Исследование организации и методики учета и анализа труда и заработной платы

Удержания из заработной платы страховых взносов по договорам добровольного страхования производятся на основании списков и поручений, переданных в бухгалтерию страховым агентом.

В данном разделе были исследованы виды и расчет удержаний из заработной платы производимые в ГУ «Копыльского ТМО». Никаких нарушений в порядке производимых удержаний из заработной платы выявлено не было.

2.4 Синтетический и аналитический учет

расчетов с персоналом по оплате труда

Для учета расчетов с рабочими и служащими, состоящими и не состоящими в списочном составе, по всем видам заработной платы, премиям, пособиям по временной нетрудоспособности, пособиям, предусмотренным законом "О государственных пособиях семьям, воспитывающим детей", и по другим видам доходов предназначен активно-пассивный субсчет 180 "Расчеты с персоналом". По кредиту этого субсчета отражаются начисленные суммы, возврат работниками излишне выплаченных сумм, а по дебету -- удержания из заработной платы, суммы депонированной заработной платы, выплата заработной платы через кассу учреждения или суммы, удержанные из заработной платы для перечисления на лицевые счета работников в учреждениях сберегательного банка.

В ГУ «Копыльское ТМО» с помощью ПЭВМ составляется свод начислений по видам оплат по подразделениям (Приложение Л) и свод удержаний из заработной платы (Приложение М).

Начисление заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности и пособий семьям, воспитывающим детей, а также расчет удержаний из заработной платы производиться один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца в мемориальном ордере № 5 (Приложение Н) на основании расчетно-платежных или расчетных ведомостей.

На суммы начисленной заработной платы составляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 20 "Расходы по бюджету" (субсч. 200 ), сч. 21 "Прочие расходы" {субсч. 210) - в зависимости от того, каким работникам и за счет каких средств (бюджетных или внебюджетных) производится начисление К-т субсч. 180 "Расчеты с персоналом".

На суммы удержаний из заработной платы дебетуется субсчет 180 "Расчеты с персоналом", а кредитуются различные субсчета в зависимости от вида удержаний:

* 160 «Расчеты с подотчетными лицами» на суммы удержаний по распоряжению нанимателя неизрасходованного и своевременно не возвращенного работниками аванса на командировку и хозяйственные расходы;

* 170 "Расчеты по недостачам" - при удержании из заработной платы работника суммы причиненного учреждению ущерба;

* 171 "Расчеты по социальному страхованию" - на суммы удержаний в размере 1 % от начисленной заработной платы, под лежащие перечислению в фонд социальной защиты населения;

* 173 "Расчеты с бюджетом" -- на сумму удержанного подоходного налога, подлежащего перечислению в государственный бюджет;

* 177 "Расчеты с депонентами" - на суммы депонированной за работной платы;

* 183 "Расчеты по вкладам в банках" - на суммы, удержанные из заработной платы и подлежащие перечислению на счета по вкладам. При перечислении сумм учреждению банка этот субсчет дебетуется;

* 185 "Расчеты по профсоюзным взносам" - на суммы удержанных из заработной платы профсоюзных взносов. При перечислении членских взносов отраслевому профсоюзу этот субсчет дебетуется;

* 187 "Расчеты по исполнительным листам";

Аналитический учет по субсчету 180 "Расчеты с персоналом" ведется по каждому работающему на карточках-справках ф. № 417. В карточке-справке помимо общих сведений о работнике (фамилия, имя, отчество, табельный номер, профессия, должность, размер оклада, год рождения, удержания из заработной платы, льготы по налогам и др.) ежемесячно отражаются по всем источникам суммы начисленной заработной платы по видам, суммы удержаний по видам, сумма к выдаче. В ГУ «Копыльское ТМО» применяют для учета контрольные карточки ф. № 391. В них ежемесячно вклеивают машинограмму «Лицевой счет» (Приложение Б).

Аналитический учет расчетов по субсчету 183 "Расчеты по вкладам в банках" ведется на карточках ф. № 292-а (в книге ф. № 292) по каждому учреждению банка в отдельности. При значительном числе вкладчиков учет ведется по каждому лицу и учреждению банка в оборотной ведомости ф. № 285.

Аналитический учет расчетов по субсчету 185 "Расчеты по профсоюзным взносам" ведется на карточках ф. № 292-а (в книге ф. № 292) соответственно по каждому органу страхования и по каждой профсоюзной организации.

Аналитический учет расчетов по субсчетам 187 "Расчеты по исполнительным листам", ведется на карточках ф. № 292-а (в книге ф. № 292) по каждому получателю с указанием фамилии или организации, номера, даты и срока действия исполнительного листа или другого документа, суммы (процента) удержаний.

В данном разделе было проведено исследование синтетического и аналитического учета расчетов с персоналом по оплате труда в ГУ «Копыльское ТМО». Для этого был рассмотрен активно-пассивный субсчет 180«Расчеты с персоналом» и бухгалтерские проводки , связанные с ним. А также были рассмотрены формы аналитического учета расчетов по соответствующим субсчетам. Ни каких нарушений при исследовании данного раздела не было установлено. Синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом пол оплате труда в ГУ «Копыльское ТМО» ведется правильно.

2.5 Совершенствование учета расчетов с

персоналом по заработной плате с

использование ПЭВМ

Среди наиболее трудоемких участков бухгалтерского учета особое место занимают расчеты с персоналом по оплате труда. Для работы на данном участке необходимы высокая точность, аккуратность, максимум внимания и, безусловно, своевременное выполнение всех расчетных операций. В роли объектов учета могут выступать десятки, сотни и даже тысячи человек, по каждому из которых нужно учитывать и обрабатывать достаточно большие объемы данных.

