Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:

сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками;

доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;

документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;

доведение данных решений до исполнителей;

предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.

В рамках данной работы необходимо указать основополагающие нормативные и законодательные акты в сфере информационного обеспечения деятельности руководителя, что позволит опереться в исследовании на существующую правовую базу.

1. Гражданский кодекс Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301.

2. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации», от 22.02.1995

3. Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002

4. Федеральный закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996

5. Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» от 27.12.2002

6. Постановление Правительства РФ "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации" № 1212 от 1 ноября 1999 г.

7. Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведение и применение ОК, утверждено Постановлением Правительства РФ от 10.11.2003 № 677

8. ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения.

9. ГОСТ Р 1.2-92 Государственная система стандартизации (ГСС) РФ. Порядок разработки государственных стандартов

10. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. УСОРД. Требования к оформлению документов

11. ПР 50-733-93. Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации. - М., 1995.

12. ПР 50-734-93. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. - М., 1995.

13. Единая система классификации и кодирования

14. Унифицированные системы документации

Отдельно следует выделить Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (всего их 31 шт):

- ОКОК - ОК информации об общероссийских классификаторов

- ОКУД - ОК управленческой документации

- ОКС - ОК стандартов

- ОКПДТР - ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

- ОКОГУ - ОК органов государственной власти и управления

- ОКВЭД - ОК видов экономической деятельности

- ОКВ - ОК валют

Учитывая приведенный материал и приведенное выше теоретическое исследование, необходимо провести некоторые уточнения. Так как руководитель все-таки работает с определенным видом представления информации, в основе которого лежит документ, следует выделить правила подготовки и составления информационного обеспечения с учетом превалирования документооборота в организациях. Состав реквизитов информационного обеспечения руководителя по ГОСТ Р 6.30 - 2003 и ОК 011--93:

1 -- Государственный герб Российской Федерации;

2 -- герб субъекта Российской Федерации;

3 -- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4 -- код организации;

5 -- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6 -- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет(ИНН/КПП);

7-- код формы документа;

8-- наименование организации;

9-- справочные данные об организации;

10-- наименование вида документа;

11 -- дата документа;

12 -- регистрационный номер документа;

13 -- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 -- место составления или издания документа;

15 --адресат;

16 -- гриф утверждения документа;

17 --резолюция;

18 -- заголовок к тексту;

19 -- отметка о контроле;

20 -- текст документа;

21 -- отметка о наличии приложения;

22 -- подпись;

23 -- гриф согласования документа;

24 -- визы согласования документа;

25 -- оттиск печати;

26 --отметка о заверении копии;

27 -- отметка об исполнителе;

28 -- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 -- отметка о поступлении документа в организацию;

30 -- идентификатор электронной копии документа.

Также необходимо указать требования к составлению бумажного информационного обеспечения руководителя.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов -- А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм -- левое;

10 мм -- правое;

20 мм -- верхнее;

20 мм -- нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков -- угловой и продольный.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08,09,10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11,12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

1. центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

2. флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

1. общий бланк;

2. бланк письма;

3. бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, I6, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08,. 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках:русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Политика по информационному обеспечению деятельности руководителей должна проводиться по многим взаимоувязанным направлениям в организации.

Следует формировать программы информационного обеспечения на основе выявления и обобщения информационных потребностей пользователей (руководителей) информации, которые должны содержать прогнозируемые долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные и оперативные требования к содержанию, виду, объему, источникам, регламенту и порядку представления необходимой пользователям (потребителям) информации.

Прежде чем формировать такие программы, любая организация должна иметь право на получение сведений об информационных системах, сетях, ресурсах, услугах, а право на их деятельность по созданию информационного обеспечения, распространению информации и информационных услуг должно определяться законодательно. Реализация этого права осуществляется в порядке, определенном Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации".

Обязанности информационного обеспечения деятельности руководителя целесообразно изложить в виде ряда положений:

- формировать информационные ресурсы в соответствии со сферой деятельности организации и компетенцией руководителя;

- выдавать информацию из информационных ресурсов в установленные сроки и за установленную стоимость, эффективно использовать информационные ресурсы;

- сохранять и поддерживать информационные ресурсы в актуальном состоянии;

- обеспечивать сохранение государственной, коммерческой, служебной и личной тайны при формировании и использовании информационных ресурсов.

