Структура информационного обеспечения. Организация рационального документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ, ОБРАЗОВАНИЯ, СПОРТА И МОЛОДЕЖИ УКРАИНЫ

Харьковский национальный университет строительства и архитектуры

Кафедра экономической кибернетики и информационных технологий

Реферат

на тему «Структура информационного обеспечения. Организация рационального документооборота»

Подготовила:

студентка гр.МО-42

Коба А.Э

Проверила:

доц.Мерлок Е.В.

Харьков, 2011

Структура информационного обеспечения

Информационная система представляет собой коммуникационную систему по сбору, передаче, переработке информации об объекте, снабжающую работников различного ранга информацией для реализации функции управления.

Классификация рынка информационных систем по масштабности системы:

· Локальные системы (1С, БЕСТ, Инфо - Бухгалтер и т.д.)

· Малые интегрированные системы (Skala, Парус, Галактика и другие)

· Средние интегрированные системы (MFG-PRO и другие)

· Крупные интегрированные системы (SAP/R3 другие)

Структура информационного обеспечения предприятия представлена на рисунке 1.

Рис 1 - Структура ИС

ИС создаются для конкретного объекта. Внедрение ИС производится с целью повышения эффективности производственно-хозяйственной деятельности фирмы.

В зависимости от степени автоматизации выделяют такие ИС:

· ручные (100% выполняет человек);

· автоматизированные (часть - машиной, а часть - человеком);

· автоматические (100% выполняет машина)

ИС независимо от сферы их применения включают один и тот же набор компонентов: функциональные, компоненты системы обработки данных, организационные компоненты.

В общем случае внутреннее информационное обеспечение информационной системы (ИС) содержит следующие типы данных:

Ш исходные данные: информация, вводимая в ИС при каждом сеансе ее работы;

Ш нормативно-справочная информация (справочники): условно-постоянная информация, т. е. информация, которая, будучи введенной в ИС многократно, используется в многих сеансах работы ИС и может не изменяться в течение длительного времени, однако при необходимости может быть скорректирована (обычно оформляется в виде таблиц или групп взаимно увязанных таблиц);

Ш промежуточные данные (виртуальные данные): информация в виде результатов промежуточной обработки в явном виде не представленная, которая может использоваться в течение одного сеанса работы ИС, хранится в памяти компьютера (оперативной или долговременной) в течение одного сеанса;

Ш результирующие данные: результаты работы ИС, представляемые в формах документов на бумажных носителях, экранных формах дисплея, записях в долговременной памяти компьютера;

Ш содержание экранов дисплеев: связанная совокупность данных, задающих форму кадра (экранную форму), которые позволяют отобразить на экране дисплея информацию с целью организации диалога ИС с пользователем;

Ш формы отчетной документации, выводимой на бумажные носители: формы бланков, отображаемые на бумажных носителях (обычно одновременно с результирующими данными). Пример

Ш ИС, предназначенная для начисления и ведения учета выплат по заработной плате, использует следующие типы данных. Исходные данные: количество отработанных дней или часов (при повременной оплате), количество изготовленных изделий (при сдельной форме оплаты).

Ш Нормативно-справочная информация: шкала налогообложения, должностные оклады, расценки, сведения о работниках (ФИО, должность, время приема на работу и т.п.).

Ш Промежуточные данные - результаты промежуточных вычислений, например, стаж работы, вычисляемый как разность между текущей датой (опрашивается системная дата) и датой приема на работу (хранится в памяти компьютера).

Ш Результирующие данные - суммы начислений и удержаний по конкретным работникам и по подразделениям в целом. Могут выводиться в экранные формы на экран дисплея, печататься в формах бланков на принтере или записываться в файл для последующего использования (например, для ретроспективного просмотра в конце текущего года сумм начислений и удержаний).

Ш Содержание экранов дисплея - экранные формы для ввода-корректировки данных по конкретным работникам, для просмотра на экране сведений о заработной плате конкретных работников и т.п.

Ш Формы отчетной документации - бланки (хранимые в памяти компьютера), ведомости выплаты заработной платы по подразделениям, "корешки" о суммах начислений и удержаний конкретным работникам и т. п.

Организация рационального документооборота

Решение любой задачи управления связано с обработкой данных, описывающих состояние или ход производства на предприятии в целом или в его отдельных производственных подразделениях. Поэтому одним из основных условий управления является информационное отображение в ИС производственного процесса. Практически это сводится к занесению в соответствующие документы всех происходящих на предприятии производственных событий, аккумуляции этих данных в компьютерной ИС путем организации отражающих производственных процессы машинных массивов.

Однако это идеальная картина, на практике ситуация на большинстве предприятий иная. Так, в результате анализа, проведенного на ряде предприятий, установлено, что заносимые в документацию экономические показатели характеризуются относительно низкой информативностью. Результаты анализа свидетельствуют, что только от 10 до 30 % поступающих данных используется для принятия решений, остальные либо передаются за пределы предприятий либо не используются совсем. И даже сокращение отчетности практически не изменило эту картину. Так, при организации работ по прогнозированию основных технико-экономических показателей на предприятиях различных отраслей оказалось, что отсутствует статистика за предшествующие прогнозируемому периоды по таким важнейшим показателям, как плановая и фактическая трудоемкость единицы выпускаемой продукции, соответствующие калькуляции и многие другие показатели.

