С конца 80-х годов темп изменений внешней и внутренней среды промышленных компаний еще более ускорился, в первую очередь за счет развития новых информационных технологий. Массовое внедрение персональной вычислительной техники, бурное развитие компьютерных коммуникаций, появление кооперативных компьютерных технологий (одновременной инженерии) не только изменили процессы внутри компаний, но и изменили способы продвижения товаров и услуг на рынке.

Ответом на новые требования явилось создание примерно в 1990 г. новой технологии «Реинжиниринг бизнес-процессов» BPR (Business pro-cess reengineering), которая позволила в полной мере реализовать преимущества новых информационных технологий и человеческих ресурсов с целью более полного удовлетворения потребностей потребителя. Наиболее известной является книга М. Хаммера и Дж. Чампи «Реинжиниринг корпораций: революция в бизнесе» ([12]), изданная в 1993 г.

М. Хаммер определил реинжиниринг бизнес-процессов, как «фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование деловых процессов для достижения резких, скачкообразных улучшений в решающих современных показателях деятельности компании, таких как стоимость, качество, сервис и темпы» [12].

Основная суть данной технологии состоит в том, чтобы переосмыслить правила и предположения (зачастую явно не выраженные), положенные в основу текущего способа ведения бизнеса, полностью перепроектировать бизнес-процессы на новых принципах. Эти принципы направлены, в первую очередь, на упрощение организационных отношений и потоков информации, а также на предоставление большей самостоятельности работникам, устранение лишних «управленцев». Происходит замена существующих громоздких и забюрократизированных процессов на новые, упрощенные и более гибкие. При этом реконструкция бизнес-процессов, как правило, становится возможной только при использовании информационных технологий, т.к. именно они зачастую меняют сущность процессов. Следствием реконструкции бизнес-процессов становится изменение организационных отношений. Предлагаются новые правила построения организационных структур реконструируемых компаний, с тем чтобы структуры отвечали новым правилам ведения бизнеса.

Нельзя сказать, что реинжиниринг был «изобретен» учеными, он скорее был «обнаружен» ими в ряде преуспевающих компаний, которые интуитивно использовали его основные свойства. Ученые выделили основные характерные черты реинжиниринга, систематизировали принципы и методы его проведения. Наиболее известными учеными, внесшими значительный вклад в данное направление, кроме М. Хаммера и Дж. Чампи, являются Дж. Карлсон, Дж. Мартин, И. Якобсон, Т. Давенпорт, Б. Виллох, Х. Юхансон.

Вопросы и упражнения

Что означает термин «организация» в широком смысле?

Что изучает общая теория организации и что изучает прикладная теория социальных организаций?

В чем отличие организации от любой произвольной совокупности людей?

Являются ли организациями клуб филателистов, труппа театра, спортивная секция? Если да, то определите, к какому типу организаций они относятся? Обоснуйте ответ.

Приведите примеры деловых организаций, союзных (общественных) и ассоциативных.

Приведите классификацию организаций по их назначению, приведите примеры для каждого класса организаций.

Приведите классификацию организаций по правовому статусу.

К какому типу организаций относится организация, в которой Вы работаете или учитесь?

Методы каких дисциплин используются в теории организации? Охарактеризуйте коротко эти дисциплины.

Каковы основные события в развитии теории организации?

Какие основные направления (школы) сформировались в рамках теории организации? Каковы их основные положения?

2. ЗАКОНОМЕРНОСТИ строения и функционирования ОРГАНИЗАЦИЙ

2.1 Место организаций в классификации систем

Современные представления позволяют считать системность всеобщим свойством материи. Весь мир можно представить как бесконечную иерархическую систему систем, находящихся на разных уровнях системной иерархии, на разных стадиях развития, взаимодействующих друг с другом. Рассматривается ли техническое устройство, машина, живой организм, общество или любая его часть -- все они представляют собой системы.

Существует множество определений понятия системы. Приведем некоторые из них:

Система есть совокупность взаимосвязанных элементов, обособленная от среды и взаимодействующая с ней как целое [3].

Система есть средство достижения цели [3].

Система -- это целое, созданное из частей и элементов, для целенаправленной деятельности [8].

Организация также представляет собой систему -- целостное образование, включающее в себя людей, орудия труда, материальные ресурсы, взаимодействующие для достижения целей, ради которых организация создавалась. Несмотря на общность систем всех видов, можно выделить классы систем, имеющие специфические черты и закономерности. Существуют различные классификации систем, использу-ющие разные признаки различения. На рис. 2.1 приведены 4 вида классификации систем. Классы систем, к которым принадлежат организации, выделены (соответствующие прямоугольники обведены жирной линией). Дадим необходимые пояснения для этих видов классификации.

1. По степени изолированности от окружающей среды системы подразделяются на два класса:

закрытые -- изолированные системы, не взаимодействующие со средой. К подобным системам относятся некоторые объекты неживой природы, например часы;

открытые -- системы, взаимодействующие со средой, обменивающиеся с ней материей, энергией, информацией.

Организации относятся к открытым системам. Они получают из окружающей среды необходимые для их функционирования ресурсы (материальные, технические, людские) и отдают результаты своей деятельности -- готовую продукцию, услуги, информацию и т.д.

