Анализ платежеспособности представим в табл. 2.10.

Таблица 2.10

Анализ платежеспособности ОАО «Кузя» за 2008 -2010 гг.

По таблице 2.10 видно, что на конец 2010 года коэффициент абсолютной ликвидности уменьшился на 21,2 %, коэффициент быстрой ликвидности остался неизменным. Так как коэффициент абсолютной ликвидности текущей ликвидности уменьшился на 16,1 %.и имеет отрицательное значение, то организация не может погасить в ближайшее время за счет денежных средств и приравненных к ним финансовых вложений.

Для увеличения коэффициента абсолютной ликвидности необходимо, чтобы предприятие ускорило оборот краткосрочных финансовых вложений, и часть текущей краткосрочной задолженности могла погаситься в ближайшее время.

Рассмотрим показатели финансовой устойчивости:

- коэффициент финансовой автономии (или независимости) - удельный вес собственного капитала в общей валюте баланса.

К финн.авт. = Удельный вес собственного капитала = стр.490 (2)

Валюта баланса стр. 300

К 2009 г.= 5268 = 0,048

111023

К2010 г. = 4868 = 0,064

77144

Коэффициент показывает, какая часть активов сформирована за счет собственных средств. На конец 2010 года показатель увеличился на 0,1

На сегодняшний день практика оптимизации ассортимента насчитывает различное множество правил и процедур. Одним из них является оценка ассортимента с использованием методов АВС - анализа.

Проведем анализ АВС - анализ продаж по данным магазина «Продукты» ООО Кузя» в период с 1 по 30 августа 2011 г.

В результате были выявлены товары - лидеры, «создатели потока» имиджевые товары и аутсайдеры (рис.3).

Рис. 3 Совмещение результатов АВС-анализа по товарообороту и прибыли

Основной объем продаж (75 %) приходится на так называемые товары группы «А». К ним относятся колбасные изделия, алкогольная продукция (водка, вино и пиво), хлеб и выпечка, соки и нектары, кондитерские изделия (конфеты, торты и рулеты, печенье), мясо и мясопродукты, молоко и творог, свежая рыба, чай и кофе, фрукты.

Среди товаров - лидеров также наблюдаются сезонные колебания. Так, например, доля пива в общем объеме продаж колеблется от 1,5 % в весенний и зимний периоды до 8 % в летний период.

К товарам группы «В», на долю которых приходится около 20 % общего объема продаж относятся: майонез, кондитерские изделия (вафли, карамель, шоколадные плитки), сухая бакалея (крупы, сахар, мука, соль), консервы плодовые и ягодные, консервы овощные, алкогольная продукция (шампанское, коньяк, бальзам, настойки и наливки), пельмени, жевательные резинки, специи и приправы. В целом можно сделать вывод, что в группу «В» попали товары, которые постоянно должны быть у хозяйки под рукой, но закупаются периодически, так как имеют более длительный период хранения.

Наименьший удельный вес (не более 5%) в обороте занимают товары, отнесенные к группе «С». Среди них товары импульсивного спроса (чипсы, поп-корн, орешки, сухарики и другие снеки), имиджевые товары (икра, бренди, ром, текила, виски, ликер), товары сезонного спроса (мороженое, квас зимой, а в летние месяцы поднимающиеся в группу «В»). Кроме того, в данную группу попали замороженные полуфабрикаты (блины, голубцы, пицца, котлеты), что может говорить о еще не сформировавшемся у покупателей спросе на эти товары.

Во время опроса многие потребители отмечали, что необходимо расширить ассортимент рыбы. Данные АВС - анализа свидетельствуют о том, что у свежая рыба действительно пользуется высоким спросом. Однако вся остальная рыбная продукция (рыба вяленая, соленая, копченая, пресервы и консервы рыбные) попала в категорию «С».

Для целей оптимизации ассортимента большее значение имеет АВС - анализ, проведенный внутри товарной группы, так как именно по его результатам можно делать выводы о том, какие товары являются аутсайдерами и отвлекают средства из оборота практически не принося никакой прибыли.

