Совершенствование документирования управленческой деятельности

Исполнительно-распорядительные, контрольные и иные функции реализуют самостоятельные структурные подразделения АГИО в соответствии с положениями о таких подразделениях [17].

2.1.3 Структура администрации Губернатора Иркутской области

В соответствии с Уставом ИО [16] администрация состоит из руководителя АГИО, его заместителей, руководителя протокола Губернатора, полномочного представителя Губернатора в Законодательном собрании ИО, пресс-секретаря и референтов Губернатора, иных должностных лиц. Многие из перечисленных лиц входят в состав самостоятельных структурных подразделений администрации: управления (главное правовое, контрольное, экспертное, секретариат руководителя АГИО (на правах управления), по взаимодействию с Федеральными округами, по региональной политике, специального обеспечения аппарата Губернатора, по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам; по правоохранительной и оборонной работе, по связям с общественностью и национальным отношениям, документационного обеспечения аппарата Губернатора ИО, финансового обеспечения аппарата Губернатора ИО, пресс-службы и информации), отделы (по вопросам обеспечения конституционных прав граждан, протокольно-организационный)http://www.govirk.ru/qa/1886.html, комиссия по правам человека при Губернаторе ИО. Главенствующая власть в АГИО принадлежит Губернатору (Приложение № 1).

Губернатор и руководитель АГИО дают указания и поручения в письменной форме заместителям, руководителям иных ИОГВ. Письменные указания и поручения оформляют распоряжениями, приказами, служебными записками. Неисполнение указаний и поручений влечёт дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством об областной государственной службе и Трудовым Кодексом РФ [8, 2].

Контроль за деятельностью администрации в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным и областным законодательством осуществляют Губернатор ИО, Законодательное собрание ИО, Контрольно-счётная палата ИО, Президент РФ, Федеральные органы исполнительной власти, органы прокуратуры и суды.

2.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

В процессе управленческой деятельности внутри каждого структурного подразделения АГИО создают и оформляют документы, которые, исходя из своих функций, обеспечивают управленческий процесс в организации.

Функции регулирования документирования (соблюдение правильности создания и оформления документов, рационализации работы с ними) в администрации осуществляет УДО (управление документационного обеспечения) аппарата Губернатора. Оно является её самостоятельным структурным подразделением. В своей деятельности УДО руководствуется действующим законодательством, распорядительными актами Федеральных органов власти и управления, Уставом ИО [16], инструкцией по делопроизводству АГИО [19], Положением об УДО [18].

2.2.1 Основные задачи и функции управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области

Основными задачами УДО являются обеспечение четкой организации работы с документами, планирование, организация и совершенствование деятельности управления. Для осуществления указанных задач на УДО возложены следующие функции:

- Контроль за состоянием делопроизводства в администрации;

- Обеспечение условий для эффективного документационного обеспечения деятельности Губернатора и должностных лиц АГИО;

- Разработка унифицированных форм документов, систем документации, табелей документов различного назначения, классификаторов документов и информационных показателей; сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

- Справочно-информационная работа;

- Обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней документации;

- Осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;

- Осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки в подразделения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции;

- Оформление и рассылка распорядительных документов; контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела;

- Подготовка дел к сдаче на архивное хранение, в том числе и в государственный архив; участие в отборе документов на государственное хранение;

- Проведение экспертизы ценности документов;

- Организация работы заседаний при руководстве администрации; контроль за выполнением принятых решений;

- Участие в разработке НИТ, базирующихся на использовании компьютерной техники, проектировании и актуализации БД;

- Разработка нормативно-методических документов по вопросам ДОУ;

- Разработка проектов правовых и иных актов;

- Формирование предложений о ежегодном плане и показателях деятельности УДО;

- Рационализация рабочих мест работников УДО;

- Участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров УДО;

- Изучение и обобщение передового отечественного и зарубежного опыта в области ДОУ;

- Осуществление иных функций в соответствии с Федеральным и региональным законодательством [18].

2.2.2 Структура управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области

Для распределения деятельности по этапам работы с документами УДО поделено на отделы: приёма и отправки корреспонденции, учёта и контроля исполнения документов, копировально-множительное бюро, архив (Приложение № 2).

Между отделами УДО функции распределены следующим образом:

Отдел приёма и отправки корреспонденции

- Приём поступающих документов, их сортирование и распределение по структурным подразделениям администрации;

- Регистрация входящих и исходящих документов;

- Доставка документов в структурные подразделения администрации;

- Контроль за оформлением исходящих документов в отношении визирования, согласования, соответствия действующим требованиям оформления;

- Обработка (конвертование, взвешивание, штемпелевание) и отправка исходящих документов;

- Заполнение реестров отправляемой корреспонденции;

- Количественный учёт документооборота [23].

