· эволюционную, предполагающую постепенные количественные и качественные изменения;

· революционную, характеризующуюся скачкообразным неосознанным переходом от одного состояния материи к другому, либо скачкообразным изменением сознания без соответствующего изменения базиса.

В зависимости от конечного результата (желаемого или нет) развитие может быть прогрессивным и регрессивным. Прогрессивное развитие предполагает переход от низшего к высшему, от менее совершенного к более совершенному, регрессивное развитие означает деградацию, снижение уровня знаний и отношений, переход к устаревшим или возврат к прежним формам и структурам. Прогресс и регресс тесно связаны между собой.

Развитие любых систем (включая организации) происходит циклически. У каждой системы есть свой цикл формирования и развития, охватывающий период времени от зарождения системы до ее разрушения. Длительное существование систем (их устойчивость) обусловливается тем, что каждая из них обладает свойством самовоспроизведения Поздняков А.В. Дихотомические свойства целостных систем.// http://www.tuad.nsk.ru/~history/Author/Russ/P/Pozdnjak/Strategy/part05.html. Если вновь образовавшаяся система ничем не отличается от предыдущей, цикл развития называется симметричным или конформным, а развитие -- экстенсивным. Если в системе (их совокупности) у элементов появляются новые свойства, цикл называется асимметричным и приобретает дисбаланс свойств: в наличии имеются элементы со «старыми» свойствами и элементы с новыми. Однако система становится более совершенной, а ее развитие интенсивным.

Цикл в наиболее общем виде имеет вид синусоиды и состоит из двух ветвей: левая отражает рост системы, правая показывает деградацию системы, происходящую с обратным насыщением (рис. 6).

Особенностью развивающихся систем является их способность к самоорганизации, то есть согласованном функционировании системы за счет существующих связей с внешней средой. Самоорганизующиеся системы обладают механизмом непрерывной приспособляемости (адаптации) к меняющимся внутренним и внешним условиям, непрерывного совершенствования поведения с учетом прошлого опыта Айламазян А.К., Стась Е.В. Информатика и теория развития. -- М.: Наука. 1989, с. 66.

Адаптация системы к изменившимся условиям происходит за счет появления элементов, обладающих необходимыми для дальнейшего функционирования системы свойствами. Причем данный процесс происходит не только за счет появления новых элементов, но и за счет появления у «старых» элементов новых характеристик. Следует отметить, что накопление большого числа элементов с новыми характеристиками позволяет не только адаптироваться к новым условиям, но и стабилизировать уже новую систему (для нее начнет действовать закон самосохранения).

Развитие организации рассматривается как поэтапный процесс, проходящий ряд последовательных фаз (стадий). Относительно количества фаз (стадий) в литературе существуют разные мнения. А. А. Беляев и Э. М. Коротков выделяют следующие этапы жизненного цикла организации: внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад, крах Беляев А.А., Коротков Э.М. Системология организации. -- М.: ИНФРА-М, 2000, с. 76. У Карлофа можно увидеть похожие стадии: внедрение, рост на первом этапе, рост на последующих этапах, зрелость, спад Карлоф Б. Деловая стратегия. -- М.: Экономика, 1991, с. 126. Э.А. Смирнов обосновывает развитие с позиций жизненного цикла любой системы, состоящем из восьми этапов: порог нечувствительности (1), внедрение (2), рост (3), зрелость (4), насыщение (5), спад (6), крах (7), ликвидация или утилизация (8). Данные этапы мы показали на рис. 7.

Закон развития можно сформулировать следующим образом: любая материальная система стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

Закон развития опирается на принципы инерции, эластичности, непрерывности и стабилизации.

Принцип инерции (запаздывания) заключается в том, что изменение потенциала системы начинается через некоторое время после начала воздействия изменений во внешней или внутренней среде и продолжается некоторое время, после их окончания. Организация может продолжать использовать устаревшие знания, навыки, оборудование, организационные структуры. Принцип инерции действует и на уровне отдельной личности.

Принцип эластичности состоит в том, что скорость изменения потенциала системы зависит от самого потенциала Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. пособие для вузов. -- М.: ЮНИТИ, 2000, с. 177. В реальности эластичность системы надо оценивать в сравнении с другими системами, так как различные организации неодинаково реагируют на одни и те же события в силу специфики культуры, технического обеспечения, профессионализма работников.

Принцип непрерывности означает непрерывное прохождение процесса изменения потенциала системы, хотя с разной скоростью и знаком.

Принцип стабилизации предполагает стремление системы к стабилизации диапазона изменения потенциала системы и основан на очевидной потребности человека и общества к стабильности.

Закон развития относится к объективным законам организации, и в практике его реализации также есть три варианта.

Первый вариант означает действие закона при полном незнании о нем со стороны руководителя и подчиненных. Тем не менее руководители и работники любой организации постоянно стремятся повысить собственную безопасность, наращивая ресурсы. Таким образом происходит бессистемное наращивание потенциала. Чрезмерное накопление потенциала снижает маневренность организации и может не позволить ей выйти на этап роста. Израсходовав все ресурсы, компания может прервать свой жизненный цикл.