Особенно затрудняют работу бухгалтеров частые изменения правил расчета подоходного налога с физических лиц, где в качестве объекта налогообложения выступает совокупный доход сотрудников. Во-первых, бухгалтеру, нужно учесть все доходы работника, относящиеся к налогооблагаемому периоду. Во-вторых, он должен правильно определить и исключить из налогооблагаемой базы все необходимые вычеты, что требует знания множества нюансов. В-третьих, ему нужно корректно отразить в бухучете начисление, удержание и перечисление данного налога в бюджет.

Более того, данная область бухгалтерского учета предъявляет повышенные требования к знанию действующего законодательства. Бухгалтерам, отвечающим за данный участок, приходится постоянно отслеживать все изменения в законодательных актах, касающихся использования налоговых льгот, пособий и выплат, начисления отпускных, расчета оплаты больничных листов и т.д. Еще одним важным моментом является регулярное представление отчетности в налоговую инспекцию и во внебюджетные фонды.

Ясно, что чем больше персонала на предприятии и чем разнообразнее виды начислений и удержаний, тем сложнее решать перечисленные задачи без применения компьютерных технологий. Поэтому многим бухгалтерам, ведущим данный участок учета, хотелось бы использовать автоматизированную систему, предназначенную для расчета зарплаты, а не проводить все расчеты вручную.

Отечественный рынок программных продуктов предлагает достаточно широкий выбор решений - это и так называемые минибухгалтерии с функциями расчета зарплаты, и автономно работающие специализированные системы, и функциональные модули, входящие в состав бухгалтерских или управленческих комплексов.

В ГУ «Копыльское ТМО» работают с программой Mapsoft. Это выше указанная минибухгалтерия - 8.00. 21 ЦПС Операционная система в данной программе DOS.

Назначение и обзор возможностей

При разработке программы учтены нормативные особенности расчёта заработной платы в организациях, финансируемых из государственного бюджета.

Программа представляет собой удобное средство для автоматизации работы при проведении расчётов заработной платы. Её применение позволит снизить трудоёмкость работы бухгалтера, повысить точность и оперативность подготовки сведений, избавиться от большинства рутинных ручных операций. Наиболее эффективным является использование программы в составе программного комплекса «МАП». В этом случае становятся доступными возможности совместной работы с задачами «Штатное расписание», «Тарификация», «Учёта кадров».

Основные возможности программы, применяемые к расчёту заработной платы:

1 Расчёт заработной платы на основе информации, подготовленной в задачах «Штатное расписание», «Тарификация» «Учёт кадров».

2 ?Расчёт заработной платы по данным табеля: учёт в табеле отработки по основным и дополнительным начислениям, проведение замен, учёт изменения стажа и параметров начисления в течение расчётного периода, учёт отработки по договорам.

3 Расчёт заработной платы с применением группировки (“табеля”) альтернативной структуре организации (подразделения - отделения).

4 Расчёт заработной платы по расценкам (зубные техники) с расчётом нормативного расхода использованных материалов.

5 Расчёт премии, материальной помощи и т.п.

6 Расчёт премии с учётом коэффициента трудового участия.

7 Расчёт пособий работникам, воспитывающим детей с учётом дат назначения и окончания выплаты.

8 Расчёт индексации заработной платы и других доходов.

9 ?Расчёт пособий по временной нетрудоспособности и оплаты отпусков на основании информации, накопленной за предыдущий период.

10 Расчёт удержаний по исполнительным листам, кредитам и т.п., учёт задолженности.

11 ?Перерасчёт заработной платы.

12 Поддержка общих справочников и списков, облегчающих ввод повторяемых данных, обеспечивающих единообразие и сопоставимость информации.

13 Автоматическая подготовка и печать основных отчётных форм: платежных и расчётно-платежных ведомостей, расчётных листков, справок о заработной плате, сводов и т.п..

14 Средства быстрого поиска и выбора информации по заданным критериям.

Программа рекомендуется к применению в учреждениях здравоохранения, образования и других бюджетных отраслях.

Разработчиком программы является Центр Программных Средств ЗАО «МАП зао», Республика Беларусь.

Рассмотрим основные элементы данной программы.

Должности

Представляет собой перечень штатных должностей данной организации. Используется в качестве списка значений при формировании штатного расписания, тарификации и в остальных задачах комплекса 

В верхней части формы расположены элементы фильтра по категории и группе должностей и средства для организации поиска информации.

Поиск можно организовать тремя способами: по совпадению первых букв с указанной строкой поиска; по наличию букв, указанных в строке; по точному совпадению с указанной строкой.Активизация режима поиска с пустой строкой приведёт к отображению полного списка должностей.

Упорядоченный список должностей

Во многих отчётах должности должны следовать в строго определённом порядке. Для того чтобы его задать, применяется форма Упорядоченный список должностей.

Форма содержит два списка: слева - список неупорядоченных должностей, справа - список упорядоченных должностей.

Работники

На форме отображается список работников в соответствии с установленными фильтрами, расположенными в средней части формы.

Если включен фильтр по табелям работников, то на форме появится дополнительная отметка «Пустой табель», позволяющая отобразить только тех работников, для которых табель не определён. В этом случае, значение фильтра «Табель» будет игнорироваться.

Удержания

В окне находятся три последовательно связанные таблицы. В первой таблице отражается список удержаний, присутствующих у данного работника, с настройкой метода расчёта удержаний. В зависимости от введённой в таблице информации, можно настроить два типа расчёта: расчёт удержания с контролем максимальной и минимальной суммы, расчёт с указанием ежемесячной суммы удержания.

Содержание формы для ввода удержаний:

1 Максимальный процент удержаний. Значение, определяющее максимально допустимую сумму всех удержаний по работнику в процентах от дохода расчётного месяца.

