Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота
Принципы организации документооборота в управленческой деятельности. Основные понятия, виды и способы организации документооборота. Архитектура систем. Эффект от внедрения DIRECTUM. Основные функции DocsVision и сравнение используемых технологий.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 13.03.2013 |
| Размер файла | 4,1 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Критерий 2. Политика лицензирования и ценообразование
Таблица 2. Стоимость лицензий без учёта стоимости СУБД, дополнительных модулей и скидок (руб.)
|
1С: Документооборот |
DocsVision |
Directum |
|||||||
|
Пакеты лицензий |
ПРОФ |
КОРП |
Базовая |
Расширенная |
Корпоративная |
Lite |
Standard |
Enterprise |
|
|
Пакет 20/25 (DocsVision) базовых клиентских лицензий |
95 000 |
163 000 |
95 000 |
185 000 |
264 000 |
30 400 |
112 100 |
193 800 |
|
|
Пакет 50 базовых клиентских лицензий |
186 000 |
254 000 |
- |
320 000 |
484 000 |
72 000 |
265 500 |
459 000 |
|
|
Пакет 100 базовых клиентских лицензий |
330 000 |
398 000 |
- |
495 000 |
830 500 |
- |
472 000 |
816 000 |
Целью этой таблицы является предоставление общей сравнительной характеристики по вопросу стоимости основных модулей рассматриваемых программных продуктов и клиентских лицензий. Конечно, она далеко не полностью содержит прайс-листы трёх представленных компаний, но вполне даёт понимание потенциальным пользователям о стоимости продуктов.
Также стоит указать, каковы основные различия приведённых в таблице пакетов лицензий каждого из программных продуктов.
1С: Документооборот
Функции, доступные только в версии КОРП:
· Штрихкодирование документов и файлов
· Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрих-кодов
· Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
· Печать регистрационного штампа
· Принятие задач к исполнению
· Настройка и использование условий маршрутизации
· Периодические бизнес-процессы
· Учет и использование графиков работы
· Иерархия бизнес-процессов
· Остановка бизнес-процессов
· Веб-сервисы для работы с файлами «1С: Документооборот 8» из других приложений
· Категоризация данных
· Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам
DocsVision
Базовая: содержит платформу DocsVision и приложение «Делопроизводство».
Расширенная: включает состав Базовой редакции + приложение «Управление процессами» и возможность приобретения Лёгкого клиента.
Корпоративная: включает состав Расширенной редакции + возможность приобретения Пакета Оптимизации Производительности, Лёгкого клиента и SharePoint расширения.
Directum
Пакеты Lite, Standard и Enterprise включают базовую серверную лицензию системы и базовые клиентские лицензии пользователей на Базовые модули («Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами»). Различие, главным образом, заключается в том, какими дополнительными модулями и дополнительными серверными лицензиями пользователь сможет расширять функциональность Базовых модулей.
Политика лицензирования
1С: Документооборот
Для обеспечения удобной и плавной масштабируемости платформы все продукты линейки «1С: Предприятие 8» подразделяются на следующие категории:
· основные поставки, которые содержат платформу, прикладное решение (конфигурацию) и лицензию на использование продукта на одном рабочем месте;
· конкурентные клиентские лицензии, или лицензии на дополнительные рабочие места;
· лицензия на сервер «1С: Предприятия» (сервер приложения);
DocsVision
Программное обеспечение DocsVision состоит из серверной и клиентской частей. Под лицензированием DocsVision понимается передача заказчику права на использование системы определённым количеством пользователей, одновременно работающих с одним сервером (так называемая «concurrent licensing model», или конкурентные лицензии). При этом количество рабочих мест, на которых будет установлена система, никак не ограничено. При средних параметрах интенсивности работы пользователей статистически обоснованным является приобретение конкурентных лицензий в количестве 70% от общего числа пользователей. Лицензии конкурентные, минимальный размер покупки - 10 штук. Есть VIP-лицензии, дающие гарантированный вход в систему.
