Документы являются носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Это находит отражение в определении документа, приведенном в законе от 20.02.1995 г., № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации": "документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

Объектом управления в делопроизводстве являются официальные документы. В литературе предлагается большое количество классификаций документов. Так, в системе документационного обеспечения планирования существуют следующие классы документов:

- управленческие;

- научные;

- технические;

- технологические;

- производственные и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Они обеспечивают управляемость объектов внутри организации и являются основным предметом делопроизводства.

В состав управленческой документации входят следующие виды документов:

-организационно-распорядительные;

- информационно-справочные;

- по личному составу;

- плановые;

- отчетные.

Как известно, документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами. Термин документационное обеспечение управления (ДОУ) возник в связи с внедрением компьютерных технологий в сферу работы с документами.

Поскольку в системе делопроизводства объектом управления является документ, всевозможные этапы его обработки одновременно описывают задачи делопроизводства. При этом, если рассматривать документ вообще, вне какой-либо классификации то соответствующие задачи формируют его жизненный цикл: составление проекта документа, согласование проекта документа, регистрация документа, рассмотрение руководителем, контроль исполнения документа, формирование номенклатур дел, текущее хранение и использование, передача на архивное хранение.

Любая задача делопроизводства, в конечном итоге, выполняется для обеспечения:

- качественного представления информации в документе;

- своевременного исполнения документа.

На основании этого разделения в системе делопроизводства выделяют две подсистемы - документирования и организации работы с документами.

Восприятие информации, содержащейся в документе, зависит от качества ее изложения, которое достигается исполнением правил подсистемы документирования, включающей требования к стилю изложения, подготовке проекта документа, его оформлению, согласованию.

Одной из задач подсистемы документирования является оптимизация состава и формы документов, например, для стандартизации технологии решения и формы представления информации в повторяющихся управленческих задачах. Унификация состава и форм документов снижает затраты на их обработку.

Подсистема организации работы с документами должна обеспечивать своевременность исполнения документов, когда документ, требующий исполнения незамедлительно передается сотруднику, а сотрудник заинтересован в его исполнении в срок.

Необычайно актуальной является проблема увеличения количества документов, особенно электронных.

Среди объективных причин роста количества документов, связанных с естественным развитием и изменением состояния организаций, следует отметить следующие:

- создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей и т.д.;

- внедрение компьютерной техники, облегчающей возможность тиражирования;

- свойство документации при использовании возрастать, а не сокращаться, как это характерно для материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит.

Имеются и субъективные факторы, также влияющие на рост документооборота. Главный из них - несвоевременное или некачественное выполнение поручений, договорных обязательств, что приводит к появлению дополнительных документов: напоминаний, претензий и т.д.

Согласно правилам делопроизводства движение большинства управленческих документов начинается только после их регистрации, позволяющей осуществлять поиск, учет и контроль исполнения документов. Следующее назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

При регистрации на документ заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК), в реквизиты которой вносятся данные: автор, вид, дата, индекс документа, заголовок или краткое содержание документа, резолюция, срок исполнения и др. Регистрация производится децентрализовано, но на основе единой системы и всеобщей доступности регистрационных данных с соблюдением положений конфиденциальности информации.

В РКК заносится информация о любых действиях, производимых над документом, например, последовательность передачи документа между исполнителями. Это позволяет снизить вероятность его утери. Регистрационно-контрольная карточка или ее дубликат (контрольная форма) служит техническим средством контроля исполнения, который в отечественной системе делопроизводства является стимулом для своевременного исполнения документа. Его осуществляют служба ДОУ или любой назначенный руководством сотрудник. Зачастую, они не принимают участия в исполнении контролируемого ими документа и не разбираются в той области деятельности, которую затрагивает документ. То есть контролирующие органы осуществляют формальный контроль сроков исполнения. Контрольные формы группируются в специальные картотеки. При этом, независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы в таких картотеках классифицируются по срокам исполнения.

Независимо от места контрольной службы в структуре организации, информация о результатах контроля исполнения конкретных документов направляется руководителям, установившим необходимость контроля. Таким образом, работа контролера сводится к периодическому просмотру контрольных форм, напоминанию исполнителям о близости сроков исполнения, докладу руководству о нарушении сроков.

Можно сделать вывод о том, что, принципиально, систему делопроизводства составляют три субъекта:

1. Руководитель. Функция руководителя состоит в принятии управленческих решений и организации работы сотрудников для достижения главных целей предприятия. Руководитель использует документы как источник информации для принятия управленческих решений и средство для организации функционирования предприятия. Типичная роль руководителя по отношению к работе с документами - инициатор документооборота.

2. Сотрудник (исполнитель). Главным для него является решение конкретных задач, входящих в круг основных обязанностей. В части работы с документами занимается подготовкой, оформлением, согласованием документов, порождаемых выполнением этих задач или сопутствующих ему. То есть основные работы с документами, проводимые исполнителем, связаны с документированием. Кроме этого, исполнитель является участником документооборота.

3. Служба ДОУ. Главной для службы является работа с документами, что определяет ее функции и задачи. Она обеспечивает функционирование системы делопроизводства, в частности подсистемы документооборота, то есть организует движение и хранение информации - создает информационную систему предприятия. Интересно, что, зачастую, именно данное подразделение, уполномоченное вести контроль исполнения документов, обеспечивает для исполнителя - связь с его руководителем, для руководителя - одну из его функций по управлению. То есть в отечественной системе делопроизводства исполнитель при решении своей профессиональной задачи должен взаимодействовать и с службой ДОУ. Это составляет особенность российского делопроизводства и определяет различия в организации работы с документами в России и на Западе.

