В данном случае наибольшее влияние на показатель ЧДД окажет изменение цены и объема реализации продукции.

2. Для сравнительного анализа проектов

Пример

Сравнивая два варианта проекта, можно оценить чувствительность эффективности проекта к изменению цен на его продукцию. Для этого также используют показатель ЧДД.

Проект 2 оказался менее чувствителен к ценовым колебаниям.

Проверка устойчивости.

Реализация этого метода предусматривает разработку так называемых сценариев развития проекта в базовом и наиболее опасных вариантах для каких-либо участников проекта.

Проект считается устойчивым и эффективным, если во всех рассмотренных ситуациях интересы участников соблюдаются, а возможные неблагоприятные последствия устраняются за счет созданных запасов и резервов или возмещаются страховыми выплатами.

Точка безубыточности.

Одним из наиболее важных показателей этого типа является точка безубыточности, характеризующая объем продаж, при котором выручка от реализации продукции совпадает с издержками производства.

Корректировка параметров проекта.

Возможная неопределенность условий реализации проекта может учитываться также путем корректировки параметров проекта и применяемых в расчете экономических нормативов замены их проектных значений на ожидаемые.

Формализованное описание неопределенности.

Наиболее точным (но и наиболее сложным с технической точки зрения) является метод формализованного описания неопределенности. Применительно к видам неопределенности наиболее часто встречающимся при оценке инвестиционных проектов, этот метод включает следующие этапы:

описание всего множества возможных условий реализации проекта в форме соответствующих сценариев или моделей;

преобразование исходной информации о факторах неопределенности в информацию о вероятностях отдельных условий реализации и соответствующих показателях эффективности или об интервалах их изменения;

определение показателей эффективности проекта в целом с учетом неопределенности условий его реализации показателей ожидаемой эффективности.

Основными показателями, используемыми для сравнения различных инвестиционных проектов (вариантов проекта) и выбора лучшего из них, являются показатели ожидаемого интегрального эффекта Эож (экономического - на уровне народного хозяйства, коммерческого - на уровне отдельного участника).

Если вероятности различных условий реализации проекта известны, то ожидаемый интегральный эффект рассчитывается по формуле математического ожидания:

где Эож - ожидаемый интегральный эффект проекта;

Эi - интегральный эффект при i-ом условии реализации;

Pi - вероятность реализации этого условия.

Анализ сценариев развития

Наименее трудоемким методом формализованного описания неопределенности является анализ возможных сценариев развития. Достоинством этого метода является то, что он позволяет оценить одновременное влияние нескольких параметров на конечные результаты проекта через вероятность наступления каждого сценария.

Дерево решений

Построение дерева решений обычно используется для анализа риска проектов, имеющих обозримое количество вариантов развития. Аналитику проекта, осуществляющему построение дерева решений, необходимо иметь достаточно информации, чтобы представлять возможные сценарии развития проекта с учетом вероятности и времени их наступления.

Метод Монте-Карло.

Методом формализованного описания неопределенности, используемым в наиболее сложных для прогнозирования проектах, является метод Монте-Карло. Он основан на применении имитационных моделей, позволяющих создать множество сценариев, которые согласуются с заданными ограничениями на исходные переменные.

4.4 Методы снижения риска

* распределение риска между участниками проекта (передача части риска соисполнителям),

* страхование,

* резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов,

* нейтрализация частных рисков,

* снижение рисков в плане финансирования.

Распределение риска

Практически распределение риска реализуется в процессе подготовки плана проекта и контрактных документов. При этом следует помнить, что чем большую степень риска участники проекта собираются возложить на инвесторов, тем труднее будет их (инвесторов) найти. Поэтому участники проекта должны в процессе переговоров с инвестором проявлять максимальную гибкость относительно того, какую долю риска они согласны на себя принять.

Для количественного распределения риска в проектах можно использовать модель, основывающуюся на т.н. дереве решений

Страхование риска.

Страхование риска есть, по существу, передача определенных рисков страховой компании. Обычно это осуществляется с помощью имущественного страхования и страхования от несчастных случаев.

