Інформація в менеджменті, її системи і технології

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. ІНФОРМАЦІЯ В МЕНЕДЖМЕНТІ

1.1 Значення інформації та її класифікація

1.2 Джерела та носії інформації. Захист інформації

1.3 Якість інформації

РОЗДІЛ 2. ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ І ТЕХНОЛОГІЇ

2.1 Основні поняття

2.2 Класифікація інформаційних систем і технологій

2.3 Особливості застосування інформаційних технологій в організаціях різного типу

РОЗДІЛ 3. ПРАКТИЧНА ЧАСТИНА

3.1 Характеристика підприємства

3.2 Інформаційні технології на підприємстві

ВИСНОВОК

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ВСТУП

Загальновідомо, що значення інформації в усіх сферах людської діяльності на сучасному етапі постійно зростає, що пов'язано із змінами соціального характеру, появою новітніх досягнень у галузі техніці та технології, результатами наукових досліджень.

Науково-технічна революція висунула інформацію в якості найважливішого чинника виробничого процесу. Інформаційний процес необхідний як неодмінна умова роботи сучасної техніки, як засіб підвищення якості робочої сили, як передумови успішної організації самого процесу виробництва.

Інформація потрібна всім: керуючим структурам, колективам підприємств, громадським організаціям і т. д. Неможливо спиратися тільки на інтуїцію, на свій життєвий і практичний досвід. Необхідно отримувати й освоювати всю інформацію, яка допомагає вирішувати виникаючі питання. Якщо люди не зможуть обмінюватися інформацією, ясно, що вони не зуміють працювати разом, формулювати цілі й досягати їх.

Інформація виступає сьогодні як один з першорядних ресурсів, значення якого не менше, ніж значення матеріальних, сировинних і інших ресурсів. Використання ресурсів, значною мірою, залежить саме від стану і використання інформації. На відміну від більшості ресурсів, які здатні виснажуватися, інформаційний потенціал може використовуватися багато разів як колективами, так і окремими працівниками. При цьому він постійно збільшується і збагачується.

Мета даної роботи - розкрити інформацію в менеджменті, її системи і технології.

РОЗДІЛ 1. ІНФОРМАЦІЯ В МЕНЕДЖМЕНТІ

1.1 Значення інформації

Хто володіє інформацією - той володіє світом - цей принцип, актуальний для всієї історії людства, наприкінці ХХ століття став актуальним як ніколи. У ХХ Столітті відбулася трансформація суспільства із промислового на суспільство інформації. Жодна з трансформацій суспільства ХХ століття не криє в собі стільки складнощів і сили, як мегазсув людства до суспільства інформації.

Сучасна інформаційна революція за своїми потенційними можливостями і залежно від умов, що складаються, набагато перевищує попередню. Лише ті компанії, які, вступаючи на новий шлях розвитку, слідуючи мегатенденції, можуть досягти успіху в майбутньому. І навпаки, ті компанії, які залишаться осторонь мегатенденції і будуть продовжувати діяти на основі категорій старого промислового суспільства, неминуче перейдуть до розряду відсталих і з часом зникнуть. Обрати інший шлях, ігноруючи мегатенденцію, все одно що плисти проти течії.

Доказом цього є успіх компаній, діяльність яких базується на інформаційних технологіях. Ці компанії перебувають на хвилі успіху - мають найбільші прибутки, найвищі темпи розвитку. Наприклад, Японія, не маючи шансів в індустріальному суспільстві, через відсутність природних ресурсів, стала однією з найбагатших і найрозвинутіших країн світу, виробляючи інформацію в різноманітних її проявах.

А отже, питання про інформацію, інформаційне забезпечення управління є найактуальнішим і таким яке постійно потрібно досліджувати.

Термін "інформація" (лат. informatio) означає "пояснення", "викладення", "повідомлення". Він набув ужитку ще наприкінці XIX сторіччя, але спочатку використовувався лише щодо засобів зв'язку. З розвитком науки і техніки інформацію почали розглядати залежно від конкретного змісту з видокремлюванням її різновидів, які стосуються різних галузей людської діяльності.

Нині під інформацією розуміють сукупність корисних відомостей, які є об'єктом збирання, реєстрації, зберігання, передавання й перетворення. Інформація є одним із ресурсів, який може накопичуватися, реалізуватися, поновлюватися, є придатним для колективного використання та (на відміну від інших ресурсів) у процесі споживання не втрачає своїх якостей.

Інформацію можна поділити на декілька категорій, це: факти, оцінки, прогнози, узагальнені зв'язки, конфіденційна інформація, чутки.

Факт - це інформація про подію або умову, що їх можна безпосередньо спостерігати та аналізувати. Фактична інформація, яка використовується, є дуже різноманітною і великою за обсягом, формується з різних джерел, потребує накопичення в базі даних і дальшої обробки, в основній масі циклічно повторюється.

Розв'язання аналітичних задач потребує фактичної інформації як про внутрішнє, так і про зовнішнє середовище. Ця інформація є основою для аналізу виконання планів, вивчення динаміки показників та прогнозування на майбутнє.

Оцінка ґрунтується на висновках, зроблених щойно чи колись у минулому. Вона не завжди є достовірною і може мати різні похибки, пов'язані із використанням певних методів вимірювання і розрахунків, похибками у вибірці, глибиною професійних знань спеціаліста, який вибрав методику розрахунку та дав оцінку. За результатами оцінки формується база даних для прогнозування майбутнього, особливо коли використовуються бази знань та експертні системи.

Прогнози частково ґрунтуються на аналогії і частково на тому, що заведено називати "здоровим глуздом". Для прогнозування використовуються різні методи й моделі розрахунків, знання експертів і спеціалістів у конкретній сфері. Для забезпечення достовірності прогнозу доцільно використовувати різні методи прогнозування та порівнювати отримані результати. Також майже завжди є можливість порівняти прогнозну й фактичну інформацію та зробити необхідні висновки.

Конфіденційна інформація, як і джерело її отримання, не підлягає розголошенню і має різний рівень надійності. До неї відносять відомості про плани конкурентів, про науково-технічні досягнення, можливі зміни в законодавстві країн стосовно виробництва, торгівлі, податків тощо.

