установлено на общегосударственном уровне Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А.Лопатникова. - 6-е изд., испр. - М.: Издательство "Омега-Л", 2009. - С.38.. Тем более что в соответствии с федеральным законодательством правила делопроизводства и документооборота, установленные органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

В соответствии с Инструкцией в администрации предусмотрены следующие виды бланков: бланк постановления (приложение 16); бланк распоряжения (приложение 17); бланки письма администрации и структурных подразделений администрации города. Существует мнение, что, поскольку постановление (распоряжение) оформляется на бланке, на котором указано наименование юридического лица (администрация города), то и автором этих документов является администрация, а не глава администрации города. Однако ни у кого не вызывает сомнения, кто является автором таких документов, как приказы, которые также оформляются на бланках организации.

Рассмотрим порядок подготовки и оформления постановлений и распоряжений главы администрации. Первая стадия - разработка проекта правового акта, который должен быть оформлен соответствующим образом. Первоначально перед исполнителем стоит задача выбора формы будущего распорядительного акта. Однако, как уже отмечалось, в администрации отсутствует дифференциация вопросов, по которым издаются постановления и распоряжения. Более того, Инструкцией по работе с документами устанавливается единый порядок их подготовки и оформления. Отличительной особенностью является лишь то, что текст распоряжения может не иметь вступительной (констатирующей) части. Таким образом, общность регламентированной технологии разработки также свидетельствует о возможности установления только одного вида документа издаваемого главой администрации.

Проект распорядительного документа печатается на простом листе бумаги с пометкой в правом верхнем углу "проект". На проекте указываются: наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, отметка об исполнителе, визы согласования. К проекту прилагается лист согласования (или же оформляется на оборотной стороне первого листа проекта).

В верхней части листа согласования располагается информация о том, кто вносит проект и подпись ответственного исполнителя. Визы согласования представлены в табличной форме, которая состоит из граф: "должность, фамилия, имя, отчество руководителя", "дата согласования документа", "подпись руководителя" Варламова, Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства / Л.Н. Варламова // Секретарь-референт. - №6, 2007. - С. 10-15.. Применяемая табличная форма визирования проекта документа отличается от установленной стандартом. Кроме того, подобная вертикаль выстраивает определенную иерархию среди лиц, проставляющих визу, занимающих аналогичные должности.

К проекту также прилагается реестр рассылки, который представляет собой список организаций и структурных подразделений, которым необходимо разослать копии распорядительного документа.

В реестре присутствует подпись лица, заполнившего его. Такая подпись подразумевает. Отсутствует конструкция с предлогом "о" или "об" и отглагольным существительным, в результате чего заголовок грамматически не согласуется с названием документа. (Постановление (о чем?) … вопросы

аппарата администрации города.) Но, пожалуй, самым основным недостатком является тот факт, что данный заголовок не содержит информации о конкретном содержании документа, затрагивающего, скорее всего, организационные вопросы, тем более что "вопросам аппарата администрации города" посвящено значительное количество как постановлений, так и распоряжений. Поэтому в дальнейшем осуществить поиск информации по нужному вопросу из массива документов разного вида, но с аналоичным заголовком - крайне затруднительно.

Не случайно в теории делопроизводства существует классификация документов на "простые" и "сложные". И, независимо от объема и количества пунктов (подпунктов) в тексте распорядительного документа его содержание должно посвящаться только одному вопросу, который и выносится в заголовок. Это позволяет в дальнейшем не только сократить временные затраты на поиск необходимой информации, но и, самое главное, обеспечить эффективный контроль за исполнением документа.

После подписания главой администрации постановления и распоряжения (а также подписанные им служебные письма), регистрируются в отделе делопроизводства. Регистрационный номер постановлений главы администрации состоит из очередного порядкового номера в рамках календарного периода - один год, к порядковому номеру распоряжений по основной деятельности дополнительно добавляется буква "р", для распоряжений по личному составу - буквы "лс" Инструкция по делопроизводству в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики..

