Организация работы с документами в государственных учреждениях на примере Администрации города Новочебоксарска
Организационная структура и функции Администрации г. Новочебоксарска, ее нормативно-правовой статус. Технология организации работы с документами. Прием, обработка, регистрация, контроль исполнения. Система организационной и распорядительной документации.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 19.11.2011 |
| Размер файла | 195,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Содержание
- Введение
- Глава 1. Организационная структура и функции Администрации города Новочебоксарска
- 1.1 Нормативно-правовой статус и структура Администрации города Новочебоксарска
- 1.2 Регламентация деятельности службы ДОУ
- Глава 2. Технология организации работы с документами в Администрации города Новочебоксарска
- 2.1 Прием, первичная обработка, регистрация документов
- 2.2 Контроль исполнения документов
- 2.3 Формирование и оформление дел
- 2.4 Экспертиза ценности и организация хранения документов
- Глава 3. Документирование деятельности администрации города Новочебоксарска
- 3.1 Система организационной документации
- 3.2 Система распорядительной документации
- 3.3 Система информационно-справочной документации
- Заключение
- Список используемых источников
Введение
Государственная и муниципальная служба - важнейший механизм государственного управления. В этой сфере заняты миллионы граждан, публичная (в интересах общества) деятельность которых должна быть высокопрофессиональной, эффективной. От того как реализуется государственная политика и организуется управление внутри государственных и муниципальных структур, зависят авторитет государства, государственных и муниципальных служащих, эффективность затрат на государственное и муниципальное управление.
В настоящее время возрастает значимость деятельности государственных служащих, решающих сложные задачи государственного управления. Поэтому обозначенные проблемы, связанные с документированием деятельности государственной службы и управления, приобрели особую актуальность, причем с ними приходится сталкиваться каждому независимо от того, какие задачи и функции он выполняет в учреждениях и организациях России.
Специфика государственной службы, несимметричность служебных отношений и наличие субординации потребовали выработки специальных правил служебного этикета, которые бы оформляли поведение и взаимоотношения сотрудников в различных конкретных служебных ситуациях (распоряжение, наказание, поощрение, обращение, общение с подчиненным, совещание, увольнение с государственной службы, границы лояльности государственного служащего по отношению к руководителю или учреждению).
В дипломной работе рассмотрены теоретические основы документированием деятельности муниципальной службы, проблемы и актуальные вопросы ведения делопроизводства.
Актуальность темы обусловлена современным этапом развития государственного управления в России, быстрым развитием и автоматизацией делопроизводства, характеризуется возросшей потребностью в профессиональных мобильных специалистах, способных успешно выполнить все требования в изменяющихся социально-экономических условиях.
Цель настоящей дипломной работы состоит в изучении организации работы с документами в государственных учреждениях на примере Администрации города Новочебоксарска.
Достижение поставленной цели обусловило выдвижение и решение следующих задач:
· проанализировать степень эффективности действующей системы документационного обеспечения управления;
· разработать рекомендации по совершенствованию системы документационного обеспечения управления;
· обосновать необходимость в системе документационного обеспечения управления.
В качестве объекта исследования выбрана Администрация города Новочебоксарска.
Предмет исследования - экономико-организационные, социальные и нормативно-правовые аспекты системы документационного обеспечения управления в Администрации.
Администрация города Новочебоксарска это орган местного самоуправления осуществляющий функции по решению вопросов местного значения и осуществлению переданных ему полномочий. Его структуру составляют: глава Администрации, его заместители возглавляющие управления по отдельным вопросам.
Администрация города Новочебоксарска Чувашской Республики является юридическим лицом. Нормативно правовой статус и структура администрации прописаны в уставе города Новочебоксарска, также регулируются республиканскими, федеральными и международными нормативно-правовыми актами.
документация организационная распорядительная государственный
Федеральная и зарубежная законодательная база местного самоуправления в Российской Федерации достаточно обширна, на ее основе субъекты и муниципальные образования формируют в последствии свою собственную базу. Законодательство четко регламентирует круг полномочий, права и обязанности власти на местах. Общие принципы организации муниципальной службы и основы правового положения муниципальных служащих в Российской Федерации установлены Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ (ред. от 17.07.2009)"О муниципальной службе в Российской Федерации". Данный закон определяет понятия муниципальной должности, муниципальной службы, разряды, ограничения, поощрения, ответственность, гарантии муниципальных служащих и другие вопросы муниципальной службы.