Directum
Лицензии конкурентные. Для web-доступа лицензия покупается на сервер. В остальном политика лицензирования абсолютно аналогична DocsVision.
Критерий 3. Функциональные возможности
Данный раздел поделён на следующие части:
· Регистрация и ввод документов
· Работа с документами
· Управление бизнес-процессами
· Поиск и анализ информации
· Поддержка бумажного документооборота
· Стандартные средства настройки
По каждому разделу приведена таблица, в которой сравниваются функциональные возможности рассматриваемых СЭД. В целом, возможности систем совпадают, но и имеются различия, отражённые в этих таблицах. Там, где, на наш взгляд, были необходимы пояснения к рассматриваемым возможностям систем, помимо обозначения «+» - возможность реализована, добавлены комментарии.
Таблица 3. Регистрация и ввод документов
|
Функционал |
1С: Документооборот |
DocsVision |
Directum |
|
|
Регистрация документов |
+ |
+ |
+ |
|
|
Присоединение файлов |
+ |
+ |
+ |
|
|
Создание документа по шаблону |
+ |
+ |
+ |
|
|
Регистрация из электронной почты |
· Любой документ или файл «1С: Документооборот 8» можно отправить по электронной почте непосредственно из программы · Загрузка входящих или внутренних документов · Загрузка всех вложенных файлов |
· Работа исполнителя с заданием MS Outlook без открытия Навигатора DocsVision (on-line) · Мгновенная синхронизация задания MS Outlook и карточки задания в Навигаторе · Отображение заданий DocsVision в виде задач в MS Outlook |
Интеграция с MS Outlook позволяет сохранять пришедшие письма и их вложения как документы Directum, отправлять письма контактным лицам из единой адресной книги Directum, а также регистрировать контакты в модуле «Управление взаимодействием с клиентами». Текст письма можно непосредственно из MS Outlook отправить в виде задачи каждому сотруднику, поручив ему тем самым работу, обозначенную в письме |
|
|
Регистрация из web-формы |
+ |
+ |
+ |
|
|
Работа со справочниками |
+ |
+ |
+ |
|
|
Настройки шаблонов регистрационных номеров |
+ |
+ |
+ |
|
|
Контроль заполнения обязательных полей карточки документа |
+ |
+ |
+ |
|
|
Возможность потокового ввода документов |
+ |
+ |
+ |
|
|
Регистрация со сканера |
+ |
+ |
+ |
|
|
Регистрация документов из MS Office/OpenOffice |
Возможно при реализации дополнительной программной настройки |
· Открытие и сохранение хранящихся в системе документов формата Microsoft Office непосредственно из приложений Microsoft Office · Автоматическое формирование атрибутов учетной карточки из полей и свойств документа Microsoft Office и обратно |
- |
Таблица 4. Работа с документами
|
Функционал |
1С: Документооборот |
DocsVision |
Directum |
|
|
Формирование списка рассылки |
+ |
+ |
+ |
|
|
Изменение прикрепленных файлов |
+ |
+ |
+ |
|
|
Встроенные средства просмотра прикрепленных файлов |
- |
предварительный просмотр (без открытия карточки) |
- |
|
|
Работа с проектами документов |
+ |
+ |
+ |
|
|
Автоматическая выдача напоминаний о нарушении срока рассмотрения, о приближении и нарушении срока подготовки проектов |
+ |
+ |
+ |
|
|
Работа с версиями документов |
+ |
+ |
+ |
|
|
Ведение папочной структуры документов |
+ |
+ |
+ |
|
|
Ведение личных папок пользователя |
+ |
+ |
+ |
|
|
Свой рабочий стол с любого места |
+ |
+ |
+ |
|
|
Установление связи с другими документами, зарегистрированными в системе |
+ |
+ |
+ |
|
|
Поддержка процедур визирования / согласования документов |
+ |
+ |
+ |
|
|
Возможность выдачи поручений |
+ |
+ |
+ |
|
|
Возможность использования промежуточных отчётов по исполнению |
Получение автоматически сформированных отчетов об исполнительской дисциплине сотрудников |