Следует отметить, что в настоящее время данная формулировка широко используется как на федеральном, так и на региональном уровнях. В данном случае речь идет о тиражировании подобной модели. К категории "простых" документов, посвященных одному вопросу (возможно с несколькими аспектами содержания) относится большинство служебных документов. Что касается категории "сложных" документов, т.е., отражающих в своем содержании несколько вопросов, то их количество значительно меньше - это протоколы и распорядительные документы по личному составу.

В информационно-поисковой системе администрации города формулировка "вопросы аппарата администрации города" может присутствовать в классификаторе распорядительных документов, как одно из направлений, по которым может издаваться правовой акт.

Однако проведенный краткий анализ свидетельствует о необходимости унификации на общегосударственном уровне порядка документирования деятельности исполнительно-распорядительного органа по реализации закрепленных функций (управление имуществом, сфера ЖКХ и т.д.). Что касается организации работы с документами, то значительную роль в этом процессе играют локальные организационно-нормативные документы, разработанные в соответствии с существующими требованиями в сфере ДОУ, а также применяемые технологии и технические средства.

Итак к системе распорядительной документации в администрации относятся постановления, распоряжения и приказы. Рассмотрим каждый из видов документов подробнее.

Постановление - это правовой акт нормативного характера, устанавливающий, изменяющий или прекращающий действие правовых норм, издаваемый в целях решения наиболее важных вопросов развития и жизнедеятельности муниципального образования, как правило, длительного действия.

Распоряжение - это правовой акт распорядительного характера, направленный на возникновение, изменение или прекращение конкретных правоотношений, издаваемый по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам, касающийся обычно узкого круга лиц и исполнителей.

Постановлениями и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы администрации города.

Проекты постановлений, распоряжений готовят и вносят подразделения на основании поручений главы администрации, его заместителя либо в инициативном порядке; по кадровым вопросам - кадровая служба на основании соответствующих представлений, готовятся и оформляются в соответствии с положениями о порядке подготовки и издания правовых актов.

Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Обеспечение правильности оформления проектов распорядительных документов является обязанностью управляющего делами.

Проекты постановлений, распоряжений и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также управляющем делами и юридической службы. Возражения по проектам постановления, распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту Инструкция по делопроизводству в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики..

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты постановления, распоряжения, представляемые главе администрации на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. Они печатаются на стандартном бланке установленной формы и представляются на подпись. При необходимости к ним составляется справка (пояснительная записка), которая должна содержать краткое изложение сути постановления, распоряжения, обоснование их принятия, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем он согласован. К проекту прилагается указатель рассылки.

Проекты постановления, распоряжения, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги с указанием названий администрации города и других органов или организаций. Они нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года, а распоряжения по основной деятельности и личному составу нумеруются отдельно.

Копии постановления, распоряжения или их размноженные экземпляры заверяются печатью управляющего делами и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Копия обязательно направляется также исполнителю.

Постановления, распоряжения печатаются на бланке установленной формы шрифтом кегля № 12 или 13 (приложения 16-17) и имеют следующие реквизиты:

наименование администрации города;

наименование вида документа (постановление, распоряжение);

дату и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "№" и порядкового номера;

заголовок, который должен кратко и точно отражать содержание текста постановления, располагается от левой границы текстового поля (без красной строки), точка в конце заголовка не ставится. Если в нем более двух строк, он печатается через один межстрочный интервал:

Об утверждении Регламента работы администрации г. Новочебоксарска

О командировании работников отдела культуры…

Распоряжение, как правило, заголовка не имеет.

Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст постановления состоит, как правило, из двух частей - констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Констатирующая часть является введением в суть рассматриваемого вопроса и призвана объяснить необходимость принятия постановления. В ней перечисляются факты, события, дается их оценка. В случае необходимости в констатирующей части делается ссылка на документ вышестоящего органа с указанием вида этого документа, его автора, полного названия (заголовка), номера и даты. Констатирующая часть необязательна и может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Постановляющая часть проекта акта начинается словами "постановляю" с двоеточием (без кавычек). При этом слово "постановляю" печатается строчными буквами в разрядку, отделяя, таким образом, констатирующую часть документа от распорядительной.

Постановляющая часть должна начинаться с новой строки. Содержание этой части документа должно быть конкретным, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четким, ясным, не допускающим различных толкований. Постановляющая часть, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается предписываемое действие, исполнитель и срок исполнения. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: подготовить, разработать, отметить и т.д. Исполнитель указывается в дательном падеже Делопроизводство в Российской Федерации : сб. норматив, док - М.: Гросс-Медиа, 2006. - С.432.. При установлении сроков исполнения постановления следует учитывать время, необходимое для размножения документа и доведения до конкретных исполнителей.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) главы администрации и в тексте обязательно делается ссылка на них.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем структурного подразделения органа местного самоуправления в соответствии с его полномочиями для решения производственных или связанных с персоналом задач.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.п. Если приказ издается во исполнение или на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть приказа завершается словом "приказываю" с двоеточием, которое печатается строчными буквами вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Приказы подписывает руководитель структурного подразделения администрации города, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего документ-приложение. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

Если постановление, распоряжение изменяют, отменяют или дополняют ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен указать наименование отменяемого документа (пункта документа), его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу.".

В постановление, распоряжение не следует включать пункт " Постановление, распоряжение довести до сведения.". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится документ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом постановления, распоряжения.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициал, фамилия). Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписи (инициалы, фамилии), дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения). Подписываются они главой администрации или, по его поручению, заместителем главы администрации.

3.3 Система информационно-справочной документации

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Рассмотрим основные информационно-справочные документы используемые в администрации. Протокол составляется на основании записей, произведенных в ходе совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. (приложении 18).

Документы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа местного самоуправления, другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения заседания коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Запись обсуждения вопросов и принятия решений, сбор документов возлагаются на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Протокол должен быть оформлен не позднее трех дней после заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующий реквизит - гриф ограничения доступа к документу.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали: перечень присутствующих или число присутствующих и ссылка на прилагаемый список; повестка дня (вопросы повестки дня и докладчики по каждому вопросу). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой с точкой, а его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Под наименованием вопроса повестки дня указываются инициалы и фамилия докладчика, которые печатаются через один междустрочный интервал.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) Инструкция по делопроизводству в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики..

За порядковым номером вопроса повестки дня пишется слово "Слушали", затем с новой строки - инициалы и фамилия докладчика (при необходимости указывается должность). Запись выступления начинается с указания инициалов и фамилии выступающего, затем кратко излагается суть выступления. Далее указывается принятое по этому вопросу постановление (решение).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается отметка "Текст выступления прилагается"). Постановление (решение) протокола может печататься в тексте протокола полностью или оформляться отдельным документом (в этом случае также делается отметка "Постановление (решение) прилагается"). При необходимости в тексте протокола приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, фиксирующая только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председателем заседания (председательствующим на заседании) и секретарем. Дата подписания протокола соответствует дате проведения заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов, производственных (оперативных) совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, проставляемых через косую черту. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях и оформленных отдельным документом, состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью управляющего делами. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью управляющего делами.

Протокол печатается на стандартном бланке протокола или на общем бланке администрации города и имеет следующие реквизиты: наименование документа “Протокол" печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру; вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита два межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру; место проведения заседания, совещания указывается в том случае, если оно проходило не на постоянном месте, и печатается шрифтом меньше основного через два междустрочных интервала ниже реквизита "вид заседания, совещания" по центру; дату и номер протокола печатают шрифтом меньше основного. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля на два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола располагается от правой границы текстового поля на одном уровне с датой; подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности председателя (председательствующего), его личную подпись, расшифровку подписи фамилии (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается ниже слов "председатель (председательствующий)", после которого ставится запятая, от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря отделяется от подписи председателя (председательствующего) двумя междустрочными интервалами. При подписании протокола заседания комиссии ее членами указываются их обязанности в составе комиссии.