В России предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Документы сначала докладываются руководителю, который формирует соответствующее управленческое решение, отражаемое в резолюции. Это решение постепенно спускается по инстанциям - до конкретных исполнителей все более легализируясь. Исполнение документа связано с передачей оригинала документа или его копии одним должностным лицом другому. Любое действие над документом фиксируется соответствующими службами и сотрудниками путем внесения записей в его регистрационную карточку или регистрационный журнал. С момента регистрации регистрационная карточка документа попадает в картотеку и остается там до списания документа в архив. Когда возникает необходимость о получении справки о состоянии дел, следует обращение к картотеке, находятся соответствующие карточки документов и на основе внесенной в них информации делаются выводы о степени исполнения документов (осуществляется контроль исполнения документов).

Западный подход к управлению документами характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами. Например, входящий документ без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен исполнителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросовестности сотрудника. При такой организации централизованно отследить обработку документов еще сложнее, однако этой необходимости не возникает, поскольку выполнение функций регистрации и контроля исполнения доверено сотруднику, который самостоятельно заботится о хранении, организации эффективной информационно-поисковой системы для обеспечения доступности направляемых ему документов, а также их защите.

Западный служащий оперирует вопросами, проблемами. Он решает конкретную задачу, в соответствие которой может быть поставлена совокупность документов. Спектр задач определяется полномочиями сотрудника и четко известен. Ответственность за работу сотрудника со своими документами лежит только на нем. Автоматизация работы с документами также имеет свою специфику. Она осуществляется относительно конкретного сотрудника и состоит в автоматизации его рабочего места. Единая система управления документами строится, таким образом, из "кирпичиков" автоматизированных рабочих мест, созданных на основе программной системы управления документами, обеспечивающей всем пользователям единую идеологию работы с документами и одинаковый интерфейс.

В России делопроизводство - это целая система, регламентирующая работу с документами, поэтому документу, вообще, придается большее значение. Отличительными особенностями российской модели, как уже отмечалось, являются обязательность регистрации документов и распределенный контроль исполнения. Первая особенность определяет возникновение двух информационных потоков при исполнении документа. Первый поток связан с движением информации, зафиксированной в документе, который проходит по этапам своего жизненного цикла: регистрируется в службе ДОУ, направляется руководителю для вынесения резолюции, поступает исполнителям, списывается в дело и др.

Второй поток включает информацию о том, что происходит с документом в течение его жизненного цикла и связан с регистрационной карточкой, в которую вносятся: значения реквизитов, запись о вынесении резолюции, данные по исполнению документа, запись о списании документа в дело и т.д. Фиксация информации в РКК позволяет снизить вероятность утери документа.

Теоретически оба потока должны протекать параллельно, то есть при осуществлении любого действия над документом (первый поток) информация об этом должна синхронно вноситься в его РКК (второй поток). Практически такая одновременность труднодостижима и регистрационная карточка, как правило, отражает историю документа, а не то, что с ним происходит в настоящий момент.

В связи с усложнением процедуры обработки документов возникает ряд проблем. Одна из них - противоречие между контролем исполнения и процессом исполнения документов. Контроль исполнения осуществляется по формальным признакам и проводится централизованно. Исполнение документа - это процесс децентрализованный по сути, поскольку он, зачастую, содержит элемент творчества, то есть процесс исполнения формализовать нельзя. При этом, в промежутках между контрольными сроками, только исполнителю известно, что происходит с документом. Ситуация осложняется, если документ "путешествует" по подразделениям предприятия или передается между сотрудниками одного подразделения. Добавляется проблема фиксации информации в РКК документа и регистрационных журналах подразделений. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в организации в реальном масштабе времени, ведь это требует огромных трудозатрат на оперативное сведение соответствующей информации.

Недостатки делопроизводства могут быть связаны с пренебрежением требованиями и рекомендациями государственных органов, занимающихся исследованиями в области организации работы с документами. С другой стороны, "сфера документации в современных условиях страдает многими недостатками, которые выражаются в невысоком качестве работы с документами, несовершенстве действующей системы управления документацией, отставании документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий, отсутствии единых требований к документообороту по "вертикали" и "горизонтали" государственного управления.

Некоторые ограничения эффективности традиционного делопроизводства заложены в самой природе носителя информации - бумажном документе. Отмечаются следующие проблемы, связанные с использованием бумажных документов:

1. Экспоненциальный рост количества бумажных документов. Выше были приведены причины этого роста.

2. Трудности поиска необходимых документов. По оценкам специалистов на поиск затрачивается до 30% рабочего времени сотрудников учреждения, при этом гарантия нахождения нужного документа отсутствует, до 10% документов теряются безвозвратно и создаются заново. Трудности поиска порождают проблему дублированности документов там, где это не является необходимым.

3. Негибкая схема формирования и редактирования текстов документов.

4. Большой срок между подготовкой документа и его публикацией.

5. Трудность тиражирования документов (особенно это касается сложных в полиграфическом исполнении документов).

6. Отсутствие возможности звуковых и видеовставок.

Средством решения проблем делопроизводства является использование компьютерных технологий, в частности, внедрение систем управления документами. Именно компьютерные системы способны управлять растущим объемом информации, они создают принципиально новую технологическую среду для эффективного управления документооборотом.

Структура информационных потоков компании

Информация (лат. informatio -- разъяснение, изложение) -- это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Информация используется как ресурс для исполнения служебных функций, а также как средство служебных коммуникаций, поскольку последние осуществляются в процессе передачи различных сведений.