Второй вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные нет. Руководитель будет действовать на основе бизнес-плана, в котором ресурсное обеспечение спланировано по этапам жизненного цикла продукции. Запасов практически не будет. Персонал будет на это реагировать отрицательно и предпринимать меры по созданию запасов. Руководитель должен убедить подчиненных в отсутствии необходимости накопления ресурсов, что представляется достаточно сложной задачей. Очевидно, большую роль сыграет авторитет руководителя, стиль управления и степень заинтересованности работников.

В третьем варианте руководитель и подчиненные знают о законе развития и стараются им управлять. Действие закона будет проявляться в снижении себестоимости производства и увеличении оборачиваемости оборотных средств. Весь персонал в пределах своих полномочий и ответственности вносит вклад в позитивное действие закона. В этом случае можно успешно реализовать концепцию поставок, принятую в Японии -- «точно вовремя» (just-in-time). Такая организация поставок позволяет снизить площади складских помещений, сократить обслуживающий персонал.

Даже успешное развитие организации может быть сопряжено с негативными последствиями:

· может чрезмерно вырасти аппарат управления;

· руководство организацией будет стремиться к созданию системы специальных форм и процедур даже для принятия рутинных решений;

· проведение большого числа совещаний;

· переадресование ответственности и решений из одного отдела в другой.

Данные последствия называются синдромом большого бизнеса. Чтобы его убрать, следует вернуться к более простым структурам, то есть заняться регрессивным развитием.

Тема 9. Менее важные законы организации

9.1. Закон информированности-упорядоченности

В любой организации существует информационная среда управления, которая включает:

· собственно информацию;

· средства технического обеспечения -- компьютеры, телефоны, факсы и др.;

· применяемую технологию;

· организацию документооборота;

· персонал, занятый управлением информационной средой.

Главным элементом информационной среды управления является информация, а основной целью -- обеспечение работников организации необходимой информацией в нужное время. При этом необходимо отделить ценную информацию от пустой, чтобы проанализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение.

Грамотное управление информационной средой включает управление слухами, иначе повышается риск появления дезинформации, угрожающей целостности организации как системы. Организация должна стремиться к воспитанию у работников лояльности, а также, по возможности, информировать работников об интересующих их вопросах в средствах внутреннего вещания, информационных бюллетенях и т.д. Можно последовать примеру японских компаний, в которых существует должность информатора по бытовым и общефирменным вопросам. Любой работник может получить у информатора ответы на интересующие вопросы, например, почему его коллега не вышел на работу, сколько детей в семье руководителя компании и т.п.

Существуют выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. пособие для вузов. -- М.: ЮНИТИ, 2000, с. 191.

Объем информации рассматривается с двух сторон: как объем символьной и воспринимаемой информации. Объем символьной информации -- это количество букв, знаков или символов; он обычно выражается в символах или байтах. Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от таких факторов как символьный объем, форма представления (текст, графика, формулы, звук), временной интервал на обработку и сложность информации, текущее состояние объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта).

Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

· информационная избыточность -- повышает качество решения, но увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Может применяться для принятия важных решений;

· субминимальный уровень является индивидуальным для конкретного человека и отражает тот объем информации, при котором данный человек еще может принять обоснованное решение;

· недостаток информации (информационный голод) препятствует принятию правильного решения и увеличивает вероятность провала для организации.

Достоверность информации -- это отношение реальных сведений к общему объему информации в процентах. Достоверность также имеет три уровня: абсолютный (100%); доверительный (более 80%); негативный (менее 80%).

Достоверность зависит от следующих факторов:

· организация документооборота. Чем меньше людей в нем участвуют, тем выше будет достоверность информации;

· время прохождения информации. Достоверная, но поздно поступившая информация может стать ложной (курсы акций на бирже).

Достоверность можно повысить путем обработки большего объема информации с применением эффективных методик или алгоритмов (обрабатывая информацию с доверительным и даже с негативным уровнем достоверности).

Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость, и выражается в снижении затрат на принятие правильного решения. Ценность информации может быть рассмотрена на четырех уровнях:

· нулевой -- информация, которая повторяет уже известные характеристики объекта управления или представляет ненужные для принятия решения характеристики;

· средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%) -- ее создают специалисты, работающие добросовестно, но без особого интереса;

· высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) -- имитационные модели, дающие руководителю возможность оценить последствия при различных вариантах решения;

· сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз) -- связана с маркетинговыми исследованиями и инновациями; может иметь криминальный источник.

Насыщенность информации -- соотношение полезной и пустой (фоновой) информации. Фоновая информация позволяет лучше воспринимать полезную (профессиональную) информацию, так как улучшает настроение, поднимает эмоциональный уровень, заранее настраивает на нужный лад. Без фоновой полезная информация звучит или выглядит «сухо» и воспринимается с трудом, но не стоит использовать слишком большой объем фоновой информации иначе полезная информация будет частично или полностью пропущена. В связи с общим увеличением объемов поступающей отовсюду информации организации стремятся к повышению насыщенности информации.

Насыщенность имеет следующие уровни: высокий (80-100%); нормативный (50--80%); низкий (менее 50%).

