Сбор требований с целью разработки программного обеспечения: "Система электронного документооборота предприятия ООО "Бастион"

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Контрольная работа

Сбор требований с целью разработки программного обеспечения: «Система электронного документооборота предприятия ООО «Бастион»

План

электронный документооборот программный

Введение. Основные задачи ведения документооборота

Словарь терминов

1. Характеристика и организационная структура ООО «Бастион»

2. Наблюдение за документооборотом предприятия

2.1 Хронометраж и слежение за процессом приема, обработки, хранения документации в каждом отделе

2.2 Анализ входящей и исходящей документации - вид, назначение, функции

3. Мероприятия по выработке требований к программе

3.1 Семинар, посвященный информированию сотрудников предприятия о планах по разработке программы

3.2 Ящик для сбора предложений по программе электронного документооборота

3.3 Интервью с руководителями отделов (будущими контролерами) и рядовыми сотрудниками (будущими пользователями)

3.4 Итоговое совещание, с назначением ответственных лиц за определенные модули программы. «Мозговой штурм»

4. Требования к программе

4.1 Функциональные

4.2 Нефункциональные

5. Другие источники получения требований к программе

5.1 Стандарты электронного документооборота

5.2 Литература по организации электронного документооборота

5.3 Обзор аналогичных программ электронного документооборота

6. Уточнение требований в ходе тестирования отдельных модулей программы и использования макетов (прототипов) программы

Список использованной литературы и других источники информации

Введение

Самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов. Документооборот стал неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации.

В современном мире для развития производственных и управленческих процессов надо выработать принципиально новые подходы к организации документооборота, создать иные правила работы с документами и научиться следовать им.

Для компьютеризированного общества необходимо разрабатывать информационные системы документооборота, которые призваны решать конкретные задачи, стоящие перед организацией:

Обеспечение эффективного управления.

Прозрачность деятельности организации.

Контроль деятельности предприятия.

Кадровая гибкость.

Возможность хранения информации обо всем производственном процессе.

Формализации деятельности работников.

Управление и доступ к информации.

Оптимизация процессов.

Исключение обычных бумажных документов из внутреннего оборота.

Автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Словарь терминов

ДОКУМЕНТООБОРОТ - прием, регистрация, рассылка документов, контроль за исполнением распорядительных документов, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа с документами.

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) -- аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Система электронного документооборота (СЭД) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

1. Характеристика и организационная структура ООО «Бастион».

Для наглядного примера разработки такой информационной системы документооборота возьмем предприятие ООО «Бастион», которое производит и реализует отделочные строительные материалы.

Количество сотрудников - 176 человек.

Руководит организацией директор, непосредственно ему подчиняются:

- главный бухгалтер;

- заместитель по коммерческим вопросам;

- заместитель по производственным вопросам;

- главный механик;

- энергетик;

- юрист;

- референт.

Главный бухгалтер возглавляет бухгалтерию предприятия, исполняет обязанности финансового директора.

Заместитель директора по коммерческим вопросам отвечает за работу отделов сбыта и снабжения.

Заместитель директора по производственным вопросам руководит цехами по производству обоев, стеновых панелей, отделочной пленки.

Главный механик распоряжается деятельностью ремонтного цеха.

В ведение энергетика находится электрохозяйство предприятия.

Юрист организует правовую поддержку предприятия, также исполняет обязанности по ведению кадрового делопроизводства.

Референт организует рабочее время руководителя, координирует внутреннюю деятельности предприятия и отвечает за систему взаимоотношений с представителями партнеров, конкурентов, клиентов.

Структурные отделы данного предприятия:

- бухгалтерия;

- отдел сбыта;

- отдел снабжения;

- цех по производству обоев;

- цех по производству стеновых панелей;

- цех по производству отделочной пленки;

- ремонтный цех;

- отдел энергетика;

- юридическая и кадровая служба;

- канцелярия.

