Организация праздника - юбилея Свердловского отделения железной дороги

Описание содержания проекта

· Получение денежного вознаграждения за успешно выполненную работу Получение опыта организации и проведения подобных мероприятий

· Расширение клиентской базы Получение новых заказов

Критерии достижения целей проекта

Критерием достижения цели, связанной с финансовой стороной реализации проекта является заранее оговоренная, выплаченная в срок сумма денег, в качестве заработной платы за проведение праздника. Получение опыта оценивается факторами, указывающими на оптимизацию процесса организации работы при проведении последующих подобных мероприятий, такими как: более короткие сроки реализации, максимально слаженная работа команды проекта, устранение возможных ошибок. Расширение клиентской базы оценивается непосредственно количеством новых заказчиков, а критерием получения новых заказов является соответственно - количество новых заказов.

Задачи и результаты проекта

· Написание сценария и регламента организации праздника (Результат: готовый сценарий и регламент проведения мероприятия)

· Согласование предполагаемого праздника с заказчиком (Результат: утверждение разработанного проекта)

· Разработка, печать и рассылка приглашений (Результат: готовые приглашения; разосланные приглашение; оповещение гостей о времени и месте проведения праздника)

· Привлечение движения студенческих отрядов проводников (Результат: СОП организует мини-парад в честь ОАО «РЖД»)

· Выбор направления стиля и дизайна помещений, а также их непосредственное украшение (Результат: продуманная стилистика украшения помещений, готовые украшенные помещения)

· Выбор кухни, заказ еды (Результат: готовый фуршет)

· Подбор и найм персонала (Результат: нанятый обслуживающий персонал: официанты, музыканты, разнорабочие, тамада и т.д.)

· Приглашение специальных гостей (Результат: присутствие на празднике специально приглашенных гостей: певцы, танцовщицы, клоуны и т.д.)

· Контроль над выполнением каждого элемента процесса организации праздника (Результат: все задачи по организации процесса проведения праздника выполнены в срок, все имеется в наличии)

· Непосредственное проведение праздника (тамада, ведущий, конферанс и т.д.), (Результат: довольные гости, заказчик)

· Контроль над проведением праздника (Результат: отсутствие нерешенных проблем, заминок в программе, нехватки чего-либо и т.д.)

· Получение положительного отклика от заказчика мероприятия, рекомендации, советы (Результат: рекомендация заказчика вашей команды своим знакомым, расширение клиентской базы, получение новых заказов, устранение возможных ошибок и недочетов)

Границы проекта

В целом работами, которые будут включены в проект, являются: разработка сценария и регламента мероприятия, согласование концепции проведения праздника с заказчиком, найм обслуживающего персонала: официанты, музыканты, артисты и т.д., составление меню и заказ еды, изготовление, печать и рассылка приглашений, создание дизайна и общего стиля украшения помещений, контроль за всеми этапами осуществления проекта. Однако проекту сопутствуют некоторые работы, не включенные в общее содержание проекта, но относящиеся к его реализации. Это - закупка еды, инвентаря, сервировка столов, составление списка гостей, выбор приглашенных гостей.

Ограничения проекта

Факторы, ограничивающие исполнение проекта и возможности выбора при принятии решений для команды, это:

· Бюджетные (строго фиксированная сумма, выделенная на проведение праздника, в которую необходимо уложиться - 500тыс. руб.)

· Ресурсные (людские ресурсы ограничены)

· Ограничения, связанные с окружающей средой (для мероприятий, проводимых на свежем воздухе необходима сухая и теплая погода)

Допущения проекта

· У руководителя проекта имеются налаженные связи и четкие договоренности со всеми участниками проекта, включая заведомо вкусную, качественную, приготовленную в срок пищу, первоклассных музыкантов, вышколенных официантов и т.д.

· Все приглашенные гости, танцевальные или вокальные коллективы, а также привлеченное движение студенческих отрядов (СОП) будет присутствовать на празднике априори.

· В команде проекта работают только высококвалифицированные, креативные и опытные сотрудники

· Заказ на организацию юбилея ОАО «РЖД» уже получен

Идентифицированные риски проекта

Рисками, которые могут возникнуть при реализации подобного проекта, будем считать:

· Отказ заказчика от услуг нашей команды (когда работа будет уже полностью или частично сделана). Способ реагирования: заблаговременное подписание контракта, с указанным пунктом о выплате компенсации в подобном случае.

· Урезание бюджета проведения праздника. Способ реагирования: составление другого регламента проведения мероприятия, частичная замена приглашенных звезд, уменьшение количества культурно-развлекательной программы.

· Несоответствие проведенного праздника ожиданиям заказчика. Способ реагирования: максимально детальная проработка проекта на этапе его согласования с заказчиком; подробное обсуждение спорных моментов, если они есть; возможно привлечение заказчика на различных стадиях осуществления проекта, с целью его полной информированности о предстоящем празднике.

· Нехватка времени для осуществления задуманного регламента проекта. Способ реагирования: уделить особое внимание к разработке календарного плана проекта, попытаться ставить реальные цели и трезво оценивать собственные возможности.

· Несоответствующие погодные условия (относится к мероприятиям, проходящим на свежем воздухе). Способ реагирования: составление «плана б» на случай не подходящей погоды, то есть возможность заменить мероприятия, проводимые на улице чем-то другим, не нарушая общей структуры организованного праздника.

3. План управления проектом