Завдання відділу документального забезпечення та контролю управління справами Міністерства культури України

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

ВСТУП

1. Загальна характеристика Міністерства культури України: завдання, структура, керівництво

2. Завдання відділу документального забезпечення та контролю управління справами

3. Характеристика виконуваних робіт під час проходження практики

ВИСНОВКИ

ДОДАТКИ



ВСТУП

Метою виробничої практики студентів спеціальності 6.020100 «Документознавство та інформаційна діяльність» є: поглиблення і закріплення теоретичних знань та набутих навичок з документознавства та інформаційної діяльності, виконання відповідних практичних завдань та ситуацій інформаційної роботах фірмах (організаціях, установах). Практика повинна надати можливість студентові перевірити себе як майбутнього фахівця і сприяти реалізації набутих знань і навичок в умовах самостійного виконання завдань в сфері документознавства.

Студент під час проходження виробничої практики зобов'язаний:

до початку практики взяти участь у загальних зборах й інструктажі і одержати від керівника практики необхідну документацію, опрацювати програму практики і підготувати все необхідне для виконання завдань;

своєчасно прибути на базу практики;

у повному обсязі виконувати всі завдання, передбачені програмою практики та індивідуальним планом;

дотримуватись правил внутрішнього розпорядку та нормативів з охорони праці;

своєчасно підготувати і через три дні після закінчення практики подати письмовий звіт і скласти залік з практики;

прибувши на практику, студент, враховуючи специфіку бази практики та програму, спільно з керівником від бази практики, першого дня складає індивідуальний план роботи на весь період практики, що затверджується керівником.

Завдання практики:

1) проаналізувати базу практики (тип, вид установи, структура підпорядкування, організація керівництва, матеріально-технічна база);

3) визначити структуру об'єкту практики установи (фірми, організації);

4) проаналізувати організацію та розподіл обов'язків між працівниками об'єкту практики;

5) ознайомитися з нормативно-інструктивними документами, що обумовлюють діяльність об'єкту практики (положення про підрозділ, функціональні обов'язки, планово-звітні документи тощо).

У результаті проходження виробничої практики зі спеціальності студенти повинні:

1) знати правові та нормативні основи організації;

2) отримати навики, необхідні в майбутній професійній діяльності.



1. Загальна характеристика Міністерства культури України: завдання, структура, керівництво

Міністерство культури України (Мінкультури України) є центральним органом виконавчої влади, діяльність якого спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України.

Мінкультури України у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими актами законодавства України, а також дорученнями Президента України. Основними завданнями Мінкультури України є:

- формування та забезпечення реалізації державної політики у сферах культури, мистецтв, охорони культурної спадщини, вивезення, ввезення і повернення культурних цінностей, державної мовної політики, міжнаціональних відносин, релігії та захисту прав національних меншин України;

- формування державної політики у сфері кінематографії;

- участь у формуванні та реалізація державної політики в галузі спеціальної освіти у сфері культури і мистецтв.

Мінкультури України відповідно до покладених на нього завдань:

1) визначає пріоритетні напрями розвитку у сферах кінематографії, культури та мистецтв, охорони культурної спадщини, вивезення, ввезення і повернення культурних цінностей, державної мовної політики, міжнаціональних відносин, релігії та захисту прав національних меншин України і забезпечує нормативно-правове регулювання у цих сферах;

2) узагальнює практику застосування законодавства з питань, що належать до компетенції Мінкультури України, розробляє пропозиції щодо вдосконалення законодавчих актів, актів Президента України, Кабінету Міністрів України та в установленому порядку вносить їх на розгляд Президентові України, Кабінету Міністрів України;

3) визначає порядок обліку музеїв, створених у складі підприємств, установ, організацій, навчальних закладів; порядок віднесення музейних предметів Музейного фонду України до Державного реєстру національного культурного надбання та умови їх зберігання; разом із Міністерством фінансів України порядок установлення оціночної та страхової вартості музейних предметів, музейних колекцій, музейних зібрань Музейного фонду України та предметів музейного значення, що підлягають внесенню до Музейного фонду України, які тимчасово вивозяться за межі України для експонування, реставрації або проведення наукової експертизи; порядок консервації і реставрації музейних предметів Музейного фонду України; вимоги до умов зберігання та обліку музейних предметів, музейних колекцій;

порядок проведення атестації працівників музеїв;

4) затверджує: форми облікових документів на музейні предмети та предмети музейного значення; положення про атестаційну комісію з проведення атестації реставраторів та її персональний склад;

5) приймає рішення про обмін музейних предметів, музейних колекцій, музейних зібрань, що належать до державної частини Музейного фонду України;