2 Удержание. Наименование типа удержания. Задаётся выбором из справочника.

3 Дата начала. Дата начала расчёта удержания.

4 Дата окончания. Дата окончания удержания.

5 Перечисление. Наименование банка, в который производится перечисление. Задаётся выбором из справочника.

6 Документ. Наименование документа, согласно которому производится удержание.

Организация. Наименование организации, предоставившей кредит.

7 Полная сумма. Полная сумма кредита.

8 Максимальный процент. Определяет максимально допустимую сумму данного удержания в процентах от суммы начислений, с которых исчисляется данное удержание. За счёт разницы между месячным процентом и максимальным происходит, при необходимости, погашение задолженности по исполнительному листу.

9 Месячная сумма. Ежемесячная сумма, которая будет удерживаться из заработка работника.

10 Месячный процент. Процент ежемесячного удержания.

11 Примечание.

Непосредственно в таблице отражается наименование документа, начало, окончание и наименование удержания, реквизиты банка, в который производится перечисление.

В левой нижней таблице задаётся информация о суммах удерживаемых в разных месяцах. Для этого варианта расчёта в верхней таблице отсутствует сумма или процент удержания.

Расчёты

Программой предусмотрена следующая примерная ежемесячная последовательность действий по расчёту заработной платы:

Подготовка и актуализация нормативно-справочной информации.

- На этом этапе следует проверить ряд справочников, в которые, при наличии изменений в законодательстве, возможно, следует внести соответствующие корректировки. Как правило, такими справочниками являются: Базовая величина, Средняя зарплата, Минимальный потребительский бюджет. При изменении Базовой величины произойдёт автоматический перерасчёт шкалы подоходного налога, так что в таком случае нет необходимости корректировки справочника Таблица подоходного налога.

- Если в расчётном месяце произошло изменение тарифной ставки первого разряда, то перед проведением расчётов следует внести изменения в справочник Единая тарифная сетка. Изменения в данный справочник обычно вносит сотрудник, ответственный за составление тарификации работников.

- Если в расчётном месяце требуется установить новые общие правила округлений сумм начисленной зарплаты, удержаний, тарифных ставок, границ шкалы подоходного налога - то для этого следует внести соответствующие изменения в справочник Округления. Следует иметь в виду, что ряд шифров начислений и удержаний могут иметь свои собственные правила округлений, указанные на закладке «Формулы расчёта» справочника Начисления и удержания.

1 Изменения способов округлений рекомендуется выполнять до внесения изменений в другие справочники!

Работа с картотекой лицевых счетов работников. (Приложение Д)

- Работникам, должности которых прекратили действие в расчётном месяце, при необходимости выполнять для них любые перерасчёты заработной платы, или начислений премий за предыдущий период, следует выполнить действия, описанные в разделе «Лицевые карточки. Работники» (установить признак «рассчитываемый»).

- При необходимости - внести необходимые изменения по составу нетарификационных доплат на закладке Должности.

- Для работников, изменивших состояние членства в профсоюзной организации - надлежит отобразить это изменение в лицевом счёте на закладке Дополнительно.

- При поступлении дополнительных сведений о новых вычетах по подоходному налогу для работников - на закладке Вычеты следует внести эти сведения. Следует иметь в виду, что льготу на иждивенцев можно также внести через Список детей работников, где для этого достаточно просто установить отметку «Льгота для подоходного». В этом случае, в лицевой карточке никаких дополнительных изменений не вносится.

- Внести новые исполнительные листы и сведения о других поступивших ежемесячных удержаниях из заработной платы работников (кредиты, ссуды). Эти действия выполняются на закладке Удержания.

- Принятым на работу новым сотрудникам внести предоставленные из справки о доходах сведения в форме Предыдущий заработок лицевых счетов.

- Выполнить другие произошедшие изменения, касающиеся реквизитов, указанных в лицевых счетах работников.

- Внести новые сведения о детских пособиях в форме Список детей работников.

Проведение расчётов.

- Последовательность действий по расчёту заработной платы определена порядком следования пунктов меню Расчёты. В обязательном порядке выполняется создание ведомостей расчётного месяца в пункте Ведомости на выплату, ввод сумм Аванса, ввод отработанного времени по работникам в форме Табель и пункт Расчёт заработной платы.

После проведения расчётов рекомендуется выполнить визуальный контроль начисленных сумм заработной платы в форме Расчётные листки.

При обнаружении ошибок, корректируются соответствующие неверные исходные данные, повлекшие возникновение неверных результатов, после чего повторно выполняется пункт «Расчёт». Многократное выполнение этого пункта - допустимо и безопасно.

Формирование отчётов.

- Отчёты для удобства сгруппированы в группы, в соответствии с их функциональным назначением.

- Отчёты можно выпускать в любом удобном порядке.

- Назначение и описание отчётов приведены в соответствующих разделах системы помощи.

2 Приведённая последовательность является общим примером работы с программой. В конкретных организациях возможны различные отклонения от описанных действий

Расчётный листок (Приложение Б)

Результаты расчёта заработной платы отражаются в окне расчётного листка. В них ежемесячно отражаются суммы начисленной заработной платы по видам и источникам, суммы удержаний по видам, сумма к выдаче.

Форма расчётного листка доступна из главного меню через пункты: Расчёты - Расчётный листок и содержит две взаимосвязанные таблицы.

Колонки верхней таблицы:

12 ТН. Табельный номер работника.

13 ФИО. ФИО работника.

14 Начислено. Сумма начислений за месяц.

15 Удержано. Сумма удержаний за месяц.

16 Выдано в межрасчёт. В эту колонку попадают выплаты в межрасчётный период, т.е. выплаты по ведомостям с типом «межрасчёт» (открытые либо закрытые) и по закрытым ведомостям с типами «зарплата» и «пособие».