В целом можно сделать вывод о том, что данные АВС - анализа на сегодняшний день являются наиболее необходимыми для принятия оперативных коммерческих решений. Именно анализ позволяет грамотно управлять ассортиментом товаров кооперативной организации, оптимизируя его в целях увеличения оборота и, в конечном итоге, прибыли ООО «Кузя».

2.3 Анализ информационного обеспечения управления организацией

В документационном обмене ООО «Кузя» в соответствии с организационной структурой задействовано 3 отдела магазина. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.

Процесс управления в ООО «Кузя» корректно рассматривать как сочетание следующих трех режимов принятия решений:

Стратегический уровень предполагает выявление проблемных областей в различных сферах деятельности организации, анализ и прогноз долгосрочных тенденций ее развития; анализ и прогноз общественно-политических тенденций и создание системы уравновешивания различных влияний внешней среды. На данном уровне генерируются методы решения проблем, разрабатываются концептуальные подходы, оптимизируются модели и сценарии развития организации.

На оперативном уровне производится мониторинг и анализ текущего состояния элементов социально-экономической и общественно-политической сфер, формируются планы реализации концепций, моделей и сценариев развития, осуществляется оперативный контроль и корректировка выполнения планов и проектов.

Чрезвычайное управление предполагает одновременно прогнозирование и предотвращение экстремальных ситуаций, создание сценариев их возникновения и развития, непрерывный мониторинг характеристик и показателей потенциально опасных природных, техногенных, социально-политических факторов и обеспечение организационно-технических вопросов осуществления управления в экстремальных условиях.

В ООО «Кузя» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Функции, связанные с документационным обеспечением осуществляет бухгалтер.

Бухгалтер ООО «Кузя» осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов, контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном.

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками в ООО «Кузя» представлены в таблице 2.11.

Таблица 2.11

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками

После ввода электронного образа документа путем сканирования в документную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел.

В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в систему документооборота ООО «Кузя», дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов.

После получения документа бухгалтер производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе.

Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс).

Работа с внутренней документацией в ООО «Кузя» состоит из следующих этапов:

1. Получение указания на разработку

2. Подготовка проекта документа

3. Согласование (визирование)

4. Передача адресату

5. Отметка о доставке

6. Выдача (оформление) резолюций

7. Постановка на контроль

8. Отчет об исполнении

9. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение

Последующее управление первичной обработки входящей деловой корреспонденции включает:

- проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции;

- проверку правильности се адресования;

- вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей) ;

- распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;

- простановку штампов с отметкой «Входящий № __» на документах, подлежащих регистрации (учет документов);

- заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т.п.) (регистрация документов).

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

-каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;

-порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

Исследование движения внутренней документации в ООО «Кузя» показало, что важный этап «Регистрация на предприятии» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Работа с внутренней документацией производится в ООО «Кузя» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

Информационно-аналитическое обеспечение управления ООО «Кузя» является распределенной информационно-управленческой системой, обеспечивающей сбор, обработку и представление информации, предназначенной для достоверного информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений.

ООО «Кузя» широко использует в своей работе компьютеры. С помощью компьютеров бухгалтер и оператор может обмениваться информацией между собой, использовать местную базу данных и сеть для поиска информации. Менеджер узнает информацию о конкурентах, дает рекламу, общается на предмет улучшения качества и ассортимента продаваемых товаров.

В ООО «Кузя» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.

Документооборот представлен в таблице 2.12.

Таблица 2.12

Документооборот ООО «Кузя» по данным 2010 года

Таким образом, объем документооборота в ООО «Кузя» по данным 2010 года составляет 1608 документов, из них 34,6% приходится на подлинники и 65,4% на копии документов.

Структура подлинных документов представлена на рис. 4.

Рис. 4. Структура документооборота ООО «Кузя»

Наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12%), только 21,73% документов - исходящих.

Объем документооборота незначительный. Динамика документооборота за 2007-2009 годы представлена на рис. 5.

Рис. 5. Динамика документооборота за 2010 гг.

Данные рисунка 5 показывают, что наблюдается тенденция роста документооборота ООО «Кузя».

Объем документооборота в 2010 году по сравнению с 2009 вырос на 8,9%, а в 2009 году по сравнению с 2008 годом - всего 5,0%.