Законодательством РФ установлены нормы, регламентирующие весь процесс документооборота организации - от создания документов до сдачи их на хранение в архив. При организации делопроизводства в бюджетном учреждении необходимо прежде всего учитывать следующие нормативные правовые акты:
Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в ред. от 30.06.2003);
Федеральные законы от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27.12.2002 № 184-ФЗ "О техническом регулировании" (в ред. от 01.12.2007), от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в ред. от 13.05.2008);
Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в ред. от 11.12.2002);
часть четвертая ГК РФ;
Постановления Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (в ред. от 14.12.2006), от 17.06.2004 № 290 "О Федеральном архивном агентстве" (в ред. от 29.05.2008);
Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 № 358-р "Об обеспечении сохранности документов по личному составу";
Приказ Минкультуры России от 08.11.2005 № 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (далее - Типовая инструкция по делопроизводству);
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом от 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003) (далее - Перечень типовых управленческих документов);
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182;
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988 (в ред. от 31.07.2007);
Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное Приказом Росархива от 19.01.1995 № 2;
Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 № 105 (далее - Положение о документах и документообороте);
ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст)., Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28)., 6.10.4-84 ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения" (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 N 3549).
Также в процессе работы с документами используются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации:
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299) (ред. от 28.03.2008);
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) Постановление Госстандарта России от 26.12.1994 N 367 "О принятии и введении в действие Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94" (ред. от 18.07.2007).; и др.
Данный вопрос освещен в литературных источниках достаточно полно. Но в данной литературе затронуты лишь некоторые вопросы, связанные с особенностями документирования и организации работы с документами в администрации города.
Достаточно разносторонне исследованы и представлены в печатной литературе системы документации, образующиеся в деятельности государственных и муниципальных органах власти, в учреждениях и организациях различных организационно-правовых форм.
Следует выделить несколько тематических направлений в решении этой важной и актуальной проблемы. Первое направление связано с теоретическими и практическими аспектами управления документацией на общегосударственном и отраслевом уровнях, в пределах отдельной организации. В статьях М.В. Ларина, В.А. Еремченко, Т.В. Кузнецовой, О.Ю. Митченко, О.И. Рыскова, А.Н. Соковой обосновано значение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности. Были проанализированы правовые, экономические, социальные и организационно-технические аспекты развития документационного обеспечения управленияна современном этапе, рассмотрены организационная структура государственного и муниципального управления документацией в Российской Федерации, пути воздействия государства на работу с документами в негосударственной сфере экономики.
На страницах журнала "Делопроизводство" публиковались материалы, раскрывающие работу служб документационного обеспечения управления органов муниципальной власти: Г.Г. Аралбаева, А.П. Богушов, А.В. Ермолаева, Н.Н. Куняев, О.Ю. Митченко, О.И. Рысков, А.М. Савельев, В.Н. Чернов, Н.С. Федорец.
Глубокую проработку в теоретическом и практическом аспектах получила современная система организационно-правовых и распорядительных документов. В работах А.Г. Морозова рассмотрены признаки и свойства закона как основного источника права и документа, обладающего высшей юридической силой. Автор показал место основных законодательных актов в системе управления обществом, изложил особенности процесса их разработки и оформления.
В цикле статей А.В. Ермолаевой всесторонне проанализированы все виды правовых актов органов власти, дана их сравнительная характеристика. В проблемном плане изложен материал статьи В.Ф. Янковой об изменениях в системе видов распорядительных документов. Автором прослежены тенденции в развитии распорядительных документов.
В первой главе работы описывается организационная структура и функции Администрации. Туда входит нормативно-правовой статус Администрации и анализ нормативно-методических документов регламентирующих деятельность службы документационного обеспечения управления.
Во второй главе рассматривается уже практический аспект - технология работы с документами на всех этапах, начиная с приема и первичной обработки, заканчивая организацией хранения.
В третьей главе рассматриваются системы документации: организационная, распорядительная и информационно-справочная. Дается анализ каждой из систем, разбирается составление документов.
Методология исследования базируется на системном подходе к анализу управленческих явлений в практике российских предприятий. Для решения определенных в работе задач использован комплекс методов, существующих в современной науке и позволяющих исследовать эффективность системы управления персоналом. Основными методами исследования для определения эффективности функционирования системы управления персоналом на предприятиях стали экономико-математические и статистические методы, включающие анализ производственных показателей и изучение уровня полезности автоматизации процессов в учреждении методом социологических опросов, анкетирования, тестирования, моделирования ситуаций, методом экспертной оценки. Также используется метод наблюдения за работой специалистов с документами, анализ самих документов.
Методологическая основа данного исследования сформировалась как синтез классических взглядов на вопросы управления (Фр.У. Тейлор, А. Файоль, Э. Мэйо, Д. МакГрегор), современных взглядов на процесс формирования системы документационного обеспечения управления (И.В. Головина, Н.Н. Кушнаренко, М.В. Кирсанова, Т.В. Кузнецова).
И так, четко выделены объект и предмет исследования, обусловлена актуальность. Структура работы исходит из теоретических и методологических основ делопроизводства и документационного обеспечения управления.