Релевантную информацию получают путем поиска и "процеживания" доступных источников. Обработанные, но не использованные данные, из которых извлекли релевантную составляющую, называют информационным шумом. Очистка от "шума" -- одна из важнейших задач отдела информационного обслуживания. Информация и коммуникации вместе со средствами связи и программно- техническим обеспечением составляют инфраструктуру управления, т. е. каналы и способы поддержания процессов управления.

Информация уменьшает степень неопределенности и неполноту знаний, позволяет принимать обоснованные решения. Перефразировав любимый афоризм Ротшильда, можно сказать: кто владеет информацией, тот имеет шанс управлять "с открытыми глазами".

Информация распространяется импульсами, в виде отдельных "квантов" сообщений, передача которых может осуществляться в устной форме или посредством материальных носителей: бумажных, магнитных, электронных.

Информационные сообщения могут быть директивными⁴ (рис. 1) и обеспечивающими функционирование. Документированные сообщения, как правило, имеют формат официально установленных реквизитов, недокументированные -- произвольную форму. Директивная информация предназначена для уведомления о том, кому, что и в какие сроки нужно выполнить; обеспечивающая информация содержит сведения нормативного характера о правилах поведения, порядке исполнения функций и операций, а также данные, расширяющие профессиональные знания персонала. Кроме того, существует смешанный вид сообщений, объединяющий директивные и обеспечивающие сведения.



Традиция самообеспечения

В небольших компаниях с невысокой интенсивностью документооборота (не более 20 документов в день) функции информационного обеспечения, как правило, децентрализованы. Это означает, что подразделения в основном занимаются самообеспечением. Централизованная составляющая этой функции сводится к распределительной деятельности секретаря при передаче входящей и отправке исходящей почты, а также соединении сотрудников с внешними и внутренними абонентами.

Традиция информационного самообеспечения не обременена сложными технологиями, не отвлекает дополнительные штатные ресурсы. Ее достоинством является прямой оперативный доступ пользователей к источникам информации, которая принадлежит им по целевым и функциональным признакам. При таком положении дел каждый солидный отдел создает собственный архив, отвечающий требованиям данной конкретной службы. Однако при большом потоке документов и штатной численности офиса, превышающей 30 человек, недостатки децентрализованной системы управления информацией становятся заметнее, чем ее достоинства.

Во-первых, значительная часть данных, пригодных для многофункционального применения, становится труднодоступной из-за децентрализованного способа хранения (в архивах профилирующих отделов). Например, сведения об исполнении договоров и расходах по их исполнению нужны одновременно бухгалтерии, финансовому, плановому, маркетинговому и экономическому отделам. Поэтому необходимо наладить одновременный доступ к источникам данных для разных специалистов. В децентрализованной системе это приводит к множественным взаимным запросам, связанным с поиском, подготовкой и передачей информации смежникам, что, разумеется, отвлекает сотрудников от выполнения основных служебных обязанностей. При этом контроль и учет движения документов крайне затруднен, а зачастую и вовсе отсутствует.

Во-вторых, отделы, монополизировавшие определенные источники информации, формируют базы данных с учетом лишь своих, узковедомственных потребностей. Форматы баз данных, создаваемых в разных подразделениях, как правило, не совпадают. В результате много времени уходит на переоформление, дополнение или коррекцию информации при повторном или параллельном использовании. Часто одни и те же сведения механически переносятся (или даже перепечатываются) из одних таблиц в другие, по-иному отформатированные.

В-третьих, в ряде случаев по причине межличностных и межведомственных противоречий информация попросту утаивается.

В-четвертых, несопоставимость форматов сужает возможность использования и извлечения данных и новых знаний для поддержания функционирования и дальнейшего развития компании.

В-пятых, децентрализация в управлении организацией ИТ-комплекса способствует развитию множества несовместимых программных средств обработки данных. И чем их больше, тем больше препятствий для эффективного управления.

В-шестых, функция поддержания и развития информационной технологии, которая является основой инфраструктуры управления, в децентрализованной системе не имеет ответственного координатора и развивается спонтанно: в лучшем случае под влиянием ИТ-подразделения, в худшем -- инициативных руководителей непрофильных ведомств, монополизирующих отдельные источники информационных ресурсов. Надо отметить, что передача функций развития информационных технологий ИТ-специалистам, перегруженным проблемами технического характера, тоже не выход, поскольку данная деятельность -- одно из важнейших стратегических направлений, тесно связанное со спецификой организации управления. Руководство им должны осуществлять системные бизнес-аналитики -- специалисты в области оргструктур, бизнес-процессов и экономики.

В крупных компаниях, где обрабатывается до 100 и более документов в день, отношения "каждый с каждым" в рамках информационного обмена серьезно запутывают ситуацию. Снижается ответственность конкретного сотрудника за конечный результат информационной работы: теряются документы, задерживается выполнение заданий, искажаются данные, растет число проблемных и конфликтных ситуаций. Прежде всего это касается документов, которые инициируют цепочку работ и порождают новые документы. Для устранения этих проблем в компаниях создаются специальные подразделения, секретариаты, канцелярии, орготделы, архивы. Однако без интеграции новых подразделений в общую систему управления компанией, а главное, не объединив потоки директивной и функционально обеспечивающей информации, ослабить остроту проблемы не удастся.

Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приема посетителей, составления и чтения различных документов и т.п. И это жизненная необходимость, поскольку обладание информацией означает обладание реальной властью, поэтому лица, причастные к ней, часто стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать ведь нехватка информации дезориентирует и избыток информации, поэтому всегда необходимо уметь отделить нужную информацию от ненужной, полезную от бесполезной.

Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. В деятельности крупных фирм, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятий, расположенных в разных странах, передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы.

В немалой степени успех любого дела зависит от того объема информации, которым владеет лицо, принимающее решение.

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Информационное обеспечение управления это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

4. Характеристика объекта исследования

Общество с ограниченной ответственностью "Петр Великий" - это реставрационно-строительная компания, которая с 1997 года работает на строительном рынке Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Компания успешно реализует различные строительные проекты, выступая в качестве генерального подрядчика, выполняя работы по ремонту, реконструкции и реставрации объектов гражданского и промышленного назначения, а также памятников истории и культуры.

ООО "Петр Великий" занимает достойное место на рынке реставрационных работ Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Компания участвует в проектах Федеральной целевой программы "Сохранение и развитие исторического центра Петербурга". В период подготовки к 300-летнему юбилею города компания отреставрировала фасады Академической Капеллы им. М.И. Глинки и Мариинского театра.

Проекты реконструкции и реставрации исторических объектов всегда отличаются индивидуальностью и разнообразием архитектурных решений, но при этом требуют соблюдения традиций петербургского зодчества. Выполняя любые работы, компания стремится сохранить уникальный исторический облик города.

Составляющие успеха ООО "Петр Великий" - это гарантированное качество работ, современное оборудование, строительные материалы ведущих европейских фирм, собственные разработки по реконструкции зданий, применение последних научных достижений, уважение и преемственность исторического традиционного опыта отечественных мастеров.

Общество с ограниченной ответственностью "Петр Великий" в лице генерального директора Блашкевича Валерия Антоновича выражает заинтересованность в участии в проекте "Сохранение и использование культурного наследия в России" в частности на предоставление услуг проектировщика для проекта строительства Многофункционального музейного центра. ( "Разработка проектной документации и технической части тендерной документации для строительства Многофункционального музейного центра").

ООО "Петр Великий" с 1997 года работает на строительном рынке Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Компания успешно реализует различные строительные проекты, выступая в качестве генерального подрядчика, выполняя работы по проектированию, ремонту, реконструкции и реставрации объектов гражданского и промышленного назначения, а также памятников истории и культуры.

Генеральный директор ООО "Петр Великий" Валерий Блашкевич руководит компанией с момента основания. Окончив в 1982 году Ленинградский институт инженеров железнодорожного транспорта по специальности "Промышленное и гражданское строительство", Валерий Блашкевич начинал свою профессиональную деятельность специалистом проектного института. Сегодня он - автор многих проектов реконструкции зданий в Санкт-Петербурге, пишет статьи по архитектуре и реставрации.

Валерий Блашкевич возглавляет коллектив высокопрофессиональных специалистов, преданных своему делу. В ООО "Петр Великий" работают реставраторы и строители, представители уникальных профессий, которые, помимо богатого опыта и навыков, обладают развитым эстетическим вкусом и художественной культурой. Это лепщики, позолотчики, резчики по камню и дереву, скульпторы, специалисты по воссозданию паркетных полов, декора из естественного камня и облицовок искусственным мрамором, реставраторы лепного декора. В ООО "Петр Великий" работают проектировщики, архитекторы, инженеры, реставраторы и строители, представители уникальных профессий, которые, помимо богатого опыта и навыков, обладают развитым эстетическим вкусом и художественной культурой. Проекты реконструкции и реставрации исторических объектов всегда отличаются индивидуальностью и разнообразием архитектурных решений, но при этом требуют соблюдения традиций петербургского зодчества.

ООО "Петр Великий" состоит в трех саморегулируемых организациях:

· НП СРО "Балтийский строительный комплекс";

· НП СРО "Балтийский объединение проектировщиков";

· НП СРО "Балтийское объединение изыскателей".

Саморегулируемыми организациями признаются некоммерческие организации, созданные в целях, предусмотренных Федеральным законом "о саморегулируемых организациях" и другими федеральными законами, основанные на членстве, объединяющие субъектов предпринимательской деятельности исходя из единства отрасли производства товаров (работ, услуг) или рынка произведенных товаров (работ, услуг), либо объединяющие субъектов профессиональной деятельности определенного вида.

Компания на протяжении долго времени успешно держится на строительном рынке Санкт-Петербурга и входит в число лучших строительных компаний. Компания на рынке уже 15 лет и за это время было модернизировано и восстановлено много памятников культуры. На сегодняшний день основным проектом компании является Малый фасад Мариинского театра.

ООО "Петр Великий" существует для предоставления высококачественных услуг организациям и частным лицам по выполнению проектных, строительно-монтажных работ, работ по капитальному ремонту и реконструкции зданий и сооружений, работ по реставрации памятников архитектуры.

