Информационное обеспечение деятельности фирмы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

Информационное обеспечение деятельности фирмы



Введение

информационный программа управленческий

Для динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется надежная и эффективная система информационного обеспечения. Данная тема актуальна, так как хорошее информационное обеспечение является залогом конкурентоспособности и успеха фирмы.

Проблемой данного курсового проекта является необходимость в информационном обеспечении, которое позволит автоматизировать работу фирмы.

Объектом курсовой работы является деятельность фирмы «Сова»

Предметом является проектирование информационного обеспечения фирмы «Сова».

Основной целью курсовой работы является разработка проекта.

Задачи:

· проанализировать предметную область;

· выявить основные виды деятельности фирмы;

· разработать схему автоматизированной работы фирмы;

· разработать проект по обеспечению фирмы программой «1С».

Улучшение информационного обеспечения предприятия стало предметом исследований множества ученых: С.Б. Барнгольц, О.С. Виханского, В.В. Глухова, И.С. Зингера, Т.Б. Крыловой, В.Д. Новодворского, В.Ф. Палия, В.Т. Слабинского, Е.С. Стояновой, А.Д. Шеремета и мн. др. Эти ученые внесли огромный вклад в разработку разных аспектов информационного обеспечения деятельности предприятия.

Также большой вклад в решение указанной проблемы внесли зарубежные специалисты, такие как: Л. Бернстайн, Л. Хасан-Бек, П. Драккер, Дж. Стрикленд, Х. Андерсон, Р. Энтони, Дж. Фридман, Р. Холт.



1. Теоретические основы информационного обеспечения

1.1 Значение, сущность и особенности информационного обеспечения

Для повышения эффективности производства в первую очередь необходимо улучшить управление. Улучшение управления происходит благодаря научно-техническому прогрессу, занимающего изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Различные информационно-технические новшества в основном необходимы для сокращения и удешевления аппарата управления. Роль информации в управлении фирмой постоянно растет, что связано с появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Информационный процесс необходим как необходимое условие работы усовершенствованной техники, как предпосылка успешной организации процесса производства.

От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Экономия расходов за счёт снижения:

· стоимости программного обеспечения

· фонда заработной платы

· коммунальных услуг

· расходов на почту

2) Устранение возможных расходов в будущем за счёт:

· избежания будущего роста числа персонала

· снижения требований к обработке данных

· снижения стоимости обслуживания

3) Нематериальные выгоды:

· улучшение качества информации

· уменьшение просроченных платежей

· повышение производительности

· улучшение обслуживания

· новые производственные мощности

· улучшение контроля

· полное использование ПО

Процесс передачи информации проходит через большое количество посредников, во время передачи информации происходит её изменение. В процессе управления постоянно осуществляется обмен информацией. Источником информации может являться уровень цен или размер прибыли на рынке. На эффективность принимаемых решений влияют следующие показатели:

· Качество

· Знания, опыт, личные качества руководителя

· Квалификационный состав подчинённых

· Ситуация на рынке

Информация - это «обозначение содержания», полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособления к нему наших чувств.

Информация - это комплексная категория, т.е.:

- условие и средство делового общения;

- средство доведения до общества сведений о внешней среде;

- источник сведений о внешней среде;

- товар.

Анализ информации широко использует разнообразную информацию.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Учет и отчетность способствуют более оперативному обеспечению анализа необходимыми данными по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом, и тем самым создают необходимые условия для повышения эффективности исследований.

К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

1. Официальные документы: постановления, указы, законы

2. Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, рекламации.

3. Решения собраний коллектива

4. Материалы изучения передового опыта

5. Техническая и технологическая документация.

6. Материалы обследований

7. Устная информация со встреч с коллективом или представителями других предприятий.

В систему внутренней информации входит совокупность данных, возникающих на предприятии в форме отчетности, неодходимой информации. В ней отражаются данные о заявках, продажах, ценах, движении денежной наличности, дебиторской и кредиторской задолженности и т.п., а система внешней информации объединяет сведения о состоянии внешней среды предприятия, рынка вцелом, поведении покупателей и поставщиков, движениях конкурентов, мерах государственного регулирования рыночных механизмов.