- |
- |
|
|
Работа с документами в режиме Off-line |
Создание территориально распределённых систем, обменивающихся данными в режиме off-line |
Исполнение задания без непосредственного доступа пользователя к серверу DocsVision (off-line задание через электронную почту Microsoft Exchange и Outlook) |
Создание территориально распределённых систем, обменивающихся данными в режиме off-line |
|
|
Ведение листа согласования |
+ |
+ |
+ |
|
|
Автоматическое протоколирование доставки, получения и прочтения сообщений в системе |
+ |
+ |
+ |
Таблица 5. Управление бизнес-процессами
|
Функционал |
1С: Документооборот |
DocsVision |
Directum |
|
|
Создание типовых маршрутов движения документов |
+ |
+ |
+ |
|
|
Поддержка в маршрутах ветвлений |
+ |
+ |
+ |
|
|
Привязка маршрутов к типам документов, исполнителям и т.д. |
+ |
+ |
+ |
|
|
Механизмы контроля исполнения документов |
+ |
+ |
+ |
|
|
Обеспечение свободной маршрутизации документов |
+ |
+ |
+ |
|
|
Автоматическое ведение этапов исполнения работ |
+ |
+ |
+ |
|
|
Контроль за рассмотрением и исполнением документов и поручений в территориально распределённой организации |
+ |
+ |
+ |
|
|
Обеспечение возможности ввода множества поручений по одному документу и множества исполнителей по одному поручению |
+ |
+ |
+ |
|
|
Рассылка уведомлений по электронной почте |
+ |
+ |
+ |
|
|
Рассылка документов на ознакомление |
+ |
+ |
+ |
|
|
Выдача задач на группу |
+ |
+ |
+ |
|
|
Делегирование полномочий |
+ |
+ |
+ |
|
|
Автоматизация приёма / отказа поручений к исполнителю |
Возможно через дополнительно реализуемую функциональность средствами платформы «1С: Предприятие» |
Чтобы повысить оперативность выполнения типовых задач (например, рассмотрение договора) исполнитель может использовать в ответе на задачу автотекст (например, «рассмотреть возможность продления договора»). Автотекст настраивается администратором системы или лично пользователем |
Таблица 6. Поиск и анализ информации
|
Функционал |
1С: Документооборот |
DocsVision |
Directum |
|
|
Поиск по реквизитам документа |
+ |
+ |
+ |
|
|
Поиск задач и поручений (в том числе по срокам исполнения, исполнителям, контролёрам) |
+ |
+ |
+ |
|
|
Полнотекстовый поиск с учётом морфологии русского языка |
+ |
+ |
+ |
|
|
Осуществление различных видов поиска в одном запросе |
+ |
+ |
+ |
|
|
Создание и хранение специализированных настроек поиска |
· Групповые настройки · Индивидуальные настройки пользователя |
В общем случае результаты выполнения поискового запроса помещаются в системную папку Результаты поиска, которая автоматически создается при первом выполнении поискового запроса. Однако, для хранения данных, отвечающих критериям часто используемого запроса, можно создать особую виртуальную папку: при каждом обращении к ней будет выполняться обновление результатов указанного в ее свойствах поискового запроса |
· Предопределённые поиски (например, «Мои последние изменённые документы») · Настроенные администратором специальные поиски по часто используемым критериям · Технология связанных документов |
|
|
Подготовка журналов регистрации документов |
+ |
+ |
+ |
|
|
Создание отчётов по исполнительской дисциплине |
+ |
+ |
+ |
|
|
Экспорт отчётов во внешние приложения |
+ |
+ |
+ |
|
|
Встроенный построитель сложных отчётов |
Стандартный построитель отчетов платформы «1С: Предприятие», дополнительные настройки |
· Создание сложных отчётов по данным системы, которые невозможно построить при помощи стандартных представлений · Статистические отчёты · Является отдельным модулем с собственной программой инсталляции · Не входит в стандартный комплект поставки |
