Управление временем

Принцип В. Паретто в управлении рабочим временем, матрица Эйзенхауэра. Концепция управления временем Б. Франклина. Основные приёмы уплотнения времени. Основные поколения методик тайм-менеджмента. Перечень основных способов борьбы с нехваткой времени.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид контрольная работа
Язык русский
Дата добавления 09.01.2012
Размер файла 24,2 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Камская государственная инженерно-экономическая академия

Контрольная работа

По дисциплине «Современные тенденции в управлении персоналом»

На тему: «Управление временем»

Набережные Челны

2011

Содержание

Введение

Принцип В. Паретто в управлении рабочим временем. Матрица Эйзенхауэра

Концепция управления рабочим временем Б. Франклина. Концепция Любищева: хронометраж

Идеальная система тайм-менеджмента

Тридцать способов борьбы с нехваткой времени

Заключение

Введение

Время, используемое разного уровня менеджерами на управление и личное участие в выполнении заданий, колеблется в зависимости от сложности возникающих проблемных ситуаций. В то же время удельный вес времени, используемый на управление, возрастает по мере перехода к высшим уровням.

Культура времени предполагает его правильное использование, рациональное бережное распределение дня для выполнения стоящих служебных задач в течение рабочего времени, а также для личных дел и отдыха.

Типовыми составляющими труда менеджера, которые учитываются при установлении распорядка дня, являются контрольная функция выполнения плановых заданий, непосредственное ознакомление с работой подразделений, работа с поступающей корреспонденцией, собрания, совещания, общение, деловые переговоры, прием посетителей и т. д.

Важной стороной экономии рабочего времени являются хорошая подготовка и проведение разного рода совещаний, заседаний, ведение деловых переговоров.

Основными помехами в работе менеджера являются часто незапланированные визиты посетителей и телефонные звонки, которые отвлекают от важных дел. Ликвидация таких помех помогает быстрее устранять непредвиденные потери рабочего времени и свидетельствует об организационной культуре руководителя.

Однако следует отметить, что беседы с подчиненными имеют большое значение для авторитета руководителя и сплоченности коллектива в целом. Менеджер при возможности должен стараться оказать своим работникам поддержку и помощь в решении личных вопросов. В зависимости от организованности проведения встреч, справедливости решаемых вопросов зависит согласованность личных и коллективных интересов.

Существует особо эффективный способ получения достоверной информации, которым многие менеджеры пренебрегают, в результате посещения конкретного участка на своем предприятии.

Целью обхода предприятия может служить проверка того, как решаются административно-хозяйственные вопросы или производственный процесс, техническое состояние производства, обеспечение безопасности и условий труда и т.д.

Существенная роль в рационализации методов работы и экономии рабочего времени принадлежит секретарю. Главной задачей работы секретаря является обеспечение делопроизводства, необходимой информацией и спокойной работы руководителя. Хорошо подготовленный секретарь выступает связующим звеном между руководителем и подчиненными, во многих вопросах - координатором в процессе управления.

Временной ресурс работающего человека распределяется в соотношении 1:2, поэтому изменение одного из этих временных отрезков приводит к изменению рационального режима труда и отдыха, и в конечном счете отражается на выполнении поставленных перед ним задач. Считается, что величина, структура, содержание, культура использования свободного времени влияют на гуманистическую наполненность образа жизни, мировосприятие работника, его гражданскую позицию и нравственные ценности.

Принцип В. Паретто в управлении рабочим временем. Матрица Эйзенхауэра

Многие исследователи указывают на то, что первым шагом к эффективному управлению временем является осознание того, что невозможно выполнить все задачи, возникающие в повседневной практике. Единственным выходом может стать расстановка приоритетов и выполнение лишь наиболее необходимых дел. В противовес распространенному мифу, что отказ от выполнения части дел немедленно приведет к пропорциональному падению эффективности, можно привести известное правило, предложенное Вильфредо Парето. Правило 80/20 гласит: Если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80% ценности приходится на предметы, составляющие 20% от их общего числа, в то время как 20% ценности приходится на предметы, составляющие 80% от их общего числа. Исходя из правила 80/20, в списке из 10 дел 2 дела могут обеспечить 80% успеха. Иными словами, лишь 1/5 нашей работы обычно протекает эффективно, а 4/5 деятельности характеризуются в 16 раз меньшей эффективностью.

Следовательно, задача сводится к нахождению этих двух дел. Даже если восемь остальных останутся несделанными, ценность их результатов будет в четыре раза меньше, чем у двух, наиболее плодотворных. Положения принципа 80/20:

Значимых факторов не много, а факторов тривиальных множество - лишь единичные действия приводят к важным результатам.

Большая часть усилий не приводит к желаемым результатам.

То, что мы видим, обычно отличается от того, что мы получаем: всегда существуют скрытые силы.

Большинство удачных событий обусловлено действием небольшого числа высокопроизводительных сил; большинство неприятностей связано с действием небольшого числа высокодеструктивных сил.

Большая часть действий, групповых или индивидуальных, представляет собой пустую трату времени. Они не дают ничего реального для достижения реального результата.

Значимость принципа Парето для повышения эффективности не подлежит сомнению. Умение отыскать лишнее в работе может дать весьма существенные результаты. Для этого предлагается следовать нескольким простым правилам:

- Концентрироваться на ресурсах, приносящих наибольшую прибыль, не пытаться повысить эффективность всех ресурсов сразу.

- Пытаться достичь высоких результатов по нескольким направлениям, а не повышать показатели по всем направлениям сразу.

- Вместо того, чтобы выполнять повседневную или (с вашей точки зрения) рутинную работу самому, перепоручайте ее специалистам, которые могут сделать ее более профессионально.

- Делайте только то, что у вас получается лучше всего, и то, что вам нравится делать больше всего.

- «Копайте глубже»- обращайте внимание на странности и иронию судьбы.

В каждой важной для вас области старайтесь определить, какие 20% усилий могут привести к 80% результатов.

- Успокойтесь, работайте меньше и ставьте перед собой самые важные цели, при достижении которых принцип 20/80 будет работать на вас, помните, «всех денег не заработаешь».

- Максимально используйте те немногие удачные моменты, которые посылает вам жизнь, когда вы способны показать наивысший результат и когда звезды благосклонны к вам.

Предложенные правила связаны как с планированием личного времени, так и с системой принятия важных решений.

Планирование необходимо. Однако и оно требует времени. Кроме того, исследования психологов показывают, что склонность в той или иной степени планировать время определяется типом личности. В частности, согласно типологии по Майерс-Бриггс, люди «решающего» типа предпочитают распланированный образ жизни, а люди типа «ощущение», более склонны к спонтанным действиям. Т.е., каждый человек должен выбирать подходящий для себя способ планирования времени. Попытка человека, относящегося к типу «ощущение», заставить себя пользоваться тайм-менеджером, т.е. специально разработанным ежедневником, как правило, заканчивается неудачей, причем возникающий вследствие этого скептицизм распространяется не только на этот конкретный прием планирования, а на планирование времени вообще. Тем не менее, можно сформулировать несколько универсальных принципов планирования времени, руководство которыми помогает подстроить систему планирования под индивидуальные особенности личности.

Планирование времени должно приводить к выигрышу времени, иными словами: ищите оптимальный объем планирования, поскольку чрезмерная педантичность сама по себе отнимает много времени.

Тот, кто регулярно в течении 10 минут готовит план своего рабочего дня, может ежедневно экономить до двух часов рабочего времени.

Планируйте не все рабочее время. Практика показывает, что целесообразно планировать примерно 60% времен, 20% оставлять на спонтанные действия (например, творчество) и 20% резервировать на незапланированные действия.

На работу, как правило, уходит столько времени, сколько на нее выделено, поэтому стремитесь установить конкретные сроки выполнения любого задания.

Важнейшим элементом планирования является определение приоритетных целей.

При планировании необходимо определить, что должны сделать вы, а что можно поручить другим.

Последняя рекомендация может быть выполнена с помощью матрицы Эйзенхауэра.

Классическое правило расстановки приоритетов принадлежит американскому президенту Д. Эйзенхауэру.

Согласно этому правилу приоритеты в делах устанавливаются по двум критериям - срочности и важности. Сочетание этих параметров дает матрицу, представленную на рисунке 1, состоящую из двух строк и двух столбцов:

Срочные

Несрочные

Важные

1

II.

Неважные

III.

IV.

Матрица Д. Эйзенхауэра

Подобная система, состоящая, правда, не из четырех, а из трех категорий, принадлежала еще Бенджамину Франклину. К первоочередным он относил задачи, не терпящие отлагательства. Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.

Теперь, используя модель Эйзенхауэра, рассмотрим рекомендации по выполнению дел разных типов.

1. Важные и срочные. Их приходится делать немедленно, чтобы важные дела не превращались в срочные. В противном случае жизнь руководителя превращается в непрерывный стресс и кризис, постоянный стресс убивает вначале способности мыслить и анализировать, затем возникают проблемы со здоровьем. Надежда, что дела из квадранта I будут закончены и потом начнется новая, наполненная смыслом и более размеренная жизнь, не что иное, как пустой звук. Стресс и кризис это образ жизни, они переходят в привычку, человек становится зависимым от них и чувствует себя ненужным, если постоянное давление этих двух факторов вдруг по каким-то причинам заканчивается на какое-то время".

2. Важные и несрочные. Г.Архангельский пишет о них как о самых обиженных, наиболее ущемляемых делах, связанных с собственным развитием, обучением сотрудников, и т.п. Часто дела типа I появляются из-за пренебрежения делами типа II, из-за чего руководитель вынужден иметь дело со следствиями, вместо того, чтобы воздействовать на причины. Поскольку активности квадранта I требуют немедленного принятия решений и незамедлительных действий, они отводят руководителю роль пассивного исполнителя поставленной срочной и важной задачи. В квадранте II ситуация меняется на диаметрально противоположную: человек может сам влиять на способ решения задачи, выбор метода, установление листа приоритетов, определение команды исполнителей. Эти задачи требуют определения сроков исполнения.

3. Неважные и срочные. Эти дела легко маскируются под дела из квадранта I. Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела из ячейки III создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи, что часто относят к признакам эффективной организации. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

4. Неважные и несрочные. В идеале эти дела нужно "финансировать по остаточному принципу" или отказываться от них вообще. Причин, по которым дела этой группы становятся пожирателями времени, две:

Они часто приятны и интересны (просмотр личной почты, новостей в Интернет, чтение газет и журналов), поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы.

Они связаны с социальными обязательствами.

По мнению Эйзенхауэра, от их выполнения нужно воздерживаться.

Не стоит выполнять чужие дела категории I за счет своего времени. Вы должны распределять приоритеты в зависимости от значимости просителя и взвешивать последствия того, что произойдет, если вы не сделаете то, о чем вас просят. Если человек обращается к вам с просьбой, но она не имеет для вас значения, вы можете отложить ее исполнение (во всяком случае, после первой просьбы).

Концепция управления рабочим временем Б.Франклина. Концепция Любищева: хронометраж

Для менеджеров в наибольшей степени подходит концепция Франклина, поскольку она рассчитана на максимальный промежуток времени - на всю жизнь. Подобные подходы используются многими современными исследователями проблемы управления временем, но исходной для всех них является концепция Франклина, основанная на иерархическом разбиении (декомпозиции) всех временных интервалов, начиная от всей жизни и целей, которых человек в ней желает достичь, и завершая рабочим днем и его планированием.

Если система Франклина работает с тем, что должно быть сделано, то основная цель системы Любищева - учёт уже использованного времени. Наилучшие результаты достигаются благодаря использованию обеих систем одновременно.

Небольшая историческая справка: с 1916 г. (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести почасовой учёт расходуемого времени. На протяжении 56 лет он ежедневно записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько времени - на дополнительную, какие были ещё работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Точность учёта - 10 минут. Следует ещё раз подчеркнуть: учёт вёлся ежедневно на протяжении 56 лет.

Прежде всего, такой учёт выявляет потери времени, делает ясными их причины. Это позволяет значительно повысить коэффициент полезного использования времени. П. Друкер рекомендует каждому руководителю вести точную регистрацию своего времени, оговариваясь, что это весьма трудно и что большинство людей такой регистрации не выдерживает. "Я заставляю себя обращаться с просьбой к моему секретарю через каждые девять месяцев вести учет моего времени в течение трех недель... Я обещаю себе и обещаю ей письменно, (она настаивает на этом), что я не уволю, когда она принесет результаты. И, тем не менее, хотя я делаю это в течение пяти или шести лет, я каждый раз вскрикиваю: Этого не может быть, я знаю, что теряю много времени, но не может быть, чтобы так много... Хотел бы я увидеть кого-либо с иными результатами подобного учета".

Большинство людей занимаются в основном делами категории 3 и 4 и не справляются с делами категории 1 и 2. Часто просто потому, что дела типа 3 и 4 сделать проще и их результаты оказываются сразу налицо. Привычка заниматься мелочами имеет вполне отчетливое психологическое объяснение. Все мы живем и работаем, ориентируясь как бы на две перспективы - ближнюю и дальнюю. Лишь немногие люди, для которых характерна повышенная целеустремленность, руководствуются только дальней перспективой (именно поэтому многие пишут статьи, но лишь единицы отваживаются писать книги). Для демонстрации собственной эффективности большинство нуждается в быстром конкретном результате. Понимание подобной ориентации составляет важный элемент самосознания личности. При этом изменить ориентацию личности очень сложно. Однако никто не мешает воспользоваться знанием своих психологических особенностей. Необходимо просто правильно планировать последовательность работ в течение дня: начинать нужно с относительно важной, но достаточно простой задачи. В этом случае вероятность того, что вы с ней справитесь, велика, а это создаст хороший психологический настрой - ведь день то прошел не зря. В таком состоянии можно браться за действительно сложные задачи: даже если в этот день с ней справиться не удастся, это не вызовет состояния психологического дискомфорта.

Еще один прием уплотнения времени - составление перечня мелких дел (требующих 10-15 минут). Практически никогда не удается так распланировать важные и срочные дела, чтобы рабочий график был абсолютно плотным. Кроме того, переключение с одного важного дела на другое требует некоторого времени. Выполнение мелких дел позволяет эффективно использовать возникающие в работе паузы, да и добавляет удовлетворения - дела идут!

Планирование рабочего времени не будет эффективным, если вы не будете принимать во внимание особенности вашего индивидуального графика работоспособности. Известно деление людей на «жаворонков» и «сов». У жаворонков пик активности приходится на утренние часы, у сов - на вечерние. Кроме того, в течение суток происходят весьма существенные колебания работоспособности.

К навыкам, полезным в деле управления временем, относятся навыки печати слепым десятипальцевым методом, навыки ведения переговоров и совещаний (в том числе телефонных), методы обращения с документацией и бумагами, методы быстрого чтения и многие другие. Глеб Архангельский пишет о том, что при обращении с бумагами также действует правило Парето: 80% полезной информации можно получить из 20% документов. Следовательно, к ним необходимо применять те же правила расстановки приоритетов.

Рекомендуется не смешивать бумаги, относящиеся к делам высокого класса I с делами II. На столе стоит закрепить особое место для дел I. На входящую документацию лучше реагировать немедленно, потому что если реакция отложена во времени, бумагу придется читать как минимум еще один раз. Старайтесь брать каждую бумагу лишь один раз. Если это невозможно, то пытайтесь сделать с ней хотя бы что-нибудь для того, чтобы продвинуть вперед то дело, с которым она связана.

Идеальная система тайм-менеджмента

Темп современной жизни не позволяет расслабиться, требуя от нас с каждым днем всё больше. Мы начинаем опаздывать, паниковать и искать панацею, способную мгновенно решить все проблемы. Обращаясь к тайм-менеджменту и начиная внедрять его приемы на практике, мы ожидаем быстрых и волшебных результатов. Если таковые не появляются, обвиняем систему в несостоятельности и бросаемся искать другую.

Современных систем управления временем достаточно много. Стивен Кови, международный бизнес-тренер и автор нескольких трудов по лайф-менеджменту, разделил все методики тайм-менеджмента на 4 поколения:

Первое сконцентрировано на составлении перечней и памяток;

Второе - на составлении планов и подготовке к их реализации;

Третье - на составлении планов, расстановке акцентов и контроле их выполнения.

Четвертое - основано на жизненных принципах и новом взгляде на жизнь в целом.

По мнению Стивена Кови, первые три методики давно не актуальны, хотя, как показывает практика, они все еще активно используются.

Практически все системы тайм-менеджмента имеют ряд «подводных камней», о которых не всегда вспоминают авторы учебников по управлению временем. Вот некоторые из таких «камней».

Многие пособия по тайм-менеджменту акцентируют внимание читателей на том, как грамотно записать свои планы в органайзер, а также дают советы, как правильно выбрать идеальный органайзер. Однако если тщательно записанные планы остаются только в записной книжке, то вряд ли такой способ «управления» временем решит ваши проблемы. Ведь важно не красиво записать, а грамотно реализовать. Если вы планируете больше, чем можете сделать, ни одна самая совершенная система тайм-менеджмента вам не поможет.

Кроме этого, книги по тайм-менеджменту часто рассказывают, как сэкономить время, систематизировав вещи на рабочем столе, папки в компьютере и др. Порядок в вещах, безусловно, важен. Но и это не должно становится во главу угла.

Основная задача в тайм-менеджменте - не упорядочивание всей информации и не перечисление всех возможных дел, а поиск наиболее рационального способа реализации своих дел с учетом их приоритетов.

Некоторые издания советуют сосредоточиться на обучении полезным навыкам, помогающим экономить время. Конечно, навык быстрого чтения, знание иностранных языков и умение печатать вслепую десятипальцевым методом могут стать явными преимуществами. Но нужно помнить, что получение дополнительных знаний и умений отнимает немало сил и времени.

Прежде чем приступить к освоению того или иного навыка, подумайте, действительно ли вложение сил, средств и времени в освоение нового навыка будет оправдано последующей экономией времени? Александр Горбачев, автор книги «24 + 2. Время руководителя», дает в своей книге хорошие советы, как определить, нужен ли вам тот или иной навык.

Многие системы тайм-менеджмента основаны на том, что для управления своими делами и временем необходимо первоначально сформулировать краткосрочные и долгосрочные цели. На основе поставленных целей планируются промежуточные задачи.

В современной действительности зачастую попытки от начала до конца (т.е. из настоящего в будущее) запланировать пошаговое движение к цели часто заканчиваются тем, что мир успевает измениться раньше, чем цель будет достигнута. Поэтому очень важно время от времени пересматривать свои планы. Мир постоянно движется вперед, и для того, чтобы не оказаться в отстающих, необходимо уметь подстраиваться под меняющуюся ситуацию.

Не бойтесь вносить в ранее составленные планы коррективы, если это необходимо.

Методы тайм-менеджмента применяются не только для управления личным временем. Современные компании озабочены проблемой экономии времени не меньше. Руководители предприятий пытаются найти идеальный способ повышения продуктивности труда и порою в поисках «идеала» перегибают палку, постоянно контролируя сотрудников посредством камер видеонаблюдения или заставляя подтверждать свое присутствие на рабочем месте каждые полчаса.

Вряд ли такие способы смогут сильно повысить эффективность использования рабочего дня. Постоянное присутствие сотрудника на рабочем месте не гарантирует его ударной работы. Тогда как, например, во время перерыва в «курилке» в голову может прийти новый неординарный способ решения какой-либо рабочей проблемы.

Правильный тайм-менеджмент основан на правильном перераспределении времени, а не на тотальном контроле.

Идеальных методов тайм-менеджмента, которые подходили бы всем и каждому, не существует. Поэтому залог успешного управления временем - грамотное сочетание различных методов тайм-менеджмента.

Применение на практике только одной методики не поможет добиться грандиозных результатов. Различные современные системы тайм-менеджмента - это конструктор, собирая части которого, каждый человек может значительно повысить свою эффективность. Спустя некоторое время процесс необходимо повторять, поскольку ситуация вокруг нас постоянно меняется.

Грамотное использование одновременно нескольких методов тайм-менеджмента поможет вам значительно приблизиться к достижению намеченных целей.

Тридцать способов борьбы с нехваткой времени

рабочий время управление паретто

Если вам систематически не хватает времени, попробуйте ответить на эти вопросы, а главное - обратите внимание на рекомендации, следующие за ними.

1. Есть ли у вас в каждый момент ближайшая цель, к которой вы стремитесь? Составляйте на каждый день список дел, требующих непременного завершения, а кроме того, список заданий, которые желательно выполнить. Подготовьте перечни дел на будущие неделю, месяц. Это поможет лучше распределять время.

2. Учитываете ли вы приоритеты дел? В списке заданий на день упорядочьте их по важности. Делать это желательно накануне.

3. Находится ли у вас хотя бы час времени для творческой работы? Используйте для этого «время без телефона» (см. вопрос 16) и утренние часы.

4. Чувствуете ли вы, который час? Попробуйте провести эксперимент: попытайтесь один рабочий и один выходной день в неделю обойтись без часов. Вы удивитесь, насколько неверно угадываете время. Постарайтесь затем ежедневно определять, который сейчас час. Каждый день расходуйте одно и то же время на рутинную работу. Увидите сами, как день ото дня станут улучшаться ваши оценки времени.

5. Даете ли вы своим коллегам возможность проявить себя? Больше доверяя им, вы повысите их удовлетворенность трудом и высвободите свое время.

6. Делегируете ли вы рутинную работу? Подробно проанализируйте свои ежедневные занятия. Какие из них мог бы выполнять менее квалифицированный работник?

7. Удается ли вам делегировать мелкие разовые задания? Существует много дел, которые совсем не обязательно выполнять самостоятельно. Уточните, не подменяете ли вы канцелярию, скажем, отправляя письма.

8. Делегируете ли вы не только задания и права, но и связанную с ними ответственность? Только передав ответственность, вы можете быть спокойны за то, что работа будет выполнена.

9. Допускаете ли вы «обратное делегирование»? Если вы уже передали задания, права и ответственность, старайтесь не вступать в детальные обсуждения с сотрудниками, стремящимися в ходе делегированной деятельности воспользоваться вашей помощью.

10. Есть ли у вас прямые источники информации? Данные, проходящие много этапов, как правило, неполны, неточны или устарели. Проконтролируйте, по каким каналам поступает к вам информация. Если большое количество этапов неизбежно, то лучше запрашивать письменный отчет у первого лица (из первоисточника).

11. Умеете ли вы говорить «нет»? Нужно быть готовым дать любому из подчиненных задание, передать ответственность, но слишком много передавать тоже нельзя, иначе уйма времени уйдет на объяснения и согласование действий. Заблаговременно сказанное «нет» той и другой крайности в работе сэкономит время.

12. Выдерживаете ли вы сроки выполнения намеченных дел? Если в этом вы дисциплинированны, подобное умение улучшает ваш собственный распорядок дня. Точность - еще одно средство экономии времени.

13. Готовы ли вы к необычным ситуациям? Разработайте заранее «план боя» для критических случаев, которые можно предвидеть. Потерянное из-за неверных решений время обычно не удается наверстать. От хорошего руководителя ждут, что он способен управлять и в чрезвычайных обстоятельствах.

14. Делаете ли вы заметки для внутреннего пользования кратко и лишь в неизбежных случаях? Проверьте все свои подборки, дела, списки, записи, предназначенные для внутреннего пользования. Нужны ли они вообще? Нельзя ли передать хотя бы часть их компетентным подчиненным? А те, которые должны вести вы сами, нельзя ли формулировать короче, точнее?

15. Реагируете ли вы на все спокойно и рассудительно? Внезапные импульсивные реакции, как правило, отбирают много времени. Их нельзя отождествлять с быстротой реакции. Меры, принятые под влиянием импульса, обычно приходится отменять. Должный самоконтроль необходим и для экономии времени.

16. Позволяете ли вы телефонным звонкам прерывать дела и тем самым нарушать ваш деловой ритм? Установите, в какой час рабочего дня вам меньше всего звонят. Назовите этот час «временем без телефона». Зафиксируйте вопросы, по которым секретарь может отвечать самостоятельно.

17. Кто составляет вам распорядок дня? Проверьте, в какой мере это монополия вашего секретаря. Хорошо, чтобы он(а) занимался этим не один(а).

18. Заходят ли коллеги в ваш кабинет в любое время? Постоянно открытые двери стимулируют сотрудников к встречам и без особой надобности. Установите время посещений, и увидите, насколько быстрее станут решаться поставленные задачи.

19. Принимаете ли вы ежедневно тех, кого не вызывали? Здесь нужны четкие распоряжения. Принимать посетителей без вызова необходимо лишь по важным вопросам и в порядке исключения. Но все исключения должны лишь подтверждать единожды установленное правило.

20. Много ли времени занимают у вас совещания? Действительно ли они эффективны? Не забывайте, что чрезмерное увлечение совещаниями ведет к значительным потерям времени.

21. Удается ли вам четко отдавать распоряжения? Выражайте свои мысли максимально кратко, сообщайте только точные сведения и указания.

22. Работаете ли вы сразу по многим направлениям, начинаете ли несколько дел сразу? Помните о важном принципе: прежде чем приступать к новому делу, следует завершить предыдущее.

23. Напоминает ли ваш рабочий стол «поле боя»? Наведите порядок, важные и постоянно нужные таблицы и сводки должны всегда быть под рукой. Просмотрите, что можно убрать со стола. Быстрее найти требующийся документ помогут цветные полоски, скрепки и т. д.

24. Часто ли вы откладываете важные дела? Если вы привыкнете регулярно вести список приоритетов (см. вопрос 2), отсрочки у вас станут реже. Особо выделите работы, которые нужно выполнить немедленно.

25. Не говорите ли вы излишне медленно? Спросите об этом людей, с кем вас связывают близкие личные отношения. Медленная и монотонная речь усыпляет, снижает внимание. Вам требуется больше времени, чтобы ввести собеседника в курс дела. Доказано, что в некоторых случаях энергичная речь предпочтительна. Однако следите и за тем, чтобы она не превратилась в скороговорку.

26. Педантичны ли вы? Скрупулезность вызывает раздражение. Достижение идеального состояния дел требует столько усилий и затрат времени, что они вряд ли окупятся. Нужна разумная мера, середина. Переборщить здесь - все равно что не доделать работу до конца или выполнить ее плохо.

27. Насколько вы нетерпеливы? Спешка и нервозность тоже увеличивают потери времени. Если вы постоянно ощущаете нетерпение, поставьте перед собой цель научиться расслабляться. Аутотренинг, а иногда и просто желание перестать торопиться приносят хорошие результаты.

28. Много ли вы читаете? Усвоив методику быстрого чтения, вы повысите свои возможности в получении информации в несколько раз. Но параллельно постарайтесь отсекать менее важные для вас источники информации и сосредоточиться на главном.

29. Чувствуете ли вы себя специалистом по всем вопросам? Не стремитесь быть им. Советуйтесь с профессионалами, а свои усилия сосредоточьте на управленческих задачах: вашим сотрудникам это будет приятно, да и у вас высвободится больше времени.

30. Как вы относитесь к работе? Лишь позитивное отношение к своему делу помогает успевать всюду. Кто работает увлеченно, тот работает быстрее. Это одно из наиболее эффективных средств решения проблемы нехватки времени.

Заключение

Предложенные правила связаны как с планированием личного времени, так и с системой принятия важных решений.

Планирование необходимо. Однако и оно требует времени. Кроме того, исследования психологов показывают, что склонность в той или иной степени планировать время определяется типом личности. В частности, согласно типологии по Майерс-Бриггс, люди «решающего» типа предпочитают распланированный образ жизни, а люди типа «ощущение», более склонны к спонтанным действиям. Т.е., каждый человек должен выбирать подходящий для себя способ планирования времени. Попытка человека, относящегося к типу «ощущение», заставить себя пользоваться тайм-менеджером, т.е. специально разработанным ежедневником, как правило, заканчивается неудачей, причем возникающий вследствие этого скептицизм распространяется не только на этот конкретный прием планирования, а на планирование времени вообще. Тем не менее, можно сформулировать несколько универсальных принципов планирования времени, руководство которыми помогает подстроить систему планирования под индивидуальные особенности личности.

Планирование времени должно приводить к выигрышу времени, иными словами: ищите оптимальный объем планирования, поскольку чрезмерная педантичность сама по себе отнимает много времени.

Окунаясь с головой в тонкости управления временем, в составление планов и их воплощение, не забывайте время от времени задумываться, довольны ли вы своей жизнью, продвигаетесь ли вы к исполнению тех целей, которые для вас действительно значимы. Тайм-менеджмент - отличный инструмент, помогающий достигать целей. Но проверить, ваши ли это цели или они навязаны извне, можете только вы. Глупо тратить свое время на реализацию чьих-то чужих целей.Планирование рабочего времени не будет эффективным, если вы не будете принимать во внимание особенности вашего индивидуального графика работоспособности.

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

  • Возникновение управления временем в России. "Матрица Эйзенхауэра", "Хронометраж", метод Парето или закон 80/20, АВС-анализ. Фотография рабочего времени. Правила и требования к технике проведения замеров рабочего времени. Управление личным временем.

    реферат [455,1 K], добавлен 21.05.2013

  • Инструментарий, используемый при управлении временем в работе менеджера. Понятие и основные методики тайм-менеджмента. Рассмотрение вспомогательных средств для рационального управления временем. Характеристика деятельности предприятия "Викинг Туристик".

    курсовая работа [53,0 K], добавлен 05.04.2015

  • Основные принципы и инструменты управления временем персонала. Принципы диагностики тайм-менеджмента. Краткая характеристика деятельности организации ИП Будников А.В. Главные недостатки использования рабочего времени офис-менеджера в организации.

    дипломная работа [1,0 M], добавлен 23.08.2011

  • Сущность, принципы, причины использования и современные приемы тайм-менеджмента. Специфика тайм–менеджмента на предприятиях сервиса. Характеристика особенностей управления временем и использования рабочего времени в рекламной компании "Бриз–сервис".

    курсовая работа [57,4 K], добавлен 26.04.2015

  • Управление временем как действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности. История изучения науки про управление временем, ее структура. Анализ использования рабочего времени.

    презентация [2,2 M], добавлен 20.04.2015

  • Сущность и содержание тайм-менеджмента, исторические этапы его развития. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Реализация технологий тайм-менеджмента в ООО "Босфор".

    дипломная работа [412,7 K], добавлен 13.07.2015

  • Анализ эффективности использования рабочего времени. Определение и основные понятия тайм-менеджмента. Его структура: целеполагание, определение приоритетов, знание инструментов планирования, привычки. Характеристика основных техник управления временем.

    реферат [84,6 K], добавлен 11.12.2015

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.