Анализируется литература по организации работы с документами в муниципальных учреждениях.
Глава 1. Организационная структура и функции Администрации города Новочебоксарска
1.1 Нормативно-правовой статус и структура Администрации города Новочебоксарска
Город Новочебоксарск Чувашской Республики основан в 1960 году и входит в состав Чувашской Республики в качестве муниципального образования (городского поселения) в соответствии с Законом Чувашской Республики от 24 ноября 2004 года № 37 "Об установлении границ муниципальных образований Чувашской Республики и наделении их статусом городского, сельского поселения, муниципального района и городского округа" Закон ЧР от 24.11.2004 N 37 (ред. от 28.12.2007) "Об установлении границ муниципальных образований Чувашской Республики и наделении их статусом городского, сельского поселения, муниципального района и городского округа". URL:http://chuvashia.news-city.info. (дата обращения: 03.06.2011). Это муниципальное образование наделенное статусом городского поселения. Его правовой статус утвержден законами Чувашской Республики и муниципальными нормативными актами. Это современный промышленный город, имеющий развитую инфраструктуру.
Администрация города Новочебоксарска Чувашской Республики - орган местного самоуправления, осуществляющий исполнительно-распорядительные функции по решению вопросов местного значения и осуществления отдельных государственных полномочий, переданных федеральным законом или законом Чувашской Республики. Структуру Администрации составляют глава администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики, его заместители, структурные подразделения местной администрации.
Администрация города Новочебоксарска Чувашской Республики является юридическим лицом. Нормативно правовой статус и структура администрации прописаны в уставе города Новочебоксарска, также регулируются республиканскими, федеральными и международными нормативно-правовыми актами.
Одним из таких актов международного права является подписанная от имени Российской Федерации 28 февраля 1996 года, ратифицированная Федеральным собранием Российской Федерации (Федеральный закон от 11.04.98 № 55-ФЗ "О ратификации Европейской хартии местного самоуправления") и вступившая в силу для Российской Федерации с 01 сентября 1998 года Европейская хартия местного самоуправления, разработанная и принятая Советом Европы 15 октября 1985 года.
Европейская хартия местного самоуправления дает понятие местного самоуправления, устанавливает общие принципы закрепления компетенции самоуправления, закрепляет гарантии защиты территории местным самоуправлением, право местного самоуправления определять свои внутренние административные структуры. Кроме того, она включает положения об условиях осуществления полномочий на местном уровне, об источниках финансирования органов местного самоуправления, об административном контроле за деятельностью органов местного самоуправления, а также закрепляет право органов местного самоуправления на объединение и право на судебную защиту для обеспечения свободного осуществления ими своих полномочий.
Конституция Российской Федерации как основной закон государства занимает особое место в правовой основе местного самоуправления. В ней устанавливаются основные принципы организации и деятельности местного самоуправления в Российской Федерации, "намечаются основные контуры устройства самой близкой к населению власти - органов местного самоуправления" Федеральный закон от 11.04.98 №55-ФЗ "О ратификации Европейской хартии местного самоуправления". URL:http://www.consultant.ru (дата обращения : 20.05.2011)., закрепляются общие принципы построения и функционирования муниципальной власти, единые для всей системы местного самоуправления в Российской Федерации.
В Конституции Российской Федерации содержатся важные положения, раскрывающие сущность, формы и гарантии местного самоуправления. Так, устанавливается, что оно осуществляется с учетом исторических и иных местных традиций. Раскрывая содержание самостоятельности. Конституция указывает на основные предметы ведения органов местного самоуправления:
управление муниципальной собственностью; формирование, утверждение и исполнение местного бюджета; установление местных налогов и сборов; осуществление охраны общественного порядка и иные вопросы местного значения.
Конституцией Российской Федерации закреплены следующие гарантии местного самоуправления: право на судебную защиту; право на компенсацию дополнительных расходов, возникших в результате решении, принятых органами государственной власти; запрет на ограничение прав местного самоуправления.
Для установления и обеспечения федеральных гарантий финансовой самостоятельности местного самоуправления был принят Федеральный закон от 28.12.2004 №183-ФЗ, "О финансовых основах местного самоуправления в Российской Федерации", который "определяет основные принципы организации местных финансов, устанавливает источники формирования и направления использования финансовых ресурсов местного самоуправления, основы бюджетного процесса в муниципальных образованиях и взаимоотношения органов местного самоуправления с финансовыми институтами, а также гарантии финансовых прав органов местного самоуправления" Указ Президента РФ от 11.06.97 № 568 "Об основных направлениях реформы местного самоуправления в Российской Федерации". URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 20.05.2011)..
По предметам совместного ведения Российской Федерации и ее субъектов согласно ст.76 Конституции Российской Федерации "издаются федеральные законы и принимаемые в соответствии с ними законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации. Закон РФ от 14.07.92 № 3297-1 (ред. от 31.07.98) "О закрытом административно-территориальном образовании". URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 20.05.2011).