В аналітичних розрахунках багато важать чутки. Хоч чутки є не дуже надійним джерелом інформації, проте коли їх опубліковано в пресі, оприлюднено в публічних виступах і заявах, вони можуть тимчасово спричинити зміни на ринку, навіть якщо зміст чуток не відповідає дійсності.

Аналітичну інформацію можна подати в табличній та графічній формах, у вигляді текстів і динамічних рядів.

Більша частина інформації, зібрана одним відділом, необхідна й іншому, тому дублювання зусиль по збору інформації є неефективним. Звідси -- потреба створення інтегрованої управлінської інформаційної системи.

Класифікація інформації

Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками:

1) за формою відображення:

- візуальна (графіки, таблиці, табло і т. д.);

- аудіоінформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку);

2) за формою подання:

- цифрова;

- буквенна;

- кодована;

3) за порядком виникнення:

- первинна;

- похідна;

4) за характером носіїв інформації:

- документована;

- недокументована;

5) за призначенням:

- директивна (розпорядча);

- звітна;

- довідково-нормативна;

6) за напрямом руху:

- вхідна;

- вихідна;

7) за стабільністю:

- умовно-змінна;

- умовно-постійна;

8) за способом відображення:

- текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова);

- графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки);

9) за способом обробки:

- що піддається механізованій обробці;

- що не піддається механізованій обробці.

Залежно від функції, яку виконує інформація в управлінському циклі, вона буває розпорядчою, зворотного зв'язку, запам'ятовуючою та ін.

У процесі управлінської діяльності використовують науково-технічну, адміністративно-правову, метеорологічну, агробіологічну та інші види інформації. Наукову інформацію, в свою чергу, поділяють на економічну, соціально-політичну, ідеологічну та ін. Найбільшу питому вагу у загальній кількості інформації мають економічні дані.

Економічна інформація -- це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображають суспільно-економічні явища і процеси. Вона містить дані соціально-економічного планування і прогнозування, фінансових планів, первинного, оперативного й бухгалтерського обліку, статистичної звітності, економічного аналізу тощо. Інформацію, яку використовують у народному господарстві, поділяють на відомчу (інформація підприємств, об'єднань, організацій, міністерств і відомств) і народногосподарську (інформація районних, обласних і центральних загальнодержавних органів управління).

Економічну інформацію класифікують за фазами, стадіями і циклами відтворення, сферами економіки, ресурсами, що використовуються, факторами виробництва та ін.

За призначенням інформацію ділять на планову, обліково-бухгалтерську, звітну, статистичну, виробничо-оперативну, розпорядчу, довідкову, нормативну; за способом передачі -- на ту, що передається усно, поштою, телефоном, телетайпом, факсом; за періодичністю - на систематизовану (змінну, добову, декадну, квартальну і т. п.) і ймовірну, обумовлену зовнішніми і внутрішніми виробничими подіями (вихід з ладу техніки, затримка з поставкою пального, насіння і т. п.); за характером носіїв -- на документизовану і недокументизовану щодо процесу обробки -- на оброблювану, необроблювану і аналітичну.

Крім того, інформація може ділитись на достовірну і недостовірну, достатню, недостатню і надлишкову, активну і пасивну, цифрову, алфавітно-цифрову і алфавітну.

За місцем виникнення розрізняють зовнішню інформацію, що надходить від вищестоящих органів, а також підприємств, організацій і установ, які підтримують з об'єктом управління господарські зв'язки, і внутрішню -- що виникає на підприємстві (в об'єднанні). Так, на основі планового завдання приймаються управлінські рішення, які потім відображують у матеріально-технічній підготовці виробництва, техніко-економічному і оперативному плануванні, оперативному управлінні технологічними і економічними процесами, обліку і контролі за фінансовою діяльністю підприємства, звіті, аналізі результатів виробничо-господарської діяльності тощо.

Інформація, яка використовується в господарському управлінні, існує у вигляді масивів, потоків, а також у розсіяному, незібраному вигляді.

Масиви -- це інформаційні фонди, матеріали статистичних управлінь, архівів, бібліотек тощо.

Сукупність повідомлень з однаковими або близькими властивостями, що розподілені у даній системі з метою здійснення управління, утворюють інформаційні потоки на підприємстві.

Потоки інформації різноманітні: потоки висхідної інформації -- основа для розробки рішень; потоки низхідної інформації -- це постанови, рішення, вказівки вищестоящих організацій; потоки регулюючої інформації -- зазначені вище документи і деякі спеціальні нормативні положення.

Залежно від того, яку функцію обслуговує економічна інформація, її поділяють на облікову і звітну, що відображає події, які відбулися; планову, що відображає події, які намічаються, нормативну і аналітико-прогнозовану, що відображає події або явища сучасного і майбутнього; регулюючу, що відображає процес досягнення пропорційності у виробничому і управлінському процесах.

У свою чергу, облікову інформацію поділяють на бухгалтерську, статистичну і оперативно-технічну. Характерною особливістю бухгалтерської інформації є її висока точність. Вона відображує детерміновані події, про які точно відомо, що вони відбулися. Водночас бухгалтерська інформація відображає події, що відбулися із запізненням. Тому якість її визначається тим, наскільки вдається зменшити розрив між строками подій і відображенням їх у бухгалтерських документах. Оперативно-технічна інформація становить систему показників, що відображають діяльність об'єкта на певну дату. На відміну від бухгалтерської, ця інформація не обов'язково має документований вигляд. Вона може бути одержана із телефонних повідомлень або усних доповідей спеціалістів і керівників середньої ланки. У підприємницькій діяльності використовують планову інформацію у вигляді нормативів матеріальних витрат і затрат праці. Від якості нормативної інформації залежать ефективність управління, дієвість рішень, що приймаються, успішність здійснення контрольних та інших функцій.