Отдел учёта и контроля исполнения документов

- Формирование и ведение справочно-информационного массива;

- Учёт документов с грифом «коммерческая тайна», «конфиденциально», находящихся в структурных подразделениях администрации;

- Оформление и рассылка распорядительных документов по указанию начальника УДО;

- Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка дел к сдаче в архив АГИО, а также к сдаче в Государственный архив;

- Контроль за своевременным исполнением документов; информирование руководства о ходе исполнения документов;

- Контроль за сроками исполнения подразделениями администрации поручений Губернатора, руководителя АГИО, их заместителей;

- Анализ контроля исполнения документов, подготовка аналитических справок [22].

Копировально-множительное бюро

- Копирование и тиражирование документов;

- Подготовка и брошюрование издаваемой продукции [20].

Архив

- Приём, учёт, хранение и использование дел;

- Оказание методической помощи в оформлении дел;

- Контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях организации;

- Контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях администрации;

- Подготовка дел к передаче на хранение в государственный архив [21].

2.2.3 Документирование управленческой деятельности

При возникновении управленческой проблемы или задачи процесс решения данного вопроса строго фиксируют на материальном носителе.

Губернатор, руководитель АГИО, их заместители, начальники структурных подразделений для решения управленческих проблем и задач дают указания исполнителям, письменно оформленные в виде распоряжений, приказов, служебных записок. Исполнители занимаются сбором и изучением информации по данному управленческому вопросу, в ходе решения которого готовят проект документа -- так начинается процесс документирования. После проверки правильности оформления реквизитов и написания текста проект документа утверждает начальник структурного подразделения (Губернатор, руководитель АГИО, их заместители -- это зависит от степени важности вопроса, уровня властных полномочий, на котором его решают). До этого этапа документ существует в черновом варианте, и в процессе работы его размножают в необходимом количестве. После утверждения проект документа становится оригиналом и существует в единственном экземпляре (Рис. 2.2.1).

изучение

задачи / проблемы

сбор

информации

составление текста,

оформление

Рис. 2.2.1 Процесс документирования

2.3 КРИТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

2.3.1 Анализ унифицированности текстов и стандартизованности оформления документов

Ввиду того, что АГИО является государственным учреждением, ГОСТ, типовые инструкции, правила и иные нормативные документы в области делопроизводства носят для неё не рекомендательный, а обязательный характер. Все служащие администрации при создании и оформлении документов руководствуются ГОСТ Р 6.30--2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, Федеральным законом «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-1, ОКУД, ГСДОУ и иными нормативными актами, регулирующими документирование [17].

На основе ГОСТ Р 6.30--2003 и Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти начальник УДО разработал Инструкцию по делопроизводству в АГИО [19], в которой отражены правила подготовки и оформления отдельных видов документов; требования к оформлению бланков и реквизитов документов; организации документооборота, доставки, приёма, обработки и распределения входящей и исходящей корреспонденции; порядку прохождения внутренних документов, регистрации, контролю исполнения, составлению номенклатуры дел, формированию и оформлению дел, экспертизе ценности документов, подготовке и передаче документов на архивное хранение.

Группой инспекторов УДО была создана Памятка по подготовке и оформлению служебных документов в АГИО [24], в которой даны перечни наиболее употребительных грамматических конструкций официально-делового стиля, описаны трудные случаи использования названий органов, действующих при Президенте РФ и Правительстве РФ, должностей; особенности склонения фамилий, имён, географических наименований; приведены правила изготовления документов с помощью печатающих устройств.

Экземпляры памятки и инструкции разосланы во все структурные подразделения АГИО и доведены до сведения всех должностных лиц, в чьи обязанности входит создание и оформление документов. Кроме того, в ПК каждого служащего имеется банк унифицированных форм документов, используемых в работе. Банк форм подлежит периодической актуализации, в процессе которой из его состава выводят устаревшие, разрабатывают новые, включают вновь утвержденные и корректируют действующие формы, что связано с изменениями в нормативных документах по вопросам ДОУ, а также управленческой деятельности АГИО.

За соблюдением требований, отражённых в вышеописанных нормативных актах следят начальники структурных подразделений администрации. Инспекторы отдела приёма и отправки корреспонденции контролируют правильность оформления исходящих документов, проверяя наличие подписей, приложений, грифов согласования и утверждения; соблюдение правил оформления реквизитов.

2.3.2 Анализ использования НИТ в документировании

Рабочие места служащих администрации оборудованы компьютерами, принтерами, факсимильными и телефонными аппаратами. В копировально-множительном бюро имеются ризограф, сканер, листоукладочная и брошюровальная машины.

Инспекторы отдела учёта и контроля исполнения документов с помощью ПК осуществляют контроль и учёт документов, ведут информационно-справочную работу. Архив также оборудован ПК, с помощью которого архивист работает с БД дел, переданных на хранение (пополнение, учёт, составление справок).

Однако, несмотря на наличие большого количества ПК, объединенных в ЛВС, и другой современной оргтехники, с полным основанием можно говорить о том, что в АГИО на сегодняшний день ведут бумажный документооборот.

Регистрацию входящей и исходящей корреспонденции осуществляют традиционным способом -- в журналах, -- что значительно увеличивает трудозатраты и время на поиск документов.

В отделе приёма и отправки корреспонденции средства оргтехники отсутствуют -- многостраничные реестры исходящей корреспонденции составляют собственноручно, получая второй экземпляр посредством копировальной бумаги.

