Совершенствование информационного обеспечения управления предприятием

Заведующий складом занимается приемкой товара по количеству и качеству; осуществляет рациональную организацию складского хозяйства, обеспечивает сохранность продукции; осуществляет отпуск продукции со склада.

Основной функцией водителя-экспедитора является соблюдение графика поставки продукции, контроль отгрузки продукции, оформление сопутствующих документов.

Диспетчер принимает и составляет заявки от клиентов на готовую продукцию.

Технолог следит за качеством закупаемого сырья и за качеством производимой продукции.

Главный бухгалтер занимается: ведением бухгалтерского учета и отражают на его счетах все хозяйственные операции; подготавливает в установленные сроки бухгалтерскую отчетность; осуществляет экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета.

Из организационной структуры управления ООО «Арт Стиль Март Мебел Руссланд» видно, что таких подразделений, как отдел маркетинга и рекламы, информации (информационного обеспечения), на предприятии отсутствуют. Следует отметить, что именно эти подразделения способствуют стратегическому развитию предприятия, именно этим подразделениям характерно участие в разработке программ развития предприятия, таких как разработка политики сбыта, диверсификация деятельности предприятия и др.

2.2 Анализ финансово-экономических показателей

Проведем технико-экономическую характеристику деятельности ООО «Арт Стиль Март Мебел Руссланд» за период 2004-2006 годы. Сведения по результатам работы предприятия за 3 года сведем в аналитическую таблицу 2.1.

Таблица 2.1

Динамика основных экономических показателей деятельности

ООО «Арт Стиль Март Мебел Руссланд» за период 2004-2006 гг.

Показатели	2004 год	2005 год	2006 год	Отклонение, тыс. руб.
				2005 г. к 2004 г.	2006 г. к 2005 г.	2006 г. к 2004 г.
1	2	3	4	5 (3 - 2)	6 (4 - 3)	7 (4 - 2)
1. Объем реализованной продукции, тыс. руб.	1380	2637	3924	+1257	+1287	+2544
2. Полная себестоимость реализации продукции, тыс. руб.	1260	2475	3669	+1215	+1194	+2409
3. Прибыль от реализации продукции, тыс. руб. (1 - 2)	120	162	255	+42	+93	+135
4. Доходы (+) или расходы (-) от прочих внереализационных операций, тыс. руб.	-23	-37	-50	-14	-13	-27
5. Балансовая прибыль, тыс. руб. (3 + 4)	97	125	205	+28	+80	+108
6. Чистая прибыль, тыс. руб. (5 * 0,76)	76	99	164	+23	+65	+88
7. Рентабельность продукции, % (2 / 1)	0,81	0,77	0,80	-0,04	+0,03	-0,01
8. Рентабельность продаж, % (5 * (100%) / 1)	7	4,7	5,2	-2,3	+0,5	-1,8
9. Рентабельность основной деятельности, % (5* (100%) / 2)	7,7	5,1	5,6	-2,6	+0,5	-2,1
10.Рентабельность, % (6*(100%)/1)	5,5	3,8	4,2	-2,7	+0,4	-2,3

Как видно из таблицы, деятельность предприятия не стабильна. Проанализировав данные, приведенные в таблице 2.1, можно сделать следующие выводы: при росте объема произведенной и реализованной продукции также произошел и рост затрат на производство и реализацию товаров. Но если в 2005 году объем производства и реализации вырос по сравнению с 2004 годом на 91% (2637*100/1380-100) (1257 тыс. руб.), то затраты на это составили 96% (1215 тыс. руб.). В 2006 году по сравнению с 2005 годом объем производства увеличился на 48% (1287 тыс. руб.), а затраты на 49% (1194). Сравнивая 2004 и 2006 года рост объема производства и реализации продукции и связанные с этим затраты соответственно составили 184% (2544 тыс. руб.) и 191% (2409 тыс. руб.). Таким образом, рост затрат на производство и реализацию продукции опережает рост самого объема производства и реализации. Такая же тенденция прослеживается при сравнении показателей валовая прибыль (прибыль от реализации продукции) и прочие расходы. При росте валовой прибыли на 35% в 2005 году, по сравнению с 2004 годом, прочие расходы возросли на 60%. Хотя в 2006 году рост валовой прибыли превзошел рост прочих расходов на 22% в сравнении с 2005 годом. Но если сравнить эти показатели в 2006 и 2004 годах, то в 2006 году рост валовой прибыли составил 113%, а рост прочих расходов 117% (относительно 2004 года). Во всех анализируемых годах происходит рост балансовой и чистой прибыли, но это не является показателем успешной деятельности предприятия, так как уже отмечалось ранее слишком велики затраты на производство, реализацию продукции и прочие затраты.

Об этом свидетельствуют и рассчитанные показатели рентабельности. Показатель рентабельности продукции показывает, какую прибыль имеет предприятие с каждого рубля выручки от реализации продукции. Рентабельность продукции хотя и увеличилась в 2006 году на 0,03 пункта, относительно 2005 года, но снизилась в сравнении с 2004 годом на 0,01пункт. Это характеризует и эффективность основной деятельности, рентабельность которой тоже снизилась в 2006 году относительно 2004 года на 2,1% и незначительно возросла на 0,5% в сравнении с 2005 годом, что свидетельствует о неэффективном управлении затратами и о возможности неправильного выбора стратегии. Рентабельность продаж показывает, какую чистую прибыль получает предприятие с каждого рубля выручки от реализации продукции. В 2004 г. рентабельность продаж предприятия ООО «Арт Стиль Март Мебел Руссланд» составила 7%, или 7 копеек с каждого рубля выручки от реализации продукции в 2005 г. -- 4,7% или 4,7 копейки, в 2006 г. --5,2% или 5,2 копейки. Показатель общей рентабельности наиболее высоким был в 2004 году - 5,5% , к 2005 году снизился до 3,8%, в 2006 году смог подняться на 0,4 пункта и составил 4,2%.

