Актуальність проблем організаційного управління КП "ВТП "Вода" обумовлена можливістю підвищення віддачі на вкладені ресурси шляхом удосконалювання способу їхнього з'єднання й перетворення.

Організація розглядається як організаційно-економічна система, що має входи й виходи, і певна кількість зовнішніх зв'язків. Варто дати визначення поняттю "організація". В історії були різні спроби ідентифікувати це поняття.

Перша спроба будувалася на ідеї доцільності. Організація - є доцільний пристрій частин цілого, що має певну ціль.

Організація - соціальний механізм для реалізації цілей (організаційних, групових, індивідуальних).

Організація - гармонія, або відповідність, частин між собою й цілим. Будь-яка система розвивається на основі боротьби протилежностей.

Організація - ціле, що не зводиться до простий арифметичного сумі складових його елементів. Це ціле, що завжди більше або менше суми своїх частин (все залежить від ефективності зв'язків).

Організаційна система КП "ВТП "Вода" - це певна сукупність внутрішньо взаємозалежних частин організації, що формує якусь цілісність.

Основними елементами організаційної системи КП "ВТП "Вода" (а значить і об'єктами організаційного управління) виступають:

- виробництво;

- маркетинг і збут;

- фінанси;

- інформація;

- персонал, людські ресурси - володіють системоутворюючу якістю, від них

- залежить ефективність використання всіх інших ресурсів.

Ці елементи є основними об'єктами організаційного управління КП "ВТП "Вода". Але в організаційній системи є й інша сторона: люди, мета й завдання, організаційна структура, спеціалізація й поділ праці, організаційна культура, організаційна влада, організаційні границі. Організаційні системи можна розділити на закриті й відкриті:

Закрита організаційна система - це та система, що не має зв'язки зі своїм зовнішнім середовищем (тобто не обмінюється із зовнішнім середовищем продуктами, послугами, товарами й ін.).

Відкрита організаційна система має зв'язки із зовнішнім середовищем, тобто іншими організаціями, інститутами, що мають зв'язки із зовнішнім середовищем. КП "ВТП "Вода" має відкриту організаційну систему тому що взаємодіє із зовнішнім середовищем. Таким чином, аналізована нами організація як система являє собою сукупність взаємозалежних елементів, що утворять цілісність (тобто внутрішня єдність, нерозривність, взаємну зв'язок). Вона одержує з навколишнього середовища ресурси у вигляді капіталу, сировини, енергії, інформації, людей, устаткування т.п., які стають елементами її внутрішнього середовища. Частина ресурсів за допомогою певних технологій переробляється, перетворюється в продукти й послуги, які потім передаються в зовнішнє середовище.

Склад комплексного проекту системи управління представлена на рис.2.2.

Цілі організації. Організацію КП "ВТП "Вода" можна розглядати як засіб досягнення цілей, які дозволяють людям виконувати колективно те, що не можна виконати індивідуально. Ціль - конкретний бажаний результат, що може бути досягнуто. Організацію хвилює рівень витрат при досягненні цілей. Крім цілей, організації також мають підрозділи, що входять у їхній склад. Цілі підрозділів КП "ВТП "Вода" повинні забезпечити їхній конкретний внесок у меті всієї організації, а не вступати в протиріччя із цілями інших підрозділів.

Структура організації - це логічні взаємини рівнів управління й функціональних областей, що дозволяють ефективно досягати цілей організації. Побудова структури організації включає поділ праці й сферу контролю, закріплення роботи за фахівцями з областей і рівнів діяльності: маркетинг, фінанси, виробництво й ін.

Рисунок 2.2 Склад комплексного проекту системи управління

Вибір функціональних областей визначає основну структуру організації та у значній мірі можливості її успішної діяльності. Ефективність і доцільність способів поділу праці між людьми - зверху вниз до найпершого рівня організації в багатьох випадках визначає, наскільки продуктивна, може бути організація в порівнянні з її конкурентами [12, 31].

Не менш важливо й те, як здійснюється вертикальний поділ праці. Вертикальний поділ праці дає ієрархію управлінських рівнів, підпорядкованість осіб на кожному рівні. Важливої внутрішньої змінної організації є число осіб, підлеглих одному керівникові, що визначає сферу контролю кожного керівника.

Організація діяльності КП "ВТП "Вода" організувує процес діяльності - це створити якусь структуру управління.

Організація - це процес створення структури підприємства, що дає можливість людям ефективно працювати разом для досягнення цілей. Організаційний процес КП "ВТП "Вода" являє собою функцію по координації багатьох завдань: існує два основних аспекти організаційного процесу:

- розподіл організації на підрозділи відповідно цілям і стратегіям;

- делегування повноважень.