Для внутренней передачи документов служащие самостоятельно передвигаются по зданию АГИО, что ведёт к значительным потерям времени.

Для поиска документов, находящихся в оперативном пользовании или на архивном хранении, также требуются значительные затраты времени.

Во всех структурных подразделениях АГИО создание, оформление документов и работу с ними осуществляют только посредством ПК и вспомогательной оргтехники. Специализированное ПО для ведения электронного документооборота не установлено -- в администрации циркулируют огромные потоки бумажной документации. Согласно статистическим данным, предоставленным отделом учёта и контроля исполнения документов, документооборот одного календарного года, в среднем, составляет 67857 документов (Рис. 2.2.2). Схема документооборота АГИО представлена в Приложении № 3.

Анализ технического оснащения в целом показывает, что в АГИО уже есть условия для ведения электронного документооборота: все ПК служащих объединены в ЛВС, накопление и резервирование информации производится на двух серверах (Pentium IV, 512 Mb, HDD 120 Gb, платформа Windows 2000 Server, СУБД Sybase), работоспособность которых в критические моменты поддерживают два ИБП (APC Back-UPS RS 800). Клиентские компьютеры имеют следующие характеристики: Pentium II, Windows XP Pro, 512 Mb, HDD 80 Gb.

V

Год 2005 2006 2007

Рис. 2.2.2 Объём документооборота в период с 2005 по 2007 гг.

2.3.3 Вывод

При проведении системного анализа документирования управленческой деятельности АГИО были выявлены следующие недостатки, характеризуемые, в общем смысле, недостаточной автоматизацией процесса:

- Отсутствие специализированного ПО для документирования и работы с документами;

- Отсутствие оргтехники в отделе приёма и отправки корреспонденции.

Следствием из перечисленных недостатков является:

- Нерациональное использование временных, трудовых и материальных ресурсов;

- Повышенная трудоёмкость процесса.

Так как анализ унифицированности оформления документов и следования стандартам явился положительным, проведение мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности АГИО в данном аспекте не требуется.

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ

3.1 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

С целью устранения выявленных недостатков мы предлагаем:

- Приобрести ПК в отдел приёма и отправки корреспонденции, присоединить его к ЛВС; для печати документации использовать по сети принтер отдела учёта и контроля исполнения документов, находящегося в наименьшем удалении от указанного отдела;

- Установить СЭД;

При покупке ПК необходимо учесть характеристики программного и аппаратного обеспечения, которые удовлетворили бы требованиям СЭД: Pentium II и выше, Windows 2000 Professional / Server / XP Pro, от 128 Mb, HDD 80 Gb, LAN. После установки компьютера необходимо его соединение с ЛВС. Проведённые замеры показали, что для этого требуется 11 метров кабеля; также необходимо 2,5 метра для присоединения принтера. Исходя из функционального назначения и внешней среды, наиболее подходящим средством коммутации является кабель «витая пара». Следующим этапом по совершенствованию документирования управления будет внедрение СЭД.

По исследованиям, проведённым независимыми экспертами компании DSS Consulting в 2007 году [33] (Рис. 3.1.2), наиболее востребованным и зарекомендовавшим себя на рынке программных продуктов, предназначенных для оптимизации ДОУ, является система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело-Предприятие» (Рис. 3.1.1), разработанная ЭОС («Электронными офисными системами») (г. Москва).

«Дело-Предприятие» -- система, позволяющая создать в организации электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами. Это комплексное решение, автоматизирующее все аспекты ДОУ современных организаций.

Рис. 3.1.1 СЭД «Дело-Предприятие»

Первая версия СЭД «Дело» выпущена в 1996 году. В настоящее время «Дело» используют более 1200 организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 150000. СЭД «Дело» удостоена сертификатом наивысшего качества Госстандарта России.

Систему «Дело» успешно используют в отечественных министерствах и ведомствах, территориальных органах власти, на предприятиях различных сфер деятельности. В Иркутской области на базе данной платформы работают следующие организации: Администрация Шелеховского городского поселения, Дума городского округа муниципального образования города Усолье-Сибирское, Законодательное собрание ИО, Государственное учреждение Территориальный фонд обязательного медицинского страхования граждан ИО, Коллегия адвокатов ИО «Полевода, Мощицкая и партнёры», Территориальное управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по ИО, ГОУ ВПО «Иркутский государственный университет путей сообщения» [51].



Рис. 3.1.2 Внедрение СЭД на территории РФ в 2007 году

3.1.1 Описание СЭД «Дело-Предприятие»

Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ИСО 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии. Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). Обеспечивает защиту документов с помощью ЭЦП и средств криптографии. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в БД системы с помощью опции «Поточное сканирование». Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными продуктами. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика в соответствии с особенностями организации. [51].

