Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ
• Глава 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ
• 1.1 Основы управления и содержание деятельности руководителя
• 1.2 Определение, сущность и значение информации
• 1.3 Информационное обеспечение деятельности руководителя
• Глава 2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
• 2.1 Общая характеристика объекта анализа
• 2.2 Анализ системы информационного обеспечения деятельности руководителя
• 2.3 Анализ материально-технического оснащения информационного обеспечения принятия решений
• Глава 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
• 3.1 Рекомендации и предложения по совершенствованию информационного обеспечения деятельности руководителя
• 3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Логика развития экономических процессов в России, ограниченность финансовых средств, отсутствие инвестиций ставят труднейшие задачи перед предприятиями. Резкие колебания конъюнктуры спроса на рынке при жесткой конкуренции напрямую влияют на принятие управленческих решений.

Для уменьшения степени риска при принятии решений необходимо иметь оперативную информацию о состоянии материальных, денежных и людских ресурсов на текущий момент, об узких местах, куда нужно направлять средства. В условиях многономенклатурного и наукоемкого производства все эти проблемы невозможно решить без эффективной организации сбора и обработки информации.

Актуальность темы. Для принятия эффективных управленческих решений в условиях проводимых реформ требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и развития местного самоуправления, но и порой средство выживания в условиях экономической нестабильности.

Информационное обеспечение деятельности руководителя - это связь информации с системами управления организацией и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности организации на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

В свою очередь, высокоэффективное управление на основе достоверной информации должно привести к улучшению ряда основных социально-экономических показателей деятельности органов местного самоуправления:

к повышению качества принимаемых решений администрацией, что напрямую связано с качеством жизни в муниципальном образовании;

к снижению объемов и оптимизации расходов;

к увеличению качества и количества оказываемых услуг;

к сокращению временных издержек со стороны местного сообщества на обращение к власти.

С середины 80-х годов огромное внимание уделяется возможностям получения стратегических и конкурентных преимуществ путем использования компьютерных технологий в качестве основного средства обработки, хранения и анализа информации и поставщика информационного обеспечения.

Работа носит междисциплинарный характер, так как исследование производилось с учетом того, что необходимой подсистемой в информационном обеспечении деятельности руководителя в рамках анализа является его документационное обеспечение, и основной результат его информационной деятельность есть документ (приказ) - документирование принятого решения.

Документирование -- это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документационное обеспечение руководителя - сфера, охватывающая вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления, основная цель -информационное обеспечение управления.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Теоретико-методологическую основу исследования составили: системный подход к управлению развитием и функционированием систем (В.Г. Афанасьев, И.В. Блауберг, Г.Н. Сериков, Э.Г. Юдин), междисциплинарный (Б.С. Гершунский, Э.Н. Полонский, Степанова Е. Е., Хмелевская Н. В) и информационный (Р.Ф. Абдеев, Ю.М. Горский) методологические подходы; теории управления организацией (М. Альберт, М. Мескон, Ф. Хедоури, О.С. Виханский, В.Д. Маркова, С.А. Кузнецова, А.Н. Люкшинов, В.И. Сергеев, Е.А. Фролов). Значительное влияние исследование оказали: теория и технология проектирования системы управления качеством на основе использования новых информационных технологий (Д.Ш. Матрос, И.В. Роберт, Б.Е. Стариченко) и организации мониторинговых исследований (А.С. Белкин, А.И. Севрук); работы, концепции построения информационных систем (Ю.Ф. Гаврилин, Н.В. Макарова, А.В. Могилев, Н.И. Пак, Е.К. Хеннер), представление о структуре информационной системы как совокупности обеспечивающих подсистем (Ф.С. Воройский, Н.В. Макарова).

Как видно из представленного материала на данный момент анализируемая проблема в изложенном ключе частично рассматривается рядом дисциплин и теоретических воззрений, но интегрированного, общего подхода в исследуемом ракурсе нет.

В ходе написания работы были изучены труды специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента, кандидата исторических наук Л.В. Санкиной, доцента, кандидат исторических наук Т.А. Быковой, доцента, кандидата исторических наук Л.М. Вяловой и других авторов.