Из проведенного анализа, следует, что наиболее успешной коммерческая деятельность предприятия была в 2004 году. В 2005 году все показатели, характеризующие положительные результаты деятельности резко снизились (показатели рентабельности). К 2006 году ООО «Арт Стиль Март Мебел Руссланд» удалось несколько стабилизировать положение и улучшить практически все показатели относительно 2005 года.

В таблице 2.2 приведены данные по состоянию дебиторской и кредиторской задолженности, в общем по предприятию.

Из таблицы мы видим, что кредиторская задолженность в каждом отрезке анализируемого периода почти в два раза больше дебиторской задолженности. Причем основную сумму предприятие задолжало поставщикам, это связано с тем, что многие поставщики, с которыми у ООО «Арт Стиль Март Мебел Руссланд» длительные деловые отношения, часто предоставляют товары в долг или оплаченные на половину. С основной массой поставщиков ООО «Арт Стиль Март Мебел Руссланд» рассчитывается по безналичной форме и к моменту составления отчетности по оплате с поставщиками за товар деньги не были еще перечислены на их (поставщиков) счет.

Также у предприятия есть задолженность и перед персоналом организации и перед государственными внебюджетными фондами. Рост кредиторской задолженности в немалой степени связан с законами и требованиями органов государственного регулирования. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования, зачастую имеющие также силу закона. ООО «Арт Стиль Март Мебел Руссланд» в соответствии с действующим законодательством уплачивает 13 видов налогов в различные фонды. Введение новых налогов, неоднократное в течение года их изменение приводит к удорожанию продукции, затруднениям в планировании своей деятельности.

Таблица 2.2

Наличие дебиторской и кредиторской задолженности ООО «Арт Стиль Март Мебел Руссланд» за 2004-2006гг. (тыс. руб.)

Показатели	2004 год	2005 год	2006 год
Кредиторская задолженность в т.ч.	253	583	299
расчеты с поставщиками	137	364	125
прочая	116	219	174
Дебиторская задолженность в т. ч.	129	135	146
расчеты с покупателями	76	119	122
прочая	53	13	24

Дебиторскую задолженность покупателей тоже нельзя назвать незначительной, но относительно кредиторской задолженности она более стабильна. Более наглядно изменение кредиторской и дебиторской задолженности вы можете видеть на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 - Изменение кредиторской и дебиторской задолженности за три года

2.3 Характеристика существующего информационного обеспечения управления деятельностью предприятия

Проблема совершенствования бизнес-процессов торговых предприятий вызвана, прежде всего, высокой динамичностью процессов в условиях рынка. Беспрерывные и довольно важные изменения в технологиях, рынках сбыта и потребностях клиентов стали обычным явлением, и торговые компании, стремясь сохранить свою конкурентоспособность, вынуждены непрерывно перестраивать свою стратегию и тактику.

Бизнес-процесс при этом можно рассматривать как повторяющееся во времени множество внутренних операций (видов деятельности), потребляющих определенные ресурсы и начинающихся с одного или более входов и, на выходе, заканчивающихся созданием продукции, необходимой клиенту. Назначение каждого бизнес-процесса состоит в том, чтобы предложить клиенту (внутреннему или внешнему потребителю результатов бизнес-процесса) товар или услугу, т.е. продукцию, удовлетворяющую его по стоимости, долговечности, сервису и качеству.

Как потоки работы, процессы имеют свои границы, другими словами, начало и конец. Для любого отдельно взятого процесса эти границы установлены начальными, или первичными, входами, с которых он начинается. Эти входы открываются первичными поставщиками процесса. Процесс заканчивается выходом, который выдает результат первичным клиентам процесса.

Специфика бизнес-процессов торгового предприятия определяется функциями, которые, в свою очередь, различны для предприятий оптовой и розничной торговли.

Для предприятий оптовой торговли основными бизнес-процессами являются:

1. сбыт и его стимулирование;

2. закупка и формирование товарного ассортимента;

3. разукрупнение партий товаров;

4. складирование;

5. принятие риска;

6. транспортировка;

7. финансирование;

8. предоставление информации о рынке;

9. услуги по управлению и консультационные услуги.

На предприятиях розничной торговли основными бизнес-процессами являются:

1. исследование конъюнктуры товарного рынка;

2. определение спроса и предложения на конкретные виды товаров;

3. формирование широкого ассортимента товаров и услуг, которые предоставляются фирмой;

4. осуществление технологических операций по приему, сохранению, маркировке и подготовке товаров к продаже;

5. установление цены на товары;

6. участие в продвижении товаров на рынок;

7. создание благоприятных условий для продажи товаров;

8. оказание поставщикам и потребителям транспортно-экспедиционных, консультационных, рекламных, информационных и других услуг.

Для оптово-розничных предприятий, к которым относится и «Арт Стиль Март Мебел Руссланд», характерны и те, и другие виды бизнес-процессов. Руководство предприятие должно с одинаковым вниманием относиться и к оптовым бизнес-процессам, и к розничным бизнес-процессам.

Реинжиниринг бизнес-процессов торгового предприятия включает в себя: знакомство с организационно-штатной структурой предприятия и направлениями его деятельности; построение корпоративной пирамиды менеджмента как всего предприятия так и каждого подраздела по функциям PDCA; формирование системы бизнес-процессов управленческой ответственности; выделение и оптимизацию пирамид менеджмента по центрам функциональной ответственности; выделение и описание основных технологических операций торгового предприятия.

Основываясь на принципах реинжиниринга, при формировании структуры бизнес-процессов следует учитывать основные направления удовлетворения потребностей потребителей, а именно:

Ї мониторинг культурных и поведенческих тенденций, анализ потребительских преимуществ и предложений конкурентов, поиск товаров, в которых заинтересованно общество;

Ї создание концепции и прототипа продукта, определение реакции потенциальных потребителей и экспертов на предлагаемый продукт;

Ї формирование сценария нового бизнес - процесса (создание технологической схемы, решение кадровых задач, деление ответственности и полномочий, координация действий, логистика, выделение связей с поставщиками, ценообразование);

Ї выход на рынок (PR, реклама и информация, выстраивание взаимоотношений с дилерами и агентами, проведение мероприятий по стимулированию продаж);

Ї организация сервисного обслуживания, поддержка клиентов, изучение реакции потребителя на покупку, прием претензий, содействие в их устранении, ведение баз данных потребителей, формирование предложений по дальнейшему развитию бизнеса.