В системе предусмотрены специализированные отчёты, существенно повышающие эффективность работы пользователей: Документы на рассмотрении, просроченные поручения, документы, подлежащие возврату и т.д. |
Таблица 7. Поддержка бумажного документооборота
|
Название продукта |
Функционал |
Комментарии |
|
|
1С: Документооборот |
Ведение номенклатуры дел |
Используется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документов |
|
|
Журнал передачи |
Для каждого входящего, исходящего или внутреннего документа заводится карточка. Из карточки документа доступен журнал передачи. Журнал содержит записи о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам, а также о возврате переданных документов |
||
|
DocsVision |
Ведение номенклатуры дел |
||
|
Формирование дел и томов |
|||
|
Архивирование дел |
· Передача дел в подразделения · Передача дел на постоянное хранение · Уничтожение дел в архиве |
||
|
Directum |
Ведение номенклатуры дел |
||
|
Регистрация документов |
Используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.) |
||
|
Движение и исполнение документов |
· Фиксация полной переписки по исполнению поручений · Возможность отправки на доработку · Гибкая настройка маршрутизации |
||
|
Поиск и анализ информации |
С момента регистрации любого документа в системе можно найти как его регистрационную карточку вместе с информацией о местонахождении и процессе исполнения документа, так и сам электронный документ |
Таблица 8. Стандартные средства настройки
|
Функционал |
1С: Документооборот |
DocsVision |
Directum |
|
|
Средства проектирования форм |
+ |
+ |
+ |
|
|
Средство разработки типовых маршрутов прохождения документов |
+ |
+ |
+ |
|
|
Средства создания и настройки структуры организации (в том числе распределённой) |
+ |
+ |
+ |
|
|
Средства создания и редактирования справочников |
+ |
+ |
+ |
|
|
Возможность изменения интерфейса (под типы пользователей) |
+ |
+ |
+ |
|
|
Средства настройки шаблонов документов (MS Office) |
+ |
+ |
+ |
Критерий 4. Права доступа и информационная безопасность
Во всех представленных в обзоре системах реализованы надёжные средства разграничения полномочий, контроля за доступом к данным и элементам информационной безопасности, представленных в последующих двух таблицах.
Таблица 9. Права доступа
|
Возможности |
1С: Документооборот |
DocsVision |
Directum |
|
|
Поддержка различных способов аутентификации |
+ |
+ |
+ |
|
|
Назначение прав пользователям |
+ |
+ |
+ |
|
|
Назначение прав группам пользователей |
+ |
+ |
+ |
|
|
Поддержка пользовательских ролей |
+ |
+ |
+ |
|
|
Разграничение прав доступа к объектам системы |
+ |
+ |
+ |
|
|
Разграничение прав доступа к операциям на уровне РКК /прикрепленных файлов /реквизита |
+ |
+ |
+ |
Таблица 10. Информационная безопасность
|
Возможности |
1С: Документооборот |
DocsVision |
Directum |
|
|
Шифрование данных системы, шифрование данных при передаче |
+ |
+ |
+ |
|
|
Протоколирование действий пользователей |
+ |
+ |
+ |
|
|
Средства мониторинга событий в системе |
+ |
+ |
+ |
|
|
Использование ЭЦП |
+ |
+ |
+ |
|
|
Применение сертифицированных средств криптозащиты |
+ |
+ |
+ |
|
|
Динамическая блокировка документа (не подлежащего редактированию / редактируемого другим сотрудником) |
+ |
+ |
+ |
|
|
Организация резервного копирования базы данных (в том числе по расписанию) |
+ |
+ |
+ |
Критерий 5. Поддержка
Таблица 11. Сравнение услуг по поддержке
|
Предметы сравнения |
1С: Документооборот |
DocsVision |
Directum |
|
|
Принципы предоставления технической поддержки |
В комплект поставки продукта входит диск 1С:ИТС ПРОФ текущего выпуска и купон на бесплатное обслуживание по линии ИТС на 6 месяцев. Далее - платная подписка на ИТС |
