Диагностика проекта. Анализ факторов успеха

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Диагностика проекта. Анализ факторов успеха

1. Введение в управление проектами. Основные понятия

1.1 Проект. Сущность управления проектами

В самом общем виде проект (англ. -- project) -- это «что-либо, что задумывается или планируется, например, большое предприятие» (толковый словарь Webster).

Проект (Project) - это ограниченное во времени, целенаправленное изменение отдельной системы в рамках установленных требований к качеству результатов и объему ресурсов, осуществляемое индивидуально или проектным коллективом.

Современная концепция управления проектом описывается с помощью таких основных структурных и функциональных компонентов, как:

-контекст управления проектом. Включает: предметную область проекта - его цели, результаты и состав работ; жизненный цикл проекта; участников проекта; организацию проекта; окружение проекта.

-процессы управления проектом. Их можно разделить на пять групп: процессы инициации - формальное признание того, что начинаются работы по проекту или его очередной фазе; процессы планирования - разработка плана проекта и системы управления для успешного достижения целей и результатов проекта; процессы выполнения - координация людских и материальных ресурсов для выполнения плана проекта; процессы контроля - слежение за ходом выполнения проекта и осуществление корректирующих воздействий для ликвидации отклонений от плана проекта; процессы закрытия - формальная приемка выполненного проекта или его отдельной фазы, закрытие контрактов и завершение проекта.

-основные функции управления проектом. Наиболее существенные функции управления проектом: управление предметной областью проекта - ее изменение или уточнение как в процессе разработки проекта, так и при его выполнении; управление качеством проекта - планирование, обеспечение и контроль качества проектных, организационных и управленческих решений; материалов, оборудования и сырья; выполняемых работ и результатов; управление временем в проекте - определение последовательности и продолжительности работ, разработка календарного плана и контроль его выполнения; управление стоимостью - планирование ресурсов, оценка их стоимости, формирование сметы и бюджета проекта, контроль стоимости; управление риском - прогнозирование и предупреждение возникновения рисковых ситуаций, принятие мер по снижению риска, распределение возможного ущерба от риска между участниками проекта; управление людскими ресурсами - определение требований к персоналу; поиск, отбор кандидатур и оформление на работу; планирование и распределение персонала по рабочим местам; организация обучения и повышения квалификации; предупреждение конфликтных ситуаций; установление оплаты труда и др.; управление контрактами и поставками - планирование контрактов и поставок, подготовка предложений и запросов, выбор контракторов, администрирование и закрытие контрактов; управление коммуникациями - сбор, передача, сортировка, отображение и интерпретация информации для всех участников проекта; управление изменениями - прогнозирование изменений в проекте под влиянием внутренних и внешних факторов, разработка плана защиты и изменений проекта, исполнение плана, контроль изменений и оценка их эффективности.

-методы управления проектом. Управление проектом основано на использовании широкого спектра научных методов: методы сетевого планирования и управления - используются для моделирования проекта, его временного и ресурсного анализа, распределения ресурсов и мониторинга проекта; методы планирования затрат - используются для расчета стоимости проекта по проектам-аналогам или на основе объема работ и нормативной базы, а также для минимизации стоимости проекта за счет варьирования параметров финансовых схем, интенсивности работ, их сроков и способов выполнения; методы контроля затрат - используются для мониторинга затрат посредством расчета различных стоимостных показателей и составления на их основе разнообразных графиков; методы управления риском - используются для имитационного моделирования рисковых ситуаций, вероятностной и экспертной оценки их последствий; методы управления качеством - используются для обеспечения соответствия потребностям в проекте, качества его разработки и планирования, соответствия проекта плановой документации, качества материально-технического обеспечения; методы управления конфликтами - используются для прогнозирования, оценки и предотвращения конфликтных ситуаций; методы управления изменениями - используются для прогнозирования, оценки и защиты проекта от изменений, внесения необходимых изменений; методы управления контрактами - используются для упорядочения и систематизации процедур подготовки, согласования, оформления, контроля и закрытия контрактов; методы организации управления проектом - используются для построения рациональных организационных форм и структур, установления регламента и взаимоотношения между участниками проекта, формирования необходимого состава команды проекта, эффективного управления персоналом и налаживания необходимых коммуникаций.

-критерии эффективности управления проектом. Являются: завершения проекта в установленные сроки и в рамках бюджета; соблюдение требований к качеству результатов; минимальный согласованный объем изменений в предметной области проекта; сохранение без нарушений текущей работы организации за рамками проекта.