6) вирішує питання щодо вилучення музейних предметів, що належать до державної частини Музейного фонду України, з фондово-облікової документації у разі їх втрати або руйнування;

7) формує вимоги щодо державного статистичного обліку музеїв, створених на території України;

8) здійснює координацію робіт зі створення єдиної інформаційної системи музеїв;

9) здійснює контроль за діяльністю музеїв, заснованих на державній та комунальній формах власності;

10) порушує перед власником музейних предметів та музейних колекцій питання щодо поліпшення умов зберігання;

11) сприяє у разі потреби передачі музейних предметів, музейних колекцій та предметів музейного значення, що належать до недержавної частини Музейного фонду України, на тимчасове зберігання до державних музеїв;

12) визначає порядок встановлення та утримання охоронних дощок, знаків, інших інформаційних написів, позначок на нерухомих пам'ятках або у межах території таких пам'яток та їх зразки;

13) видає у межах своєї компетенції розпорядження та приписи щодо охорони пам'яток національного значення, припинення робіт на таких пам'ятках у межах території, на якій вони розташовані, та в зонах їх охорони, на охоронюваних археологічних територіях, в історичних ареалах населених місць, якщо зазначені роботи виконуються з недотриманням чи за відсутності затверджених або погоджених із відповідними органами охорони культурної спадщини програм та проектів, дозволів;

14) визначає необхідність проведення охоронних заходів щодо збереження пам'яток національного значення та території, на якій вони розташовані, у разі виникнення загрози руйнування або пошкодження внаслідок дії природних факторів або виконання будь-яких робіт;

15) приймає рішення про заборону будь-якої діяльності юридичних або фізичних осіб, яка створює загрозу знищення, руйнування або пошкодження нерухомої пам'ятки або провадиться з порушенням законодавства у сфері охорони культурної спадщини;

16) здійснює нагляд за виконанням робіт із дослідження, консервації, реабілітації, реставрації, ремонту, пристосування, музеєфікації та інших робіт на нерухомих пам'ятках, у зонах охорони об'єктів археологічної спадщини, на охоронюваних археологічних територіях, в історичних ареалах населених місць;

17) здійснює координацію та контроль за паспортизацією нерухомих об'єктів культурної спадщини;

18) веде, забезпечує публікацію Державного реєстру нерухомих пам'яток України, заносить об'єкти культурної спадщини місцевого значення, вносить зміни щодо пам'яток місцевого значення до нього, подає Кабінету Міністрів України пропозиції про занесення об'єктів культурної спадщини національного значення до Державного реєстру нерухомих пам'яток України та про внесення змін до нього щодо пам'яток національного значення;

19) вносить Кабінету Міністрів України пропозиції про затвердження Списку історичних населених місць України та про внесення змін до нього;

20) оголошує топографічно визначені території чи водні або підводні об'єкти охоронюваними археологічними територіями;

21) забезпечує визначення та затверджує межі території, на якій розташовані пам'ятки національного значення, зон їх охорони, охоронюваних археологічних територій, історичних ареалів населених місць, встановлює режим їх збереження і використання;

22) видає власникам нерухомих об'єктів культурної спадщини або уповноваженим ними органам свідоцтва про реєстрацію таких об'єктів як пам'яток;

23) готує пропозиції щодо переміщення (перенесення) пам'яток національного значення;

24) видає дозволи на: переміщення (перенесення в інше місце) пам'яток місцевого значення; проведення робіт на пам'ятках національного значення у межах території, на якій вони розташовані, та в зонах їх охорони, на охоронюваних археологічних територіях, в історичних ареалах населених місць; проведення археологічних розвідок, розкопок, інших земляних робіт у межах території, на якій розташовані пам'ятки, та в зонах їх охорони, на охоронюваних археологічних територіях, в історичних ареалах населених місць, а також дослідження решток життєдіяльності людини, що містяться під земною поверхнею, під водою; відновлення земляних робіт, зупинених у зв'язку з виявленням знахідки археологічного або історичного характеру; тимчасове вивезення пам'яток, що належать до державної частини Музейного фонду України, за межі України для експонування на виставках або реставрації

25) затверджує склад науково-методичної ради з питань охорони культурної спадщини і положення про неї;

26) здійснює відповідно до законодавства контроль за вивезенням, ввезенням та поверненням культурних цінностей;

27) вживає заходів до повернення власникам їх незаконно вивезених (ввезених) культурних цінностей відповідно до законодавства України та ін.

