Управление запасами предприятия (на примере аптеки)

Рис 6. Система показателей учета и контроля запасов на промышленном предприятии

Левкин Г.Г., Чуклеева В.Г. в работе подчеркивают важность и необходимость использования для повышения эффективности управления материальными запасами следующих методов:

- метод математической статистики

- метод экономического анализа (сбор и группировка данных)

- АВС и XYZ-анализы

Стерлигова А.Н. считает, что цикл управления запасами в силу характера объекта управления оказывает серьезное воздействие на возможности интеграции деятельности организации на операционном, функциональном, а так же наиболее эффективно на межфункциональном и межорганизационном уровнях.

Рис. 8. Цикл управления запасами

Специфика изученных статей и научных трудов различная, некоторые пишут о запасах в целом, некоторые о товарных запасах, а некоторые рассматривают производственные запасы в контексте логистики. Однако, несмотря на это, все работы несут общую идею о том, что запасами необходимо управлять, так как неправильное управление запасов приводит к увеличению расходов предприятия, дестабилизации производственного процесса, а также в целом к нарушению финансовой устойчивости предприятия. В соответствии с изученными научными публикациями, можно сделать вывод, что задачи финансового менеджера в управлении производственными запасами тесно переплетаются с задачами производственного менеджмента и маркетинга.

Глава 2. Особенности управления запасами в торговых компаниях на примере ассортимента аптеки.

1 Особенности фармацевтического рынка и в частности аптек

Управление запасами - важнейшая часть управления аптечным ассортиментом (АА), направленная на бездефектурное обслуживание населения товарами АА при оптимальной товарной массе, требующей минимально возможных финансовых вложений в ее формирование и обслуживание.

Иными словами, искусство управления аптечными запасами заключается, с одной стороны, в обеспечении бесперебойного удовлетворения спроса населения и лечебно-профилактических учреждений в лекарственных средствах, изделиях медицинского назначения, биологически активных добавках и еще во многом другом, а с другой - в избежании излишней товарной массы, приводящей к затовариванию, выключению из оборота излишних средств, замедлению их оборачиваемости и увеличению издержек по обеспечению обслуживания и хранения товара. Сокращение товарных запасов (ТЗ) может позволить высвободить значительную часть оборотных средств, но при этом нарастает опасность появления дефектуры, снижения удовлетворения спроса населения, т.е. это может привести к ухудшению обслуживания покупателя, потере товарооборота, уменьшению рентабельности предприятия и его имиджа.

Таким образом, при управлении запасами необходимо найти ту золотую середину, при которой решается и задача полного удовлетворения спроса населения, и задача минимизации расходования средств, необходимых для формирования товарной массы и ее обслуживания.

Можно утверждать, что неправильное управление или, еще хуже, его отсутствие - это одна из основных причин неэффективного функционирования аптечного предприятия, это путь к банкротству.

Для оптимизации товарных запасов и сокращения потерь экономика торговли предлагает несколько методов работы с ассортиментом.

Каждый из них не является чем-то незыблимым - в зависимости от текущего спроса ассортиментные стратегии используются комплексно, и к каждой из групп товара применяются именно те способы, которые помогут добиться увеличения продаж.

1. Метод первый: расширяем аптечный ассортимент

Стратегия расширения ассортимента предполагает ввод новых товарных групп в погоне за увеличением общего товарооборота аптеки. Нетрудно догадаться, что в финансовом плане такие мероприятия затратны, но именно этот метод оправдан на этапе открытия аптечного предприятия, а также при получении аптечным пунктом статуса аптеки.

Если руководство аптеки готово направить полученную прибыль на развитие, то расширение ассортимента - беспроигрышный шаг. Новые товары почти всегда найдут своих покупателей, особенно если это такие популярные группы, как лечебная косметика, детское питание и другие товары для детей, ортопедические изделия, диабетические продукты и т.д.

Для понимания, в каком направлении нужно двигаться для расширения ассортимента аптеки, можно воспользоваться готовыми, озвученными законодательством предложениями. В соответствие с п. 2.5. Отраслевого стандарта 91500.05.0007-2003 «Правила отпуска (реализации) лекарственных средств в аптечных организациях. Основные положения», утвержденного Приказом Минздрава РФ от 4 марта 2003 г. №80, аптекам, кроме лекарственных средств, разрешен отпуск:

* растительного сырья в заводской упаковке;

* изделий медицинского назначения (предметов ухода за больными, изделий медицинской техники, в т.ч. профилактического назначения, диагностических средств, лечебно-профилактического белья, чулочных изделий, бандажей, предметов ухода за детьми, аптечек первой медицинской помощи и др.);

* дезинфицирующих средств;

* предметов (средств) личной гигиены (средств ухода за кожей, волосами, ароматических масел и др.);

* оптики (готовых очков, средств по уходу за очками и др.);

* минеральных вод (натуральных и искусственных);

* лечебного, детского и диетического питания (пищевых добавок лечебного и профилактического назначения и др.);

* косметическую и парфюмерную продукцию.