Для обработки внешней информации используются формальные и неформальные процедуры. Такая информация получается путем изучения книг, сборников, коммерческих исследовательских организаций; при беседе с потребителями, поставщиками, дистрибьюторами; на основе бесед с менеджерами и сотрудниками.

Информационное обеспечение - это

· обеспечение фактическими данными;

· использование информационных данных для автоматизированных систем управления;

· использование информации для обеспечения деятельности различных

Большую роль в информационном обеспечении управленческих структур играют СМИ, которые не только предоставляют большой объем информации, но и формируют общественное мнение, которое воздействует на управленческие решения; автоматическая система управления(АСУ), являющаяся необходимым элементом всей системы; типы информации, необходимые потребителю (книжные и журнальные публикации, научные отчеты, диссертации).

Информационное обеспечение деятельности фирмы представляет собой деятельность по сбору сведений о среде фирмы, на основании которых принимаются какие-либо решения. Успех принятых решений зависит от качества используемого информационного обеспечения.

Для предпринимателя в сфере недвижимости важна информация о рабочей среде, которая представляется в виде перспективных планов, прайс-листов, каталогов фирм и сведений о квартирах. Совокупность указанных сведений образует информационную базу данных недвижимости в целом.

1.2 Информационное обеспечение деятельности предприятия в контексте современных управленческих моделей

Новейшие изменения во внешней среде предприятия приводят к появлению новых организационных моделей, которые наиболее адекватно отвечают интенсификации и усложнению конкурентной динамики, характеризующейся снижением возможности контроля, над поведением и взаимодействием с внешними агентами, негативно влияющими на эффективность у крупных предприятий, объединяющих в себе значительное количество разнородных видов деятельности.

Для того чтобы в таких условиях предприятиям можно было создавать эффективную стоимость, нужно соблюдать принципы общего снижения издержек, добиваться лучшего качества, многообразия предложения, формирования долгосрочных отношений с клиентами любого типа.

Используя локальные сети предприятия пользуются местными преимуществами, в то время как участие в «глобальных сетях» вовлекает их в международные информационные потоки. Система информационного обеспечения подобных кооперационных связей является насущей проблемой. Это связано с тем, что наладив деловые связи, они не всегда могут их сохранить. Информационное поле пополняется дополнительным массивом данных, анализ которых ставит перед собой цель, выявить возможность выхода российских предприятий на мировой рынок.

В момент формирования информационного обеспечения внешнеэкономической деятельности огромную роль играет выбор критериев оптимальности, логичности, соответствия информации полномочиям и компетенции субъекта управления. В этой связи предлагается формирование информационного массива, построенного по диалоговому принципу, позволяющего автоматизировать процесс обработки информации и принятиярешений по поводу внешнеэкономической деятельности.

1.3 Пути совершенствования информационной системы

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований:

1. Аналитичность информации (вся система экономической информации

независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя. Поэтому вся система информационного обеспечения должна всё время совершенствоваться.

2. Объективность (экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не принесут пользы).

3. единство

4. Оперативность (эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее).

Система информации должна быть эффективной, требовать минимума затрат на обработку данных. Необходимо изученать полезность информации, совершенствовать информационные потоки путем устранения лишних данных и введения необходимых.

Получение информации не является самой целью бизнеса. Целью можно назвать борьбу с конкуренцией и получение прибыли.

Информационная система управления является главной системой, обеспечивающей достижение целей компании путем доставки информации. Для управления отдельными «бизнесами» фирме недостает механизма оценки эффективности. Для успешного развития нужна комплексная система управления, объединяющая все аспекты менеджмента.

Существует три основных варианта решения проблемы внедрения информационных систем.

1. Создание собственной системы. Этим путем идут большинство крупных организаций, т.к. развивающимся фирмам своими силами разработать систему нелегко.