Різні види економічної інформації виконують неоднакову роль у системі управління. Так, планова і нормативна інформації прямо пов'язані з виробництвом, а бухгалтерська, статистична і оперативно-технічна інформація є засобом зворотного зв'язку. У загальному обсязі економічної інформації питома вага інформації, що виконує функції прямого зв'язку, становить близько 24%, і зворотного зв'язку -- 76%.

Інформація має ряд характерних особливостей таких, як корисність, вірогідність, однозначність, періодичність, несуперечливість, надмірність.

Корисність інформації прийнято оцінювати за тим ефектом, який ця інформація здійснює на результати управління.

На практиці інформація може бути зовсім непотрібною (не змінює ймовірності досягнення цілі і розв'язання поставлених завдань) і надзвичайно цінною, дає змогу підвищити імовірність досягнення цілі.

В інших випадках одержана інформація може призвести до прийняття рішення, що змінює положення об'єкта управління в гірший бік, тобто зменшує імовірність досягнення цілі,-- ця інформація називається дезінформацією.

Важливою якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Вірогідною якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Важливою вважають інформацію, яка не перевищує припустимий рівень перекручення дійсного явища або процесу і відображає те, що вона повинна відображати. На вірогідність інформації, яка надходить, впливають інформаційні бар'єри, тобто перешкоди, що заважають збереженню кількості і якості інформації і призводять до її неповноти (географічні, відомчі, економічні, технічні, психологічні бар'єри).

Надмірність інформації (повторюваність, дублювання) може бути корисною, якщо вона підвищує надійність системи даних, і непотрібною -- якщо вона містить дані, які повторюються і не використовуються для прийняття рішень. Кожний менеджер за будь-яких обставин повинен забезпечувати надійну цінність інформації, що передається. Критерієм в оцінці цієї вимоги є глибина, змістовність і ступінь відповідності інформації поставленим цілям.

Для ефективного функціонування системи управління важливе значення має своєчасність надходження інформації. Часткова інформація, одержана своєчасно, значно корисніша для управління, ніж повна інформація за всією формою, яка одержана із запізненням.

До важливих характеристик, які визначають якість економічної інформації, належать безперервність і систематичність її надходження. Інформація має надходити постійно, оскільки завжди виникає потреба у розробці і коригуванні управлінських інформаційних рішень.

1.2 Джерела та носії інформації. Захист інформації

Джерела інформації. Ефективний збір інформації повинен спиратися на науковий підхід, що забезпечує об'єктивність і точність результату, бути систематичним, залучати до своєї орбіту різні джерела і супроводжуватися аналізом. І, перш за все, необхідно чітко визначити цікавий об'єкт; джерело, терміни і порядок отримання даних про нього; потрібний обсяг; методи збору; орієнтовні витрати.

Джерела управлінської інформації можуть бути внутрішні і зовнішні. До внутрішніх відносяться: бухгалтерська і статистична звітність, рахунки клієнтів, поточні спостереження, спеціальні дослідження (як планові, так і проводяться за особливим рішенням керівництва). Акти про ревізії і перевірках, підсумки аудиту, відомості про рух кадрів, постачання, обсягом виробництва і збуту.

Зовнішні джерела більш численні і різноманітні. Насамперед, тут потрібно виділити співробітників (це керівники та фахівці підрозділів постачання, збуту, маркетингу, інформаційних служб); вищестояще керівництво; партнери - покупці, продавці, працівники фінансових, кредитних, страхових установ; засоби масової інформації, інформаційні системи, періодична преса, зразки техніки, технічна документація, довідники, журнали, каталоги, бізнес документи, фотознімки, мікрофільми, показання приладів та ін

Особливо слід зупинитися на усній інформації. Для отримання оперативної інформації керівники часто застосовують практику усних доповідей.

Психологи вказують, що людина сприймає не всю що надходить до нього інформацію. Це залежить від безлічі причин суб'єктивного характеру: особистості передавального інформацію та особистості її сприймає; від фізичних можливостей органів почуттів обох; складу та черт їх характерів і ряду інших причин.

Слухаючи людину, слід уважно спостерігати за його поведінкою - жестами, мімікою, позою, поглядом, його одягом і взуттям, манерами та іншими формами зовнішнього вираження індивідуальності.

Сприйняття людиною інформації складається з двох взаємопов'язаних процесів - відбору та систематизації отриманих відомостей.

У процесі відбору інформації відбувається "відсіювання" не вимагає уваги і непотрібної інформації. Тут важливим є досвід людини, знання проблем, по яких надійшла інформація, його психологічний стан, настрій, здоров'я, ставлення до подій та ін.

У процесі систематизації інформації людина "обробляє" сприйняте, використовуючи при цьому свої почуття, переконання, уподобання, емоції (позитивні і негативні). Менеджер повинен знати, що люди швидше сприймають інформацію в спокійній невимушеній обстановці.

Крім офіційних усних доповідей, менеджери можуть отримувати і сприймати інформацію в ході ділових бесід: при прийомі співробітника на роботу або його звільнення, в ході зустрічей з партнерами і клієнтами, консультацій або спілкування з співробітниками. У практичній роботі менеджери часто стикаються і з таким явищем, як чутки і дезінформація.

Чутки виникають і поширюються вельми швидко внаслідок нестачі або несвоєчасність отримання офіційної інформації. Таким чином, люди прагнуть пояснити собі і оточуючим ситуацію, висловлюють здогадки і висувають версії. Потім ці здогади, як сніжний ком, обростають неіснуючими подробицями, повідомляються по "секрету" від однієї людини до іншої, а іноді збуджують цілі колективи, сіють безлади і невдоволення. Щоб припинити чутки, керівники повинні виступати з роз'ясненнями, інформувати працівників про дійсний стан справ, спростовувати дозвільні домисли.

Дезінформація виникає, як правило, свідомо і цілеспрямовано. Нею користуються в конкурентній боротьбі для того, щоб приховати справжній стан справ на підприємстві, для прикрашання непопулярних заходів та введення в оману громадськості. Дезінформація може спонукати керівників до дій, вигідним фірмі-конкуренту, і завдати економічної і моральної шкоди. Тому, отримавши інформацію з джерел, що не викликають довіри, важливо її перевірити.