Основополагающие начала организации и деятельности местного самоуправления, закрепляемые Конституцией Российской Федерации, получили развитие в Федеральном законе от 06.10.2003 №131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации". Данный закон "в соответствии с Конституцией Российской Федерации определяет роль местного самоуправления в осуществлении народовластия, правовые, экономические и финансовые основы местного самоуправления и государственные гарантии его осуществления, устанавливает общие принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации" Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ (ред. от 05.04.2010, с изм. от 08.05.2010) «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 20.05.2011)..
Общие принципы организации муниципальной службы и основы правового положения муниципальных служащих в Российской Федерации установлены Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ (ред. от 17.07.2009)"О муниципальной службе в Российской Федерации". Данный закон определяет понятия муниципальной должности, муниципальной службы, разряды, ограничения, поощрения, ответственность, гарантии муниципальных служащих и другие вопросы муниципальной службы.
Федеральная и зарубежная законодательная база местного самоуправления в Российской Федерации достаточно обширна, на ее основе субъекты и муниципальные образования формируют в последствии свою собственную базу. Законодательство четко регламентирует круг полномочий, права и обязанности власти на местах.
Органы государственной власти субъектов Российской Федерации осуществляют правовое регулирование местного самоуправления. Они принимают и изменяют законы субъектов Российской Федерации о местном самоуправлении (например, Закон Чувашской республики от 10.01.96 №8-209 (ред. от 10.10.2005)"О местном самоуправлении в Чувашской республике"), о муниципальной службе (Закон Чувашской Республики "О муниципальной службе в Чувашской Республике"). Закон относит к полномочиям органов государственной власти Чувашской Республики решение вопросов о передаче своей собственности в муниципальную собственность, регулировании отношений между бюджетом республики и муниципальными бюджетами. В ведении Чувашской Республики находятся установление и изменение порядка образования, объединения, преобразования или упразднения муниципальных образований, их границ и наименований, а также установление порядка регистрации уставов муниципальных образований.
Важная роль принадлежит органам государственной власти республики в создании и функционировании системы гарантий муниципального самоуправления. Они призваны обеспечить: гарантии финансовой самостоятельности муниципального самоуправления; сбалансированность городские бюджетов на основе нормативов минимальной бюджетной обеспеченности; государственные минимальные социальные стандарты; компенсацию муниципальному самоуправлению дополнительных расходов, возникших в результате решений, принятых органами государственной власти Чувашской республики; защиту прав граждан на осуществление местного самоуправления Ватолина, М.В. Делопроизводство в вопросах и ответах / М.В. Ватолина. - М.: Феникс, 2010. - С 31..
На основании законодательства Чувашской Республики муниципальные органы власти утверждают свои нормативно-правовые акты.
Систему муниципальных правовых актов города Новочебоксарска Чувашской Республики образуют:
1) Устав города Новочебоксарска Чувашской Республики;
2) правовые акты, принимаемые на местном референдуме города Новочебоксарска Чувашской Республики;
3) решения Новочебоксарского городского Собрания депутатов Чувашской Республики;
4) постановления и распоряжения главы города Новочебоксарска Чувашской Республики;
5) постановления и распоряжения администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики;
6) постановления и распоряжения председателя Новочебоксарского городского Собрания депутатов Чувашской Республики;
7) распоряжения и приказы руководителей иных органов местного самоуправления, предусмотренных настоящим Уставом Делопроизводство в Российской Федерации : сб. норматив, док - М.: Гросс-Медиа, 2006. - С.52..
Муниципальные правовые акты города Новочебоксарска Чувашской Республики, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования (обнародования). Муниципальные правовые акты города, имеющие нормативный характер, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, публикуются в течение 10 дней со дня их принятия, если иное не установлено настоящим Уставом. Официальным опубликованием (обнародованием) муниципальных правовых актов города Новочебоксарска Чувашской Республики признается помещение полного текста документа в газете "Грани" или ином периодическом печатном издании города.
Необходимый элемент правовой основы местного самоуправления - уставы муниципальных образований, в которых на основе федерального законодательства, законодательства субъектов Российской Федерации о местном самоуправлении определяются организация и формы осуществления местного самоуправления в данных муниципальных образованиях, их территориальная, финансово-экономическая основы, а также содержатся другие положения об организации местного самоуправления, о компетенции и порядке деятельности органов и должностных лиц местного самоуправления. Устав города принимается Новочебоксарским городским Собранием депутатов. Устав города Новочебоксарска и оформленные в виде правовых актов решения, принятые на местном референдуме города Новочебоксарска, являются актами высшей юридической силы в системе муниципальных правовых актов города Новочебоксарска, имеют прямое действие и обязательны для исполнения на всей территории города Новочебоксарска.
