Международная стандартизация в области управления документацией

Стандарты на методы контроля

6%

ГОСТ Р 51167-98 Качество служебной информации. Графические мо-дели технологических процессов переработки данных; ГОСТ Р 51294.7-2001 (ИСО/МЭК 15416-2000) Автоматическая идентификация. Кодирование штриховое. Линейные символы штрихового кода. Требования к испытаниям качества печати

Как показывают данные, приведенные в таблице 1, на современном этапе развития нормативной базы в области информационных и библиотечных технологий на первом месте по разработанности, выступают основополагающие стандарты. Они являются основными для любой сферы деятельности, поскольку закладывают основу для дальнейшего развития и совершенствования, определяют основные направления деятельности, дают характеристики и определения объектам стандартизации.

Каждый из рассмотренных видов стандартов важен, от их разработанности зависит дальнейшее применение этих стандартов, качественное выполнение предъявляемых к процессам требований.

Таким образом, стандарты в области библиотечных и информационных технологий можно дифференцировать по различным основаниям. Каждая из рассмотренных классификаций дает наглядное представление о различных видах стандартах и позволяет библиотекам и информационным учреждениям формировать надежную нормативную базу собственной деятельности.

6. Национальные стандарты на описание информационных

ресурсов

По определению Федерального закона от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», информационными ресурсами являются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах).

Как было отмечено в Национальном докладе «Информационные ресурсы России» Информационные ресурсы России. М.: Министерство РФ по связи и информатизации, 2000. - 210 с., эффективное использование информационных ресурсов возможно лишь при наличии необходимой информации о содержании, размещении и порядке функционирования этих ресурсов.

В 2004 году вступила в силу непосредственно в качестве национального стандарта РФ новая версия межгосударственного стандарта ГОСТ 7.70-2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик».

Стандарт устанавливает состав, содержание и представление реквизитов описания электронных информационных ресурсов, являющихся базами данных и машиночитаемыми информационными массивами. Правила библиографического описания электронных изданий, включая сетевые ресурсы, устанавливает ГОСТ 7.82-2001 «Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления» Он рекомендован как для регистрирующих органов, составляющих каталоги информационных ресурсов, так и для разработчиков и распространителей электронных информационных ресурсов (на сменных носителях, в глобальных и локальных сетях). Стандарт ориентирует создателей и распространителей на представление пусть минимальной, но содержательной информации о своем продукте и составе его метаданных. Белозеров В.Н., Шкловская Т.А. Стандарт на описание информационных ресурсов//Научно-техническая информация. Сер.1.2004.№ 2

В ГОСТ 7.70-2003 метаданные определены как «формализованное описание электронного информационного ресурса, используемое для идентификации и категоризации информационного ресурса при работе с большими совокупностями информационных ресурсов».

Новая версия ГОСТ 7.70 разработана на основе «Дублинского ядра», что значительно упрощает систему описания информационных ресурсов и приближает ее к международной практике, а также распространяется на сетевые ресурсы локальных и глобальных сетей.

Для описания информационного ресурса ГОСТ 7.70-2003 предлагает 29 реквизитов, из которых обязательными для всех категорий ресурсов являются следующие десять реквизитов:

1. Идентификатор информационного ресурса. Это строка символов, однозначно идентифицирующая описываемый ресурс.

2. Наименование ресурса. Это название, присваиваемое ресурсу создателем или владельцем.

3. Владелец. Наименование юридического или физического лица, распоряжающегося ресурсом.

4. Описание. Текстовое изложение содержания ресурса, включая аннотацию или реферат (для текстовых документов), или описание содержимого (для визуальных, аудио или мультимедийных ресурсов).

5. Коды рубрикатора. Тематика электронного информационного ресурса, выраженная кодами стандартного перечня тематических рубрик, принятого в странах СНГ, - Государственного рубрикатора научно-технической информации.

6. Ключевые слова. Указывают ключевые слова, описывающие тематику электронного информационного ресурса.

7. Язык. Указывается язык, на котором написаны текстовые компоненты информационного ресурса.

8. Период обновления. Периодичность произведения обновления ресурса путем записи в реквизит одного из следующих слов: год, квартал, месяц, неделя, день, постоянно, эпизодически, не обновляется.

9. Финансирование. Форма финансирования при создании и ведении ресурса.

