Разработка системы информационного обеспечения процесса планирования на строительном предприятии с целью повышения его эффективности

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Сущности процесса планирования на строительном предприятии

2. Взаимосвязь эффективности процесса планирования и эффективности деятельности предприятия

3. Информационное обеспечение является одним из ключевых факторов эффективности процесса планирования

4. Характеристика объекта исследования

5. Анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО "ПЁТР ВЕЛИКИЙ"

6. Анализ эффективности процесса планирования на предприятии, роль информационного обеспечения

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

информационный обеспечение планирование деятельность

Постиндустриальная цивилизация постигла высочайшую возможность культурного наследия, необходимость его сбережения и эффективного использования как одного из важнейших ресурсов мировой экономики. Потери культурных ценностей невосполнимы и необратимы. Любые утраты наследия неминуемо отразятся на всех сферах жизни нынешнего и будущих поколений, приведут к духовному обеднению, разрывам исторической памяти, обнищанию общества в целом. Они не могут быть возмещены ни развитием современной культуры, ни созданием новых значительных произведений. Накапливание и сохранение культурных ценностей - основа развития цивилизации.

Необходимые расходы на реконструкцию, реставрацию и содержание объектов культурного наследия в несколько раз превосходят возможности бюджетов всех уровней.

Среди мировых мегаполисов Санкт-Петербург - уникальный по масштабу памятник, сохранивший в основных чертах колоссальный исторический центр и ожерелье пригородных ансамблей. Образ города создают не только шедевры архитектуры, но и целостная архитектурно-пространственная среда. Высокая степень сохранности и подлинности исторических территорий послужила основанием для включения в Список Всемирного наследия ЮНЕСКО исторического центра Санкт-Петербурга вместе с группами памятников пригородов.

Строительно-реставрационному комплексу отводится ведущая роль в осуществлении мероприятий по сохранению исторической среды и инвестиционной привлекательности Санкт-Петербурга по причине того, что именно он является гарантом сохранения архитектурного наследия, а так же стимулирует эффективный экономический рост и создание рабочих мест.

В современных условиях хозяйствования реставрация требует особого мастерства, должна выполняться хорошо зарекомендовавшими себя фирмами. Однако монополия на данный вид работ должна быть исключена. Существование малых и средних конкурентно способных фирм, имеющих высококлассных специалистов, во многом зависит от эффективности действующих систем управления на предприятиях регионального комплекса.

В условиях финансового кризиса роль планирования в практической деятельности предприятий существенно усиливается и большинство руководителей уже признали его объективную необходимость, в связи с этим особо острыми становятся вопросы формирования, использования и постоянного совершенствования системы внутрифирменного планирования, выступающего инструментом эффективного функционирования строительных предприятий, а также совершенствование системы его информационного обеспечения.

Реставрация является значительным фактором экономической и социальной жизни Санкт-Петербурга. Реставрационную деятельность в Санкт-Петербурге осуществляют 399 лицензированных организаций с общей численностью свыше 12 тысяч человек.

Одно из таких предприятий общество с ограниченной ответственностью "ПЁТР ВЕЛИКИЙ" выступающее в качестве генерального подрядчика, выполняя работы по ремонту, реконструкции и реставрации памятников истории и культуры, объектов гражданского и промышленного назначения.

ООО "ПЁТР ВЕЛИКИЙ относится к субъектам малого и среднего предпринимательства.

Среднесписочная численность на 2011 г. - 71 чел.

Выручка от реализации продукции на 2011 г. 188 944 839,34 руб.

Прибыль от основной деятельности на 2011 г. - 4 283 000,00 руб.

Целью дипломной работы является разработка системы информационного обеспечения процесса планирования на строительном предприятии с целью повышения его эффективности.

Для достижения поставленной цели в дипломной работе были поставлены и следующие задачи:

1. исследовать, обобщить и уточнить представленные в научно-экономической литературе основные понятия планирования и его информационного обеспечения;

2. определить сущность планирования деятельности предприятия

3. провести анализ существующих видов систем информационного обеспечения.

4. Провести анализ эффективности процесса планирования на предприятии, и выявить роль информационного обеспечения.

5. Провести анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия

6. Разработать систему информационного обеспечения процесса планирования

7. Разработать рекомендацию по внедрению системы информационного обеспечения.

8. Оценить влияние разработанной системы информационного обеспечения на эффективность деятельности предприятия.

1. Сущность процесса планирования на строительном предприятии

Планирование является одним из важнейших процессов, от которого зависит эффективность деятельности организации.

Планирование являет собой функцию управления. Суть этого процесса основывается на определении развития предприятия, постановке целей для любого вида деятельности и работы каждого структурного подразделения, что необходимо в современных обстоятельствах. При осуществлении планирования ставятся задачи, определяются материальные, трудовые и финансовые возможности для их достижения и сроки исполнения, а также последовательность их осуществления.

Кроме того, анализируются и выявляются факторы, имеющие влияние на развитие деятельности организации, для своевременного предотвращения их на стадии возникновения в случае их отрицательного влияния.