Резервирование средств

Резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов представляет собой способ борьбы с риском, предусматривающий установление соотношения между потенциальными рисками, влияющими на стоимость проекта, и размером расходов, необходимых для преодоления сбоев в выполнении проекта.

Следующий шаг состоит в определении структуры резерва на покрытие непредвиденных расходов. При этом различают два подхода.

Метод частных рисков.

Под частными понимают риски, связанные с реализацией отдельных этапов (работ) по проекту, но напрямую не влияющие на весь проект в целом.

Наиболее важные частные риски проекта и меры по их нейтрализации можно оценить с помощью метода, изложенного ниже

Приведем последовательность шагов при использовании метода:

1. Рассматривается риск, имеющий наибольшую важность для проекта.

2. Определяется перерасход средств с учетом вероятности наступления неблагоприятного события.

3. Определяется перечень возможных мер, направленных на уменьшение важности риска (уменьшение его вероятности или опасности).

4. Определяются дополнительные затраты на реализацию предложенных мер.

5. Сравниваются требуемые затраты на реализацию предложенных мер с возможным перерасходом средств вследствие наступления рискового события.

6. Принимается решение о применении противорисковых мер.

7. Процесс анализа риска повторяется для следующего по важности риска.

Риски в плане финансирования

План финансирования проекта, являющийся частью плана проекта, должен учитывать следующие виды рисков:

риск нежизнеспособности проекта,

налоговый риск,

риск неуплаты задолженностей,

риск незавершения строительства.

Риск нежизнеспособности проекта.

Инвесторы должны быть уверены, что предполагаемые доходы от проекта будут достаточны для покрытия затрат, выплаты задолженностей и обеспечения окупаемости капиталовложении.

Налоговый риск

Налоговый риск включает:

* невозможность использовать по тем или иным причинам налоговые льготы, предоставляемые действующим законодательством,

* изменение налогового законодательства,

* решения налоговой службы, снижающие налоговые преимущества. Обычно инвесторы защищают себя от налогового риска посредством соответствующих гарантий, включаемых в соглашения и контракты.

Риск неуплаты задолженностей

Даже успешные проекты могут столкнуться с временным снижением доходов из-за краткосрочного падения спроса на продукцию проекта или снижения цен на нее.

Риск незавершения строительства

Как правило, инвесторов беспокоит риск дополнительных затрат, связанных с несвоевременным завершением строительной фазы проекта из-за инфляции, колебаний курсов валют, экологических проблем, правительственных постановлении.

проект управление риск планирование

4.5 Управление риском

В заключение - об организации работ по анализу риска. Эти работы могут выполняться в следующей последовательности:

подбор опытной команды экспертов,

подготовка специального вопросника и встречи с экспертами,

выбор техники анализа риска,

установление факторов риска и их Значимости,

создание модели механизма действия рисков,

установление взаимосвязи отдельных рисков и совокупного эффекта от их воздействия,

распределение рисков между участниками проекта,

рассмотрение результатов анализа риска - обычно в форме специально подготавливаемого отчета (доклада).

По результатам анализа риска составляется специальный отчет (доклад), в котором излагается:

описание рисков, механизма их взаимодействия и совокупного эффекта, мер по защите от рисков, интересов всех сторон в преодолении опасности рисков;

оценка выполненных экспертами процедур анализа риска, а также использовавшихся ими исходных данных;

описание структуры распределения риска между участниками проекта по контракту с указанием того, какие должны быть предусмотрены компенсации за убытки, профессиональные страховые выплаты, долговые обязательства и т.п.;

рекомендации по тем аспектам риска, которые требуют специальных мер или условий в страховом полисе.

Указанные работы организуются и в значительной степени осуществляются проект-менеджером в тесном взаимодействии со всеми участниками проекта.

5. Реализация проекта и обратная связь

5.1 Организационные формы управления проектами

Структуры управления проектами

Это понятие включает в себя, во-первых, организационные формы и, во-вторых, организационные структуры управления проектом

Под организационной структурой управления проектом понимают совокупность взаимосвязанных органов управления, расположенных на различных ступенях системы.

Организационная форма-это организация взаимодействия и взаимоотношений между всеми участниками инвестиционного процесса.