10. Дата последнего обновления ресурса.

Большинство элементов метаданных в национальном стандарте ГОСТ 7.70-2003 соответствуют международному стандарту ИСО 15836:2003. В российском стандарте не получил отражения только реквизит «Тип ресурса», значение которого в зарубежных нормативах рекомендуется выбирать из контрольного словаря - Словаря типов Дублинского ядра, содержащего перечень следующих терминов для идентификации категории ресурса: коллекция, набор данных, событие, услуга, визуальный образ, интерактивный ресурс, физический объект, программное обеспечение, текст.

Кроме того, ни один из реквизитов, содержащихся в ГОСТе, не охватывает пространственные характеристики содержимого информационного ресурса, включаемые в реквизит «Coverage» Дублинского ядра.

В целом, следует признать новую версию ГОСТ 7.70-2003 полностью отражающей достижения мирового сообщества в области описания электронных информационных ресурсов. Рысков О.И. Национальный стандарт на описание электронных информационных ресурсов//Делопроизводство. 2005.№ 2. с 54-59

В 2007 году был принят стандарт, идентичный международному ИСО 15489:2001 Информация и документация - Управление документацией, ГОСТ ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования (СИБИД).

Стандарт заключает в себе требования к управлению документами, этапы проектирования и внедрения документных систем, процессы управления документами и контроль, особенности мониторинга и аудита.

Все термины и определения, включенные в ИСО 15489:2001 нашли отражение в российском методическом документе. Также ГОСТ содержит ссылки на другие стандарты, используемые при составлении, среди которых как международные, так и национальные.

Важно отметить, что наименование российского стандарта уточнено по отношению к переводу международного стандарта ИСО в части употребления термина «записи». Автор стандарта говорит об объединении англоязычных терминов «records» и «document» один русскоязычный «документ». Это сделано ввиду соображений неиспользования в российской документной практике термина «запись».

7. Проблемный подход в области международной и российской

стандартизации информационных технологий

Архитектурная, техническая и программно-информационная совместимость различных информационных технологий может быть обеспечена только путем стандартизации и сертификации программно-аппаратных средств в соответствии с требованиями государственных и международных стандартов. Для этого необходимо проведение стандартизации, сертификации и каталогизации средств, процессов и услуг, а также проведение единой технической политики при создании (приобретении) совместимых аппаратных и программных средств, организации взаимодействия и комплексирования информационных технологий различных уровней.

Это должно быть обеспечено развитием следующих основных направлений в области стандартизации информационных технологий:

· развитие и совершенствование нормативно-технической базы, определяющей все виды совместимости компонент ИТ, взаимодействие и комплексирование информационных систем, регламентирующей важнейшие потребительские свойства ИТ и требования качества, безопасности и экологии;

· создание и поэтапное введение в действие в рамках реализации настоящей Концепции системы сертификации ИТ, обеспечивающей объективную и независимую оценку их потребительских свойств и гарантии качества;

· создание системы каталогизации отечественных и импортных ИТ в образовании, организация на ее базе их классификации и сертификации с целью информационного обеспечения пользователей в системе Минобразования России и других заинтересованных ведомств, организаций и физических лиц;

· создание справочной службы о действующих и разрабатываемых государственных и международных стандартах в области информатизации сферы образования.

В настоящее время подавляющее большинство международных и отечественных стандартов в области информатики и информационных технологий, обеспечивающих возможность создания переносимых технологий, недоступны российским специалистам из-за их локального хранения только в организациях Госстандарта России, а также из-за недостаточной системной и программистской культуры специалистов и отсутствия механизмов стимулирования профессионального стремления освоить и использовать современные стандарты.

Осознавая важность вышеизложенной ситуации международные и отечественные органы стандартизации разработали и ввели в действие ряд основополагающих нормативных документов, регламентирующих создание систем терминологических стандартов и толковых словарей (см. Методические рекомендации по гармонизации терминологии на национальном и международном уровне. Р 50-603-2-93. М., 1993 г.).

Базовым понятием этих документов является понятие "гармонизация". При этом гармонизация собственно понятий определяется как целенаправленная деятельность, позволяющая устранить или снизить до приемлемого уровня различия, относящиеся к разным понятийным системам, описывающим один и тот же объект стандартизации. Гармонизация понятий осуществляется не только в рамках систем понятий, выраженных разными языками, но и в рамках одного языка.