Таким образом, планирование как функция управления означает стремление учитывать заблаговременно все внешние и внутренние факторы, которые обеспечивают подходящие условия для нормального функционирования и развития организации. Оно также определяет разработку комплекса мероприятий, учреждающих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей наиболее действенного использования ресурсов каждым производственным подразделением и всем предприятиям. Поэтому планирование призвано обеспечить взаимосвязь между отдельными структурными подразделениями предприятия, которые содержат всю технологическую цепочку. Такая деятельность базируется на обнаружении и прогнозировании спроса потребителей, анализе и оценке имеющихся в наличии ресурсов и перспектив формирования конъюнктуры. Отсюда следует необходимая увязка планирования с маркетингом и контролем для постоянной корректировки показателей производства и сбыта в связи с изменениями спроса на рынке. Планирование охватывает как текущий, так и перспективный временной период.

Процесс планирования являет собой постановку определенных целей, разработку мероприятий по достижению этих целей, а также политику предприятия на долгосрочную перспективу.

Для управления планирование являет собой стадию, от которой во многом зависит развитие.

Большое воздействие на планирование оказывает грамотность руководства, квалификация специалистов, вовлеченных в данный процесс, достаточность ресурсов, необходимых для реализации процесса (компьютерная техника и пр.), информационная база.

Процессы планирования должны показывать объективные закономерности и основные тенденции жизнедеятельности субъекта планирования. Уникальной особенностью планирования как явления представляет то, что оно носит предварительный характер. Необходимость нормализации какой-либо деятельности на установленный период заставляет прибегать к планированию как к результативному средству регулирования искомой деятельности и приспособлению внутренней среды к внешней. В микроэкономике планировать значит разработать комплекс детально согласованных программ предстоящей деятельности организации для получения ожидаемых результатов, отвечающих установленным затратам в течение определенного периода. Обобщенно можно констатировать, что планирование, в сущности, представляет собой преднамеренную попытку оказать влияние на управляемые элементы и установить между ними реальные взаимосвязи, отвечающие возможным стремлениям центра управления (лица, коллектива, принимающего решения). Планы формулируют совокупность реальных целей, аргументированных стратегий и конкретных программ, которые в той или иной степени детализации увязывают потенциальные ресурсы и возможности с потенциальными ожиданиями в рамках формирования прогнозируемых событий. Они помогают снизить степень неясности будущего и не только противостоять ей, но и повлиять на нее. В связи с этим основной чертой производственно-хозяйственной деятельности любой организации, в том числе управления материальными, информационными, денежными и прочими потоками является правильное определение характера и взаимосвязи текущих и будущий процессов развития. Такое осмысление требует структурировать планирование по временному принципу, то есть выделить разработку взаимоувязанных планов на долгосрочный (5-10 лет), среднесрочный (2-5 лет) и краткосрочный (до 1 года) периоды. Долгосрочные и среднесрочные планы отражают стратегию, а краткосрочные планы - тактику предприятия. Стратегия и тактика в совокупности устанавливают политику предприятия в той или иной области

В условиях централизованной плановой системы вся деятельность строительных организаций полностью подчинялась заблаговременно подготовленным и утвержденным планам. Система планирования производственно-хозяйственной деятельности строительно-монтажные организаций включала в себя перспективное планирование {пятилетка, с распределением по годам), годовое и оперативное планирование. Ежегодно составлялись списки объектов планируемого строительства ("титульные списки"), и финансирование осуществлялось только по этим спискам, т.е. инвестиции подчинялись жесткому плану. Фактически желаемой стабильности планов достигать удавалось далеко не всегда: после утверждения планы нередко корректировались (иногда по несколько раз в год), но все поправки шли "сверху вниз", т.е. от вышестоящей организации к нижестоящей.

Переход на рыночные отношения значительно изменил принципы инвестиционной деятельности. Главной проблемой строительных организаций стал поиск заказчиков, запросы которых стали полностью определять номенклатуру строящихся объектов. Реакцией на эти перемены: было возникновение взгляда о ненужности и даже нереальности планирования в условиях рынка. Особую популярность приобрел подобный подход в небольших строительных организациях, для которых вопрос "как планировать" часто оттеснялся вопросом "как найти какую-либо работу на ближайшие месяцы".

Тем не менее зарубежный опыт и сама логика развития производства указывают па ложность таких представлений. Любая деятельность становится успешной и устойчивой к "помехам" только при разумном ее планировании. Продуманность и координация действий необходимы в любой сфере, будет ли это строительство конкретного сооружения, производственно- экономическая деятельность организации в целом или предпринимательская деятельность. Вопрос лишь в том, в какой конфигурации и по каким принципам должно вестись планирование. Примечательно, что в странах с развитой рыночной экономикой планированию в строительстве придается немалое значение не только на уровне отдельных организаций, но в ряде вопросов и на национальном уровне. В частности, на общегосударственном уровне систематично составляются долгосрочные планы проведения научных исследований в строительстве, выполняемых на счет бюджета.