В этой связи необходимо также закрепить ответственность за следующие нарушения:

- отсутствие полноты и несвоевременность формирования информационного обеспечения,

- несвоевременность предоставления информации руководителю или отказ от предоставления информации другим законно заинтересованным физическим лицам;

- предоставление недостоверной и некачественной информации,

- нарушение государственной, коммерческой, служебной и личной тайны; порча или утрата документов;

- сокрытие, умышленное искажение информации об источниках угроз,

- недостоверность и ложность информации,

- нарушение прав интеллектуальной собственности на информацию,

- неустановление правил предоставления информации, нарушение правил получения и потребления информации, незаконное получение и использование информации с ограниченным доступом,

- создание некачественных информационных технологий и средств их обеспечения,

- нарушение прав и свобод личности, связанных с информацией, незаконное использование персональных данных, компьютерные преступления,

- нарушение запрета отнесения открытой информации к информации с ограниченным доступом,

- нарушение правил лицензирования и сертификации в информационной сфере;

- нарушение в пользовании глобальными информационными сетями и системами, в том числе сетью Интернет.

Финансирование и экономическое регулирование деятельности в этой области является актуальным и даже краеугольным камнем для многих руководителей, работающих по старинке, но тем не менее управленцы должны понимать возможную выгоду и эффективность от решения поставленных вопросов, а в некоторых случаях данный аспект является ключевым фактором выживания в рыночном пространстве.

Права собственности и авторства в этом случае регулируются Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».

В процессе управленческой деятельности используются современные электронные системы и средства. Поэтому и здесь необходимо предусмотреть следующие нормы:

* информация, предоставляемая пользователям в режимах их коллективного и индивидуального информирования с применением ситуационных центров, ситуационных комнат, средств отображения и оперативной передачи данных (видеоконференций, экранов, табло, средств проведения селекторных совещаний), подлежит обязательному электронному протоколированию и документированию;

* информационное обеспечение оперативной деятельности руководителя с использованием электронных систем для перевода с одного языка на другой должно сертифицироваться и лицензироваться в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для обеспечения требуемой оперативности и достоверности приема, передачи и представления информации руководителям должны применяются электронная цифровая подпись, электронное визирование документов.

В современных условиях информационное обеспечение деятельности руководителя осуществляется с помощью автоматизированных систем управления (АСУ). Автоматизированная система управления (АСУ) -- информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих процессов Степанова Е.Е., Хмелевская Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие.- М.: ФОРУМ:ИНФА_М,2010.с--13..

Ввод в действие АСУ должен быть оправдан, т. е. должен приводить к полезным технико-экономическим, социальным или другим результатам. В частности, использование автоматизированной системы управления позволяет добиться снижения численности управленческого персонала, повышения качества функционирования объекта управления и самого управления и т. д.

К АСУ предъявляется ряд общих требований. В первую очередь, должна быть обеспечена совместимость элементов друг с другом, а также с автоматизированными системами, взаимосвязанными с данной АСУ.

Автоматизированная система должна быть приспособлена к модернизации, развитию и расширению с учетом будущих перспектив.

АСУ должна иметь достаточную степень надежности для достижения установленных целей функционирования системы при заранее заданных условиях ее применения.

Автоматизированная система управления должна обладать достаточной адаптивностью к изменениям условий ее использования. При этом степень изменения условий применения системы, как правило, специально оговаривается заранее.

В АСУ должны быть предусмотрены контроль правильности выполнения автоматизируемых функций и диагностирование с указанием места, вида и причины возникновения нарушений правильности функционирования системы.

В автоматизированной системе управления должны быть предусмотрены меры защиты от неправильных действий персонала, приводящих к аварийному состоянию объекта или системы управления, от случайных изменений и разрушения информации и программ, а также от несанкционированного вмешательства и утечки информации.

АСУ, как и любую современную информационную систему, которая имеет сложную многоплановую структуру, можно разделить на две составляющие -- функциональную часть и обеспечивающую.

Функциональная часть решает те задачи, ради выполнения которых создается каждая отдельно взятая система. Эти задачи преобразуются в соответствующие функции АСУ.

Любая АСУ в процессе своей работы должна выполнять следующие функции:

сбор, обработка и анализ информации (сигналов, сообщений, документов и т. п.) о состоянии объекта управления;

выработка управляющих воздействий (программ, планов ит.д.);

передача управляющих воздействий (сигналов, указаний, документов) на исполнение и контроль их передачи;

реализация и контроль выполнения управляющих воздействий;

-- обмен информацией (документами, сообщениями и т. п.) с другими связанными с ней автоматизированными системами.

Состав автоматизированных функций АСУ и степень их автоматизации определяются в соответствии с технико-экономическими показателями, а также с учетом необходимости освобождения персонала от выполнения повторяющихся действий и создания условий для использования его творческих способностей в процессе работы.

Обеспечивающую часть АСУ можно разделить на следующие составные части:

программно-математическое обеспечение;

информационное обеспечение;

техническое обеспечение;

методико-организационное обеспечение;

лингвистическое обеспечение;

кадровое обеспечение.