Открытость информации -- возможность предоставления ее различным контингентам людей. В зависимости от открытости выделяются три вида информации:

· секретная информация (государственная тайна) связана с интересами всего общества и государства, поэтому имеет наибольшие ограничения на использование (информация об организации обороны страны). Такая информация может быть особой важности, совершенно секретной, секретной и т.п.;

· конфиденциальная информация (для служебного пользования) может отражать интересы общества или группы людей. Ее использование также ограничено. Как правило, конфиденциальная информация является высокоценной (повышение эффективности в несколько раз) или содержит сведения о потенциале организации (методы изучения рынка, список деловых партнеров, метод ценообразования, способ производства);

· публичная (открытая) информация также отражает интересы общества и людей, но в отличие от остальных видов ее использование не ограничено.

Для того, чтобы принимаемое руководителем решение было в полной мере обоснованным, используемая для этого информация должна быть высокой или средней ценности, абсолютно достоверной, средней насыщенности и сочетающей элементы открытости и конфиденциальности.

Информационная среда организации подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Упорядоченность -- это гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.п., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) -- коэффициентов пропорциональности.

Закон информированности-упорядочности: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем больше будет вероятность ее стабильного функционирования (самосохранения).

Закон действует в трех вариантах.

Согласно первому варианту руководитель и подчиненные ничего не знают о законе информированности-упорядоченности. Персонал будет стремиться собрать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не думая о ее упорядоченности и объеме. Этот процесс достаточно дорогой, кроме того, организация может получить ложную информацию и принять ее как руководство к действию. Результатом станут убытки.

Второй вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные не знают. Наиболее неблагоприятный вариант для руководителя. Работники как и в первом варианте будут стремиться сообщить руководителю как можно больше сведений о конкурентах, рынках сбыта и др. Руководитель должен просмотреть всю информацию и выбрать все самое важное, при этом велика вероятность что-то пропустить. При наступлении неблагоприятных последствий подчиненные будут во всем винить руководителя.

Третий вариант: руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности. Как и во многих других случаях, результат действия закона при всеобщей информированности будет самым благоприятным. Все работники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При такой системе сбора данных и информации явно бесполезная информация и дезинформация скорее всего будет отсеяна и не пойдет на более высокие уровни организации.

Следствие закона: информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. пособие для вузов. -- М.: ЮНИТИ, 2000, с. 204.

Хорошо скоординированные каналы для продвижения информации в организации практически гарантируют поступление к работникам и работодателям необходимой им информации и снижение ее неопределенности. Таким образом, следование закону информированности-упорядоченности заставляет руководителей создавать источники информации, развивать их, обеспечивать коммуникации, повышать квалификацию работников, внедрять передовые информационные технологии.

Грамотное обращение с информацией позволяет организации расширить свои знания. Знания мы считаем высшим уровнем обработки данных: если информация -- это обработанные данные, то знания -- это обработанная информация.

Высокая степень происходящих во внешней среде требует ускорения обучения и усвоения знаний в большем объеме как для индивидов, так и для организаций. Знания нужны организациям для развития ключевых компетенций, которые характеризовались бы длительным существованием и, одновременно, гибкостью. С точки зрения ресурсного подхода конкурентные преимущества организации определяются не только положением на рынке, но и состоянием дел в самой компании, а, точнее, обеспеченностью некоторой комбинацией критически важных ресурсов. Ресурсы должны создавать ценность для покупателей, быть оригинальными по сравнению с конкурентами, трудно заменяемыми и трудно имитируемыми фон Крог Г., Венцин М. Роль менеджмента знаний в достижении устойчивых конкурентных преимуществ//Проблемы теории и практики управления. 1996. № 4, с. 79. Знания, по нашему мнению, следует считать одним из наиболее ценных ресурсов современной компании, а трудность его имитации при соответствующей защите способствует повышению конкурентных преимуществ.

Организация должна стремиться к получению знаний не только о своей внешней среде, но и внутренней. «Внутренние» знания позволяют лучше понять, какие виды деятельности могут стать ключевыми компетенциями, следовательно, в чем заключается конкурентное преимущество компании. Еще одно необходимое требование к процессу приобретения знаний организацией заключается в том, что их следует приобретать быстрее, чем конкуренты.

Получается, конкурентоспособная организация должна быть «обучающейся» (“learning” organization). Принимая во внимание взгляды ряда зарубежных исследователей, таких как Х. Виссема Виссема Х. Менеджмент в подразделениях фирмы (предпринимательство и координация в децентрализованной компании).: Пер. с англ. -- М.: Инфра-М, 1996, с. 45, А. Дж. ДиБелла и И.К. Невис (A.J. DiBella & E.C. Nevis DiBella A.J., Nevis E.C. How organizations learn. -- San Francisco: Jossey-Bass Publishers Inc., 1998, p. 163), Б. Думейн (B. Dumaine Dumaine B. Mr. learning organization//Fortune. 1992. October, p. 51) Хэнди и Ренеш (C. Handy & J. Renesch Handy C., Renesch J. Managing the dream. Learning organizations: developing cultures for tomorrow's workplace. -- Portland, OR: Productivity Press, 1995, p. 44), можно сказать, что обучающаяся организация -- это организация, которая создает условия для постоянного обучения и совершенствования мастерства всех своих работников, и в результате сама также находится в процессе постоянного самосовершенствования.