Очевидно, что фактор неопределенности в рыночной экономике больше, в чем централизованной; плановой. Если в СССР основными отправными данными для планирования были четкие директивные показатели, "спускаемые" вышестоящими органами, то в рыночных условиях планы должны строиться на предсказаниях спроса на строительную продукцию, прогнозах всевозможных изменений условий хозяйствования, темпов технического прогресса и т.д. При этом для низовых структурных подразделений крупных и средних предприятий условия планирования, вообще говоря, мало зависят от экономической системы в стране, ибо в любой системе они должны следовать указаниям вышестоящих звеньев. По этим причинам планирование в рыночных условиях сохраняет довольно много элементов ранее имевшейся плановой системы. В частности, общие принципы планирования почти остались прежними, и их можно представить в виде схемы на рисунке.

Рис. 1

Непрерывность означает, что планирование должно захватывать все этапы работы и распространяться как на продолжительную перспективу, так и на более короткие сроки. Беспорядочность, на каком-либо одном этапе, способна разрушить даже хорошо продуманный план, и устранение ее последствий зачастую требует немалых усилий.

Научность означает, что планирование должно реализовываться на научной основе, т.е. базироваться на достоверной информации, выполняться научно обоснованными методами. В современном планировании для этого обширно применяются математические модели, компьютерная техника.

Приоритетность означает необходимость рационального выбора приоритетных звеньев, от реализации которых зависит общий успех дела. Именно умение выбирать приоритеты отличает сильного менеджера от слабого.

Взаимная увязка и координация означает необходимость объятия всех производственных подразделений предприятия с целью обеспечения сбалансированности коллективной работы.

Независимо от экономической системы планирование обычно разделяют по срокам выполнения намечаемых задач на

· долгосрочное (более трех лет)

· среднесрочное (1-3 года)

· краткосрочное (недели месяцы)

В зависимости от содержания (обширности, направлений деятельности и значимости) решаемых вопросов планирование разделяют на

· генеральное

· стратегическое

· оперативное (текущее, регулярное)

Генеральное планирование определяет цели и принципы деятельности на длительную перспективу. Оно всегда долгосрочное и выполняется чаше всего научными, реже проектными организациями. Оно охватывает деятельность большого числа предприятий. Примерами служат: генеральные планы развития городов или сельских районов, генеральные планы освоения новых территорий, целевые долгосрочные программы охраны природы.

Стратегическое планирование предполагает реализацию целей, определенных в генеральных планах. Оно охватывает деятельность конкретного предприятия и определяет пути развития с точки зрения повышения ее эффективности. Такое планирование является в основном среднесрочным или долгосрочным. Строительной организацией стратегические планы разрабатываются применительно к своим условиям.

По содержанию учитываемых факторов стратегическое планирование можно разделить на два вида:

· бизнес-планирование

· производственно-экономическое планирование

Бизнес-планирование означает учет производственно-экономической и предпринимательской стороны деятельности предприятия. Бизнес-планы в определенной мере выполняют функцию рекламы, так как по ним потенциальные заказчики могут решать, иметь ли им дело с данной организацией или нет.

Производственно-экономическое планирование охватывает производственную и связанные с ней экономическую и социальную сферы деятельности строительной организаций, не затрагивая ее предпринимательской части. Его можно разделить на два вида:

· планирование деятельности организации в целом

· планирование: работ по объекту или комплексу объектов (по всей строй площадке)

Производственно-экономическое планирование деятельности строительной организации заключает составление годового производственного плана, или стройфинпланом. Иногда стройфинпланом называют только финансовую часть годового плана, но это в меньшей степени соответствует терминологии, принятой в научно-справочной литературе.

Планирование работ по конкретному объекту или комплексу объектов включает разработку рассмотренных в разделе проекта организации строительства (ПОС) и проекта производства работ (ППР). В отечественной литературе обыкновенно такое планирование причисляют к сфере проектирования организации СМР (ПОС является обязательной частью проекта) и рассматривают раздельно от вопросов производственно-хозяйственного планирования, хотя следующую ступень абстрагирования работ по объекту - оперативное планирование обычно снова рассматривают как вид планирования.

Оперативное планирование является инструментом упорядочения текущей работы и включает составление месячных, декадных и недельно-суточных планов. К нему можно отнести и ежедневное (почасовое) планирование, которое осуществляется прорабом или мастером "устно", т.е. без составления специальных документов (графиков). Оперативное планирование является процессом доведения до прямых исполнителей тех задач, которые ставятся более общими планами. Кроме того нужно учесть, что никогда нельзя точно угадать все возможные ситуаций. Всегда требуется не только конкретизация, но и корректировка определенных ранее намеченных действий применительно к формирующимся условиям. Оперативное планирование обязано охватывать не только собственно производства строительно-монтажных работ, но и аспекты материально-технического снабжения, сбыта и т.д.

Кроме названных видов планирования следует также назвать планы, которые часто составляются на пред проектной стадии перед развертыванием крупного строительства. Обычно заказчик собирает техническое совещание руководителей всех организаций-участников, на котором конкретизируются функции всех участников, намечаются необходимые организационные мероприятия, сроки их выполнения. Решения записываются в виде протокола технического совещания, который подписывается всеми участниками и утверждается заказчиком или представителем местной исполнительной власти.