1.2 «Программа». Сравнение понятий проект и «программа»

В ряде отраслей - таких, как авиационно-космическая или оборонная промышленность, создаваемые объекты являются настолько сложными, что работа над ними осуществляется не в составе проектов, а в составе Программ, которые можно определить как совокупность проектов или проект, отличающийся особой сложностью создаваемой продукции и/или методов управления его осуществлением. При таком подходе термин "проект", как правило, связывается с относительно краткосрочными целями. В настоящее время в Российской Федерации разработан и реализуется ряд программ развития: топлива и энергетики, продовольствия, транспорта и связи, жилья, машиностроения и некоторые другие.

В число приоритетных федеральных программ вошли программы энергоснабжения, электрификации и газификации сельских районов, повышения безопасности атомной энергетики, использования нетрадиционных источников энергии, освоения газовых месторождений полуострова Ямал, развития Канско-Ачинского топливно-энергетического комплекса.

1.3 Характеристики понятия «проект». Признаки проекта

Проект как объект управления описывается совокупностью определенных показателей - характеристик проекта, которые закладываются на этапе планирования (см. Главу 1). На основе характеристик определяется, во-первых, целесообразность, выполнимость и устойчивость проекта а, во-вторых, пути и способы достижения запланированных показателей. Именно поэтому, для принятия финансовой организацией положительного решения о выделение средств, последующих эффективного управления проектом и успешной его реализации необходимо сформулировать и обосновать планируемые характеристики проекта.

К основным характеристикам проекта относятся следующие:

· Цель и основные результаты проекта, получаемые бенефициариями в ходе реализации проекта и после его завершения;

· Финансовые средства, необходимые для реализации проекта;

· Качественные и количественные характеристики ресурсов, требующихся для реализации проекта;

· Квалификация специалистов и возможности организаций, привлекаемых к реализации проекта;

· Количественные и качественные показатели работ по проекту;

· Сроки выполнения проекта.

Текущие значения этих показателей могут меняться на протяжении всего жизненного цикла проекта, что обусловлено влиянием внутренней среды проекта и его внешним окружением. Эффективность управления как раз и предполагает достижение запланированных показателей проекта при действии указанных влияний. Таким образом, становится более понятной сама цель применения методологии и инструментов проектного менеджмента для достижения оптимального результата при заданных ограничениях и существующих рисках.

1.4 Основные отличия проекта от программы и операционной деятельности, отличия проектов от бизнес-процессов

Программа не имеет точки завершения. Скорее, программа - это непрерывный процесс перемен. Проект может быть составной частью программы.

Например, проект “Аполлон-11” - это часть американской лунной программы. Управление программой включает в себя управление входящими в нее проектами.

Проект -- это средство стратегического развития. Цель -- описание того, что мы хотим достичь. Стратегия -- констатация того, каким образом мы собираемся эти цели достигать. Проекты преобразуют стратегии в действия, а цели в реальность.

Таким образом, каждая работа, которую выполняет конкретный сотрудник, привязывается к достижению стратегических целей организации (рис. 1.1)

рис. 1.1

Причина такого внимания к понятию «проект» в том, что методы и инструменты управления проектами эффективно применять именно к проекту. Однако далеко не вся работа, ведущаяся в организации, является проектами. Поэтому компании, внедряющие управление проектами, часто испытывают затруднения с разделением проектов и операционной деятельности.

К примеру, является ли курс обучения сотрудников проектом? Любой курс имеет ограниченные сроки проведения, бюджет, требования к качеству. Для курса могут быть определены цели. Таким образом, курс обучения можно рассматривать как проект. Но если компания проводит десятки курсов в год и деятельность по организации обучения является рутинной, повторяющейся, не несет никакой уникальности в плане управления, -- является ли курс проектом? Необходимо ли применять методы управления проектом для каждого курса, например, назначать руководителя проекта и создавать график проекта? Аналогичная ситуация может возникать на заводе, производящем машины. Каждая машина может рассматриваться как небольшой проект.

В приведенных примерах, скорее всего, курс обучения и производство машины проектами не являются. Фактически, в предложенном контексте массового производства машин и проведения курсов, компания реализует серийное производство типовых продуктов и услуг без явного ограничения этой деятельности по срокам.