В книге профессора Т.В. Кузнецовой Делопроизводство (документационное обеспечение управления) изложены требования к составлению, оформлению документов и работе с ними на основе последних законодательных правовых и нормативно-методических аспектов, в том числе ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2005 и ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006, Типовых регламентов работы федеральных органов исполнительной власти. В специальную главу выделены особенности работы с кадровыми документами с учетом изменений и дополнений к «Трудовому кодексу, внесенным Федеральным законом 30.06.2006 и ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006.

В учебнике Делопроизводство: доцента, кандидат исторических наук Т.А. Быковой, доцента, кандидата исторических наук Л.М. Вяловой, и доцента, кандидата исторических наук Л.В. Санкиной, под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, освещаются вопросы регламентации делопроизводства и организации работы с официальными документами Быкова Т.А., Вялова Л.М. Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник / под. общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с..

Для написания данной дипломной работы привлекались следующие законодательные акты:

· Конституция Российской Федерации Конституция РФ Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. С учетом поправок, внесенных законами РФ «О поправках к конституции Российской Федерации» // СЗ РФ. 2009. Ст.14. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. Статья 41 гласит, что каждый имеет право на охрану здоровья и медицинскую помощь. Медицинская помощь в государственных и муниципальных учреждениях здравоохранения оказывается гражданам бесплатно за счет средств соответствующего бюджета, страховых взносов, других поступлений.

· Гражданский кодекс Российской Федерации определяет понятие юридического лица, состав учредительных документов юридического лица и порядок его государственной регистрации, а также органы управления юридического лица Гражданский кодекс РФ. 2001.ч.1. Ст.97.

· Трудовой кодекс Российской Федерации Трудовой кодекс Российской Федерации. М.: Ось-89. 2002. 208 С., в котором законодатель устанавливает государственные гарантии трудовых прав граждан, создает благоприятные условия труда, защищает права и интересы работников и работодателей.

· Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. 2006. N 31.ч 1. Ст. 3448.. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

· Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» //СЗ РФ. 2006. №2. Ст. 127. его целью является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

· Постановление Правительства Российской Федерации 15 июня 2009 г N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"// Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.. Правила вступили в силу 2 июля 2009 г.

Правила, в отличие от Типовой инструкции, утверждены Постановлением Правительства РФ, это более высокий нормативный правовой документ, обязательный для исполнения. С внесением Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 изменений в Типовые регламенты, они приведены в полное соответствие со ст. 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов. 2003. 90 С. . Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов и бланков документов, рекомендации по оформлению реквизитов документов и бланков документов.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Главархив СССР. Всесоюз. науч. -исслед. ин-т документоведения и архив. дела. - М.; 1991. - 76 с. представляет собой документ, отражающий совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях. ГСДОУ включает в себя основные положения, а также общефедеральные, отраслевые и субъектные методические документы по вопросам делопроизводства (ДОУ).

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.; изд-во стандартов. 1998. 7С. содержит краткую характеристику основных терминов и определений, используемых в делопроизводстве и архивном деле.

Квалификационный справочник должностей служащих предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления работниками структурных подразделений делопроизводства (ДОУ) Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. -- М., Минтруд РФ, 1998.. Справочник содержит квалификационные характеристики основных должностей руководителей, специалистов и технических исполнителей, организующих и непосредственно осуществляющих делопроизводство (ДОУ) предприятия. На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты соответствующих должностных инструкций, в том числе для работников.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Муниципальное управление».

Границами исследования и совершенствования в работе являются:

объект - Администрация города Георгиевска;

предмет - информационное обеспечение управленческой деятельности руководителя Администрации.

Цель данной работы - предложение комплекса мероприятий направленных на повышение эффективности информационного обеспечения деятельности руководителя.

Для реализации этой цели необходимо решить ряд задач:

- рассмотреть содержание управленческой деятельности;

- определить сущность и значение информации в управленческих процессах;

- охарактеризовать информационное обеспечение деятельности руководителя;

- дать характеристику объекту исследования;

- проанализировать информационное обеспечение деятельности руководителя;

- разработать ряд мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения деятельности руководителя.