Бизнес-план

Цель бизнес-плана - спланировать хозяйственную деятельность строительной организации на ближайшие годы в соответствии с надобностями рынка и возможностями получения нужных ресурсов.

Хорошо разработанный бизнес-план содействует привлечению инвестиций в создаваемые, действующие и формирующиеся строительные организации или предприятия стройиндустрии.

Бизнес-план систематично обновляется, в него вносятся изменения, связанные с переменами внутри самой организации, на рынке строительных услуг, в экономике страны в целом.

Главными задачами, решение которых связано с бизнес-планом являются:

· определение направлений деятельность организации и ее положения на рынке строительных услуг

· определение целей организации, стратегии и тактики их достижения

· определение ожидаемых финансовых результатов

· определение состава маркетинговых мероприятий по изучению рынка, рекламе, ценообразованию, рекламе

· оценка экономических возможностей организации с точки зрения достижения поставленных целей

Центральными вопросами являются выяснение источников инвестирования и направлений, на которых следует концентрировать финансовые ресурсы.

Таким образом, бизнес-план должен, с одной стороны, позволять возможным заказчикам и инвесторам получать детальные представления об организации, с другой - помогать самой организации лучше продумывать и взвешивать свои возможности. Бизнес-план обычно состоит из разделов, показанных на рисунке.

В разделе "Возможности организации" в краткой форме приводятся основные сведения об организации, интересующие заказчиков: направленности деятельности, цели, стратегии, типичные результаты работы. Доводятся данные об оснащенности организации квалифицированными кадрами, машинами, механизмами, средствами автоматизации, сведения об главных методах работы. Указывается, в чем именно отличие качества работ данной организации, от качества сходных работ у конкурентов. Приводятся образцы построенных объектов. Потенциальные инвесторы и заказчики должны получить ответы на два ocнoвных вопроса:

· что они заработают, имея дело с данной организацией

· какое при этом будет риск нерациональных затрат денег

В разделе "Виды работ и услуг" приводится номенклатура работ и услуг, которые организация может предложить заказчикам, подтверждается, в чем именно состоит технологическое превосходство организации над конкурентами.

В разделе "Рынки сбыта" приводится анализ имеющихся рынков сбыта, оцениваются возможности и целесообразности создания новых рынков. Указывается, какой долей рынка уже удалось занять к настоящему моменту. Оцениваются запросы заказчиков, анализируются тенденции их изменений.

В разделе "Конкуренция на рынках сбыта" рассматриваются рыночная конъюнктура, стратегии и тактика конкурентов. Приводятся данные о количестве организаций, способных. быть конкурентами, указывается, какие доли рынка они заняли.

В разделе "План маркетинга" излагается принятая стратегия маркетинга, система ценообразования, поясняется, каким образом предполагается увеличивать объемы работ, и повышать репутацию организации. Выбирается вид, рекламы (информативная, избирательная, сравнительная и т.д.)

В разделе "План производства" показывается производственная мощность организации, ее основные фонды, места и условия приобретения материалов, изделий, конструкций, источники привлечения строительной техники и оборудования, способы планирования производства и контроля качества работ. Возможные заказчики должны убеждаться, что организация в состоянии выполнить планируемые объемы работ в нужные сроки и с требуемым качеством.

В раздел "Организационный план" включаются сведения об организационной структуре и персонале, разъясняется кадровая политика, система стимулирования труда управленческих работников.

В разделе "Правовое обеспечение" приводятся даты создания и регистрации организации, подтверждается, где и кем она зарегистрирована, по какому адресу, учредительные документы, форма собственности, информация об участниках, их доли, копки лицензий, копии договоров и другие документы подобного рода.

В разделе "Оценка рисков и страхование" приводится перечень возможных рисков с указанием вероятностей их возникновения и размеров потенциального ущерба, организационные мероприятия по их профилактике и ликвидации, программам документы страхования.

В разделе "Финансовый план'' анализируются вопросы финансового обеспечения организации. Обычно в нем приводятся основные планы (отчеты) - оперативный план, планы доходов, расходов, движения денежных средств и балансовый отчет.

В разделе "Стратегия финансирования" обычно содержится бизнес-план при принятии решения о расширении строительной организации. В этом случае указывается, сколько требуется средств, где их можно получать, в какой форме, когда они окупятся.

Годовой производственно-экономический план (стройфинплан)

Годовой производственно-экономический план строительной организации предполагает полную определенность в номенклатуре объектов. В условиях централизованного планирования (планово-распределительной системы) это был основной документ планирования деятельности строительных управлений и трестов бывшего СССР. Исходными данными служили показатели плана вышестоящей организации, титульные списки по всем стройкам и проектная документация, утверждаемая за полгода до начала планируемого периода. В рыночных условиях такая определенность невозможна, тем не менее значительную часть заказов во многих случаях можно предвидеть и спланировать в соответствии с имеющимися ресурсами. Это особенно относится к крупным организациям с относительно стабильной загрузкой, со значительной долей государственных заказов. Работы по реставрации и реконструкции зданий сооружений чаще всего финансируются за счет федерального или местного бюджета, поэтому для них разработка годового производственно-экономического плана (стройфинплана) может быть достаточно эффективной.