При решении правовых нормативных вопросов органы местного самоуправления в пределах своей компетенции издают постановления как самостоятельные документы Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления / Е.Н. Колесник, Е.В. Кузнецова. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - С.75 .. Еще один документ, рассматриваемый мной, это служебные письма. По содержанию они подразделяются на: ответы о выполнении поручений Президента Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики; исполнения поручений Президента Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики по обращениям граждан, по вопросам, относящимся к компетенции администрации города; сопроводительные письма к проектам постановлений, распоряжений администрации города; ответы на запросы различных организаций и частных лиц; инициативные письма.

Срок подготовки ответа устанавливается резолюцией главы администрации, а у инициативного письма руководителем структурного подразделения.

Служебное письмо печатается на стандартном бланке (приложение 19). При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма касается одного вопроса или нескольких, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа: "Администрация города считает.". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу.", "направляю.".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование подготовки письма со ссылкой на соответствующий документ, во второй, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т. п Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления / Е.Н. Колесник, Е.В. Кузнецова. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - С.86..

Датой письма является дата его подписания. Индексом письма является его регистрационный номер. В письмах-ответах делается ссылка на индекс и дату письма-запроса. Право подписи служебных писем устанавливается во внутренних организационных документах (регламенте, распределении обязанностей, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях) аппарата администрации города.

Итак, управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия "предрешения"), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Заключение

Таким образом, Администрация города Новочебоксарска это орган местного самоуправления осуществляющий функции по решению вопросов местного значения и осуществлению переданных ему полномочий. Его структуру составляют: глава Администрации, его заместители возглавляющие управления по отдельным вопросам.

Управленческая деятельность администрации выражается посредством издания нормативных документов. Основными нормативными правовыми актами администрации являются постановления и распоряжения главы. Постановление - правовой акт главы города, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных вопросов полномочий администрации. Распоряжение - правовой акт главы города, издаваемый в целях разрешения оперативных вопросов.

Сегодня одна из актуальных задач, стоящих перед органами управления, - внедрение электронного документооборота. В администрации система электронного документооборота уже активно действует, но все еще имеются недочеты: регламент работы с системой электронного документооборота не соответствует реальным возможностям усовершенствованной системы, не все работники справляются с программой и необходимы курсы повышения квалификации. То есть продолжается усовершенствование самого программного обеспечения, но не совершенствуются навыки работников.

В администрации города Новочебоксарска все документы имеют общие этапы прохождения и обработки. Но этот общий путь движения создаваемых в организации документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит от принятого процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе.

Внедряемые сегодня электронные системы пока что затрагивают лишь типовые, общие этапы обработки документов: получение, регистрацию, контроль, передачу документов, хранение, т.е., те процессы, которые являются общими для всех документов и которые могут быть централизованы. Но автоматизация будет полной только тогда, когда будет определен не только общий документопоток, но и маршрут (движение) каждого документа, выполняющего типовую функцию.

Все документы, создаваемые в организации, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своей организации, и разработанные "во исполнение" заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.

В используемой технологии обработки документа администрация города Новочебоксарска Чувашской Республики рассматривается как объединение равноправных структурных подразделений, без детализации на уровне конкретных исполнителей. Каждому подразделению назначается роль, определяющая обязанности по обработке различных видов документов. Для разных документов одно и то же подразделение может выступать в различных ролях (канцелярия, руководитель, исполнитель и др.).

В регламенте работы в системе электронного документооборота в администрации происходит деление документов на пять групп по различным этапам работы с ними: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, протоколы совещаний, обращения граждан.