Наиболее известная концепция «обучающейся организации» П. Сенге основана на пяти основных дисциплинах или «умениях»: совершенствование личности, интеллектуальные модели, общее видение (миссия), групповое обучение и системное мышление.

В настоящее время на первое место, по нашему мнению, выходит более продвинутая концепция -- концепция «мыслящей» организации.

Дж. Г. Стоунхауз (G.H. Stonehouse) определяет мыслящую организацию (intelligent organization) как организацию, «которая обучается и управляет знаниями по-умному» Stonehouse G.H. Organizational Knowledge Management//Менеджмент в России и за рубежом. 1998. № 6, с. 22-23. Преимущество мыслящей организации перед обучающейся, на наш взгляд, заключается в процессе управления знаниями, их создании и преобразовании.

Мыслящая организация основана на способности мыслить и обучении. Способность мыслить включает в себя сбор данных и информации, способность рассуждать, быстроту понимания. С точки зрения организации, способность к мышлению зависит от способности получать информацию, манипулировать ей, анализировать и делать выводы, рассуждать и учиться, а также генерировать новые знания. Способность мыслить и знания организации постоянно развиваются, причем скорость развития зависит от способности организации учиться. Обучение является длительным и непрерывным, а также активным и сознательным процессом. Сознательность данного процесса позволяет увеличивать его скорость.

Организационное обучение и организационные знания основаны на индивидуальных знаниях, на что указывают японские исследователи А. Нонака и Г. Такеучи (I. Nonaka & H. Takeuchi) Nonaka I., Takeuchi H. The knowledge creating company: how Japanese companies create the dynamics of innovation. -- New York: Oxford University Press, 1995, p. 239, а также американские М. Кроссан, Г. Лейн и Р. Уайт (M. Crossan, H. Lane, R. White) Crossan M., Lane H., White R. The organizational learning: toward theory. -- London: Richard Irwey School of Business, University of Western Ontario, 1997, p. 6, которые анализировали взаимодействие индивидуального и коллективного обучения.

Индивидуальные знания могут быть явными и неявными (тайными). Организационные знания появляются в тот момент, когда индивидуальные знания формализованы и хранятся в надлежащем формате. Такие знания уже распространяются внутри организации и, с ограничениями, во внешней среде.

Организационные знания -- открытое для доступа всех сотрудников организации собрание принципов, фактов, навыков и правил, которые определяют принятие решений, поведение и процедуры в организации. Stonehouse G.H. Organizational Knowledge Management//Менеджмент в России и за рубежом. 1998. № 6, с. 23 При этом специфические знания, в отличие от знаний общего характера -- наиболее вероятный источник конкурентных преимуществ и основа для построения ключевых компетенций. Такая характеристика как совместное использование знаний в организации, на наш взгляд, имеет особое значение, так как в этом плане знания имеют существенное отличие от других активов компании: при их совместном использовании знания растут, причем, как правило, по экспоненте.

Менеджмент знаний включает в себя ряд связанных друг с другом процессов: генерирование знаний -- как часть процессов индивидуального и организационного обучения; формализация знаний -- развитие принципов, правил и процедур; хранение знаний, включая выбор подходящего технического средства хранения, которое позволяло бы совместное использование знаний; распространение знаний -- совместное использование знаний внутри организации, а также ограничение распространения знаний за пределы организации; координация и контроль знаний -- обеспечение согласованности и надлежащего использования знаний.

Эффективность менеджмента знаний и процессов обучения в конкретной организации зависят от ее организационной структуры, культуры и инфраструктуры (сети коммуникаций). Мы считаем, что менеджеры должны создать такое окружение, в котором знания бы создавались, хранились, распространялись, координировались, а также ценились в качестве источника ключевых компетенций. В мыслящей организации все перечисленные элементы поддерживают и поощряют развитие менеджмента знаний.

Время от времени знания устаревают и должны, по возможности плавно, заменяться новыми. Необходимость замены обусловлена изменением обстоятельств, например, потребностей покупателей, технологии. Устаревшие знания не должны определять принятие решений в новых условиях. В этой связи следует согласиться со швейцарским ученым К.Д. Экком в том, что все неудачи и осложнения оцениваются прежде всего как «помехи или результат ошибок, а не как повод или указание на необходимость индивидуального или коллективного обучения» Экк К.Д. Знание как новая парадигма управления//Проблемы теории и практики управления. 1998. № 2, с. 71. Итогом невнимания к обучению является предпочтение менеджментом и работниками рутинных процедур и снижение инновационного потенциала компании.

Наиболее передовые менеджеры осознают, что навыки, которыми работники обладают сегодня, быстро снижаются и устаревают. Поэтому следует искать способы восполнения знаний быстро, удобно и дешево. Электронные методы позволяют обучаться в удобное время и во многих случаях без отрыва от работы.

9.2. Закон единства анализа и синтеза

Анализ (декомпозиция) предполагает разделение некоторого целого на части, представление сложного объекта в виде набора более простых элементов. Синтез (агрегирование) -- понятие, противоположное анализу, подразумевающее соединение нескольких простых объектов в более сложный, единое целое.

