Организация работы с документами в государственных учреждениях на примере Администрации города Новочебоксарска
Организационная структура и функции Администрации г. Новочебоксарска, ее нормативно-правовой статус. Технология организации работы с документами. Прием, обработка, регистрация, контроль исполнения. Система организационной и распорядительной документации.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 19.11.2011 |
| Размер файла | 195,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Функции и права экспертные комиссии, а также организация их работы определяются инструкцией по делопроизводству, которая утверждаются главой администрации или руководителем структурного подразделения.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения должна осуществляется ежегодно в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с экспертной комиссией под непосредственным методическим руководством архива. Я столкнулась с тем, что документы за 2008, 2009 года все еще не были разобраны, не говоря уже об оформлении и формировании дел. Экспертизу ценности данных документов, так же проводилась под надзором главного специалиста канцелярии, мною. Все это можно объяснить загруженностью канцелярии, но такая же ситуация и в других структурных подразделениях.
Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с номенклатурой дел) и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.
Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок - только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и обложка заведенного дела.
Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении.
В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. В администрации дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив оказывает методическую помощь при формировании дел.
Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.
Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
Рекомендации по улучшению работы с документами в Администрации города Новочебоксарска:
1. В первую очередь необходимо совершенствовать существующие нормативно-методические документы. Например инструкция по делопроизводству в администрации создана на основе "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", которая была заменена "Правилами ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", принятых постановлением правительства в 2009 году.
2. Даже в условиях системы электронного документооборота, в администрации преобладает бумажный документооборот. Необходимо, выполняя государственную программу, повышать количество документов электронного вида и работать с ними без использования бумажного варианта.
3. Проведения экспертизы ценности документов не соответствует никаким правилам ведения делопроизводства, необходимо создать постоянно действующую экспертную комиссию. Оформление дел происходит неравномерно, в 2011 году формировались и оформлялись дела за 2008-2010 года.
4. Все вышеназванные недочеты оправдываются нехваткой кадров, что свидетельствует о необходимости корректировки самой структуры отдела документационного обеспечения управления.
Итак проведенный анализ свидетельствует о необходимости унификации на общегосударственном уровне порядка документирования деятельности исполнительно-распорядительного органа по реализации закрепленных функций (управление имуществом, сфера ЖКХ и т.д.). Что касается организации работы с документами, то значительную роль в этом процессе играют локальные организационно-нормативные документы, разработанные в соответствии с существующими требованиями в сфере Документационного обеспечения управления, а также применяемые технологии и технические средства.
Список используемых источников
Опубликованные источники
1. Конституция Российской Федерации, принята всенародным голосованием 12.12.1993. URL: http://www.consultant.ru/popular/cons (дата обращения: 20.05.2011).
2. Федеральный закон РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27 декабря 2006 г. №149-ФЗ. URL: http://www. consultant.ru/online /base (дата обращения: 20.05.2011).
3. Федеральный закон РФ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 2 мая 2006 г. №59-ФЗ. URL: http://www. consultant.ru/online /base (дата обращения: 20.05.2011).
4. Федеральный закон РФ "О персональных данных" от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ. URL: http://www. consultant.ru/online /base (дата обращения: 20.05.2011).
5. Федеральным Законом "Об архивном деле в Российской Федерации" №125-ФЗ от 22.10.2004 г. URL: http://www. consultant.ru/online /base/
6. Федеральный Закон "О коммерческой тайне" от 29 июля 2004 г. №98 - ФЗ. URL: http://www. consultant.ru/online /base (дата обращения: 20.05.2011).
7. Федерального закона Российской Федерации "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 года №1-ФЗ.
8. URL: http://www. consultant.ru/online /base (дата обращения: 20.05.2011).
9. Федеральный Закон РФ №8-ФЗ " Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления". URL: http://www. consultant.ru/online /base (дата обращения: 20.05.2011).
10. Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ (ред. от 17.07.2009)"О муниципальной службе в Российской Федерации".
11. URL: http://www. consultant.ru/online /base (дата обращения: 20.05.2011).
12. Федеральный Закон Российской Федерации "О языках народов Российской Федерации" от 25 октября 1991 г. №1807-1.