До дезінформації вдаються зазвичай недобросовісні співробітники, які прагнуть до морального розкладання колективу, падіння дисципліни і порядку на підприємстві. Боротися з дезінформацією можна тільки роз'яснювальною роботою і усуненням джерела, що породжує її. Працівники, задоволені своєю роботою і станом справ, не піддаються на чутки, домисли і дезінформацію.

Таким чином, джерела інформації сьогодні настільки численні, а сама вона так різнопланова, що певна її частина може бути не цілком достовірною і тому повинна багаторазово перевіряти ще.

Тому у великих організаціях, акціонерних товариствах, підприємствах створюються спеціальні структурні підрозділи - інформаційні служби, що займаються її плануванням, збором, обробкою, аналізом, оцінкою, складанням рекомендацій для керівництва, а також створенням баз стратегічних даних. Інформаційні служби найчастіше включають в себе відділи науково-технічної інформації, технічні архіви і інші відділи. Вони пропускають через себе основні потоки інформації, що надходить на підприємство, проводять її первинну обробку і трансформують її до інших підрозділів підприємства.

З урахуванням швидкого наростання потоку маркетингової інформації функції інформаційної служби істотно розширюються. Її завданнями стає також створення і ведення фондів так званої "фірмової" інформації (інформації про фірми), підготовка аналітичних і рекламних матеріалів, участь у проведенні досліджень ринку збуту продукції підприємства та ін

Сьогодні ситуація в діловій сфері, насамперед на ринку, змінюється настільки стрімко, що загальних спостережень і простого накопичення відомостей може бути недостатньо для яких-небудь певних висновків. У зв'язку з цим виникає необхідність у цілеспрямованому і систематичному зборі та купівлі інформації. Така діяльність, що отримала назву промислової розвідки дозволяє передбачити майбутню політику конкурентів і відповідним чином підготуватися до неї.

Взагалі процес промислової розвідки включає в себе визначення потреб у конфіденційних відомостях, їх збір, аналіз та обробку отриманих даних, виділення необхідної інформації, її узагальнення та передачу зацікавленим особам. Потрібно мати на увазі, що, всупереч усталеній думці, велика частина такого роду роботи пов'язана зі збором і вивченням відкритих матеріалів, і лише в окремих випадках застосовуються прийоми, пов'язані з порушенням законів.

Носії інформації. Інформацію в сфері менеджменту часто образно порівнюють з нервовою системою, що забезпечує функціонування живого організму. Завдяки обміну інформацією між системою, якою управляють, інформацію про стан заданих параметрів виробляє команда управління і знову передає її до системи, якою управляють, для виконання (прямий зв'язок). Надходження інформації про результати управління прийнято називати зворотним зв'язком.

До інформації належать усі види відомостей, повідомлень (усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних для реалізації функцій менеджменту.

Будь-яка за змістом інформація існує у формі різних її матеріальних носіїв (у вигляді електричних імпульсів, усної мови, магнітного запису, показів лічильників, письмових документів, перфокарт і т. ін.) Для управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях, перш за все у вигляді різних паперових документів, магнітних стрічок, барабанів, перфокарт і перфострічок.

Інформацію передають організовано (формально) і стихійно (неформально). Так, періодичні звіти за визначеною формою становлять організований зворотний зв'язок, а стихійне поширення чуток -- неформальні канали зв'язку між людьми.

Теорія інформації, основи якої були сформовані К.Шеноном, застосовується для визначення швидкості, з якою можна передавати інформацію по каналах зв'язку. На швидкість передачі інформації впливають джерело сигналу (дискретний або безперервний сигнал), характеристики каналу зв'язку (його пропускна здатність) і шуму.

Практика свідчить, що в сучасних умовах ефективність управління значною мірою залежить від інформаційного забезпечення, від повноти інформації.

Підвищення вимог до організації служби інформації в системі менеджменту викликане високим динамізмом сучасного виробництва, частковою зміною параметрів основних факторів виробництва і вимог до одержуваної продукції (послуг). Тільки систематизована інформація дає змогу менеджеру визначати ефективність організаційно-економічних, агротехнічних, соціальних та екологічних заходів і залежно від умов, що складаються, змінювати намічену програму. Чим краще інформований менеджер, тим оперативніші, вищі за своєю якістю його рішення. Для того, щоб прийняти правильне рішення, необхідно мати певну кількість інформації. Проте обсяг інформації не може визначатися тільки кількістю документів, сторінок, показників. Можна збирати і обробляти величезні масиви відомостей, які або будуть не потрібні для прийняття рішень, або їх не можна буде засвоїти і використати. Інколи короткі документи можуть бути більш змістовними, ніж великі доповіді й довідки.

Теорія інформації оперує такими поняттями, як сигнали, кількість інформації і процеси її перетворення, оцінка надійності і швидкості передачі інформації, можливість найбільш зручного її запису (кодування) тощо.

Під сигналом розуміють форму перетворення і передачі інформації за допомогою букви, цифри, звуку, імпульсу тощо. За допомогою сигналів можна передати і одержати певне повідомлення, яке становить сукупність значень, що характеризують певні явища, події, процеси.

Ступінь зменшення невизначеності в результаті передачі повідомлення називається кількістю інформації. Економічна інформація фіксується і обробляється у формі знаків (байтів), а при обробці даних на ЕОМ -- у формі машинних операцій -- бітів. При кібернетичній оцінці кількості інформації враховують кількість знаків, що використовується у повідомленнях, а також загальну кількість знаків (алфавіт), яку взагалі можна використати в аналогічних повідомленнях. Управлінське рішення супроводжується вибором однієї з двох можливостей, результатом якої є відповідні "так" або "ні". Однозначна відповідь з двох можливих є одиницею інформації. В теорії інформації вона відома під назвою двійчастої інформації (біт).

Кількісні вимірювання інформації ґрунтуються на тому, що, чим менше визначений кінець події, тим більше ймовірності у здійсненні події, тим менше потрібно інформації. Якщо кінець події зрозумілий, кількість інформації дорівнює нулю. Обсяг невизначеності кінця події дістав у теорії інформації назву ентропії. Ентропію події (Н) визначають за формулою



де Р_і -- ймовірність і-го кінця події; п -- кількість усіх можливих кінців події.