Использование системы управления проектами предполагает создание специальной группы, которая становится самостоятельным участником проекта (или структурно входит в состав одного из этих участников) и осуществляет управление инвестиционным процессом в рамках реализуемого проекта.

Эта группа создается на период реализации проекта и после его завершения распускается.

Взаимоотношения участников проекта внутри такой группы, создаваемой для управления проектом, раскрывает ее организационная структура.

Два основных принципа формирования групп для управления проектом.

1 Ведущие участники проекта - заказчик и подрядчик (кроме них могут быть и другие участники) создают свои собственные группы, которые возглавляют руководители проекта, соответственно, от заказчика и подрядчика. Эти руководители подчиняются единому руководителю проекта

2 Для управления проектом создается единая группа во главе с руководителем проекта. В группу входят полномочные представители всех участников проекта для осуществления функции согласно принятому распределению зон ответственности.

Функциональная структура управления

В функциональной структуре управление осуществляется линейным руководителем через группу подчиненных ему функциональных руководителей, каждый из которых имеет право руководить подчиненными подразделениями в пределах порученных ему функций.

Матричная структура управления

Матричная структура создается на базе функциональной структуры, отношения в которой базируются на прямых вертикальных связях руководства-подчинения. Для решения конкретных проблем создаются временные проектные группы, во главе которых стоят руководители проектов. Эти группы формируют из специалистов соответствующих функциональных отделов, находящихся на разных уровнях иерархии управления.

Матричная структура дает возможность гибко маневрировать людскими ресурсами за счет перераспределения их между проектами.

При использовании матричной структуры должна быть хорошо организована система контроля за ходом работ по проекту, качеством исполнения, затратами и сроками. Необходимо постоянно следить за тем, чтобы фактические показатели соответствовали плановым.

Матричный тип структуры управления может использоваться при выполнении малых и средних проектов

Проектное управление.

В этой организационной форме в большей степени реализуются требования системного подхода к управлению, в соответствии с которым вся совокупность работ, обеспечивающих решение определенной проблемы или достижение конечной цели, рассматривается не с позиций установившейся иерархии подчинения, а с позиций достижения именно этой цели или решения указанной проблемы.

Под проектным управлением понимают совокупное управление всеми трудовыми, финансовыми, материальными и энергетическими ресурсами, требуемыми для обеспечения процессов проектирования и строительства объекта в указанный срок, в пределах запланированной сметной стоимости и с заданным качеством.

В проектной структуре для решения конкретной задачи создается специальная рабочая группа, которая после завершения работы над проектом распускается.

Одной из важных проблем, возникающих в организационных структурах, построенных по принципу проектного управления, является распределение функций между так называемыми проектными и организационными уровнями управления, иными словами, требуется решение вопроса о том, какую часть управления центр может без ущерба для дела передать вниз, на проектный уровень, и выполнение каких функций остается на верхнем уровне.

Системы проектного управления, будучи ориентированы на конечную цель - выполнение проекта, способствуют:

Сокращению сроков его выполнения;

Повышению оперативности решения текущих вопросов, связанных с ходом выполнения проекта;

Более сбалансированной увязке программы работ с ресурсными возможностями подрядной фирмы;

Экономии ресурсов, а также более объективной оценке деятельности отдельных специалистов.

Преимущества и недостатки структур управления, используемых при управлении проектами

Выбор организационных структур управления

5.2 Контроль и регулирование

Слово контроль, как и слово власть, прежде всего рождает отрицательные эмоции. Для многих оно означает ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности.

Контроль представляет процесс, в котором руководитель проекта устанавливает, достигаются ли поставленные цели, выявляет причины, дестабилизирующие ход работы, и обосновывает принятие управленческих решений, корректирующих выполнение заданий, прежде чем будет нанесен ущерб выполнению проекта (срыв сроков, превышение использование ресурсов, стоимости, низкое качество и т.д.). Контроль дает возможность руководителю проекта определить, следует ли пересматривать планы, сметы, если некоторые параметры превысили допустимые значения.

Контроль - это процесс, при помощи которого проект-менеджер определяет, правильны ли его решения, как осуществляется проект (по времени, стоимости, ресурсам), не требуются ли корректировки.