У каждого проекта есть четко определенные начало и окончание. Проект заканчивается вместе с достижением всех его целей или наоборот, когда становится ясно, что эти цели не могут быть достигнуты. Временность не означает краткосрочность проекта -- многие проекты могут продолжаться несколько лет. В любом случае, проект конечен и не может состоять из постоянно продолжающихся действий.

Очень многие предприятия временны в том смысле, что в какой-то момент работа на них остановится. Например, понятно, что конвейер по производству определенной модели автомобилей когда-то остановится, так как машина будет снята с производства. Однако такой род временности не делает конвейер проектом, поскольку работа по сборке машин является типичной рутинной операционной деятельностью. Фундаментальное отличие проекта заключается в том, что проект заканчивается, когда поставленные цели достигнуты, тогда как при непроектной деятельности перед исполнителями ставятся новые цели и работа продолжается.

Временная природа проектов сказывается и на других аспектах проектной деятельности. Например, проекты обычно имеют четко очерченные временные рамки для создания продукта или услуги, поскольку благоприятная для них ситуация на рынке складывается на ограниченное время. Кроме того, проектная команда, как правило, по его окончании распадается, а ее члены переходят в другие проекты.

В отличие от конвейера по сборке автомобилей хорошим примером проекта может быть разработка нового автомобиля. Разработка осуществляется в ограниченные сроки и продолжается до достижения определенного результата -- прототипа нового автомобиля. Когда результат достигнут, автомобиль отправляется в производство, а проектная команда -- конструкторы, дизайнеры, инженеры и прочие -- могут быть вовлечены в новый проект, хотя и не обязательно в том же составе.

Таким образом, операционная деятельность состоит из постоянного повторения одних и тех же операций с целью производства одного и того же продукта (или предоставления одной и той же услуги). Примерами могут служить серийное производство, продажи типовых продуктов, бухгалтерские операции.

Основная разница между операционной и проектной деятельностью (табл. 1.1) в том, что операционная деятельность оперирует привычными результатами в устоявшихся бизнес-процессах, а проектная работа подразумевает уникальные результаты и ограниченный срок работ.

Табл. 1.1

Отличия проектов от бизнес-процессов

1.5 Специфика управления проектами. Основные области управления проектами

По определению проект является временным предприятием, осуществимым для создания уникального продукта или услуги. На первых шагах проекта всегда существует некий хаос, и задача грамотного управления состоит в том, чтобы превратить хаос в порядок, чтобы появилась определенная система деятельности, позволяющая наладить процесс. Создание концепции проекта - первый шаг к упорядочению хаоса, шаг к осмыслению деятельности, вычисление ее этапов и планированию. По сути, концептуализация - это выстраивание содержания проекта, деятельность, которая предшествует детальному планированию, создание общей схемы процесса. Необходимо отметить, что этап создания концепции играет особенную роль для тех проектов, в которых степень новизны очень высока.

Когда проект связан с разработкой нового продукта, то процесс его реализации редко имеет линейный характер. Очень важно на этапе концептуализации, чтобы было хотя бы несколько вариантов путей решения поставленных задач, и чем больше вариантов, тем больше вероятность, что найдется оптимальный вариант решения задачи. На этом этапе работы очень многое зависит от того кто будет реализовывать проект т.е. от опыта разработчика и от творческого потенциала тех людей, которые будут работать над проектом.

Сущность процесса концептуализации проекта в значительной мере состоит в рассмотрении вариантов решения проблемы, их фильтрации. Происходит оценка предлагаемых вариантов с точки зрения возможности реализации, соответствия ресурсам заказчика. В итоге этого процесса происходит выбор лучшего варианта, который устраивает и заказчика и разработчика и в техническом, и во временном, и в финансовом плане.

На этапе создания концепции проекта руководителю очень важно стимулировать творчество исполнителей. Часто говорят, что творчество - это процесс спонтанный, но требует озарения, вдохновения и не поддается стимулированию.

Без преувеличения можно сказать: в сегодняшней России происходят наиболее масштабные изменения в экономике, управления, укладе жизни. Эти изменения не только масштабны, но и беспрецедентны - ни в одной другой стране мира за столь короткий срок не происходила коренная ломка одной экономической системы и формирование другой.

Такое многообразие процессов, происходящих при этом, можно представить как совокупность социальных, технических, организационных, экономических проектов. Если научиться этими проектами управлять, а руководители, призванные принимать решения, будут прислушиваться к рекомендациям профессиональных управляющих проектами, можно утверждать: проводимые в стране реформы будут идти успешнее.

