Інформація в менеджменті, її системи і технології

Інформаційні системи федерального значення вирішують завдання інформаційного обслуговування апарату адміністративного управління і функціонують в усіх регіонах країни.

Територіальні (регіональні) інформаційні системи призначені для вирішення інформаційних завдань управління адміністративно-територіальними об'єктами, розташованими на конкретній території.

Муніципальні інформаційні системи функціонують в органах місцевого самоврядування для інформаційного обслуговування фахівців і забезпечення обробки економічних, соціальних і господарських прогнозів, місцевих бюджетів, контролю та регулювання діяльності всіх ланок соціально-економічних областей міста, адміністративного району.

Загалом можна сказати, що з позиції ділового бачення інформаційна система являє собою організаційні й управлінські рішення, засновані на інформаційних технологіях, у відповідь на виклик, що посилає навколишнім середовищем. Розуміти інформаційні системи - це не означає бути грамотним у використанні комп'ютерів, менеджер повинен більш широко розуміти сутність організації, управління і технологій інформаційних систем і їхня можливість забезпечити вирішення проблем у діловому навколишньому середовищі.

2.3 Особливості застосування інформаційних технологій в організаціях різного типу

Інформаційні технології є основною складовою інформаційної системи організаційного управління та безпосередньо пов'язані з особливостями функціонування підприємства або організації. Ковальов визначає вибір стратегії розвитку в організації автоматизованої інформаційної технології наступними факторами:

- Областю функціонування підприємства або організації;

- Типом підприємства чи організації;

- Виробничо-господарської чи іншою діяльністю;

- Прийнятої моделлю управління організацією або підприємством;

- Новими завданнями в управлінні;

- Існуючої інформаційної інфраструктурою.

Основоположним чинником для побудови інформаційної технології з прив'язкою її до прийнятої моделі управління та існуючої інформаційної інфраструктурі є область функціонування об'єкта. Так само на формування технології обробки інформації впливає тип організації. В організаціях різного типу в залежності від вимог до вирішення завдань управління економічним об'єктом формується технологічний процес обробки інформації. При впровадженні інформаційних систем організаційного управління та технологій основними критеріями також є величина організації та область її функціонування. З урахуванням цих критеріїв робиться вибір програмно-апаратного забезпечення інформаційної технології вирішення конкретних функціональних завдань, на основі яких приймаються відповідні управлінські рішення.

Для вивчення особливостей застосування ІТ на різних підприємствах всі організації умовно можна розділити на три великі групи - малі, середні і великі.

1. На малих підприємствах різних сфер діяльності інформаційні технології, як правило, пов'язані з вирішенням завдань бухгалтерського обліку, накопиченням інформації по окремих видах бізнес процесів, створенням інформаційних баз даних за спрямованістю діяльності фірми та організації телекомунікаційного середовища для зв'язку користувачів між собою та з іншими підприємствами та організаціями . Персонал малих підприємств працює в середовищі локальних обчислювальних мереж різної топології з організацією автоматизованого банку даних для концентрації інформаційних ресурсів підприємства.

Індивідуальні програми та функціональна інформація фахівців малого підприємства локалізуються на рівні автоматизованих робочих місць або робочих станцій локальної обчислювальної мережі, а автоматизований банк даних використовується для ефективної інформаційної підтримки роботи верхньої ланки управління.

Тому на малих підприємствах найбільш доцільна організація комбінованої інформаційної технології, яка поєднує в собі розподілену обробку даних з централізацією інформаційних ресурсів в автоматизованому банку даних.

В якості центральної обчислювальної системи, реалізованої для організації автоматизованого банку даних, використовуються UNIX-сервер, мейнфрейм або суперкомп'ютер.

Комбінована мережева організація автоматизованої інформаційної технології має такі переваги:

- Економія експлуатаційних витрат;

- Можливість ефективної реалізації архітектури «клієнт-сервер»;

- Висока адаптивність до вимог користувачів за рахунок широкого спектру варіантів поєднання апаратних і програмних засобів.