Задачи контроля состоят в том, чтобы получив фактические данные о ходе выполнения проекта, сопоставить их с плановыми характеристиками и выявить отклонения, вырабатывая тем самым так называемые сигналы рассогласования. Контроль должен обеспечить:

мониторинг (систематическое и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации проекта);

выявление отклонений от целей реализации проекта с помощью ряда критериев и ограничений, которые фиксируются в календарных планах, бюджетах, расчетных потребностях в трудовых и материальных затратах, финансовых, нормативных и др.;

прогнозирование последствий сложившейся ситуации;

обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.

Предметом контроля являются факты и события, проверка выполнения конкретных решений, выяснение причин отклонений, оценка ситуации, прогнозирование последствий.

Так же, как и контроль, оценка служит важной функцией обратной связи. Между контролем и оценкой есть, однако, целый ряд существенных различий:

1) Контроль предполагает постоянное слежение за продвижением проекта, в то время как оценка основана на периодическом подведении промежуточных итогов;

2) Контроль сфокусирован на деталях того, что происходит в проекте, в то время как оценка сконцентрирована на общей картине;

3) За контрольные действия несет ответственность руководитель проекта, в то время как оценки обычно проводятся лицом или группой лиц, не работающих непосредственно на проекте (для обеспечения объективности).

Оценка - объективное периодическое подведение итогов для определения статуса проекта относительно его сформулированных целей.

Различают три основных видов контроля:

предварительный;

текущий;

заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по реализации проекта и направлен на соблюдение определенных правил и процедур. Предварительный контроль, как правило, затрагивает ресурсное обеспечение работ (трудовые, материальные и финансовые ресурсы).

Текущий контроль осуществляется непосредственно при реализации проекта.

Различают контроль:

* времени (достижение промежуточных целей и объемов работ):

* бюджета (уровень расходования финансовых средств);

* ресурсов (фактические затраты материально-технических ресурсов);

* качества (уровень качества работ).

Текущий контроль осуществляется в целях оперативного регулирования реализацией проекта и базируется на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными и ресурсными характеристиками.

Заключительный контроль проводится на стадии завершения проекта для интегральной оценки реализации проекта в целом. На его основе обобщается полученный опыт для последующей разработки и реализации проектов-аналогов, совершенствуются процедуры управления.

Методы контроля.

К блоку показателей, характеризующих выполнение бюджета относятся:

первоначальная калькуляция;

текущие счета, включающие фактические прямые затраты;

накладные расходы и другие затраты;

интегральные показатели стоимости проекта.

К блоку показателей, характеризующих расход материально-технических ресурсов, относятся;

расход строительных материалов, конструкций, деталей, оборудования;

расход трудовых ресурсов;

расход машин, механизмов и вспомогательного оборудования.

Физические объемы выполненных работ определяют непосредственно на месте производства работ и сравнивают с расчетными показателями.

Временные затраты сравнивают с расчетной продолжительностью и соизмеряют с объемами выполненных работ.

Денежные расходы сравнивают с показателями бюджета или сметной стоимости.

Технологии оценки.

В зависимости от требуемой точности различают следующие технологии оценки выполнения проекта:

контроль в моменты окончания работ (метод «0-100»);

контроль в моменты 50% готовности работ (метод «50-50»):

контроль в заранее определенных точках проекта (метод контроля по вехам);

регулярный оперативный контроль (через равные промежутки времени);

экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

Источники информации.

В формальной информационной системе источники информации включают карточки табельного учета трудозатрат и эксплуатации оборудования, заказы на поставки, счета-фактуры, сообщения с места производства работ о фактически выполненных объемах, отчеты по контролю качества и т.д.

Для каждой иерархической ступени (уровня) руководства требуется своя, специфическая, плановая и отчетная информация о ходе выполнения работ комплекса.