Вместе с тем понятно, насколько сложно разработать и реализовать на практике систему управления, адекватную жизненным реалиям.

Поэтому было бы преувеличением сказать, что методология управления проектами является панацеей от всех сбоев в механизме реформ.

Отметим главные области изменений в сегодняшней России, являющиеся предпосылками применения и одновременно потенциальной сферой интересов изучаемой дисциплины:

- ликвидация планово-распределительной системы, основанной на принудительном и волевом администрировании, начало формирования правовой системы регулирования;

- изменение отношений собственности (разгосударствление предприятий и организаций, акционирование, приватизация и др.);

- процесс демонополизации производителей различного рода товаров и услуг;

- изменение рынка - переход к относительному балансу предложения и платежеспособного спроса;

- изменение организационных форм (в соответствии с изменениями отношений собственности и рынка), сопровождающееся децентрализацией управления и постепенной передачей определенных функций на места;

- изменение производственной системы, "подстраивающейся под рынок";

- изменение методов и средств управления - в частности, переход на идеологию программного управления;

- отмена государственной монополии в области внешней торговли;

- формирование рынка инвестиционных проектов, недвижимости, ценных бумаг, подрядных и других работ;

- создание рынка инвестиционных компаний, инжиниринговых и консалтинговых фирм, предлагающих свои услуги в области экономической, управленческой, информационной поддержки проектов;

- появление в инвестиционной сфере первых проектно-ориентированных структур, создаваемых как на основе государственных, так и частных предприятий и компаний;

- определенные изменения в психологии управленцев;

- развитие новых информационных технологий;

- активное привлечение к реализации инвестиционных проектов иностранных подрядчиков и инвесторов, которые традиционно широко используют методологию управления проектами;

- создание новых рыночных структур, работающих с проектами (инвестиционные фонды, финансовые компании, коммерческие банки и др.), которые строят свою работу на проектной основе.

Объективно возрастает сложность управления экономикой в связи с увеличением числа субъектов управления, усложнением их действий, снижением уровня профессионализма управленческого персонала. Современная инвестиционная политика направлена на финансирование проектов, реализуемых в минимальные сроки и способных принести максимальную прибыль. В таких условиях новый метод становится проверенным инструментом реализации любых проектов необходимого качества, в установленные сроки, в рамках принятого бюджета.

Вместе с тем, имеется ряд ограничений, существенно сдерживающих распространение новой методологии как для управления крупными проектами, так и комплексными программами. К ним относятся: общий спад производства и неустойчивое функционирование экономики; недостаточная политическая стабильность (как дополнительный фактор риска); резкое сокращение государственных инвестиций и спад инвестиционной активности; устойчиво высокая инфляция; недостаточная развитость кредитно-финансовой и банковской систем, сдерживающая оборот инвестиций и капиталов; отсутствие надежной системы обеспечения гарантий и льгот для инвесторов - в том числе иностранных.

Области управления проектами различаются по сферам деятельности, в которых осуществляется проект:

Технический (строительство здания или сооружения, внедрение новой производственной линии, разработка программного обеспечения и т.д.);

Организационный (реформирование существующего или создание нового предприятия, внедрение новой системы управления, проведение международной конференции и т.д.);

Экономический (приватизация предприятия, внедрение системы финансового планирования и бюджетирования, введение новой системы налогообложения и т.д.);

Социальный (реформирование системы социального обеспечения, социальная защита необеспеченных слоев населения, преодоление последствий природных и социальных потрясений);

Смешанный (проекты, реализуемые сразу в нескольких областях деятельности, - к примеру, проект реформирования предприятия, включающий внедрение системы финансового планирования и бюджетирования, разработку и внедрение специального программного обеспечения и т.д.)

По составу, структуре и предметной области проекта:

Монопроекты - отдельные проекты различного типа и назначения, имеющие определенную цель, четко очерченные рамки по финансам, ресурсам, времени, качеству и предполагающие создание единой проектной группы (инвестиционные, инновационные и другие проекты) ;

Мультипроект - комплексный проект, состоящий из ряда монопроектов и требующий применения многопроектного управления (реформирование существующих и создание новых предприятий, разработка и внедрение внутрифирменных систем многопроектного управления);

Мегапроект - целевые программы развития регионов, отраслей и др. образований, включающие в свой состав ряд моно - и мультипроектов («План Маршалла», создание Общеевропейского рынка, развитие Южной Кореи и т. д.).