По сравнению с бизнес-планом стройфинплан охватывает более узкий круг вопросов (не касается предпринимательской части), но он рассматривает их более подробно. Такой план позволяет лучше координировать работ) различных звеньев производства, увязывать ее с имеющимися ресурсами, более правильно ориентировать финансовую политику, развитие социальной сферы.

Состав стройфинплана представлен на рисунке.

Производственная программа является основой разработки всех остальных разделов. Они включает перечень вводимых в эксплуатацию объектов, объем подрядных работ -- суммарный и по каждому заказчику, по каждому объекту и т.д.

План повышения экономической эффективности направлен на поиски путей снижения стоимости СМР, в том числе уменьшения трудоемкости, материалоемкости, энергоемкости и т.д.

План развития и использования производственных мощностей направлен на достижение сбалансированности производственной программы с производственными возможностями строительной организации.

План внедрения новой техники включает перечень организационно-технических мероприятий, связанных с внедрением новых материалов, конструкции, механизмов, технологий, организационных решений и т.д.

План механизации подразумевает обеспечение строительства машинами и повышение эффективности их использования.

План инвестиций в развитие собственной производственной балы и социальной сферы направлен на обеспечение денежными средствами объектов таких сфер.

План материально-технического обеспечения устанавливает потребность в необходимых ресурсах, размещении заказов на них, организацию их доставки.

План по труду затрагивает обеспеченность организации трудовыми ресурсами, уровень производительности и оплаты труда.

План подсобных предприятий касается работы предприятий и хозяйств, находящихся на балансе строительной организации.

План по себестоимости и прибыли выявляет допустимый уровень затрат, обеспечивающий рентабельную работу организации.

План экономического стимулирования, устанавливает размеры средств, направляемых на материальное стимулирование работающих и различные социальные выплаты. Такие средства поступают как из доли прибыли, остающейся в распоряжении организации, так и всех прочих источников.

Финансовый план также является важнейшим разделом стройфинплана. оказывающим существенное влияние на остальные разделы. В нем производится сопоставление ожидаемых доходов по всем, источникам с ожидаемыми расходами на производственные нужды, взносы в бюджет, плату за кредит и другие нужды.

План социального развития, коллектива охватывает вопросы социальной структуры, условий труда, отдыха, жилищных условий, быта и т.д.

План мероприятий по охране природы направлен на экологическую безопасность самих строительных работ.

В настоящее время составление стройфинплана утратило свой обязательный характер, поэтому в строительных организациях к такому вопросу подходят по-разному. Это особенно относится к количеству разделов стройфинплана, которое обычно выбирается по усмотрению руководства организации. Однако наиболее сильные руководители крупных организации, как правило, уделяют достаточное внимание всем названным выше разделам стройфинплана.

Оперативное планирование

Оперативные планы (графики) разрабатываются обычно в каждой строительной организации, но детальность планирования, его формы могут различаться.

Под оперативным планированием в основном понимают составление и использование планов, показанных на рисунке.

Месячные планы (графики) обычно делаются укрупненными, т.е. без детализации, но они должны охватывать все основные работы, обеспечивающие выполнение стратегических планов. Такие графики обычно составляются каждым прорабом или мастером по своим объектам. Они корректируются и утверждаются руководством участка (старшим прорабом) и служат исходными данными для составления месячного плана по участку в целом. В свою очередь планы по участку кладутся в основу месячных планов по строительной организации в целом. Производственно-технический отдел обычно выполняет контролирующую и координирующую функции, следит за соответствием месячных планов планам более общего назначения. Задачами месячных планов являются увязка деятельности генподрядчика, субподрядчиков, предприятий стройиндустрии, обеспечение нормальной загрузки бригад, машин и механизмов.

Месячные планы в дальнейшем детализируются в декадных и недельно-суточных планах.

Наиболее эффективными являются недельно-суточные графики, система применения которых разработана наиболее подробно. Их составляют прорабы, мастера, инженеры производственно-технических отделов (ПТО). Как показывает практика, наибольший эффект дают двухнедельные планы, в которых первая неделя прорабатывается точно, с разбивкой по дням, а вторая - приближенно. Определение задания на неделю делается на основании календарного плана по объекту и ранее: сделанного приближенного плана на эту неделю (с учетом необходимой его корректировки). Обычно недельно-суточные планы составляются в конце недели (по пятницам), так чтобы работы следующей недели начинались по уже разработанному плану. За день до этого (по четвергам) фиксируется степень готовности выполняемых работ, определяются оставшиеся объемы и трудозатраты для составления нового плана. Обычно каждый прораб (мастер), ответственный за конкретный объект (вид работы), составляет свой недельный план, а затем старший прораб сводит эти планы в единый недельно-суточный план па весь участок.

Недельно-суточные графики по каждой стройке передаются в производственно-технический отдел (ПТО), где они объединяются в общий недельно-суточный трафик по всей строительной организаций.