Работает по фиксированным правилам, определяющие максимальное время реакции по инциденту |
Предоставляется организациям с действующим абонементом, сроком на 1 год, на обновление версий системы Directum. Распространяется только на стандартный функционал |
|
|
Предоставляется на все продукты компании 1С |
Предоставляется сразу после скачивания демоверсии системы |
|||
|
Услуги линии консультаций 1С по телефону и электронной почте |
Доступность различных уровней обслуживания в соответствии с требованиями любого заказчика |
Доступ к технической поддержке открыт по всем каналам связи - телефон, электронная почта, сайт поддержки |
||
|
Доставка дисков ИТС непосредственно на рабочее место пользователя |
Доступ к технической поддержке открыт по всем каналам связи - телефон, электронная почта, сайт DocsVision |
|||
|
Виды технической поддержки |
Информация на сайте и ежемесячных выпусках DVD http://its.1 c.ru/ |
Начальная |
Базовые |
|
|
Сервисные и консалтинговые услуги |
Гарантийная |
Дополнительные |
||
|
Расширенная |
Далее представлены цены на послепродажное обслуживание СЭД. Вследствие прозрачности прайс-листов фирмы 1С, в таблице 12 представлены цены на Информационно-технологическое сопровождение пользователей «1С: Предприятие» в денежном выражении. Таблица 13 объединяет DocsVision и Directum, которые предоставляют информацию в процентом выражении.
Таблица 12
|
Вариант подписки на 1С:ИТС |
Рекомендованная розничная цена, руб., включая НДС 18% |
|
|
Подписка на 3 месяца |
6 693 |
|
|
Подписка на 6 месяцев |
12 912 |
|
|
Подписка на 12 месяцев |
24 720 |
Таблица 13
|
Услуги по обновлению версий продукта |
Цена |
|
|
Абонемент на обновление версий сроком на 1 год |
20% (от стоимости ПО) |
|
|
Абонемент на обновление версий сроком на 1 квартал |
6% (от стоимости ПО) |
|
|
Обновление версии (разовое, при отсутствии абонемента) |
50% (от стоимости ПО) |
|
|
Приоритетная техподдержка на 1 год |
72 000 руб. |
|
|
Обновление версий продукта DV |
25% от стоимости конкурентных лицензий |
Критерий 6. Обучение
Обучение сотрудников - это необходимое условие для успешного внедрения, использования и развития системы на базе любого из представленных продуктов. Именно поэтому мы посчитали важным отразить в обзоре ключевые параметры проводимых компаниями (1С - с партнерами) курсов.
Таблица 14. Место обучения
|
Место обучения |
1С: Документооборот |
DocsVision |
Directum |
|
|
В Центрах сертифицированного обучения, расположенных по всей территории России |
есть |
есть |
есть |
|
|
В собственных учебных центрах компаний |
есть + Дистанционное обучение: · Выездное обучение / онлайн вебинары · Интернет курсы · Самоучители |
есть + Дистанционное обучение |
есть+ (в Москве и Ижевске) |
Таблица 15. Курсы обучения
|
Курсы СЭД |
Длительность (академических часа) |
Стоимость, руб. |
|
|
Возможности прикладного решения «1С: Документооборот 8» для организации электронного документооборота |
24 |
10 000 |
|
|
Основы DocsVision |
16 |
6500 |
|
|
Использование базовых модулей системы Directum |
15 |
5 700 |
Вывод и выбор СЭД
Приведенный обзор отражает ключевые особенности ведущих отечественных систем электронного документооборота. Общий анализ показывает, что решение от компании 1С, несмотря на относительно небольшой срок нахождения на рынке программного продукта (версии КОРП), не уступает двум другим решениям по основным параметрам, является более технологичным и более привлекательным по цене. Явным плюсом решения также служит распространенность платформы «1С: Предприятие» и большое количество специалистов по поддержке.