Методологической основой исследования является диалектическая теория научного познания. При подготовке работы использовались методы логического, сравнительного и системного анализа. Дипломная работа базируется на теоретических положениях, разработанных современными теоретическими основами информации и управления, закономерностях использования информационного обеспечения и компьютерных технологий в деятельности руководителя, признанных в мировой практике.

Эмпирическая основа исследования построена на статистической информации и нормативных актах Российской Федерации. Источниками статистических материалов служили публикации государственных статистических организаций; нормативные акты и документы Администрации и органов местной статистики. Значительные массивы данных получены со страниц названных источников во всемирной компьютерной сети Интернет.

Практическая значимость исследования определяется тем, что в ходе анализа рассмотрены основные составляющие информационного обеспечения деятельности руководителя Администрации малого муниципального образования России, а результаты дипломного исследования преломлены в конкретные рекомендации, применимые в российской практике.

Проведенный анализ помогает выделить общие и специфические особенности организации информационного обеспечения руководителя, присущие малым муниципальным образованиям. Полученные выводы позволяют более адекватно оценивать сущность процесса функционирования информации в принятии решений и управлении организацией, точнее оценить тенденции его развития.

Структура работы: работа состоит из введения, трех глав и заключения.

Во введении сформулированы цель и основные задачи исследования, а также методы анализа, рассмотрен подход к проблеме.

В первой главе выявлены теоретико-методологические основы информационного обеспечения деятельности руководителя, проведена работа по выделению основных положений анализа.

Во второй главе проанализирована структура информационного обеспечения деятельности руководителя: информационные потоки, информационные ресурсы, документооборот и техническая составляющая предмета исследования.

В третьей главе предложены пути повышения эффективности информационного обеспечения деятельности руководителя.

Заключение содержит практические выводы по данной дипломной работе.



Глава 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ

1.1 Основы управления и содержание деятельности руководителя

Во всех сферах жизни управление играет огромную роль. Любая организация нуждается в рациональном и эффективном управлении. Понятие «организация» может употребляться в широком смысле и иметь много значений. Поэтому в работе под организацией будут пониматься различные общественные образования: промышленные предприятия, коммерческие фирмы, государственные учреждения и др. Учитывая, что информационное обеспечение управления их деятельностью осуществляется по одним и тем же принципам, употребление в тексте термина «организация» будет означать справедливость приводимых утверждений и для предприятия, фирмы, учреждения, и наоборот.

Под управлением понимается целенаправленное воздействие субъекта на объект с целью перевода его в качественно новое состояние: управление - это наука, искусство, функция, люди управляющие организацией и аппарат Теория управления: Учебник/ Под ред.Ю.В. Васильева, В. Н. Парахиной, Л. И. Ушвицкого.- 2-е изд.. доп.- М: Финансы и статистика, 2005.с-22..

Как субъектом, так и объектом управления может быть человек, группы людей, подразделение предприятия, предприятие в целом, а также различные информационные системы и пр.

Различие между субъектом и объектом заключается в том, что субъект является источником управляющего воздействия, а объект подчинен этому воздействию. Отсюда следует, что руководитель является субъектом, осуществляющим управление.

Любой процесс управления связан с информационным обменом, который заключается в циклическом осуществлении следующих процедур Степанова Е. Е., Хмелевская Н. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие.- М.: ФОРУМ:ИНФА_М,2010.с-5.:

сбор информации о текущем состоянии управляемого объекта;

анализ полученной информации и сравнение текущего состояния с желаемым;

выработка управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое состояние;

передача управляющего воздействия объекту.

Процесс управления подразумевает наличие обратной связи, т. е. информационного потока, направленного от объекта к субъекту.

Обратная связь позволяет установить, насколько эффективно оказанное на объект управляющее воздействие.

Наибольший интерес представляет рассмотрение управленческих процессов в экономике, а именно применительно к конкретным организациям.

На этом уровне организация управления включает в себя операции:

выявление функций управления;

установление рационального количества уровней управления;

распределение функций, прав и ответственности между различными уровнями;

определение профессионального и численного состава кадров;

разработка нормативно-методической базы.