Опишем наиболее важные составляющие с позиции разрабатываемой проблемы.

Программное обеспечение АСУ должно обладать следующими свойствами:

функциональная достаточность (полнота);

надежность (в том числе восстанавливаемость и наличие средств выявления ошибок);

адаптивность к изменяющимся условиям;

возможность модификации системы при необходимости;

модульность построения;

удобство эксплуатации.

Можно выделить следующие группы технических средств, обеспечивающих функционирование современных информационных систем:

средства вычислительной техники (ЭВМ различной производительности и назначения);

средства коммуникации,

средства организационной техники.

Средства вычислительной техники используются на всех стадиях обработки и хранения информации и являются основой для интеграции всех технических средств в единую автоматизированную систему.

Средства коммуникации предназначены, в первую очередь, для передачи информации и, в ряде случаев, функционируют совместно со средствами вычислительной техники.

Оргтехника позволяет осуществлять с информацией различные действия (например, представление в различных формах, копирование и т. п.), а также вспомогательные операции в рамках различных задач информационного обеспечения управленческой деятельности.

Технические средства АСУ при взаимодействии с другими системами должны быть совместимы по интерфейсам с соответствующими техническими средствами этих систем и используемых систем связи.

Любое техническое средство АСУ должно допускать замену его аналогичным техническим средством без регулировки или каких-либо конструктивных изменений в остальных технических средствах АСУ.

Процесс автоматизации управления может осуществляться различными путями. В одном случае организация может установить и использовать компьютерные средства обработки информации лишь для упрощения некоторых рутинных операций процесса работы с документами. При этом общие принципы и методы работы с информацией остаются неизменными. Такой путь не является эффективным, так как не в полной мере использует возможности современных информационных технологий.

Принципиально другой подход заключается в создании комплексных систем автоматизации управленческой деятельности. Такие системы включают в себя не только средства обработки документов, но и системы управления базами данных, экспертные системы, современные средства телекоммуникаций и многое другое. Создание таких систем позволяет значительно повысить эффективность управления организацией.

Любая автоматизированная информационная система состоит из минимальных единиц - носителей - комплексов человек+машина. Такой единицей является автоматизированное рабочее место, что необходимо рассмотреть в сфере данной проблемы. Под автоматизированным рабочие местом (АРМ) понимается совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы.

Индивидуальные рабочие места характерны для руководителей различных рангов. Групповые рабочие места характерны для лиц, готовящих информацию с целью ее дальнейшего использования и принятия управленческих решений руководителями (рабочие места финансистов, бухгалтеров, делопроизводителей и др.). На ручном немеханизированном рабочем месте в распоряжении работника имеется стол, специальная мебель, телефон, линейки, таблицы и другие подсобные средства. Механизированное рабочее место характеризуется включением в выполняемый на нем процесс простейших и программируемых калькуляторов. Компьютеризованное рабочее место предполагает непременное использование персонального компьютера с развитым обеспечением.

Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а специалист выполняет определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений.

АРМ обеспечивают следующие преимущества:

-- возможность расширения сферы их применения за счет простоты изменения состава прикладных программных средств;

-- простоту, удобство и «дружественность» по отношению к пользователю;

-- простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;

-- компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;

-- высокую надежность и живучесть, сравнительно простую организацию технического обслуживания;

-- возможность поэтапного внедрения и другие.

Требования, предъявляемые к различным видам автоматизированных рабочих мест, определяются уровнем решений, принимаемых работником данного автоматизированного рабочего места.

АРМ руководителя может быть распределенным, когда часть рабочего места (только дисплей) находится у самого руководителя, а основная, функциональная часть -- у его помощника или секретаря. Для локализованного (централизованного) рабочего места характерна функциональная замкнутость, обеспечивающая автономную работу руководителя.

Из многообразия выполняемых руководителем функций основными являются две -- оперативное управление и принятие решений, определяющие общие требования к АРМ руководителя. К таким требованиям относятся:

-- наличие достаточно развитой базы, постоянно пополняемой оперативной и достоверной информацией. К части этой базы могут иметь доступ ограниченное число лиц, а к отдельным ее фрагментам -- только сам руководитель;

-- обеспечение возможности оперативного поиска информации;

-- наглядность представления информации в удобной форме, при высоком уровне интеграции ее на экране, в том числе и информации, поступающей от различных источников;

-- наличие диалоговых программных средств обеспечения принятия решений, а также средств, регулирующих организаторскую и административную деятельность;

-- обеспечение оперативной связи с другими источниками информации.

Техническая база создания автоматизированных рабочих мест

При построении автоматизированного рабочего места возможны различные архитектурно-технологические решения. В частности, оно может быть организовано:

-- на базе больших универсальных ЭВМ;

-- на базе малых ЭВМ;

-- на базе персональных компьютеров.