При составлении таких планов учитываются, кроме упомянутых выше требований, производственная статистика, графики поставок материалов и конструкций, решения оперативных совещаний, просьбы субподрядчиков и прочие данные. В составлении недельно-суточных графиков участвуют службы основного и технического руководителя строительной организации - диспетчерские службы, плановый отдел, отделы маркетинга, главного технолога, главного механика и особенно ПТО, который обычно принимает на себя основную нагрузку по согласованию проекта графика и утверждению его руководителем организации.

Недельно-суточное планирование обычно предусматривает заполнение специальных форм (бланков), их согласование и утверждение. На уровне строительной организации (в целом) обычно заполняются следующие формы:

· общий недельно-суточный график СМР

· недельно-суточный график-заявка обеспечения производства СМР материалами, конструкциями, механизмами, автотранспортом, трудовыми ресурсами

· сводный недельно-суточный график обеспечения строительных объектов бетоном

· то же раствором

· то же асфальтом, и т. д.

· почасовая заявка на потребное количество бетона (раствора, асфальта и т.д.) на каждый день

· сводный недельно-суточный график обеспечения объектов строительства изделиями предприятий стройиндустрии

При создании системы недельно-суточного планирования необходимо учитывать два противостоящих друг другу фактора. С одной стороны полнота и подробность планов существенно облегчает организацию четкой, бесперебойной работы на стройке. С другой - большое количество документов но планированию, детализация вносимых в них сведений, многочисленные согласования чрезвычайно затрудняют саму процедуру подготовки таких документов. В условиях стройки не просто совмещать все это с решением многочисленных текущих вопросов, которые тоже могут не допускать отсрочек. В этой связи подробность и документированность оперативного планирования всегда должна находиться на оптимальном уровне, зависящем от конкретных условий, сложности и объемов СМР. Большое значение при этом имеет эффективность работы служб, решающих текущие и уровень компьютеризации таких служб. При отсутствии таких служб организация недельно-суточного планирования представляется нереалистичной задачей.

2. Взаимосвязь эффективности процесса планирования и эффективности деятельности предприятия

В условиях рыночной экономики обеспечение достаточно высокой конкурентоспособности продукции фирмы, работающей на данном сегменте, невозможно без эффективно функционирующей системы управления затратами. Вместе с тем адекватное рынку управление как затратами, так и всеми сторонами деятельности предприятия должно базироваться на соответствующей внешней и внутренней информации. Если в качестве внешней информации с позиции конкретного предприятия можно рассматривать данные экспертных опросов, статистические исследования конъюнктуры рынка, сложившегося уровня цен и т.д., то внутренняя информация находится в ведении самого предприятия, формируется и анализируется в существующих системах учета. В целом управление затратами предприятия можно характеризовать как интенсивный информационный процесс, требующий детального анализа всего комплекса используемых данных.

В рамках прагматической концепции семиотики информация определяется как фактическое или потенциальное знание, которое служит для подготовки целенаправленного действия. Кроме того, она представляет собой реальный нематериальный потребительский продукт, основной функцией которого является снижение неопределённости в процессе реализации целей

Различаются следующие виды информации: фактическая; прогнозная; возможная; нормативная; логическая; описательная. В качестве критериев отнесения информации к определенному виду следует считать: содержательность; обоснованность; достоверность; возможность проверки; вероятность; объективность; актуальность; оперативность.

Основной интерес для управления затратами представляют данные, связанные с их учетом, планированием и анализом. Именно такая информация требуется для моделирования этого процесса. В связи с возросшей в современных условиях сложностью получения и обработки необходимой для реализации управленческой деятельности информации приобретает дополнительное значение ее роль как важнейшей составляющей в процессе управления затратами.

При обработке экономической информации в управлении вообще, а при учете, планировании и анализе затрат в частности возникают следующие основные проблемы:

избыточности - она обусловлена сложностью целенаправленного отбора и агрегирования управленческой информации; исследования показали, что спрос на информацию составляет лишь 6-11 % от потребности, кроме того, 90 % мощностей информационных систем не используются по различным причинам;

значимости (релевантности) - данная проблема связана с оценкой и определением степени важности экономической информации для обеспечения высокого качества принимаемых решений;

временного аспекта - он возник в связи со своевременной подготовкой и обработкой экономической информации в условиях динамичного развития внешней и внутренней среды;

коммуникации - она продиктована рациональным распределением информации, вследствие растущего уровня делегирования полномочий;

обеспечения необходимой эффективности - она связана с ростом затрат, имеющих место при сборе, обработке и хранении экономической информации.

Эффект может быть определен как разность между ее ценностью и затратами на ее получение. Расширение информационного процесса с экономической точки зрения целесообразно до того уровня, при котором затраты на дополнительно получаемую информацию соответствуют ее ценности (результатам).

Проблемно-ориентированная ценность информации представляет собой ожидаемый прирост вклада определенного решения в реализацию целей, причем в качестве правила принятия решений может быть выбрано правило оптимизации ожидаемых величин Байеса. Полезность информации при этом оценивается на основании ее влияния на процесс достижения целей и может быть определена как сумма дисконтированных эффектов от ее использования. В качестве информационных издержек необходимо назвать персональные и материальные затраты, связанные с поиском, хранением, обработкой и передачей информации.