Основные принципы в отношениях с заказчиками и партнерами: профессионализм, качество при выполнении работ и непременное выполнение взятых на себя обязательств. Цели компании. Целями являются повышение доверия клиентов и расширение объемов выполняемых работ на основе постоянного совершенствования уровня качества путем:

· постоянного повышения удовлетворенности потребителей на базе тщательного изучения и анализа их мнений и ожиданий с учетом последних потребностей развивающегося рынка строительно-монтажных, реставрационных услуг, стремительного развития экономики, техники и информационных технологий, требованию к качеству и скорости предоставления информации;

· выполнения работ в строгом соответствии с требованиями международных и национальных стандартов, включая стандарты экологической безопасности, документированных процедур компании;

· развития всего персонала посредством его мотивации к качественному выполнению поставленных задач на высоком профессиональном уровне с учетом интересов и возможностей каждого сотрудника, требований обеспечиваемых организаций;

· эффективного использования ресурсов и потенциальных возможностей предприятия, разработки решений и использования технических средств, наиболее уместных и выгодных для клиента при производстве работ на каждом конкретном объекте;

· достижения конкурентных преимуществ на рынке предлагаемых услуг за счет постоянного совершенствования комплексных решений поставленных задач, применения новых технологий и самого современного оборудования, внедрения лучших методов работы коллектива;

· построения взаимовыгодных и долгосрочных отношений с поставщиками для достижения гарантии качественного обеспечения предприятия необходимыми услугами, материалами при оптимальных издержках;

· завоевания у своих заказчиков репутации добросовестного, надежного, честного, ответственного и долгосрочно ориентированного партнера, способного оперативно и качественно выполнять поставленные задачи в рамках своей компетенции.

Опыт ООО "Петр Великий".

1.Свято-Троицкий Зеленецкий мужской монастырь, Волховский район, Ленинградской области (памятник истории и культуры регионального значения). Были выполнены следующие работы: архитектурно-археологические обмеры, инженерные обследования (шурфы); инженерно-археологические изыскания; разработка эскизного проекта (2 варианта) реставрации и приспособления; разработка проектной документации в полном объеме; передача документации на Государственную экспертизу.

2.Проектно-изыскательские работы на объекте : Александро-Невская Лавра, Митрополичий корпус по адресу: Санкт-Петербург, набережная реки Монастырки, д.1. Были выполнены следующие работы: архитектурно-археологические обмеры, инженерные обследования (шурфы); инженерно-археологические изыскания; разработка эскизного проекта реставрации; разработка проектной документации в полном объеме; передача документации на Государственную экспертизу.

3.Александро-Невская Лавра, Кладбищенская контора и архиерейская гостиница по адресу: Санкт-Петербург, набережная реки Монастырки, д.1-а, восточный двор, литер"Ч".Были выполнены следующие работы: архитектурно-археологические обмеры, инженерно-археологические изыскания; разработка технологических этапов реставрации штукатурной отделки, лепного декора, естественного камня, окрасок, разработка проектной документации в полном объеме; передача документации на Государственную экспертизу.

4.Здание бывшей станции переливания крови в Александро-Невской Лавре по адресу: Санкт-Петербург, набережная реки Монастырки, д.1. Были выполнены следующие работы: историко-архивные изыскания; архитектурно-археологические обмеры, инженерно-археологические изыскания; разработка технологических этапов реставрации; разработка проектной документации в полном объеме; передача документации на Государственную экспертизу.

5. Реставрация здания по адресу : Санкт-Петербург, Невский пр., д.177 под магазин церковных товаров. Были выполнены следующие работы: обследование технического состояния здания; обследование состояния материалов; разработка методик реставрации; архитектурно-археологические обмеры, инженерно-археологические изыскания; разработка эскизного проекта реставрации; разработка проектной документации в полном объеме; передача документации на Государственную экспертизу.

6.Общежитие №2 ФГОУ ВПО СПбГАУ по адресу : Санкт-Петербург, Пушкин, ул. Конюшенная, д.1/18. Были выполнены следующие работы: архитектурно-археологические обмеры, инженерные обследования (шурфы); инженерно-археологические изыскания; разработка эскизного проекта (2 варианта) реставрации и приспособления; разработка проектной документации в полном объеме; передача документации на Государственную экспертизу.

7.Реконструкция здания Государственного музея истории религии по адресу: ул.Почтамтская, дом 14. Сроки производства работ 2001 - 2003 г.г. Функция - генеральный подрядчик. Стоимость выполненных работ - 154 350,0 тыс.руб. За период производства работ выполнены: земляные работы, устройство буронабивных свай, монтаж металлоконструкций, железобетонный каркас корпуса музея, монолитные железобетонные перекрытия, комплекс отделочных работ, монтаж и наладка систем электроснабжения, вентиляции и кондиционирования, охранной и пожарной сигнализации, автоматического пожаротушения, водоснабжения и канализации.

8. Реконструкция здания факультета менеджмента Санкт-Петербургского государственного университета по адресу: Волховский переулок, дом 1. Сроки производства работ 2003 - 2004 г.г. Функция - генеральный подрядчик. Стоимость выполненных работ - 9 596,1 тыс.руб. За период производства работ выполнено: демонтаж конструкций полов, усиление деревянных балок перекрытий, монтаж металлических дублирующих балок перекрытий, устройство монолитных железобетонных конструкций, усиление кирпичных стен и сводов, отделочные работы.

9.Комплексная реконструкция и реставрация здания Российского академического театра драмы им. А.С.Пушкина (Александринского) по адресу: пл. Островского, дом 6. Сроки производства работ 2005 - 2006 г.г. Функция - генеральный подрядчик. Стоимость выполненных работ - 1 081 230,84 тыс.руб. За период производства работ выполнено: усиление и гидроизоляция фундаментов, монтаж механического оборудования сцены, монтаж металлоконструкций колосниковой решетки, комплекс отделочных и реставрационных работ, монтаж и наладка систем электроснабжения, вентиляции, дымоудаления и кондиционирования, охранной и пожарной сигнализации, автоматического пожаротушения, автоматики инженерных систем, акустики, технологического и подъемно-транспортного оборудования, постановочного освещения, звукового обеспечения, диспетчеризации, телевидения, телефонизации, водоснабжения и канализации.