Мышление человека устроено таки образом, что анализ и синтез в нем неразрывно связаны и взаимодействуют друг с другом, поэтому и говорят о единстве анализа и синтеза. Можно сказать, что анализ дает знание, а синтез -- понимание.

Анализ (декомпозиция) системы может быть трех видов:

· отдельные части не зависят друг от друга и сохраняют при разделении все свои свойства;

· отдельные части зависят друг от друга и при разделении теряют часть неосновных свойств;

· отдельные части зависят друг от друга и при разделении теряют все основные свойства.

Самое главное правило, которому необходимо следовать при анализе -- это сохранение важнейших свойств отдельных частей организации и получение выгоды для всей системы. При этом обязательно надо провести анализ причинно-следственных связей между отдельными частями и добиться эффективного взаимодействия между ними.

Синтез (объединение) производится на основе взаимной необходимости и взаимодействия. Получение при объединении элементов нового целого работоспособного образования, потенциал которого выше суммы потенциалов объединенных элементов, носит название эмерджентность Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. пособие для вузов. -- М.: ЮНИТИ, 2000, с. 217. Эмерджентность включает эффект синергии, но эмерджентность больше относится к явлениям, а синергия -- к процессам, происходящим в отдельных элементах организаций.

Процесс анализа и синтеза в природе идет постоянно и циклично.

Закон единства анализа и синтеза можно сформулировать следующим образом: любая материальная система (живой организм, социальная организация -- предприятие, учебное заведение и др.) стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций. Скорость и масштабы изменений зависят от параметров внешней и внутренней среды, а также целей организации.

Изменения могут привести как к положительным, так и к отрицательным последствиям, что зависит от множества факторов. Большую роль играет руководитель организации. Для обеспечения успешной деятельности, он должен стремиться к постоянному мониторингу внутренних и внешних сильных и слабых сторон организации (хорошо известный SWOT-анализ); тщательно планировать деятельности как всей организации, так и отдельных подразделений; стремиться к минимизации производства по ресурсам; применять современную информационную технологию.

Закон единства анализа и синтеза имеет существенные отличия от других законов:

· он не отражает специфики исторически определенных отношений, а описывает связи и отношения в социальной среде вообще;

· играет роль катализатора общественного прогресса;

· с развитием общества его значение возрастает.

Данный закон может быть реализован в тех же трех вариантах, что и законы, рассмотренные ранее.

В соответствии с первым вариантом ни руководитель, ни подчиненные ничего о нем не знают. В организации происходят формальные и неформальные изменения в структуре, выполняемых функциях, персонале. Такие изменения можно считать рутинными. Если такие изменения происходят вовремя, тогда они незаметны, но закон единства анализа и синтеза реализуется эффективно. При несоответствии скорости преобразований потребностям организации или ее внешней среды возникают проблемы с прибыльностью, конкурентоспособностью и другими характеристиками. Со временем проблемы будут выявлены, но время реакции будет уже упущено.

Во втором варианте руководитель знает о законе, а его подчиненные не знают. При несоответствии текущих организационных изменений требованиям внешней и внутренней среды, руководитель оценивает только неполноту такого соответствия. Подчиненные не стремятся ни к каким преобразованиям, и руководителю приходится убеждать людей в необходимости конкретных изменений. Если же выявлены большие несоответствия, персонал будет активно участвовать в преобразованиях, но реакция также будет запоздалой.

Третий вариант является наиболее благоприятным, так как руководитель и подчиненные знают о существовании закона единства анализа и синтеза. Свой вклад в действие закона вносят все работники в пределах своих полномочий и ответственности. На основе поступающей информации составляются планы реорганизации деятельности отдельных подразделений. Задача руководителя заключается в обеспечении источников информации, организации обучения своих сотрудников, внедрении наиболее совершенных технологий.

Э.А. Смирнов предлагает проводить анализ и синтез организаций с помощью метода постепенного приближения, включающего четыре уровня Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. пособие для вузов. -- М.: ЮНИТИ, 2000, с. 222-223.

1. Предварительный анализ с позиций стороннего наблюдателя.

2. Мозговая атака на совещании основных специалистов организации.

3. Создание группы развития предприятия и формирование стратегии развития организации.

4. Постоянная работа группы развития в рамках нового структурного подразделения организации.

9.3. Закон композиции и пропорциональности

В природе все подчинено идее совместного сосуществования, гармонии (от греч. «harmonia» -- стройность, соразмерность). Гармония предполагает наличие совокупности элементов, процессов и их соотносительность (пропорциональность) Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. пособие для вузов. -- М.: ЮНИТИ, 2000, с. 225.

В организации также происходит процесс гармонизации для достижения формальной или неформальной цели. Организация должна сохранять пропорциональность между своими элементами при любых изменениях. Закон композиции и пропорциональности можно выразить следующим образом: любая материальная система стремится к сохранению в своей структуре всех необходимых элементов (композиции), которые находятся в заданной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).

Закон можно разбить на две составные части Лафта Дж.К. Теория организации: Учеб. пособие. -- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003, с. 196:

· закон композиции выражает необходимость согласования целей организации: они должны быть направлены на поддержание основной цели более общего характера;

· закон пропорциональности выражает необходимость нахождения определенного соотношения между частями целого, их соразмерность, зависимость или определенное соотношение.