Иные муниципальные правовые акты города Новочебоксарска не должны противоречить Уставу и правовым актам, принятым на местном референдуме города Новочебоксарска.
Федеральный закон от 28.08.95 №154-ФЗ (ред. от 21.07.2005)"Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" исходит из того, что каждое муниципальное образование имеет свой устав. Ст.8 данного закона определяет круг основных вопросов, регулируемых уставом муниципального образования, принципы его разработки, принятия и порядок государственной регистрации. В соответствии с законом устав муниципального образования разрабатывается муниципальным образованием самостоятельно. Порядок его разработки, принятия и изменения находится в ведении муниципального образования. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации устанавливают порядок государственной регистрации уставов муниципальных образований Делопроизводство в Российской Федерации : сб. норматив, док - М.: Гросс-Медиа, 2006. - С.61..
Устав муниципального образования должен содержать, во-первых, наименование муниципального образования с указанием его границ и состава территории.
Во-вторых, в уставе указываются вопросы местного значения, относящиеся к ведению муниципального образования. Их перечень содержится в ст.6 Федерального закона от 28.08.95 №154-ФЗ (ред. от 21.07.2005)"Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (ст.8 Закона Чувашской Республики "Об организации местного самоуправления в Чувашской Республике" от 18.10.2004 № 19 (в ред. от 27.02.2010 № 10). Муниципальные образования вправе расширить этот перечень за счет вопросов, отнесенных к вопросам местного значения законами субъекта, а также вопросов, не исключенных из их ведения и не отнесенных к ведению других муниципальных образований и органов государственной власти.
В-третьих, устав муниципального образования определяет организационную структуру местного самоуправления, правовой статус органов и должностных лиц местного самоуправления, условия и порядок организации муниципальной службы. В уставе закрепляются структура и порядок формирования органов местного самоуправления, их наименование и полномочия. Уставом муниципального образования могут быть предусмотрены должность главы муниципального образования, а также должности иных выборных должностных лиц местного самоуправления. При этом следует иметь в виду, что согласно ст.14 Федерального закона от 28.08.1995 № 154-ФЗ (ред. от 21.07.2005)"Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" "наличие выборных органов местного самоуправления муниципальных образований является обязательным" Устав города Новочебоксарска Чувашской Республики. Принят решением Новочебоксарского городского Собрания депутатов Чувашской Республики от 28.11.2005 № С 5-1 (с изм.,от 10.09.2009 №С 68-1). URL: http://gov.cap.ru/main.asp?govid=82 ( дата обращения: 03.06.2011).. Органы местного самоуправления должны быть наделены уставом муниципального образования собственной компетенцией в решении вопросов местного значения. Устав муниципального образования закрепляет статус и социальные гарантии депутатов, членов других выборных органов местного самоуправления, выборных должностных лиц местного самоуправления, а также гарантии прав должностных лиц местного самоуправления. При этом срок полномочий депутатов, членов других выборных органов местного самоуправления и выборных должностных лиц местного самоуправления не может быть меньше двух лет. Кроме того, устав должен определять основания и порядок прекращения их полномочий. В соответствии с законом устав муниципального образования устанавливает наименование и виды правовых актов органов и должностных лиц местного самоуправления, порядок их принятия и вступления в силу (например, ст.27 Устава города Новочебоксарска определяет, что систему правовых актов города образуют: решения, принятые на референдуме, нормативные и индивидуальные акты городского Собрания депутатов и администрации города Устав города Новочебоксарска Чувашской Республики. URL:http://gov.cap.ru/main.asp?govid=82 (дата обращения: 03.06.2011).). Уставом муниципального образования определяются выборные и иные органы местного самоуправления, являющиеся юридическими лицами.
В-четвертых, в уставе муниципального образования закреплены формы, порядок и гарантии непосредственного участия населения в решении вопросов местного значения. Речь идет о таких институтах муниципальной демократии, как местный референдум; муниципальные выборы; собрание (сход) граждан; народная правотворческая инициатива; обращения граждан в органы местного самоуправления, а также территориальное общественное самоуправление и другие формы участия населения в осуществлении местного самоуправления.
В-пятых, устав муниципального образования устанавливает основания и виды ответственности органов и должностных лиц местного самоуправления.
В-шестых, уставом муниципального образования определяются экономическая и финансовая основа осуществления местного самоуправления, общий порядок владения, пользования и распоряжения муниципальной собственностью.
В-седьмых, в уставе муниципального образования могут регулироваться вопросы организации местного самоуправления, обусловленные компактным проживанием на территории муниципального образования национальных групп и общностей, коренных (аборигенных) народов, казачества с учетом исторических и иных местных традиций. Устав муниципального образования может содержать и другие положения об организации местного самоуправления, о компетенции и порядке деятельности органов и должностных лиц местного самоуправления в соответствии с законами Российской Федерации и законами субъектов Российской Федерации.