Анализ документооборота кадровых документов выявил, что в ООО «Кузя» используются следующие документы:

1. Приказы по личному составу (внутренние).

2. Документы к приказам по личному составу - трудовые книжки, заявления (входящие).

3. Приказы о командировании, направлении на стажировку (внутренние и исходящие).

4. Справки о работе и заработной плате сотрудников (исходящие)

5. Справки вызовы из учебных заведений (входящие)

6. Медицинские заключения, санитарные книжки (входящие)

В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится среди входящих - медицинские заключения (санитарные книжки), среди исходящих - на справки о работе и заработной плате.

В структуре исходящих документов 85,1% приходится на справки о работе и заработной плате; а в структуре входящих документов наибольшая доля документов (87,8%) приходится на медицинские заключения (санитарные книжки). Данное распределение входящих документов понятно, основные работники ООО «Кузя» ежеквартально должны проходить медицинские осмотры, так как занимаются производством пищевых продуктов.

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Кузя» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:

- нет инструкции по делопроизводству;

- документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

На предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмо занимает не более половины листа формата А4.

Анализируя методы составления писем сотрудниками ООО «Кузя», можно отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в бухгалтерии, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.

На многих документах нет реквизитов «Код формы документа», «Код организации». Неправильно оформлен реквизит «Адресат». Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе документа и направлении документа в дело.

Хранение документов в ООО «Кузя» осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований «Основных правил работы ведомственных архивов», а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.

На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена.

Таким образом, на предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов.

Рассмотрим особенности работы с входящими документами в соответствии с перечисленными этапами.

Доставка документов на предприятие, как правило, осуществляется курьерами в почтовом отделении по месту расположения предприятия (за исключением документов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим каналам связи). Прием входящей деловой корреспонденции от курьера производится уполномоченным сотрудником службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств", ПБУ 6/01, утвержденным приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н, к бухгалтерскому учету в качестве основных средств принимаются активы, удовлетворяющие ряду условий, в числе которых "использование в течение длительного времени, т.е. срока полезного использования продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев". Одновременно из состава критериев выведена стоимостная составляющая.

Последствием данного решения явилось упразднение категории малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП), которые теперь переходят в состав оборотных средств и учитываются по статье "материалы" или "незавершенное производство", в зависимости от места хранения и эксплуатации, или в состав основных средств - предметы со сроком эксплуатации более 12 месяцев.

Учет материалов на складе ведут в специальных карточках (форма N М-17), товаров - в журнале (форма N ТОРГ-18).

Форма № МБ-2 карточки учета МБП применяется для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных под расписку работнику для длительного пользования.

Заполняется в одном экземпляре кладовщиком на каждого работника, получившего эти предметы, или выдается материально ответственным лицам.

Для журнала учета товаров на складе предусмотрена типовая форма. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.

Кладовщик отражает в журнале каждую операцию по приходу или расходу товаров. Для каждого наименования товара в журнале отводится отдельная страница.

Бухгалтеру организации следует ежемесячно сверять данные бухгалтерского учета товаров с данными, отраженными в журнале. Заполненный журнал сдается в архив организации и хранится там 5 лет.

Со склада товарно-материальные ценности могут быть переданы:

- на другой склад;

- в торговый зал.

При перемещении материалов оформляют лимитно-заборную карту (если отпуск материалов со склада ограничен) (форма N М-8) или требование-накладную (форма N М-11).

При перемещении товаров внутри организации (например, со склада в торговый зал) выписывают накладную на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма N ТОРГ-13).

Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной системе с использованием компьютеризированного метода учета - бухгалтерская программа-1С Бухгалтерия. ООО «Кузя» использует унифицированные типовые формы первичных учетных документов с использованием программы 1С Бухгалтерия.

Программа 1:С предназначена для работы на IBM-совместимых персональных компьютерах.

Операционная система Microsoft Windows может быть либо западноевропейской версией, либо русской версией.

Программа предназначена для ведения бухгалтерии и делопроизводства на предприятии любой формы собственности. С ее помощью автоматизируется ведение синтетического и аналитического бухгалтерского учета, а также составление, заполнение, хранение и печать первичных бухгалтерских документов, форм квартальной и годовой отчетности предприятия, других документов бухгалтерского и экономического характера.