13. URL: http://www. consultant.ru/online/base (дата обращения: 20.05.2011).
14. Федеральный Закон РФ "О государственном языке Российской Федерации" 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ.
15. URL: http://www. consultant.ru/online/base (дата обращения: 20.05.2011).
16. Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" от 30 ноября 1995 г. №1203.
17. URL: http://www. consultant.ru/online/base (дата обращения: 20.05.2011).
18. Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" от 6 марта 1997 г. №188.
19. URL: http://www. consultant.ru/online/base (дата обращения: 20.05.2011).
20. Указ Президента РФ "О проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ" от 10 февраля 2005 г. №10.
21. URL: http://www. consultant.ru/online/base (дата обращения: 20.05.2011).
22. Указ Президента РФ "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими РФ и оценке их знаний, навыков и умений" от 1 февраля 2005 г. №111.
23. URL: http://www. consultant.ru/online/base (дата обращения: 20.05.2011).
24. Указ Президента РФ "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ" от 1 февраля 2005 г. №112. URL: http://www. consultant.ru/online/base (дата обращения: 20.05.2011).
25. Указ Президента РФ "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведения его личного дела" от 30 мая 2005 г. №609.
26. URL: http://www. consultant.ru/online/base (дата обращения: 20.05.2011).
27. Указ Президента РФ №188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями от 23 сентября 2005 г.). URL: http://www. consultant.ru/online/base (дата обращения: 20.05.2011).
28. Постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" от 15 апреля 2005 г. №221.
29. URL: http://www. consultant.ru/online/base (дата обращения: 20.05.2011).
30. Постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" 15 апреля 2005 г. №222. URL: http://www. consultant.ru/online/base (дата обращения: 20.05.2011).
31. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство архивное дело. Термины и понятия". URL: http://www.consultant.ru/online /base (дата обращения: 20.05.2011).
32. ГОСТ Р 6.30-2003 г. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
33. URL: http://www.consultant.ru/online /base (дата обращения: 20.05.2011).
34. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования". URL: http://www.consultant.ru/online/base (дата обращения: 20.05.2011).
35. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299) (ред. от 23.12.2010). URL: http://www.consultant.ru/online/base (дата обращения: 20.05.2011).
36. Правила оказания услуг почтовой связи, утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. URL: http://www.russianpost.ru/rp/servise/ru/home/documents/postrules (дата обращения: 20.05.2011).
37. Правила предоставления услуг телеграфной связи, утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222. URL: http://region. cnt.ru/services/enterprise/dec (дата обращения: 20.05.2011).
38. Закон ЧР от 24.11.2004 № 37 (ред. от 28.12.2007)"Об установлении границ муниципальных образований Чувашской Республики и наделении их статусом городского, сельского поселения, муниципального района и городского округа". URL: http://chuvashia. news-city. info. (дата обращения: 03.06.2011).
39. Устав города Новочебоксарска Чувашской Республики, принят решением Новочебоксарского городского Собрания депутатов Чувашской Республики от 28.11.2005 № С 5-1. URL: http://www.gov. cap.ru/main. asp? govid=82 (дата обращения: 03.06.2011).
Неопубликованные источники
40. Инструкция по делопроизводству в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики.
41. Положение об Отделе организационно-контрольной и кадровой работы администрации города Новочебоксарска (Утв. распоряжением главы администрации города Новочебоксарска от 08.10.2008 № 180-В).
Список используемой литературы
42. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е. М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело - №1, 1999. - С.79-83.
43. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство) / М.И. Басаков. - М.: Феникс, 2009. - 416с.
44. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности / Н.В. Басакина // Секретарское дело. - №3, 2008. - С.10 - 15.
45. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство - №1, 2001. - С.36-41.
46. Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство - №1, 1999. - С.29-32.
47. Варламова, Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства / Л.Н. Варламова // Секретарь-референт. - №6, 2007. - С.10-15.
48. Ватолина, М.В. Делопроизводство в вопросах и ответах / М.В. Ватолина. - М.: Феникс, 2010. - 320с.