10.Реконструкция производственно-вспомогательной базы Российского академического театра драмы им. А.С.Пушкина (Александринского) по адресу: ул. Салова, 42, корп. 4-А. Сроки производства работ 2006 - 2007 г.г. Функция - генеральный подрядчик. Стоимость выполненных работ - 241 250,0 тыс.руб. За период производства работ выполнено: земляные работы, устройство монолитных железобетонных фундаментов, монтаж металлоконструкций каркаса здания, устройство монолитных железобетонных перекрытий, монтаж ограждающих конструкций, комплекс отделочных работ, комплекс внутриквартальных инженерных сетей, монтаж и наладка систем электроснабжения, вентиляции и кондиционирования, охранной и пожарной сигнализации, телефонизации, водоснабжения и канализации, монтаж и наладка оборудования газовой котельной.

11. Комплексная реконструкция и реставрация здания СПб ГУК "Академический театр Комедии им. Н.П. Акимова" по адресу: Невский пр., дом 56. Сроки производства работ 2008 - 2009 г.г. Функция - генеральный подрядчик. Стоимость выполненных работ - 215 436,8 тыс.руб. За период производства работ выполнено: монтаж механического оборудования сцены, комплекс отделочных и реставрационных работ, монтаж и наладка систем электроснабжения, вентиляции, дымоудаления и кондиционирования, охранной и пожарной сигнализации, автоматического пожаротушения, автоматики инженерных систем, акустики, технологического и подъемно-транспортного оборудования, постановочного освещения, звукового обеспечения, диспетчеризации, телевидения, телефонизации, водоснабжения и канализации.

12.Реконструкция здания бывшего кинотеатра "Баррикада" по адресу: Б.Морская ул., дом 14, литера "А". Сроки производства работ 2005 - 2010 г.г. Функция - субподрядчик. Стоимость выполненных работ - 550 000,0 тыс.руб. За период производства работ выполнено: устройство монолитных перекрытий, усиление стен и сводов здания, комплекс ремонтно-реставрационных работ.

Помимо реконструкции памятников культуры фирма занимается ремонтами жилых помещений и промышленных зданий. Компания работает на внутреннем рынке Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Рынок России не осваивает.

Компания успешно реализует различные строительные проекты, выступая в качестве генерального подрядчика, генерального проектировщика, выполняя работы по обследованию, ремонту, реконструкции и реставрации объектов гражданского и промышленного назначения, памятников истории и культуры. С 2002 года - Компания вошла в состав Союза реставраторов Санкт-Петербурга, член Союза строительных объединений и организаций. С 2004 года - было положено начало сотрудничества с Балтийской Международной ассоциацией реставраторов.

Организационная структура ООО "ПЁТР ВЕЛИКИЙ"

5. Анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО "ПЁТР ВЕЛИКИЙ"

Отчетность

Отчетный период - 2010 год

Предыдущий период - 2009 год

Таблица 2.1. Баланс за 2010 год
Активы	сумма	Пассивы	сумма
Внеоборотные активы:	101 664,88	Капитал и резервы:	48 752,56
Основные средства (ОПФ)	101 664,88	Уставный капитал	1 000,00
Оборотные активы:	143 193,74	Нераспределенная прибыль	47 752,56
Незавершенное строительство	4 779,60	Кредиторская задолж.	196 106,06
Запасы	19 891,73	Долгосроч. займы и кредиты	0,00
Дебиторская задложенность	116 500,80	Краткосроч. займы и кредиты	82 575,26
Денежные средства на р/с	2 021,61	Задолженность предпр.	113 530,80
ВСЕГО активов	244 858,62	ВСЕГО пассивов	244 858,62
выручка	178410,24
себестоимость	132886,87
Нер-ая прибыль	47752,56
Таблица 2.2. Баланс за 2011 год
Активы	сумма	Пассивы	сумма
Внеоборотные активы:	99 548,19	Капитал и резервы:	26 245,39
Основные средства (ОПФ)	99 548,19	Уставный капитал	1 000,00
Оборотные активы:	87 916,27	Нераспределенная прибыль	25 245,39
Незавершенное строительство	4 301,64	Кредиторская задолж.	161 219,06
Запасы	16 902,56	Долгосроч. займы и кредиты	0,00
Дебиторская задложенность	64 850,72	Краткосроч. займы и кредиты	98 771,34
Денежные средства на р/с	1 861,35	Задолженность предпр.	62 447,72
ВСЕГО активов	187 464,46	ВСЕГО пассивов	187 464,45
выручка	141207,49
себестоимость	117968,38
Нер-ая прибыль	25245,39

Таблица 2. Отчет о прибылях и убытках
Наименование показателя	За отчетный период	За аналогичный период прошлого года
Доходы и расходы по обычным видам деятельности
Выручка (нетто) от продажи товаров, продукции, работ, услуг	141207,49	178410,24
Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг	104682,90	119269,63
Валовая прибыль	36524,60	59140,61
Прочие доходы и расходы
Проценты к получению	0	0
Проценты к уплате	13285,48	13617,24
Внереализационные доходы	2006,27	2229,19
Внереализационные расходы	0	0
Прибыль до налогообложения	25245,39	47752,56
Налог на прибыль (0%)	0	0
Чистая (нераспределенная) прибыль	25245,39	47752,56
Таблица 3. Отчет о движении денежных средств
Наименование показателя	За отчетный период
Движение денежных средств по текущей деятельности	262245,55
Средства полученные от покупателей и заказчиков	145075,11
Денежные средства направленные:
на оплату приобретенных товаров, работ, услуг и иных оборотных активов	102023,4398
на оплату труда	15147
Чистые денежные средства от текущей деятельности	27904,67
Движение денежных средств по инвестиционной деятельности	7916,68
Выручка от продажи объектов основных средств и иных внеоборотных активов	5016,68
Приобретение объектов основных средств и иных внеоборотных активов	2900
Чистые денежные средства от инвестиционной деятельности	2116,68
Движение денежных средств по финансовой деятельности	118929,24
Поступления от займов и кредитов, предоставленных другими организациями	67846,16
Погашения займов и кредитов (без процентов)	51083,08
Чистые денежные средства от финансовой деятельности	16763,08
ИТОГО ДЕНЕЖНЫЙ ПОТОК	46784,43