При любом решении пользователь должен иметь на своем рабочем месте устройства, помогающие выполнять его должностные функции. К таким устройствам относятся алфавитно-цифровые или графические дисплеи, устройства ввода -- вывода, накопители на магнитных носителях, средства связи и другие средства.

Автоматизированное рабочее место, построенное на базе больших универсальных ЭВМ, обеспечивает возможность работать с большими базами данных при технической и программной поддержке, осуществляемой силами работников собственного информационно-вычислительного центра. Однако существует ряд факторов, которые затрудняют широкое использование больших универсальных ЭВМ в качестве базы для создания автоматизированных рабочих мест. Такими факторами является:

-- необходимость специального подразделения по техническому и программному обеспечению вычислительных средств;

-- недостаточная гибкость используемых программных средств;

-- жесткость требований технических средств по отношению к операционной системе;

-- высокая стоимость машинных ресурсов;

-- слабая ориентация вычислительной системы на пользователя-непрограммиста и др.

Автоматизированные рабочие места, построенные на базе малых ЭВМ, несколько снижают стоимостные затраты, но сохраняют большинство указанных недостатков.

Автоматизированные рабочие места, созданные на базе персональных компьютеров, являются наиболее простым и распространенным вариантом автоматизированного рабочего места.

информационный управленческий решение

Глава 2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

2.1 Общая характеристика объекта анализа

В 2011 году администрация города действовала в рамках полномочий, отведённых Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», от формирования и исполнения бюджета города до создания условий для обеспечения жителей жилищно-коммунальными услугами, услугами в сфере образования, здравоохранения, торговли, бытового обслуживания, организации досуга и других. Также исполнялись 26 переданных государственных полномочий.

В 2011 году объём инвестиций в экономику и социальную сферу города составил 658 миллионов рублей, что составило 113% к 2010 году. Основная доля финансовых вложений была направлена на реконструкцию и техническое перевооружение промышленных предприятий.

По промышленным видам экономической деятельности объём отгруженных товаров собственного производства, выполненных работ и услуг крупными и средними предприятиями составил 2,7 миллиардов рублей или 119,9% к уровню 2010 года. Завершено строительство торгового центра «Георгиевск СИТИ». Открыты новые магазины «Август», «Одежда», «Эльбрус», кулинария от ресторана «Юбилей-220» и другие.

Для привлечения инвестиций в город в 2011 году проведена работа по созданию на территории города регионального индустриального парка. На отведенном участке в промышленной части города площадью 62 га в течение 20 лет планируется внедрение 10 экономически выгодных инвестиционных проектов, на которых будет создано более 1200 новых рабочих мест.

85,7% крупных и средних предприятий города получили прибыль в сумме 365,7 миллионов рублей (по краю - 72,8%), 14,3% предприятий (по краю - 27,2%) получили убыток в размере 20,4 миллионов.

Следует отметить, что выправили свое положение после кризисных явлений акционерные общества «АРЗИЛ», «Специнструмент», «Техсервис», «Масло Ставрополья», «Винзавод «Георгиевский», «Мукомол», «Хайнц-Георгиевск», «Георгиевский птицекомбинат» (Байсад), перевыполнившие план по отгрузке товаров собственного производства.

На потребительском рынке Георгиевска отмечался устойчивый спрос населения на товары и услуги. Наблюдался рост объемов продовольственных товаров и снижение объемов продаж промышленных. Объем розничного товарооборота составил более 3 млрд. рублей. Темп роста к уровню 2010 года 109,5%.

В течение прошлого года наблюдалась тенденция роста цен на продукты питания, в том числе и на социально-значимые. Цены на лекарственные средства оставались стабильными. 57 продовольственных магазинов и 16 павильонов продолжили обслуживать малоимущих жителей города по социальной карте. В 17 аптеках продавались лекарственные средства малоимущим гражданам со скидкой в размере 10%. 21 парикмахерская и 10 мастерских по ремонту обуви предоставляли услуги по социальной карте со скидкой 20%.

23 муниципальных автобуса, 119 автобусов малой вместимости, принадлежащих индивидуальным предпринимателям, обслуживали 7 городских маршрутов. 350 легковых автомобилей, 22-х предприятий и индивидуальных предпринимателей, обеспечивали круглосуточное обслуживание клиентов транспортными услугами.

По объему пассажироперевозок и пассажирообороту автотранспортные предприятия города заняли по итогам работы за 2010 год второе место в крае после Ставрополя.

Прочные позиции в структуре экономики города занимал малый бизнес. Сегодня в городе работают 600 малых предприятий и 2500 предпринимателей без образования юридического лица, в сфере бизнеса занято 14 тысяч человек.