Функция управления представляет собой относительно самостоятельный и обособленный вид деятельности руководителя. Функции управления имеют структуру, содержание и механизм реализации.

Специалисты выделяют следующие основные функции управления:

планирование;

календарно-плановое руководство;

оперативное управление;

контроль.

Некоторые специалисты выделяют также такие функции, как мотивация, регулирование и др. С точки зрения исследуемого вопроса, выделенные функции являются наиболее важными Степанова Е. Е., Хмелевская Н. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие.- М.: ФОРУМ:ИНФА_М,2010.с-6..

Планирование представляет собой процесс создания планов и определение необходимых ресурсов для их реализации. Планирование включает в себя:

определение целей и задач;

разработку стратегий, программ и планов для достижения поставленных целей;

определение необходимых ресурсов;

доведение планов до конкретных исполнителей, ответственных за их реализацию. Планы должны носить обязательный характер для всех сотрудников и подразделений предприятия. Необходимо обеспечить сочетание и взаимосвязь различных видов планов (долгосрочных, среднесрочных, краткосрочных).

Планы должны быть конкретными. Это означает четкое определение целей и задач, а также рациональных путей, методов и способов их достижения.

Также следует установить ответственность конкретных лиц за организацию и выполнение плановых мероприятий. Должны быть определены оптимальные и реальные сроки исполнения планов и выделены необходимые для этого ресурсы.

Планы должны быть гибкими, т. е. иметь возможность корректировки при возникновении новых неучтенных обстоятельств.

Таким образом, планирование позволяет организовать работу предприятия по решению первостепенных, наиболее важных вопросов в конкретный период времени, а также повысить ответственность исполнителей за порученную им работу и улучшить контроль за выполнением плана.

Календарно-плановое руководство заключается в слежении за выполнением плана.

Данная управленческая функция реализуется в двух направлениях: регулирование и координация.

Регулирование -- это процесс устранения отклонений текущих показателей от плановых.

Координация добивается согласованности действий во времени и пространстве структуры управления и внешней среды.

Содержание функции календарно-планового руководства можно выразить совокупностью следующих обобщенных задач:

формирование и поддержание условий для выполнения плановых заданий;

слежение за ходом выполнения плана и анализ полученной информации;

анализ и оценка изменений в условиях и ходе выполнения плана;

выработка вариантов корректирующих воздействий;

разработка, документальное и организационное оформление принятых корректирующих мер.

Оперативное управление заключается в осуществлении следующих процессов:

-- непрерывное распознавание ситуации относительно элементов системы управления;

сбор и обработка оперативной информации о состоянии системы и ее элементов, создание банков данных;

анализ и прогнозирование развития ситуации;

принятие решения по оперативному вмешательству в функционирование системы;

разработка предложений по корректировке плановых решенийпо функционированию системы;

-- оформление соответствующих отчетных документов.

Неотъемлемой частью оперативного управления является процесс принятия управленческих решений.

Принятие решений играет важную роль и при выполнении других функций управления. Так, например, на этапе планирования принимаются важные стратегические решения, касающиеся перспектив развития организации. Однако наибольшее значение процесс принятия решений имеет на уровне оперативного управления - то есть непосредственного руководства.

Контроль, основной задачей которого является определение допустимых отклонений, фиксирование и быстрое их устранение, можно разделить на два этапа: слежение за выполнением намеченных планом работ и корректирование всех значительных отклонений от плана.

Специалисты выделяют три стадии контроля: предварительная, текущая и заключительная.

Предварительный контроль осуществляется до начала плановых работ, когда тщательно оценивается выполнение функций подразделениями и должностных обязанностей исполнителями.

Текущий контроль заключается в оценке деятельности подразделений и конкретных исполнителей.

В ходе заключительного контроля осуществляется анализ ошибок и определение мер поощрения или наказания исполнителей. Эта стадия дает руководству информацию, необходимую для дальнейшего планирования.

Основные инструменты контроля -- наблюдение, проверка, учет и анализ. В процессе управления контроль является элементом обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Правильно поставленный контроль должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на конечный результат, быть своевременным, объективным и достаточно простым.