Под гармонизацией терминов понимается целенаправленная деятельность, в результате которой одно понятие в различных языках обозначается терминами, имеющими одни и те же или сходные признаки понятия или имеющими одинаковую или слегка различающуюся форму. Данное определение приводится в документах ИСО/ТК 37, а в указанном выше Р 50-603-2-93 приводится ряд поправок, которые должны приниматься во внимание российскими разработчиками.

Во-первых, рекомендуется рассматривать гармонизированные термины в более широком плане как термины, обозначающие гармонизированные понятия вне зависимости от того, совпадают или нет термины по форме и/или буквальному значению.

Во-вторых, подчеркивается, что трактовка ИСО/ТК 37 может ложно ориентировать на введение в русскую терминологию гармонизированных терминов наряду с уже имеющимися терминами, что приведет к росту синонимии.

Важность терминологии, используемой при создании новых ИТ в образовании, подчеркнута в Декларации II Международного Конгресса ЮНЕСКО "Образование и информатика" (1-5 июля 1996 г., Москва), где признано необходимым обратиться к Международной организации стандартов с просьбой проверить, упростить и отредактировать терминологию в области новых информационных технологий, совместно со специалистами по образованию. Материалы Концепции информатизации сферы образования Российской Федерации (Минобразования России, Гос НИИ системной интеграции, бюллетень 3-4 (13-14) 1998, Проблемы информатизации высшей школы, М.1998г., 322 с.)

Прекрасным примером сотрудничества зарубежных и российских организаций по стандартизации является организованная Евро-Азиатской ассоциацией производителей товаров и услуг в области безопасности (ЕВРААС) международная конференция «Международные проблемы стандартизации безопасности ИТ». В ходе конференции было принято решение о подготовке дополнения к международному стандарту ISO/IEC 14888-3:2006 “Information technology - Security techniques - Digital signatures with appendix - Part 3: Discrete logarithm based mechanisms”. Целью данной работы является включение в данный стандарт, наряду с уже имеющимися в нем американским, немецким и корейским алгоритмами, также и российского алгоритма цифровой подписи, описанного в ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи». Пресс-релиз «Международная стандартизация российского алгоритма электронно-цифровой подписи» от 15.05.2007 г.

В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации, закрепленными в Федеральном законе от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании", Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12. 2002 № 184-ФЗ. Ст. 12 международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов (ст. 12). В ряде стран мира уже проведены работы по созданию на основе ИСО 15489 национальных стандартов по управлению деловой документацией.

На базе стандартов ИСО серии 9000 разработаны и действуют национальные стандарты системы качества, ГОСТ Р ИСО 9001-96 Системы качества. Модель обеспечения качества при проектировании, монтаже и обслуживании; ГОСТ Р ИСО 9002-96 Системы качества. Модель обеспечения качества при производстве, монтаже и обслуживании; ГОСТ Р ИСО 9003-96 Системы качества. Модель обеспечения качества при окончательном контроле и испытаниях. а специалистами по документоведению предпринимались попытки определения места делопроизводства в системе качества на предприятии еще до введения стандарта ИСО 15489 в 2001 году. Сокова А.Н. Делопроизводство предприятия в системе управления качеством на основании стандартов ИСО серии 9000 и стандартов России // Делопроизводство. 2001. N 2. С. 34-39.

Стандартизация в соответствии со статьей 11 Федерального закона "О техническом регулировании" осуществляется в целях обеспечения технической и информационной совместимости, сопоставимости экономико-статистических данных, рационального использования ресурсов, повышения конкурентоспособности продукции, работ, услуг и др. Стандарт ИСО 15489 помогает в решении всех указанных целей стандартизации. Экономическая ситуация в России доказывает, что именно сейчас в интересах экономики и управления настало время для включения в программу по разработке национальных стандартов РФ стандарта по управлению документацией, созданного на основе положений стандарта ИСО 15489. Что и было сделано в 2007 году.

Заключение

Стандартизация является ключевым фактором поддержки ряда направлений государственной политики, таких как конкуренция, внедрение инноваций, устранение торговых барьеров, расширение торговли, защита интересов потребителей, защита окружающей среды и многих других направлений.

Стандартизация, совмещаемая с законодательством, способствует более эффективному техническому регулированию на государственном уровне.