Три степени детализации плановой информации, соответствующие трем уровням руководства:

а) руководители подразделений и ответственные исполнители получают наиболее детализированную информацию, позволяющую оценить состояние каждой из закрепленных за ними работ и ее положение в комплексной сетевой модели;

б) руководители организаций-исполнителей (или подкомплексов) получают информацию, позволяющую дать общую оценку состояния закрепленной за данной организацией (подкомплексом) части комплекса и содержащую наиболее подробные сведения по граничным событиям, которыми определяются связи данной организации (подкомплекса) с другими и связи отдельных подразделений между собой, а также сведения о работах данной организации (подкомплекса), попавших в критическую зону;

в) руководитель проекта получает детализированную информацию только по работам критической зоны, кроме того, он получает необходимую информацию, которая позволяет ему укрупненно оценить общее состояние комплекса, отдельных его наиболее важных элементов и этапов.

Составление отчетов (сообщений).

Отчеты можно составлять по различным формам: от непосредственно личных контактов и телефонных переговоров, табличных представлений данных о стоимостных показателях, графических изображений в виде гистограмм, зависимостей нарастающего выполнения заданных объемов работ, диаграмм метода критического пути до графиков движения затрат и сальдо реальных денег, системы контроля выполнения контрактов на поставки, системы проверок других работ и статистический контроль качества и оперативной информации, передаваемой через средства передачи данных на приемные терминалы на местах.

Составляемое сообщение должно включать пять основных пунктов:

1) сметную стоимость (суммарную, на данное число или настоящий период): это необходимо для сравнения фактических или прогнозируемых результатов;

2) фактические результаты: они характеризуют действительный процесс выполнения заданных объемов работ на данное число или настоящий период;

3) прогнозируемые результаты: они основаны на селективности имеющейся информации, характеризуют предполагаемое состояние проекта и его составных элементов на последующий период;

4) отклонения, которые показывают, насколько фактические и прогнозируемые результаты отличаются от планируемых или расчетных показателей;

5) причины: предполагаемые и непредвиденные обстоятельства, определяющие фактический и прогнозируемый процесс осуществления проекта.

5.3 Управление изменениями

Одним из важных ключевых интеграционных процессов в управлении проектами, пронизывающим весь жизненный цикл проекта, является управление изменениями, которые возникают в ходе реализации проекта.

Под изменением понимается замещение одного решения другим вследствие воздействия различных внешних и внутренних факторов при разработке и реализации проекта.

Виды изменений.

Источники изменений происходят из внутреннего или из внешнего окружения проекта.

К внешним источникам изменений относится практически все, что лежит за рамками проекта: политические, законодательные, экономические, социальные, технологические, экологические, международные, географические, метеорологические и другие аспекты.

Внутренние источники изменений формируются в среде участников проекта, в процессе взаимоотношений, возникающих между ними в ходе реализации проекта.

Основной причиной внесения изменений, как правило. является невозможность предвидения на стадии разработки проекта появления новых проектных решений, более эффективных материалов и конструкций, технологий и т.д.

Первоначальный план проекта может оказаться несостоятельным из-за различных факторов:

* изменения сроков выполнения проекта;

* пересмотра стоимостных критериев;

* изменения технических условий проекта;

* изменения политики управления;

* изменения методов ведения работ;

* изменения потребностей;

* пересмотра оценок длительности работ;

* неточного планирования связей между работами;

* срыва снабженцами или подрядчиком сроков поставок;

* пересмотра ресурсных требований для операций;

* невозможности использовать ресурсы по первоначальному плану;

* неожиданных технических затруднений;

* неожиданных внешних условий (забастовки, плохая погода и т.п.);

* изменений экономической конъюнктуры.

Под управлением изменениями понимается процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрация всех потенциальных изменений (в содержании проекта, спецификации, стоимости, сетевом графике и др.) для детального изучения, оценки последствий, одобрения или отклонения, а также организация мониторинга и координации исполнителей, реализующих изменения в проекте.

5.4 Завершение проекта

Фаза завершения проекта включает проведение эксплуатационных испытаний, сдачу проекта и закрытие контракта.

Целью проведения эксплуатационных испытаний является получение точных данных, характеризующих уровень результатов, достигнутых в ходе выполнения работ по проекту.

Эксплуатационные испытания включают:

* Проведение сравнения эксплуатационных характеристик проекта с запланированными показателями;

* Выявление расхождений между запланированными и реальными показателями;

* Определение причин выявленных расхождений;

* Разработку мероприятий по устранению обнаруженных расхождений «недоделок»;

* Организацию работ по устранению недоделок.