17 К выдаче. Сумма к выдаче. В этой колонке отображаются суммы по открытым ведомостям с типами «зарплата» и «пособие».

18 Перечислено в банк. Сумма заработной платы, перечисленная в банк.

19 На следующий месяц. Сумма долга за работником или организацией, переходящая на следующий месяц.

20 Тип оклада. Тип оклада, указанный в тарификации для данной должности работника.

21 Должность. Наименование должности работника.

22 Отделение (подразделение). Наименование отделения (подразделения), в котором работает сотрудник.

Редактирование в данной таблице запрещено возможно только удаление работника или должности. Начисления отображаются синим цветом, удержания и долг за работником - красным.

В нижней таблице отражается информация по видам начисленной заработной платы и видам удержаний из неё для текущего работника.

Колонки нижней таблицы:

23 Шифр начисления / удержания. Шифр, наименование вида начисления или удержания.

24 Дата. Месяц, за который произведено начисление (удержание).

25 Дни, часы. Отработано по данному начислению дней (часов).

26 Ведомость к выдаче. Наименование ведомости, через которую будет произведена выдача.

27 Сумма. Сумма начислений, удержаний.

28 Финансирование. Эта колонка появляется при нажатии кнопки . В ней отображаются типы финансирования на каждый шифр.

3 ПРИМЕЧАНИЕ. Если с течением времени будет наблюдаться неадекватное и существенное замедление работы при открытии формы «Просмотр расчётных листков» то, в этом случае рекомендуется выполнить запрос «Оптимизация базы по скорости» из пункта меню «Корректировка - Полезные запросы», группа «Системные».

4 Если на форме отображается надпись «Месяц закрыт» - это означает, что руководитель расчётной группы запретил в программе любые действия для текущего месяца, которые могут повлечь за собой изменение имеющихся расчётных листочков. В частности, в этой форме будет запрещено удаление любых записей. При необходимости в данной ситуации модифицировать рассчитанные данные, следует обратиться к руководителю.

Больничный (Приложение И)

Форма ввода и расчёта больничных доступна из главного меню через пункты: Расчёты - Больничный содержит список работников с указанием табельного номера, ФИО, должности, датами начала и окончания нетрудоспособности и места работы.

В верхней части окна расположены поля фильтра, которые позволяют выбрать расчётный период (при открытии окна устанавливается по дате задачи), подразделение, отделение, табель и категорию должностей сотрудников для отображения их в списке.

Последовательный порядок действий по расчёту больничного рассмотрен ниже.

Ввод основных данных осуществляется в форме редактирования листков по временной нетрудоспособности. В верхней части окна расположены поля для ввода номера листка по временной нетрудоспособности, периода болезни и количества дней нетрудоспособности (рассчитывается автоматически, но может корректироваться вручную). Вся информация по расчёту пособия располагается на трех закладках: Больничный, Месяцы выборки, Месяцы больничного.

Закладка Больничный

На закладке расположены поля для ввода информации и выбора параметров настройки для расчёта суммы пособия по временной нетрудоспособности.

Содержание формы:

29 Начисление. Наименование вида начисления, к которому относится данный больничный лист. Заносится выбором из справочника.

30 Ведомость. Наименование ведомости, по которой будет произведена выплата пособия. Заносится выбором из списка. Если ведомость не указана, пособие выплачивается в текущую открытую ведомость с типом «зарплата» (ведомость по умолчанию).

31 Финансирование.

32 Заработок. Параметр, определяющий источник финансирования начислений, при расчёте среднедневного заработка для данного больничного.

33 Выплата. Тип финансирования, который будет установлен рассчитанным суммам больничного. Если выбран параметр «по умолчанию», тип финансирования будет установлен равным значению одноимённого параметра из тарификации работника.

34 Расчёт.

35 По дням, По часам, По тарификации. Указывает, как следует рассчитывать больничный. Расчёт по дням используется для работников, учёт отработанного времени которых производится в днях. Расчёт по часам - соответственно для работников с почасовой оплатой. Расчёт по тарификации вместо среднедневного заработка выбирает тарификацию работника и используется в случаях, оговоренных в законодательстве. В случае расчёта по тарификации, на закладке Месяцы выборки следует убирать признак Автоматический выбор месяцев и устанавливается текущий месяц.

36 Параметры расчёта

37 Не менее 2 БВ. Установить ли ограничение по минимальной сумме рассчитанного пособия в размере не менее указанного количества базовых величин.

38 Не менее 50% МПБ. Установить ли ограничение по минимальной сумме пособия: в размере не менее указанного процента % минимального потребительского бюджета.

39 Не более 3 СЗП. Применять ли ограничение максимальной суммы пособия: в размере не более указанного количества средних заработных плат.

40 Анализ 80 %. Применять ли при расчёте ограничение по сумме пособия в течение первых 6 дней нетрудоспособности в размере 80 % среднедневного (среднечасового) заработка.

41 Процент оплаты. Производить выплату пособия в указанном размере от рассчитанной суммы.

Установка признака Автоматический выбор месяцев позволяет произвести программный выбор месяцев для расчёта среднего заработка, а его отключение разрешает заносить данные вручную.

Последовательность расчёта пособия по временной нетрудоспособности:

42 В списке рассчитанных сумм больничных, путём выбора из списка «Выбор должности», добавить новую запись.

43 Заполнить период пособия.

44 Указать шифр начисления и если необходимо - ведомость выплаты.

45 Настроить тип расчёта и параметры расчёта.

46 Нажимать кнопку «Расчёт дней (часов)» или клавишу <F5>.

47 При необходимости - изменить выбранные компьютером месяца, фонд, отработку и время пособия.