Размещено на http://www.allbest.ru/

2. По характеру функционирования, т.е. по способности менять свою структуру и поведение (и по характеру этих изменений) системы можно отнести к одному из следующих классов:

стабильные -- системы, которые не способны к каким-либо активным изменениям. К данному классу систем относится, прежде всего, широкий круг неживых систем, как естественных, так и искусственных. Их отличительная особенность состоит в том, что цель этим системам внутренне не присуща. Цель может задаваться извне и определяться задачами использования [13];

самостабилизирующиеся (адаптивные) -- системы, которые умеют приспосабливаться к неблагоприятным воздействиям внешней среды путем выработки соответствующих корректирующих действий, возвращающих их в устойчивое состояние [13, 14]. К адаптивным системам относятся живые организмы, в том числе человек;

самоорганизующиеся -- системы, обладающие более высокой степенью приспособления к среде, чем простая адаптация. Они в состоянии реорганизовать свою внутреннюю структуру, а не просто приспособиться к потоку возмущений, идущему из внешней среды. Самоорганизация выражается в новых устойчивых состояниях, которые более стойки к возмущениям, чем предыдущие. Адаптивные системы выживают в средах, в которых возмущения находятся в пределах диапазона их корректирующих действий; самоорганизующиеся системы эволюционируют в более сложные и более жизнеспособные системы [14];

развивающиеся -- системы, которые могут изменяться не только под действием внешних причин в виде реакции на внешние возмущения, но и под действием внутренних причин, т.е. в соответствии с внутренне присущей (имманентной) целью [13, 14].

Особенностью данной классификации является то, что каждый последующий класс «поглощает» предыдущий. Организационные системы относятся к классу развивающихся систем, при этом в них происходят и процессы самостабилизации и самоорганизации.

3. По степени и виду управляемости системы можно разделить на ряд классов и подклассов. На верхнем уровне данной классификации можно выделить классы неуправляемых и управляемых систем. В свою очередь, в управляемых системах по способу управления можно выделить:

программные (разомкнутые) -- системы, управляемые по заданной программе без ее подстройки в соответствии с получаемым результатом. К этим системам относятся несложные технические устройства;

регулируемые (замкнутые) -- системы, способные воспринимать информацию о результатах своей деятельности и использовать ее для корректировки управления.

Организационные системы относятся к классу управляемых регулируемых систем.

4. По происхождению системы подразделяются на три класса:

природные (естественные) -- системы, существующие в живой и неживой природе, возникшие без участия человека. Примеры таких систем -- атом, молекула, организм;

технические (искусственные) -- системы, созданные человеком. Примерами подобных систем являются механизмы, машины, автоматы;

социальные (смешанные)-- системы, представляющие собой объединения людей, включающие в себя также и технические объекты.

Организации относятся к классу социальных систем, т.к. в состав их элементов входят объекты двоякой природы. С одной стороны, это -- индивидуумы, объединяющиеся в социальные совокупности, подразделения. С другой стороны, это -- элементы, составляющие производственно-техническую структуру организации (орудия труда, материальные ресурсы).

Закономерности и принципы, присущие организациям, определяются тем, к каким классам систем они относятся. Рассмотрим основные закономерности, выполняемые для соответствующих классов систем, и их интерпретацию по отношению к организациям.

2.2. Закономерности организаций как систем

2.2.1 Иерархичность

Любая система, с одной стороны, выступает, как нечто целое, единое, выделенное из окружающей среды. Это целое обладает общими свойствами, имеет общее поведение, цель, функцию. С другой стороны, система всегда рассматривается как совокупность частей, составляющих это целое. При этом составные части сами могут состоять из других, более мелких, частей.

Выделяют понятия элемента системы и подсистемы. Элементы -- это части системы, которые мы рассматриваем, как неделимые. Подсистемами называются части системы, состоящие более чем из одного элемента. Например, для промышленного предприятия элементами будут являться работники, менеджеры, машины, орудия труда, детали, изделия; подсистемами -- цеха, складское хозяйство, транспортное хозяйство, управленческие подразделения.

Очевидно, что и сама система может рассматриваться как подсистема более крупной системы. Например, предприятие может быть частью производственного объединения. Можно рассматривать предприятие как часть отрасли, региона, наконец, как часть экономической системы страны.

Таким образом, для любой системы выполняется принцип иерархичности: любая компонента системы (и сама система) выступает как часть системы более высокого уровня и одновременно как система для компонент низшего уровня.

Такая иерархия вложенности более мелких частей системы в более крупные схематически может быть представлена в виде многоуровневой иерархии (рис. 2.2). На верхнем уровне иерархии представлена система в целом, на нижнем уровне -- элементы системы, на промежуточных уровнях -- подсистемы.

Выявление состава системы, т.е. выделение подсистем является нетривиальной задачей. Существуют два основных способа построения модели состава: декомпозиция -- последовательное расчленение системы на все более мелкие части (подсистемы и элементы), и композиция -- последовательное объединение частей системы во все более крупные подсистемы.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Расчленение системы на подсистемы может быть выполнено неоднозначным образом и определяется используемыми основаниями декомпозиции (признаками разбиения). Так, например, в производственной организации могут быть выделены две подсистемы:

управляющая -- совокупность менеджеров и используемых ими в процессе управления средств;

управляемая -- совокупность исполнителей и используемых ими в процессе производства средств.

Кроме того, часто выделяют следующие подсистемы [5]:

техническую -- комплекс оборудования, обеспечивающий производственный процесс;

технологическую -- совокупность технологических операций;

социальную -- совокупность людей, составляющих коллектив.