1:С позволяет получать оперативную информацию о финансовом состоянии предприятия, расчетах с учредителями, поставщиками, покупателями, подотчетными лицами. Программа позволяет начислять зарплату, вести учет основных средств, себестоимости продукции, материальных запасов, товаров. Учет может быть организован в разрезе договоров, подразделений и филиалов, видов деятельности и т.п.

1:С может быть использован как аудиторская программа, помогающая восстанавливать бухгалтерский учет, вести учет на нескольких предприятиях, проверять соответствие учета и отчетности действующему законодательству.

Система внутреннего контроля в ООО «Кузя» представляет собой совокупность инструментов, позволяющих объективно оценить эффективность бизнес процессов с точки зрения достигнутых результатов финансовых операций, правдивости публикуемой финансовой информации, соответствия этих действий внешним и внутренним нормативным актам за счет выстраивания контрольных процедур в существенные бизнес-процессы, культивирования внутренней контрольной среды, и повышения уровня корпоративного управления предприятия.

Система внутреннего контроля ООО «Кузя» автоматизирована и содержит актуальную информацию о функциональной структуре с распределением полномочий между участниками фирмы, описания бизнес-процессов и их владельцев, описания рисков, описания контрольных процедур, исполнителей контрольных процедур и регламенты выполнения контрольных процедур, результаты тестирования контрольных процедур, позволяет формировать планы тестирования контрольных процедур, различные отчеты для руководства и аудитора.

Таким образом, можно отметить:

- на сегодняшний день для формирования положительного имиджа магазина уже сделано достаточно много, но, требуется работа для его поддержания и укрепления;

- на аналитическом этапе происходит исследование элементов процесса коммуникации, для этого магазину рекомендуется использовать первые лица магазина;

- директору ООО «Кузя» обязательно нужно сообщить о магазине широкой общественности, для этого рекомендуется предоставлять материалы для печати, по которым затем пишутся статьи, очерки и т.п.;

- отвечать на запросы прессы и предоставлять комплексные информационные услуги; следить за сообщениями печати, радио о ООО «Кузя» и оценивать результаты;

- принимать при необходимости меры к исправлению ошибок, делая заявления или выступая с соответствующими опровержениями.

- главная задача напомнить, сообщить ООО «Кузя» максимальному числу покупателей, способствовать созданию благоприятного имиджа и репутации, рекламе его ассортимента. Однако нужно помнить, что человеческая память имеет особенность - в ней запечатлеваются только по-настоящему яркие, выделяющиеся из общего ряда и необычные события.

- спецификой PR-кампании в деятельности ООО «Кузя» является сложность оценки ее результатов из-за отсутствия критериев, по которым эти результаты можно было бы определить с достаточной точностью. В связи с этим рекомендуется применение различных форм оценки эффективности PR-кампании.

3. Пути совершенствования информационного обеспечения управления в ООО «Кузя»

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации -- оперативность. Повышение оперативности информации в ООО «Кузя» достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д. Одно из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

Методология совершенствования управления бизнес-процессами охватывает весь диапазон действий по улучшению работы предприятия (отдельных его подразделений) начиная от постепенной модернизации и заканчивая полным перепроектированием всей структуры. Цель методологии - преобразование предприятия таким образом, чтобы оно в наибольшей степени удовлетворяло требованиям информационной эры, идеологии управления с точки зрения бизнес-процессов.

К основным мероприятиям, направленным на повышение конкурентных позиций ООО «Кузя» относятся:

- повышение маркетинговой ориентации ООО «Кузя», т.е. изучение спроса покупателей, подборка и своевременное обновление товарного ассортимента в соответствии с ним;

- проведение мониторинга конкурентов, цен на товары конкурентов (создание и постоянное обновление банка данных о конкурентах: товарах, ассортименте, ценах, методах ведения ими конкурентной борьбы и др.):

- совершенствование ценовой политики (установление цен исходя из уровня цен конкурентов, с учетом конъюнктуры рынка отдельных товаров, гибкое маневрирование ценами);

- проведение сегментации рынка товаров и услуг (разработка комплекса маркетинговых мероприятий по привлечению и удержанию различных групп потребителей).