Організація - функція органа управління КП "ВТП "Вода" сутністю якої є створення самої управлінської структури організації, тобто забезпечення необхідного рівня формалізації, залучення в організацію ресурсів і формування умов, необхідних для її нормальної роботи.

Для здійснення виробничого процесу у КП "ВТП "Вода" соціальний організм повинен бути здатний виконувати всі необхідні операції. Цьому сприяє ефективне керування людьми, що включають у себе такі етапи, як:

- установлення програми дій; визначення завдань, цілей і потреб підприємства й установлення відповідності між ними й матеріальними й соціальними організмами;

- спостереження за виконанням програми;

- здійснення управління компетентним і енергійним керівником;

- правильний підбір адміністративного апарата;

- точне визначення функцій персоналу;

- узгодження зусиль для виконання наміченої роботи;

- ясне, виразне й точне формулювання рішень;

- заохочення відповідальності й ініціативи;

- попередження помилок і непорозумінь;

- загальний контроль і ін.

Побудований соціальний організм у КП "ВТП "Вода" приводиться в дію за допомогою функції роспорядження.

Для ухвалення управлінського рішення про вибір організаційної структури у КП "ВТП "Вода" розглядаються наступні пропозиції:

- варто вибирати таку організаційну структуру, що відповідає стратегічним планам і забезпечує їй ефективна взаємодія з навколишнім середовищем і досягнення намічених цілей;

- структура організації не може залишатися незмінної, тому що міняється як зовнішнє, так і внутрішнє її оточення.

Для того, щоб використати переваги спеціалізації, потрібна ефективна інтеграція організації. Для інтеграції організацій, що діють у стійкому навколишньому середовищі й технології, що використовує, масове виробництво, підходять методи, пов'язані з розробкою й установленням правил і процедур, ієрархічними структурами управління. Організації, що діють у більше мінливому навколишнім середовищі й технологічні процеси, що використовують різноманітні, і технологічні випуски окремих виробів, найчастіше вважають більше правильним проводити інтеграцію шляхом установлення індивідуальних взаємозв'язків, організації роботи різних комітетів і проведення окремих нарад.

Перевірка відповідності стратегії й структури. Після вибору стратегії й розробки наступного плану, керівництво КП "ВТП "Вода" проводить ретельну перевірку структури організації, щоб з'ясувати чи сприяє вона досягненню цілей. Стратегія визначає структуру. З погляду концепцій структури завжди повинні відтворювати стратегію.

Найкращою організаційною структурою буде та, котра відповідає розмірами, динамізмом, складністю й особовому складу організації. У міру розвитку організації їхніх цілей, міняються їхні стратегії й плани. Це повинно відбуватися й з їхніми структурами.

Існує динамічна взаємодія між стратегією, структурою й середовищем у якій функціонує фірма. Одна з основних помилок, чинених фірмами полягає в тому, що нову стратегію вони просто накладають на існуючу структуру фірми. Так бути не повинно. Структура залежить від стратегії, і етап формування структури в процесі планування може представляти найбільш важливу стадію успішної реалізації стратегічного плану. [12, 31]

Розробка стратегії КП "ВТП "Вода" є складною справою, але багатотрадиційна перебудова організації виявляється стомлюючою, трудомісткою, складною роботою з форми, а тим і по суті. Багато керівників можуть не утрудняти себе проробленням етапів перебудови організації:

- після вибору основної стратегії її необхідно об'єднати з іншими організаційними функціями;

- важливим механізмом ув'язування стратегії є розробка планів і орієнтирів, тактики, процедур і правил;

- тактика являє собою конкретні короткострокові стратегії. Політика представляє загальні орієнтири для дій і прийняття рішень. Процедури пропонують дії, які повинні бути початі в конкретній ситуації. Правила точно вказують, що варто робити в конкретній ситуації;

- бюджети як механізм розподілу ресурсів при плануванні так само забезпечують еталон, з яким можна об'єктивно зрівняти результати фактичного їхнього використання. Допомагаючи в такий спосіб об'єднати планування й контроль;

- управління по цілям являє собою метод об'єднання планування, контролю й мотивації, що успішно застосовують багато організацій для зменшення числа конфліктів і зниження негативної реакції людей на контроль шляхом їхньої участі в цьому процесі. Метод УПЦ допомагає реалізувати стратегію поліпшення зв'язку між цілями підлеглих, цілями їхніх начальників і цілями всієї організації;

- при реалізації або зміні стратегії керівництво завжди повинне враховувати її взаємозв'язок зі структурою й об'єднати формування структури організації й планування. Структура ґрунтується на стратегії й повинна забезпечувати її ефективність настільки, наскільки це можливо з погляду загальної ситуації.

Перевірку відповідності стратегії та структури організаційного забезпечення дивись рис.2.3.