Для того чтобы рассматривать в комплексе все вышеперечисленные подсистемы организации, целесообразно использовать подход, применяемый в теории иерархических семантических моделей (ИСМ) и описанный в [15]. В соответствии с этим подходом декомпозируется деятельность организации (процесс) на отдельные виды деятельности (подпроцессы), каждый из которых также может быть разделен вплоть до самых мелких операций. Для каждого из процессов (подпроцессов) составляется описание, в котором отражаются используемые для его реализации технические средства, материальные и людские ресурсы, используемая технология, управление и получаемый результат (выход). Таким образом, в качестве подсистем выступают не отдельные аспекты деятельности организации (технический, технологический, управленческий, социальный), а целостные процессы, описание которых включает все аспекты.

Для облегчения процесса декомпозиции деятельности организации можно использовать стандартные основания декомпозиции. Приведем некоторые из них, используемые при формировании модели состава деятельности производственных систем [3, 15]:

1) выделение видов деятельности (производственной, финансовой, социальной, природоохранной и т.д.);

2) выделение процессов производства отдельных конечных продуктов;

3) выделение пространственно обособленных процессов производства;

4) выделение видов производственной деятельности (основного производства и вспомогательного);

5) выделение подсистем вспомогательного производства (материально-технического обслуживания, капитального ремонта, технического обслуживания, энергетического хозяйства, транспортировки, маркетинга и сбыта продукции);

6) выделение подсистем основного производства;

7) выделение стадий (технологических операций) производства.

Последовательность применения оснований декомпозиции может быть различной, хотя и не совсем произвольной (нельзя, например, сначала выделить подсистемы, соответствующие различным технологическим стадиям, а потом выделять подсистемы производства, транспортировки и сбыта продукции). При этом декомпозиция оказывается особенно плодотворной в тех случаях, когда в качестве подсистем оказываются более или менее самостоятельно функционирующие части системы. Для таких подсистем характерны относительно слабые связи между подсистемами и сильные связи внутри подсистем, то есть расчленение необходимо проводить таким образом, чтобы минимизировать число разорванных связей.

Так, например, если производство разных конечных продуктов очень отличается, то сначала нужно выделить подсистемы-производи-тели отдельных продуктов, а затем проводить декомпозицию по видам производственной деятельности. Если же технологический цикл производства различных конечных продуктов почти одинаков, осуществляется на одних и тех же площадях, то выделение подсистем-произ-водителей различных видов продукции можно вообще не производить. Те же рассуждения используются при выделении пространственно обособленных производств.

На рис. 2.3 приведен пример модели состава деятельности промышленной компании.

Размещено на http://www.allbest.ru/

2.2.2 Эмерджентность

Отдельные элементы и подсистемы, а также система в целом, имеют множество свойств. Свойства элементов, взятых вне системы, отличаются от их свойств в рамках системы. Элементы, функционируя в системе, играют определенную роль в ней. Соединение множества элементов в единое целое, в котором каждый из них занимает определенное место, обуславливает появление новых свойств системы, которых не было у элементов. Другими словами, свойства системы в целом не есть просто сумма свойств составляющих ее частей. Система обладает свойствами, которыми не могут обладать ее составляющие.

В качестве примера можно сослаться на знаменитое исследование Адама Смита, в котором он описал эффективность, достигнутую рабочими мануфактуры по производству булавок. Один рабочий, выполняя все операции самостоятельно, мог производить не более 20 булавок в день. В мануфактуре один рабочий тянул проволоку, другой -- выпрямлял ее, третий -- обрезал и т.д. Такая специализация позволила десяти работникам производить 48000 булавок ежедневно [5].

Несводимость свойств системы к сумме свойств ее компонент называется эмерджентностью (другое название -- синергия):

Эмерджентность -- появление у системы при объединении составляющих ее частей в целое принципиально новых качеств, не имеющихся у отдельных частей.

Одно из условий появления эффекта эмерджентности уже упоминалось -- это функциональная специфичность элементов и подсистем. Но свою функцию, свое назначение элемент или подсистема может выполнить только при условии его взаимодействия с другими элементами [5]. Цельность системы основана на том, что внутренние связи частей, образующие структуру системы, в каком-то отношении сильнее, существеннее, важнее, чем внешние связи системы. Свойство системы как целого проявляется во взаимодействии с окружающей средой (т.е. реализуется через внешние связи как функция системы), но само это свойство возникает лишь благодаря взаимодействию частей (т.е. благодаря внутренним связям, составляющим структуру системы).

Элементы (подсистемы) являются связанными между собой, а также с подсистемами окружающей среды, разнообразными связями. Выделяется три типа связей: вещественные, энергетические, информационные.

Для предприятия вещественные связи -- это каналы, по которым осуществляется снабжение сырьем, заготовка и отгрузка продукции; энергетические связи -- это каналы обмена различными видами энергии; информационные связи -- это каналы передачи распоряжений, приказов, отчетной информации и т.д.

В случае, если элементы и подсистемы действуют несогласованно, взаимосвязи между ними постепенно ослабевают и отдельные части системы становятся локальными образованиями, т.е. целое распадается. Для сохранения единства системы необходимо согласовывать, координировать действия ее отдельных элементов и подсистем. Таким образом, принцип эмерджентности обеспечивается за счет выполнения принципа взаимодействия: единство обеспечивается взаимодействием частей.

Отсюда задача руководителя организации -- установить взаимодействие подсистем организации, обеспечить координацию их действий для достижения общих целей организации. Координация действий отдельных людей достигается посредством формирования структуры. Структура организации -- это те фиксированные отношения (взаимосвязи), которые существуют между подразделениями и работниками организации. Наиболее существенными являются отношения подчиненности, отношения полномочий и информационные отношения между организационными единицами. Таким образом, организационная структура включает в себя:

- структуру подчиненности (распределение сфер управления);

- структуру полномочий (распределение власти и ответственности);

- структуру коммуникаций (распределение информации).