Кроме устава на муниципальном уровне принимаются и другие нормативные правовые акты, регламентирующие отдельные вопросы организации и деятельности местного самоуправления: регламенты представительных органов, положения о территориальном общественном самоуправлении и др.
Глава администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики руководит администрацией города Новочебоксарска на принципах единоначалия и подотчетен Новочебоксарскому городскому Собранию депутатов. Он представляет Новочебоксарскому городскому Собранию депутатов Чувашской Республики ежегодные отчеты о результатах своей деятельности и деятельности администрации города, в том числе о решении вопросов, поставленных городским Собранием депутатов и обеспечивает осуществление администрацией города полномочий по решению вопросов местного значения и отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления Федеральными законами и законами Чувашской Республики.
В полномочия главы администрации города Новочебоксарска входят полномочия представлять город в отношениях с органами местного самоуправления других муниципальных образований, органами государственной власти, гражданами и организациями, без доверенности действует от имени города Новочебоксарска. Он подписывает и обнародует нормативные правовые акты, принятые Новочебоксарским городским Собранием депутатов Чувашской Республики, издает в пределах своих полномочий собственные правовые акты. У него есть право требовать созыва внеочередного заседания представительного органа муниципального образования Устав города Новочебоксарска Чувашской Республики. URL:http://gov.cap.ru/main.asp?govid=82 (дата обращения: 03.06.2011)..
Глава администрации города Новочебоксарска обеспечивает осуществление органами местного самоуправления города полномочий по решению вопросов местного значения и отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Чувашской Республики. Устав города Новочебоксарска Чувашской Республики. Принят решением Новочебоксарского городского Собрания депутатов Чувашской Республики от 28.11.2005 № С 5-1 (с изм.,от 10.09.2009 №С 68-1). URL:http://gov.cap.ru/main.asp?govid=82 (дата обращения: 03.06.2011).
Глава администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики издает по вопросам своего ведения постановления и распоряжения местной администрации, которые вступают в силу с момента их подписания.
У главы администрации три заместителя:
Заместитель главы администрации по социальным вопросам, в введение которого входят следующие отделы: Отдел здравоохранения, физической культуры и спорта; Отдел образования и молодежной политики; Отдел культуры и архивного дела; Отдел по охране прав детства.
Первый заместитель главы администрации, заведующий следующими отделами и секторами: Отдел строительства; Сектор городского хозяйства; Сектор экологической безопасности; Сектор жилищных отношений
Заместитель главы администрации по экономическому развитию и финансам ведет дела следующих секторов: Сектор экономического развития; Сектор по конкурентной политике и тарифам; Сектор развития предпринимательства и торговли
Кроме того в структуры администрации включены следующие отделы:
Управление делами, отдел организационно-контрольной и кадровой работы;
Отдел ЗАГС; Управление контрольно-правового и информационного обеспечения; Отдел информационного обеспечения и информатики; Юридический отдел; Финансовое Управление.
Для нашей специальности особый интерес представляет управление делами, отдел организационно-контрольной и кадровой работы администрации города Новочебоксарска. Это структурное подразделение отвечает за организационное обеспечение деятельности главы администрации, в том числе за мероприятия с его участием, обеспечение деятельности главы администрации по решению кадровых вопросов, ведет учет поступающих в адрес главы администрации письменных обращений граждан и организаций, их мониторинг, подготовливает совместно со структурными подразделениями администрации ответы на поступившие обращения и письма. Так же ведет контроль за исполнением структурными подразделениями администрации решений и поручений главы администрации.
Одной из основных функций отдела является ведение делопроизводства администрации. К остальным функциям относятся:
· учет и анализ письменных обращений граждан и организаций, поступающих в адрес главы администрации и обеспечение их рассмотрения структурными подразделениями администрации;
· подготовка предложений о реализации положений законодательства о муниципальной службе и внесение указанных предложений главе администрации;
· организация подготовки проектов решений главы администрации, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора, назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением муниципального служащего с муниципальной службы и выходом его на пенсию, и оформление соответствующих документов;
· организация подготовки проектов решений главы администрации, связанных с назначением и освобождением руководителей муниципальных предприятий и учреждений, заключения с ними трудовых договоров, оформления соответствующих документов;
· решение иных вопросов кадровой работы;
· обеспечение единого порядка передачи в архив документации Отдела в соответствии с действующей номенклатурой дел и соответствующими инструкциями Положение об Отделе организационно-контрольной и кадровой работы администрации города Новочебоксарска (Утв. распоряжением главы администрации города Новочебоксарска от 08.10.2008 № 180-В). .