Основной задачей также является пропаганда общественной значимости и полезности деятельности. Прежде всего, необходимо сменить устаревшие вывески на более современные и яркие.

В целях улучшения работы ООО «Кузя» целесообразно разработать более совершенную, удовлетворяющую партнеров и покупателей, ценовую политику, то есть выработать определенную стратегию ценообразования, которая будет отвечать на вопросы, как должно вести себя предприятие в тех или иных сегментах рынка, чтобы с помощью эффективной ценовой политики привлечь большее количество покупателей к продаваемым товарам.

Система мониторинга, созданная на предприятии, обеспечивает менеджмент:

- фактическими данными о размерах оборотных активов по видам продукции и подразделений;

- информацией о времени задержек поставок и платежей;

- результатами анализа отклонений от установленных нормативов.

Сейчас мониторинг оборотных активов предприятия реализован в Excel. Данные поступают из «1С:Предприятие 7.7» и отчетов подразделений об исполнении установленных норм. По результатам анализа формируются ежедневный, декадный и месячный отчеты о состоянии оборотных активов. На основании этой информации принимаются решения о привлечении кредитов, изменении условий работы с поставщиками и покупателями.

Руководству предприятия надлежит принять срочные меры по стабилизации финансового положения предприятия. Такими мерами должны стать:

- инвентаризация состояния имущества с целью выявления активов "низкого" качества (изношенного оборудования, залежалых запасов материалов; дебиторской задолженности, нереальной ко взысканию) и уточнение реальной величины имущества предприятия;

- совершенствование организации расчетов с покупателями (в условиях инфляции, как правило, выгоднее продавать продукцию быстрее и дешевле, чем ожидать более выгодных условий ее реализации);

- сокращение чрезмерных запасов товарно-материальных ценностей и, как следствие, уменьшение оттока денежных средств.

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Кузя» выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

В этот комплекс должны входить следующие документы:

- положение о функциональной службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства.

Из проведенного анализа следует, что на 2012 г.:

- необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых бухгалтер может осуществлять свою работу;

- следует организовать централизованное оформление документов бухгалтером, знающим требования делопроизводства.

В ООО «Кузя» на 2012 год разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. В 2010 г. контрольные карточки не заводились и не велся предупредительный контроль. В связи с присутствием контрольных сроков на 2012 г. начата вестись проверка хода исполнения документов, исполнители начали получать предварительные предупреждения о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах начали составятся.

Руководство ООО «Кузя» планирует заниматься отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии. Вследствие этого не должны быть случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения.

Отсюда следует, что необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в дела и организовать архив предприятия.

Поэтому для упорядочивания работы секретаря и менеджера по персоналу необходимо организовать их работу в соответствии с правилами работы служб ДОУ.

При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

Компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций.

Поэтому автором проекта предлагается программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения ООО «Кузя», представленный в таблице 2.13.

Таблица 2.13

План-график мероприятий по совершенствованию системы ДОУ

1. Должностная инструкция - это документ определяющий правовое положение работников фирмы. В ней устанавливаются задачи и функции работников, их права, обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции, закрепленной в УСОРД.

2. Положение о функциональной службе - это документ предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления организации.

Положение должно разрабатываться руководителем функциональной службы, им подписывается, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в положение является приказ директора ООО «Кузя».

Положение должно быть разработано в соответствии с требованиями УСОРД. Оно составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов.

3. Для регламентации ведения делопроизводства, составления и оформления документов в ООО «Кузя» необходимо создание инструкции по делопроизводству.

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Правила составления и оформления документов.

3. Составление и оформление основных видов документов.

4. Организация документооборота.

4.1. Порядок движения и обработки входящих документов.

4.2. Порядок движения и обработки исходящих документов.

4.3. Порядок движения и обработки внутренних документов.

5. Регистрация документов.

6. Контроль исполнения документов.

7. Систематизация документов.

7.1. Разработка номенклатуры дел.

7.2. Формирование дел.

8. Подготовка документов к архивному хранению.

8.1. Экспертиза ценности документов.

8.2. Описание документов постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения.

8.3. Обеспечение сохранности дел.