Следовательно, возникает необходимость рационализации информационного обеспечения управленческой деятельности с количественной, качественной, временной, организационной и экономической точек зрения. Но изучение этого вопроса выходит за рамки данной диссертационной работы. В данном случае можно предположить, что качество принимаемых решений зависит от количества (объема) информации, возможности её обработки, а также прикладного характера информации и некоторых поведенческих аспектов. Объём информации определяется потребностью, а также спросом и предложением. Если прочие факторы являются константами, то можно установить положительную (дегрессивную, прогрессивную или пропорциональную) зависимость между качеством принимаемых решений и объёмом информации. Однако, возможна негативная ситуация, когда избыток предложения над спросом вызывает проблемы, связанные со своевременной обработкой. Чтобы этого избежать, необходим специальный анализ информационной потребности. Для этой цели нами проведен анализ пользователей. Можно выделить два основных вида:

внутренние пользователи, входящие в состав организации (предприятия, фирмы), где осуществляется учет;

внешние пользователи, не входящие в состав организации (предприятия, фирмы).

В информации об итогах работы предприятий и фирм заинтересованы различные потребители информации: налоговые службы, антимонопольные комитеты, органы статистики, потенциальные инвесторы, акционеры.

Акционеров интересуют доходы и факторы их увеличивающие (показатели эффективности производства, способствующие снижению объемов затрат и увеличению прибыли).

Государственным органам необходима информация о способности предприятия выполнять финансовые обязательства.

Всех потребителей экономической информации можно объединить в следующие группы:

Менеджеры предприятий, фирм, которые нуждаются в получении информации для анализа при принятии решений, контроле, регулировании управленческой деятельности, т.е. в информации: по ценам реализации, о затратах на производство, спросе на выпускаемую продукцию, конкурентоспособности продукции предприятия, по показателям рентабельности производства и выпускаемого ассортимента продукции;

Держатели акций заинтересованы в информации о величине капиталовложений, дохода от акций и т.п.;

Наемные работники желают знать о способности фирмы выполнять обязательства по заработной плате;

Кредиторы и владельцы ссудного капитала хотят знать о возможностях предприятия или фирмы выполнять взятые на себя финансовые обязательства;

Различные правительственные организации собирают следующую информацию:

Госкомстат - обобщает детализированные данные о сбытовой деятельности, прибылях, капиталовложениях, запасах товаров, выплачиваемых дивидендах, долях прибылей, поглощаемых налогообложением;

антимонопольные комитеты - анализируют информацию о затратах, калькуляции себестоимости продукции, об уровне оптовых цен, прибылях предприятий и так далее;

налоговые службы - изучают отчеты для проверки налогооблагаемой прибыли; они требуют единого подхода к определению состава затрат, объема прибыли, использования современных методов их исчисления.

Таким образом, на предприятии возникает необходимость создания единой информационной системы. Под информационной системой понимается взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Целью подавляющего числа экономических систем в рыночных экономических условиях является получение прибыли. Однако не всегда цель экономической системы столь очевидна и так просто трансформируется в перечень критериев, так, целью информационной системы, входящей в состав любой экономической системы отдельной подсистемой, является повышение эффективности принимаемых управленческих решений.

Информационная система должна удовлетворять следующим требованиям:

Адаптивность по отношению к профилю деятельности предприятия любой формы собственности, предполагающая простую реорганизацию информационной системы при изменении профиля деятельности предприятия.

Наличие достаточного количества параметров, позволяющих настроить систему под специфические особенности хозяйственной, финансовой и производственной деятельности организации-пользователя.

Целостность, определяющая согласованность целей функционирования всей системы с целями функционирования ее подсистем и элементов.

Модульность - автономное использование отдельных частей системы и четкое разграничение оперативно-управленческих задач, при полной их интеграции на уровне единой базы данных.

Функциональная и структурная полнота системы, предполагающая охват всего спектра типовых производственно-экономических функций.

Концептуальная общность, предполагающая соблюдение единообразного для всех решаемых задач пользовательского интерфейса.

Предоставление пользователям простого инструментария для самостоятельного развития системы.

Поддержка распределенных баз данных для обеспечения информационного взаимодействия многоофисных корпораций и территориально удаленных филиалов, подразделений.

Использование архитектурных решений, не требующих длительной специальной подготовки системных администраторов, отвечающих за эксплуатацию системы.

Экономичность, означающая что затраты на обработку информации должны быть меньше экономического выигрыша от ее использования. Экономический выигрыш в условиях информационной системы образуется за счет повышения оперативности и достоверности результатной информации, непосредственно используемой для выработки управленческих решений.

Информационная безопасность системы, т.е. обеспечение надежной защиты коммерческой информации фирмы.