Требования к проведению эксплуатационных испытаний определяются гарантийными соглашениями между поставщиками и заказчиком.

Гарантийное соглашение обеспечивает защиту прав обеих сторон и включает следующие пункты:

* Проверка соответствия проекту установленного оборудования;

* Наблюдение за испытаниями, началом работ и вводом в эксплуатацию;

* Определение соответствия исходного сырья, используемого в процессе испытаний;

* Определение времени и условий проведения испытаний;

* Установление в процессе испытаний соответствия смонтированного оборудования его паспортным данным;

* Устранение несоответствий проекту.

Вторым этапом завершения проекта является сдача проекта и закрытие контракта.

Основные этапы закрытия контракта:

* Проверка финансовой отчетности;

* Паспортизация;

* Выявление невыполненных обязательств;

* Завершение невыполненных обязательств;

* Гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

Проверка финансовой отчетности относится к отчетности заказчика и подрядчика.

Проверка финансовой отчетности заказчика включает:

* Проверку полноты выписки фактуры на весь объем завершенных работ;

* Согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами;

* Проверку наличия документации по изменениям;

* Контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком.

Проверка финансовой отчетности исполнителя включает:

* Проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;

* Соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;

* Поиск просроченных платежей поставщику;

* Подтверждение соответствующих удержаний.

Паспортизация представляет собой один из важных элементов организации закрытия контракта. Для ее проведения необходимо представить соответствующую документацию. Например, документацию, характеризующую технические условия используемого сырья и материалов. Это могут быть сертификаты, так как ими аттестуется продукция. Вся документация передается заказчику для регистрации.

Невыполненные обязательства должны быть завершены полностью на этапе закрытия контракта. Руководитель проекта должен стараться решить все спорные вопросы путем переговоров.

Гарантийное обслуживание осуществляется после закрытия контракта не командой, работающей над проектом, а функциональной группой, ответственной за гарантийное обслуживание. Этой группе передается:

* техническая информация;

* оборудование;

* инструменты;

* средства обучения;

* руководство по эксплуатации;

* чертежи;

* результаты испытаний;

* различные материалы фирм-поставщиков.

6. Человеческие аспекты в управлении проектами

6.1 Психологические аспекты проект-менеджмента

Человек - главная фигура проекта. Любой проект с любым материальным и финансовым обеспечением без людей, осуществляющих его, мертв.

Эффективному управляющему проектом необходимо детальное понимание всех жизненных фаз проекта.

Человеческий аспект проект-менеджмента проявляется на всех фазах проекта, так как переговоры, совещания, принятие решений, разрешение конфликтов и другие виды общения являются неотъемлемыми процедурами осуществления проекта.

Понимание психологии людей позволит ему занять правильную позицию на переговорах, совещаниях, в конфликте. Даст ему возможность задействовать окружающих людей на пользу проекта с максимальным эффектом.

Прежде всего проект-менеджер должен выполнить завет: «Чтобы лучше знать других, познай самого себя!».

Для определения психологической характеристики личности имеется большое количество тестов из практической психологии.

Наиболее распространенным является тест, разделяющий людей на две группы по проявлению эмоций: экстраверты и интроверты.

У экстравертов все «написано на лице», их чувства выражаются так ясно (словами, жестами, мимикой), что собеседнику не стоит никакого труда определить ответную реакцию на свои слова и действия. Интроверты же, наоборот, очень скупо выражают свои эмоции, они как бы обращены внутрь себя, их реакцию, как правило, нельзя распознать сразу. Только хороший психолог по определенным признакам может установить, как воспринята его информация, и что можно ожидать в ответ.

Следующим можно назвать известный тест по определению четырех эмоциональных типов человека по темпераменту: меланхолики, флегматики, сангвиники и холерики.

Существует тест, определяющий людей по их роли в команде: лидер, исполнитель, оппонент, генератор идей, критик, равнодушный.

Эффективный проект-менеджер.

Можно предложить три возможных критерия для эффективного руководителя: