Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применения люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 м от пола - 20-50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).

Далее рассмотрим температурно-влажностый режим хранения документов. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%; для пленочных материалов - черно-белых (15°С и 40-55%) и цветных (2-5°С и 40-55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15-20°С и 50-65%.

Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.

Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% принимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности)[3].

Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Также показания этих приборов фиксируются в регистрационном журнале.

Не маловажным является санитарно-гигиенический режим. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. Открывающиеся в теплое время года окна, а так же вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

Запрещается в хранилищах пребывать в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

Необходимо проводить систематическую влажную уборку в хранилищах. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранение; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.)[3].

При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

А также необходимо разобрать охранный режим хранения документов. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. На доступные из вне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. В рабочее время все хранилища должны быть закрыты на ключ, право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом или схемой их размещения.

Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п[3].

Заключение

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи.

Вопросами комплектования архивов, а также хранения и использования архивных документов занимается наука архивоведение. Основное отличие архивоведения от документоведения состоит в том, что архивоведение занимается информацией, не актуальной в настоящий момент времени.

Тема "Организация деятельности архивной службы" - очень актуальна, так как в настоящее время практически ни одно государственное учреждение не обходится без архива. Подводя общие итоги, можно сказать, что архивы - это те незаменимые вполне реальные нити, которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые они - условие нашего "нового знания о прошлом", которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.

В начале курсовой работы мы поставили определенную цель, для достижения которой выделили конкретный круг задач, решаемых по мере изучения данной темы

В ходе работы

· изучили литературу по истории создания архивного дела в России;

· изучили правовые основы организации архивного дела Российской Федерации.

· проанализировали деятельность архивного отдела "МаГУ"

Список используемой литературы и источников

1. Декрет СНК РСФСР от 1 июня 1918 года от "О реорганизации и централизации архивного дела" // Электронное периодическое издание "Открытый текст", [Режим доступа]: www.opentextnn.ru/censorship/russia/sov/law/snk/1917/?id=656 (дата обращения 06.01.2012)

2. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ.

3. Основы законодательства Российской Федерации "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах". 7 июля 1993 г. № 5342-1 // Отечественные архивы. 1993. № 5. С.3-10.

4. Постановление Верховного Совета РСФСР "О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования". Утв. Роскомархивом 15 июня 1992 г. // Вестник архивиста. 1992. № 4. С.21-31

5. Постановление Правительства Российской Федерации "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве". 3 марта 1993 г. № 191 // Отечественные архивы. 1993. № 3. С.3-4.

6. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562 "Об учреждении Положения о Федеральной архивной службе России" // Отечественные архивы. 1999. № 1. С.3-8.

7. Приказ Федеральной архивной службы России (Росархив) №101 от 29 декабря 2001г. "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации". - М., 2002.

8. Уголовный Кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ// Собрание законодательства РФ, 17.06.1996.- N 25.- Ст. 2954.

9. Указ Президента Российской Федерации "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России". 17 марта 1994 г. № 552 // Отечественные архивы. 1994. № 3. С.3-12

10. Указ Президента Российской Федерации "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России". 17 марта 1994 г. № 552 // Отечественные архивы. 1994. № 3. С.3-12.

11. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" // Отечественные архивы. - 2005. - № 1.

12. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

13. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения / Сост., вступ. ст. Хорхордина Т.И. - М.: РГГУ, 2001. - 395с.

14. Алексеева Е. В. Архивоведение. М., 2006. С.18-30

15. Алексеева Е. В. Организация документов и дел в пределах архивного фонда (фондирование) // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 9.

16. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение - М.: ПрофОбрИздат, 2004. - 272с.

17. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. - 2000. - №3.

18. Артизов А.Н. Архивное законодательство России: системы, проблемы и перспективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы.-1996.-№4.-с.4-5.

19. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Под ред. В.П. Козлова. М., 2002. С. 112.

20. Архивы России электронный ресурс.[Режим доступа] ://http://www.rusarchives.ru/branch/rosarchive/index.shtml (дата обращения 11.12.2011).

21. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. - 2000. - №3.

22. Государственный Архив Российской Федерации. [Режим доступа]//http://garf.narod.ru/index.htm (дата обращения 06.01.2012).

23. Грум-Гржимайло Ю.В., Сергеева А.Г. Разработка автоматизированных архивных технологий // Информационное общество. - 2003. - № 4.

24. Козлов В.П. Российское архивное дело. Архивно-источниковедческие исследования - М.: ТЕРМИКА, 2004.

25. Кузнецов С.Л. Обеспечение сохранности документов в электронной форме //Секретарское дело. 2004. №10. - С. 27

26. Кузнецов С.Л. Хранение документов в электронной форме //Секретарское дело. 1997 № 2.-С.15-16.

27. Кузнецова Т.В Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с

28. Основные правила работы архивов организаций.- М.: ВНИИДАД,2002.

29. Основные правила, работы государственных архивов с кино-фотофонодокументами / Главар-хив СССР. ВНИИ документоведения и арх. дела. М., 1980. 166 с.

30. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. М., 1989. С.35-62

Размещено на Allbest.ru