К сожалению, этот метод не подходит для аптечных учреждений, занимающих ограниченную площадь.

2. Метод второй: убираем лишнее

Порой проблемой аптеки является затоваренность и избыточное списание. В таком случае стоит задуматься о сужении ассортимента и ответить на следующие вопросы: все ли товарные группы, представленные в вашем ассортименте, одинаково прибыльны, возможно, стоит задуматься о полном или частичном удалении отдельных товарных групп?

Актуальна стратегия сужения ассортимента в том случае, если денег катастрофически не хватает. Иногда ликвидировать те или иные виды товара в ассортименте приходится под воздействием внешних экономических факторов - таких, как глобальный кризис. Часто сужение ассортимента постепенно приводит к гибели (закрытию) аптеки.

Следует отметить, что есть отдельные категории товаров, которые трогать нельзя: обезболивающие средства, препараты для лечения простуды, сердечнососудистых заболеваний, антигистамины и т.д. Наиболее безболезненно перенесут покупатели отсутствие в аптеке медтехники, лекарственных средств редкого спроса (их можно привозить под заказ) и парафармацевтики.

Стоит помнить о неизбежных последствиях использования этого метода - снижении числа случайных покупок и уменьшении средней стоимости покупки.

3. Метод третий: углубляем конкретную товарную группу

Стратегия углубления ассортиментной группы - одна из самых благодатных для применения в фармацевтическом бизнесе. Использовать ее можно по-разному: в зависимости от местоположения аптеки, в зависимости от качественного состава клиентуры, в зависимости от сезона и т.д.

Все знают, что летом стоит расширить ассортимент репеллентов и антигистаминных препаратов, а зимой добавить витаминов и противопростудных средств. Но далеко не все следят за появлением на фармацевтическом рынке новинок, особенно в провинции, где работа медицинских представителей по продвижению новых препаратов не всегда налажена.

Есть товарные группы, которые нуждаются в углублении всегда. В первую очередь это безрецептурные препараты для снятия боли, где каждый год появляются новые, более эффективные и безопасные лекарственные средства.

4. Метод четвертый: прореживаем товар на аптечных полках

Появляются новые лекарственные средства, и старые, уступающие им в эффективности и безопасности, постепенно отмирают. Каждый товар имеет свой жизненный цикл, часто искусственно продлеваемый рекламой. В ситуации падения интереса посетителей уместно использовать стратегию прореживания ассортиментной группы - вывод из ассортимента товаров, которые перестали пользоваться спросом.

Такие товары очень легко выявить по дате поступления товара в аптеку.

Работа с ассортиментом аптеки и дефектурой - вторая по важности задача фармацевта после работы с посетителями. Используя на практике описанные выше методы, аптека работает на товарооборот и повышение продаж.

Автоматизированным аптекам проще отслеживать тенденции спроса - ведь дефектуру фармацевту выдает беспристрастный компьютер, и сотруднику-человеку остается лишь внести свои правки.

2. Стратегии формирования товарных запасов аптеки

Аптечный бизнес - один из самых сложных с точки зрения формирования оптимального товарного запаса и заказа медикаментов. Как работать, чтобы угодить всем? Чтобы план по прибыли был выполнен и перевыполнен, а довольные посетители не уходили без желанных покупок? Для этого нужно научиться заказывать товар грамотно.

Существуют две базовые стратегии формирования товарных запасов аптечного предприятия:

1. стратегия фиксированного объема заказа;

2. стратегия фиксированного интервала заказа.

Каждая из них имеет свои преимущества.

Первая характеризуется тем, что объем заказываемых медикаментов по каждой товарной группе -- величина постоянная. Заказ товара осуществляется с периодичностью, зависящей от использования имеющихся товарных запасов.

При использовании второй стратегии постоянной величиной будет интервал времени между заказами товара, а объем заказа рассчитывается исходя из отклонения фактического товарного запаса от требуемого уровня на дату заказа.

Рассмотрим обе стратегии подробнее.