Малыми предприятиями в 2010 году отгружено товаров собственного производства, продано товаров, выполнено работ и услуг на сумму более 2 миллиардов рублей или на 114% больше, чем в 2010 году.

В городе реализуется муниципальная целевая программа «Развитие и поддержка субъектов малого и среднего предпринимательства на 2009-2012 годы», в рамках которой из бюджета города выделяются средства на погашение 3/4 ставки по кредитам предприятия. Привлечено кредитных ресурсов более 1 миллиона рублей.

Субъекты малого предпринимательства активно привлекались к участию в торгах при размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд. Доля таких муниципальных закупок составила более 80 процентов.

Постоянное внимание уделялось вопросам рационального распоряжения и управления муниципальным имуществом.

Доходы от арендной платы за муниципальные помещения составили 6,9 миллионов рублей. Поступления от аренды и продажи права аренды городских земель - 11,4 миллионов рублей или 121% к уровню 2010 года.

Стабильно работали и получили хороший финансовый результат муниципальные предприятия: «Гостиница «Юбилейная», «Аптеки №21» и «№252», «Георгиевский рынок».

В соответствии с Земельным кодексом Российской Федерации и Федеральными законами проводилась работа по продаже земельных участков, расположенных на территории Георгиевска. Поступления от продажи земель составили более 7 миллионов рублей, в том числе в бюджет города поступило 5,7 миллионов рублей, темп роста к 2010 году составил 104%.

В прошлом году приватизировано 17 объектов недвижимого имущества общей стоимостью 33,6 миллионов рублей. В доходы бюджета поступило 16 миллионов рублей. Кроме того, были получены дивиденды по акциям, принадлежащим городу, в сумме 160 тысяч рублей.

Положительную тенденцию по сравнению с 2010 годом имело исполнение доходной части городского бюджета. Бюджет города по доходам исполнен на 101,1%. При плановых назначениях в объёме 1140 миллионов рублей фактическое исполнение составило 1150 миллионов рублей. Объём доходов городского бюджета в целом вырос по сравнению с 2010 годом на 290 миллионов рублей. Объем фактических расходов составил 1060 миллионов рублей или 92% от уточненных плановых назначений, что на 181 млн. рублей больше уровня 2010 года. 76% бюджета или 834 миллиона рублей от общего объема расходов городского бюджета направлены на социально-культурную сферу.

Администрация города вела постоянный мониторинг наличия задолженности по выплате заработной платы и уплате налогов. Еженедельно анализировалось состояние занятости населения города. За год уровень регистрируемой безработицы снизился с 2,2 до 1,6%. По краю он составил на конец 2011 года 1,8%. В рамках целевой программы по снижению напряженности на рынке труда было создано 185 временных рабочих мест; в целях приобретения опыта стажировку прошли 29 выпускников профессиональных образовательных учреждений города; для организации собственного дела безработными гражданами создано 58 рабочих мест.

Заработная плата во всех сферах экономики выросла на 11,5% и ее средний размер составил 12993 рубля. Однако, это ниже среднекраевого уровня, который составляет 14603 рубля.

В любом городе работа жилищно-коммунального хозяйства является индикатором стабильности и комфорта жизни населения. В прошедшем году все предприятия системы ЖКХ работали слаженно, это позволило подавать во все дома горожан тепло, воду и свет без срывов.

Затраты на подготовку жилищного фонда к эксплуатации в осенне-зимний период составили около 10 миллионов рублей.



Рисунок 1. Основные показатели уровня жизни

В соответствии с Федеральным законом «О фонде содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства» проведен капитальный ремонт 19 многоквартирных домов. Отремонтированы внутридомовые инженерные системы, кровли, подвальные помещения и фасады. В 10 многоквартирных домах установлены общедомовые приборы учета потребления ресурсов. Всего освоено 50,4 миллионов рублей.

Также в соответствии с городской целевой программой «Поэтапный переход на отпуск коммунальных ресурсов потребителям города Георгиевска в соответствии с показателями коллективных (общедомовых) приборов учёта» в 35 многоквартирных домах установлены 49 тепловых счётчиков, 13 счётчиков на горячее и 34 счётчика на холодное водоснабжение. На эти цели израсходовано 5,6 миллионов рублей. В 2011 году в городе установлены 290 новых энергосберегающих светильников, увеличена кратность вывоза мусора.

На особом контроле находилось состояние внутригородских дорог и тротуаров, въездов в город, полос отвода дорог, территорий, прилегающих к железной дороге, а также придорожных территорий, рекреационных зон.