В основе каждого элемента управленческой деятельности лежит процесс принятия решений. Управленческое решение представляет собой целенаправленное воздействие на объект управления, осуществляемое в соответствии с ранее составленным планом на основе специально собранной информации руководителем.

Принятие управленческого решения является адекватной реакцией на сложившуюся в ходе работы объекта ситуацию -- проблему. Понятие «проблема» означает такое состояние объекта управления, при котором какие-либо показатели его функционирования отличаются от запланированных. Проблемная ситуация требует вмешательства в работу системы, которое реализуется путем оказания на объект соответствующего управляющего воздействия.

Проблемные ситуации могут быть:

стандартные, т. е. иметь четкие структуру и причинно-следственные связи;

хорошо структурируемые, в которых можно выделить отдельные блоки вопросов со своими наборами решений;

-- слабо структурируемые, в которых не прослеживаются причинно-следственные связи в развитии ситуации и нечетко формулируется сама задача принятия решения;

-- неструктурируемые (нестандартные), т. е. не имеющие аналогов ситуации, для которых практически невозможно сформулироватьзадачу принятия решения.

Любые управленческие решения должны отвечать требованиям:

обоснованность и конкретность;

своевременность;

согласованность с ранее принятыми решениями;

оптимальность и гибкость;

достаточная компетентность руководителей, принимающих решение.

В процессе принятия решения часто возникает необходимость в выборе приоритетности характеристик, т. е. поступиться одной, например срочностью, с тем, чтобы получить выигрыш в другой, например в затратах. Кроме того, количество рассматриваемых вариантов зависит от имеющихся в распоряжении ресурсов и информации. Работа по сбору, обработке и анализу информации идет на всех этапах процесса принятия решения.

Таким образом, под деятельностью руководителя можно понимать принятие управленческих решений при осуществлении планирования, календарно - планового руководства, оперативного управления, и контроля, с учетом необходимой информации для выбора из множества альтернатив оптимальной.

1.2 Определение, сущность и значение информации

Философский словарь определяет термин «информация» как «некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний». Научное понятие информации во многом отвлекается от содержательной стороны сообщения, беря их количественный аспект. Так вводится понятие количества информации. Выработка научного понятия информации позволила подойти с единой точки зрения ко многим ранее казавшимся совершенно различными процессам: передаче сообщений по техническим каналам связи, функционированию нервной системы, работе вычислительных машин, разнообразным процессам управления и т.д. Все это связано с процессами передачи, хранения и переработки информации Философский словарь. Под ред. И.Т.Фролова. М., 1987..

Федеральный закон «об информации, информатизации и защите информации» дает следующую трактовку: информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

В понятии информации следует различать два аспекта. Во-первых, информация представляет собой меру организации системы. Математическое выражение для информации тождественно выражению для энтропии, взятой с обратным знаком. Как энтропия системы выражает степень ее неупорядоченности, так информация дает меру ее организации.

В том числе можно сказать, что информация является средством организации и регулирования частной и общественной жизнедеятельности, одной из форм закрепления и распределения имеющихся и приобретенных знаний.

Под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д.

Однако с позиции кибернетики, как науки об общих принципах управления, под информацией понимается не каждое сообщение, а лишь такое, которое содержит неизвестные ранее его получателю факты, дополняющие его представление об изучаемом или анализируемом объекте (процессе).

И информация является одним из основных элементов социального управления. «…Она выступает связующим звеном между объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта управления в статике и динамике, и обеспечивая подготовку управляющего воздействия в виде управленческого решения и характеристику результата его реализации. Чем полнее и объективнее информация, тем эффективнее принимаемые управленческие решения и, следовательно, результаты от их реализации» В.А.Никитов и др. Информационное обеспечение муниципального управления. М., 2010..

Таким образом, информация как совокупность каких-либо сведений, характеристик чего-либо, фактов, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму, составляет основу управления. По существу все управленческие процессы - это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, закрепление, распространение социальной информации, т.е. той информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей. Но, и это самое важное, в управлении вообще и в деятельности руководителя в частности происходит взаимодействие не со всей информацией, а только с той, которая непосредственно необходима для формирования и реализации управляющих воздействий. Речь идет об управленческой информации.