Функции системы

- Создание проектов ЭД «во исполнение» резолюций или с целью разработки инициативных документов;

- Автоматизированное проведение процессов согласования и утверждения проектов с маршрутизацией пересылки, контролем сроков рассмотрения и исполнения;

- Регистрация в автоматизированном режиме поступивших бумажных документов и ЭД, возникших в результате утверждения проектов;

- Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных ЭЦП и криптозащитой;

- Работа с взаимосвязанными документами;

- Сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии и портативной цифровой ручки C-Pen;

- Прикрепление к регистрационной карточке ЭОД (электронного образа документа);

- Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам ЭОД;

- Предоставление каждому должностному лицу (участнику делопроизводственного процесса) своего личного «кабинета», чем достигают доступа лиц только к тем документам, которые относятся к их компетенции;

- Рассылка ЭД и поручений по сети (в «кабинеты» должностных лиц);

- Полнотекстовый и атрибутивный поиск ЭД;

- Отправка по электронной почте исходящих ЭД, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств;

- Хранение документов;

- Обеспечение юридической правомочности;

- Справочно-аналитическая работа [51].

Таким образом, в совокупности функций СЭД «Дело-Предприятие» обеспечит полный цикл документооборота и документирования АГИО.

В типовой комплект системы входит:

1. Серверное ПО;

2. Клиентское ПО;

3. Комплект документации;

4. Гарантийные обязательства: горячая линия (электронная почта и телефон), поставка новых версий системы (бесплатно), выезд специалистов на объект заказчика (при невозможности оказать помощь по горячей линии).

3.1.2 Внедрение СЭД «Дело-Предприятие»

Проведя анализ должностных инструкций и положений о структурных подразделениях АГИО, мы выяснили, в каких секторах деятельности в функциональные обязанности служащих администрации входит создание, оформление и работа с документами. Таким образом, установка системы «Дело» необходима на следующих рабочих местах:

- Руководитель АГИО -- 1 АРМ;

- Заместители Губернатора ИО -- 9 АРМ;

- Заместители руководителя АГИО -- 4 АРМ;

- Полномочный представитель Губернатора в Законодательном собрании ИО -- 1 АРМ;

- Секретариат руководителя АГИО -- 3 АРМ;

- Отдел по вопросам обеспечения конституционных прав граждан при Губернаторе ИО -- 5 АРМ;

- Комиссия по правам человека при Губернаторе ИО -- 6 АРМ;

- Протокольно-организационный отдел при Губернаторе ИО --

3 АРМ;

- Главное правовое управление Губернатора ИО -- 5 АРМ;

- Контрольное управление Губернатора ИО -- 4 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по взаимодействию с Федеральными округами -- 2 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по региональной политике -- 3 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам -- 4 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по правоохранительной и оборонной работе -- 5 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по связям с общественностью и национальным отношениям -- 2 АРМ;

- Управление документационного обеспечения Губернатора ИО --

6 АРМ;

- Управление пресс-службы и информации Губернатора ИО --

2 АРМ;

- Экспертное управление Губернатора ИО -- 4 АРМ.

Итого: для эффективного ведения документооборота и, как следствия, документирования управленческой деятельности АГИО требуется установка СЭД «Дело-Предприятие» на 69 рабочих местах.

3.1.3 Расчёт стоимости внедрения СЭД «Дело-Предприятие»

В материальные расходы на внедрение СЭД «Дело-Предприятие» входит:

1. Приобретение лицензии на каждое АРМ;

2. Обучение пользователей системы:

- Обучение специалиста отдела информационного обеспечения;

- Обучение должностных лиц АГИО, в чьи обязанности входит создание, оформление и работа с документами.

3. Приобретение ПК, кабеля, разъёмов в отдел приёма и отправки корреспонденции.

Для расчёта стоимости внедрения системы по пунктам 1 и 2 мы воспользовались прейскурантом компании ЭОС, действительным по состоянию на 1 марта 2008 года (Приложения № 4, 5) [50]. Так как ЭОС имеет официальных дистрибьюторов (ООО «Офис-Док», ООО Информационное агентство «Референт») и дилера (ООО «Решение») в г. Иркутске, приобретение ПО и обучение не повлечёт дополнительных расходов на доставку комплекта «Дело-Предприятие» и выезд специалистов. Примерный расчёт пункта 3 произведён в соответствии с прейскурантом одной из фирм г. Иркутска [51] (Приложение № 6), занимающихся поставкой и продажей компьютерной техники и комплектующих (дальнейший выбор поставщика в соответствии с результатами тендера).

1. Приобретение лицензии на каждое АРМ (была выбрана установка под СУБД Microsoft SQL: причинами тому послужили меньшая стоимость, почти на 33%, по сравнению с установкой под СУБД Oracle, профессиональные знания и предпочтения специалиста отдела информационного обеспечения АГИО):

(руб.)

2. Расходы на обучение пользователей системы:

- Обучение специалиста отдела информационного обеспечения (курс по установке -- «Администратор БД», базовый курс по системам «Дело» -- «Системный технолог»):

4800 + 19200 = 24000 (руб.)

- Обучение должностных лиц АГИО, в чьи обязанности входит создание, оформление и работа с документами (базовый курс электронного документооборота, группа до 12 человек):

(групп)

(руб.)

