Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине "Информационные технологии в управлении"



СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ХАРАКТЕРИСТИКА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ СВАДЕБНЫХ САЛОНОВ

1.1 Общая характеристика

1.2 Особенности информационных технологий управления

1.3 Описание информационных процессов в управлении

1.4 Модель бизнес-процесса

1.5 Вывод по разделу 1

2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ "АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ ОПЕРАЦИЙ"

2.1 Организационно-экономическая сущность задачи

2.2 Описание исходной информации

2.3 Описание результирующей информации

2.4 Описание условно-постоянной информации

2.5 Описание алгоритма решения задачи

2.6 Вывод по разделу 2

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ



ВВЕДЕНИЕ

Я отдала предпочтение проектируемой организации - Свадебному салону. На мой взгляд, эта тема более чем актуальна так как она не оставляет ни одного человека в стороне, а некоторые бывают там не один раз. В наше время многие пары хотят справить свадьбу в лучших традициях (тенденциях). И конечно все пары сталкиваются с проблемой и не одной…это и одежда и букет и приглашения и музыка, фотографии - вообще все что имеет место на свадьбе. Мой салон поможет им с решением этих задач.



1. ХАРАКТЕРИСТИКА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ СВАДЕБНЫХ САЛОНОВ

1.1 Общая характеристика

Исследуемое в данной курсовой работе предприятие - Свадебный салон.

Основным направлением салона является:

Для невесты: Большое количество моделей свадебных платьев. Возможен прокат и шитье на заказ. Здесь же большой выбор аксессуаров: фота, шляпки, перчатки, болеро, накидки, шубки и т.д. Предусмотрен салон сумок, обуви, белья.

Для жениха: Большой выбор костюмов, фраков, смокингов, рубашек. Возможен прокат и шитье на заказ. Здесь же большой выбор аксессуаров: запонки, держатели галстуков, галстуки, бабочки, платочки. Предусмотрен салон обуви.

По характеру деятельности магазин является коммерческой организацией, так как ее основной стратегической целью является получение прибыли. По организационно-правовой форме является ИП, так как такая форма предполагает упрощенную систему налогообложения.

Свадебный салон (организация) имеет ряд отделов, выполняющих различные функции: кадровые, финансовые и бухгалтерского учета, сбыта, поставки. Все отделы в совокупности составляют внутреннюю среду и имеют общую главную цель: повышение эффективности деятельности организации. Именно они формируют сильные и слабые стороны компании, создают условия для её дальнейшего роста или паузы в развитии.

Так же "Свадебный салон" должен удовлетворять потребности клиентов, связываться с поставщиками, учитывать действия конкурентов, то есть организация всегда связана с макросредой -внешней средой.



1.2 Особенности информационных технологий управления

Выбор автоматизированных информационных технологий зависит от размера предприятия. Данная организация относится к малым предприятиям.

1) Информационные технологии связаны с решением задач бухгалтерского учета в программе "1С: Бухгалтерия". Создание информационных баз данных по отдельным бизнес-процессам по предоставлению услуг. Организационная телекоммуникация среды связи между пользователями и другими предприятиями заключается в передаче информации на расстояние с помощью технических средств (телефона, телеграфа, радио, телевидения, компьютера и т. п.). Самой известной и наиболее емкой телекоммуникационной сетью является Интернет.

2) Рабочие места организовываются в виде автоматизированных рабочих мест. У бухгалтера, это компьютер с различными информационными системами, у кассира - автоматизированная касса, продавцы-консультанты пользуются компьютерами, для более быстрого оказания такой услуги, как пошив платья на заказ.

3) Автоматизированный банк данных используется для информационной поддержки работы руководителя. Сюда входят: сканер, принтер, телефон, факс.

1.3 Описание информационных процессов в управлении

Описание информационных процессов в управлении необходимо для понимания движения информации от подразделения к подразделению как по горизонтали, так и по вертикали, как внутри организации, так и при взаимодействии с объектами внешней среды. Информация внутри данной организации перемещается преимущественно в электронном виде, что повышает значимость системы безопасности информационной системы и снижает издержки на создание отчетов, внесение поправок и исправление по сравнению с отчетами на бумажном носителе. Государственные службы принимают отчетность как в электронном виде, так и на бумажных носителях, договоры с поставщиками заключаются в основном с использованием бумажных носителей, но ведение переписки и заключение договоров с некоторыми поставщиками происходит исключительно в электронном виде. Основой для описания информационных процессов в управлении сетью "Свадебных салонов" является его организационная структура (см. ниже). Одним из критериев определения размера предприятия является численность персонала. В соответствии с законом РФ № 209-ФЗ от 24 июля 2007 (ред. от 01.07.2011) "О РАЗВИТИИ МАЛОГО И СРЕДНЕГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" к субъектам малого предпринимательства относятся предприятия с численностью до 100 человек включительно. По этой классификации сеть "Свадебных салонов" относится к малому предприятию.