В общем виде бизнес-процессы торгового предприятия, характерные и для «Арт Стиль Март Мебел Руссланд», можно представить в виде схемы на рис. 2.3.

Рассмотрим моделирование бизнес - функции «Обеспечение портфеля заказов» (рис. 2.4).

Таким образом, предложен поход к формировании структуры бизнес - процессов торговых предприятий, основанный на принципах реинжиниринга, с учетом основных функций торговли и направлений удовлетворения потребностей потребителей.

85

Рисунок 2.3 - Общая модель бизнес - процессов предприятия

«Арт Стиль Март Мебел Руссланд» Составлено автором по материалам «Арт Стиль Март Мебел Руссланд»

Рисунок 2.4 - Бизнес - процесс «Обеспечение портфеля заказов» Составлено автором по материалам «Арт Стиль Март Мебел Руссланд»

В настоящее время на предприятии остро стоит проблема автоматизации бизнес-процессов.

Для эффективной автоматизации бизнес-процессов в торговом предприятии среднего масштаба рекомендована следующая цепочка действий:

Для начала необходимо выделить все бизнес-процессы торгового предприятия. Затем выбрать программу, которая оптимально подходит для решения поставленных задач. Следующий этап - выбор оборудования под данную программу. И затем (вопрос, часто кажущийся незначительным, но, при невнимательном отношении, доставляющий немало проблем) - выбор торговой мебели, в первую очередь - кассовых боксов, под выбранное оборудование. Только после этого можно приступать к интеграции как таковой, то есть к объединению всех составляющих в единое целое. В этой цепочке ключевую позицию занимает выбор программного обеспечения.

В первую очередь необходимо определить формат магазина, затем обратить внимание на стоимость программного обеспечения. Серьезное программное обеспечение стоит больших денег, а если возможности его не будут использоваться на 100%, то такое решение нецелесообразно. В то же время дешевые системы имеют множество функциональных недостатков, что в конечном итоге приведет к осложнениям в процессе работы.

При решении вопросов автоматизации следует выделить два аспекта: автоматизация торгового зала (в первую очередь кассового узла) и автоматизация складских процессов.

При автоматизации рабочего места кассира учитываются особенности работы предприятия; оно оборудуется компьютерно-кассовыми системами, POS-терминалами, сканерами для считывания штриховых кодов, а также противокражными системами. Автоматизация предусматривает контроль за движением товара, а также денежных средств.

Для автоматизации складских процессов используются терминалы сбора данных. Мобильные терминалы сбора данных представляют собой портативные устройства, которые оснащены встроенным сканером штриховых кодов, микропроцессором и энергонезависимой памятью. Встроенный сканер считывает информацию со штрихового кода и записывает ее в память терминала. Мобильный терминал сбора данных предназначен для работы в беспроводной сети, что позволяет расширить возможности информационной системы управления складом, обеспечивает оперативный обмен данными в режиме реального времени на всех рабочих участках. Использование таких терминалов позволяет устранить ошибки при ручном вводе; отправлять данные в центральную систему в процессе технологических операций с товарами; избежать оформления бумажных документов и затрат времени на ручное введение данных; обеспечивать обратную связь между оператором и центральным компьютером. Корпус терминала защищен от пыли и влаги и соответствует промышленному стандарту IP 54, выдерживает падения с высоты 1,2 м на бетонную поверхность. Встроенная в терминал антенна позволяет передавать данные со скоростью 11МБ/с. Терминал можно использовать там, где необходим on-line режим: на торговых предприятиях для введения заказов и отгрузок, при инвентаризации, для отслеживания движения товаров и багажа.

На ООО «Арт Стиль Март Мебел Руссланд» внедрена программа Axpata.

Axapta Retail -- это отраслевое решение, предназначенное для автоматизации предприятий розничной торговли. Привычные бизнес-процессы сегодня нуждаются в постоянном контроле и своевременной оптимизации. Поэтому такой мощный ресурс для развития Вашего бизнеса, как Axapta Retail, становится одним из ключевых конкурентных преимуществ для торговой компании.

Решение Axapta Retail разработано на базе системы управления Microsoft Business Solutions-Axapta. Microsoft Axapta -- это одна из наиболее популярных ERP-систем, которую используют тысячи компаний по всему миру.

Microsoft Axapta -- это комплексная система, предназначенная для автоматизации управления на предприятиях крупного и среднего бизнеса, относящаяся к системам класса ERP II.

Microsoft Axapta основана на применении новейших технологий и аккумулирует уникальный опыт западного бизнеса. Она обеспечивает широчайшие возможности для оптимизации управления, минимизации расходов и повышения эффективности работы персонала.

Отличительной особенностью Microsoft Axapta является ее непревзойденная гибкость и способность развиваться. Благодаря самой современной среде разработки эта система великолепно адаптируется к любым переменам -- будь то изменения конъюнктуры рынка, увеличение числа подразделений или направлений деятельности компании.

Мобильность и масштабируемость, полная интеграция с сетью Интернет, открытость во взаимодействии с бизнес-партнерами определили выбор американского журнала Accounting Today, который назвал Microsoft Axapta одной из пяти программ, которые полностью изменят методы ведения бизнеса в новом тысячелетии.

Отраслевое решение Axapta Retail было разработано специально для розничных сетей, работающих в России, на базе ERP-системы Microsoft Axapta.

Решение локализовала компания КОРУС Консалтинг (группа компаний «Кристалл Сервис»), которая является Золотым Сертифицированным Партнером Microsoft Business Solutions по ERP-системе Microsoft Axapta.