Для реализации закона композиции и пропорциональности организация должна соблюдать принципы планирования, координации и полноты:

1. Принцип планирования означает необходимость постоянной разработки планов разной продолжительности и направленности.

2. Принцип координации является продолжением первого принципа и предполагает постоянную корректировку планов и механизма их реализации в ответ на изменения внешней и внутренней среды организации.

3. Принцип полноты предполагает, что организация полностью выполняет все функции производства и управления либо используя собственные ресурсы, либо привлекая сторонние организации и отдельных работников.

Рассмотрим три варианта возможной реализации закона композиции и пропорциональности.

Согласно первому варианту ни руководитель, ни подчиненные ничего не знают о действии закона. В этом случае происходит самонастройка элементов организации: персонала, отдельных функций, психологической обстановки, -- в соответствии с главными целями. Проблема в том, что самонастройка -- процесс длительный и не исключающий ошибок.

Во втором варианте о действии закона знает только руководитель, но не подчиненные. Руководитель определяет набор целей организации и на базе данного набора -- направление гармонизации. Подчиненные могут не представлять себе цели организации или не поддерживать их, поэтому многие действия руководителя будут не поняты, не приняты и не поддержаны. Конечный результат будет зависеть от способности руководителя убеждать людей.

Третий вариант: руководитель и подчиненные знают о законе композиции и пропорциональности и управляют им. Все системы организации будут постоянно совершенствоваться, работники будут использовать командные способы взаимодействия, что приведет к повышению эффективности деятельности организации и повышению ее конкурентоспособности.

9.4. Другие законы организации

Закон соответствия разнообразия управляющей системы разнообразию управляемого объекта: разнообразие (неопределенность) в поведении управляемого объекта может быть уменьшено за счет соответствующего увеличения разнообразия органа (органов) управления. Для каждого органа управления есть свой минимальный уровень разнообразия, без которого он не может успешно функционировать. При диверсификации своей деятельности организация должна одновременно трансформировать свою систему управления, в противном случае ее управляемость ухудшится.

Закон приоритета целого над частью: во взаимодействии целого (системы) и частей (элементов) главным является целое, которое влияет на части, преобразует их, интегрирует и адаптирует. Элементы системы подчинены целому (системе), развиваются в ее границах при выполнении своих функций.

Подчинение части целому не является жестким и делает возможным предоставление отдельным элементам широких полномочий и ответственности в пределах целостной системы, но при условии соблюдения единых принципов и ценностей, установленных в системе.

Закон учета системы потребностей: для достижения своих целей организации должны стимулировать людей к выполнению определенных действий. Система стимулов должна базироваться на основных потребностях людей, которые достаточно широко исследованы в литературе (А. Маслоу, Ф. Герцбергом и др. см. например Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. -- М.: «Дело», 1992, с. 359-388), поэтому не будут рассматриваться в данной работе.

Закон непрерывности, ритмичности в движении производственных фондов: процесс производства должен быть ритмичным и непрерывным, а процессы материально-технического снабжения, реализации продукции, обновления основным фондов -- непрерывными. Соблюдение данных зависимостей позволяет выйти на оптимальную скорость оборота производственных фондов и снизить затраты на неосновные виды деятельности. Ритмичность работы также повышает деловую репутацию организации в глазах ее партнеров и повышает эффективность их деятельности.

Закон состязательности кадров управления: любая система, включая организацию, должна обладать четким механизмом объективного отбора и дальнейшей оценки управленческого персонала. Такой отбор и оценка проводятся на основе конкуренции между сотрудниками, отсюда и пошло название закона. При стимулировании сотрудников к участии в такой конкуренции организация может опираться на уже указанные теории мотивации.

Закон наименьших: общая устойчивость системы определяется устойчивостью ее самого слабого элемента. Можно отметить полную аналогию с цепью -- ее прочность определяется прочностью самого слабого звена.

Закон дифференциации и универсализации функций: в организациях действуют противоположно направленные процессы: специализация функций, реализуемых ее элементами, с одной стороны, и их интеграция, универсализация -- с другой Лафта Дж.К. Теория организации: Учеб. пособие. -- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003, с. 206. За счет этого потенциальные возможности отдельных элементов усиливаются, их взаимодействие улучшается, и потенциал всей системы возрастает.

Тема 10. Принципы деятельности организации

10.1. Принципы статической и динамической организации

Как материальная система организация проходит все этапы жизненного цикла, рассмотренные ранее, или их часть. Этапы делятся на две группы: статические и динамические Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. пособие для вузов. -- М.: ЮНИТИ, 2000, с. 245. Статическая группа включает: порог нечувствительности и ликвидации (утилизации). Если организация находится в статической группе, ее называют статической. Внутренние и внешние отношения такой организации рассматриваются отдельно от их развития.

Динамическая группа включает: внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад и крах. Организация, находящаяся в динамической группе жизненного цикла, называется динамической, ее действия носят координирующий характер.

Принципы статической и динамической организации можно разделить на две категории: принципы приоритета и принципы соответствия.