Мінкультури України у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє в установленому порядку з іншими органами виконавчої влади, допоміжними органами і службами, утвореними Президентом України, а також з органами місцевого самоврядування, відповідними органами іноземних держав і міжнародних організацій, профспілками та організаціями роботодавців, підприємствами, установами, організаціями.

Мінкультури України очолює Міністр - Нищук Євген Миколайович, який призначається на посаду за поданням Прем'єр-міністра України і звільняється з посади Президентом України. Міністр має першого заступника та заступника Міністра - керівника апарату, які призначаються на посади за поданням Прем'єр-міністра України і звільняються з посади Президентом України.

Керівництво Міністерства

Прізвище, ім'я, по-батькові	Посада
Нищук Євген Миколайович	Міністр
Островська-Люта Олеся Богданівна	Перший заступник Міністра
Стичинський Броніслав Станіславович	Заступник Міністра - керівник апарату
Журавчак Олександр Петрович	Заступник Міністра
Сливка Геннадій Романович	Начальник відділу забезпечення роботи Міністра
Садовська Вікторія Вікторівна	Завідувач сектору контролю та перевірки виконання актів і доручень Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України і доручень керівництва
Цибенко Григорій Петрович	Завідувач сектору режимно-секретної роботи
Чаленко Людмила Леонідівна	Завідувач сектору мобілізаційної роботи та цивільного захисту
Закацюра Оксана Олександрівна	В.о. начальника відділу внутрішнього аудиту
Фурлет Наталія Ярославівна	Начальник відділу кадрової роботи та державної служби
Петасюк Лариса Володимирівна	Начальник управління правового забезпечення
Кініченко Петро Михайлович	Начальник управління справами
Білаш Павло Миколайович	Директор Департаменту формування державної політики у сфері культури, мистецтв та освіти
Юшкевич Володимир В'ячеславович	Директор Департаменту у справах релігій та національностей
Вінграновський Андрій Миколайович	Директор Департаменту культурної спадщини та культурних цінностей
Фоменко Світлана Валеріївна	Начальник управління міжнародного співробітництва
Жук Володимир Володимирович	Директор Департаменту фінансово-ресурсного забезпечення

Структура центрального апарату Міністерства культури України.

Керівництво:

- Міністр;

- перший заступник Міністра;

- ступник Міністра-керівник апарату;

- заступник Міністра.

Відділ забезпечення роботи Міністра:

- сектор інформаційно-аналітичної роботи та зв'язків з громадськістю.

Сектор контролю та перевірки виконання актів і доручень Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України і доручень керівництва.

Сектор режимно-секретної роботи.

Сектор мобілізаційної роботи та цивільного захисту.

Контроль-ревізійний відділ.

Сектор запобігання та протидії корупції.

Відділ кадрової роботи та державної служби.

Управління правового забезпечення:

- відділ правової експертизи;

- відділ застосування законодавства;

- сектор ведення претензійно-позовної роботи.

Управління справами:

- відділ документального забезпечення та контролю;

- відділ взаємодії з Верховною Радою України;

- сектор організації доступу до публічної інформації.

Департамент формування державної політики у сфері культури, мистецтв та освіти.

Управління мистецтв:

- відділ музичного мистецтва;

- відділ театрального мистецтва;

- відділ монументального, образотворчого та народного мистецтва;

- сектор циркового мистецтва.

Управління стратегічного планування культурного розвитку та регіональної політики у сфері культури:

- відділ аналізу та прогнозування діяльності навчальних закладів;

- відділ аналізу та прогнозування соціокультурного розвитку регіонів;

- відділ аналізу та прогнозування діяльності бібліотек.

Департамент у справах релігій та національностей:

- відділ експертно-аналітичної роботи та зв'язків з релігійними організаціями;

- відділ реєстрації статутів та статистичного обліку релігійних організацій;

- відділ сприяння міжнародній, соціальній та гуманітарній діяльності релігійних організацій;

- відділ національних меншин України та української діаспори;

- сектор мовної політики.

Департамент культурної спадщини та культурних цінностей.

Управління охорони нерухомої культурної спадщини:

- відділ збереження та використання пам'яток та територій, пов'язаних з охороною нерухомої культурної спадщини;

- відділ контролю за дотриманням законодавства в сфері охорони культурної спадщини;

- сектор набуття правового режиму об'єктів та територій, пов'язаних з охороною нерухомої культурної спадщини;

- сектор об'єктів всесвітньої культурної спадщини.

Управління музейної справи та нормативно-методичного забезпечення переміщення культурних цінностей:

- відділ нормативно-методичного забезпечення реставрації та утримання пам'яток;

- відділ музейної справи.