1. Стратегия фиксированного объема заказа

Эта стратегия широко распространена по всему миру, поскольку является универсальной. Формирование товарного запаса с использованием стратегии фиксации объема заказа требует расчета объема единовременного заказа как постоянной величины. Объем заказа рассчитывается как оптимальная партия поставляемой продукции. При этом учитываются изменения условий поставок продукции в зависимости от изменения объема заказа, оптимизируются транспортные расходы на доставку товара. Объем заказа рассчитывается таким образом, чтобы его величины хватило для достижения требуемого уровня товарного запаса (с учетом времени, которое проходит от момента заказа продукции у поставщика до момента его прихода на склад или непосредственно в аптеку). Использование стратегии фиксации объема заказа требует надежности отношений с поставщиками продукции: расчетное время поставки продукции должно совпадать с фактическим.

Данная стратегия применяется предприятием при необходимости стандартизации партий заказываемой продукции. Например, единовременный заказ на определенную сумму может позволить получить от поставщика продукции более привлекательные условия -- ограничение объема заказа снизу; или же возможности транспортировки продукции ограничены и единовременный заказ продукции не может превышать заданную величину -- ограничение сверху.

Иногда эту стратегию называют еще стратегией «уровня реагирования», так как заказ товара осуществляется после достижения уровня товарного запаса определенной величины.

Как осуществить это на практике?

Необходимо:

1. определить единовременный объема заказа по каждому типу продукции с учетом ограничений по объемам поставки и с учетом изменений условий поставки товара в зависимости от размеров заказа;

2. определить требуемую величину товарного запаса для обеспечения удовлетворения спроса с учетом колебаний его величины и структуры;

3. определить уровень товарного запаса, при котором осуществляется заказ продукции (с учетом длительности интервала времени от момента заказа продукции до момента ее поставки от поставщика).

Все последующие операции просты и выполняются на протяжении функционирования аптечного предприятия с установленной периодичностью. Нужно постоянно мониторить состояние товарного запаса, чтобы не упустить момент достижения величины уровня товарного запаса, сигнализирующего о необходимости заказа продукции. Например, это выглядит так: ни в коем случае нельзя пропустить момент, когда Фезама осталось ровно 15 упаковок. Все препараты, для которых достигнуто количество Х, должны быть заказаны!

Если аптека уже автоматизирована, то применение стратегии фиксированного объема заказа сводится к тому, чтобы выявить с помощью компьютера все товарные позиции, нуждающиеся в дозаказе, и отправить заявку поставщику.

2. Стратегия фиксированного интервала заказа

Эту популярную в России стратегию также называют стратегией «периодических оценок». Отмечают, что она менее гибкая, чем первая, и не может на должном уровне применяться к товарам сезонного спроса.

Суть стратегии такова: определяется и фиксируется периодичность проведения оценки товарного запаса предприятия и заказ новых партий продукции. К примеру, аптечный пункт получает товар по вторникам и пятницам. Или один раз в неделю - по средам. Размер единовременного заказа при этом является величиной переменной. При каждой заявке на товар поставщику аптека стремится пополнить свои запасы до требуемой величины так, чтобы товаров хватило для удовлетворения спроса в интервале между заказами. Интервал этот строго фиксирован и, составляя заявку, нужно учитывать необходимость обеспечения аптеки товарами на время поставки (интервал времени между заказом товара и его поставкой в аптеку от поставщика), а также обязательно брать в расчет необходимость поддерживать некоторый «страховой» уровень товарного запаса на предприятии.

Стратегия фиксации интервала заказа удобна и эффективно используется предприятиями для «гашения» колебаний спроса за счет создаваемых товарных запасов. Недостатком же стратегии является вероятность критического снижения уровня товарного запаса внутри интервала заказа.

Товарный запас оценивается с заданной периодичностью, и для того чтобы не исчерпать запасы продукции до момента следующей поставки, необходимо, чтобы период этот не был слишком большим.

Как осуществить это на практике?

Необходимо:

1. определить максимальную требуемую величину товарного запаса по каждому типу продукции - это тот уровень товарного запаса, к достижению которого предприятие стремится при каждом заказе товара;

2. определить оптимальный интервал заказа.

