Анализ деятельности подразделений ООО "Ареал"

Размещено на http://www.allbest.ru/

12

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Основные функции организации и виды ее деятельности

Общество с ограниченной ответственностью «Ареал» в дальнейшем ООО «Ареал» было создано в 2000 году. Основной целью Компании является максимальное обеспечение розничных, оптовых, а также строительных объектов сухими строительными смесями «Ceresit».

ООО «Ареал» является прямым дистрибьютором компании «Henkel Bautehnik» Основными видами деятельности ООО «Ареал» являются: оптовые продажи строительно-отделочных материалов: клея для кафеля, грунтовки, половые ровнители, затирки для межплиточных швов следующих брендов Ceresit», «Thomsit», «Экон», а также смеси марки «Реал».

Располагая довольно большим опытом ООО «Ареал» своевременно обеспечивает своих клиентов выше названными брендами качественным товаром в кротчайшие сроки.

Конкуренцию компании «Ареал» создают так же прямые дистрибьюторы - это компания «Строй двор», «Сатурн», «Практика» «М-Квадрат», «Нова фасад» Но, находясь ближе к основным клиентам - как большим магазинам таким как ТК КОР, «Дом» так же небольшим магазинам, строительным рынкам и компаниями занимающихся строительством - «Ареал» имеет весомое конкурентное преимущество в ценовой политике, в предоставлении торгового оборудования, предоставлении промоутеров, наличию ассортимента на складе и в наличии системы бесплатной доставки.

Ситуацию на рынке строительства в Екатеринбурге в 2008 году, можно было охарактеризовать как динамично развивающуюся. Рядом с уникальными постройками многовековой давности в Екатеринбурге активно развивалась и инфраструктура, возводились и новое, широкодоступное жилье и современные культурно - досуговые комплексы. В 2008 г. объем инвестиций на строительство и реконструкцию новых предприятий потребительского рынка составил около 100 млн. руб. Открылись 53 предприятия торговли, общая торговая площадь которых составила 36000 кв. м. Количество совершаемых сделок постоянно увеличивалось, чему также способствовала острая необходимость в новых торговых площадях. Год 2008-й отмечен в целом позитивной динамикой финансовых результатов деятельности Компании.

В то время, как 2009 год принес абсолютно диаметральные результаты. В связи с кризисом, основные финансовые потоки в строительстве сократились в несколько раз, соответственно и в компании был упадок, на стройках всё чаще начали использовать более дешёвый материал, в связи с чем резко снизился оборот со строительными компаниями. Ситуацию на рынке не спасло даже то, что в 2009 году в городе прошел саммит ШОС, правительство РФ выделило средства на строительство 47 объектов, в итоге ни один из них не был введен в эксплуатацию, что еще сильнее осложнило ситуацию на рынке стройиндустрии. Немного меньше кризис отразился на оптово-розничных рынках и магазинах, за счёт чего компания поддерживала рабочий тонус. Осуществляя свою миссию, компания добивается достижения определенных целей - выживания, роста, доходности.

С точки зрения права, компания - самостоятельный субъект (ведущий ту или иную деятельность с целью реализации ее результатов на рынке), созданный в порядке, установленном Гражданским кодексом РФ, для общественных потребностей и получения прибыли.

Несмотря на сложную ситуацию на рынке строительства и оптово-розничные продажи, а так же глобальный финансовый кризис, компания планирует не останавливаться в своем развитии и поступательно расширять свою деятельность, о чем свидетельствует ее финансово - экономические показатели и подключение новых поставщиков.

2. Характеристика подразделения

В компании ООО «Ареал» организован отдел продаж. В штат этого отдела входят ст. менеджер как управляющий отделом, операторы-продавцы, менеджеры по продажам. Весь штатный состав отдела подотчетен управляющему отделом. Управляющий отделом продаж выполняет следующие обязанности:

- руководство, контроль и координация работ по продаже товаров;

- разработка должностных инструкций для каждого работника;

- составление плана продаж и проведение мероприятий по расширению рынков сбыта и увеличение объемов реализации;

- организация обучения торгового персонала. Оптовая продажа осуществляется следующими методами: на основе личной отборки; по телефонным и письменным заказам; посредством посылочных операций; через разъездных менеджеров.

При продаже на основе личной отборки покупатель осуществляет отбор товаров со склада. Клиент предварительно знакомится с ассортиментом и образцами товаров, имеющимися на складе, в ассортиментных кабинетах и демонстрационных залах. Формирование заказов в присутствии покупателей позволяет ускорить их выполнение и решить вопросы, связанные с ассортиментом и качеством товаров, условиями их поставки, гарантией надежности.

Для оптовой продажи по телефонным и письменным заказам создан отдел по приему заказов. Предварительные заказы по телефону, аппаратам факсимильной связи (факсам), посредством модема способствуют экономии времени клиентов и более качественному их выполнению.

В ООО «Ареал», как и в других оптовых компаниях распространен метод продажи товаров через разъездных менеджеров, которые регулярно посещают покупателей в целях ознакомления их с ассортиментом и формирования заказов на поставку товаров. Деятельность данных менеджеров позволяет формировать покупательский спрос, способствует изменению структуры потребления, расширению рынков сбыта, росту рентабельности предприятия.