Для улучшения качества работы по благоустройству города для нужд коммунального хозяйства было закуплено и передано предприятиям ЖКХ необходимое оборудование. Сумма федеральных субсидий, полученных на закупку техники составила около 3,2 миллионов рублей, из бюджета города выделено 1,8 миллионов рублей.

Бюджетные расходы в первую очередь направлялись на ремонт социальных объектов и реконструкцию инженерной инфраструктуры города.

На территории города в прошлом году введены в эксплуатацию 31 индивидуальный дом площадью около 6 тысяч кв.м. Завершено строительство блок-секции 213 квартирного жилого дома по улице Мира, 11 квартир переданы под переселение граждан из аварийного жилищного фонда.

В рамках реализации мероприятий по обеспечению жильем ветеранов Великой Отечественной войны в городе в 2011 году закончилось строительство 48 квартирного жилого дома по ул. Мира, 3/3. , объект сдан в эксплуатацию.

Несмотря на сокращение расходов на капитальный ремонт учреждений социально-культурной сферы, благодаря поддержке спонсоров удалось капитально отремонтировать часть филиала центральной поликлиники, провести текущий ремонт школ и детсадов, реконструировать тротуар на площади Победы, озеленить городской парк.

Образовательный комплекс города в прошедшем году продолжал реализацию мероприятий, направленных на улучшение качества образовательного процесса, воспитание патриота и гражданина.

В городе успешно развивается многофункциональная сеть дошкольных образовательных учреждений, вместе с тем, очередность на определение детей в дошкольные образовательные учреждения за последние годы достигла 2780 человек. В целях удовлетворения потребностей горожан в предоставлении мест в детских дошкольных учреждениях в 2011 году в 6 детских садах открыты 6 дополнительных групп на 120 мест, предоставлены 140 бюджетных мест в негосударственном детском саду «Светлана».

Система общего образования в полном объеме обеспечивала доступность и вариативность общеобразовательных услуг. Впервые для 15 детей-инвалидов в городе организовано получение образования в дистанционной форме.

Внедрение различных форм обучения и использование инновационных технологий способствовали повышению качества образования. Уровень обученности по городу составляет 99,5 %, качество знаний - 38 %. По итогам прошедшего учебного года 23 выпускника 11 классов награждены золотой и 16 серебряной медалями. Выпускники школ города успешно сдали единый государственный экзамен. Средний балл по всем предметам выше среднекраевого показателя. Четверо выпускников набрали максимальный балл по 5 предметам. Система образования города не только сохраняет основные параметры, но и динамично развивается.

За прошедший год в городе родилось 853 малыша, умерло 996 жителей. По-прежнему сохраняется тенденция превышения числа умерших над родившимися. В последние три года активно проводится дополнительная диспансеризация работников и граждан. В связи с увеличением стрессовых ситуаций заболеваемость с психическими расстройствами среди взрослого населения увеличилась на 10%, с болезнями эндокринной системы на 42%, с болезнями нервной системы и органов чувств на 24%. Вызывает тревогу рост заболеваемости туберкулезом, хотя охват флюорографическим обследованием составил 74%.

В то же время важно отметить, что заболеваемость новообразованиями снизилась на 23,6%, также уменьшилась и смертность населения от онкологических заболеваний на 3%. В 2011 году среди жителей города не выявлено ВИЧ-инфицированных, хотя угроза эта существует. Не регистрировались случаи полиомиелита, дифтерии, столбняка, коклюша, краснухи. Заболеваемость вирусным гепатитом «В» оценивается как благополучная.

За счет бюджета города в учреждения здравоохранения приобретено медицинского оборудования на сумму свыше 2,5 млн. рублей. Продолжалась работа по обеспечению льготными лекарствами жителей города, нуждающихся в жизненно важных препаратах.

Для обеспечения контроля за качеством предоставляемой медицинской помощи ежеквартально проводилось независимое анкетирование, по результатам которого 94% опрошенных удовлетворены качеством оказания медицинской помощи. Однако, жители города недовольны наличием очередей к участковым терапевтам и узким специалистам, а также перебоями в обеспечении инсулинами больных с эндокринной патологией.

На сегодняшний день учреждения здравоохранения испытывают недостаток врачей анестезиологов-реаниматологов, инфекционистов, рентгенологов, терапевтов, неврологов.

Положительно можно оценить деятельность администрации города в области культуры, которая была направлена на сохранение и развитие художественно-эстетического образования и воспитания подрастающего поколения, развитие народного творчества и культурно-досуговой деятельности горожан.

В городе в 2011 году проводилась комплексная работа по развитию лидерских качеств у молодежи, а также навыков студенческого и школьного самоуправления, патриотического воспитания. Лидирующую роль в объединении и воспитании молодежи продолжает играть городская общественная организация «Союз молодежи Ставрополья».