При четко налаженной организационной схеме функциональной эксплуатации информационной системы каждый исполнитель выполняет определенные для него инструкцией действия, получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей. В результате работы всех пользователей системы происходит наполнение базы данных предприятия оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности. По содержанию информации важнейшим требованием является включение в базу данных не только внутренней, но и внешней информации о затратах. Только сопоставление данных внутреннего учета с информацией о затратах конкурентов по аналогичным продуктам дает предприятию ориентир, позволяющий удерживать конкурентоспособную позицию

В основе управления затратами лежит их классификация по разным признакам. Основой предложенной модели служит классификация затрат по характеру взаимосвязи с объемом производства продукции. Динамика величины переменных затрат определяется динамикой объемов производства, величина постоянных затрат не зависит от данного параметра, но на единицу продукции увеличивается при снижении и снижается при увеличении объемов производства. Переменные затраты характеризуют стоимость собственно продукта, все остальные (постоянные) - стоимость предприятия. В условиях постоянно развивающегося рынка администрация и менеджеры должны всегда иметь под рукой оперативную информацию о том, во что в действительности обходится предприятию производство продукции, оказание услуг вне зависимости от того каковы на сегодняшний день управленческие расходы.

Первым этапом реализации модели является деление затрат на производство продукции на постоянную и переменную составляющие.

В качестве входной информации для решения задачи служат следующие документы:

отчеты экономистов цехов, представляемые в бухгалтерию ежемесячно, содержащие расчет фактической себестоимости продукции по статьям калькуляции в соответствии с номенклатурой цеха;

ведомости № 12 и № 15, составляемые работником бухгалтерии, содержащие информацию о величине общепроизводственных и общехозяйственных расходов соответственно, по статьям затрат за отчетный период (месяц);

справка отдела сбыта о количестве выпущенной продукции в натуральном выражении согласно номенклатуре за отчетный период;

отчет планово-экономического отдела, содержащий основные технико-экономические показатели: объем реализованной продукции в действующих ценах и ценах соответствующего периода, объем товарной продукции в действующих ценах и ценах соответствующего периода, себестоимость товарной продукции, рентабельность и т.п.

Для корректировки данных, что было подробно описано в п.2.3., были использованы отчеты отдела сбыта об остатках готовой продукции на складе за анализируемый период, инвентаризационные ведомости бухгалтерии о величине незавершенного производства, статистические данные.

В качестве выходной информации первого этапа реализации модели был получен пакет документов, содержащий следующие основные реквизиты, характерные для каждого изделия согласно номенклатуре продукции, выпускаемой цехом:

величину прямых и косвенных статей затрат согласно калькуляции за анализируемый период;

объем реализованной продукции как в натуральном, так и в стоимостном выражении;

*уравнения регрессии, описывающие поведение каждой статьи затрат калькуляции, а в случае косвенных статей - каждого элемента, в зависимости от объема выпуска;

*коэффициент корреляции, величина которого позволяет судить о тесноте связи между затратами и объемом выпуска; стандартную ошибку аппроксимации, свидетельствующую о качестве модели.

Вторым этапом реализации модели планирования производственной программы является построение целевой функции, максимизирующей прибыль предприятия, варьируемыми параметрами которой, выступают количество и цена. Оптимизация осуществляется в условиях ограниченных ресурсов, выраженных в натуральной и денежной форме, что было подробно описано в п.3.2.

В качестве входной информации для ввода системы ограничений послужили следующие документы:

технологические карты, составляемые отделом главного технолога, содержащие информацию о нормативном времени обработки каждого изделия в соответствии с технологическим процессом по видам оборудования;

справка отдела главного механика о величине номинального и эффективного фонда времени работы оборудования;

отчет отдела сбыта о количестве заключенных договоров на поставку продукции и результатах проведенных маркетинговых исследований о величине спроса на продукцию и колебаниях цены.

В результате оптимизации целевой функции мы получаем расчетную загрузку оборудования для выпуска i-й номенклатуры продукции, что, в свою очередь, позволяет определить величину свободных мощностей.

Функциональная зависимость спроса от цены и цены от объема выпуска позволяет определить ту цену, по которой целесообразно продавать оптимально выпущенное количество продукции.

Планирование осуществляется на основе сбора, обработки и анализа информации. Достоверность, актуальность и полнота информации является важнейшим условием эффективности планирования, залогом качества управленческих решений. Документ является одним из основных способов представления информации. Можно сказать, что документ является средством принятия управленческих решений, а для эффективного использования этого средства необходимо обеспечить максимальную автоматизацию жизненного цикла документа с одновременным соблюдением требований безопасности информации.

3. Информационное обеспечение является одним из ключевых факторов эффективности процесса планирования

Назначение системы информационного обеспечения состоит в современном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

· к унифицированным системам документации;

· к унифицированным формам документов различных уровней управления;

· к составу и структуре реквизитов и показателей;

· к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

· чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

· одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

· работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

· имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления . Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

1-й этап - обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:

· понять специфику и структуру ее деятельности;

· построить схему информационных потоков:

· проанализировать существующую систему документооборота;

· определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2-й этап - построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

· ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

· выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков,

· совершенствование системы документооборота;

· наличие и использование системы классификации и кодирования;

· владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

· создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.