2. Приобретение универсальных прикладных программ. Выбор систем такого рода ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Приобретение системы позволяет с относительно небольшими затратами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.

3. Направление функций по внедрению информационных технологий внешним организациям. Данный подход пока редко применяется в российских условиях. Привлечение сторонней организации для внедрения информационной системы дает определенные удобства.

Большое распространение получили программы фирмы 1С, поэтому они заслуживают отдельного внимания. Они сочетают в себе доступную цену и неплохие характеристики. Внедрение программ этого семейства начинается, как правило, с программы «1С: Бухгалтерия».

Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием перепланирования деятельности фирмы с целью улучшения критических по отношению к затратам показателей, таких как качество, обслуживание и скорость производственных процессов.

1.4 Стратегическое планирование информационной системы

В период стратегического планирования производится детальное описание проекта, ожидаемой прибыли, доступных ресурсов и т.д. Назначаются «менеджер проекта», который отвечает за его осуществление, и ответственный за проект в высшем руководстве.

Стратегия управления информационной системой в рамках ее жизненного цикла (обычно различают следующие фазы жизненного цикла: планирование, создание, эксплуатация, развитие) основывается на ряде действий, таких как:

1. формулировка целей и бизнес-стратегии организации, анализ конкурентных сил (поставщики, потребители, конкуренты, новые участники),

2. определение критических факторов успеха и информационных потребностей,

3. оценка потенциала применения информационных технологий,

4. анализ существующих информационных систем, определение других необходимых.

Целью стратегии управления информационной системой является осознании того, что потребности организации в информации определяют структуру ее информационной системы, а также способ управления ею.

Виды информационных систем:

· ключевые (важные в настоящий момент);

· вспомогательные (необходимые, но не критические в настоящий момент);

· стратегические (критические для достижения целей бизнес-стратегии);

· потенциальные (важные для достижения успеха в будущем).

В наше время существует огромное количество комбинаций разнообразных стратегий управления. Каждая из них соответствует какой-либо реальной ситуации. Стратегия управления информационной системой связана с определенной степенью зависимости организации от использования информации для осуществления своей основной задачи, миссии.

Эта зависимость определяется как информационная интенсивность функционирования информационно-технологического комплекса организации.

Для разных организаций она различна:

1. Организации, зависящие от использования информационных технологий ежедневно.

2. Слабо зависящие организации, способные в дальнейшем планировать широкое применение ИС для достижения конкурентных преимуществ.

3. Организации, в которых возможна зависимость повседневных операций от ИТ, но которые работают вне конкуренции.

4. Организации, использующие ИТ для поддержки деятельности.



2. Анализ деятельности риелторского агенства «Сова»

2.1 Общая характеристика объекта исследования

Эффективность и финансовая стабильность предприятия напрямую зависят от быстроты превращения вложенного в активы организации капитала и дохода. Чем дольше активы находятся в одной и той же форме, тем ниже интенсивность и эффективность ихиспользования и наоборот.

Значение данной зависимости объясняется тем, что интенсивность использования капитала и прибыльность являются важными факторами при принятии целого ряда решений по повышению эффективности предприятия.

Агентство недвижимости «Сова» существует с 13 апреля 2010 года.

Юридический адрес АН «Сова»: 625000, г. Тюмень, ул. Грибоедова 2

АН «Сова» может осуществлять следующие основные виды деятельности согласно уставу:

· покупка-продажа-обмен квартир на рынке вторичного жилья;

· продажа квартир в новостройках;

· загородная недвижимость (дома, участки, дачи и коттеджи);

· коммерческая недвижимость в г. Тюмени и пригороде;

· продажа элитной недвижимости в Тюмени;

· аренда жилья;

· юридическое сопровождение сделок;

· помощь в оформлении ипотеки;

· продажа жилья по социальным программам.