2. Наблюдение за документооборотом предприятия

2.1 Хронометраж и слежение за процессом приема, обработки, хранения документации в каждом отделе

Наблюдение за процессом приема, обработки, хранения документации в каждом отделе предприятия осуществлялось представителями разработчика программы. В результате этих действий была выявлена организация движения документов между подразделениями предприятия и проведен хронометраж обработки документов в каждом отделе, необходимый для четкого представления логики документооборота и делопроизводства на данном предприятии.

2.2 Анализ входящей и исходящей документации - вид, назначение, функции

Для разработки программного обеспечения необходимо проанализировать документооборот и систематизировать его в разрезе каждого структурного отдела предприятия по виду, назначению, функциям.

Основными документами в бухгалтерии являются:

- расходные и приходные накладные;

- счета - фактуры;

- требования - накладные

- платежные поручения;

- банковские выписки;

- ведомости начисления и выплаты заработной платы;

- кассовые приходные и расходные документы;

- ведомости начисления амортизации;

- документы по налоговой, финансовой, статистической, бухгалтерской отчетности.

Отделы сбыта и снабжения ведут учет контрагентов - покупателей, поставщиков, высылают им и получают от них:

- прайс-листы;

- коммерческие предложения;

- соглашения о намерениях;

- заказы;

- спецификации.

Производственные цеха руководствуются

- технологическими картами производственных процессов;

- инструкциями по эксплуатации оборудования;

- планами - графиками работы персонала;

- инструкциями по технике безопасности.

Ремонтный цех занимается обслуживанием, монтажом, ремонтом и испытанием оборудования на основании:

- конструкторской и методической документации;

- стандартов;

- технических условий;

- инструкций.

Отдел энергетика составляет:

- планы размещения электрооборудования;

- планы модернизации электрооборудования;

- графики планово-профилактических работ электрооборудования.

Также данный отдел руководствуется в своей деятельности:

- инструкциями по электробезопасности;

- паспортами применяемого электрооборудования;

- технологической документацией на электрооборудование;

- электрическими схемами.

Юридическая и кадровая служба составляет:

- правила внутреннего трудового распорядка;

- приказы по кадрам;

- графики предоставления отпусков;

- табель учета рабочего времени;

- штатное расписание;

- договора и дополнительные соглашения к ним;

- иски и претензии

- положения по предприятию.

Канцелярия организует документооборот предприятия, создает проекты:

- распоряжений;

- приказов руководства по предприятию.

Анализ показал, что документов на предприятии создается много, обрабатываются они автономно в каждом подразделении, и для повышения уровня управления организацией очень нужна система для автоматизации документооборота.

3. Мероприятия по выработке требований к программе

Директор издал распоряжение:

- В целях хранения и обмена документации в электронном виде в подразделениях предприятия, для лучшего контроля за их деятельностью, разработать единую систему электронного документооборота.

Ответственным за финансирование работ назначить главного бухгалтера. Ответственным за сбор требований назначить референта.

Ответственным за постановку задач перед разработчиками назначить энергетика.

3.1 Семинар, посвященный информированию сотрудников предприятия о планах по разработке программы

Референт назначил семинар, посвященный информированию сотрудников предприятия о планах по разработке программы электронного документооборота.

Докладчиком выступил референт.

Краткое содержание доклада таково:

В связи с увеличением реализации, ростом объемов производства, принятием новых сотрудников, на предприятии существенно увеличился документооборот и возросли дополнительные расходы на бумагу, оргтехнику и канцелярские принадлежности. Также участились случаи утери и повреждения документов. Кроме того, возникают проблемы по систематизации, распространению и архивации документов на бумажных носителях. Эти задачи легко решаются внедрением системы электронного документооборота и постепенным переводом бумажных документов в цифровой вид.

3.2 Ящик для сбора предложений по программе электронного документооборота

Руководство предприятия обратилось к сотрудникам с просьбой выдвигать свои требования к программе электронного документооборота.

В приемной директора установили ящик для сбора требований от сотрудников.

3.3 Интервью с руководителями отделов (будущими контролерами) и рядовыми сотрудниками (будущими пользователями)

Представители разработчика, референт и энергетик провели несколько интервью с руководителями отделов и рядовыми сотрудниками для уточнения и решения следующих вопросов:

- Какие цели преследуются при автоматизации и какие задачи должны быть решены?