2.3 Закономерности организаций как открытых систем

Понятие закрытой системы порождено физическими науками. Закрытые системы не принимают энергии из своего внешнего окружения и не отдают энергию во вне. Такие системы достигают состояния равновесия, характеризуемого максимальной энтропией (хаосом), т.е. они имеют тенденцию к разрушению структуры, к иссяканию.

Открытые же системы имеют постоянный обмен с окружающей средой материальными и энергетическими потоками. Приток энергии предотвращает энтропию и позволяет достигать устойчивого состояния, не сопровождающегося разрушением структуры. При этом использование свободной энергии может быть направлено даже в сторону усложнения системы.

Таким образом, для открытых систем выполняется принцип динамического равновесия: система устойчиво функционирует, если она усваивает достаточно вводов из своего окружения, чтобы возместить ее выходы, а также энергию и материалы, используемые в процессе функционирования [5].

Открытые системы имеют тенденцию к нарастанию усложненности и дифференциации, к расширению своих границ. Однако для роста системы необходимы дополнительные вводы (ресурсы).

Организации получают сырье, оборудование, человеческие и денежные ресурсы из окружающей среды и преобразует эти входы в продукцию (товары, услуги), передавая ее во внешнюю среду для распространителей, потребителей и заказчиков.

На рис. 2.4 [9] приведена схема взаимодействия хозяйствующей организации (предприятия) с окружающей средой.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Для производственной деятельности необходимо привлечение капитала в форме акций или заемного капитала. Ликвидные средства позволяют предприятию задействовать производственные факторы, т.е. сырье, материалы, оборудование, которые в процессе производства преобразуются в готовые изделия. Сбыт продукции предприятиям или личным хозяйствам дает предприятию поступления, которые необходимы для погашения задолженности на рынке закупок, оплаты труда и т.д. Проценты на заемный капитал и образующиеся излишки выплачиваются инвесторам, кроме того, государству выплачиваются налоги и сборы. С другой стороны, государство может предоставлять предприятию дотации [9].

Для организации характерен циклический характер функционирования: выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять цикл [7]. Растущему предприятию требуется больше ресурсов, которые оно тратит на усложнение и расширение.

Основная черта открытых систем -- взаимозависимость между системой и внешним миром. Изменение окружающей среды неизбежно влияет на систему, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение. Поэтому для открытой системы очень важно изучать, анализировать внешнюю среду, с тем чтобы вовремя и адекватно реагировать на ее изменение.

Вопрос о том, что следует включать в окружающую среду, не имеет однозначного ответа. Очевидно, что невозможно рассматривать все, что лежит вне границ системы. Окружающая среда должна состоять из релевантных объектов, т.е. объектов, непосредственно или косвенно влияющих на систему. Среда -- это не только объекты, непосредственно связанные с системой материальными потоками, но и совокупность физических и социальных факторов, внешних по отношению к организации, которые непосредственно принимаются во внимание в процессе принятия решений индивидами в организации [6].

Различают микро- и макросреду. К микросреде относят системы, непосредственно связанные с организацией. Как правило, выделяются следующие виды систем: вышестоящие организации, поставщики, потребители, партнеры. К вышестоящим организациям относятся отраслевые органы управления (министерства, ведомства, главки); территориальные органы управления (администрации областей, городов, районов); налоговые органы и др. К поставщикам относят организации, поставляющие сырье, материалы, энергию, оборудование, людские ресурсы. Потребителями являются покупатели, как физические лица, так и организации; клиентура и т.д. К партнерам относятся сотрудничающие организации (банки, предприятия сервисного обслуживания, рекламные агентства и т.д.).

В макросреду включают: технологическое окружение (существующие технологии); географическое окружение (климат, экология, транспортная инфраструктура); политическое (политические приоритеты, стабильность и преемственность политической системы); экономическое (система налогообложения, экономические механизмы хозяйствования); социальное (рынок рабочей силы, качество обучения, здравоохранение).

2.4 Закономерности организаций как развивающихся систем

Открытые системы не являются застывшими, неизменными образованиями. Наоборот, в результате внешних и внутренних взаимодействий они находятся в динамике, подвержены постоянным изменениям. Такое изменение состояния системы называется функционированием: функционирование системы проявляется в ее переходе из одного состояния в другое (или в сохранении какого-либо состояния) в течение некоторого промежутка времени.

По характеру функционирования системы подразделяются на стабильные, самостабилизирующиеся, самоорганизующиеся и развива-ющиеся. Организации на некоторых этапах могут вести себя как стабильные системы, при определенных условиях -- как самостабилизирующиеся и самоорганизующиеся, а также как развивающиеся системы.

Самостабилизация (адаптация) -- это способность системы в ответ на поток возмущений из внешней среды вырабатывать соответствующие корректирующие действия, возвращающие систему в устойчивое состояние динамического баланса с внешней средой. Эта способность приспосабливаться к изменениям внешней среды называется законом самосохранения [8].

К адаптивным системам относятся живые организмы, в том числе человек. Примером адаптации организма к неблагоприятным условиям является появление пота в жару или расширение сосудов в мороз.

Адаптация хозяйствующей организации заключается в подстройке параметров функционирования. Например, при небольшом падении спроса на продукцию предприятие может ограничить ее выпуск или снизить отпускную цену.