Підставивши у формулу потрібні дані, можна визначити кількість інформації у кожному повідомленні. Щоб усунути невизначеність у результатах події, яку вивчають, повідомлення про її кінець повинне містити кількість інформації, що дорівнює величині ентропії. Для розробки і прийняття обґрунтованого рішення кожне рішення, що передається, повинне містити достатню кількість одиниць інформації.

Для опису кількісних характеристик економічної інформації використовують реквізит і економічний показник як елементарні одиниці інформації або ж оцінюють обсяг інформації кількістю знаків (букв і цифр). Реквізит -- елементарна одиниця економічного повідомлення, при подальшому діленні якої втрачається смислове значення. При поєднанні реквізиту з іншими аналогічними елементами створюється більш складна інформаційна сукупність, зокрема, економічний показник.

Економічний показник являє собою деяке повідомлення (висловлювання), що має самостійний економічний смисл і містить кількісну характеристику певного об'єкта (процесу).

Правильне визначення кількості інформації дає змогу уникнути перевантаження керівників і спеціалістів, оскільки існує показник межі інформації, яку може переробити людина за певний період. На практиці здебільшого спостерігається перевантаження інформацією виробничого персоналу приблизно у 3--4 рази порівняно з нормами. Обсяг інформації у середньому на людину становить 8 біт/с.

Захист інформації.

З точки зору захищеності всю управлінську інформацію ділять на сім класів:

перший - наявність розвиненої служби безпеки;

другий - наявність повного набору механізмів захисту на декількох щаблях;

третій - захист при великій кількості суб'єктів і об'єктів, що мають доступ до інформації;

четвертий - захист електронної передачі даних;

п'ятий - захист розподілених інформаційних мереж;

шостий - захист локальних інформаційних мереж;

сьомий - мінімальні вимоги до захищеності.

Систему управління можна вважати захищеною, якщо всі операції виконуються у відповідності зі строго визначеними правилами, які забезпечують безпосередній захист об'єктів, ресурсів і операцій.

Політика безпеки - це конфіденційність, цілісність і готовність. Імовірні загрози для управлінської інформації пов'язані з несанкціонованим доступом, перехопленням інформації в каналах зв'язку, крадіжкою документації, знищенням інформації, помилками в роботі, руйнуванням інформації вірусами, помилками в програмах обробки даних, технічними несправностями в комп'ютерних мережах, фальсифікацією повідомлень.

Спотворення інформації відбувається при випадкових помилках персоналу при первинному обліку, помилки при переробці інформації, пошкодженні інформації комп'ютерними вірусами.

Загроза розкриття полягає в доступності інформації конкурентам, що може призвести до економічних втрат організації. Розкриття може відбутися на всіх стадіях використання, переробки і передачі інформації.

Втрата цілісності полягає в порушенні частини інформації, що призводить до втрати корисності всього масиву даних.

Безпека інформації забезпечується комплексом спеціальних заходів за правилами використання, доступності з боку персоналу, процедур комп'ютерної обробки. Заходами захисту можуть бути перевірка дійсності інформації, застосування цифрового підпису на повідомленнях, використання біометричних характеристик для контролю, застосування електронних карт, використання антивірусного захисту, контроль цілісності інформації, резервування, регламентування правил і способів захисту документів, наявність інструкцій для користувачів інформації, обмеження доступу до архівів, скорочення привілеїв для користувачів інформації.

Для системи захисту інформації можна сформулювати типові вимоги:

1. Система повинна забезпечувати захист від усіх реальних загроз.

2. Система не повинна приводити до труднощів в управлінні підприємством.

3. Система створюється і функціонує як комплексна і багаторівнева.

4. Витрати на систему безпеки повинні бути значно менше, ніж можливий збиток від витоку інформації.

5. Система повинна об'єднувати організаційні, технічні і законодавчі способи зашиті.

1.3 Якість інформації

Інформацію щодо якості слід класифікувати на реальну, нереальну (псевдореальну й ірреальну) та невизначену.

Реальна інформація. Ця інформація буває істинною та хибною.

У суспільстві найвище цінується істинна інформація. На перевірку її істинності можуть витрачати значні фінансові ресурси.

Хибну інформацію, хибність якої не приховують, в побуті ще називають просто брехнею (такі "милі брехні" часто використовують у гумористичних оповіданнях). Хибну інформацію, яку свідомо видають за істинну, називають обманом. Обман часто використовують під час виборчих кампаній, звинувачуючи супротивника в тих вчинках, яких він не робив (крадіжках, хабарах, порушенні моральних норм тощо). При цьому розраховують на те, що, поки супротивник доведе хибність висунутих проти нього звинувачень, він буде переможений.

Окремим порушенням є замовчування певних фактів реального світу, тобто непередавання реципієнтам інформації про певні факти. Замовчуваннями часто користуються "політики" певного ґатунку чи злочинці для того, щоби не зізнаватися в інших скоєних злочинах чи не видати співучасників.

За джерелом отримання реальну інформацію класифікують також на оригінальну (отриману з першоджерела-- кібернетичної системи, яка сама першою її згенерувала) й копійовану (отриману з кібернетичних систем, які отримали цю інформацію з першоджерела, а далі передали іншим системам). Такий поділ дає змогу говорити про ступінь копійованості повідомлення. Звичайно, цей ступінь не мав би ніякого значення, якби під час копіювання повідомлень в нього не вкрадались системні (свідомо внесені кібернетичними системами) чи несистемні (випадкові) спотворення. Спотворення виникають внаслідок впливу на канал передачі інформації певних чинників, зокрема фізичних, наприклад, при передачі повідомлень каналами радіозв'язку - погодних Як наслідок, у каналі передачі інформації з'являється така інформація (спотворення), якої джерело інформації не передавало.