- Что должно быть автоматизировано?

Цели определили такие:

- объединение в единую систему документооборота все структурные подразделения предприятия;

- обеспечение оперативного доступа для руководства ко всем документам организации;

- ограничение прав доступа в СЭД для рядовых сотрудников;

- снижение трудозатрат, потерь времени, накладных расходов на обработку бумажных документов.

Автоматизация документооборота должна затронуть следующие сферы:

- подготовка и оформление документов;

- исполнение и контроль за исполнением документов;

- хранение и поиск документов.

3.4 Итоговое совещание, с назначением ответственных лиц за определенные модули программы. «Мозговой штурм»

По окончании обработки результатов интервью было проведено итоговое совещание по сбору требований программе, собранное по инициативе главного бухгалтера и по окончании превратившееся в «мозговой штурм».

В совещании принимали участие представители разработчика, руководители отделов и ответственные за сбор требований. Все идеи записывали, после анализа выделили наиболее соответствующие критериям совещания. В результате появилось несколько новых идей по функциональным требованиям к программе и дизайну:

- директор выдвинул требование о протоколировании действий пользователей и шифровании данных при передаче;

- по инициативе главного бухгалтера приняли требование максимально использовать бесплатные средства разработки и базы данных;

- референт настояла на включении функции создания документа по шаблону;

- энергетик внес предложение о возможности регистрации документов из офисных программ, электронной почты и файлов Интернета;

- главный механик внес предложение по встраиванию в программу средств распознавания, после сканирования документов;

- юристу необходимо создание документа на основе существующего;

- практически все сошлись во мнении, что интерфейс программы должен быть изменяемым, под типы пользователей.

Итоги совещания и «мозгового штурма» были оформлены в виде спецификации.

4. Требования к программе

Таким образом, можно подвести итоги мероприятий по сбору требований среди пользователей ООО «Бастион»

4.1 Основные функциональные требования к программе

Система электронного документооборота должна быть многопользовательской, эксплуатироваться в локальной сети предприятия. Программа должна предоставлять пользователям базовые возможности:

- регистрацию документов;

- контроль за исполнением документов;

- создание отчетов;

- обмен электронными сообщениями между сотрудниками;

- идентификация пользователей системы;

- управление правами доступа к информации;

- протоколирование действий пользователей;

- разграничение доступа к документам и функциям программы;

- обеспечение информационной безопасности;

- архивирование и хранение документов.

Также должны быть реализованы дополнительные возможности:

- заполнение файлов документов по шаблонам;

- настройка дополнительных связей между документами;

- полнотекстовый поиск данных;

- коллективная работа с файлами;

- загрузка и отправка документов по электронной почте;

- сканирование документов;

- распознавание изображений;

- автоматическая регистрация документов;

- мультивалютные суммы в финансовых документах;

- удаленная работа в программе.

4.2 Нефункциональные требования к программе

Настройка программы обязательно должна отразить точную структуру предприятия, что позволит легко перевести работу с документами в электронный вид. В программе должны быть три основных вида документов:

- входящие;

- исходящие;

- внутренние.

Программа должна быть надежной, иметь приятный и понятный даже неопытным пользователям интерфейс. Количество вкладок в главном меню программы не должно превышать семи-девяти. Программа должна обеспечить взаимодействие со следующими операционными системами: Windows XP, Windows 7.

5. Другие источники получения требований к программе

5.1 Стандарты электронного документооборота

В Украине сфера электронного документооборота регулируется Законом Украины от 22 травня 2003 року N 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг». (1)

Правовые аспекты использования электронной цифровой подписи обеспечиваются Законом Украины от 22.05.2003 р. № 852-IV

«Про електронний цифровий підпис» (2)

Также есть национальный стандарт ДСТУ 4423:2005 «Информация и документация. Управление документационного процессами». (3)

В мировом сообществе в настоящее время для стандартизации автоматизированных систем электронного документооборота принята Спецификация MoReg "Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота

« Model Requirements for the Management of Electronic Records:

MoReg Specification » далее - MoReg)

MoReg насчитывает около 400 требований к управлению электронными документами, среди них:

- обзор основных требований к автоматизированным системам электронного документооборота;

- схемы классификации (электронная номенклатура дел);

- управление доступом;

- порядок хранения документов в течение установленного срока и дальнейшие действия , в т. ч. порядок хранения, экспертизы ценности, перемещение, экспорта и уничтожения документов;

- требования к регистрации документов, идентификации информационных объектов, к поиску, выводу документов на экран и на печать. (3)

5.2 Литература по организации электронного документооборота

Обзор литературы по данной проблеме позволил узнать,

что «… при организации функционирования электронного архива, основными программно-аппаратными компоненты системы должны стать: ядро системы управления документами; сервер БД архивной системы (картотека); файловый сервер документов; сервер образов документов; файловый сервер приложений; сеть клиентских рабочих мест». (4)

Из статьи на сайте компании МАКСФИЛЛ - разработчиков системы электронного документооборота, почерпнули новые идеи и требования к программе:

процесс работы с документами необходимо осуществлять через карточку процесса или, иначе, через карточку документа.

«Карточка процесса предназначена для решения многих важных задач, например:

Управление правами доступа пользователей к информации и документу

Ввод и отображение атрибутов документа, например, тема, регистрационный номер и др.

Создание и отображение версий документа

Управление расширенными (специфичными) свойствами процесса, например:

Модель (схема)

Лист согласования документа

Замечания согласующих лиц

Иерархия резолюций, ход исполнения документа

Контрольные отметки

Учёт переноса сроков исполнения документа

И другие

Создание ссылочных связей с элементами справочников, например, связь карточки документа с карточкой контрагента и т.п.

Создание ссылочных связей с другими документами в СЭД

Предоставления прав доступа на выполнение действий маршрута документа, например, отправка документа по маршруту, определённому для данного этапа процесса обработки документа

Предоставление прав доступа на выполнение различных автоматизированных процедур, например, авто формирование и присвоение документу регистрационного номера

Отображение журнала событий работы с документом».

Также на основании анализа того же источника, добавились новые требования к функциям программы:

Создание атрибутных карточек документов

Прикрепление к карточкам документов файлов произвольных типов

Формирование текста документа из предопределённого шаблона с подстановкой в него значений переменных, которые могут быть в карточке документа или базе данных СЭД

Создание версий документов

Формирование образа электронного документа на бланке с использованием шаблонов

Сохранение образа документа в файл *.pdf или MS Word

Управление правами доступа пользователей СЭД

Создание маршрутов документов

Управление движением документов по маршрутам

Рассылка участникам документационных процессов уведомлений и напоминаний

Ведение журналов документов

Ведение справочников и классификаторов

Регистрация и классификация регистрируемых в СЭД документов

Формирование поручений

Поиск карточек документов

Подписание документов ЭЦП

Формирование отчётов и статистики о движении документов

Возможность удалённой работы с документами через интернет

Использование информационного хранилища СУБД для хранения документов и метаданных

Возможность одновременной работы с СЭД

Обеспечение информационной безопасности:

Персональная аутентификация пользователей СЭД

Шифрование трафика

Ролевая модель управления доступом

Использование цифровых сертификатов». (5)

5.3 Аналоги программ электронного документооборота

Для определения не раскрытых в ходе интервью с заказчиком и пользователями функциональных, нефункциональных, системных требований к программе, был проведен анализ наиболее известных систем документооборота, представленных на рынке в Украине и в СНГ.