Схема информационных потоков сети "Свадебный салон "

1. Текущая переписка (о наличии товара)

2. Текущая переписка (о наличии товара)

3. Экономические отчеты

4. Отчетность о продаже и выручке

5. Правовая информация

6. Товар, материалы

7. Договоры, текущая переписка

8. Приказы, распоряжения

9. Товар

10. Оплата

Условные обозначения:

Информация внутри организации движется в соответствии с организационной структурой данной организации (Рис 2.) т.е. от администрации поступают различные приказы к продавцам, от магазинов поступает своего рода отчетность. В свою очередь коммерческий отдел предоставляет директору экономические отчеты. Кроме того, объекты внешней среды оказывают влияние на деятельность организации. На рисунке 1 представлены такие объекты внешней среды как "потребители", "Поставщики" и "Государственные службы". С потребителями связаны продавцы консультанты, дизайнеры и кассиры.. Поставщики после заключения договоров с коммерческим отделом осуществляют поставки магазинам. С государственными службами связаны главный бухгалтер, который обязан предоставлять им отчетность обязательной формы, и коммерческий директор, который получает нормативную информацию для того, чтобы деятельность сети магазинов осуществлялась в рамках закона.

информационный управление учет денежный



1.4 Модель бизнес-процесса

Рис. 3 . Бизнес-процесс "Учет работы с поставщиком - сети Свадебных салонов"

Описание модели бизнес-процесса "Работа с поставщиком - сети Свадебных салонов"

На схеме представлен верхний уровень функциональной модели. Оформляется заказ поставщику на продукцию требуемого вида, количества и качества. Поставщик принимает заказ, выставляет счет на оплату и при осуществлении оплаты поставляет изготовленную продукцию. Поступившая продукция проходит через коммерческий отдел. Если продукция не соответствует установленным нормам, но брак в работе незначителен, и может быть исправлен, то продукция возвращается поставщику на доработку. Если поставленная продукция соответствует установленным нормам, то она направляется в магазины. Если же продукция полностью не соответствует установленным требованиям и не подлежит исправлению брака или продукция доработана и, тем не менее, брак в ней не исправлен, то оформляется возврат продукции поставщику и уплаченных за продукцию денежных средств.

1.5 Вывод по разделу 1

Итак, в данном разделе была дана общая характеристика сети Свадебных салонов, описана ее внешняя и внутренняя среда. Кроме того, были описаны информационные технологии управления данными и информационные процессы в управлении данными.

С помощью информационных потоков мы видим наглядно какие информационные потоки проходят через сотрудников, и на ком лежит ответственность за те или иные действия для эффективной работы магазинов.



2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ "АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ ОПЕРАЦИЙ"

2.1 Организационно-экономическая сущность задачи

Автоматизация учета денежных операций при выполнении заказов необходима для более эффективного планирования деятельности сети магазинов. Это связано с двумя моментами:

Во-первых, оперативно собранная, отсортированная информация о доходах и расходах, характеризующая как конкретный заказ, так и совокупность заказов за весь анализируемый период, дает четкое представление о структуре издержек, что дает возможность минимизировать какие-либо затраты в общей структуре издержек в следующем отчетном периоде, т.е. выполнить задачи оперативного, тактического и стратегического планирования по итогам каждого анализа. Если этот процесс автоматизирован, т.е. выполняется быстрее, то и планирование деятельности на всех уровнях также осуществляется гораздо быстрее, что немаловажно в условиях современной быстроменяющейся экономики.

Во-вторых, автоматизация позволяет сократить издержки на дополнительное составление отчетности для анализа, что также минимизирует затраты, связанные с управлением. В данной организации наибольшую нагрузку по сортировке экономической информации и формированию аналитической информации для анализа получает главный бухгалтер, что занимает значительное время и отрывает от выполнения текущих обязанностей (см. раздел (см. Схема информационных потоков). В связи с этим автоматизация процесса учета доходов и расходов должна упростить этот процесс и высвободить больше времени главному бухгалтеру для выполнения текущих обязанностей.

1. Наименование задачи: автоматизация учета денежных операций.

2. Цель решения: эффективная работа деятельности организации.

3. Назначение: решение предназначено для руководства.

4. Периодичность решения и требование к срокам решения: при каждом выполнении поступившего заказа по истечении 1 дня после выполнения заказа (оперативный анализ), поквартально до 15-го числа первого месяца следующего за отчетным периодом квартала (тактический анализ), по итогам года к 15-ому января следующего года (стратегический анализ).