Самоорганизация -- это способность системы в ответ на поток возмущений из внешней среды реорганизовать свою внутреннюю структуру, эволюционировать в более сложную и жизнеспособную систему, более стойкую к возмущениям [13, 14].

Биологическая самоорганизация основана на генетической программе сохранения вида. Ее проявление заключается в мутации живых организмов и естественном отборе более жизнестойких особей.

Проявлением самоорганизации хозяйствующей организации является ее структурная перестройка, осуществляемая в ответ на резкие и длительные неблагоприятные изменения окружения. Например, предприятие создает отдел маркетинга, сокращает нерентабельное производство или, наоборот, осваивает новое.

Развитие -- это способность системы к изменению структуры и способа функционирования не только под действием внешних причин в виде реакции на внешние возмущения, но и под действием внутренних причин в соответствии с внутренне присущей (имманентной) целью [13, 14]. Эта способность к активным изменениям называется законом развития.

Цель -- ключевая характеристика развивающихся систем. Если самостабилизирующиеся и самоорганизующиеся системы имеют одну цель -- выживание, то развивающиеся системы сознательно ставят цели, которые они стремятся достигнуть. Развивающиеся системы действуют по плану. Они анализируют и прогнозируют состояние окружающей среды, ставят цели и разрабатывают план их достижения.

Процессы планирования играют определяющую роль для организационных систем, т.к. делают процесс функционирования более безопасным, надежным. Организация старается предвидеть изменения в окружении и спланировать свои действия так, чтобы уметь противостоять неблагоприятным факторам и, наоборот, использовать благоприятные факторы для укрепления своих позиций на рынке, для выхода на новый уровень.

На различных этапах «жизненного цикла» организаций преобладают различные законы функционирования. Так, на начальном этапе создания организации большую роль играют процессы самостабилизации и самоорганизации. На следующих этапах, когда уже сложились более-менее устойчивые структуры, на первый план выходят процессы развития. Если же руководители недооценивают роль планирования, мало уделяют внимания вопросам развития, то осуществляется стихийное реагирование на неблагоприятные условия (адаптация, самоорганизация). Этого может оказаться недостаточно, и в случае, если предприятию не удается остаться «на плаву», оно может обанкротиться и ликвидироваться.

2.5 Закономерности организаций как управляемых систем

Динамика (последовательность изменений состояния) развивающихся систем отражает целенаправленность этих систем. Целью сис-темы называется идеальный образ желаемого результата ее деятельности. Особенно важно понятие цели для искусственных систем: они и создаются именно для достижения определенных целей. Существует даже такое определение системы: «Система есть средство достижения цели» [3].

Можно задать любое состояние системы как совокупность ее свойств, характеризуемых определенными значениями параметров. Так, состояние некоторой экономической системы характеризуется такими параметрами, как количество и качество выпускаемой продукции, производительность труда, рентабельность и т.д. Тогда цель может быть представлена как совокупность желаемых значений (или области желаемых значений) параметров состояния.

Значения параметров можно рассматривать как координаты определенной точки в пространстве, которое называется пространством состояний. Таким образом, состояние системы может быть представлено как точка в пространстве состояний, функционирование системы -- как траектория движения в пространстве состояний, а цель -- как некоторая точка (или область) в пространстве состояний (рис 2.5).



Размещено на http://www.allbest.ru/

«Правильное» функционирование, приводящее к заданной цели, может быть достигнуто за счет «правильной» конструкции системы, ее структуры. Однако для сложных открытых систем, действующих в постоянно меняющихся условиях и при изменяющихся целях, этого оказывается недостаточно. Необходимы специальные усилия, чтобы рассчитывать траекторию, приводящую систему к цели и удержанию системы на этой траектории, т.е. необходимо управление системой.

Управление -- воздействие на объект для достижения заданной цели.

На рис. 2.6 приведена классическая кибернетическая схема функционирования системы с управлением. В системе выделяется управляющая подсистема и управляемая (объект управления). В управляемой системе происходит некоторый процесс преобразования входов в выходы. Например, предприятие преобразует сырье с помощью име-ющихся и поступающих ресурсов (энергии, оборудования, работников) в конечную продукцию.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Управляющая система определяет целевое состояние, т.е. желаемые значения переменных состояния, которые должны быть достигнуты через определенный промежуток времени. Затем она формирует управляющие воздействия, которые поступают на вход объекта управления. Они позволяют удерживать управляемую подсистему на траектории, приводящей систему в целевое состояние. В организационных системах управляющие воздействия реализуются в виде управляющей информации (планов, приказов, распоряжений и т.д.).

Для систем с управлением существует ряд общих законов и прин-ципов. Рассмотрим основные из них.

Закон необходимого разнообразия. Закономерность, известную под этим названием, впервые сформулировал У.Р. Эшби. Он доказал теорему, на основе которой можно сделать вывод, что для того чтобы создать систему, способную справиться с решением проблемы, обладающей определенным разнообразием, нужно, чтобы система имела еще большее разнообразие, чем разнообразие решаемой проблемы, или была способна создать в себе это разнообразие [16].

Из этого закона следует, что для управления сложной системой, в которой протекают сложные разнообразные процессы, система управления должна обладать не меньшей сложностью. Невозможно спроектировать простую систему управления для сложной системы производства.

Как известно, любая система обладает свойством иерархичности. Это значит, что объект управления можно представить в виде совокупности подсистем, каждая из которых состоит из еще более мелких подсистем и т.д. В соответствии с законом необходимого разнообразия система управления должна соответствовать объекту управления, т.е. для управляющей системы должен выполняться принцип иерархичности управления.