3. Приобретение ПК, кабеля, разъёмов в отдел приёма и отправки корреспонденции:

4.

Системный блок	(руб.)
Монитор	(руб.)
Клавиатура	(руб.)
Мышь	(руб.)
Сетевая карта	(руб.)
Разъём	(руб.)
Фильтр сетевого напряжения	(руб.)
Кабель соединительный	11 + 2,5 = 13,5 (м) (руб.)

Итого: 710270 (руб.).

Реализация проекта пройдёт в течение 2 месяцев (Приложение № 7).

3.2 ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛОЖЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

В целях совершенствования документирования управленческой деятельности АГИО был предложен проект по автоматизации рабочих мест персонала, в обязанности которого входит создание, оформление документов и работа с ними. В рамках этого проекта необходимо произвести закупку ПК и комплектующих, программного продукта, что относится к основному производственному фонду и нематериальным активам организации соответственно.

Основной производственный фонд -- средства труда, участвующие в производственном процессе и сохраняющие при этом свою натуральную форму.

Нематериальные активы -- активы, не имеющие физического выражения, но представляющие существенную ценность для организации [32].

Первоначальную стоимость материальных активов рассчитывают как сумму всех инвестиций в приобретение данных объектов. Для расчёта стоимости основных производственных фондов суммируют показатели фактических расходов на их создание, изготовление (израсходованные материальные ресурсы, услуги сторонних организаций; пошлины, связанные с получением патентов, свидетельств, и пр.). Эти вычисления были произведены в предыдущем параграфе, на их основе нам предстоит оценить эффективность предложенных мероприятий [29].

В оценке основных фондов и нематериальных активов рассматривают следующие показатели эффективности:

- Возврат от инвестиций;

- Период возврата инвестиционных вложений;

- Рост производительности труда [30].

3.2.1 Расчёт возврата от инвестиций

Для расчёта возврата от инвестиций требуется вычислить оптимальную численность работников [30] УДО, так как работа именно этого структурного подразделения АГИО непосредственно сводится к ДОУ и документированию управленческой деятельности организации:

, (1)

где -- численность работников;

-- время на обработку одного документа до автоматизации процесса, равно 15 минутам;

-- время на обработку одного документа после автоматизации процесса, равно 10 минутам.

Нормы времени и приведены в соответствии с результатами исследований ВНИИДАД [52] с учётом Норм времени на работы по ДОУ управленческих структур и Федеральных органов исполнительной власти.

(чел.)

Оптимальное количество работников равно 7,33, что свидетельствует об избыточности штата и позволяет его сократить примерно на 3,5 единицы. Таким образом, в УДО должно остаться 8 человек, из которых 7 работают на полную ставку, а 1 -- на 0,5 ставки. В данном случае метод наблюдения и опроса показывает, что сокращению нужно подвергнуть двух курьеров отдела приёма и отправки корреспонденции, помощника архивиста архива; уменьшить рабочую ставку одному из инспекторов отдела учёта и контроля исполнения документов.

Для расчёта возврата от инвестиций суммируют годовой фонд заработной платы единиц штата, подвергнутых сокращению [30]. Данные о размере заработной платы работников и её годовом фонде, предоставленные бухгалтерией управления финансового обеспечения аппарата Губернатора, представлены в Таблице 3.2.1.

Таблица 3.2.1

Показатели заработной платы работников

Наименование должности	Размер заработной платы (руб.)	Годовой фонд заработной платы (руб.)
	2008 год
Курьер	12000	144000
Помощник архивиста	11000	132000
Инспектор (0,5 ставки)	10500	126000

, (2)

где -- годовой фонд заработной платы.

(руб.)

Соответственно, возврат от инвестиций за 1 год составит 546000 рублей.

3.2.2 Расчёт периода возврата инвестиционных вложений

В качестве периода возврата инвестиционных вложений вычисляют частное от деления общей суммы инвестиций на возврат от инвестиций за год [30]:

, (3)

где -- общая сумма инвестиций.

(лет)

Таким образом, период возврата инвестиций равен 1 году 4 месяцам.

3.2.3 Расчёт роста производительности труда

Для того чтобы рассчитать рост производительности труда [31], необходимо вычислить производительность труда «до» и «после» проведения мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации:

(4)

Производительность труда определяют через показатели оценки автоматизации [30] по формуле:

, (5)

где -- фондоотдача автоматов (машины, аппараты, программы);

-- автоматизированность труда.

, (6)

где -- стоимость работы

-- стоимость автоматизации.

, (7)

где -- объём документооборота;

-- стоимость обработки одного документа, равна 50 рублям.

Стоимость обработки одного документа приведена в соответствии с результатами исследований ВНИИДАД [36].

(8)

Произведём расчёт первоначальной производительности труда , имеющейся до проведения мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации:

(руб.)

(ед.)

(руб./чел.)

(ед.)

Таким образом, первоначальная производительность труда составляет 308450,89 единиц, при фондоотдаче автоматов в 4,777 единиц и автоматизированности труда в 64570 рублей на человека.

Для расчёта производительности труда , прогнозируемой после внедрения проекта также воспользуемся формулой (5):

(руб./чел.)

