Организация управления на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

документация рынок организационный

Основная цель прохождения учебной практики: реализация полученных теоретических знаний и навыков, получение представления о практической деятельности организации.

В процессе прохождения практики формируются навыки и умения, приобретаются необходимые знания. Поэтому важно использовать ее, как первый практический шаг к поиску своего места в профессии и трудоустройства.

Цель учебной практики - приобретение первичных профессиональных навыков и умений. Реализация этой цели предусматривает:

- изучение структуры, порядка управления и деятельности организации;

- развитие коммуникативных навыков, связь с абитуриентами;

- выработка навыков в составлении договоров, протоколов разногласий, претензий и других документов;

- подготовка и ведение необходимых документов.

Место учебной практики:

НОУ ВПО «Международный институт рынка»

Г. Самара, ул. Г.С. Аксакова, 21

Дата прохождения: «с 21 июля 2014 г. - до 25 июля 2014 г.»

Время: 10.00-14.00

Суббота и воскресенье - выходные дни.

Вопросы, изучаемые в процессе практики: изучение процесса документооборота «Международного Института Рынка», общение с абитуриентами.

Теоретическая часть

1.1 Общая характеристика организации

Международный институт рынка (МИР) - высшее учебное заведение, инициаторами создания и учредителями которого в 1994 году выступили Правительство Самарской области и ОАО «АВТОВАЗ». Дата создания Международного института рынка - 4 июля 1994 года.
МИР имеет государственную аккредитацию и реализует программы высшего, среднего и дополнительного профессионального образования. В структуре института работает филиал в г. Тольятти.

Международный институт рынка входит в Ассоциацию вузов Самарской области, а ректор института Чумак В.Г. является членом Президиума и заместителем председателя Совета ректоров вузов Самарской области, заместителем председателя Общественной палаты Самарской области - председателем комиссии по образованию и науке, членом коллегии Министерства образования и науки Самарской области, председателем Регионального совета по реализации приоритетного национального проекта «Образование».

МИР как один из ведущих вузов Самарского региона входит в состав Самарского научно-образовательного комплекса, созданного на ассоциативной основе, в который также входят Самарский государственный медицинский университет, Самарский государственный аэрокосмический университет (национальный исследовательский университет), Самарский государственный университет, Самарский государственный экономический университет. Это позволяет эффективно использовать потенциал вузов, входящих в ассоциацию, в сфере методического и информационного сопровождения учебного процесса, научных исследований, а также подготовки кадров высшей квалификации.

Институт поддерживает долгосрочные договорные и партнерские отношения с рядом ведущих зарубежных университетов и бизнес-школ. В их числе университет Бредли (г. Пеория, США), университет Центральной Флориды (г. Орландо, США), Питтсбургский университет (г. Питсбург, США), Немецкая Академия менеджмента Нижней Саксонии (г. Целле, Германия), Даремский университет (г. Дарем, Великобритания), Западно-Казахстанская академия языков и менеджмента (Казахстан), Университетский колледж Escola Universitaria Salesiana de Sarria (г. Барселона, Испания).

Тесное партнерство института, как некоммерческой организации, с Правительством Самарской области, как учредителем вуза, промышленными предприятиями, учреждениями и организациями позволяет решать не только задачи формирования и управления кадровым потенциалом в регионе, повышения его конкурентоспособности, но и эффективно реализовывать важнейшие современные целевые социально-ориентированные проекты в сфере образования, науки, культуры и молодежной политики на территории Самарской области.

1.2 Анализ внутренней и внешней среды

При планировании качества в институте необходимо провести SWOT-анализ, который позволит получить оценку сил и ситуацию на рынке услуг в рамках бюджетной и внебюджетной деятельности.

При проведении SWOT-анализа оцениваются факторы внутренней и внешней среды. К внутренней среде относятся сильные и слабые (Strengths and Weakness) стороны вуза. К внешним факторам относятся возможности (Opportunities) внешней среды, позволяющие создать преимущества института на рынке образовательных услуг по сравнению с другими высшими учебными заведениями, и опасности (Тhreats), т.е. характеристики внешней среды, которые могут потенциально ухудшить положение на рынке.

Таблица 1. SWOT-анализ «Международного Института Рынка»

2. Индивидуальное задание для студентов профиля «Производственный менеджмент»

Задачи:

1. Ознакомиться с понятием документооборота;

2. Обработка и движение документов;

3. Определить состав информации закрепленных в документах;

4. Провести анализ документопотоков.

2.1 Особенности документооборота

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов;

· контроль исполнения;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

· отправка или направление в дело.

Для совершенствования работы управленческого аппарата важен анализ документооборота. В качестве объекта исследования документооборота можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Основополагающий объект исследования и совершенствования - документопоток.

Документопоток - это совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

· поток входящей документации (документы, поступающие в организацию)

· потоки внутренней документации (документы, созданные в организации, не выходящие за приделы этой организации)

· поток исходящей документации (документы, предназначенные для отправки в другие организации).

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

· содержанием или функциональной принадлежностью;

· структурой;

· режимом или цикличностью;

· направлением;

· плотностью.

Содержание документопотока характеризуется:

1) составом документов, входящих в него;

2) составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации.

Цикличность документопотока-изменение во времени его информационной нагрузки. Эти изменения чаще всего связаны с цикличностью планирования, подведения итогов работы.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Плотность документопотока-количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

· расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;

· расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

· определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

Объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата.

Основными целями исследования документопотоков организации являются:

· повышение эффективности управленческой деятельности;

· ускорение движения документов в организации;

· уменьшение трудоемкости обработки документов.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

Заключение

Во время прохождения учебной практики в НОУ ВПО «Международный институт рынка» я научилась применять полученные в процессе обучения знания, умения и навыки. Получила практический опыт работы с документооборотом организации.

В ходе прохождения своей практики осуществляла прием и первичную обработку поступающих в организацию документов, предварительное рассмотрение и распределение документов, исполнение документов, их составление, согласование, оформление.

Практическая деятельность помогла мне ознакомиться с некоторыми видами документов, научиться их составлять и анализировать.

Практические проблемы, в которых мне необходимо было применять полученные теоретические знания, позволили мне лучше усвоить теоретический материал, изучить реальный механизм действий, поскольку анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

Размещено на Allbest.ru