Axapta Retail охватывает весь спектр бизнес-процессов, связанных с функционированием розничной торговой сети, и при этом позволяет в полной мере использовать потенциал современной ERP-системы.

Основными преимуществами отраслевого решения Axapta Retail являются:

· Поддержка всех форматов сетевой торговли, используемых в России

· Индивидуальный подход к каждому покупателю

· Оптимизация складских запасов и объемов закупок

· Высокая скорость и отработанная методология внедрения

· Высокая производительность вне зависимости от качества каналов связи

· Поддержка различных форматов ценообразования

· Поддержка технологий штрихового кодирования

Axapta Retail имеет русифицированный интерфейс, который близок к привычному внешнему виду приложений Microsoft Office. Отраслевое решение разработано с учетом особенностей российского законодательства, налогообложения и требований к бухгалтерскому учету.

Открытость Axapta Retail позволяет интегрировать данное решение с любым, в том числе и российским, программным обеспечением. Ваша компания сможет вести всю документацию в соответствии как с российскими, так и с международными стандартами.

Как правило, на Западе все коммуникации между подразделениями осуществляются в режиме online. Axapta Retail, помимо работы в режиме реального времени, также обеспечивает эффективную связь с помощью асинхронного обмена документами по электронной почте, что особенно актуально для России с ее устаревшими каналами связи.

Документы, содержащие текущие изменения и другую актуальную информацию, обрабатываются системой, и все необходимые обновления вносятся в нее автоматически. Вы не будете зависеть от качества каналов связи, и сможете получить достоверную информацию для принятия обоснованных управленческих решений.

Обладая возможностями, сопоставимыми с потенциалом тяжелой информационной системы верхнего ценового сегмента, Axapta Retail отличается значительно более низкой стоимостью.

Благодаря применению самых современных технологий разработчикам решения удалось добиться минимальной стоимости владения системой.

Axapta Retail отличается высокой (около 6 месяцев!) скоростью внедрения. После ввода системы в эксплуатацию Ваши IT специалисты смогут самостоятельно осуществлять сопровождение Axapta Retail, добавлять новые рабочие места и т.д. Вы выбираете решение, которое сможет развиваться вместе с Вашим бизнесом без дополнительных вложений.

Интерфейс системы соответствует промышленному стандарту терминологии и понятий APICS

Объектноориентированное построение обеспечивает устойчивость системы при внесении дополнений

Интеграция c сетью Интернет и модуль электронной торговли позволяет успешно работать на рынке e-commerce

Поддержка открытых стандартов Microsoft BackOffice, ActiveX, COM/DCOM

Сертификация под Windows XP, NT, 2000

Функциональные ключи, создание форм «на лету» по технологии IntelliMorph

Интегрированная среда разработки MorphX, CASE-технологии

Масштабируемость, поддержка различных СУБД и совместимостью с другими системами автоматизации

Максимальная эффективность использования IT-ресурсов компании за счет трехуровневой структуры клиент/сервер

Открытость системы для разработки и простота настройки

Полная интеграция с торговым оборудованием

Эффект от внедрения отраслевого решения Axapta Retail

Общесистемный уровень

· Повышение качества управленческих решений

· Высвобождение рабочего времени сотрудников за счет устранения «двойного ввода» данных

Финансы

· Повышение оборачиваемости капитала

· Повышение рентабельности благодаря своевременной корректировке цен

Логистика

· Широкий и стабильно пополняемый ассортимент

· Снижение затрат и повышение производительности труда за счет штрих-кодирования и структуризации номенклатуры

· Повышение оборачиваемости запасов благодаря оптимизации закупок под спрос

Отношения с поставщиками

· Структуризация номенклатуры поставщика и повышение эффективности закупок

Отношения с клиентами

· Привлечение клиентов за счет предоставления скидок, бонусов и проведения рекламных акций

В ходе внедрения команда консультантов и разработчиков проводит детальное изучение специфики бизнеса. Это позволяет получить максимальный эффект от внедрения системы. Анализируя полученные данные, определяются задачи, сроки, бюджет и приступаем к постановке целей проекта, которых достигает компания в результате перехода к использованию новой технологии управления. Вся работа по внедрению -- это проект, направленный на достижение конкретных результатов -- финансовых и организационных.

На основании принятых решений специалисты производят разработку системы. Готовое решение проходит тестирование в реальных условиях бизнеса, после чего осуществляется его доработка в соответствии с рекомендациями, полученными в ходе тестовой эксплуатации. Методология внедрения Axapta Retail включает психологическое сопровождение инноваций. Консультанты не только обучают сотрудников, но и показывают, насколько проще, быстрее и эффективнее можно справляться с их ежедневными задачами с помощью Axapta Retail.

После тестирования системы и окончания процесса подготовки сотрудников можно использовать решение в полном объеме. Передача экспертных знаний организована таким образом, что к этому времени большинство возникающих вопросов Ваши технические специалисты способны решить самостоятельно. Тем не менее, в любой момент служба поддержки готова обеспечить необходимое Вам сервисное сопровождение системы и решить любые проблемы в самые кратчайшие сроки.

Основные этапы внедрения:

Подготовка к внедрению системы

Психологическое сопровождение инноваций

Запуск системы и техническая поддержка

Таким образом, Общество с ограниченной ответственностью «Арт Стиль Март Мебел Руссланд» создано в соответствии с Гражданским Кодексом РФ, Федеральным Законом РФ №14-ФЗ от 08.02.98 г. «Об обществах с ограниченной ответственностью» и иными законодательными актами РФ.

Основными направлениями деятельности является:

- продажа алюминиевого профиля и комплектующих для торгового оборудования;

- продажа торговой мебели на основе алюминиевого профиля;

- продажа выставочных стендов.