(ед.)

Соответственно, прогнозируемая производительность труда составит 452394,64 единиц.

Расчёта роста производительности труда произведём по формуле (4):

(%)

3.2.4 Вывод

При проведении оценки предложенных мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности АГИО, были достигнуты положительные результаты (Таблица 3.2.2), обусловленные экономическим (Рис. 3.2.1) и производительным эффектом (Рис. 3.2.2).

Таблица 3.2.2

Сводные показатели проекта

№ п/п	Показатели	Единица измерения	Численное значение
1	Общая сумма инвестиций, в том числе: 1.1. Инвестиции в основные фонды 1.2. Инвестиции в нематериальные активы	руб.	710270 19070 691200
2	Экономический эффект (шаг = 1 год)	руб.	546000
3	Период возврата инвестиционных вложений	лет	1,3
4	Рост производительности труда	%	46,7

Рис. 3.2.1 Финансовый профиль проекта

Реализация проекта позволит устранить выявленные недостатки и оптимизировать их следствия, выражающиеся в нерациональном использовании ресурсов и повышенной трудоёмкости процесса.

Рис. 3.2.2 Трудовой профиль проекта

Полученные показатели позволяют сделать вывод о целесообразности реализации проекта.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На сегодняшний день следование тенденциям оптимизации и рационализации деловых процессов, в том числе документирования управленческой деятельности, свидетельствует о высокой организации системы, её нацеленности на становление, выживание, развитие и процветание.

Проведенный анализ выявленного состояния дел в практике свидетельствует о том, что в настоящий момент мир и Российская Федерация, в частности, дошли до того этапа в развитии, на котором остро встаёт проблема повышения качества управления и всех сопутствующих ему операций.

Сочетание предложенных направлений совершенствования документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области способствует достижению прямых целей организации, описанных в основных положениях дипломной работы. Таким образом, благодаря обеспечению эффективной адаптации выработанного стиля управления процессом к меняющимся условиям внешней среды происходит движение вперед, то есть прогресс.

Администрация Губернатора Иркутской области является организацией, деятельность которой строго регламентирована и заключена в рамки стандартов, инструкций и унифицированных форм, поэтому совершенствование документирования её управления опирается, в основном, на автоматизацию деловых процессов с учётом прогрессивных методов современной науки и техники. Автоматизация работы с документами является важным условием повышения оперативности управленческой деятельности, сокращения трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации, усиления контроля исполнения, рационализации и сокращения количества документов.

При разработке проекта по рационализации документирования управленческой деятельности рассматриваемой организации мы прибегли к внедрению системы автоматизации и электронного документооборота «Дело-Предприятие», разработанной специально для организаций ведомственного типа, крупных субъектов управления. Нами была предложена бумажно-электронная модель документооборота, при которой в ходе документирования любой документ организации проходит путь из кабинета должностного лица, инициировавшего его создание, до списания в дело по исполнении. При этом созданная модель документирования, в отличие от прежней, позволяет экономить временные, трудовые, материальные ресурсы; способствует пропорциональности, непрерывности, параллельности, прямоточности, ритмичности прохождения документов, что соответствует принципам рационализации процессов; в целом способствует успешному управлению организацией.

В дальнейшем, при переходе с бумажно-электронной на электронную модель ведения документооборота и документирования возможно наращивание системы «Дело-Предприятие» функциональной подсистемой «Архивное дело» и дополнительными опциями «Сканирование», «Поточное сканирование» и «Fine Reader». При необходимости взаимодействия с внешними агентами посредством передачи и приёма данных в электронном виде возможно подключение опции «ЭЦП и шифрование». Для удалённых рабочих мест возможна установка опции «Дело-Web». Описанные возможные доработки обусловлены планомерным развитием системы и, соответственно, требуют дополнительных материальных затрат.

Также в ходе исследования, проведённого в рамках настоящей дипломной работы, мы произвели оценку предложенных мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области, выражающуюся в расчетах экономической и производительной эффективности, периода возврата инвестиционных вложений. Результаты этих расчётов явились основанием для подтверждения выдвинутой на начальном этапе гипотезы и соответствии полученных результатов заявленным требованиям, обусловленным темой исследования.

Сделанные в ходе проведения исследования выводы имеют несомненную практическую значимость. Следование выявленным способам решения поставленной проблемы предоставляет возможность дать оценку эффективности документирования управленческой деятельности в сравнении «до» и «после»; выявить функциональные звенья в цепи делового взаимодействия, наиболее нуждающиеся в модернизации; четко определить каналы обработки информационных ресурсов.

С точки зрения теоретической значимости принятие во внимание полученных выводов даёт аппарату управления знание и понимание механизма эффективного ведения работы с документированной информацией и, как следствие, пути снижения инертности организации и возрастания её мощи с учётом передовых технологий.

При проведении дальнейшей научной работы по исследуемой теме возможны перспективы углубления в суть разработки и генерации средств, методов, приёмов совершенствования документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области; выявления путей, условий и форм их реализации.