48 Нажать кнопку «Расчёт суммы пособия» или клавишу <F6>.

49 Если требуется ручная корректировка выбранных программой сумм заработка или оклада- то для этого следует установить тип расчёта «Расчёт по текущей выборке», после чего будет разрешено их изменение.

50 Вывести протокол расчёта.

51 Существует возможность произвести расчёт больничного, как продолжение предыдущего больничного. Если первый больничный заканчивается, к примеру, 5-го числа, а второй начинается 6-го числа, то при расчёте дней (часов) больничного появляется форма диалога с вопросом:

52 В случае положительного ответа - производится дополнительный анализ для выбора месяцев для расчёта и анализ разбивки дней при ограничении суммы в размере 80% и 100 %. 

5 Если кнопка «Расчёт» недоступна для нажатия, а рядом отображается надпись «Месяц закрыт», это означает, что руководитель расчётной группы запретил в программе любые действия для текущего месяца, которые могут повлечь за собой изменение имеющихся расчётных листочков. При необходимости в этой ситуации всё-таки выполнить расчёт и модифицировать рассчитанные данные, следует обратиться к руководителю.

Свод начислений и удержаний за период (Приложения Л,М)

Ведомость предназначена для контроля сумм начислений и удержаний за период с разбивкой по шифрам начислений и удержаний.

Параметры отчёта

53 Дата начала периода: дата начала периода, за который будет формироваться отчёт.

54 Дата окончания периода: дата окончания периода, за который будет формироваться отчёт.

55 Организация: из списка нужно выбрать свою организацию.

56 Тип финансирования: Путём выбора из списка, здесь можно указать источник финансирования, в соответствии с которым будет осуществляться выбор информации. В отчёте будут отображены суммы исключительно указанного типа финансирования.

57 Подразделения: из списка нужно выбрать одно или несколько подразделений либо поставить отметку «все».

58 Отделения: из списка отделений, соответствующего выбранным подразделениям, нужно выбрать одно или несколько отделений либо поставить отметку «все».

59 Категории: из списка нужно выбрать одну или несколько категорий либо поставить отметку «все». В отчёт попадут только данные по выбранным категориям.

60 Табель: из списка нужно выбрать один или несколько табелей либо поставить отметку «все».

61 Источники начислений: из списка необходимо выбрать одну из существующих настроек.

62 Ведомости на выплату: из списка нужно выбрать одну или несколько ведомостей либо поставить отметку «все».

63 ФИО руководителя: текстовое поле, подставляется в ведомость.

64 ФИО бухгалтера: текстовое поле, подставляется в ведомость.

Структура отчёта:

В заголовке отчёта выводится название организации. Ниже - название ведомости, период, за который получен данный отчёт и название подразделений и отделений, по которым получен отчёт. Далее выводится таблица со списком шифров начислений и удержаний и сумм по каждому шифру. Таблица содержит колонки: наименование вида оплаты, дни, часы, сумма, наименование вида удержания, сумма. Последняя строка является итоговой, в ней отображаются итоговые суммы начислено и удержано. Ниже таблицы располагаются строки и суммы по этим строкам, наименование которых соответствует настройке выбранной в параметре Источники начислений. Далее располагается небольшая сводная таблица со строками:

65 Выдано в межрасчёт - суммы, выданные в ведомость с типом «межрасчёт» и выданные в закрытые ведомости с типом «зарплата»

66 Сумма к выдаче - суммы, выданные в не закрытую ведомость с типом «зарплата»

67 Долг за предприятием - сумма долга за предприятием на конец месяца

68 Долг на конец месяца - сумма долга за работниками на конец месяца

В подножии отчёта располагаются подписи руководителя и бухгалтера.

Свод начислений и удержаний за период по месяцам

Ведомость предназначена для контроля сумм начислений и удержаний за период с разбивкой по шифрам начислений и удержаний. Ведомость аналогична ведомости Свод начислений и удержаний за период, за исключением того, что в данной ведомости добавлена колонка Месяц и разбивка сумм начислений и удержаний происходит по месяцам, за которые начислены либо удержаны данные суммы.

Структура отчёта:

69 В заголовке отчёта выводится название организации. Ниже - название ведомости, период, за который получен данный отчёт и название подразделений и отделений, по которым получен отчёт. Далее выводится таблица со списком шифров начислений и удержаний и сумм по каждому шифру. Таблица содержит следующие колонки: наименование вида оплаты, месяц, дни, часы, сумма, наименование вида удержания, месяц, сумма. Последняя строка является итоговой, в ней отображаются итоговые суммы начислено и удержано. Ниже таблицы располагаются строки и суммы по этим строкам, наименование которых соответствует настройке выбранной в параметре Источники начислений.

Поскольку заработная плата является одним из важнейших элементов издержек производства и обращения, программа должна формировать широкий набор отчетов по видам оплат, заказам, бухгалтерским счетам, начислениям в фонды и т.д. Это требуется для целей оперативного управления предприятием и для расчетов с государством. В круг задач, решаемых данной системой, непременно должны входить и печать расчетных, расчетно-платежных и платежных ведомостей, лицевых счетов, расчетных листков, налоговых карточек и т.д. Поэтому наряду с предоставлением отчетов и справок в обычном, бумажном виде, система также должна позаботиться и об этом.

3. Анализ использования трудовых ресурсов и

фонда заработной платы

3.1 Приемы и источники информации анализа

труда и заработной платы

Для метода экономического анализа характерно использование логических правил, находящих конкретное выражение в приемах анализа. Представляя собой одноактные действия, применяемые для решения отдельных аналитических задач, приемы анализа обеспечивают получение количественной и качественной характеристики изменений уровня отдельных показателей деятельности учреждения, определение степени влияния на них отдельных факторов.