Принцип иерархичности управления заключается в том, что система управления имеет иерархическое строение. Каждая ступень (уровень) управляет нижестоящей ступенью и одновременно является объектом управления по отношению к вышестоящему уровню [5].

Структура любой организации, как правило, имеет вид иерархии: на первом уровне расположен руководитель организации, на следующем -- сотрудники, которыми он непосредственно руководит. Последние при этом также могут иметь в своем непосредственном подчинении ряд сотрудников и т.д. Такое иерархическое, пирамидальное строение системы управления обеспечивает согласованность управления на всех уровнях, подчиненность общей цели.

Перейдем к рассмотрению сути процесса управления. Управление - это выработка управляющих воздействий, указывающих, как действовать объекту управления в конкретных условиях, чтобы достигнуть поставленной цели. Таким образом, система управления должна иметь информацию о сложившихся условиях, о цели и о том, какие действия в данных условиях могут привести к данной цели. Установление причинно-следственных связей между действием и результатом называется упорядочением. Оно возможно только на основе информации. Таким образом, для управляющих систем выполняется следующий закон.

Закон информированности-упорядоченности: с увеличением информированности системы управления повышается показатель упорядоченности управления, т.к. поведение управляемой системы становится более предсказуемым [17].

Управление, таким образом, рассматривается, прежде всего, как процесс преобразования информации: информация об объекте управления системы и о внешней среде воспринимается управляющей системой и перерабатывается ею в управляющие воздействия, которые передается объекту управления.

Однако не всегда при реализации управляющих воздействий достигается запланированный результат. Дело в том, что всякая система испытывает более или менее сильные возмущающие воздействия, нарушающие заданные зависимости между входами и выходами системы, т.е. нарушающие требуемое функционирование. Эти возмущения могут быть как внешними, так и внутренними. Для хозяйствующих организаций в качестве внешних возмущающих воздействий выступают стихийные бедствия, перебои в снабжении, изменения курсов валют и т.д., а в качестве внутренних -- возникающие внутрипроизводственные конфликты, аварии и др.

В случае простых систем, например несложных технических устройств, влияние возмущающих воздействий либо невелико, либо хорошо известно. Поэтому для достижения поставленной цели достаточно задать нужную программу, т.е. последовательность управляющих воздействий, не интересуясь полученным результатом (выходом системы). Такая система называется разомкнутой.

В случае же сложных систем часто оказывается, что процессы на неуправляемых входах отличаются от ранее предполагаемых, либо существенным оказывается действие неучитываемых входов и система «сходит с нужной траектории». Целесообразно использовать информацию о реальном выходе системы для определения дополнительного управления, которое в ближайшем будущем возвратит выходы на нужную траекторию. Системы, способные воспринимать и использовать информацию о результатах своей деятельности, называют замкнутыми или системами с обратной связью (см. рис. 2.6).

Процесс получения информации, идущей по каналам обратной связи, и ее использование для сравнения фактического результата с заданным (плановым) называется контролем. Переработка контрольной информации в сигналы, корректирующие деятельность системы, называется регулированием.

Принцип обратной связи, который гласит, что управление сложной системой может осуществляться только при условии получения информации о результатах реализации предыдущих управляющих воздействий, -- один из самых важных принципов управления. Он дополняет закон информированности-упорядоченности.

2.6 Закономерности организаций как социальных систем

Несмотря на то что все управляемые системы имеют общие закономерности, управление социальными системами имеет существенные отличия от, скажем, управления техническими или биологическими системами. Социальные системы представляют наибольшую трудность для управления. Дело в том, что социальные законы, действующие в этих системах, не могут быть сведены к физическим закономерностям. При управлении организациями нужно учитывать, что главным элементом в них является человек во всех его проявлениях, который, работая в организации, реализует свои собственные интересы, а через них -- интересы коллектива и общества [5]. Рассмотрим основные принципы, отражающие специфику социальных систем.

Принцип недетерминированности заключается в том, что в поведении социальных систем непредсказуемое преобладает над детерминизмом. В механической системе знание законов взаимодействия между ее частями и начальных условий позволяет рассчитать состояние системы в любой момент времени. Поведение же систем с участием человека невозможно точно спрогнозировать из-за отсутствия однозначных причинно обусловленных связей между условиями и результатами действий человека. Следующие два принципа объясняют причины такого недетерминированного поведения социосистем.

Принцип субъективности («человеческий фактор») заключается в преобладании субъективного над объективным в поведении социосистем. Дело в том, что даже при наличии плана действий у людей, входящих в систему, всегда остается определенная свобода действий. В результате события перестают быть детерминированными. Ту роль, которую в физических системах играют объективные причины и причинно-следственные связи, в социальных системах в значительной мере играют субъективные цели людей и их деятельность, направленная на достижение своих целей [3]. Поэтому для эффективного управления в социальных системах мало разработать план работы. Необходимо, чтобы у исполнителей была заинтересованность в выполнении плана, т.е. необходимо создать систему мотивации (внутреннего побуждения к работе).

Принцип человеческих отношений («групповой фактор») заключается в том, что на поведение социальной системы влияют отношения, складывающиеся между людьми, входящими в систему. Это психологические отношения, которые имеют «нематериальную», абстрактную природу, однако они оказывают существенное влияние на поведение людей. Отношения в коллективе могут складываться по-разному - в диапазоне от сотрудничества через соперничество до конфликта и вражды. Руководителям необходимо стремиться создать благоприятный психологический микроклимат в коллективе, т.к. это способствует успешной совместной работе. При наличии разногласий и конфликтов необходимо стремиться к нахождению консенсуса между различными сторонами.