Анализ общего технико-экономического состояния строительного предприятия

В данной главе будут представлены основные данные по предприятию. Показатели его деятельности. А именно,

· себестоимость выполненных строительно-монтажных работ (СМР);

· уровень затрат на 1 рубль выполненных СМР;

· влияние цены строительной продукции и производительности труда на объем СМР;

· валовая прибыль и рентабельность деятельности предприятия.

Таблица 4. Основные технико-экономические показатели
Показатели	Предыдущий год	Отчетный год	Отклонение, тыс. руб.	Отклонение, %
Объем СМР, тыс.руб.	178410,240	141207,494	-37202,746	-20,85
в т.ч. объем СМР собственными силами, тыс. руб.	159563,088	129246,046	-30317,042	-19,00
Среднесписочная численность, чел.	134,000	121,000	-13,000	-9,70
Производительность труда, тыс.руб./чел.	1331,420	1167,004	-164,416	-12,35
в т.ч. производительность труда собственными силами, тыс.руб./чел.	1190,769	1068,149	-122,620	-10,30
Среднемесячная зарплата, тыс.руб.	1402,500	1262,250	-140,250	-10,00
Себестоимость выполненных СМР, тыс.руб., в т.ч.	119269,632	104682,899	-14586,733	-12,23
затраты на материалы	58362,304	48644,290	-9718,014	-16,65
заработная плата	16830,000	15147,000	-1683,000	-10,00
затраты на эксплуатацию машин и механизмов (МиМ)	3936,000	3542,400	-393,600	-10,00
амортизационные отчисления	4916,688	4415,019	-501,669	-10,20
накладные расходы	35224,640	32934,190	-2290,450	-6,50
Затраты на 1 рубль выполненных СМР (себ./СМР)	0,669	0,741	0,073	10,89
Стоимость основных средств, тыс.руб.	101664,880	99548,190	-2116,690	-2,08
Фондоотдача	1,755	1,418	-0,336	-19,17
Валовая прибыль, тыс.руб.	59140,608	36524,596	-22616,012	-38,24
Рентабельность основной деятельности, %	49,59	34,89	-14,69	-29,64

Анализ себестоимости строительной продукции

Коротко хотелось бы прокомментировать то, что можно увидеть. Начнем с того, что отклонение всех положительных параметров отрицательное, а отклонение отрицательных, точнее отрицательного, ведь он у нас один, - положительное. То есть, казалось бы, все плохо.

В первую очередь серьезно сократился объем СМР в стоимостном выражении, на 20,85%. Отчасти из-за снижения непосредственного объема работ (12%), частично из-за снижения цены за 1м² (10%). Почему снизилась цена, сложно судить, располагая лишь исходными данными. Искать ответ нужно где-то в факторах внешней среды. Снижением объемов работ уже можно привязать к другим данным.

Смотрим дальше, численность снизилась на 9,7%. Средняя зарплата также упала на 10%, а значит зарплату особо не урезали. На 12,35% снизилась производительность труда, что является крайне негативным показателем. У нас сократился штат, и казалось бы, нужно взять себя в руки и начать усиленно работать, но оставшиеся работнички по некоторым причинам стали откровенно халтурить. Халтура и снижение общей численности привело к неприятной цифре в 20,85%, характеризующей упадок СМР, а как следствие и много чего другого. Себестоимость продукции включает: стоимость потребленных сырья и материалов; затраты на топливо; затраты на энергию; расходы, связанные с эксплуатацией и амортизаций основных средств; расходы на оплату труда работников строительного предприятия; затраты на аренду основных средств; накладные расходы. При анализе себестоимости СМР плановые показатели сопоставляются с фактическими. Устанавливаются отклонения (экономия или перерасход), их причины и выявляются резервы снижения себестоимости. Обычно отклонения фактических затрат от плановых возникают вследствие влияния на этот показатель следующих факторов:

· структура СМР;

· изменение цен поставщиков на потребленное сырье и материалы, топливо и энергию, грузовые перевозки;

· изменение средневзвешенных цен на СМР по сравнению с принятыми в плане;

· изменение себестоимости отдельных видов СМР.

Себестоимость является одним из ключевых звеньев в деятельности организации, поскольку выручка складывается из цены за продукцию, которая сильно зависит от внешних факторов. Повлиять на нее в условиях сложившегося рынка крайне затруднительно. Вследствие этого, основные мероприятия по увеличению прибыли, а ведь именно прибыль является главной целью деятельности предприятия, связаны с уменьшением себестоимости. Как можно увидеть из таблицы №4, себестоимость в отчетном году упала на 12,23%, что на первый взгляд можно отнести к положительным моментам. Однако, уже довольно очевидно, что отчетный год охарактеризовался некоторым упадком активности, и соответственно, не все так очевидно, как могло бы показаться.