3. Технико-экономическое обоснование
Экономия затрат на оплату труда пользователей СЭД
Рассмотрим подробнее экономию затрат на оплату труда пользователей СЭД.
Расчет условной годовой экономии затрат на оплату труда работников j-й квалификации Сj при изменении трудоемкости процессов подготовки и обработки информации в результате внедрения СЭД определяется по формуле:
Сj = Сзпj (Q1 - Q2) А2 / Фj,
где Сзпj - годовой фонд заработной платы работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, руб.; Q1, Q2 - трудоемкость подготовки и переработки единицы данных в базовом и новом вариантах программного продукта, чел./ч; А2 - годовой объем работ по подготовке и переработке данных в новом варианте программного продукта, натуральных ед.; Фj - годовой фонд рабочего времени одного работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, ч.
Рассчитаем экономию затрат на оплату труда менеджера, работающего в бюджетной сфере по 11 разряду единой тарифной сетки и имеющего оклад 2787 рублей. С учетом того, что менеджер имеет ежемесячную премию в размере 75% от своего оклада, его ежемесячная зарплата составляет 4877,25 руб. Следовательно, годовой фонд заработной платы менеджера составляет 58527 руб. Учитывая, что при пятидневной рабочей неделе, количество рабочих дней 249, годовой фонд рабочего времени менеджера составит 1992 часа.
Трудоемкость подготовки и оформления документов при прежнем методе работы и в системе СЭД составляет соответственно 25 [чел./ч.] и 20 [чел./ч.]. Годовой объем работ по подготовке и переработке данных в СЭД (в натуральных единицах) составляет ? 80 документов.
Таким образом, получаем экономию затрат на оплату труда менеджера: С =58 527· (25 - 20)· 80 / 1992=11752,41 рублей, что составляет 20% от годового фонда заработной платы менеджера 11 разряда, занятого подготовкой и переработкой документов в автоматизированной системе документооборота.
Экономия затрат на оплату машинного времени
При замене базового программного продукта (ПП) на новое, как правило, уменьшается время использования вычислительных средств. Расчет экономии затрат на оплату машинного времени производится по формуле
Смш = Цмш (Т1шо - Т2шо) А2о б
где Cмi - годовая экономия затрат на оплату времени работы i-го ресурса вычислительного комплекса или коммуникационных средств, связанных с выполнением функций исследуемых ПП, руб.; Цмi - стоимость одного часа работы i-го ресурса вычислительного комплекса или коммуникационных средств применительно к конкретному контуру и режиму работы, руб./ч.; Т1ij, Т2ij - время выполнения j-х операций на i-м ресурсе вычислительного комплекса или коммуникационных средств в базовом и новом вариантах использования ПП, ч; А2j - количество j-х операций, выполняемых по новому варианту ПП в течение года.
Рассчитаем годовую экономию затрат на оплату времени работы автоматизированного рабочего места (АРМ) менеджера в автоматизированной системе документооборота. Стоимость одного часа работы АРМ менеджера 7 рублей; время выполнения операций, связанных с договорами на АРМ менеджера при старом методе работы и в автоматизированной системе документооборота составляют соответственно 5 часов и 3 часа; 1002 - количество операций, связанных с договорами, выполняемых в автоматизированной системе документооборота в течение года.
Таким образом, годовая экономия затрат на оплату времени работы автоматизированного рабочего места (АРМ) менеджера в сети системы документооборота составит:
Cм =7· (5 - 3)·1002 =14028 рублей.
Заключение
Целью данной дипломной работы являлся сравнительный анализ систем электронного документооборота для создания технического задания на внедрение СЭД в ГАОУ Колледж предпринимательства №11 Отделение Управления и информационных технологий. Проведенные нами исследования и работы позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:
Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.
Исследование проблем в области бумажного делопроизводства и проведенный сравнительный анализ его с электронным делопроизводством позволил нам выявить наиболее следующие существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:
· неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
· попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;
· накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
· большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки и информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;
· избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
· противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;
· бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
· невозможность установления истории работы с документами;
· непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
· избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.