Для функціонування системи менеджменту у КП "ВТП "Вода" повинна бути створена організація, у якій здійснюється діяльність менеджерів.

Поняття організації з часом перетерпіло ряд істотних змін. На початковому етапі організація представлялася як структура будь-якої системи. Коли "менеджмент" як наука виділився в самостійну область знань, слово"організація"

Рисунок 2.3 Перевірка відповідності стратегії та структури організаційного забезпечення

стало асоціюватися зі свідомо певною, заданою структурою ролей, функцій, прав і обов'язків, прийнятих на підприємстві, тобто під "організацією" варто розуміти підприємство, форму, установу, відомство й інші трудові формування.

Із усього різноманіття визначень поняття "організація" можна виділити наступні:

- організація як процес, за допомогою якого створюється й функціонує структура керованої або керуючої системи;

- організація, як сукупність (система) взаємин, прав, обов'язків, цілей, ролей, видів діяльності, які мають місце в процесі спільної праці;

- організація як група людей із загальними цілями.

Щоб уважатися організацією, трудове формування повинне відповідати наступним обов'язковим вимогам: наявність не менш двох людей, які вважають себе частиною цієї групи; наявність принаймні однієї суспільно корисної мети (тобто бажаного кінцевого стану або результату), що приймають як загальну всі члени даної групи; наявність членів групи, які навмисно працюють разом, щоб досягти значимої для всіх мети. Елементи організації дивися рис.2.3

Таким чином, організація - це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети або цілей [12, 31].

Концепція життєвого циклу організації. "Життя" організації подібна і життю людини, часу існування будь-якого предмета праці або послуги. Вона має свої фази й особливості розвитку. КП "ВТП "Вода" не є виключенням із правил, і також проходить всі ці фази життя організації.

Відповідно до концепції життєвого циклу організація вся її діяльність проходить ряд стадій починаючи з народження, розквіту аж до припинення існування або корінної модернізації. Існує п'ять основних фаз розвитку організації, кожна з яких має певні цілі, ознаки, стиль керівництва, завдання й організацію праці.

Фаза 1 - народження організації. Для неї характерні: визначення головної мети, що полягає у виживанні; криза стилю керівництва (керівництво однією особою); основне завдання - вихід на ринок; організація праці - прагнення до максимального збільшення прибутку.

Фаза 2 - дитинство і юність. Відмінні риси: головна мета - короткочасний прибуток і прискорений ріст; виживання за рахунок твердого керівництва; основне завдання - зміцнення й захоплення своєї частини ринку; організація праці - планування прибутку, збільшення жалування й заслуг.

Фаза 3 - зрілість. Головна мета - систематичний, збалансований ріст і формування індивідуального іміджу; ефект керівництва за рахунок делегування повноважень (децентралізоване керівництво); основне завдання - ріст по різних напрямках, завоювання ринку, врахування різноманітних інтересів.

Фаза 4 - старіння організації. По суті це вищий щабель її зрілості. Головна мета в розвитку - зберегти досягнуті результати; основне завдання - забезпечити стабільність, вільний режим організації праці, участь у прибутках.

Фаза 5 - відродження організації. Головна мета на цій фазі розвитку складається в забезпеченні пожвавлення по всіх функціях; її ріст - за рахунок колективізму; головне завдання - омолоджування; в області організації праці - впровадження НОТ, колективне преміювання.

Рисунок 2.4 Основні фази життя КП "ВТП "Вода"

Основні фази життя КП "ВТП "Вода" дивись на рис.2.4.

Загальні характеристики організації. Всі організації відрізняються друг від друга по різних аспектах (функціях, методах і принципах управління, складності операцій і процедур і т.п.). Разом з тим вони мають загальні для всіх організацій характеристики, дивись рис.2.5.

Ресурси. Метою всякої організації є наявність і перетворення ресурсів, які використовуються нею для досягнення її тактичних і стратегічних цілей. Основні ресурси - це люди (трудові ресурси), основні й оборотні кошти, технології й інформація.

Рисунок 2.5 Загальні характеристики організації

Залежність від зовнішнього й внутрішнього середовища. Це одна із самих значних характеристик організації. Жодна організація не може функціонувати ізольовано, поза залежністю від зовнішніх орієнтирів. Вони багато в чому залежні від зовнішнього середовища. Це умови й фактори, що виникають у навколишнім середовищі незалежно від діяльності організації, так чи інакше впливають на неї.

Розрізняють фактори зовнішнього й внутрішнього середовища організації.

Розглядаючи вплив зовнішнього середовища на організацію, варто мати на увазі, що їхній вплив неоднаковий.

Під внутрішнім середовищем організації розуміють ситуаційні фактори усередині організації. Тому що організації являють собою створені людьми системи, їхній внутрішній фактори в основному є результатом управлінських рішень. По суті, це господарський організм організації, її структура [12, 31].