Управленческая информация -- это часть социально - экономической информации, которая выделена из ее общего массива по критериям пригодности к руководящим процессам, формирования и реализации управляющих воздействий. Она своими «корнями» проникает в социальную - экономическую информацию, однако выбирает оттуда только то, что отражает управленческие потребности, интересы и цели людей, их совокупную властную волю, конкретные механизмы и способы организации и регулирования их сознания, поведения и деятельности.

Как научная категория информация в деятельности руководителя характеризуется радом признаков (свойств), к числу которых относится:

- известная самостоятельность данных;

- возможность их многократного использования, сохранения у передающего или получающего субъекта;

- пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счёт изживания дублирующей, повторной и параллельной информации;

- доступность математического анализа;

- системность, коммуникативность.

Информация, циркулирующая в организациях, разнородна и разнообразна. Она может относиться к экономической, социальной, общественной обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для нижестоящих управленческих структур, когда они выступают в пределах своей компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов. Необходимые сведения могут содержаться в законах, иных нормативных актах, письмах, справках, сводках, обзорах, юридических решениях и т.д. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму, играют в управлении исключительную роль.

Классификационные признаки управленческой информации.

Поскольку управленческая информация представляет собой определенное отражение экономической и социальной действительности (а так же природной в той мере, в какой она вовлечена в орбиту общественной человеческой деятельности), признано, что ее следует классифицировать, прежде всего, в зависимости от степени соотношения с этой действительностью, реальными процессами, протекающими в ней.

Например, информацию разделяют на официальную и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социально - экономическим последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем). В рамках деятельности руководителя она рассматривается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения.

При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая от них), на второе - для должностных лиц. При этом рекомендуется сведения, заслуживающие особого внимания, направлять параллельно или перекрестно двум-трем независимым друг от друга работникам, чтобы обеспечить большую активность анализа и оценки.

Указанные подходы к проблеме систематизации управленческой информации, несмотря на их различную направленность и некоторую обособленность, могут быть полностью перенесены на деятельность всех управленческих структур и отдельных руководящих лиц. Классификацию информации для обеспечения деятельности руководителя необходимо проводить на основе учета всех особенностей, черт, признаков, присущих ее различным видам. Естественно, что классификация должна быть единой, целостной и основываться на комплексном, системном подходе. Это предполагает выделение рассмотрения всех возможных видов и типов социально-управленческой информации. Классификацию следует также ориентировать на всестороннее исследование проблем регулирование и управления. Только в этом случае можно говорить об эффективной информационной подготовленности руководящего работника.

Информацию, предназначенную для руководителей можно классифицировать по следующим основным признакам:

- функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений;

- отношению сообщения к субъекту, управляющему структурным подразделением;

- типу связи структурного подразделения и внешней среды. Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой. Анализируются взаимосвязи между органом управления и СМИ, органами государственной власти и т.д.;

- отношению к целевой функции структурного подразделения. Из всего объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить ту, которая наиболее полно соответствует его целям и задачам;

- логическому содержанию. Информация структурного подразделения может подразделяться на три самостоятельных подмножества: о субъектах органа управления, объектах его управленческого воздействия (муниципальных предприятиях, организациях, гражданах и т.д.) и присущих им свойствах и отношениях;

- физической форме представления (устный доклад, сообщение на бумаге в виде текстов, анкет и т.д., поступления по электронной почте, факсу, из информационных систем, на дискетах и т.д.);

- процедуре преобразования (вероятностные, социологические, моделирующие, вычислительные и т.д.);

- степени преобразования (основная или вновь поступающая, обработанная в аналитические и прогнозные записки, сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени и т.д.).

Информация и ее потоки в деятельности руководителя могут разбиваться также в зависимости от источников (население, предприятия и организации, вышестоящие органы и т.д.), качественного содержания (вычисление ценной по содержанию информации, от которой зависят управленческие воздействия, исходящие от структурных подразделений), количественных характеристик (целесообразно выделить вероятностные, семантические и иные меры информации, используемые при управленческом регулировании и обеспечении других управленческих потребностей).