Во всех анализируемых годах деятельность предприятия не стабильна. Проанализировав данные, приведенные в таблице 2.1, можно сделать следующие выводы: при росте объема произведенной и реализованной продукции росте балансовой и чистой прибыли ,также произошел и рост затрат на производство и реализацию товаров. Кредиторская задолженность в каждом отрезке анализируемого периода почти в два раза больше дебиторской задолженности. Причем основную сумму предприятие задолжало поставщикам, это связано с тем, что многие поставщики, с которыми у ООО «Арт Стиль Март Мебел Руссланд» длительные деловые отношения, часто предоставляют товары в долг или оплаченные на половину. С основной массой поставщиков ООО «Арт Стиль Март Мебел Руссланд» рассчитывается по безналичной форме и к моменту составления отчетности по оплате с поставщиками за товар деньги не были еще перечислены на их (поставщиков) счет.

Состояние предприятия характеризуется недостатком реального собственного капитала, собственных оборотных средств, основных и долгосрочных источников формирования запасов, которые имеют отрицательное значение.

Данное предприятие имеет необходимый потенциал и возможности для своего развития. Прежде всего, необходимо оценить ресурсы, необходимые для реализации стратегии развития и возможности их привлечения. Крайне необходимо регулярно проводить анализ финансового состояния предприятием, что повысит стабильность его деятельности. Необходимо повысить качество управления предприятием, что даст возможности для дальнейшего его развития. Основное направление совершенствования видится в совершенствовании информационного обеспечения деятельности предприятия.

3 Совершенствование информационного обеспечения деятельности предприятия

3.1 Предложения по совершенствованию информационного обеспечения деятельности предприятия

Как и для большинства подобных компаний, простота торгового бизнеса образца начала 90-х сменилась необходимостью перехода, что называется к регулярному менеджменту, при этом главная причина - это создание за последние годы нормальной конкурентной среды на рынке и, как следствие, неудовлетворительные финансовые результаты, которые не могли быть улучшены традиционными для компании средствами. Одним из выводов, сделанных для себя, было то, что ценность предложения компании на рынке - это не только товар и его отпускная цена, а степень удовлетворения потребностей клиентов, включающая качество обслуживания, которое приобрело за последнее время для клиентов огромное значение. Собственно осознание такой ситуации и есть отправная точка дальнейших рассуждений, и есть ответ на вопрос «зачем компании нужны изменения». Конечно, возник и следующий вопрос - что необходимо изменять в первую очередь, и до какой степени, что требует клиент от компании, и какого качества должны быть изменения.

Проведя маркетинговое исследование и анализ рынка, был получен следующий результат. Оказалось, что одним из ключевых факторов, который может оказать существенное влияние на конкурентоспособность предложения компании, является отсутствие очередей на складе и быстрота обслуживания.

Таким образом, реализуется модель взаимодействия маркетинга и логистики путем постановки задачи для логистики: провести оптимизацию процессов обслуживания клиентов на складском комплексе, при этом критерием оптимизации является минимизация очереди и минимизация времени обслуживания. Причем, исходя из проведенных исследований, удалось даже точно определить допустимые границы такой минимизации: клиент должен обслуживаться не более 20 минут. Отдел логистики (совместно с технической службой) занялся поиском оптимальных путей для решения проблемы равновесного состояния системы товарных потоков в рамках задач определенных отделом маркетинга.

Естественно, что путей решения такой задачи множество, но дополнительным условием оптимизации является и минимизация величины издержек компании, связанных с обеспечением данного решения. Поэтому проект был разбит на следующие этапы:

Описание процессов «AS-IS». Результатом этого процесса является составление схем бизнес-процессов, имеющих место на складском комплексе, которые связаны с обслуживанием клиентов.

Составление «фотографии рабочего дня». На этом этапе разрабатываются бланки, с помощью которых будет проходить измерение затрачиваемого времени на каждую функцию, а сама работа ведется в двух направлениях:

- фиксируется время, затрачиваемое «клиентом» (клиентом в общем смысле, то есть это может быть и машина компании) процесса на прохождение каждой функции и ожидание в очереди в каждом процессе согласно схемам п.1.

- в режиме реального времени с некоторой дискретностью во времени фиксируется общая загрузка склада путем переписи «клиентов» (с обязательным указанием процесса), вызывающие эту загрузку и объем этой загрузки, а также размер очереди.

Анализ проблем и выявление их причин.

Анализ также ведется в двух плоскостях:

- вычисляются средние величины времен, затрачиваемых на выполнение каждой функции в каждом процессе, совокупно со временем ожидания в очереди,

- строится график динамической загрузки склада по каждому процессу и общая загрузка, как сумма загрузок каждого процесса.

В итоге, например, были отмечены следующие результаты.

Оказалось, что при отгрузке товара (см. рис. 3.1), что занимает в среднем 55 минут, 25% времени процесса занимает ожидание в очереди и 28% - поиск товара при погрузке.

Рисунок 3.1 - Структура времени процесса «Отгрузка клиенту» - среднее время - 55 мин. Составлено автором по материалам «Арт Мебел Стил Руссланд»

В тоже время, если посмотреть на график загрузки склада (см. рис. 3.2), то станет очевидным крайняя неравномерность нагрузки. Это является с одной стороны следствием отсутствия регламента процессов в течение рабочего дня, а с другой стороны отсутствием напрашивающейся связи между складскими процессами и процессами поставок и продажи (или, другими словами, между подразделениями склада, поставок и сбыта).



Рисунок 3.2 -График загрузки склада

Из приведенной диаграммы видно, что максимальная загрузка склада приходится на 13-30 - 16-30 часов, в остальное время объемы значительно ниже.

Основные проблемы, выявленные в процессе анализа, выглядят так:

1. Отсутствует необходимое количество обслуживающего персонала и техники, способные обслужить клиентов во время «пиковой» нагрузки (что объясняется избыточностью во время низкой загрузки при их большой стоимости).

В свою очередь причины этого:

- отсутствует регламент процессов по доставкам и перевозкам со стороны компании, что вызывает «пиковые» нагрузки, но простое увеличение техники и персонала, способные обрабатывать подобные «пики» противоречит одному из условий оптимизации - минимизации издержек компании.

- отсутствует деление склада зоны разгрузки, приемки, основного хранения, комплектации заказа и отгрузки, следовательно, с точки зрения клиента функции погрузки сложны и выполняются медленно.