СПИСОК НОРМАТИВНЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативные источники

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (части I, II, III) [Текст]: [принят Государственной Думой 5 марта 2003 г.: одобрен Советом Федерации 18 марта 2003 г.]: офиц. текст: по сост. на 1 янв. 2003 / М-во юстиции Рос. Федерации. -- М.: Юрайт-Издат, 2003.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации [Текст]: [принят Государственной Думой 21 декабря 2001 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.]: офиц. текст: по сост. на 1 янв. 2007 / М-во юстиции Рос. Федерации. - М.: Юрайт-Издат, 2007.

3. ИСО 15489:2001 Информация и документация. Управление документами [Текст]: межгосуд. ст.-т. -- Введ. 2001-01-25. -- М.: Изд-во стандартов, 2002.

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. -- Введ. 2003-03-03. -- М.: Изд-во стандартов, 2003.

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]. -- Введ. 1998-02-27. -- М.: Изд-во стандартов, 2001.

6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации [Текст]: государственный стандарт. -- [принят и введён в действие Постановлением Госстандарта РФ 31 июля 1997 г.]. -- М.: ВНИИДАД, 2004.

7. Электронная Россия (2002-2010 годы) [Текст]: Федеральная целевая программа: [принята Постановлением Правительства Российской Федерации 28 января 2002 г. № 65]. -- М: Приор, 2003.

8. О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Иркутской области [Электронный ресурс]: закон Ирк. обл.: [принят Постановлением Законодательного собрания Иркутской области 9 апреля 2007 г. № 10-ЗС]. -- М.: ООО НПП «Гарант-Сервис», 2007. -- 1 электрон. опт. диск (CD-ROM).-- Загл. с экрана.

9. Об информации, информационных технологиях и защите информации [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 27 июля 2006 г.]. -- М.: Фемида-Плюс, 2007.

10. О техническом регулировании [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 15 декабря 2002 г.: одобрен Советом Федерации 18 декабря 2002 г.]. -- М.: Приор, 2003.

11. Об электронно-цифровой подписи [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 13 декабря 2001 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.]. -- М.: Приор, 2003.

12. Об организации и деятельности администрации Иркутской области [Электронный ресурс]: закон Ирк. обл.: [принят Постановлением Законодательного собрания Иркутской области 16 апреля 1996 г. № 20/8-ЗС]. -- [5-е изд.]. -- М.: ООО НПП «Гарант-Сервис», 2007. -- 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). -- Загл. с экрана.

13. О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 8 декабря 1995 г.]. -- М.: Приор, 2003.

14. О стандартизации [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 10 июня 1993 г.]. -- М.: Приор, 2003.

15. Унификация текстов управленческих документов [Текст]: методические рекомендации. -- [приняты и введён в действие Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела 28 февраля 1998 г.]. -- М.: ВНИИДАД, 1998.

16. Устав Иркутской области [Электронный ресурс]. -- [принят Постановлением Законодательного собрания Иркутской области 10 февраля 1995 г. № 55/9-ЗС]. -- М.: ООО НПП «Гарант-Сервис», 2007. -- 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). -- Загл. с экрана.

17. Положение об администрации Губернатора Иркутской области [Текст]. -- [утверждено постановлением администрации Иркутской области 31 октября 2007 № 239-па]. -- Иркутск: администрация Иркутской области, 2007.

18. Положение об управлении документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области [Текст]. -- [введено руководителем администрации Губернатора Иркутской области]. -- Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

19. Инструкция по делопроизводству в администрации Губернатора Иркутской области [Текст]. -- [введёна начальником управления документационного обеспечения]. -- Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

20. Должностная инструкция копировальщика копировального бюро управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области [Текст]. -- [введёна начальником управления документационного обеспечения]. -- Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

21. Должностная инструкция архивиста архива управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области [Текст]. -- [введёна начальником управления документационного обеспечения].-- Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

22. Должностная инструкция инспектора отдела учёта и контроля исполнения документов управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области [Текст]. -- [введёна начальником управления документационного обеспечения]. -- Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

23. Должностная инструкция инспектора отдела приёма и отправки корреспонденции управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области [Текст]. -- [введёна начальником управления документационного обеспечения]. -- Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

24. Памятка по подготовке и оформлению служебных документов в администрации Губернатора Иркутской области [Текст]. -- [введёна начальником управления документационного обеспечения]. -- Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

Литература

25. Басаков, М. И. Современное делопроизводство [Текст]: учебное пособие для вузов / М. И. Басаков. -- Ростов н/Д : Феникс, 2007. -- 480, [3] с.

26. Бондырева, О. И. Документирование управленческой деятельности [Текст]: курс лекций / О. И. Бондырева. -- М.: Высшая школа, ИНФРА-М, 2006. -- 474, [8] с.

27. Виханский, О. С. Менеджмент [Текст]: учебное пособие для вузов / О. С. Виханский, А. И. Наумов. -- Изд. 4-е, перераб. и доп. -- М.: Наука, 2006. -- 670 с.

28. Дёмин, С. Н. Документационный менеджмент [Текст]: учебное пособие для вузов / С. Н. Дёмин. -- СПб: Проспект, 2005. -- 347 с.