Подобная классификация весьма относительна. Все виды информации взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформируются друг в друга. Одна и та же информация порой выступает в различных видах. Она может усложняться и изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы, выделенные в пределах в пределах основного классификационного признака, могут дополнительно разбиваться на подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме того, не всегда можно четко дифференцировать информацию по тем или иным основания и признакам, а затем сводить ее в классы. Эта работа осложняется, если в ходе обобщения и классификации будет использоваться электронно-вычислительная техника.

В целом классификация позволяет получать ценные сведения об информации, необходимой для эффективной деятельности руководителя любого ранга, способствует решению многих принципиальных вопросов проектирования информационной системы управленческой деятельности и анализа соответствующего обеспечения структурных подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования.

Источники и роль управленческой информации. Информация должна быть ориентирована, по крайней мере, по следующим направлениям:

во-первых, по месту и роли руководителя в системе управления предприятием, организацией, частной и общественной жизнедеятельности людей и соответственно по компетенции конкретных подразделений (объем и содержание управленческой информации призваны корригировать с компетенцией руководителя);

во-вторых, по характеру и иерархии законов и иных нормативных правовых актов, подлежащих обязательной реализации в управленческих процессах;

в-третьих, по свойствам, формам и закономерностям управляемых объектов, которые дифференцируют и конкретизируют управляющие воздействия руководителей различных уровней, а также формируют специфические виды взаимоотношений.

Можно выделить следующие источники, объективно порождающие управленческую информацию:

а) нормы законодательных и иных актов, управомочивающие руководящих работников на принятие определенных управленческих решений или совершение управленческих действий в обозначенном времени и направлении (решения и действия по исполнению законов и иных нормативных актов);

6) обращения работающих в организации по реализации своих законных интересов и субъективных прав;

в) обязательные указания вышестоящих органов, подлежащие исполнению нижестоящими и обеспечивающие реальность управления (директивная управленческая информация);

г) факты, отношения, выявляемые в процессах контроля, которые отражают состояние управляемых объектов, а также уровень функционирования управляющих компонентов (управленческая информация об обратных связях в процессах руководящей деятельности);

д) проблемные, конфликтные, экстремальные и иные сложные ситуации, нуждающиеся в оперативном и активном сильном вмешательстве руководителей (управленческая информация о кризисных состояниях).

О последних источниках надо сказать подробнее, поскольку они предполагают выработку заранее соответствующих алгоритмов управленческих действий. Хотя такие ситуации неповторимы, все равно по каждой из них должны быть продуманы и отрепетированы модели быстрого и энергичного поведения конкретных должностных лиц.

Проблемная ситуация возникает тогда, когда обнаруживаются серьезные отклонения от заданных параметров деятельности управляемых объектов или подчиненных управляющих компонентов, появляются сомнения в возможностях достижения поставленных целей, особенно если речь идет о взаимосвязанной, кооперированной деятельности множества людей, становится явной необходимость в изменении заданных целей и параметров деятельности. Эта ситуация порождается диалектикой жизни, извечной несогласованностью между стабильностью и изменчивостью, старым и новым. В информационном отношении проблемная ситуация опирается (должна опираться) на первичные, фактологические сведения и данные, ибо каждый уровень обработки (передачи) ее преломляет, изменяет, интерпретирует, в результате чего в момент принятия необходимого решения она во многих случаях воспринимается иначе, чем есть на самом деле. Отсюда «оттяжки» и некорректности в разрешении проблем.

Конфликтная ситуация, состоящая в возникновении противоречий, неразрешимых самостоятельно участниками управленческих и иных отношений, предполагает поиск специальной информации и использование в этих целях специальных форм и методов. Такая информация призвана обеспечивать объективный подход к выявлению, анализу и оценке причин конфликта, независимые экспертные заключения, достоверное знание позиций и мнений конфликтующих сторон, обоснованное привлечение действующих правовых норм. Самыми важными при разрешении конфликтных ситуаций являются устранение причин противоречий, разногласий, столкновений и введение их в русло позитивных, компромиссных взаимоотношений, а также создание гарантий преодоления конфликта и недопущения его в будущем.