Организация оптовой продажи через разъездных менеджеров предусматривает следующие мероприятия: выполнение намеченного плана продаж; закрепление за каждым менеджером определенной территории обслуживания; контроль менеджером за качественным и своевременным выполнением заказов своих клиентов; проведение рекламных мероприятий и обеспечение рекламным материалом; обучение персонала в магазине; контроль промоутеров в крупных магазинах; предоставление торгового оборудования; разработка, согласование и запуск различных акций и т.д.

Указанные мероприятия разрабатываются на основе прогноза объема продаж товаров. Прогнозирование продаж имеет особое значение при установлении новых территорий обслуживания.

Для ускорения оформления заказов применяется унифицированная форма заказа или типовых договоров на поставку товаров с указанием всех постоянных реквизитов, а также используется система передачи данных по каналам связи в главную компьютерную систему предприятия, где осуществляется подготовка необходимых документов для проведения торговой операции. Использование автоматизированных карточек, содержащих информацию о покупателе, позволяет сократить время оформления заказов. На обслуживание одного клиента в отделе продаж затрачивается не более 8-10 минут. Таким образом, работники могут обслужить около 50 покупателей в день.

3. Функции управленческих работников подразделения

подразделение управленческий работник документооборот

Организации создаются людьми и их взаимоотношениями друг с другом. Организация существует, когда люди взаимодействуют для того, чтобы выполнить некоторые действия, необходимые для того, чтобы достичь цели. Современные тенденции в менеджменте подчеркивают важность человеческих ресурсов, и большинство новых подходов основано на предоставлении работникам более широких возможностей, чтобы побудить их учиться и вкладывать свои силы в общее дело, поскольку все они трудятся вместе для достижения общей цели.

Полномочия и функции работников можно охарактеризовать следующим образом:

- Генеральный директор - основное лицо компании осуществляет общее руководство компанией, задает общую цель и стратегию развития. Так же является единоличным собственником компании и ее учредителем.

- Коммерческий директор - заместитель генерального директора, координирует работу отдела строителей. От лица компании участвует в переговорах, выступает в качестве представителя компании.

- Финансовый директор - руководит финансовыми потоками компании, координирует работу бухгалтерии.

- Главный бухгалтер - руководит бухгалтерией, в обязанности входит составлять и проверять отчетность, начисление заработной платы, представление интересов компании в налоговой инспекции.

- Отдел операторов - набор и учёт счёт фактур, контроль отгрузок

- Касса - сбор и учёт денежных средств.

- Служба доставки осуществляет доставку товара на адрес клиента.

- Складская служба - осуществляет погрузо-разгрузочные работы, сбор заявок и ревизии.

- Отдел закупа - работа с поставщиками, закуп отслеживание остатков товара на складе.

- Отдел продаж - сбыт продукции, сбор заявок, отслеживание дебиторки, поиск новых клиентов, заключение договоров, планирование, разработка и запуск различных акций, нацеленных на конечного потребителя, планирование бюджета, мониторинг цен, контроль работы промоутеров в торговых центрах и начисления им заработной платы.

- В службе главного бухгалтера:

* Бухгалтера - по налогам, по зарплате, по расчетам с поставщиками и подрядными организациями.

- Юридическая служба - проверка текущей деятельности компании, деловая переписка, представление интересов компании в случаях необходимости правовой поддержки при рассмотрении споров с партнерами или государственными структурами.

4. Схема организационной структуры организации

Реализация власти в компании сверху вниз - по нисходящей. Это и есть традиционная иерархия, когда наверху пирамиды - обладатель власти, а внизу - исполнители его воли.

Существование большого разнообразия типов построения организации, безусловно, ведет к установлению разных видов взаимоотношений между членами организации, занимающими различные посты и должности. Виды отношений внутри организации аналогичны типу построения структуры ее управления.

Линейные отношения - это отношения между руководителем и его подчиненными. Например, главный бухгалтер - бухгалтер.

Функциональные отношения - это отношения специалиста, который уполномочен выполнять ту или иную функцию в рамках всей организации, с другими членами организации. Обычно такая производственная миссия имеет рекомендательный характер. Например, начальник отдела кадров поддерживает функциональные отношения с ст. менеджером в вопросах приема на работу, обучения и социального обеспечения работников. Так что можно смело утверждать наша компания относится скорее к линейно - функциональной схеме по взаимодействию между подразделениями.

5. Документооборот

Входящие документы:

Документы, поступившие, в компанию начинают свой путь к исполнению с экспедиции общего отдела или отдела правового сопровождения. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. Обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2. Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя и в структурные подразделения организации. Руководству передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения), а так же документы надзорных органов. Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям.

Исходящие документы

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации

В соответствии с ГОСТ Р. 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования документа».

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций,

которым должен быть разослан подписанный документ.

Руководитель в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На предприятии имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах предприятия.

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа. Место проставления штампа определено ГОСТ Р. 6.30 - 2003

В структурных подразделениях применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации. Форма карточки - регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству.

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов обеспечивает их своевременное и качественное исполнение.

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу правового обеспечения предприятия.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя предприятия.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Размещено на Allbest.ru