Перечень услуг, предоставляемых специалистами АН «Сова»:

· Проведение экспертизы документов, сбор документов для сделок;

· Регистрация прав собственности в гос. органах;

· Консультации по всем вопросам приобретения и продажи недвижимости;

· Составление договоров купли-продажи, аренды, дарения и пр.;

· Консультации при переводе земли из аренды в собственность;

· Предоставление готовых вариантов жилой и коммерческой недвижимости для покупки;

· Прием на реализацию объектов недвижимости;

· Продажа строящегося жилья напрямую от застройщиков;

· Аренда квартир и офисов;

· Обучение по профессии «агент по недвижимости» с трудоустройством.

Целью АН «Сова» является получение прибыли, расширешие бизнеса.

Предметом деятельности является торговая деятельность, направленная на удовлетворение общественных потребностей населения в жилье, развитие предпринимательской деятельности.

Главные конкуренты АН «Сова»:

· АН «Этажи»

· АН «Грааль Инком»;

· АН «Юнидом»;

· АН «Новый город»;

· АН «Адвекс недвижимость».



3. Совершенствование информационного обеспечения с использованием MS Project

3.1 Описание программы MS Project

Microsoft Project (или MSP) - программа управления проектами, разработанная и продаваемая корпорацией Microsoft.

Microsoft Project создан для разработки планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживания прогресса и анализа объёмов работ. Microsoft Project создаёт расписания критического пути. Цепочка изображается в диаграмме Ганта.

Microsoft Project представляет собой идеальную систему для управления проектами, так как в системе предусмотрены большинство необходимых функций, а также Microsoft Office является самым распространенным офисным приложением не только в России, но и в мире, что очень важно, например, для интеграции приложений.

Также важной деталью управления проектами при помощи автономных приложений является получение конкурентных преимуществ, по отношению ко времени реагирования на изменения в проекты. Теперь нет необходимости иметь сильное профильное образование (оно конечно не помешает), система сама решит все проблемы, которые возникают в ходе планирования.

Организации, которые используют Microsoft Project, ценят свой бизнес гораздо выше. Microsoft Project помогает фирмам улучшить бизнес, стать наиболее конкурентоспособными и получить доверие клиента к организации с начала. Компания может показать все задачи проекта при помощи Microsoft Project. Такой уровень детализации повышает статус компании среди конкурентов.

Microsoft Project является ценным не только для организации, но и для клиента. В некоторых случаях данный инструмент предоставляет вид того, что происходит в текущем цикле разработки продукта. Они могут увидеть над чем работают исполнители; какие процессы займут больше времени, а что будет выполнено быстрее; когда будет выполнена работа и получены какие-либо результаты. Microsoft Project помогает увидеть в случае изменений всю область, пораженную ими, и как это повлияет на последующую разработку.

Прибыль компании может вырасти втрое, если вы сможете адаптироваться к тому, чего хочет клиент.

3.2 Создание нового проекта в MS Project

В приложении MS Project 2007 можно осуществлять следующие процессы:

1. Продуктивная организация работы за счет использования мощных возможностей календарного планирования.

2. Контроль и мониторинг влияния изменений в области календарного планирования и выделение сотрудников для выполнения общих проектных планов.

3. Настройка планов для получения данных, относящихся к конкретному проекту.

4. Отображение нужных сведений о проекте.

Новый проект начинается с выбора шаблона. Шаблон поставляется с программой, либо можно выбрать шаблон, созданный ранее пользователем. Пользователем может быть установлена привязка к дате начала проекта. В этом случае MS Project выставляет начало работ настолько рано, насколько это возможно, а сроки окончания работ и проекта вычисляются автоматически.

MS Project содержит множество встроенных режимов отображения проектной информации.

Виды отображения проекта в MS Project:

- Диаграмма Ганта;

- Диаграмма Ганта с отслеживанием;

- Использование задач;

- Календарь;

- Сетевой график.

Представление информации формируются на основании содержимого базы данных Microsoft Project. Каждое изменение внесенное в одном представлении, автоматически отображается в других. Ни одна из используемых форм представления не может показать всю информацию о проекте. Каждая форма дополняет друг друга. Главным элементом MS Project являются задачи, за которые будут назначаться ресурсы (исполнители).