Окремо слід сказати про такий вид інформації як дезінформація. Ця інформація описує не реальний, а вигаданий псевдо- чи навіть ірреальний світ, проте видасться за таку, що описує саме реальний світ, - причому за істинну. Серед дезинформацій виділяють два її види: "напівправду", коли до правди "домішують" вигадку, та "качки", коли інформацію вигадують повністю.

Брехню, обман, дезінформацію та замовчування засоби масової інформації часто використовують у пропаганді. При цьому виявити брехню чи обман порівняно нескладно: для цього слід лише здійснити перевірку (верифікацію) певних тверджень у реальному світі.

Складнішими для таких перевірок є дезінформація та замовчування. Проте, коли порівняти між собою ці два останні види порушень, то виявиться, що для перевірки значно складнішими є замовчування, ніж дезінформація, оскільки дезінформацію все ж можна перевірити (дезінформаційні сентенції не повинні мати прототипу фрагмента в реальному світі), а замовчування не дають змоги виявити сам уривок повідомлення про фрагмент реального світу, не кажучи вже про його істинність чи хибність.

Нереальна інформація. Стосовно цього виду інформації неможливо говорити про її хибність чи істинність. Натомість говорять лише про суперечливість чи несуперечливість її сентенцій (в межах одного й того ж чи навіть кількох різних повідомлень).

Крім того, стосовно нереальної інформації в повідомленні завжди повинно бути сказано, що це саме нереальна інформація (наприклад, в анотації до книги повинно бути написано "Роман", "Фантастика", а в літературі для дітей -- "Казка" тощо). Відсутність таких вказівок може призвести до того, що роман сприйматимуть як історичну хроніку, а казку для дорослих -- як записки психічно хворої людини. Використання такого прийому загалом є забороненим.

Невизначена інформація. Цей вид інформації є найнебезлечнішим для реципієнтів, оскільки вони, як експерти, повинні самостійно визначати, до якого світу належить кожна сентенція опрацьовуваного повідомлення.

Крім звичайної інформації, описаної вище, щодо якості виділяють також псевдоінформацію, параінформацію та метаінформацію.

Псевдоінформація. У повідомленні звичайна інформація постійно веде до зростання кількості нової контекстної, реципієнтської чи навіть суспільної інформації, За наявності у повідомленні псевдоінформації кількість нової контекстної, нової реципієнтської чи нової суспільної інформації практично не зростає.

Збільшенню псевдоінформації в повідомленні сприяє наявність тавтологій, перефразувань, повторів, багатозначних слів, найрізноманітніших невизначеностей тощо. Псевдоінформація в повідомленні з'являється завжди тоді, коли фактична кількість інформації значно менша, ніж та, на яку можна було 6 очікувати для наявної довжини повідомлення.

Специфічними виявами псевдоінформації є введення в повідомлення середньо-статистичних даних, різноманітних класифікацій тощо. Це означає, що будь-яка інформація, яку реципієнт може однозначно вирахувати з повідомлення, є псевдоінформацією.

До числа класичних видів псевдоінформації належать професійно виконані гороскопи й пророцтва. Такі види повідомлень містять сентенції, які за будь-яких обставин є завжди "істинними" в реальному світі, наприклад: «Сьогодні слід утриматися від прийняття важливих рішень, окрім невідкладних.» Реципієнтами таких повідомлень можуть бути лише ті, хто вірить у правдивість пророцтв і гороскопів.

Загалом, наявність у повідомленні псевдоінформації сама по собі не є ні доброю, ні поганою: все залежить від потреб реципієнта в отриманні такої інформації.

Параінформація. До параінформації належить така, якої нема в повідомленні в явному вигляді, тобто в значеннях його слів чи речень, проте вона випливає з нього на основі логічних виведень, підставлення замість одних змінних - інших, загальновідомих асоціацій тощо. Інакше кажучи, параінформація - це те, що написано "між рядками". Класичним прикладом параінформації є мораль у байках.

Параінформацію часто використовують для створення гумористичних повідомлень, зокрема анекдотів, а також у виборчих технологіях з метою дискредитувати певного політика. Публікують, наприклад, повідомлення, в якому розглядають політичний портрет якогось абстрактного політика, акцентуючи тільки на його негативних рисах . При цьому реципієнти за певними деталями на підставі асоціацій можуть зрозуміти, про кого конкретно йде мова. Спростовувати таку параінформацію практично неможливо або вкрай важко. Спростування тут можна здійснювати лише на підставі проведених соціологічних обстежень.

Широко використовують параінформацію і в рекламних повідомленнях.

Метаінформація. Метаінформацією називають таке повідомлення, яке описує інше повідомлення.

Прикладами метаінформації є огляди преси, реферати, анотації, бібліографічні описи, цитування, відгуки, критичні статті тощо.

У суспільстві генерування метаінформації виступає як окрема галузь суспільного виробництва. Так, у державах, як правило, є спеціально утворені організації, що займаються бібліографуванням, реферуванням і синтезуванням науково-технічних повідомлень усіх жанрів і випуском бюлетенів сигнальної інформації, реферативних журналів, оглядів розвитку всіх галузей науки й техніки. Для готування таких повідомлень вказані організації залучають велику кількість спеціально підготованих і проінструктованих спеціалістів (бібліографів, референтів, рецензентів, оглядачів тощо). Таких самих спеціалістів, як і в науці й техніці, використовують і в засобах масової інформації та мистецтві (оглядачів, критиків).

РОЗДІЛ 2. ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ І ТЕХНОЛОГІЇ

2.1 Основні поняття

Інформаційна технологія - комплекс принципово нових технологічних засобів і методів обробки даних, що забезпечують формування, передачу, збереження і відображення інформаційного продукту з найменшими витратами.