Кроме того, на поведение людей влияют отношения в обществе, ценности и нормы, сложившиеся в обществе, т.е. культура общества. Известно, к примеру, что японская культура сильно отличается от западной. Поэтому отношения между людьми в японской фирме складываются совершенно иначе, чем, скажем, в американской.

При работе с социосистемой необходимо учитывать культуру составляющих ее людей. При этом руководство организации может сознательно формировать корпоративную культуру организации. В понятие организационной культуры входят правила поведения и нравственные принципы работников, иерархия ценностей и целей и т.д.

Вопросы и упражнения

Каковы основные свойства систем?

На примере некоторой организационной системы поясните, что такое элемент, подсистема. Проведите декомпозицию данной системы с использованием стандартных оснований декомпозиции.

Каковы условия появления эффекта эмерджентности? Приведите примеры проявления свойств эмерджентности.

В чем отличия открытых систем от закрытых?

Перечислите подсистемы окружающей среды организации, в которой Вы работаете или учитесь. Укажите связи между подсистемами окружающей среды и организацией.

Чем характеризуются стабильные, самостабилизирующиеся, самоорганизующиеся и развивающиеся системы? Приведите примеры проявления процессов самостабилизации, самоорганизации, развития в организационных системах.

На примере некоторой организационной системы поясните основные понятия управления: управляющие воздействия, возмущающие воздействия, обратная связь.

Каковы закономерности осуществимости систем управления?

Каковы особенности социальных систем?

3. СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ

3.1 Структура подчиненности

3.1.1 Распределение сфер управления (департаментализация)

Схема подчиненности, как правило, представляет собой пирамиду, т.е. состоит из нескольких уровней иерархии (рис. 3.1). На верхнем уровне -- руководитель организации, у которого в непосредственном подчинении находятся руководители более низкого уровня. Последние, в свою очередь, также имеют в непосредственном подчинении работников нижестоящего уровня и т.д.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Иерархия подчиненности строится на разделении труда. При этом можно выделить вертикальное и горизонтальное разделение.

Вертикальная дифференциация связана с разделением на уровни власти (рис. 3.2), построенными в иерархическом порядке. Власть распределяется по должностям в соответствии уровнем в иерархии: руководитель верхнего уровня управляет деятельностью нижележащих уровней, т.е. в формальном смысле обладает большей властью и статусом [7].

Функции менеджеров различных уровней отличаются друг от друга. Так, важнейшие задачи менеджеров нижнего звена заключаются в координации работы исполнителей и непосредственном управлении другими ресурсами, включая технику и материалы. Менеджеры среднего уровня чаще всего являются основными «внутренними» менеджерами в бизнесе, т.к. они обычно проводят 75 % своего времени, занимаясь оперативным управлением. Они сосредоточивают свое внимание на координации работы групп, руководимых менеджерами нижнего звена. В крупных фирмах часто имеется несколько уровней менеджеров среднего звена. Высшие менеджеры несут ответственность за деятельность фирмы в целом. Их время распределено между стратегическим планированием, руководством и контролем деятельности основных подразделений компании с учетом требований к фирме различных внешних лиц, например потребителей [5].

Размещено на http://www.allbest.ru/

Горизонтальная дифференциация отражает разделение сфер управления по направлениям, требующим специализированных знаний и умений (рис. 3.3).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Горизонтальное распределение сфер управления называется департаментализацией и связано с группировкой работников компании в специализированные подразделения, выполняющие определенные виды деятельности.

Различают следующие признаки горизонтального распределения сфер управления (виды департаментализации) [5, 7]:

1) функциональный -- создание подразделений, выполняющих определенную функцию. Примеры функций: маркетинг, производство, финансовая деятельность, материально-техническое снабжение, научные исследования. Руководители подразделений отвечают за выполнение соответствующей функции (например, управляющий производством, управляющий сбытом, управляющий маркетингом и т.д.);

2) предметный (продуктовый) -- разделение управления по отдельным видам продукции, производимой компанией. Руководители подразделений отвечают за выпуск некоторого конечного продукта (например, главный менеджер по производству молочных продуктов, главный менеджер по производству масел и жиров). Распределение по этому признаку обычно применяется в компаниях, выпускающих широкую номенклатуру продукции;

3) территориальный (географический) -- создание подразделений на базе определенных территорий (регионов). Руководители подразделений отвечают за деятельность компании в определенном регионе. Для больших организаций территориальное деление весьма важно, т.к. физическая распыленность деятельности создает трудности для координации;

4) проектный -- создание подразделений на временной основе для выполнения некоторого проекта. Руководитель проекта отвечает за все виды деятельности по проекту, которые могут выполняться специалистами, набранными из различных функциональных подразделений.

5) технологический -- выделение подразделений в соответствии с этапами технологического цикла. Например, фирма по изготовлению мебели может быть разделена по таким технологическим операциям, как распилка древесины, столярные работы, полировка, сборка;

6) по размеру -- выделение подразделений, выполняющих одинаковые виды деятельности для того, чтобы упростить управление большим количеством людей. Чаще всего этот признак используется на нижних уровнях управления, чтобы создать небольшие бригады, группы, выполняющие одинаковую работу;

7) по времени -- группировка ресурсов в подразделения, действующие в определенные периоды времени. Например, предприятие может распределить свою работу на три восьмичасовых смены: первая смена (7.00-15.00), вторая (15.00-23.00) и ночная (23.00-7.00);

8) по потребителям -- выделение подразделений, ориентированных на обслуживание специфических потребительских групп.