Управлінська праця виділилася в особливу категорію суспільної праці. Внаслідок цього робота з управління відділяється від не управлінської роботи, оскільки управління як вид діяльності властивий усякій спільній праці. У широкому розумінні управління - це процес планування, організації, мотивації й контролю, необхідний для того, щоб сформувати й досягти цілей організації. Принцип дії процесу управління КП "ВТП "Вода" представлено на рис.2.6.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.6 Функції менеджменту та їхній взаємозв'язок

Рівні управління. Незважаючи на те, що всі керівники організації виконують управлінські дії, не можна сказати, що всі вони займаються тим самим видом трудової діяльності. Окремим керівникам доводиться затрачати час на координування роботи інших керівників, які у свою чергу координують роботу менеджерів більше низького рівня й т.д. до рівня керівника, що координує роботу неуправлінського персоналу - людей, що фізично роблять продукцію або послуги, що робить. Таке вертикальне розгортання поділу праці й утворить рівні управління в КП "ВТП "Вода".

- інституціональний рівень - управління вищої ланки;

- управлінський рівень - середня ланка;

- технічний рівень - низова ланка.

Проектна організаційна структура управління має суттєві зміни: управлінським рішенням було включення нового підрозділу який має назву "Департамент системи якості менеджменту підприємства", представлена на рис.2.7.

Підприємство КП "ВТП "Вода" вирішує питання, що стосуються технічного розвитку підприємства, впровадження нової техніки й прогресивних технологій у виробничі процеси, а також ресурсо-, енергозбереження; проводить комплекс геодезичних і кадастрових робіт; здійснює технічний нагляд за будівництвом об'єктів водопостачання.

Крім того, підприємство розглядає подальші перспективи поліпшення якості питної води, підвищення надійності функціонування системи водопостачання.

КП "ВТП "Вода" структурно підрозділяється на відділи:

- відділ підготовки, видачі технічних умов і узгодження проектної документації;

- відділ перспективного розвитку;

- відділ технічного нагляду;

- відділ геодезичних і кадастрових робіт.

Відділ підготовки, видачі технічних умов і узгодження проектної документації і його основні напрямки діяльності:

- розробка й видача технічних умов на водопостачання фізичним і юридичним особам, облік їхнього виконання;

- розгляд і узгодження проектно-конструкторської документації (у рамках своїх повноважень);

- забезпечення організації обліку, ведення й зберігання технічної документації;

- розгляд обігів і заяв юридичних і фізичних осіб у рамках своєї компетенції, організація роботи з їхнього аналізу в технічних службах структурних підрозділів і підготовці відповідей заявникам.

Рисунок 2.7 Проектна організаційна структура управління КП "ВТП "Вода"

Відділ перспективного розвитку і його основні напрямки діяльності:

- визначення єдиної науково-технічної політики підприємства в питаннях розвитку підприємства, впровадження нової техніки й прогресивних технологій у виробничі процеси;

- підготовка завдань науково-дослідним, проектним, конструкторським і технологічним організаціям і установам, вищим навчальним закладам у частині розробки нової техніки й технології виробництва, проектів реконструкції споруджень, відновлення й модернізації встаткування, комплексній модернізації й автоматизації виробничих процесів, автоматизованих систем керування виробництвом, участь у контролі за їхньою розробкою, розгляді й впровадженні проектів технічного переозброєння, які розроблені сторонніми організаціями;

- співробітництво із проектними й науковими організаціями з питань забезпечення підприємства технічною документацією;

- розгляд обігів і заяв юридичних і фізичних осіб у рамках своєї компетенції, організація роботи з їхнього аналізу в технічних службах структурних підрозділів і підготовці відповідей заявникам.

Відділ технічного нагляду і його основні напрямки діяльності:

- контроль дотримання проектних рішень і вимог державних стандартів, будівельних норм і правил, а також контроль за якістю й обсягами робіт, здійснення технічного нагляду на об'єктах водопостачання під час нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту;

- облік об'єктів водопостачання, на яких здійснюється будівництво;

- контроль виконання технічних умов, виданих суб'єктам господарської діяльності;

- технічний нагляд за виконанням схованих робіт і участь у документальному оформленні;

- розгляд обігів і заяв юридичних і фізичних осіб у рамках своєї компетенції, організація роботи з їхнього аналізу в технічних службах структурних підрозділів і підготовці відповідей заявникам.

Відділ геодезичних і кадастрових робіт його основні напрямки діяльності:

- контроль і проведення геодезичних і кадастрових робіт;

- контроль роботи з паспортизації й інвентаризації водогінних мереж;

- супровід земельно-кадастрових і землеоцінюючих робіт, пов'язаних з оформленням землекористування [12, 31].

2.3 Ефективність і якість діяльності менеджера