2. Склад не является открытой информационной системой, как следствие - нет связи между основными подразделениями компании, участвующих в формировании материальных потоков. В итоге клиент выполняет много лишних функций, кроме потери времени в очереди.

Поэтому наиболее важным фактором, определившим всю концепцию оптимизации, стала проблема «выравнивания» товарных потоков во времени, остальные возможные направления оптимизации проявляются как следствие данного фактора.

3. Моделирование потоков и построение схем процессов «TO-BE».

Исходя из описанных факторов, реорганизация складского хозяйства была также ориентирована в нескольких направлениях.

Регламентирование бизнес-процессов. Так как к данному этапу уже доступен список бизнес-процессов и известны средне статистические нагрузки, приходящиеся на каждый процесс, то путем варьирования допустимых интервалов времени каждого процесса можно получать теоретический график общей загрузки. Моделирование осуществлялось средствами программы, написанной специалистами технической службы. В итоге численного моделирования были найдены оптимальные допустимые интервалы времени для каждого процесса, при которых минимизировался «пик» графика общей загрузки.

Изменение процедур поставки и отгрузки. Проведено выделение зон разгрузки, приемки, основного хранения, комплектации заказа и отгрузки.

3.2 Технические средства совершенствования информационного обеспечения

Проведены изменения в информационной системе (соединяющей склад и офис), а для сбытовых подразделений введена обязательная функция - указание планируемой даты и времени отгрузки заказа клиента. Теперь персонал склада, получив информацию о планируемых расходах, начинал комплектовать заказ в зоне комплектации задолго до приезда клиента (и в большей степени во время низкой загруженности), таким образом, исключая время на поиск товара во время самой отгрузки.

Отдел снабжения обязали информировать о планируемых сроках и объемах закупок и ежедневно корректировать данную информацию. Персонал склада, получив информацию о планируемых поставках, готовит складские помещения под приемку груза, тем самым, исключая встречные потоки на одном складе.

Реализация изменений. После введения вышеуказанных изменений в процессах, удалось сократить среднее время обслуживания клиентов до 17 минут при практически полном отсутствии очередей даже в «час пик», причем такого результата удалось достичь без привлечения дополнительной техники и персонала. График загрузки складского комплекса после изменений отображен на рис. 3.3.

Рисунок 3.3 - Сравнение загрузки склада до и после изменений Составлено автором по материалам «Арт Стиль Март Мебел Руссланд»

Кроме того, так как задачу оптимизации ставила служба маркетинга, то, как и следовало ожидать, после внедрения изменений в СМИ последовала реклама, позиционированная на высоком качестве обслуживания клиентов.

Таким образом, можно говорить о том, что проблема, связанная с двумя разными, но взаимосвязанными процессами: организация товародвижения и распределение товаров; изучение спроса на базе распределительного и информационного подходов к маркетингу может быть решена при внедрении и использовании эффективных вариантов размещения, хранения и транспортировки товаров с учетом требований конкретных рынков.

Исходя из вышеизложенного материала, можно сформулировать концепцию модели взаимодействия маркетинга и логистики как интегрированной системы планирования и организации предоставления в соответствующие подразделения компании необходимого количества товаров нужного вида, в количестве, на которое предъявляется обеспечивающий прибыль спрос, в нужное время и место по оптимальным ценам, охватывает все виды движения товаров.

Исходя из данного определения модели видно, что она воздействует на все основные области деятельности компании как инструмент маркетинга, обеспечивающая рыночный успех, а отсюда возникает ее маркетинговая функция, которая причинно связана со всеми сферами деятельности компании (прогнозирование рынка, планирование производства, организация сбыта и т. д.). Рыночное значение модели обусловлено так же принятием многих распределительных функций торговли на производителя и возрастающей конкуренцией в области сервиса (расходы составляют 10-30 %). Все эти факторы показывают необходимость включения логистики в общую концепцию маркетинга и в планирование маркетинга.

Как следствие, модель является составной частью концепции маркетинга и может оказывать влияние на все сферы бизнеса. Только при этом условии она становиться эффективным инструментом, регулирующим закупки, производство и распределение с позиций рынка. Предпосылками для этого являются:

- Ориентирование предприятия на рынок.

- Рассмотрение маркетинга как нормативной функции предприятия.

- Организационное и функциональное объединение всех инструментов маркетинга.

- Модель, как системное понятие, действует как единое целое, и с учетом других функций маркетинга позволяет добиться:

- Оптимального соотношения между расходами и повышением производительности, ориентируемым на рынок.

- Обеспечить больший уровень надежности при определении уровня сервиса.

Именно введение концепции маркетинга определяет значение модели, в значительной степени влияющей на конкурентоспособность предприятия.

Для повышения эффективности информационного обеспечения деятельности предприятия рационально использование программного комплекса Manhattan.

Построенный на базе современной технологической платформы, комплекс решений Integrated Logistics Solutions включает в себя систему оперативного управления складами WMS Manhattan Associates' ILS. Функциональные возможности этой системы полностью охватывают весь технологический цикл склада, от приемки товара и его размещения до отбора и отгрузки товара со склада. В состав системы входят несколько вспомогательных модулей, к которым относятся:

Модуль управления персоналом склада (Labor management)

Модуль мониторинга операций на складе (Performance management)

Платформа online-взаимодействия с партнерами (Trading partner management)

Средства радиочастотной идентификации (RFID solutions)

Кроме того, в качестве дополнительных решений КОРУС Консалтинг предлагает систему оптимизации размещения товаров на складе (Slotting optimization) и систему расчета стоимости складских услуг (Billing solution).