Примечание

На современных промышленных предприятиях в приборостроении и машиностроении применяется 1000 - 2000 различных первичных документов.

Исследование вопроса дублирования экономических показателей на многих предприятиях показывает, что каждый реквизит повторяется в различных формах документов в среднем 2-4 раза. Наибольшее число повторений приходится на те реквизиты, которые связаны с управлением трудовыми ресурсами. Нормативы времени, расценки, число забракованных деталей по данной операции дублируются в 6-7 документах. Несколько ниже уровень повторяемости реквизитов, связанных с управлением материальными ресурсами; число реквизитов, повторяющихся в документах по планированию и учету материальных ценностей.

Большое число документов, применяемых в процессе управления производством, является результатом изолированного использования и обработки их в многочисленных функциональных отделах предприятия. Документы возникают нередко в меру потребности отдельных подразделений, и их функции ограничиваются рамками этих подразделений. Такие документы составляют 53 % общего количества, и только 47 % форм документов используется затем в образовании других документов.

Предварительная оценка эффективности системы унифицированной плановой документации, проведенная более пятнадцати лет назад, показывает ее крайнюю нерациональность. Результаты оценки свидетельствуют, что увеличение полезной информации с параллельным повышением уровня ее достоверности в то же время обеспечит сокращение общего количества форм документации. И за истекший период положение еще более усугубилось.

Автоматизация управления даже в своей не комплексной форме (а комплексная форма на данном этапе развития экономики недостижима) предусматривает наличие соответствующего уровня унификации применяемых методов работы с документацией, что, в свою очередь, требует:

· упорядочения системы документооборота;

· сведения к минимуму количества форм применяемых документов и фиксируемых в них показателей;

· унификации форм документов;

· унификации перечня необходимых для целей управления показателей;

· однократного фиксирования каждого исходного показателя;

· тщательного обоснования включения в выходные формы (машинограммы) каждого расчетного показателя;

· использования единых форм плановых, отчетных и других документов, а также использования более рациональных, современных носителей информации с постепенным переходом на безбумажную технологию.

При этом необходимо помнить, что существующая на предприятиях система документации является по отношению к функционирующей ИС внешним информационным обеспечением, а значит, она должна соответствовать всем требованиям технологии автоматизированной обработки информации.

Рациональной системе управления должна соответствовать и рациональная система документации и документооборота согласно правилу о том, что форма должна соответствовать функции. Другими словами, любое локальное сопоставление систем применяемой документации и документооборота с требованиями для их организации в условиях рационально функционирующей ИС позволит сразу определить соответствие проектируемой системы документации реально существующей и выявить имеющиеся противоречия.

Только правильно организованная и занесенная в документы совокупность взаимосвязанных показателей обеспечит адекватное информационное отображение протекающих на предприятии экономических процессов.

Без унификации, типизации, нормализации и стандартизации применяемой системы документации по существу невозможно никакое научное, инженерное решение в области обработки экономической информации, ибо они только выступают универсальным средством оптимизации ИС.

Процесс унификации, типизации представляет собой последовательный и продуманный выбор некоторого минимального и достаточного перечня показателей, который бы полностью характеризовал производственно-хозяйственную деятельность предприятия и предусматривал возможность применения типовых подходов к обработке информации как в организационном, техническом, так и в программных аспектах.

Основы организации машинной информационной системы предприятия

коммуникационный система документация информационный

Формирование современной ИС является сложным процессом. Строя такую систему, приходится решать много вопросов, связанных с пятью видами (это только основные) задач: технических, программных, языковых, организационных, информационных.

Технические задачи создания ИС заключаются в выборе типа электронной машины (компьютера), определения емкости ее оперативной и внешней памяти, подборе необходимых для работы терминалов и устройств передачи информации.

Программные задачи охватывают выбор операционной системы, подбор соответствующих системных программ. Большое внимание здесь уделяется разработке прикладных программ, необходимых для пользователей.

Языковые задачи связаны со смысловой частью информации. Тексты, с которыми работает компьютер, написаны на одном из человеческих языков, например русском. Наряду с этим необходимы специальные языки, описывающие звук, графическую информацию, логические преобразования. Нужны также простые и удобные для пользователей языки, используя которые, он может манипулировать информацией и осуществлять поиск необходимых ему знаний, программ, сведений и документов.

Что касается решения организационных задач, то их решение обеспечивается выбранной технологией обработки информации. Главной из этих задач является организация коллектива сотрудников, занимающегося эксплуатацией электронной машины и ее программным обеспечением.

Особое значение имеет решение информационных задач.

Это связано с тем, что информационная система и вся входящая в нее техника, программы, языки и организационное обеспечение связаны с обработкой больших массивов информации. Поэтому методика ввода информации, ее хранения, поиска и выдачи имеет первостепенное значение.

Размещено на Allbest.ru