Все источники управленческой информации имеют важное значение для эффективной деятельности руководителя любого уровня. В каждой организации и по каждой должности информацию, идущую сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали (координирующую), целесообразно связывать в «тугой узел», обеспечивающий реализацию соответствующих полномочий Теория управления: Учебник/ Под ред.Ю.В. Васильева, В.Н. Парахиной, Л.И. Ушвицкого.- 2-е изд.. доп.- М: Финансы и статистика, 2005.с.-335..

В то же время вся управленческая информация, из каких бы источников она ни шла и кто бы ни выступал ее носителем, непременно должна соответствовать требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и аутентичности.

Актуальность означает, что собранная информация является, свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению. Часто именно актуальность обусловливает возможности информации.

Достоверность информации определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи. Ее получение представляет собой очень сложный познавательный и аналитический процессы, требующие привлечения специалистов и использования современных научных процедур.

Достаточность свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, движущие пружины и внешние детерминанты, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования и моделирования возможных новых состояний данного процесса.

Доступность информации связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае коэффициент ее полезного действия очень низок.

Аутентичность обусловливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециальными терминами или иностранными, редко употребляемыми словами усложняет постижение и практическое использование информации.

1.3 Информационное обеспечение деятельности руководителя

Деятельность руководителя нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном обеспечении.

Информационное обеспечение деятельности руководителя -- это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью Степанова Е.Е., Хмелевская Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие.- М.: ФОРУМ:ИНФА_М,2010.с--11..

Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируются на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой отдельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно рассматривается в специальной литературе. В рамках настоящего исследования мы будем рассматривать информационное обеспечение деятельности руководителя в свете использования современных информационных технологий.

Информационная технология возникла на Земле несколько миллионов лет назад вместе с нечленораздельными звуками, мимикой, жестами, прикосновениями и другими первыми приемами общения наших предков. Но тогда обеспечивался лишь обмен сиюминутной оперативной информацией между индивидами. Только около 100 тысяч лет назад с развитием речи стало возможным индивидуальное накопление информации в памяти человека. Коллективную память человечеству дало возникновение письменности V-VI тысячелетий назад. Письменность позволила реализовать полный набор процессов переработки информации: сбор, передачу, хранение и другие. Эти возможности открыла фиксация информации на материальных носителях.

В процессе эволюции развивается и проходит ряд метаморфоз информационное обеспечение, которое до середины 60-х годов прошлого века существует в основном на базе документационного обеспечения.

Документирование -- это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Статья 5 Федерального закона от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы».

Современное документирование включает использование всех способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является их принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные записки и докладные записки, создаются и рукописным способом.

Основной базовой единицей информационного обеспечения становится документ, который и в настоящее время является неотъемлемой частью в работе руководителя любого ранга. Движение документов образует документооборот - подсистему информационного обеспечения, возможно наиболее актуальную его часть в рамках рассматриваемой темы. Вуду чего необходимо рассмотреть ряд важных в теоретическом плане определений.

Документ Делопроизводство: учеб. пособие/ Кугушева Т. В. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 7 с. - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документами могут быть - текст, рисунок, графика, фотография, аудио-и видеозапись.

Документооборот Делопроизводство: учеб. пособие/ Кугушева Т. В. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 7 с. - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документационное обеспечение руководителя Делопроизводство: учеб. пособие/ Кугушева Т. В. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 8 с. - сфера, охватывающая вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления, основная цель которой информационное обеспечение управления.

Таким образом, документ и его движение - неотъемлемая часть информационного обеспечения руководителя.

Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:

удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;

определение и отбор источников информации;

правильная интерпретация и систематизация полученных данных;

проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;

исключение дублирования информации;

представление данных в едином и удобном для восприятия формате;

многократное использование полученной информации;

постоянное обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.

Для каждой функции управления задачи информационного обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.

Информационное обеспечение функции планирования состоит в реализации следующих процедур:

сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;

документационное оформление планов и доведение их до исполнителей;

получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.

Информационное обеспечение функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:

сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;

сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;

доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий;

документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;

предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.

Информационное обеспечение функции оперативного управления включает в себя:

-- сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;

сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;

сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);

организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;

доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;

сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.