Таким образом, Администрация города Новочебоксарска это орган местного самоуправления осуществляющий функции по решению вопросов местного значения и осуществлению переданных ему полномочий. Его структуру составляют: глава Администрации, его заместители возглавляющие управления по отдельным вопросам.
1.2 Регламентация деятельности службы ДОУ
Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе документационного обеспечения управления должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.
Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления / Е.Н. Колесник, Е.В. Кузнецова. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - С.16..
Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)/ М.И. Басаков. - М.: Феникс, 2009. - С.56.. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:
конституцию РФ;
международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом);
законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;
указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти
(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
нормативные документы по организации архивного хранения документов;
законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
локальные нормативные акты: положения о структурном подразделении, инструкции по делопроизводству, должностные инструкции, регламенты.
Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - 6-е изд., испр. - М.: Издательство "Омега-Л", 2009. - С.18.. Как отмечалось, высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
Правовой статус службы документационного обеспечения управления определяется положением, утверждаемым руководителем организации. Положение о службе документационного обеспечения управления - правовой
акт, устанавливающий статус подразделения, функции, права, ответственность и взаимоотношения с другими подразделениями организации Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - 6-е изд., испр. - М.: Издательство "Омега-Л", 2009. - С.37..
Положение состоит из следующих разделов:
1. Общие положения
2. Структура
3. Задачи
4. Функции
5. Права
6. Ответственность
7. Взаимоотношения
Раздел "Общие положения" включает официальное название подразделения, название, дату и номер распорядительного документа, на основе которого создана служба документационного обеспечения управления, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и увольнения руководителя, какими законодательными и нормативными актами руководствуется, информацию о печати.
Раздел "Структура" входит в состав положения только в случае наличия внутренних специальных подразделений по локальным вопросам документирования. На каждое подразделение в составе крупной административной единицы составляется самостоятельное положение.
Раздел "Задачи" содержит главные направления деятельности службы документационного обеспечения управления, о которых мы говорили выше.
В разделе "Функции" по степени важности перечисляются действия, операции, процедуры, отражающие весь комплекс работ по документационному обеспечению.
Раздел "Права" - юридически узаконенная возможность руководителя осуществлять или не осуществлять определенные действия, для обеспечения правовой регламентации и полноты выполняемых функций.
Раздел "Ответственность" содержит критерии оценки содержания работ по документационному обеспечению: качество и своевременность работ, соблюдение инструкций и стандартов, виды дисциплинарной, административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственности руководства в случае невыполнения обязанностей, утраты документов, несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.
В процессе выполнения своих функций служба документационного обеспечения управления осуществляет регламентацию документопотоков и информационных связей внутри организации и за ее пределами. Характер взаимодействия со структурными подразделениями по вопросам информационно-документационного обеспечения (виды документов, периодичность и сроки их представления, регулирование разногласий в процессе совместной работы) составляет содержание раздела "Взаимоотношения".
Положение о службе документационного обеспечения управления оформляется на общем бланке, утверждается руководителями организации, визируется руководителем службы документационного обеспечения управления, руководителем юридической службы, заместителем руководителя организации, курирующим вопросы делопроизводства, а также руководителями структурных подразделений, перечисленных в разделе "Взаимоотношения". Разработка "положения" задача сложная и требующая хорошего знания иерархического взаимодействия, структуры и функций организации, правовых и административных связей Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления / Е.Н. Колесник, Е.В. Кузнецова. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - С.113..
Сотрудники службы документационного обеспечения управления осуществляют выполнение своих обязанностей на основе должностной инструкции, которая включает следующие разделы:
1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения
Рассмотрим в качестве примера должностную инструкцию документоведа. В администрации города данную функцию выполняет главный специалист канцелярии. Согласно "Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих" документовед относится к категории специалистов, является работником службы документационного обеспечения управления и подчиняется непосредственно заведующему службой документационного обеспечения управления, обязанности которого выполняет управляющий делами. Он назначается на должность и освобождается от должности распоряжением главы администрации города по представлению управляющего делами.
В своей деятельности документовед руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, государственными стандартами на документы, нормативными и методическими документами своей организации. Основные функции документоведа заключаются в рациональной организация документационного обеспечения управления, методическом обеспечении делопроизводства в структурных подразделениях на базе современных информационных технологий.