В конкретной организации может использоваться лишь один признак распределения сфер управления, например только функциональный. Однако чаще используется смешанное распределение сфер уп-равления, когда на различных уровнях (и даже на одном уровне) используются различные признаки разделения (рис. 3.4 [7]).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рассмотрим два аспекта организационного управления, связанных с департаментализацией, -- специализацию и координацию.

Специализация -- выделение подразделений, занимающихся своей особой деятельностью. При высокой степени специализации подразделения нацелены на очень узкий круг задач. Специализация повышает эффективность организации в целом. Основные преимущества специализации [5]:

· могут быть использованы менее квалифицированные рабочие, поскольку сложная задача разделена на более простые и мелкие виды деятельности;

· повышается скорость выполнения работы, возрастает эффективность;

· быстрее приобретается необходимый опыт;

· отбор и обучение упрощаются.

Однако специализация имеет свои недостатки. Во-первых, чем выше специализация, тем больше создается подразделений, больше управляющих и уровней управления. Структура управления становится громоздкой, неадаптивной, медленно реагирующей на изменения внешних и внутренних условий. К тому же при этом возрастают затраты на аппарат управления.

Во-вторых, узкая специализация приводит к тому, что работа сотрудников организации становится однообразной, шаблонной. Исследования показали, что большинству людей не нравится рутинная работа или работа в узких рамках. Прогулы, текучесть кадров нередко являются реакцией работников на монотонность труда [7].

Департаментализация, приводящая к специализации, предполагает координацию деятельности работников и подразделений, относящихся к одной сфере управления. Координация неизбежно сопутствует специализации, т.к. она обеспечивает согласованность действий специализированных подразделений и способствует достижению общей цели. В основе департаментализации в ее классическом понимании лежит принцип единства команд: «Каждый сотрудник организации должен иметь только одного непосредственного начальника», т.е. деятельность сотрудников, относящихся к одному подразделению, должна координироваться из одного центра.

Однако этот принцип был подвергнут критике в недавние времена, как слишком жесткий для сложных современных управленческих установок. Современные менеджеры нуждаются в более гибких подходах. Организации стали применять многолинейные схемы подчинения, в которых используется многократное подчинение (рис. 3.5).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Чаще всего, это матричная схема, в которой руководство подразделениями осуществляется одновременно по двум каналам: например, по функциональному признаку и по проектному. Такая схема обычно изображается в виде матрицы, в которой по столбцам распространяется один канал управления, по строкам -- другой. Ниже, в подразделе 4.4, будет рассмотрена матричная организационная структура.

3.1.2 Диапазон контроля

При формировании структуры подчиненности необходимо учитывать, что менеджер не может эффективно управлять слишком большим количеством подчиненных. Для обозначения количества работников, непосредственно подчиненных одному менеджеру, имеется специальный термин -- диапазон контроля (другие названия: охват контролем, интервал контроля, интервал управления, масштаб управления).

Диапазон контроля часто характеризуется как «узкий» (небольшое количество подчиненных) или «широкий» (большое количество подчиненных). Выбор оптимального диапазона контроля -- очень важный момент. Для определения оптимального количества служащих, непосредственно подчиненных одному менеджеру, можно воспользоваться формулой Грейчунаса. Эта формула показывает, как количество работников, работающих под непосредственным управлением одного менеджера, влияет на количество потенциальных взаимосвязей между ними [5, 7]:

,

где n -- количество работников, непосредственно подчиненных одному менеджеру;

R -- количество потенциальных взаимосвязей между работниками.

Формула показывает, что если число подчиненных увеличивается арифметически, то число потенциальных взаимосвязей возрастает по экспоненте. Так, если количество подчиненных равно 5, то число взаимосвязей между ними равно 100. Когда количество подчиненных увеличивается до 10, то число взаимосвязей становится 5210. Считается, что руководитель в состоянии контролировать не более 100 связей, что соответствует наличию 5 подчиненных.

Существует ряд факторов, влияющих на выбор диапазона контроля. Эти факторы можно объединить в следующие группы [5].

1. Факторы деятельности: сложность работы, однородность, степень ее стандартизации, частота возникновения проблем и непредвиденных ситуаций. Если работа подчиненных носит творческий характер, сложна и неоднородна, если деятельность в чем-то непредсказуема и зависит от складывающихся условий, то диапазон контроля должен быть узким (3-4 человека). Если обязанности подчиненных однородны и стандартизованы, работа носит рутинный характер, то диапазон контроля может быть достаточно широким (более 10 человек).

2. Факторы, связанные с менеджером: способности (квалификация) менеджера, объем его обязанностей и степень ответственности за результаты работы подразделения. Чем выше способности управляющего, тем большим количеством подчиненных он может управлять. Чем больше обязанностей возложено на менеджера, чем выше степень ответственности, тем больше времени он должен затратить на принятие решений, составление планов, координацию деятельности сотрудников и другое, и тем меньше должно быть количество подчиненных.

3. Факторы, связанные с подчиненными: уровень образования, компетентность подчиненных, их самостоятельность и ответственность, географическая близость подчиненных, их психологическая совместимость. Диапазон контроля может быть широким, если подчиненные имеют высокий уровень образования и компетенции, могут самостоятельно принимать решения. Диапазон контроля сужается, если подчиненные территориально разбросаны, а также, если они конфликтуют друг с другом.