Сучасні інформаційні технології дозволяють створити єдине інформаційне середовище, фізичною основою якого є інтегровані комп'ютерні мережі та системи зв'язку, яке дозволяє супроводжувати та координувати як технологічні процеси, так і ділову діяльність будь-якої організації. Зокрема, такий підхід передбачає технічну, організаційну та методологічну інтеграцію таких базових напрямків управлінської діяльності, як виробничий, організаційний, маркетинговий, фінансовий, бухгалтерський, кадровий та проектно-конструкторський. Інформаційні продукти розміщаються в розподілених базах даних. Доступ до інформаційних продуктів відбувається через комп'ютерну мережу і регламентується правилами та нормативами даної організації. Крім цього, інформаційні технології забезпечують динамічну координацію дій за рахунок використання сучасних засобів зв'язку та програмних засобів комп'ютерних мереж. Інформаційна комп'ютерна мережа організації може органічно під'єднуватися до всесвітньої комп'ютерної мережі INTERNET. Під'єднання може проводитися через відповідні шлюзи з регламентованим доступом до внутрішньої інформації. Таким чином організація отримує прямий доступ до різноманітної інформації з широким спектром по змісту: від законодавчих актів до відомостей про стан на ринках сировини та готової продукції.

Сучасні розробки інформаційних систем менеджменту, технологій систем та комунікацій просуваються вперед досить успішно, використовуючи останні досягнення в галузі технологій інформаційних систем та комунікацій. Завдяки цьому інформаційні системи менеджменту стали задовольняти зростаючі вимоги менеджерів до забезпечення інформацією. Головними критеріями в оцінці інформаційних систем стали достовірність, своєчасність, повнота, корисність інформації для прийняття рішень.

П'ятикратне збільшення продуктивності від останніх нововведень в електронному обладнанні і програмному забезпеченні, а також скорочення витрат на їх придбання сприяють швидкому розвитку експертних систем і систем штучного інтелекту завдяки розповсюдженню телекомунікацій не тільки в організації, але і серед клієнтів. Все це сприяє перетворенням, які перетворюють чисто технічні прикладні програми в конкурентоспроможний механізм, яким можна ефективно керувати.

В наш час найбільша частина технологічних розробок в галузі інформаційних технологій застосовується для вирішення оперативних управлінських задач. Новітні розробки свідчать про зростання можливостей вдосконалення інформаційних технологій в таких ключових напрямках:

значне підвищення показників ефективності технології;

спрощення доступу і розширення потенційних можливостей засобів програмного забезпечення і широкого застосування “відкритих технологій“;

створення дружнього інтерфейсу для користувача;

істотне покращання якості і функцій інформаційних технологій та зниження їх вартості.

Система - це:

*комплекс взаємопов'язаних елементів, що діють як єдине ціле для досягнення поставлених цілей;

*об'єкт, що володіє достатньо складною, певним чином впорядкованої внутрішньою структурою (наприклад, виробничий процес).

Інформаційна система - комунікаційна система по збору, передачі, переробці інформації про об'єкт, що постачає працівників різного рангу інформацією для реалізації функцій управління.

Сьогодні інформаційна система добре розвинена і охоплює не тільки великі підприємства, але і більшість середніх і навіть дрібних. Послугами інформаційної системи користуються повсюдно. Створені великі комплекси супутникового зв'язку, інформаційно-обчислювальні центри, автоматизовані системи управління технологічними процесами.

Інформаційна система - це комплекс взаємопов'язаних технічних пристроїв зв'язку, об'єднаних в єдине ціле.

За допомогою інформаційних систем здійснюється управління виробництвом, обміном, фінансами, підготовкою кадрів у навчальних закладах, науковими дослідженнями і т.д. У всіх економічно розвинених країнах фірми ефективно застосовують інформаційну систему управління (ІСУ). Це дає можливість керівникам швидкого взаємодії між собою, прискорює процес вироблення і прийняття необхідних рішень.

На вітчизняних підприємствах за допомогою інформаційних систем вирішуються багато питань технічної та технологічної підготовки виробництва, конструкторські та нормативні розрахунки, економічні обґрунтування, планування та облік. Інформаційні системи формуються як інтегровані системи, що підтримують всі напрямки діяльності підприємства, включаючи фінанси, виробництво, збут, постачання, складське господарство, транспортні перевезення, сервісне обслуговування та проектні роботи. Інформаційна система дозволяє відстежувати критичні параметри з оцінки діяльності підприємства.

Інформаційна система управління - це постійно діюча система взаємозв'язку людей, технічних засобів і методичних прийомів, призначена для збору, класифікації, аналізу, оцінки і розповсюдження актуальної, своєчасної і точної інформації для використання її розпорядниками з метою вдосконалення планування, втілення в життя і контролю заходів, здійснюваних організацією. ІСУ зазвичай включає наступні підсистеми: внутрішньої звітності, збору зовнішньої інформації, аналізу інформації. Така система повинна видавати інформацію про минуле, сьогодення і передбачуваному майбутньому, відстежувати всі істотні події всередині організації і поза нею. Загальною метою ІСУ є забезпечення ефективного виконання функцій планування, контролю та виробничої діяльності. Найважливішою її завданням є видача потрібної інформації потрібним людям в потрібний час.

Інформаційні системи можуть бути простими і складними.

При простій системі відбувається доставка інформації від місця її виникнення до місця споживання. Така інформація може надходити по телефону або через засоби сигналізації як одноразове повідомлення. Вона властива нижчому щаблі управління - наприклад: робоче місце - майстер. Більш поширені складні інформаційні системи відповідні складності виробництва і організаційній структурі управління, які охоплюють і лінійне управління, і функціональні служби підприємства. Інформаційні системи також різняться:

* за ступенем обробки інформації: централізовані і децентралізовані;

* за ступенем охоплення інформацією: комплексні та локальні. Комплексні інформаційні системи охоплюють весь комплекс служб підприємства, тоді як локальні призначені для певних функцій управління.