В должностные обязанности документоведа входит:
участие в планировании, организации, совершенствовании работы службы документационного обеспечения управления;
ведение информационно-справочной работы по документам учреждения, подготовка справки для руководства и запросам граждан;
участие в разработке нормативно-методических материалов по документационного обеспечения управления;
обеспечение, внедрение разработок, направленных на совершенствование документационного обеспечения управления;
разработка бланков документов, унифицированных формы документов, применяемых в администрации;
принятие мер по упорядочению состава документов и организации документооборота;
разработка классификаторов видов документов, табеля форм документов;
участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации, совершенствовании автоматизированных систем, применяемых службой документационного обеспечения правления;
контроль за организацией работы с документами, правильностью формирования дел, обеспечением их сохранности;
внесение предложений руководству по совершенствованию работы с документами на базе компьютерных технологий и традиционных форм;
оказание методической и консультативной помощи структурным подразделениям по вопросам документационного обеспечения управления;
проведение работ по подготовке номенклатуры дел, ее корректировке;
участие в проведении экспертизы ценности документов и в их отборе на постоянное и временное хранение Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А.Лопатникова. - 6-е изд., испр. - М.: Издательство "Омега-Л", 2009. - С.167..
Согласно должностной инструкции на главного специалиста канцелярии возлагается ответственность за невыполнение обязанностей, нарушение правил работы с документами, их утрату и порчу, разглашение конфиденциальной информации, несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.
Его взаимоотношения осуществляются посредством деловых контактов с управляющим делами и главой администрации по всем вопросам профессиональной деятельности, связанным с выполнением своих обязанностей,
с юридической службой - по вопросам визирования документов и по всем вопросам правового характера, с секретарями руководства, с помощниками руководителей структурных подразделений по вопросам организации работы с документами. Должностная инструкция должна быть оформлена на общем бланке организации, иметь гриф утверждения и визы согласования и ознакомления.
Итак, к документам, регламентирующим работу с документами в администрации города Новочебоксарска, относятся: инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления и должностная инструкция главного специалиста канцелярии. Данные документы разрабатываются внутри организации опираясь на федеральные нормативно-правовые и нормативные акты.
Глава 2. Технология организации работы с документами в Администрации города Новочебоксарска
2.1 Прием, первичная обработка, регистрация документов
Движение документов в администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Порядок прохождения документов и работа с ними в администрации города регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работникам.
При применении в администрации города электронного документооборота разрабатываются этапы движения документов. Использование этапов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в администрацию города (приложение 1-5).
Доставка документов в администрацию города осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи.
С помощью почтовой связи в администрацию города доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. Документы, поступающие в администрацию города на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям Подолина О. Системы электронного документооборота для государственных органов власти // Финансовая газета. Региональный выпуск. - № 4, 2007..
Подобные документы
Технология работы с документами: прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация, информационно-справочная работа, систематизация (формирование дел) и текущее хранение. Экспертиза ценности документов и порядок передачи дел в архив.
курсовая работа [366,8 K], добавлен 16.05.2012Ознакомление с законодательными, нормативными, учредительными документами местного самоуправления. Изучение организационной структуры администрации, должностных прав и обязанностей сотрудников. Характеристика организации кадровой работы учреждения.
отчет по практике [278,6 K], добавлен 24.11.2013Существующая практика работы с документами и ведение делопроизводства в различных учреждениях государственных и негосударственных форм собственности. Основные требования к оформлению управленческой и организационно-распорядительной документации.
учебное пособие [1,5 M], добавлен 20.12.2010Значение и организация контроля исполнения документов. Краткая характеристика и анализ работы менеджера с документами на примере ООО "Тропа". Основные принципы профессии офис-менеджера и топ-менеджера. Основы обработки входящих и исходящих документов.
курсовая работа [159,1 K], добавлен 23.02.2011История, организационная структура и функции Финансового Управления Администрации города Кирова. Нормативно-правовая база деятельности службы документационного обеспечения. Номенклатура дел, организация документооборота. Подготовка дел к передаче в архив.
дипломная работа [1,5 M], добавлен 18.05.2015Правовой статус, направления деятельности, задачи и функции управления по делам молодежи, физической культуры, спорту и туризму администрации Балаковского муниципального района, анализ путей решения его проблем. Правила и особенности работы с документами.
отчет по практике [20,4 K], добавлен 10.04.2010Сущность и роль организационной структуры управления предприятием, принципы ее построения, типы и методы оценки. Исследование и пути реформирования организационной структуры на примере Администрации Муниципального образования "Холмский городской округ".
дипломная работа [611,3 K], добавлен 27.06.2013Сущность и задачи муниципальной кадровой политики, ее эффективность. Анализ распределения кадров, динамика категорий персонала Администрации Свердловского района города Красноярска. Рекомендации по совершенствованию кадровой работы в организации.
дипломная работа [202,8 K], добавлен 23.01.2013Разработка должностных инструкций специалистов, их анализ на примере организационно-контрольного отдела администрации города Бердска. Особенности должностных обязанностей. "Общие положения", "Основные задачи и функции отдела", "Организация работы отдела".
курсовая работа [46,4 K], добавлен 28.03.2012Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.
презентация [3,3 M], добавлен 16.04.2012