49. Галахов В.Н. Делопроизводство / В. Галахов. - М.: Проспект, 2009. - 480с.
50. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления / А.С. Гринберг. - М.: Юнити-Дана, 2010. - 392с.
51. Делопроизводство в Российской Федерации: сб. норматив, док - М.: Гросс-Медиа, 2006. - 352 с.
52. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - 6-е изд., испр. - М.: Издательство "Омега-Л", 2009. - 318с.
53. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.
54. Кирсанова М. В, Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. - 312 с.
55. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления / Е.Н. Колесник, Е.В. Кузнецова. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - 186 с.
56. Кошелев Е.А. Формирование дел и подготовка их к архивному хранению / Е.А. Кошелев // Секретарь-референт. - №2, 2008. - С.27-32.
57. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко", 2006. - 520 с.
58. Кузнецова Т.В. Регистрация - ключевой момент организации работы секретаря с документами / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - № 1, 2006. - С.5 - 8.
59. Лукина Л.Е. Организация делопроизводства и документооборота / Л. Лукина. - М.: Сфера, 2009. - 128с.
60. Пашков Д.В. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота. // Журнал "Документооборот и Делопроизводство" - № 5, 2004. - С.10-19.
61. Подолина О. Системы электронного документооборота для государственных органов власти // Финансовая газета. Региональный выпуск. - № 4, 2007.
62. Стрельцова Л.А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ / Л.А. Стрельцова // Секретарь-референт. - №6, 2008. - С.23-29.
63. Чуковенков А.Ю. Виды служебных писем // Секретарь-референт - №3, 2007. - С.23-24.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Технология работы с документами: прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация, информационно-справочная работа, систематизация (формирование дел) и текущее хранение. Экспертиза ценности документов и порядок передачи дел в архив.
курсовая работа [366,8 K], добавлен 16.05.2012Ознакомление с законодательными, нормативными, учредительными документами местного самоуправления. Изучение организационной структуры администрации, должностных прав и обязанностей сотрудников. Характеристика организации кадровой работы учреждения.
отчет по практике [278,6 K], добавлен 24.11.2013Существующая практика работы с документами и ведение делопроизводства в различных учреждениях государственных и негосударственных форм собственности. Основные требования к оформлению управленческой и организационно-распорядительной документации.
учебное пособие [1,5 M], добавлен 20.12.2010Значение и организация контроля исполнения документов. Краткая характеристика и анализ работы менеджера с документами на примере ООО "Тропа". Основные принципы профессии офис-менеджера и топ-менеджера. Основы обработки входящих и исходящих документов.
курсовая работа [159,1 K], добавлен 23.02.2011История, организационная структура и функции Финансового Управления Администрации города Кирова. Нормативно-правовая база деятельности службы документационного обеспечения. Номенклатура дел, организация документооборота. Подготовка дел к передаче в архив.
дипломная работа [1,5 M], добавлен 18.05.2015Правовой статус, направления деятельности, задачи и функции управления по делам молодежи, физической культуры, спорту и туризму администрации Балаковского муниципального района, анализ путей решения его проблем. Правила и особенности работы с документами.
отчет по практике [20,4 K], добавлен 10.04.2010Сущность и роль организационной структуры управления предприятием, принципы ее построения, типы и методы оценки. Исследование и пути реформирования организационной структуры на примере Администрации Муниципального образования "Холмский городской округ".
дипломная работа [611,3 K], добавлен 27.06.2013Сущность и задачи муниципальной кадровой политики, ее эффективность. Анализ распределения кадров, динамика категорий персонала Администрации Свердловского района города Красноярска. Рекомендации по совершенствованию кадровой работы в организации.
дипломная работа [202,8 K], добавлен 23.01.2013Разработка должностных инструкций специалистов, их анализ на примере организационно-контрольного отдела администрации города Бердска. Особенности должностных обязанностей. "Общие положения", "Основные задачи и функции отдела", "Организация работы отдела".
курсовая работа [46,4 K], добавлен 28.03.2012Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.
презентация [3,3 M], добавлен 16.04.2012