5. Источники и способы поступления данных: электронные отчеты о проделанной работе от главных продавцов, коммерческого отдела, "отчет о прибылях и убытках (форма №2)" и "бухгалтерский баланс" от коммерческого отдела, "приходная накладная" от отдела по работе с поставщиками

6. Потребители результирующей информации и способы ее отправки: руководство (а именно директор) получает результирующую информацию и в электронном виде, и на бумажном носителе.

7. Информационная связь с другими задачами: данная задача информационно связана с такими основными задачами как "Учет и анализ работы с клиентами товарного склада", "Автоматизация оперативного планирования работы фирмы".

2.2 Описание исходной информации

Для решения данной задачи необходимы следующие документы:

а) "Отчет старшего менеджера 024"

Структура документа

Наименование реквизита	Идентификатор	Тип данных
Должностное лицо	PR	текстовый
Текущие затраты при работе	Наименование	FTY	текстовый
	Сумма, руб.	MIT	числовой
Иные затраты	Наименование	MSR	текстовый
	Сумма, руб.	MIT	числовой
Производительность	Производительность	T	числовой
	Единицы измерения	ru	числовой

· Количество документов за период: ежедневно 1 шт.

· Количество строк в документе (в среднем): 5.

· Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка сумм затрат с исходными расчетными документами (чеки, выписки банка, приходные кассовые ордеры, требования и т.п.)

б) "Отчет коммерческого отдела 022"

Структура документа

Наименование реквизита	Идентификатор	Тип данных
Наименование услуги	PER	текстовый
Сумма, руб	MIT	числовой
Наименование заказчика	F	текстовый
Дата оказания	DataNUS	числовой
Необходимые поставки для оказания услуги	Наименование	PS	текстовый
	Кол-во	PC	числовой
	Ед. измерения	ENP	текстовый
	Стоимость за ед., руб.	SNP	числовой
	Сумма, руб.	MIT	числовой
	Дата поставок	DataNP	числовой
Должностное лицо	DL	текстовый
Текущие затраты при работе	Наименование	NTZ	текстовый
	Сумма, руб.	SumNTZ	числовой
Иные затраты	Наименование	NIZ	текстовый
	Сумма, руб.	SumNIZ	числовой

· Количество документов за период: после оказания услуги 1 шт.

· Количество строк в документе (в среднем): 6.

· Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка сумм с исходными расчетными документами (чеки, выписки банка, приходные кассовые ордеры, требования и т.п.)



в) "отчет о прибылях и убытках (форма №2)"

Структура документа

Наименование реквизита	Идентификатор	Тип данных
Наименование показателя	FIER	текстовый
Код	KNaimP	числовой
За отчетный период	PEK	числовой
За аналогичный период предыдущего года	Period0	числовой

· Количество документов за период: после оказания услуги 1 шт.

· Количество строк в документе (в среднем): 30.

· Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка сумм с исходными расчетными документами (чеки, выписки банка, приходные кассовые ордеры, требования и т.п.).

г) Бухгалтерский баланс

Структура документа

Наименование реквизита	Идентификатор	Тип данных
Наименование показателя	REIM	текстовый
Отчетная дата отчетного периода	Data2	числовой
Указывается предыдущий год	Data30	числовой
Указывается год, предшествующий предыдущему	Data00	числовой

· Количество документов за период: за месяц 1 шт.

· Количество строк в документе (в среднем): 40.

· Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка сумм с исходными расчетными документами (чеки, выписки банка, приходные кассовые ордеры, требования и т.п.).

д) Приходная накладная

Структура документа



Код поставщика	Наименование поставщика	Код материала	Наименование материала	Единица измерения	Дата поставки	Сумма поставки
02	WEAR	0045	Свадебное платье (греческое)	Шт.	22.08.11	55500

2.3 Описание результирующей информации

Формы выходных документов. В результате решения задачи требуется получить такой документ: "Анализ прибылей и убытков"

Структура документа

Наименование реквизита	Идентификатор	Тип данных
Наименование услуги	LIg	текстовый
Кол-во оказанных услуг	OIRE	числовой
Суммарная стоимость	PoIe	числовой
Суммарная стоимость поставок	PERT	числовой
Текущие затраты при работе каждого подразделения	Должностное лицо и наименование затрат	EWER	текстовый
	Сумма, руб.	Prpg	числовой
Иные затраты	Должностное лицо	SFR	текстовый
	Сумма, руб.	Prpg	числовой
Прибыль или убыток, руб.	Prpg00	числовой

· Количество документов за период: после оказания услуги 1 шт.

· Количество строк в документе (в среднем): 50.

· Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка сумм с выше представленными первичными документами ("Отчет главного продавца 024", "Отчет коммерческого отдела 022", "отчет о прибылях и убытках (форма №2)" и "бухгалтерский баланс", "приходная накладная")



2.4 Описание условно-постоянной информации

Для решения задачи требуется такие расчетные документы как чеки, выписки банка, приходные кассовые ордеры, требования, платежные поручения и приходная накладная. Структура этих документов утверждена федеральной налоговой службой (ФНС) приказом от 30 марта 2007 г. "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ БАНКАМИ ИНФОРМАЦИИ О НАЛИЧИИ СЧЕТОВ В БАНКЕ И (ИЛИ) ОБ ОСТАТКАХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА СЧЕТАХ, ОБ ОПЕРАЦИЯХ НА СЧЕТАХ ПО ЗАПРОСАМ НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ И СООТВЕТСТВУЮЩИХ ФОРМ СПРАВОК И ВЫПИСКИ"

2.5 Описание алгоритма решения задачи

Введение условных обозначений

Для получения документа "Анализ прибылей и убытков" необходимо рассчитать такие показатели как, "Суммарная стоимость", "Суммарная стоимость поставок", Общую сумму текущих затраты при работе каждого подразделения и сумму иных затрат и убыток или прибыль.

Введем следующие обозначения:

1. Исходные данные:

i - номер товара соответствующего наименования, i = 1, 2, …, n;

k_i - количество заказов, k_i= 1, 2, …, m;

s_i - стоимость одного заказа, s_i = 1, 2, …;

j - наименование поставок, j =1, 2, …;

k_j - количество j-ых поставок, k_j = 1, 2, …;

s_j - стоимость j-ой поставки, s_j =1, 2, …;

e - наименование должности, e = 1, 2, …, 10;

d_e - сумма текущих затрат e-ого должностного лица, d_e =1, 2, …;

g_e - сумма иных затрат e-ого должностного лица, g_e =1, 2, …;

2. Результирующие показатели:

C_i - суммарная стоимость проданных товаров;

Z_j - суммарная стоимость поставок

Z_е - общая сумма затрат при работе

P - прибыль или убыток

3. Описание последовательности расчетов:

C_i= ? k_{i *} s_{i ;}

Z_j = ? k_{j *} s_j;

Z_е = ? (d_e,g_e);

P = C_i- Z_j- Z_е

2.6 Вывод по разделу 2

В данном разделе была поставлена задача об автоматизации учета денежных операций. Мы выявили с помощью, каких документов можно контролировать денежные потоки. Чтобы эффективнее вести учет, нужно каждое рабочее место обеспечить определенной техникой, для каждого сотрудника.



СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Светник, Т. В. Теория организации: учеб. пособие / Т. В. Светник ; БГУЭП ; Нац. фонд подготовки кадров (НФПК). - Иркутск : Изд-во БГУЭП, 2004. - 173 с.

2. Бурменко, Т. Д. Сфера услуг: экономика: учеб. пособие : рек. Учеб.-метод. центром "Клас. учеб." / Т. Д. Бурменко, Н. Н. Даниленко, Т. А. Туренко ; под ред. Т. Д. Бурменко. - М. : Кнорус, 2007. - 322 с.

3. Бурменко, Т. Д. Сфера услуг: менеджмент : учеб. пособие для вузов : рек. Учеб.-метод центром "Классический учебник" / под ред. Т. Д. Бурменко. - М. : Кнорус, 2008. - 416 с.

4. Беркович, Т. А. Персональный менеджмент: учеб. пособие / Т. А. Беркович ; БГУЭП. - Иркутск : Изд-во БГУЭП, 2010. - 176 с.

5. Лекционный материал

6. Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко", 2008. - 556 с.

7. Снежинская М.В., Кондратьев О.В., Мелихов Ю.Е. Нет мотива - нет работы. Мотивация у нас и у них. - М.: Альфа-Пресс, 2008. - 215 с.

8. Корнеев И. К. Информационные технологии / И.К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло, В. А. Машурцев - М.:Проспект, 2007. - 222 с.

9. Шарков Ф. И. Курс лекций / А. А. Родионов, Ф. И. Шарков - М.:Экзамен, 2007. - 254 с.

10. Пятибратов А. П. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации / Л. П. Гудыно, А. А. Кириченко, А. П. Пятибратов - М.:ИНФРА-М, 2008.-735 с.



ПРИЛОЖЕНИЕ 1



ПРИЛОЖЕНИЕ 2



ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Товарная накладная(N ТОРГ-12)



ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Рис. 2 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА И ЕЕ ЭЛЕМЕНТЫ.

Размещено на Allbest.ru