Думаю, будет уместно разместить здесь таблицу анализа себестоимости по статьям затрат:

Таблица 5. Анализ себестоимости по статьям затрат
№ п/п	Статьи затрат	Себестоимость предыдущий год, тыс. руб.	Себестоимость фактическая за отчетный год, тыс. руб.	Индивидуальный индекс (гр.4/гр.3)х100%, %	Изменение себестоимости, % (гр.5 - 100%)	Удел. вес статьи затрат в себестоимости	Общее влияние статьи на себестоимость, % (гр.6 х гр.7)
1	Материалы	58362,304	48644,2898	83,35	-16,65	0,4851	-8,08
2	Основная зарплата работников	16830	15147	90,00	-10,00	0,1511	-1,51
3	Затраты на эксплуатацию МиМ	3936	3542,4	90,00	-10,00	0,0353	-0,35
4	Накладные расходы	35224,64	32934,19	93,50	-6,50	0,3285	-2,14
5	Всего, в т.ч.:	114352,94	100267,88	87,68	-12,32	1,0000	-12,32
5.1	переменные затраты (мат)	58362,304	48644,2898	83,35	-16,65	0,4851	-8,08
5.2	постоянные затраты (ост)	55990,64	51623,59	92,20	-7,80	0,5149	-4,02

Основной фактор, влияющий на себестоимость - стоимость материалов. Его удельный вес составляет 49%. Затраты на материалы снизились на 16,65%. Вряд ли возникли проблемы с поставщиками. Более вероятно, что наше предприятие физически не смогло использовать большее количество материалов. Это может быть объяснено снижением численности работников (9,7%) и снижением их производительности (12,35%).

Снижение зарплаты объясняется снижением численности, так что по этому показателю все более-менее стабильно.

Еще заметное влияние на общую картину сыграло понижение накладных расходов. Накладные расходы (транспортные, складские, содержание офиса, подготовка строительной площадки и пр.) довольно сильно завязаны на СМР, а так как у нас заметное снижение этого показателя, накладные расходы, соответственно, также снизились.

Продолжая раскручивать цепочку, затраты на 1 рубль СМР выросли на 10,89%. Это с учетом снижения себестоимости на 12,23%, что плавно подводит к мысли о неэффективной работе персонала. В общем-то, абсолютно закономерно упала фондоотдача, примерно также как и объем СМР, ведь основные средства изменились всего на пару процентов. Ну и подбираясь к самому интересному, валовая прибыль упала аж на 38,24%. Падение СМР на 20,85% в процессе уменьшения чисел дало такую значительную разницу.

Подводя итоги вышесказанного, можно вполне отчетливо сделать вывод, что основная проблема предприятия на данном этапе развития, на данном этапе анализа в его кадрах. Сократив численность работников, мы видимо сократили самых лучших. Оставшиеся лодыри вполне логично уронили производительность труда. 13 человек, которые перестали работать в нашей команде, принесли потери прибыли в размере 38,24%.

Наверное, стоит взглянуть поподробнее на человеческие показатели.



Таблица 6. Анализ численности, состава и динамики использования рабочих кадров
Наименование показателя	Предыдущий период	Отчетный период	Отклонение в %
1. Численность промышленно-производственного персонала на начало года, чел.	111	134	20,72
2. Принято на работу, чел.	57	19	-66,67
3. Выбыло, чел.	34	31	-8,82
В том числе
3.1 по собственному желанию	21	19	-9,52
3.2 уволено за нарушение трудовой дисциплины	13	12	-7,69
4. Численность персонала на конец года, чел. (п.1+п.2-п.3)	134	122	-8,96
5. Среднесписочная численность персонала, чел.	123	128	4,49
6. Количество работников, проработавших весь год, чел (п.1-п.3)	77	103	33,77
7. Коэффициент оборота по приему работников (п.2/п.5)	0,465306122	0,1484375	-68,10
8. Коэффициент оборота по выбытию работников (п.3/п.5)	0,27755102	0,2421875	-12,74
9. Коэффициент текучести кадров ((п.3.1+п.3.2)/п.5)	0,27755102	0,2421875	-12,74
10. Коэффициент постоянства кадров (п.6/п.5)	0,628571429	0,8046875	28,02

Движение кадров характеризуется на предприятии следующими показателями:

Коэффициент оборота по приему:

Коэффициент оборота по увольнению

Текучесть кадров определяется отношением абсолютной текучести (количество выбывших работников по неуважительной причине) к среднесписочной численности:

Среднесписочную численность можно определить по формуле:

Предыдущий год предприятие начало с менее позитивного числа работников, 111 против 134. Выбыло в течение года и там, и там примерно одинаковое количество человек, что можно отнести к нормальному явлению.

Суть же проблемы в значительном снижении набора персонала. 66,67% совсем не шутки. Коэффициент оборота по приему это вполне отражает (68,1%).

При этом нужно отметить положительную динамику по коэффициенту выбытия и коэффициенту текучести кадров - 12,74%, а также по коэффициенту постоянства кадров - 28,02%, который говорит о том, что на нашем предприятии есть опытные сотрудники и их число растет. На фоне этого не совсем понятно серьезное снижение производительности, видимо причиной этому послужил уход конкретно тех, кто обладал высокой квалификацией, а также возможное ухудшение социальной, психологической, организационной обстановки на предприятие.

Исходя из сказанного, необходимо провести мероприятия, направленные на повышение производительности и рост общей численности:

· повышение заинтересованности в результате