Управління регіональних представників з питань охорони культурної спадщини та переміщення культурних цінностей:

- відділ контролю;

- відділ територіального представництва.

Управління міжнародного співробітництва:

- відділ взаємодії з міжнародними організаціями;

- відділ міжнародного співробітництва та протоколу;

- сектор міжнародних двосторонніх комісій та виїздів за кордон.

Управління бухгалтерського обліку та фінансової звітності:

- відділ бухгалтерського обліку;

- відділ методології та консолідованої і статистичної звітності.

Департамент фінансово-ресурсного забезпечення.

Управління економіки та фінансування:

- відділ бюджетних програм;

- відділ зведеного планування та аналізу;

- відділ методології оплати праці та соціального забезпечення;

- сектор аналізу та контролю виконання фінансових планів державних підприємств.

Управління матеріально-ресурсного забезпечення

- відділ технічної політики та інвестування;

- відділ капітального будівництва та утримання будівель і споруд;

- відділ господарського забезпечення;

- сектор державних закупівель.

Адреса та графік роботи міністерства: 01601, місто Київ, вулиця Івана Франка, 19. Початок робочого дня: 9:00, обідня перерва: 13:00-13:45. Закінчення робочого дня: 18:00. У п'ятницю та передсвяткові дні закінчення робочого дня: 16:45.

Прийом громадян з особистих питань Міністром культури України: кожний перший та третій четвер місяця, починаючи з 16:00.

управління культура документальний інформаційний

2. Завдання відділу документального забезпечення та контролю управління справами

Прибувши до безпосереднього місця проходження практики (термін проходження практики з 05. 05. 2014 р. по 24. 05. 2014 р.), а саме до відділу документального забезпечення та контролю (ДЗК) управління справами Міністерства культури я ознайомилася з порядком проходження виробничої практики, отримала всі необхідні завдання та вказівки керівника практики від Міністерства про порядок її проходження, вирішивши всі організаційні питання, прослухавши інструктаж з техніки безпеки праці я приступила до роботи.

Також ознайомилася з організаційним складом відділу документального забезпечення та контролю до складу якого входять: начальник відділу - Наруцький Валерій Віталійович, заступник начальника відділу та 5 головних спеціалістів.

Відділ документального забезпечення та контролю є структурним підрозділом у складі управління справами і підпорядковується начальнику управління - Кініченку Петру Михайловичу.

Основними завданнями ДЗК є: встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в Міністерстві на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів; зберігання печаток і штемпелів, в межах компетенції.

Відділ ДЗК відповідно до покладених на нього завдань:

- розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

- організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

- веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена актами законодавства, наказами і дорученнями керівництва Міністерства;

- приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук.

Начальник відділу ДЗК:

- здійснює керівництво діяльністю відділу ДЗК, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ ДЗК завдань;

- забезпечує в межах своєї компетенції збереження у відділі ДЗК державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства;

- визначає права та обов'язки працівників відділу ДЗК тощо.

Більш детально із завданнями відділу ДЗК можна ознайомитися у Положенні про відділ ДЗК (див. додаток 1), а також з іншими документами Міністерства (додатки 2, 3, 4).

3. Характеристика виконуваних робіт під час проходження практики

Важливим завданням під час проходження практики було формування справ для передачі їх до архіву, а саме треба було перевірити наявність всіх документів, які входять до опису. Для складання архівного опису необхідно знати номер справи, назву, кількість сторінок. Якщо до справи входять накази, на справі необхідно зазначити з якого по який номер наказу міститься у цій справі, а перед цим ретельно перевірити, чи нема у справі зайвих наказів, і, звісно, зазначають рік.

Наступне не менш важливе завдання - це форма реєстрації документів ОКА (документи з інформаційним змістом), в Міністерстві створена спеціальна електронна система реєстрації документів, що дозволяє швидко зареєструвати та у разі необхідності швидко відшукати потрібний документ.

Більш детально з видами виконуваних робіт можна ознайомитися у календарному графіку проходження практики.