Каждая задача определяется большим количеством данных: название, длительность, названия используемых ресурсов, предшествующие задачи, связи.

Формируется иерархия и взаимосвязь задач проекта. Для этого необходимо:

1. Определить перечень необходимых задач.

2. Установить необходимый тип каждой задачи.

3. Установить связи между задачами.

4. Ввести длительность задач.

Для обеспечения правильного распределения средств, выделяемых на производство продукции или оказание услуг, необходимо произвести функционально - стоимостой анализ. Это позволяет наиболее реалистично оценить расходы компании.

Так, на рисунке 3.1, в рамках нашего проекта представлен функционально-стоимостной анализ заработной платы сотрудников.



Рис. 3.1 - «Функционально-стоимостной анализ»

На рисунке 3.2 представлены взаимосвязи задач проекта по информационному обеспечению деятельности фирмы.

Рис. 3.2 - «Взаимосвязи задач проекта»

Далее осуществляется назначение задачам ресурсов. Назначение ресурса осуществляется для каждой простой задачи.



Рис. 3.3 «Лист ресурсов»

В режиме диаграммы Ганта окно проекта делится на название, длительность, начало, окончание, предшественники, затраты, ресурсы.

Рис. 3.4 «Диаграмма Ганта»

Диаграмма Ганта с отслеживанием используется для сравнения запланированных сроков выполнения проекта и реальных в процессе выполнения проектных работ.



Рис. 3.5 «Диаграмма Ганта с отслеживанием»



Заключение

Объектом исследования в курсовой работе выступило АН «Сова». На примере данной фирмы было продемонстрировано внедрение новой информационной системы, которая может обеспечить автоматизацию бизнес-процессов компании на высоком уровне, в отличии от ранее существующей системы. Большим преимуществом «1С: Предприятия» является тот факт, что система моментально запускается в эксплуатацию и начинает приносить отдачу.

При изменении объемов, подходов к управлению организацией перестройка системы не требует больших затрат. Это достигается за счет построения бизнес-решений на современной технологической платформе «1С: Предприятие». Важным достоинством системы данной системы является её широкая популярность - более 3000 специализированных фирм и множество сертифицированных специалистов готовы помочь каждому предприятию в установке, дальнейшем использовании и совершенствовании системы автоматизации.

В процессе разработки проекта «Информационное обеспечение деятельности фирмы» была выбрана система управления проектами MS Project 2007. При непосредственном проектировании были использованы методы сетевого планирования и управления проектами, создана сетевая модель представления исходных данных, определён критический путь по сетевой модели, рассчитаны показатели модели. В практической части реализован проект «Информационное обеспечение деятельности агентства недвижимости «Сова»» при помощи средств MS Project.



Список литературы

1. Введение в информационный бизнес. Под ред. В.П. Тихомирова, А.В. Хорошилова. Москва, Финансы и статистика, 1996

2. Информационные системы в экономике: учебник М.: 1996

3. Информационный менеджмент на предприятии: Учебное пособие / В.Д. Калачанов, А.И. Рыбников, А.Л. Рыжко, А.К. Шилов. - М.: Доброе слово, 2006.

4. Авербух Р.Н., Крутик А.Б. Информационные и бизнес-коммуникации в предпринимательстве - Гатчина: ЛОИЭФ, 2006 - 146 с.

5. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ, 2008.

6. Ойхман Е.Г., Попов Э.В. Реинжениринг бизнеса: Реинжениринг организаций и информационные технологии. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 333 с.

7. Семенов М.И. и др. Автоматизированные информационные технологии в экономике // Финансы и статистика. 2005, №9.

8. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем: Учебник / Под ред. Ю.Ф. Тельнова. - М.:, 2007.

9. Федоров Б., Макаренко В. Внедрение информационных технологий в систему управления предприятием // Персонал Микс. 2006, №1.

10. Голенищев, Э.П. Информационное обеспечение систем управления: учебное пособие для вузов / Э.Л. Голенищев, И.В. Клименко. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2010. - 315 с.

Размещено на Allbest.ru