Комп'ютери та сучасні інформаційні технології багаторазово підвищують ефективність ІСУ. Наприклад, директор супермаркету може отримувати погодинну, щоденну, щотижневу або щоквартальну інформацію про те, які товари продаються, за якою ціною, в яких кількостях, які залишки, що потрібно замовити, які поточні витрати і доходи, якими вони можуть бути в наступному році і багато іншого. Велика частина цієї інформації виходить автоматично. Наприклад, продажі і доходи фіксуються, коли касир-контролер за допомогою касового апарату зчитує записану на упаковці шифровану інформацію про товар. Сьогодні в розпорядженні менеджерів знаходяться найрізноманітніші апаратні засоби, комунікації, програмне забезпечення. З широко поширених локальних комп'ютерних систем можна відзначити:

* системи бухгалтерського обліку "1С", "Фінанси без проблем", "Парус", "Супер-бухгалтерія", "Турбо-бухгалтер";

* системи правового забезпечення "Гарант", "ІНЕК";

* системи підтримки робочих місць керівника "Директор", "Керівник архіву", "Проектувальник", "Супер-менеджер";

* системи підтримки документообігу підприємства "АТЛАНТ", "Діловодство" та ін

Крім того, в роботі з потоками інформації використовується розгалужена мережа радіолінійних, кабельних каналів; електронна пошта, яка дає працівникам можливість направляти письмові повідомлення будь-якій людині в організації і поза її, а також великій кількості людей одночасно; цифровий стільниковий зв'язок, цифрова радіозв'язок. Менеджер може так само, як отримувати інформацію про зовнішній світ, так і передавати про свою фірму по глобальній мережі Інтернет.

2.2 Класифікація інформаційних систем і технологій

Під інформаційною системою розуміється сукупність інформації, економіко-математичних методів і моделей, технічних, програмних та інших технологічних засобів і фахівців, призначена для обробки інформації і прийняття управлінських рішень.

У цілому можна сказати, що використання інформаційних систем управління дозволяє:

- Підвищувати ступінь обґрунтованості прийнятих рішень за рахунок оперативного збору, передачі та обробки інформації;

- Забезпечувати своєчасність прийняття рішень з управління організацією в умовах ринкової економіки;

- Домагатися зростання ефективності управління за рахунок своєчасного подання необхідної інформації керівникам усіх рівнів управління з єдиного інформаційного фонду;

- Узгоджувати рішення, що приймаються на різних рівнях управління і в різних структурних підрозділах;

- За рахунок інформованості управлінського персоналу про поточний стан економічного об'єкта забезпечувати зростання продуктивності праці, скорочення невиробничих втрат.

Таким чином, інформаційна система може бути визначена з технічної точки зору як набір взаємопов'язаних компонентів, які збирають, обробляють, запасають і розподіляють інформацію, щоб підтримати прийняття рішень і управління в організації. На додаток до підтримки прийняття рішень, координації й управління інформаційні системи можуть також допомагати менеджерам проводити аналіз проблеми, роблять видимими комплексні об'єкти й створюють нові вироби.

Інформаційні системи містять інформацію про важливих людей, місця й об'єкти усередині організації або в навколишньому середовищі. Інформацією ми називаємо дані, перетворені у форму, яка є значущою і корисною для користувачів. Дані, навпаки, є потоками сирих фактів, що представляють результати, що зустрічаються в організаціях або у фізичному середовищі перш, ніж вони були організовані й перетворені у форму, що користувачі можуть розуміти і використовувати.

Інформаційні системи в даний час можна класифікувати за рядом ознак, зокрема: способом реалізації в інформаційній системі, ступенем охоплення завдань управління, класами реалізованих технологічних операцій, типом користувальницького інтерфейсу, варіантами використання мережі ЕОМ, що обслуговує предметну область.

Так Ковальов у своїй книзі «основи фінансового менеджменту» виділяє основними класифікаційними ознаками автоматизованих інформаційних систем такі як:

- Рівень в системі державного управління;

- Область функціонування економічного об'єкта;

- Види процесів управління;

- Ступінь автоматизації інформаційних процесів.

Всі види інформації, необхідної для управління на підприємстві, також представляють собою інформаційну систему. Система управління та система інформації на будь-якому рівні управління утворює єдність. Управління без інформації неможливо.

За джерелами надходження інформацію можна розділити на зовнішню і внутрішню. Зовнішня інформація складається з директивних вказівок вищих органів, різних матеріалів центральних і місцевих органів управління, документів, що надходять від інших організацій і підприємств-суміжників. Внутрішня інформація відображає дані про хід виробництва на підприємстві, про виконання плану, про роботу цехів, дільниць служб, про збут виробництва.

Три процеси в інформаційній системі виробляють інформацію, яку потребують організації для прийняття рішень, управління, аналізу проблем і створення нових виробів або послуг, - це введення, обробка і виведення. У процесі введення фіксуються або збираються неперевірені відомості усередині організації або із зовнішнього оточення. У процесі обробки цей сирий матеріал перетвориться в більш значиму форму. На стадії виведення оброблені дані передаються персоналу або процесам, де вони будуть використовуватися. Інформаційні системи також мають потребу у зворотному зв'язку, який є повернутими обробленими даними, потрібними для того, щоб пристосувати елементи організації для допомоги в оцінці або виправленні оброблених даних.

Існують формальні й неформальні організаційні комп'ютерні інформаційні системи. Формальні системи опираються на прийняті й упорядковані дані й процедури збору, зберігання, виготовлення, розповсюдження і використання цих даних.

Неформальні інформаційні системи засновані на неявних угодах і неписаних правилах поведінки. Немає ніяких правил, що є інформацією або як вона буде накопичуватися й оброблятися. Такі системи необхідні для життя організації. До інформаційних технологій вони мають досить віддалене відношення.

Хоча комп'ютерні інформаційні системи використовують комп'ютерні технології, щоб переробити неперевірені відомості в значущу інформацію, існує відчутне розходження між комп'ютером і комп'ютерною програмою, з одного боку, і інформаційною системою - з іншого. Електронні обчислювальні машини і програми для них - технічна підстава, інструментальні засоби та матеріали сучасних інформаційних систем. Комп'ютери забезпечують устаткування для зберігання і виготовлення інформації. Комп'ютерні програми, або програмне забезпечення, є наборами керівництва по обслуговуванню, які управляють роботою комп'ютерів. Але комп'ютери - тільки частина інформаційної системи.

Відповідно до ознакою класифікації за рівнем державного управління автоматизовані інформаційні системи діляться на федеральні, територіальні (регіональні) і муніципальні інформаційні системи, які є інформаційними системами високого рівня ієрархії в управлінні.