В зависимости от целей, задач и объектов изучения используются разнообразные приемы исследования, каждый из которых характеризуется определенным составом изучаемых показателей, требованиями к их измерению, способами измерения влияния факторов. К наиболее распространенным относятся приемы сравнения экономических параметров показателей, группировки, элиминирования и его разновидности, детализации и композиции, расчета относительных и абсолютных величин, временных рядов и индексов, сводки и экспертных оценок, балансовый и сальдовый приемы, экономико-математические методы. Многие из них заимствованы из других наук - математики, математической статистики, бухгалтерского учета. В экономическом анализе они приобретают целевой характер в результате приспособления его к предмету.

Сравнение представляет собой сопоставление фактического уровня изучаемого показателя или явления с существующей базой. В качестве базы могут быть использованы плановые данные, нормы и нормативы, данные предшествующего периода, показатели работы других учреждений и т.п. Выбор формы сравнения зависит от задач анализа. Так, для оценки выполнения плана фактический уровень изучаемого показателя сравнивается с планом; для установки тенденций развития - с показателями предыдущего периода; для характеристики состояния или уровня использования ресурсов - с нормативом или нормой и т.д. Во всех случаях обязательным условием правильности сравнения является сопоставимость объектов изучения. Данный приём используется при анализе обеспеченности учреждения трудовыми ресурсами (анализе численности персонала больницы),а также при анализе структуры фонда заработной платы.

Группировка - способ раскрытия содержания изучаемых объектов экономического анализа, позволяющих изучить экономические явления в их

взаимосвязи и взаимозависимости, определить роль отдельных факторов в изменении уровня отдельных показателей, дать характеристику ресурсов и резервов, обнаружить тенденции их изменения. Прием группировки применяется при анализе состава и структуры элементов, содержащихся в изучаемом объекте. Данный приём используется при анализе обеспеченности учреждения трудовыми ресурсами.

Элиминирование - логическое правило определения влияния факторов на изменение обобщающих показателей. При его использовании факторы определяются по одному, в определенной последовательности (количественного и качественного порядка); при этом предполагают, что при определении влияния одного из факторов другие остаются неизменными. В практике экономического анализа элиминирование известно как прием цепных подстановок, абсолютных и относительных разниц, пересчета показателей.

Прием цепных подстановок состоит из последовательной замене базовой величины факторных показателей, входящих в расчетную формулу изучаемого показателя, фактической их величиной и изменении влияния выполненной замены на изменение величины изучаемого показателя. После каждой замены выполняют математические действия, предусмотренные расчетной формулой. Из полученного после подстановки итога вычисляют предшествующий итог. Разность итогов показывает величину влияния изменения факторного показателя на изучаемый показатель.

Замена базовой величины факторного показателя фактической называется подстановкой. Их количество равно числу факторов.

Прием абсолютных разниц - разновидность элиминирования. Его сущность состоит в том, что влияние факторов находится как произведение абсолютного отклонения одного из факторных показателей и абсолютного значения другого факторного показателя. Так, при определении фактора количественного порядка абсолютное значение отклонения фактической его величины от плана умножается на плановую величину фактора базового порядка. При определении влияния фактора качественного порядка абсолютное отклонение фактической его величины от плана умножают на фактическую величину фактора количественного порядка. Данный приём используется при анализе эффективности труда и анализе использования фонда заработной платы.

Прием относительных разниц - разновидность элиминирования. Сущность его состоит в том, что для определения влияния факторов разницу в процентах по показателям, входящим в расчетную формулу, необходимо умножить на плановое значение изучаемого показателя.

Прием пересчета показателей - также является разновидностью элиминирования. В бюджетных учреждениях он нашел широкое распространение при оценке эффективности использования бюджетных средств в разрезе статей расходов в соответствии с их классификацией. С его помощью, в данной дипломной работе, рассчитаны следующие факторы изменения расходов по фонду заработной платы: численность работников фактически, средняя заработная плата фактически, численность работников плановая, плановая средняя заработная плата.

Следовательно сущность приема пересчета показателей состоит в том, что для определения влияния отдельных факторов значение изучаемого показателя, пересчитанного с учетом изменения величины фактора, сопоставляется с базовой его величиной. В данной дипломной работе для определения влияния изменения численности работников на фонд заработной платы плановые расходы заработной платы на фактическую численность сопоставляются с плановыми расходами. При определении влияния изменения средней заработной платы фактические расходы сопоставляются с расходами при условии соблюдения планового уровня средней заработной платы.

Детализация - разложение обобщающих или сводных показателей по времени и месту их формирования на частные. Необходимость применения данного приема обусловлена тем, что в уровне обобщающих показателей сглаживаются отрицательные и положительные результаты деятельности учреждения в отдельные периоды или результаты отдельных подразделений.

Сводка - форма совокупного (обобщенного) представления различных показателей для оценки какого-либо процесса. Наиболее часто она состоит в разработке аналитический таблиц и применяется для характеристики влияния различных факторов на изучаемые показатели. В сводке содержатся данные о характере и значимости отдельных показателей или факторов изучаемых явлений. Так, при изучении факторов изменения рассматриваемого показателя результаты представляются в форме таблицы, в которой отражается перечень факторов, степень влияния на изучаемый показатель и характер влияния.

Экспертная оценка - заключения специалистов по какому-то вопросу, процессу или объекту. В учреждениях здравоохранения она применяется для характеристики качества лечения, обоснованности госпитализации. Использование приема экспертных оценок имеет важное значение для организации анализа деятельности учреждения. В значительном количестве случаев он является единственным способом определения качества процесса оказания услуг.