Однак концентрація системи навколо єдиного серверу не завжди є кращим рішенням, так як існують жорсткі обмеження на кількість клієнтів, підключених до сервера. Збільшення числа клієнтів призводить до уповільнення реакції системи. Крім того, в сучасних умовах функціонування підприємства або організації для вироблення оптимального управлінського рішення необхідно централізовано вирішувати різнопланові завдання, починаючи з традиційних бізнес додатків типу програм бухгалтерського обліку і закінчуючи завданнями оцінки комерційного ризику з використанням систем штучного інтелекту. Практика показує, що змішувати весь спектр подібних завдань в одному комп'ютері неефективно, а спроби обійти зазначені обмеження за рахунок нарощування обчислювальної потужності центрального сервера призводять до різкого збільшення фінансових витрат. Тому подібне комбіноване побудова автоматизованої інформаційної технології та організація локальної обчислювальної мережі з одним інформаційним вузлом концентрації цілком себе виправдовують тільки при реалізації на малих підприємствах.

2. У середніх організаціях велике значення для управлінської ланки грають функціонування електронного документообігу і прив'язка його до конкретних бізнес процесам. Для таких організацій характерні розширення кола розв'язуваних функціональних завдань, пов'язаних з діяльністю фірми, організація автоматизованих сховищ та архівів інформації, які дозволяють накопичувати документи в різних форматах, припускають наявність їх структуризації, можливостей пошуку, захисту інформації від несанкціонованого доступу. Виробляється нарощування можливостей різних форм організації зберігання і використання даних: розмежування доступу, розширення засобів пошуку, ієрархія зберігання та класифікації.

Для виключення різних проблем пов'язаних з перевантаженням в організації інформаційної технології середніх підприємств використовується кілька серверів у різних функціональних підрозділах підприємства. Так, локальна обчислювальна мережа середніх підприємств являє собою дворівневу обчислювальну мережу, на верхньому рівні якої організована комунікаційна середовище для обміну інформацією між локальними серверами, а на нижньому рівні - підключення локальних обчислювальних мереж різної топології кожного функціонального підрозділу до локального сервера для забезпечення користувачам взаємного обміну інформацією і доступу до корпоративних ресурсів.

3. У великих організаціях інформаційна технологія будується на базі сучасного програмно-апаратного комплексу, що включає телекомунікаційні засоби зв'язку, багатомашинні комплекси, розвинену архітектуру «клієнт-сервер», застосування високошвидкісних корпоративних обчислювальних мереж. Корпоративна інформаційна технологія великого підприємства має, як правило, трирівневу ієрархічну структуру, організовану у відповідності зі структурою територіально роз'єднаних підрозділів підприємства: центральний сервер системи встановлюється в центральному офісі, локальні сервери - у підрозділах і філіях, станції клієнтів, організовані в локальні обчислювальні мережі структурного підрозділу , філії або відділення - у персоналу компанії.

Таким чином, можна зробити висновок, що те, як будуть організовані інформаційні технології на підприємства, в першу чергу залежить від розмірів його інформаційної системи, тобто кількості оброблюваної інформації необхідної для успішного функціонування і розвитку. Інформаційна система ж формується виходячи з області функціонування об'єкта, типу, організаційної структури і розмірів.

РОЗДІЛ 3. ПРАКТИЧНА ЧАСТИНА

3.1 Характеристика підприємства

Для проведення дослідження в галузі застосування інформаційних технологій розглянемо підприємство, що відноситься до швейної промисловості - «Сінара», відкрите акціонерне товариство, юридична особа.

В даний час ВАТ «Сінара» спеціалізується на пошитті верхнього одягу і є найбільшим виробником чоловічих костюмі.

В даний час асортимент продукції досить великий. Чоловічий асортимент включає: костюми трійки, пальто, куртки, сорочки, брюки, піджаки, жилети, краватки, кашне, кепі, метелики - все це з різних видів матеріалу. Жіночий асортимент складають: зимові, утеплені, демісезонні пальта, жакети, блузки, спідниці, капелюхи. Дитячий асортимент за різноманітністю не поступається дорослому. Освоєно курточна-плащової асортимент. Також є і побічна виробництво: тапочки кімнатні, рукавиці, валики малярські, мішки для сміття. Приймаються спец. замовлення.