Ежедневное применение этой стратегии более трудоемко: придется постоянно сравнивать фактическую величину товарного запаса с требуемой, а если возникает необходимость в заказе, то рассчитывать число упаковок по каждой позиции с учетом множества факторов:

· существующего на данный момент времени уровня товарного запаса предприятия

· длительности периода времени от момента заказа до поставки товара

· уровня товарного запаса, который должен быть достигнут в результате заказа товара

У применения стратегии фиксации интервала закупок есть ряд существенных плюсов. Аптечный ассортимент состоит из огромного количества товарных позиций, спрос на которые отличается. Не удастся поставить в заказе одинаковое количество упаковок на разные виды лекарственных средств - при применении первой стратегии придется анализировать необходимый товарный запас по каждой позиции. Различается и ритмичность продаж, и спрос по каждому наименованию продукции, и сезонность спроса нужно учесть, и воздействие рекламы по некоторым позициям - факторов очень много и вычислить экономически обоснованное количество товара по каждой позиции под силу далеко не каждому руководителю. При заказе товара с фиксированным интервалом думать практически не нужно -- достаточно просто добрать у поставщика определенное количество упаковок по каждой товарной позиции.

Дополнительное преимущество фиксации интервала закупок - снижение риска затоваривания аптеки. Учитывая, что транспортировка в 99% случаев производится силами поставщика, аптечное предприятие ничего не теряет, отправив на склад несколько маленьких заявок с определенной периодичностью, чем одну большую. Иногда оптовые компании предоставляют скидки за крупные разовые заказы, но чаще объем закупок «на скидку» исчисляется совокупно - по месяцам, по кварталам или за год, что позволяет не делать лишних вложений в каждую конкретную закупку.

Есть и существенный минус: при использовании этой стратегии суммарный товарный запас аптечного предприятия должен быть достаточно крупным - намного больше по сравнению со стратегией фиксации объема единовременного заказа. Чтобы обеспечить защиту от преждевременного исчерпания товарного запаса аптеки и избежать отказов покупателям, придется вкладывать больше средств либо уменьшать интервал между заказами - тем более, что большинство крупных и надежных поставщиков готовы доставлять медикаменты ежедневно.

Однако, какую бы стратегию закупок не выбрал руководитель аптеки, самое важное - определить оптимальный размер запаса товара по каждой позиции. Для это проводится анализ ассортимента по ряду показателей.

Чтобы определить оптимальную величину единовременного заказа продукции у поставщика, предприятию необходимо найти компромисс между затратами на хранение товарного запаса (которые увеличиваются с ростом товарного запаса предприятия) и затратами на формирование заказа (которые уменьшаются с ростом товарного запаса предприятия, так как при этом уменьшается число заказов продукции за период времени).

Определить частоту подачи заявок можно только на своем личном опыте - каких-либо нормативов тут не существует. Каждая аптека индивидуальна, и универсальных решений быть не может. Большинство аптечных предприятий работают по принципу «поставки каждый день».

Заключение

Для российского фармацевтического рынка характерно то, что розничные аптечные предприятия имеют широкую свободу выбора времени и периодичности осуществления заказов продукции у поставщиков. Обычно аптека может сократить интервал заказа до одного рабочего дня, что позволяет поддерживать товарный запас на уровне, соответствующем локальному спросу, и при этом не вкладывать денежные средства в создание крупного резервного запаса, предназначенного для своевременного «гашения» колебаний этого спроса.

Современная аптека - высоко мобильная структура; она может и должна функционировать как гибкая экономическая система, оперативно реагирующая на все изменения окружающей среды (в данном случае, изменения величины и структуры спроса) без создания крупных собственных запасов.

Контроль товарного запаса и оптимизация системы заказов каждой из позиций ассортимента аптечного предприятия -- трудоемкий и довольно сложный процесс, но он приносит высокие дивиденды. Расчет товарного запаса позволяет обеспечить компромисс между недостатком продукции на складе, вызывающим излишние отказы покупателю, и чрезмерным затовариванием, вызывающим «замораживание» оборотных средств. Таким образом, оценка и оптимизация величины товарного запаса повышает оборачиваемость денежных средств аптечного предприятия и позволяет использовать имеющиеся ресурсы более эффективно.

Список литературы

1. Балабанов И.Т. Основы финансового менеджмента. - М.: Финансы и статистика, 2008.

2. Биккулов С.Н. Управление запасами на предприятиях, предоставляющих профессиональные сервисные услуги при случайном спросе. - Нефтегазовое дело, 2006, 10с. (по материалам сайта www.ogbus.ru)

3. Бирский В.В. Модели управления запасами на предприятии - 2012, 11с. (по материалам сайта www.forecyber.narod.ru)

4. Бородин А.И. Разработка стратегий управления запасами фармацевтической фирмы. Журнал «Фармакоэкономика», 2012, №2, с. 33-36

5. Бродецкий Г.Л. Управление запасами. - Эксмо, 2008, 282с.