Комплекс решений «Управление складом» поддерживает следующие операции:

· приемку, контроль количества и качества товаров

· размещение товаров в соответствии со стратегиями размещения

· пополнение ячеек отбора

· резервирование товаров

· комплектацию заказов, с учетом срока годности товаров

· управление волнами

· упаковку

· отгрузку

· сквозное складирование (функция cross docking)

· ускорение поставок задолженной продукции (функция Immediate needs)

· возможность выполнения всех операций с помощью RF терминалов сбора данных

· циклическую инвентаризацию и инвентаризацию по событиям

· управление заданиями для сотрудников и контроль загрузки персонала

· расчет эффективности работы персонала

· мониторинг операций на складе

· подготовку сопроводительной документации, ведение документооборота

· взаимодействие с контрагентами

Приемка

· Оформление заказа на покупку через Интернет-портал

· Оформление заказа на покупку при помощи ручного ввода информации

· Получение информации о заказе из внешней системы (например, из системы ERP)

· Поддержка ASN (Advance Shipment Note)

· Приемка по документам

· «Слепая приемка»

· Приемка при помощи терминалов сбора данных

· Автоматическая генерация задания на контроль качества

· Приемка с использованием RFID-меток (рис. 3.4)

Размещение

· Гибкая настройка правил размещения за счет комбинации стратегий размещения и критериев отбора ячеек

· Размещение при помощи RF-терминалов

Пополнение ячеек отбора

· Пополнение с использованием правил пополнения

· Автоматическая генерация заданий на пополнение в рамках «волны»

· Пополнение по событиям и/или по заданному критерию (например, при достижении порогового уровня товара в ячейке)

Рис. 3.4 - Приемка с использованием RFID-меток

Описание адресов товаров с помощью ILS - это быстрый и легкий, но при этом весьма мощный процесс. ILS поддерживает концепцию фиксированных и/или случайных ячеек. Пользователи могут описывать ячейки с использованием габаритов, вместимости, веса и др. При помощи модуля «Проводник ячеек» пользователи могут видеть, как используется пространство складских помещений в реальном масштабе времени в различных видах. ILS отслеживает номенклатуру до уровня информации об адресе нахождения на складе. Единицы могут иметь многочисленные перекрестные ссылки (например, коды UPC), что помогает при идентификации товара. Warehouse Management также поддерживает неограниченное количество единиц измерения (например, ящик, поддон, первичная упаковка, пакет, коробка) и их условных обозначений, предоставляя Вам полную гибкость и удобство в обращении.

Резервирование товаров

· Резервирование товаров под планируемые отгрузки по настраиваемым правилам

· Резервирование с учетом текущих потребностей

Рис. 3.5 - Автоматизированный прием

Создание наборов (киттинг)

· Генерация задания на формирование товарных наборов

· Генерация задания на разделение товарных наборов на составляющие

Упаковка

· Автоматизированное рабочее место упаковщика

Отгрузка

· Гибкая настройка правил консолидации контейнеров в зоне отгрузки

· Контроль отгрузки при помощи RFID-меток

Инвентаризация

· Циклическая инвентаризация

· Инвентаризация по событиям (событие - выявление излишков/недостач, любого несоответствия количества товара, зарегистрированного в системе, реальному количеству; достижение порогового уровня товара (например, 10%) и проч.)

Управление заданиями для сотрудников

· Автоматическое назначение заданий персоналу

· Отслеживание статусов работ

· Контроль времени выполнения операций

· Управление приоритетами заданий (например, операция отбора имеет приоритет выше, чем операция циклической инвентаризации)

· Составление отчетов по производительности персонала

Мониторинг операций на складе

· Транзакции и история процессов

· Управление отчетами

· Центр управления складом (рис. 3.6)



Рис. 3.6 - Центр управления складом

На данном скриншоте представлена форма Центра управления складом содержащая сводную информацию о состоянии поступлений. Этот вид данных показывает общие поступления от производителей в пределах определенного диапазона времени. Обратите внимание на то, как в Центре управления складом разными цветами помечены разные состояния поступлений для быстрой идентификации незаконченных, принимаемых и законченных поступлений. Кроме того, оси X и Y этого вида данных могут изменяться по щелчку мышкой для отображения таких дополнительных показателей, как общая стоимость, общий вес, общий объем, занимаемый на складе, перевозчик, состояние или производитель.

Подготовка сопроводительной документации

· Печать документов на отгрузку в соответствии с законодательством Российской Федерации

· Печать внутрискладских документов

· Печать операционных и управленческих отчетов

· Возможность редактирования и создания собственных отчетов при помощи Crystal Reports, MS Word

Взаимодействие с контрагентами

· Интернет-портал для ввода первичной информации (заказы на закупку, заказы на отгрузку, получение складских отчетов, создание персональных представлений данных и проч.)

Возможности интеграции

· Наличие стандартных интерфейсов

· Платформа .Net предоставляет широкие возможности интеграции с внешними приложениями

· Модуль «Управление складом» поддерживает все возможные стратегии размещения, резервирования и отбора товаров

Модуль «Управление складом» позволяет Вам:

· оптимально использовать площадь склада

· разместить товар в соответствии с требованиями по его хранению.

Модуль «Управление складом» позволяет настраивать любое количество стратегий размещения и отбора товаров путем комбинации «Правил размещения и отбора» и «Критериев выбора ячеек»:

Правила размещения:

Размещение товара в фиксированные ячейки: система стремится разместить товар только в те ячейки, в которых он обычно располагается.

Консолидация однотипных товаров: система стремится разместить товар в ячейки, которые содержат данный тип товара.

Консолидация товара одинаковых партий: система стремится разместить товар в ячейки, содержащие товар той же партии. Эта стратегия предохраняет пользователей от отбора неправильной партии, т.к. товар разных партий лежит в разных ячейках.

Размещение товара в пустые ячейки: система размещает товар в пустые ячейки. Разумеется, система не будет размещать товар в ячейку, которая является фиксированным местом хранения другого товара.

Правила отбора товара

Отбор товара в наличии из фиксированных ячеек: система стремится отобрать товар из ячеек, где он обычно размещается. Если товара не достаточно, то система остановит отбор.