Місія організації: «Ми будемо намагатися забезпечити повне задоволення потреб покупців, адже саме для них ми і працюємо; будемо працювати на благо наших акціонерів, які довірили нам свій капітал; на благо наших співробітників, чесно і віддано працюють на нашому підприємстві; на благо всього суспільства ».

Цілі: - Завоювання нових ринків;

- Зниження витрат виробництва в порівнянні з основними конкурентами;

- Збільшення щорічного обсягу продажів;

- Підвищення якості продукції;

- Задоволення потреб в одязі наших клієнтів.

При розгляді даної організації як системи, можна виділити наступні її елементи (підсистеми): фінанси, виробництво, кадри, маркетинг і збут. Від того, наскільки ефективно функціонують і взаємодіють між собою окремі підрозділи, залежить результат діяльності самого підприємства.

Цілі даних підсистем:

- Маркетингової - вивчення споживчих потреб з метою підвищення конкурентоспроможності наявної продукції і створення нової;

- Виробничої - безпосередньо виготовлення продукції;

- Збутової - просування товарів на ринок;

- Фінансової - ведення обліку виробничого процесу, проведення економічного аналізу з метою виявлення резервів зростання прибутку і зниження витрат;

- Кадрової - організація трудового процесу на підприємстві.

Структура управління організацією - блочно-цільова. Структура системи управління, прийнята на ВАТ «Сінара» відноситься до ієрархічного типу з «сильними зв'язками», в якій елемент нище рівня підпорядкований одному вузлу вищестоящого. Дану структуру можна так само охарактеризувати як функціональну, так як система ділиться на блоки, що мають чітко окреслені завдання. У структурі системи управління можна виділити такі традиційно функціональні блоки, як блок маркетингу та збуту, блок економіки і фінансів.

Тип організації:

- По взаємодії із зовнішнім середовищем - органічна;

- По взаємодії підрозділів - лінійно-функціональна;

- По взаємодії з людиною - корпоративна.

3.2 Види інформації, використовуваної на підприємстві

Як вже говорилося вище, в залежності від джерела отримання інформація поділяється на зовнішню і внутрішню.

Розглядаючи дане підприємство як систему, відзначимо, що, на вході підприємство отримує із зовнішнього середовища матеріальні, трудові, фінансові, енергетичні, інформаційні ресурси. При цьому під матеріальними ресурсами, які надходять на «Сінара», розуміються тканина, фурнітура, оздоблювальні матеріали і т.д.; під трудовими ресурсами - кадри, в якості інформаційних ресурсів виступають відомості про учасників ринку: споживачів, постачальників, конкурентів, посередниках.

Для отримання інформації про споживачів розглядаються нами підприємством ВАТ «Сінара» використовуються різні методи. Відділом маркетингу проводяться регулярні маркетингові дослідження у формі анкет і опитувань, вивчаються споживчі переваги, дається оцінка продукції споживачами. Дані анкети пропонуються до заповнення відвідувачам фірмових магазинів ВАТ «Сінара». Як відомо, саме через роздрібну торгівлю виробник отримує інформацію про попит на товар, будучи найбільш чутливим індикатором регулювання обсягів виробництва.

Отримана інформація надходить у відділ маркетингу та ретельно аналізується з метою отримання на виході маркетингових планів роботи підприємства.

Також інформація про потенційних споживачів надходить з офіційних джерел інформації - статистичних органів, засобів масової інформації, і т.п. у формі соціальних, демографічних, економічних, поведінкових і інші показників. Інформація даного виду стосується, перш за все, динаміки заробітної плати по Новосибірську і області, а також по всіх містах, що входять в мережу розповсюдження продукції ВАТ «Сінара», середньодушового доходу, прожиткового мінімуму. Дана інформація також ретельно аналізується для орієнтації на той чи інший сегмент споживчого ринку та встановлення відповідної цінової політики.

Крім інформації про споживчому ринку величезну цінність для підприємства представляє інформація про ринок робочої сили у вигляді статистичних даних, даних, що надаються службою зайнятості г.Новосибирска у відповідь на запити про заповнення вакантних робочих місць, інформація з інституту легкої промисловості про випускників, бажаючих працювати на ВАТ «Сінара». Інформація про конкурентів надходить із звітів, опублікованих ними (якщо такі публікуються) у засобах масової інформації, мережі Інтернет, статистичних органів, рекламно-інформаційних джерел.