6. Бродецкий Г.Л. Проблемы многокритериальной оптимизации запасов с учетом рисков. - журнал «Логистика», 2010, №3, с. 12-15.

7. Горшкова Л.В. Планирование торговли. (учебное пособие), - издательство Дальневосточного университета, 2005г., 89с.

8. Денисова А.Л., Дюженкова Н.В. Организация коммерческой деятельности: управление запасами. - издательство ТГТУ, 2007, 45с.

9. Елецких Т.В. Финансы предприятия.- Минск, 2006, БГУИР, 95с.

10. Зайцева Г.В., Абдрашитова А.Р. Современные технологии управления запасами предприятия. 9с.

11. Кандрашина Е.А. Финансовый менеджмент: Учебник. - М.: Дашков и К, 2012.

12. Кукукина И.Г. Финансовый менеджмент: Учеб. пособие. - М.: Юристъ, 2009.

13. Левкин Г.Г., Чуклеева В.Г. Постановка системы управления запасами производственного предприятия на примере ОАО «Инмарко». - Аннотация, 9с.

14. Левкин Г.Г. Использование концепции логистики в сельском хозяйстве / Г.Г. Левкин // Логистика сегодня. №4. 2012. С. 222-234.

15. Д.В. Лысенко. Финансовый менеджмент: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2012.

16. Морозов О.Б. Основы логистической теории в практике успешного ведения современного бизнеса. Специальный курс. - СПб.: СПГУ, 2005.

17. Пересветов Ю.В. Управление материальными ресурсами. Логистические принципы. М., 2006, 170с.

18. Стерлигова А.Н. Интеграция уровней деятельности при управлении запасами организации // Логистика и управления цепями поставок. - №4 (21). - 2007. - С. 75-84.

19. Стерлигова А.Н. Роль управления запасами в организации успешного бизнеса. Статья, 24с.

20. Токарева Е.В. Управление запасами в логистических системах производственных предприятий мясоперерабатывающей отрасли. Автореферат диссертации. - М., 2010, 28с.

21. Финансовый менеджмент. Теория и практика / Под ред. С.С. Стояновой. - М.: Перспектива, 2008.

22. Швец И.Б., Бондарева И.А. Управление производственными запасами на предприятии. - Монография / НАН Украины. Ин-т экономики пром-сти. - Донецк, 2003. - 182 с.

23. Шиков В.О. Управление товарными потоками. Планирование запасов. // Логинфо, 2012, № 7,8,9,10. (информация с сайта www.loginfo.ru)

24. Шрайбфедер Дж. Эффективное управление запасами / Джон Шрайбфедер ; Пер. с англ. -- 2-е изд. -- М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. -- 304 с.

25. Статья «Индивидуальная ассортиментная стратегия аптеки». Славкина А. - материалы с сайта http://pharm-business.ru.

26. Статья «Заказ товара в аптеке». Славкина А. - материалы с сайта http://pharm-business.ru.

27. Статья «Эффективность маркетинговых технологий на фармацевтическом рынке.» - Нижегородская государственная медицинская академия. К.ф.н. С.В.Петрова, д.ф.н., к.э.н. Н.Н.Соколова, к.э.н. С.В.Кононова. - //Ремедиум, 2006, N 5 (материалы с сайта http://www.alppp.ru)

28. Статья «Как избавиться от «ненужных» медикаментов». Доктор биологических наук С.Б. Пашутин. // Фармацевтические ведомости, 2004, N 7-8 (материалы с сайта http://www.alppp.ru)

29. Статья «Определите свой ассортимент», Розина Н. // Московские аптеки, 2004, N 4 (материалы с сайта http://www.alppp.ru)

30. Статья «Управление товарными категориями», бизнес-консультант Д.Ким // Фармацевтическое обозрение, 2006, N 5 (материалы с сайта http://www.alppp.ru)

31. Статья «Формирование торговой и ассортиментной политики аптеки» // Фармацевтические ведомости, 2004, N 7-8

32. Статья «Управленческие перспективы планирования ассортимента в розничной сети». П. Лисовский. // Справочник экономиста, 2012, №7

33. Статья «Управление ассортиментом аптеки». Славкина А. - материалы с сайта http://pharm-business.ru.

34. Статья «Автоматизация управления запасами ЛС в аптеке учреждения здравоохранения». Р.В. Насыров, Д.Ф. Нестерова, Г.Я. Ибрагимова, К.В. Рогачев. // Вестник росздравнадзора. 2011, №5, с 58-65

Размещено на Allbest.ru