В этой работе были рассмотрены все этапы работы с документами и система электронного документооборота в администрации города Новочебоксарска. Работа с документами практически полностью автоматизирована, но для полного перехода к электронным документам еще не хватает ни техники, ни навыков, ни средств. Уменьшить объем бумажного документооборота удалось за счет перевода внутреннего документооборота в полностью электронный вид, расширения локальной сети, включения в нее других муниципальных учреждений, что так же позволило перевести объемную переписку с ними, в электронный вид. Обращения граждан принимаются на сайте администрации, но перевести их в полностью электронный вид не удается, все еще большое количество обращений поступают в письменном виде.

Хранения документов в администрации города Новочебоксарска организуется на основании правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и типовой инструкции по делопроизводству.

Ежедневно в Администрации разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

Процесс заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Знание элементов формуляра документа, таким образом, важно не только для правильного составления документов, но и для формирования их в дела. Признаки заведения дел отражаются прежде всего в заголовках дел, состоящих из комплекса документов.

Экспертиза ценности документов в администрации города Новочебоксарска на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов должна создаваться постоянно действующая центральная экспертная комиссия и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях, но в ходе своей практики я столкнулась с тем, что вместо комиссии выделение документов на хранение, производил главный специалист канцелярии самостоятельно, а получив инструкции я помогала в данной работе.


Подобные документы

  • Технология работы с документами: прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация, информационно-справочная работа, систематизация (формирование дел) и текущее хранение. Экспертиза ценности документов и порядок передачи дел в архив.

    курсовая работа [366,8 K], добавлен 16.05.2012

  • Ознакомление с законодательными, нормативными, учредительными документами местного самоуправления. Изучение организационной структуры администрации, должностных прав и обязанностей сотрудников. Характеристика организации кадровой работы учреждения.

    отчет по практике [278,6 K], добавлен 24.11.2013

  • Существующая практика работы с документами и ведение делопроизводства в различных учреждениях государственных и негосударственных форм собственности. Основные требования к оформлению управленческой и организационно-распорядительной документации.

    учебное пособие [1,5 M], добавлен 20.12.2010

  • Значение и организация контроля исполнения документов. Краткая характеристика и анализ работы менеджера с документами на примере ООО "Тропа". Основные принципы профессии офис-менеджера и топ-менеджера. Основы обработки входящих и исходящих документов.

    курсовая работа [159,1 K], добавлен 23.02.2011

  • История, организационная структура и функции Финансового Управления Администрации города Кирова. Нормативно-правовая база деятельности службы документационного обеспечения. Номенклатура дел, организация документооборота. Подготовка дел к передаче в архив.

    дипломная работа [1,5 M], добавлен 18.05.2015

  • Правовой статус, направления деятельности, задачи и функции управления по делам молодежи, физической культуры, спорту и туризму администрации Балаковского муниципального района, анализ путей решения его проблем. Правила и особенности работы с документами.

    отчет по практике [20,4 K], добавлен 10.04.2010

  • Сущность и роль организационной структуры управления предприятием, принципы ее построения, типы и методы оценки. Исследование и пути реформирования организационной структуры на примере Администрации Муниципального образования "Холмский городской округ".

    дипломная работа [611,3 K], добавлен 27.06.2013

  • Сущность и задачи муниципальной кадровой политики, ее эффективность. Анализ распределения кадров, динамика категорий персонала Администрации Свердловского района города Красноярска. Рекомендации по совершенствованию кадровой работы в организации.

    дипломная работа [202,8 K], добавлен 23.01.2013

  • Разработка должностных инструкций специалистов, их анализ на примере организационно-контрольного отдела администрации города Бердска. Особенности должностных обязанностей. "Общие положения", "Основные задачи и функции отдела", "Организация работы отдела".

    курсовая работа [46,4 K], добавлен 28.03.2012

  • Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.

    презентация [3,3 M], добавлен 16.04.2012

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.