К принципам приоритета относятся:

· принцип приоритета цели: если рассматривать систему из трех элементов (цели, задачи и функции), то наивысшим приоритетом пользуются цели, далее идут задачи и последними стоят функции;

· принцип приоритета функций над структурой при создании организаций: новые организации создаются для осуществления определенных целей. Каждая цель реализуется путем выполнения ряда задач. Задачи объединяются по общим признакам, и для них определяется набор функций;

· принцип приоритета субъекта управления над объектом при создании структурного подразделения: корректное создание организации предполагает, что собственник (учредители) подбирают все элементы -- персонал, продукцию, расположение организации. При создании следует стремиться к созданию хорошего микроклимата, а также профессиональным характеристикам набираемого персонала. Довольно часто руководитель приглашает на ключевые должности людей, уже знакомых ему по прошлой работе или по рекомендации своих хороших знакомых (друзей);

· принцип приоритета объекта управления над субъектом для действующих организаций: руководителей и главных специалистов организации следует подбирать под конкретные структурные подразделения с учетом их совместимости.

· Отметим основные принципы соответствия Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. пособие для вузов. -- М.: ЮНИТИ, 2000, с. 250:

· принцип соответствия между поставленными целями и выделенными ресурсами: каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых и кадровых ресурсов, призванных обеспечить выполнение набора задач;

· принцип соответствия распорядительства и подчинения: у каждого работника должен быть только один линейный руководитель, число функциональных руководителей не ограничено. Не должно быть перекрестного подчинения одних и тех же людей (подчиненный по другим каналам является руководителем своего начальника). В качестве линейных руководителей у руководителей высокого уровня могут выступать коллегиальные органы (например, для президента акционерного общества -- это общее собрание акционеров);

· принцип соответствия эффективности производства и экономичности: в каждой организации должно быть соответствие между эффективностью и затратами. Как правило, приоритет отдается эффективности;

· принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления. Зачастую слишком маленькие или слишком большие организации функционируют менее эффективно, чем средние;

· принцип прямоточности: производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути с минимальным количеством вспомогательных операций;

· принцип ритмичности: производственные и информационные процессы должны идти равномерно с заданными временными интервалами;

· принцип пропорциональности: производственные и информационные процессы должны идти по календарному графику, чтобы избежать простоев и затоваривания;

· принцип синхронизации (системный принцип): в рамках производственных и информационных процессов надо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под который бы подстраивалась работа других подразделений.

10.2. Принципы формирования процесса организации

Процесс организации отражает количественные и качественные изменения объекта управления на всех его фазах, этапах и стадиях. При отсутствии изменений нет и процесса организации. Процесс организации состоит из четырех этапов: цель, ситуация, проблема, решение. Этапы, в свою очередь, состоят из процедур и операций. Процедуры для всех этапов одни и те же: разработка, согласование, утверждение, организация и принятие решений. В процедуры входят определение, формулировка, разработка вариантов, накопление, хранение, обработка, анализ и оценка, разработка средств реализации и другие операции.

При различных сочетаниях операций и процедур организация может приобрести такие свойства как устойчивость или изменчивость, цикличность или однократность и др.

Устойчивость связана с созданием некоторого запаса, компенсирующего возможные отклонения при корректировке цели, изменении ситуации или изменении варианта решения.

Изменчивость означает подготовку запасных вариантов при заранее предусмотренных параметрах возмущающих воздействий.

Непрерывность предполагает эволюционные изменения в выполнении операций на каждом этапе.

Дискретность связана с постепенным наращиванием или ослаблением до заданного состояния одного из этапов (начинают обычно с цели) с последующим переходом к последующему этапу.

Цикличность -- это постоянная коррекция выполняемых операций на основе промежуточных результатов.

Однократность в отличие от цикличности подразумевает однократное прохождение по всем этапам процесса и достижение поставленной цели, что предполагает высокий уровень профессионализма руководителя и благоприятные условия для выполнения цели:

На базе свойств процесса организации Э.А. Смирнов предлагает следующие принципы его построения:

· направленность процесса на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий;

· при выявлении проблемы следует учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, влияющих на процесс;

· максимальное сокращение влияния на процесс субъективных факторов;

· обеспечение процесса оптимальной информационной средой;

· обоснование (согласование, утверждение) процедур и операций каждого этапа;

· обеспечение соответствия свойств процесса техническим и организационным ресурсам и организации.

10.3. Принципы рационализации деятельности организации

Изменения в организации происходят постоянно и могут различаться по масштабу и глубине, а также инициатору. Движущей силой всех изменений выступают люди.

Принципы рационализации служат основой для создания механизма организационных преобразований.

Существуют три типа организации мыслительной деятельности человека: рационализм, иррационализм и сенсуализм Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. пособие для вузов. -- М.: ЮНИТИ, 2000, с. 262.

Рационализм (от лат. ratio -- разум) означает совершенствование, формирование более эффективной организации чего-либо (производства, маркетинга и т.п.) и принятие решений по ранее разработанным алгоритмам, правилам, законам. В основе рационализма как философского направления лежит познание и поведение людей с позиции разума. Рационализм резко отличается от иррационализма и сенсуализма.