Інформація від постачальників надходить у вигляді прайсів на відповідні сировину і матеріали, послуги, даних про наявний асортимент, а також наявні сертифікати якості, відповідність державним стандартам

Не менш важливою є інформація, що надходить з державних органів влади: податкової інспекції, міської адміністрації, що стосується зміни законодавства, оподаткування і т.д.

Від посередників інформація надходить у формі звітів про обсяги реалізованої продукції та її асортимент, а також напрямках реалізації, як вже існуючих, так і принципово можливих.

Внутрішня інформація.

Перш за все, необхідно відзначити вертикальний характер руху інформації на даному підприємстві. Від підлеглих інформація надходить безпосередньому керівнику у формі звітів про виконану роботу, виконаних завдань, планам. Від керівників підлеглим інформація надходить у формі розпоряджень, наказів, планів, завдань і т.п.

У функціональному відношенні наявну інформація на ВАТ «Сінара» можна представити в наступному вигляді.

Інформація виробничої підсистеми представлена ??у вигляді звітів з виконання плану, асортименту, шлюбу тощо

Інформацію фінансової підсистеми можна представити у вигляді звітності: бухгалтерських балансів, звітів про рух коштів, про прибутки і збитки; фінансових планах, даних по заробітній платі.

Інформація кадрової підсистеми: дані про продуктивність праці, графіки робочого часу, режими праці та відпочинку.

Важливе значення для діяльності всього підприємства має інформація, що стосується динаміки продажів у загальному і по окремих асортиментних групах, що надходить від роздрібних магазинів, оптовиків і від філій ВАТ «Сінара» за межами м. Новосибірська.

Керівництво «Сінара», як акціонерного товариства, надає своїм акціонерам щорічний інформаційний звіт про результати діяльності підприємства за рік. Але необхідно відзначити, що дана інформація доступна тільки для акціонерів, ніде не публікується і не афішується, що суперечить основним принципам корпоративного управління.

До вихідної інформації для розглянутого підприємства можна віднести різного роду рекламно-інформаційні матеріали, що стосуються асортименту своєї продукції і цін, звіти для податкової інспекції, статистичних органів і т.д.

До вихідної інформації також можна віднести сайт ВАТ «Сінара» в мережі Інтернет, в якому публікується інформація про підприємство, виробництво, магазинах, асортимент і ціни продукції, що випускається, а також новини компанії.

З довкілля у відділ маркетингу надходить інформація у формі заповнених анкет споживачів своєї продукції - відвідувачів роздрібних магазинів. Дана інформація переробляється відділом маркетингу, робляться відповідні висновки, які передаються у відділ розвитку, основна мета якого - розробка нової продукції, яка відповідає запитам споживачів. Звідти інформація надходить в планово-економічний відділ, який за допомогою фахівців виробничого відділу визначає необхідні ресурси, прораховує всі витрати, пов'язані з випуском даного виду продукції, визначає можливий розмір прибутку і рентабельності.

При позитивному результаті інформація надходить у виробничий відділ у вигляді конкретних планів на виробництво продукції.

У зовнішнє середовище надходить готова продукція з інформацією про її асортименті, цінах і т.п.

3.3 Рекомендації щодо вдосконалення процесу передачі та обробки інформації в ВАТ «Сінара»

В якості рекомендацій щодо усунення проблем, пов'язаних з передачею та обробкою інформації в даній організації, на мій погляд, можна запропонувати звертати більше уваги не тільки на вертикальну, але і на горизонтальну спрямованість передачі інформації. Природно, що дана обставина залежить, насамперед, від існуючої організаційної структури.

Керівництву ВАТ «Сінара» необхідно серйозно подумати про перехід до більш прогресивним системам управління, можливо, до управління з бізнес-процесів.

Щодо процесів слід сказати, що необхідність переходу до управління з бізнес-процесів знаходить розуміння у вищого керівництва організації. Але впровадження гальмується в силу дії різних об'єктивних і суб'єктивних причин. Тому в організації зосередили основну увагу на існуючих функціях. Ці функції реформуються, оптимізуються, доповнюються або, навпаки, скорочуються - загалом підприємство намагається витягти максимум з існуючого способу управління.