Международная стандартизация позволяет сэкономить время и средства необходимые для разработки национальных стандартов. Таким образом, развитие международной стандартизации предопределяет развитие мировой торговли.

Достижение соответствия требований международных и национальных стандартов позволит расширить границы сотрудничества и облегчить процессы информационного взаимообмена между государствами.

Стандартизация в области управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности.

Международная организация по стандартизации - это глобальная сеть государственных и негосударственных организаций, занимающаяся разработкой стандартов для функционирования различных организаций. ИСО обладает достаточно сложной структурой, в которую входит технический комитет № 46, отвечающий за разработку норм и стандартов в сфере информации и документации. Создано огромное количество стандартов, посвященных бланкам, форматам, терминам и понятиям, нумерации, оформлению переводов, материалам и прочим характеристикам документации.

Метаданные - информация, позволяющая идентифицировать информационные ресурсы, управлять ими, осуществлять поиск и хранение. В традиционном делопроизводстве метаданные содержатся на обложках дел, в регистрационных карточках документов, номенклатурах дел. С применением автоматизированных систем метаданные закодированы в электронном информационном объекте. Универсальный набор метаданных содержит так называемое Дублинское ядро.

В России информационные технологии, включающие несколько параметров (процессы, средства, системы, продукты и услуги, методы, качество, АСУ) также подлежат стандартизации. Разработано достаточное количество ГОСТ ИСО/МЭК на запись, защиту, обмен, кодировку информации и пр.

Также в Российской Федерации действует ГОСТ 7.70-2003, разработанный на основе «Дублинского ядра», что значительно упрощает систему описания информационных ресурсов и приближает ее к международной практике, а также распространяется на сетевые ресурсы локальных и глобальных сетей.

Один из основополагающих стандартов по управлению документацией - ИСО 15489 "Информация и документация -- Управление документацией" был разработан в 2001 году. Это стало важным событием в области создания и сохранения единого экономического пространства и поддержания международного сотрудничества. Одним из следствий процесса интеграции ИСО стала разработка в 2007 году Национального стандарта РФ 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Данный стандарт идентичен международному ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General. Стоит лишь отметить, что в российском аналоге отсутствует понятие «запись», наличествует только «документ».

Пока рано говорить о сколько-нибудь значимых и эффективных результатах внедрения настоящего стандарта. Тем не менее, нельзя не отметить это значимое событие в области стандартизации информации и документации. Появление национального стандарта доказывает участие Российской Федерации в международном информационном обмене, подчеркивает стремление занять твердую позицию в экономическом пространстве и укрепиться в качестве полноправного члена формирующегося информационного общества. Преодоление международного электронно-цифрового разрыва позволит более эффективно мобилизовать ресурсы в целях улучшения информационной и коммуникационной инфраструктуры.

Список использованных источников и литературы:

Источники:

Опубликованные:

1. Окинавская хартия глобального информационного общества (принята 22 июля 2000 г. лидерами стран «Большой восьмерки»);

2. Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12. 2002 № 184-ФЗ;

3. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ;

4. Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года (одобрена Распоряжением Правительства Российской Федерации 27.09.2004 г. № 1244-р);

5. ISO 9001, Quality management systems - Requirements; SO 14001, Environmental management systems - Specification with guidance for use;

6. ISO 8439:1990, Forms design - Basic Layout;

7. ISO 8601:2000, Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times;

8. BS ISO 15489-1:2001, Information and Documentation -- Records Management -- Part 1: General;

9. PD ISO/TR 15489-2:2001, Information and Documentation -- Records Management -- Part 2: Guidelines;

10. ISO 15483-2001 Information and Documentation - Records management;

11. ISO 5127:2001, Information and Documentation - Vocabulary:

12. ISO 14416:2003, Information and Documentation - Requirements for binding of books, periodicals, serials and other documents for archive and library use - Methods and materials);

13. ISO 15836:2003, Information and documentation - The Dublin Core metadata element set;

14. ISO/TS 23081-1:2004 Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1: Principles;

15. ISO/TR 15801:2004, Electronic imaging - Information stored electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability;

16. ISO/DIS 22310:2005, Information and Documentation - Requirements for records/documents management in standards;

17. AS 4390.1-1996 Records management - General; AS 4390.2-1996 Records management - Responsibilities; AS 4390.3-1996 Records management - Strategies; AS 4390.4-1996 Records management - Control; AS 4390.5-1996 Records management - Appraisal and disposal; AS 4390.6-1996 Records management - Storage;