Иррационализм предполагает это познание реальности через аспекты духовной жизни человека: волю (волюнтаризм), интуицию, инстинкт, озарение и характеризуется постоянными сомнениями в корректности принятых решений и их результатах.

Сенсуализм -- познание реальности только через восприятие, чувства, ощущения (сенсорика).

Рационализм реализуется в стремлении организаций к переменам в своей деятельности. Эффективные изменения рано или поздно требуются всем организациям. Масштаб изменений может варьировать от частичной реструктуризации до полной (реинжиниринга). Реструктуризация будет кратко рассмотрена в последней теме данного учебника. Итогом любых изменений должно стать максимально возможное при данных экономических условиях повышение эффективности деятельности организации. Для оценки результативности изменений можно использовать такие критерии как удовлетворенность потребителя, настроение и степень повышения профессиональной подготовки работников, снижение затрат, рост производительности, количество инноваций, повышение подготовки и результативности руководства и другие.

Тема 11. Проектирование организационных систем

11.1. Понятие организационного проектирования

Организация представляет собой сложное образование, поэтому при ее проектировании необходимо учитывать множество разноплановых факторов внутренней и внешней среды. В современных условиях особенное значение следует придавать характеру конкуренции, развитию технологий, включая информационные, и росту объемов данных и информации.

Организации являются частью среды и испытывают ее воздействие, с другой стороны, и сами организации оказывают воздействие на окружающую среду. Организационное проектирование является одним из средств изменения окружающей среды.

Проектирование связано с инженерной деятельностью, направленной на создание новых объектов, методов, теорий для совершенствования внешней среды (создание моделей машин, приборов, шахты, системы управления и т.д.).

Организационное проектирование -- это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности Туровец О.Г., Родионова В.Н. Теория организации: Учеб. пособие. -- М.: ИНФРА-М, 2003, с. 83. В качестве предмета проектирования на уровне организации выступает система организации производства, труда, управления организации в целом, ее отдельных подразделений или видов деятельности. Поэтому целью организационного проектирования является разработка новых организационных систем, а результатом -- представление комплекта технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной, управленческой системы.

Сложность задачи организационного проектирования заключается в том, что ее нельзя решать как задачу формального выбора лучшего варианта организационной структуры по однозначному, математически заданному критерию оптимальности. Напротив, данная задача предполагает необходимость сочетания формализованных методов анализа, оценки и моделирования с деятельностью менеджеров, экспертов на основе собственных знаний и опыта, субъективных предпочтений и интуиции.

11.2. Процесс организационного проектирования

Процесс организационного проектирования -- это последовательность действий по принятию проектных решений, которая приводит к созданию описания проектируемой организационной системы. Процесс проектирования реализуется в соответствии со схемой, показывающей очередность выполнения основных этапов..

11.3. Методы организационного проектирования

Как уже говорилось, организационные системы представляют собой многоплановое явление, поэтому при их проектировании нельзя полагаться на какие-то однозначные методы -- формальные или неформальные. Следует применять сочетание научных методов и принципов формирования структур (системного подхода, программно-целевого управления, организационного моделирования), экспертно-аналитической работы, изучения зарубежного и отечественного опыта Лафта Дж.К. Теория организации: Учеб. пособие. -- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003, с. 225. Основой проектирования организационных систем должны стать цели организации.

Необходимо различать методы выполнения проектных работ и проектные методы Туровец О.Г., Родионова В.Н. Теория организации: Учеб. пособие. -- М.: ИНФРА-М, 2003, с. 87. Существуют три разновидности методов выполнения проектных работ.

1. Оригинальное проектирование -- характеризуется тем, что все проектные работы нацелены на создание индивидуальных проектов, то есть для каждого объекта с учетом его особенностей создается свой проект организации. Оригинальное проектирование требует времени и является трудоемким.

2. Типовое проектирование предполагает разделение проектируемой системы на отдельные элементы и создание для каждого из них своего проектного решения, которое впоследствии используется (с небольшой корректировкой) при проектировании организационной системы в целом. Удобство данного метода заключается в том, что проектные решения для отдельных элементов можно применять при проектировании нескольких организационных систем.

3. Автоматизированное проектирование -- как следует из названия, данный метод предполагает применение компьютерных программ, с помощью которых создается глобальная модель организационной системы и на ее основе, с учетом необходимых параметров, -- модель проекта организации.

К проектным методам относятся все действия, предпринимаемые в ходе проектирования. Их существует множество (некоторые авторы выделяют около трех десятков). Главная цель проектных методов -- обеспечить проектировщика информацией, необходимой для создания нового объекта.

Охарактеризуем основные проектные методы.

Метод аналогий -- при проектировании используется опыт создания структур управления в аналогичных организациях, характеристики типовых структур управления, механизмов их применения. При этом типовые структуры должны иметь несколько вариантов, чтобы их можно было скорректировать под конкретную ситуацию.

В методе аналогий можно выделить два этапа:

· выявление в каждом типе экономических организаций общих характеристик и тенденций развития;

· обобщение принципиальных проектных решений, касающихся характера и взаимоотношений звеньев управления и должностей в конкретных условиях работы данного типа организаций и конкретных отраслях, а также формулировка нормативных характеристик органов управления для данных организаций и отраслей.