Активно проявляет себя и работающая молодежь города. На базе некоторых предприятий и учреждений созданы молодежные организации и союзы. На формирование здорового образа жизни была направлена деятельность комитета по физкультуре, спорту и молодежной политики и всех физкультурно-оздоровительных центров города.

В 2011 году свыше 10 тысяч горожан приняли участие в 122 городских, краевых, Всероссийских и Международных соревнованиях по 42 видам спорта. Возросло количество систематически занимающихся физической культурой и спортом, пропагандирующих здоровый образ жизни.

Забота о тех горожанах, кто больше всего нуждается в поддержке государства, является задачей всей администрации города Георгиевска. Более 30 тысяч человек получают меры социальной поддержки. На реализацию краевых и федеральных законов по предоставлению мер социальной поддержки затрачено 276 миллионов рублей.

В 2011 году субсидию на оплату жилого помещения и коммунальных услуг получили 4964 георгиевские семьи, что составляет 24,3% семей города (среднекраевой показатель - 12,5%).

Свою работу продолжил центр социального обслуживания населения, который позволил пожилым жителям, не способным самостоятельно ухаживать за собой, получить востребованные бытовые и социальные услуги.

Для обеспечения социальной защиты детей из малообеспеченных семей из бюджета города были выделены средства на питание в летних оздоровительных лагерях, создание строительных бригад из числа старшеклассников, которым на условиях софинансирования с Центром занятости населения было выплачено более 550 тысяч рублей заработной платы.

В городе серьезное внимание уделяется охране труда, работе по снижению производственного травматизма, регулированию социально-трудовых отношений, социально-демографическим вопросам и защите трудовых прав работников.

Подводя итоги деятельности в области социальной политики, следует отметить, что бюджетная обеспеченность на 1 жителя города в 2011 году составила 15972,22 рублей (в 2009 г. - 12819 руб.), а с учетом оказанных мер социальной поддержки - 17788 рублей.

По итогам работы Администрации за 2011 год можно сделать выделить следующие основные направления:

1. Обеспечение выполнения 17 целевых Программ социального и финансово-экономического развития города в полном объеме.

2. Усиление инвестиционного имиджа МО

3. Улучшение условий для развития субъектов малого и среднего предпринимательства.

4. Развитие деятельности по привлечению средств федерального и краевого бюджетов на реализацию целевых программ в жилищном строительстве, сфере ЖКХ, по переселению граждан из ветхого и аварийного жилищного фонда, капитальному ремонту многоквартирных домов, установку приборов учета в многоквартирные дома.

5. Помощь и содействие в продвижении товаров городских производителей на внутреннем и внешнем рынке.

6. Развитие и усиление контроля в сфере земельно-имущественных отношений; мониторинг выплат заработных плат, с перечислением обязательных платежей в бюджеты всех уровней и внебюджетные фонды.

7. Обеспечение финансирования первоочередных расходов (заработная плата и социальные выплаты, оплата коммунальных услуг, обслуживание муниципального долга.

8. Достижение сбалансированности городского бюджета.

9. Активизация кадровой политики города - поступление молодежи в медицинские ВУЗы с условием обязательного возвращения на работу в Георгиевск; разработка целевой программы о кадровом обеспечении образования и здравоохранения города на 2012-2015 годы, в которой предусмотреть средства на приобретение муниципального жилья для молодых специалистов.

10. Повышение качества образования и воспитания в образовательных организациях.

2.2 Анализ системы информационного обеспечения деятельности руководителя

Проведем анализ принятия управленческих решений по следующей градации - степень ответственности за его принятие:

· единоличное решение и персональная ответственность за него с правом подписи -- Я;

· персональная ответственность за решение при коллегиальной форме принятия решения с правом подписи -- V;

· то же без права подписи -- Р;

· согласование, визирование -- С;

· исполнение -- Т.

Таблица 1

Анализ процесса принятия решений руководящими работниками

Наименование должности	Процесс принятия решений
	Я	V	Р	С	Т
Глава администрации	+	+		+	+
Начальник финансово - экономического отдела			+	+	+
Заместитель главы администрации (Муниципальная собств.)			+	+	+
Заместитель главы администрации (Социальная работа)			+	+	+
Управляющий делами администрации			+	+	+
Главный бухгалтер			+	+	+

Проведенный анализ позволяет сделать следующие выводы:

· высокий уровень централизации власти

· отсутствие делегирования полномочий

· предельная загрузка главы администрации и его полная ответственность по всем вопросам

· номинальная ответственность руководителей отделов

· жесткая структура исполнителей.

Все информационные потоки в администрации города Георгиевска можно разделить на два вида: внешние и внутренние.

К внешним относится информация, циркулирующая между муниципалитетом, организациями, вышестоящей властью и населением.