Між окремими функціональними підрозділами існують тісні зв'язки. Хоча ці зв'язки (неформальні процеси) можна вважати задовільними, тим не менше, їх слід було б упорядкувати, а ще краще описати і зафіксувати, надати їм офіційний статус. Це буде перший крок у процесно-орієнтованому напрямку.

Загалом треба відзначити, що положення даного підприємства на ринку поступово поліпшується і для збільшення темпів таких тенденцій необхідно використовувати всі потенційні сили фірми, подолати її недоліки, при цьому скористатися можливостями і уникнути загроз зовнішнього оточення.

ВИСНОВОК

У ході виконання роботи була досягнута її основна мета. У висновку зробимо кілька загальних висновків по роботі.

Інформація - це дані, перетворені у форму, яка є значущою і корисною для людей. Інформація являє собою найважливіший організаційний ресурс. Вона входить у загальний комплекс ресурсів фірми, поряд з кадровими, фінансовими і т.д. Інформацію необхідно планувати з точки зору виявлення потреб фірми в ній.

Інформація - це один із найважливіших факторів, який впливає на ефективність управління і розвиток організації в цілому.

Як відомо, щоб об'єкт управління не був банкрутом в умовах ринкової економіки, необхідно організувати кваліфіковане керівництво цим об'єктом. Проте оперативне і якісне керівництво залежить від своєчасного забезпечення менеджерів і фахівців об'єктивною для цього інформацією.

Для того щоб прийняти правильне рішення, необхідно мати певну кількість інформації. Проте обсяг інформації не може визначатися тільки кількістю документів, сторінок, показників. Можна збирати і обробляти величезні масиви відомостей, які або будуть не потрібні для прийняття рішень, або їх не можна буде засвоїти і використати. Інколи короткі документи можуть бути більш змістовними, ніж великі доповіді й довідки.

Правильне визначення кількості інформації дає змогу уникнути перевантаження керівників і спеціалістів, оскільки існує показник межі інформації, яку може переробити людина за певний період. На практиці здебільшого спостерігається перевантаження інформацією виробничого персоналу приблизно у 3-4 рази порівняно з нормами.

інформаційний технологія управління носій

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

Афанасьев С.В., Ярещенко В.Н. Эффективность информационного обеспечения управления. - М.: Экономика, 2011.

Веснин В.Р. Основы менеджмента. - М.: «Триада, ЛТД», 2008. - 286 с.

Виханский О.С., Наумов А.И. Практикум по курсу «Менеджмент». - М.: Гардарика, 2009.

Галькович Р.С., Набоков В.И. Основы менеджмента. - М.: ИНФРА - М, 2002. - 189 с.

Гончаров В.В. Руководство для высшего управленческого персонала. - М.: МНИИПУ, 2008.

Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. - М.: Финансы и статистика, 2011. -368 с.

Игнатьева А.В., Максимов М.М. Исследование систем управления: Учебное пособие. - М.: Юнити, 2002.

Информационный менеджмент. Учебник. / Под ред. Е.С. Стояновой. - М.: Перспектива, 2006. - 312 с.

Кабаков В.С., Порховник Ю.М., Зубов И.П. Менеджмент: проблемы - программа - решение. - Л., 2009.

Ковалев В.В. Введение в информационный менеджмент. - М.: Финансы и статистика, 2006.

Ладанов И.Д. Практический менеджмент. Ч. 2. Менеджерское искусство. Секреты современного бизнеса. - М.: Ника, 2005.

Лунёв В.Л. Тактика и стратегия управления фирмой: Учебное пособие. - М.: Финпресс, НГАЭиУ, 2010.

Менеджмент организации. Учебное пособие/Под редакцией З.П. Румянцевой и Н.А. Саломатина. - М.: Инфа-М, 2009.

Мэскон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер с англ. - М.: Аудит,ЮНИТИ, 2003.

Мамиконов А.Г. Принятие решений и информация. - М.: Наука, 2004.

Осовська Г.В., Осовський О.А. Основи менеджменту Навчальний посібник / К.: "Кондор", 2011.- 664 c.

Титоренко Г.А. Информационные технологии управления. -- СПб.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

Размещено на Allbest.ru