29. Долан, Э.Микроэкономика [Текст]: учебное пособие для вузов / Э. Долан, Д. Линдсей; пер. с англ. В. Лукашевича. -- СПб: Проспект, 2004. -- 448 с.

30. Непомнящий, Е. Г. Финансы и статистика [Текст]: учебное пособие для вузов / Е. Г. Непомнящий. -- М.: ИНФРА-М, 2004. -- 185 с.

31. Нуреев, Р. М. Управление инвестициями [Текст]: учебное пособие для вузов / Р. М. Нуреев. -- М.: Тандем, 2006. -- 536 с.

32. Рузавин, Г. И. Экономика предприятий [Текст]: учебное пособие для вузов / Г. И. Рузавин. -- М.: ИНФРА-М, 2004. -- 355 с.

Периодическая печать

33. Баласанян, В. Э. Серьёзный бизнес там, где СЭД [Текст] / В. Э. Баласанян // Лига: информационно-аналитический журнал. -- Иркутск, 2007. -- № 12. -- С. 15.

34. Гузилова, Г. В. Документирование в историческом аспекте [Текст] / Г. В. Гузилова // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. -- М., 2008. -- № 2. -- С. 21-36.

35. Иванова, И.Е. В мире ежегодно создаётся 6 миллиардов документов [Текст] / И.Е. Иванова // Вертикаль: информационно-аналитический журнал. -- СПб, 2007. -- № 11. -- С. 37.

36. Ларин, М. В. О государственной политике в сфере ДОУ [Текст] / М. В. Ларин // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. -- М., 2005. -- № 1. -- С. 3-9.

37. Ларин, М. В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире [Текст] / М. В. Ларин // Справочник секретаря офис-менеджера: информационный журнал. -- М., 2008. -- № 3. -- С. 25-31.

38. Рубцов, В. М. Государственное регулирование ДОУ [Текст] / В. М. Рубцов // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. -- 2008. -- № 3. -- С. 11-16.

39. Рысков, О. И. Управление документами в европейских странах. Обзор нормативной базы [Текст] / О. И. Рысков // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. -- М., 2006. -- № 4. -- С. 8-14.

40. Столяров, Ю. Н. Синтакционная составляющая документа [Текст] / Ю. Н. Столяров // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. -- М., 2006. -- № 4. -- С. 20-23.

41. Фионова, Л. Р. Современные технологии ДОУ -- путь к повышению эффективности управления [Текст] / Л. Р. Фионова // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. -- М., 2006. -- № 1. -- С. 16-20.

Справочные и информационные издания

42. Большая Советская энциклопедия [Текст]: в 30 т. / под ред. А. М. Прохорова. -- Изд. 3-е. -- М.: Советская энциклопедия, 1970. -- 18240 с.

43. Большой экономический словарь [Текст]: словарь для специалистов, предпринимателей, студентов / под ред. А. Н. Азрилияна. -- Изд. 4-е, перераб. и доп. -- М.: фонд «Правовая культура», 1994. -- 528 с.

44. Большой юридический словарь [Текст]: словарь для преподавателей и студентов юридических специальностей / под ред. А. Г. Баглай. -- М.: ИНФРА-М, 1997. -- 355 с. -- (Библиотека словарей ИНФРА-М).

45. Словарь по бизнесу и праву [Текст]: словарь / под ред. Я. М. Маршаков. -- Изд. 2-е, перераб. и доп. -- СПб.: Снифсъ, 2006. -- 575 с.

46. Словарь по экономике и праву [Текст]: словарь / под ред. Л. Ш. Лозовского, Б. А. Райзберга. -- Изд. 2-е, перераб. и доп. -- М.: Омега, 1999. -- 608 с.

47. Стилистика и литературное редактирование [Текст]: справочное пособие / под ред. В. И. Максимова. -- Изд. 2-е, перераб. и доп. -- СПб: Гардарики, 2005. -- 603 с.

48. Толковый словарь русского языка [Текст] / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. -- М.: ИНФРА-М, 2007. -- 944 с. -- (Библиотека словарей ИНФРА-М).

49. Универсальный бизнес-словарь [Текст] / под ред. Л. Ш. Лозовского, Б. А. Райзберга. -- Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ИНФРА-М, 1997. -- 640 с. -- (Библиотека словарей ИНФРА-М).

Ресурсы удалённого доступа

50. Прейскурант ЗАО «Хронос» [Электронный ресурс] / ЗАО «Хронос». -- Электрон. дан. -- Иркутск, 2008. -- Режим доступа: http://www. chronos.irk.ru. -- Загл. с экрана.

51. Продукция и услуги компании «Электронные офисные системы» [Электронный ресурс] / В. Э. Баласанян. -- Электрон. дан. -- М., 2008. -- Режим доступа: http://www.eos.ru. -- Загл. с экрана.

52. Стоимость документирования и обработки документов [Электронный ресурс] / Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). -- Электрон. дан. -- М., 2008. -- Режим доступа: http://www.vniidad.ru. -- Загл. с экрана.