DIRECTUM -- система управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management), содержит наборы компонентов, модулей и решений, обеспечивает одновременную работу более 10 000 пользователей и оперативный доступ к 18 000 000 документов в системе. Содержит привычный Windows-интерфейс настольного клиента, веб- и мобильный клиенты, приложения для iPad и Surface, обучение и подсказки в системе. (6)

ЛЕТОГРАФ - готовое централизованное расширяемое решение для автоматизации документооборота и архива территориально-распределенных организаций, разработан с учетом опыта, накопленного при реализации проектов для крупных территориально-распределенных организаций в России, Украине и Республике Казахстан. Система локализована для работы на русском, казахском, украинском и английском языках. Основные функции ЛЕТОГРАФ:

- разделение поступающих документов на потоки, регистрация документов, массовое сканирование документов, получение документов из внешних систем, связывание входящих документов и документов, созданных на их основе;

- подготовка и согласование проектов документов;

- определение ответственных сотрудников за контроль документа в целом и за отдельные поручения, поддержка многопунктовых документов, формирование отчетов для оперативного и предупредительного контроля, снятие документов с контроля;

- управление сведениями о местонахождении бумажных документов, ведение номенклатуры дел, организация приема документов в архив и их выдачи во временное пользование, использование реестров передачи документов;

- массовая загрузка отсканированных образов бумажных документов;

- формирование интерактивных отчетов, с возможностью детализации до документа, экспорт отчетов в формате MS Excel;

- подготовка, согласование (в том числе с использованием типовых схем), и контроль исполнения обязательств по договорам;

- формирование повестки совещания, оповещение участников совещания, проведение совещания, контроль исполнения результатов проведения (пунктов протокола) совещания;

-регистрация пожеланий и предложений пользователей. (7)

OPTIMA-WorkFlow - программный продукт компании ЭР-ДЖИ-ДЕЙТА УКРАИНА, - комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота. Система локализована на украинский язык, включая интерфейс пользователя, контекстную подсказку и учебные курсы. Предоставляет интересные функциональные возможности:

- систематизация хранилищ документов в соответствии с требованиями предприятия - по структурному, организационному, тематическому, персональному или любому иному принципу, или их сочетанию;

- возможность создания типовых маршрутных схем выполнения бизнес-процессов;

- автоматическое оповещение пользователей о поступивших на обработку объектах, об истечении нормативных сроков обработки; синхронизация работ в рамках одного бизнес-процесса и т. д.;

- поиск документов и их версий по свойствам, значениям полей регистрационных карточек и контексту (по отдельным словам и словосочетаниям, использованным в тексте документа). (8)

Е1 Евфрат. В этой системе для удобства руководителей организаций предусмотрен мобильный клиент, совместимый с операционными системами iOS (Apple), Android, Windows Phone и даже Symbian. (9)

1С:Документооборот. Основные возможности данной СЭД:

- имеет гибкую конфигурацию и может настраиваться под любые поставленные задачи;

- позволяет поэтапно совершенствовать традиционный документооборот;

- пользователям можно установить разные настройки и разные ограничения доступа к данным;

- руководителю предоставляются средства для оценки эффективности работы сотрудников;

- поддерживается параллельное ведение электронного и бумажного документооборота. (10)

6. Уточнение требований в ходе тестирования отдельных модулей программы и использования макетов (прототипов) программы

Исполнители обязались на основании собранных требований разработать макет программы в течение 30 (Тридцати) календарных дней с момента окончания первого этапа создания программного обеспечения. Моментом окончания первого этапа считать составление и скрепление подписями ответственных лиц спецификации собранных требований. Макет программы продемонстрирует дизайн и дружественность интерфейса.

В течение 90 (Девяноста) календарных дней с момента окончания первого этапа создания программного обеспечения разработчики обязуются предоставить пробную версию программы, которая должна продемонстрировать уровень ее быстродействия при значительной нагрузке, когда в системе находится более 50-ти пользователей, а также даст представление о корректности выполнения основных функциональных требований.

Использованная литература и другие источники информации

1. Сайт http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/851-15/print1101205188022078

2. Сайт http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/852-15

3. Статья О.М. Тур «Огляд міжнародних нормативних актів у сфері інформації та документації».

4. Статья «Организация электронного документооборота на предприятии».

Ковалев А.В., Корниенко В.Г.

Журнал «Современные наукоемкие технологии» № 4 за 2010 год.

http://www.rae.ru/snt/?section=content&op=show_article&article_id=6138

5. Статья группы авторов компании Максфилл

«Электронный документооборот. Технологии и внедрение».

Размещено на Allbest.ru