Тематическое обследование - изучение непосредственно в учреждении различных сторон их деятельности. Обоснованию, например, могут подвергаться состояние учета и хранения материальных ценностей, организация проведения мероприятий, готовность отдельных исполнителей к их проведению и др. Тематические обследования обеспечивают более глубокое изучение хозяйственной деятельности учреждения.

Абсолютные и относительные величины позволяют зафиксировать результаты хозяйственной деятельности учреждения и тем самым обеспечивают возможность их изучения. Кроме того, при их помощи выражаются результаты применения в процессе анализа других его приемов. Так, абсолютные величины характеризуют размеры экономических явлений, результаты, влияние факторов, наличие резервов. Относительные величины применяются для оценки темпов развития, степени выполнения плановых заданий, соблюдения норм и нормативов, состояния и уровня использования ресурсов. К ним относятся индекс, процент,^? коэффициент.

Балансовый прием состоит в сопоставлении и увязке двух взаимосвязанных величин. При его помощи осуществляется проверка полноты использования ресурсов, их движения и состояния. Кроме того, балансовый прием используется для проверки правильности отражения в учете и отчетности кассовых и фактических расходов, расчетов влияния отдельных факторов на изменение различных показателей, осуществляемых другими приемами анализа. При анализе труда и заработной платы данный метод применяют для изучения рабочего времени.

Перечисленные приемы экономического анализа используются как правило в совокупности. Они характеризуют его инструментарий и являются основой его метода.

Глубина анализа деятельности учреждения зависит от состояния информационной базы. Она включает прежде всего действующие официальные материалы, регулирующие деятельность учреждения. Значение их требований помогает определить объекты, которые должны быть рассмотрены в процессе анализа. Важной составной частью информационной базы анализа деятельности учреждения является планово-нормативная документация, хозяйственные договора и соглашения. Плановые и нормативные документы содержат задания по развитию сети, уровню обслуживания населения и расходов на содержание учреждения и др. хозяйственные договора предусматривают сроки выполнения показателей научно-технического уровня и другие условия. Поэтому их данные используются в процессе анализа в качестве критериев оценки.

Основным источником анализа является бухгалтерская и статистическая отчетность, содержащая данные, характеризующие деятельность учреждения по отдельным направлениям. В ней отражены результаты исполнения сметы расходов, сведения о состоянии штатов, материальной базы учреждения. Сопоставление их с данными планово-нормативной документации позволяет выявить уровень эффективности работы учреждения, полноту выполнения возложенных на него функций.

Для оценки эффективности использования отдельных видов ресурсов привлекаются данные бухгалтерского и статистического учета, акты ревизий, справки обследований и проверок, объяснительные записки, протоколы совещаний, данные анкетных опросов, письма, заявления и жалобы трудящихся. Ознакомление с ними позволяет получить конкретный и очень важный материал для всесторонней характеристики работы учреждения.

В процессе анализа широко используется информация о хозяйственной деятельности учреждения за предыдущие периоды, а также других учреждений, позволяющая судить о темпах изменения результатов работы или месте учреждения в отрасли.

На основании вышеизложенного материала, можно сделать вывод о том, что информационная база анализа деятельности учреждения неоднородна по содержанию. К этому следует добавить различные требования к ее составу в зависимости от вида анализа и его объектов. Так, текущий анализ преимущественно ориентирован на использование данных отчетности. Он дает возможность получить обобщенную характеристику деятельности учреждения. Источником оперативного учета являются данные учета и одновременных наблюдений. Предварительный анализ опирается на учетную и отчетную информацию за предыдущий период, материалы специальных обследований, других учреждений.

Для получения объективных результатов анализа деятельности учреждения необходимо предварительно проверить достоверность информационной базы. Характер такой проверки зависит от вида анализа и информационных источников. Особое значение имеет проверка достоверности отчетности - наиболее представительного источника информации, поскольку в нем отражены результаты деятельности учреждения. Проверка включает контроль за соблюдением правил составления и представления отчетности, полнотой и своевременностью проведения инвентаризации, наличием взаимной согласованности показателей разных форм отчетности, правильностью плановых показателей, включаемых в отчетность, преемственностью показателей за смежные периоды и др.

В качестве источников анализа труда и заработной платы используется планово-учетная информация: ф. № 1-т отчета учреждения о выполнении плана по труду, ф. № 3 отчета о выполнении плана по штатам, штатные расписания и тарификационные списки работников (Приложение О), отчёт об исполнении сметы расходов ф.№2, отчёт лечебно-профилактического учреждения за год ф.№30, данные табельного учета и движения кадров (Приложение В), ведомости по начислению заработной платы, лицевые счета работников (Приложение Б) и трудовые книжки, штатные нормативы.

Основным информационным документом для анализа служит тарификационный список, так как он объективно отражает все заслуги конкретного работника, за которые ему выплачивается заработная плата. Большое значение для изучения трудовых ресурсов и оплаты их труда имеют результаты аттестаций, проверок и обследований деятельности подразделений учреждения и отдельных работников.

3.2 Анализ обеспеченности учреждения

трудовыми ресурсами и использования рабочего

времени

Изучение обеспеченности учреждения трудовыми ресурсами требует выбора различных направлений исследования, применения ряда показателей. Во-первых, требуется количественная и качественная характеристика работников учреждения. В качестве показателей анализа используются численность работников на определенную дату (в данной дипломной работе использовались данные на 01 апреля 2004 года), среднее число работников за отчетный период (среднесписочная численность), категория работников, профессия, должность, квалификация, стаж работы, возраст и другие демографические показатели. Во-вторых, необходима оценка полноты укомплектованности учреждения трудовыми ресурсами, для чего используются показатели укомплектованности, совместительства и совмещения должностей.