18. UNESCO Thesaurus: A Structured List of Descriptors for Indexing and Retrieving Literature in the Fields of Education, Science, Social and Human Science, Culture, Communication and Information. Paris: UNESCO Publishing. 1995;

19. Treasury Board Information Management Standard, Part 1: Government On-Line Metadata Standard. Office of the e-Envoy, e-Government Metadata Standard (e-GMS), Version 3.0, April 2004;

20. AS 5044-2002 AGLS Metadata element set;

21. ИСО/МЭК 2382-1. Информационная технология. Словарь. Часть 1. Основные термины. -- (Офиц. перевод);

22. ГОСТ Р ИСО 9001-96 Системы качества. Модель обеспечения качества при проектировании, монтаже и обслуживании;

23. ГОСТ Р ИСО 9002-96 Системы качества. Модель обеспечения качества при производстве, монтаже и обслуживании;

24. ГОСТ Р ИСО 9003-96 Системы качества. Модель обеспечения качества при окончательном контроле и испытаниях;

25. ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910--2002. Процесс создания документации пользователя программного средства. -- (Информационная технология);

26. ГОСТ Р 7.70-2003 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик;

27. ГОСТ Р ИСО/МЭК 2382-23--2004. Информационная технология. Словарь. Часть 23. Обработка текста;

28. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;

29. Методические рекомендации по гармонизации терминологии на национальном и международном уровне. Р 50-603-2-93. М., 1993;

30. Рекомендации по стандартизации Р 50.1.031--2001. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Терминологический словарь. Часть 1. Стадии жизненного цикла продукции;

31. Национальные стандарты: Указатель: 2005: по состоянию на 1 января 2005 г.: издание официальное: В 3 томах / Коллективный автор, представлено федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии. - М.: Издательство стандартов, 2005;

Литература:

1. Антошкова, О.Я. 20 лет системе стандартов в области информации, библиотечного и издательского дела (СИБИД) [Текст] / О.А. Антошкова, Ф.Е. Гришина // НТИ. Сер.1. - 1999. - №4. - С. 1-3;

2. Белозеров В.Н., Шкловская Т.А. Стандарт на описание информационных ресурсов//Научно-техническая информация. Сер.1.2004. № 2;

3. Волкова Д.В. Деятельность международной организации по стандартизации (ИСО) // Делопроизводство.2006.№ 2.с 9-15;

4. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489-2001//Делопроизводство. 2003 № 3;

5. Митченко О.Ю. Международные стандарты ИСО в сфере информации и документации//Секретарское дело.2005. № 2;

6. Рысков О.И. Метаданные в делопроизводстве: зарубежный опыт стандартизации // Делопроизводство. 2004. № 4. с 42-46;

7. Рысков О.И. Национальный стандарт на описание электронных информационных ресурсов//Делопроизводство. 2005.№ 2. с 54-59;

8. Рысков О.И. Управление документами в европейских странах: обзор нормативной базы // Делопроизводство. 2006. № 4. с 8-14;

9. Сокова А.Н. Делопроизводство предприятия в системе управления качеством на основании стандартов ИСО серии 9000 и стандартов России // Делопроизводство. 2001. N 2. С. 34-39;

10. Перель И.С., Славин В.Н. Информационная деятельность за рубежом и проблемы информационного менеджмента. -- М.: НПО «Поиск», 1992. -- 65 с;

11. Пилко, И.С. Библиотечная технология: Общий курс [Текст] / И.С. Пилко. - Кемерово: КемГАКИ, 2000. - 178с;

12. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. - М.: «Дело», 1999. - 180 с.;

13. Информационные ресурсы России. М.: Министерство РФ по связи и информатизации, 2000. - 210 с.;

14. Материалы Концепции информатизации сферы образования Российской Федерации (Минобразования России, Гос НИИ системной интеграции, бюллетень 3-4 (13-14) 1998, Проблемы информатизации высшей школы, М.1998г., 322 с);

15. Материалы Второй Всероссийской практической конференции «Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в органах власти» 2-4 февраля 2004 г.;

16. Пресс-релиз «Международная стандартизация российского алгоритма электронно-цифровой подписи» от 15.05.2007 г.