Отбор товара из фиксированных ячеек с учетом планируемых приходов: система стремится отобрать товар из ячеек, в которых он обычно размещается. Даже если количества товара в этих ячейках недостаточно, система будет производить отбор. Таким образом, предполагается, что в процессе отбора зона отбора будет пополнена товаром.

Отбор согласно требуемому количеству: система стремится отобрать товар из ячеек, в которых находится такое количество товара, которое ближе всего к количеству, требуемому к отгрузке.

Отбор согласно методу FEFO (First Expired First Out): система производит отбор в соответствии со сроком годности товара, отбирая сначала товар с самым коротким сроком годности. Эта стратегия сокращает вероятность порчи на складе таких товаров, как продукты и фармацевтическая продукция

Отбор согласно методу FIFO (First In First Out): система в первую очередь отбирает товар, который раньше всего поступил на склад. Срок товара определяется согласно информации о том, когда товар был введен в систему.

Отбор согласно методу LIFO (Last-In-First-Out): система в первую очередь отбирает товар, который позже всего поступил на склад.

Стратегия максимизации свободного места: система отбирает товар из ячеек, содержащих наименьшее количество единиц. Отбор будет всегда производиться из ячеек, в которых наименьшее количество товара, до тех пор, пока необходимое для отгрузки количество не будет отобрано.

Стратегия минимизации подходов: система отбирает товар из ячеек с наибольшим количеством единиц, минимизируя, таким образом, количество подходов к ячейкам.

Критерии выбора ячеек

Это набор критериев, позволяющих выбрать список ячеек и правила сортировки, определяющие порядок назначения ячеек.

Например, при размещении продуктов питания, необходимо из всего списка ячеек выбрать ячейки, находящиеся только в зоне хранения продуктов питания, при этом отсортировать их по ярусам, с тем, чтобы сначала заполнять нижние ярусы, начиная со 2, а затем верхние.

Помимо поддержки операций с товарами решение «Управление складом» (WMS) включает:

· модуль «Управление Трудовыми Ресурсами» (Labor Management)

· модуль «Мониторинг операций на складе» (Performance Management)

· модуль «Радиочастотная идентификация товара» (RFID)

· средства взаимодействия с партнерами (Trading Partner Management)

Решение «Управление трудовыми ресурсами» (Labor Management) позволяет сбалансировать трудовую нагрузку, измерить производительность и усовершенствовать эффективность деятельности персонала. Система автоматически создает задания для сотрудников склада на выполнение операций (отбор, инвентаризацию, пополнение зон отбора и т.д.) с учетом приоритета операции, используемого оборудования, зон в которых работает сотрудник, и его навыков.

Более того, система фиксирует момент начала и окончания операции, сравнивая фактически выполненную операцию с нормативами, а также результаты работы сотрудников между собой.

Таким образом, система обладает мощным функционалом по контролю работы сотрудников, и служит источником объективных данных для оценки деятельности сотрудников склада и их мотивации.

Технология RFID (радиочастотная идентификация товаров) позволяет значительно повысить эффективность работы склада. Этикетка RFID представляет собой «радиочастотную метку», которая позволяет записать не только код товара, но и массу других данных (название производителя, владельца, дату изготовления и срок годности, серийный номер и номер партии, количество и т.д).

Основными преимуществами технологии RFID являются:

· большой объем хранимой информации

· бесконтактный способ считывания информации

· возможность групповых операций

· возможность вносить изменения в информацию, хранимую на метке

· высокая скорость и достоверность считывания

· RFID-метки могут считываться через грязь, краску, пластмассу, древесину и проч.

· RFID-метки практически невозможно подделать

Для приемки товара, нет необходимости считывать код с каждой коробки на паллете, достаточно пропустить паллету через считывающую рамку, и система считает информацию со всех меток за один раз, что существенно повышает производительность сотрудников склада.

Manhattan Associates обладает большим опытом в области организации работы склада с использованием RFID, ее решения полностью поддерживают эту технологию, что открывает новые возможности по оптимизации работы склада с использованием RFID.

Комплекс решений Integrated Logistics Solutions имеет современную архитектуру N-Tier и основан на технологиях Microsoft .Net. Серверные компоненты системы функционируют в среде операционных систем Microsoft Windows 2000 Server и Windows Server 2003, а программное обеспечение рабочих станций - Windows 2000 и Windows XP. В качестве системы управления базами данных могут использоваться Microsoft SQL Server 2000 и 2003.

ILS позволяет настроить все необходимые поля пользовательского интерфейса в соответствии с языком и терминологией, принятыми в Вашей компании, без внесения программных изменений. При этом обеспечивается поддержка многоязычности не только для однобайтовых (русского, английского, украинского и др.), но и для двухбайтовых языков (китайского, японского, корейского). Так же легко комплекс оперирует с различными единицами измерения и валютами: пересчет из одних единиц измерения в другие происходит автоматически, по заданным параметрам.

Система ограничения доступа ILS построена на базе стандартных компонентов аутентификации Windows. В ILS реализована возможность настраивать права и ограничения разного уровня на любую операцию или экранную форму. Легко настраиваемые профили пользователей позволяют установить необходимые ограничения прав и различные уровни безопасности.

Комплекс ILS способен осуществлять скоординированное управление несколькими складами, в том числе, географически удаленными. Особое значение такая возможность имеет для сетевых ретейлеров, крупных производственных компании, дистрибьюторских сетей и поставщиков логистических услуг. Кроме того, особое значение для 3PL-операторов имеет возможность настройки системы на работу с товарами нескольких владельцев.

Увеличение количества единиц хранения (SKU), наличие сложных с точки зрения отгрузки заказов и сокращение сроков их выполнения требует повышения эффективности размещения товара.

Разработанное компанией Manhattan Associates приложение "Оптимизация размещения товаров" (Slotting Optimization) обеспечивает наилучшее из возможных месторасположение для каждого товара на складе с целью ускорения выполнения заказов и минимизации затрат на пополнение товарных запасов. Оптимальное размещение товаров, основанное на статистике и текущих данных по заказам, позволит Вам повысить эффективность деятельности персонала и сократить циклы выполнения заказов.