Обеспеченность учреждения работниками измеряется сопоставлением среднесписочной численности с установленным лимитом (планом по труду) и со средней их численностью в предыдущем году в целом и по категориям работников, что позволяет оценить состав и структуру работников. При этом их изменения характеризуются отклонениями по абсолютным данным и в процентах. Анализ изменения общей численности работников ГУ «Копыльское ТМО» г. Копыля по Копыльской ЦРБ указан в таблице 1.

Таблица 1. Анализ изменения общей численности работников.

Данные таблицы 1 показывают, что в Копыльской ЦРБ планом намечалось увеличить долю младшего медицинского персонала до 17,54 % и долю Административно - управленческого и прочего персонала до 10,09% . Данное решение было обосновано напряженностью работы и является рациональным. Данное решение было выполнено полностью, о чем свидетельствуют данные анализа.

При анализе численности персонала необходимо учитывать особенности его состава в анализируемом учреждении. В Копыльской ЦРБ различают врачебный персонал, средний и младший медицинский персонал, а также административно-хозяйственный персонал..

Оптимальные соотношения между категориями работников регулируются штатными нормативами или нормативными соотношениями.

Оценка оптимальности соотношения между отдельными категориями работников в процессе анализа устанавливается путем сравнения фактического его уровня с рассчитанным по штатным нормативам или с установленными соотношениями. При изучении соотношения трудовые ресурсы классифицируются не только по категории персонала, но и по специальностям, должностям и др. это позволяет оценить обоснованность расстановки работников по участкам работы.

Важным показателем обеспеченности учреждения трудовыми ресурсами является уровень квалификации отдельных категорий работников, и особенно ведущей их группы (специалистов). В анализируемом учреждении он определяется квалификационной категорией врачебного персонала. Кроме того, признаком квалификации работников служит стаж работы по специальности. В процессе анализа происходит группировка работников по перечисленным квалификационным признакам. Для этого используются данные тарификационных списков и учета личного состава. Проанализируем квалификацию врачебного персонала ГУ «Копыльское ТМО» по Копыльской ЦРБ на основании таблицы 2.

Таблица 2. Анализ уровня квалификации кадров учреждения.

Примечание. Источник [3,с.126. таблица 8.2]

Данные таблицы 2 позволяют сделать вывод, что Копыльская ЦРБ располагает врачебным персоналом высокой квалификации. Врачей высшей и первой категории насчитывается 53 человека, или 81,53 % их общей численности, со стажем свыше 10 лет - 53 человека, или 81,53 %. Отрицательным является то, что в Копыльской ЦРБ работает очень мало молодых специалистов. И из них 71,43% или 5 человек не аттестовано.

При анализе квалификации работников учреждения не ограничиваются ее оценкой за отчетный период или на определенную дату. Имеющиеся фактические данные следует сопоставить с аналогичной информацией тарификационных списков, предыдущих периодов. При этом учитывается, что требование об интенсификации работы и повышении качества обслуживания обуславливает необходимость постоянного роста квалификации специалистов, приобретения ими вторых специальностей.

Уровень квалификации работников учреждения тесно связан с качеством подготовки молодых специалистов, которая зависит от организации их учебы.

Стабильность состава работников учреждения выступает одной из предпосылок надлежащей их обеспеченности трудовыми ресурсами. Ее значение усиливается персонифицированным характером труда работников, значительной длительностью оказания медицинской помощи. Поэтому изменение состава работников оказывает отрицательное влияние на эффективность их работы.

Движение состава работников учреждения как фактор нарушения его стабильносмти характеризуется коэффициентом оборота по увольнению (Ку), по приему (Кп) и текучести (Кт). Они равны отношению соответственно количнства всех уволенных (Чу), принятых (Чп) и уволенных только по собственному желанию, в связи с несоответствием занимаемой должности и за нарушение трудовой дисциплины (Чт) к среднесписочному числу работников (Чср). Формула для расчета:

К_у=Ч_у/Ч_ср ; (1.1)

К_п=Ч_п/Ч_ср; (1.2)

К_т=Ч_т/Ч_ср; (1.3)

показатели движения работников учреждения следует анализировать в целом по всему их составу и дифференцировано по категориям, квалификационным группам. В процессе анализа прчин движения работников производится их группировка по видам на оправданные и отрицательные, устанавливается частота случаев увольнения по причинам и их удельный вес в общем количестве. Данные для характеристики движения кадров по Копыльской ЦРБ приведены в таблице 3.

Таблица 3. Анализ трудовых ресурсов больницы.

Показатели	Значение показателей
	Абсолютных, чел	Относительных, %
Среднесписочная численность работников	228
Принято работников	3	1,32
Уволено работников	1	0,44
из них:	0
по оправдательным причинам	0
по отрицательным причинам - всего	1
в том числе	0
в связи с несоответствием	0
за нарушения	0
по собственному желанию	1	100,00

Примечание. Источник [3,с.128, таблица 8.3.].

В Копыльской ЦРБ коэффициент обновления трудовых ресурсов составил 0,132 или 1,32%, коэффициент выбытия -0,44%, и коэффициент текучести 0% . Из общего количества увольнений приходится на долю увольнений в связи с несоответствием занимаемой должности 0. это свидетельствует о правильности подбора кадров. Основное место занимает увольнение по собственному желанию - 100%.

В процессе анализа наряду с показателями численности работников используются показатели укомплектованности Копыльской ЦРБ специалистами. Укомплектованность учреждения характеризуется полнотой соответствия фактически занятых должностей утвержденному их количеству по штатному расписанию. Для ее оценки определяется абсолютное отклонение и коэффициент укомплектованности в целом по группе специалистов и в разрезе отдельных специальностей. Информация для анализа укомплектованности и результаты ее изучения приведены в таблице 4.