При анализе различных систем электронного документооборота были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота. Данные варианты потребностей мы предлагаем рассматривать как наиболее весомые в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота.
Список литературы
1. Кузнецов И.Н., Делопроизводство, М.: Дашков и К, 2006 год, 520 стр.
2. Байкова И.Ю., Документооборот и делопроизводство. Как организовать работу с документами, Эксмо, 2009 год, 288 стр.
3. Г.Ю. Касьянова., Документооборот. Основные средства, АБАК, 2010 год, 256 стр.
4. Ильина Т.Н., Логинова А.Ю., Романов Д.А. Правда об электронном документообороте, Москва, ДМК, 2008 год, 224 стр.
5. Кузнецов С.Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело - 2006. №3
6. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы - 2003. №1
7. Электронный ресурс: Страстенко В.В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. - Режим доступа: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html
8. Электронный ресурс: Обзор систем электронного документооборота. - Режим доступа: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml
9. Электронный ресурс: Электронный документооборот - Системы документационного обеспечения управления. - Режим доступа: http://www.IT.ru/
10. Электронный ресурс: Автоматизированные системы управления предприятием. - Режим доступа: http://www.cmdsoft.ru/
11. Электронный ресурс: Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом N-System. - Режим доступа: http://www.cland.ru/
12. Электронный ресурс: Электронные офисные системы - Системы документационного обеспечения. - Режим доступа: http://www.eos.ru/
13. Электронный ресурс: Айтеко технология без пробелов - Документаооборот в организации.-Режим доступа: http://www.i-teco.ru/dokumentooborot-v-organizacii.html
14. Электронный ресурс: Общее описание - 1С: Документооборот 8 -1C: Предприятие 8..-Режим доступа: http://v8.1 c.ru/doc8/
15. СанПиН 2.2.2.542-96. Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы
16. ГОСТ 12.2.049-80. Общие требования к рабочему месту, органам управления и средствам отображения информации.
17. Электронный ресурс: Общее описание - DocsVision о системе. - Режим доступа: http://www.docsvision.com/o-sisteme/novoe/
18. Электронный ресурс: Общее описание - Система электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM - Режим доступа: http://www.directum.ru/system
документооборот электронный технология архитектура
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Анализ электронных систем документирования управленческой деятельности в организации. Основные цели, задачи и функции электронного документооборота, его нормативно-правовое обеспечение. Характеристика программ СЭД на российском рынке. Критерии их выбора.
курсовая работа [54,0 K], добавлен 29.12.2012Организационная структура ЗАО "Атомэнерго". Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Архитектура системы AtomDoc и структура электронного документа.
дипломная работа [2,5 M], добавлен 29.01.2013Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.
курсовая работа [758,9 K], добавлен 15.01.2013Изучение видов и функций документооборота. Организационно-экономическая характеристика организации ООО "Райживсоюз". Анализ действующей системы документооборота. Процесс внедрения электронного документооборота в структуру управления данной организацией.
курсовая работа [52,0 K], добавлен 23.11.2014Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Преимущества систем электронного документооборота. Назначение, виды и основные функции программных средств электронного документооборота. Специфика и философия стандартов ITIL и COBIT.
курсовая работа [623,0 K], добавлен 05.02.2016Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт".
курсовая работа [58,6 K], добавлен 04.03.2015Теория управления документооборотом в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота, характеристика стандартов ИСО. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности.
дипломная работа [492,0 K], добавлен 05.09.2016Понятия электронного документа. Системы электронного документооборота. Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Технологии регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов.
курсовая работа [279,8 K], добавлен 16.02.2015Современная система организации делопроизводства. Деятельность территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге, проблемы и пути совершенствования организации документооборота. Разработка автоматизированных систем электронного делопроизводства.
дипломная работа [1,2 M], добавлен 29.11.2012Значение документационного обеспечения в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности медицинского учреждения.
дипломная работа [1,9 M], добавлен 19.12.2013