В американской практике существует деление проектов по масштабности:

Малые проекты - капиталовложения до $10-15 млн.; трудозатраты 40-50 тыс. человеко-часов. Примеры: опытно - промышленные установки, небольшие промышленные предприятия, модернизация действующих производств.

Мегапроекты - целевые программы, содержащие множество взаимосвязанных проектов, объединенных общей целью, выделенными ресурсами и отпущенными на их выполнение временем. Отличительные черты: капиталовложения - от $ 1 млрд. и более, нетрадиционные формы финансирования (акционерные, смешанные) - обычно консорциум фирм, трудоемкость - 2 млн. человеко-часов - на проектирование, 15- 20 млн. человеко-часов - на строительство, 5 -7 и более лет - срок реализации.

По характеру предметной области проекта:

Инвестиционный - главная цель - создание или реновация основных фондов организаций, требующие вложения инвестиций;

Инновационный - главная цель - разработка и применение новых технологий, ноу-хау и других нововведений, обеспечивающих развитие организаций;

Научно - исследовательский;

Учебно-образовательный;

Смешанный.

По длительности:

Краткосрочный - до трех лет;

Среднесрочный - от трех до пяти лет;

Долгосрочный - свыше пяти лет.

2. Управление проектом монтаж здания

2.1 Исходные данные

2.2 Цель. Задачи. Построение иерархической структуры работ

Перед построением иерархической структуры работ (ИСР) необходимо сформировать Цели Проекта, каждую из которых можно представить в виде Задачи на достижение определённого результата, который в свою очередь является необходимым условием для выполнения Задачи более высокого иерархического уровня.

Цель проекта - жилой крупнопанельный дом, готовый к эксплуатации, как безопасный объект (среда) жизнедеятельности людей.

Цель разбиваем на составные части - Задачи, которые в свою очередь должны быть классифицированы.

По функциональному назначению:

- Выбор места под строительство дома

- Поиск подрядчика (подготовка тендерной документации, организация тендера, заключение договора);

- Логистика (закупка материалов, доставка…);

- Маркетинг (подготовка и размещение рекламы);

- Организация строительства (размещение рабочих, ОСП, освещение…);

- Юридическое сопровождение проекта.

Функциональная ИСР.

По этапам реализации проекта:

- Инициация проекта (формирование и оценка идеи, маркетинговые исследования);

- Планирование проекта (разработка ИСР, формирование команды…);

- Реализация проекта;

- Закрытие проекта (подписание Акта приёмной комиссии, Акта сдачи в эксплуатацию…).

ИСР по этапам реализации проекта.

По разбивке проекта на отдельные продукты:

- Возведение фундамента;

- Возведение стен и кровли;

- Отделочные работы;

- Благоустройство территории.

Продуктовая ИСР.

2.3 Спецификация

Спецификация «разбивает» проект на иерархически связанные, управляемые, простые и контролируемые комплексы и пакеты работ, что позволяет достичь необходимого баланса между потребностями управления и оптимальным представлением информации по проекту.

Характеристики спецификации:

- виды работ, предполагающих деятельность, направленную на достижение результата;

- взаимосвязь работ (иерархическая структура);

- нацеленность работ на достижение результата - цели (продукции, информации, услуги).

Выводы

проект строительство управление

Проект строительства жилого дома представляет собой сложную систему иерархически выстроенных задач и целей. Достижение целей ограничено условиями проекта, объёмами используемых ресурсов (людских, временных, финансовых и т.д.). Для уменьшения затрат ресурсов, повышения его эффективности, следует организовать слаженную работу команды и достигнуть главной цели в установленный Заказчиком срок.

Список использованной литературы

1. Управление проектами. Справочник для профессионалов. Мазур И.И., Шапиро В.Д. и др. М.: Издательство "Высшая школа", 2001. - 875 стр.

2. Воропаев В.И. Управление проектами в России. - М.: "Аланс", 1995, с.225.

3. Бурков В.Н., Новиков Д.А. Как управлять проектами. Научно-практическое издание. М.: Издат-во "СИНТЕГ", 1997. - 188 с.

4. Клиффорд Ф. Грей, Эрик У. Ларсон. Управление проектами: Практическое руководство/ Пер. с англ. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2003. - 528 с.

5. http://www.vneshmarket.ru/content/document_r_04D81AF8-03BC-4075-9104-78F66FDE6CAD.html

Размещено на Allbest.ru