Календарний графік проходження практики

№ п/п	Дата	Назви робіт	Тижні проходження практики	Відмітка про виконання
			1 2 3 4
			5 6 7 8
1	05. 05. 2014 06. 05. 2014	Ознайомлення з базою практики. Реєструвала вхідну кореспонденцію ОКА (картка, що містить інформаційний зміст) в базі даних програми «Діловодство». Нумерувала сторінки у папці з документами про представлення до нагородження, присвоєння почесних звань за 2011 р.
2	07. 05. 2014	Звіряла прізвища у папці з документами про представлення до нагородження, присвоєння почесних звань за 2011 р. з наявністю їх на аркуші папки.
3	08. 05. 2014	Сортувала описи з документами постійного зберігання за номерами, перевіряла наявність всіх описів, виписувала номери описів, яких не вистачало.
4	12. 05. 2014	Звіряла відповідність кількості сторінок у справах з Актом про передачу справ в архів документів постійного зберігання засідань колегій Міністерства культури України з 2008 по 2011 рр. Звіряла кількість наказів з основної діяльності, кількість статутів та наказів по відрядженню з Актом про передачу документів довготривалого зберігання в архів Міністерства культури України наказів за 2012, 2013 рр. Перевіряла номери наказів, яких не вистачало, які відсутні і окремо ті, що по відрядженню. Звіряла кількість наказів НПА, наказів з основної діяльності з Актом про передачу документів на постійне зберігання до архіву Міністерства культури і туризму України за 2011 р. Перевіряла номери наказів, які відсутні за 2011 р.
5	13. 05. 2014	Нумерувала сторінки у наказах Міністерства культури і туризму України за 2011 р.; у наказах по відрядженню за 2010, 2012 рр. Звіряла кількість наказів НПА, наказів з основної діяльності, статутів та наказів по відрядженню з Актом про передачу документів на довготривале зберігання в архів Міністерства культури і туризму України за 2010 р. Перевіряла номери наказів та статутів, що пропущені, яких не вистачало та які знаходяться в резерві.
6	14. 05. 2014	Проводила відбір документів для знищення.
7	15. 05. 2014	Звіряла кількість наказів НПА, наказів з основної діяльності, статутів з Актом про передачу документів на довготривале зберігання в архів Міністерства культури і туризму України за 2009 р. Перевіряла номери наказів, що пропущені, яких не вистачало та які знаходяться в резерві. Проводила відбір документів для знищення.
8	16. 05. 2014	Звіряла кількість наказів НПА, наказів з основної діяльності, статутів та наказів по відрядженню працівників Мінкультури з Актом про передачу документів на довготривале зберігання в архів Міністерства культури і туризму України за 2008 р. Перевіряла номери наказів, яких не вистачало та яких не вистачало про відрядження. Складала описи за 1977-1982 рр., перевіряла наявність всіх справ, які входять до опису. Виписувала номери справ, які були відсутні.
9	19. 05. 2014	Складала описи за 1984-1988 рр., перевіряла наявність всіх справ, які входять до опису. Виписувала номери справ, які були відсутні. Розкладала листування за номерами в папки.
10	20. 05. 2014	Розкладала за місяцями папки за 2012 р. з документами про представлення до нагородження, присвоєння почесних звань (підтримки); документами про представлення до нагородження, присвоєння почесних звань (нагороди КМУ України); документами про представлення до нагородження, присвоєння почесних звань (нагороди Верховної Ради України); документами про представлення до нагородження, присвоєння почесних звань (подання до Президента України). Звіряла прізвища у папках з вищезазначеними документами з наявністю їх на аркуші папок.
11	21. 05. 2014	Розкладала за номерами томи із зверненнями громадян, запитами фізичних осіб, юридичних осіб, запитами народних депутатів України за 2013 р. та папки «Урядова гаряча лінія» за 2013 р. Рахувала та записувала їх назви та кількість.
12	22. 05. 2014	Нумерувала сторінки у папка з з наказами МКТ (накази з особового складу) за 2010 р.; Звіряла наявність усіх наказів з журналом реєстрації наказів за 2010 р., виписувала відсутні.
13	23. 05. 2014	Брала участь у формуванні архівних справ.



ВИСНОВКИ

Таким чином, за час проходження виробничої практики було закріплено теоретичні знання отримані в Академії протягом п'яти навчальних років та під час вивчення загальних та спеціальних дисциплін. Мною було здобуто практичні навички пов'язані зі створенням та реєстрацією документів на основі інформаційно-телекомунікаційних систем. Я ознайомилася з місцем Міністерства культури в системі державного управління, підпорядкування в ієрархії управління, ознайомилася з технологією підготовки документів для передачі на архівне зберігання та з оформленням справ для передачі документів до архіву установи. Я навчилась правильно формувати справи та реєструвати документи.

Під час проходження практики можна було переконатися, як важливо бережно ставитися до архівних документів, що буває коли втрачається потрібний документ, наскільки бувають жахливі наслідки, особливо це стосується архівної справи. Як висновок можна сказати, що практика пройшла успішно без всіляких труднощів та неприємностей.



ДОДАТОК 1



Размещено на Allbest.ru