Ко внутренней относится управленческий документооборот администрации (см. рис. 2), информационные массивы, статистическая информация и т.д.

Надо отметить, что информация может быть двух видов - необработанная и обработанная. Скажем, информация, поступающая от потребителей, является первичной, необработанной, а внутренняя или, например, статистическая информация - чаще всего уже имеет определенную структуру и формат, что позволяет ее легче формализовать и быстрее обрабатывать. При этом она должна отвечать всем требованиям, предъявляемым к информации.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2. Основные информационные потоки

Получаемая информация накапливается, обрабатывается и становится информационным ресурсом, включаемым в общую информационную систему, а Глава администрации и руководящие работники - владельцами информационного ресурса. При этом возникают две большие проблемы: возможность поиска необходимой информации и возникновение избыточности информации.

Рассмотрим основные информационные потоки и ресурсы.

Информационные потоки.

Перечислим виды, источники и получателей информации, поступающей в администрацию:

От муниципальных служащих - поступает делопроизводителю и далее по назначению - руководителю:

- служебные записки;

- докладные;

- заявления;

- обращения и т.п.

От организаций и предприятий - поступает в профильные подразделения администрации города Георгиевска, откуда затем после обработки выделяется необходимая база для эффективного управления, которая и составляет основу информационного обеспечения принятия управленческих решений:

- социальная - информация о различных слоях населения (военнослужащих, пенсионерах, несовершеннолетних);

- экономическая - информация о ценах, налогах, финансово-экономическом положении предприятий и города в целом, статистическая;

- юридическая, правовая - законы, указы, постановления, распоряжения, письма и циркуляры;

- организационная;

- справочная - реестры, справочники, перечни.

Информационные ресурсы.

Информация, поступая в те или иные отделы, подразделения, накапливается там, определенным образом обрабатывается и структурируется, образуя информационные ресурсы.

В силу естественных объективных причин ресурсы являются распределенными, формируясь в различных подразделениях администрации.

Далее следует понимать, что при обработке часть информации остается на бумаге, часть переводится в электронный вид, некоторая часть особо ценной информации существует в обоих видах.

Такие логически связанные структуры информации мы будем называть базами данных (БД).

Структуры, хранящие и обрабатывающие базы данных, неизбежно вынуждены обеспечивать актуальность информации, т.е. регулярно ее обновлять и корректировать. Такие структуры мы будем называть источниками информационных ресурсов.

Кратко перечислим основные информационные ресурсы и их источники.

В разрезе подразделений - базы данных по финансам и бухгалтерскому учету (единственная автоматизированная информационная система на базе «1.С»), по экономической и социальной сфере города, по персоналу, муниципальному маркетингу, оперативная и т.д.

Данный список можно продолжать и дальше, но здесь отмечены все основные базы данных, которые формируются в структурных подразделениях администрации города Георгиевска и используются для принятия управленческих решений.

Так же используются в работе информационные ресурсы таких организаций, как Правоохранительные органы, Налоговая инспекция по городу Георгиевску и Георгиевскому району, система «Консультант - Плюс». Информация из указанных источников используется для обеспечения оптимального управленческого процесса с учетом возможных изменений инфраструктуры деятельности организации.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что информационная культура и культура работы с документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому информационное обеспечение и как его составляющая система документооборота - такая же часть управленческой инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов - то есть неудовлетворительного и искаженного информационного обеспечения, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ или информацию.

Все документы, которые обращаются в системе и информационного обеспечения принятий управленческих решений, в администрации города Георгиевска разделяют следующим образом:

1. Входящие

2. Исходящие

3. Приказы (основные документы в непосредственной реализации управления)

- по основной деятельности

- по командировкам

- по личному составу

4. Внутренние

- финансовые

- служебные

Затраты на информационное обеспечение в администрации - это работа с документами, которая складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Делопроизводителем организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений. Проанализируем поток документов по годам для того, чтобы просмотреть динамику информационного обеспечения по данной подсистеме. Анализ дополнительно проведём по месяцам, для определения пиковых нагрузок и сезонности.

Функции делопроизводителя:

1) Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

2) Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.

3) Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных ректором служебных записок.

4) Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись Главе администрации.

5) Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.

6) Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.

7) Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности.

8) Формирование дел и сдача их в архив.

9) Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

Функции секретаря - референта:

1) Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.

2) Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.

3) Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.

4) Извещение сотрудников о проводимых совместно с Главой администрации совещаниях.

5) Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.)

6) Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.

7) Формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий.

8) Составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству.

9) Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

10) Ведение протокола заседаний ректоратов, оформление выписок из протоколов.

11) Ежедневное составление совместно с Главой администрации плана его работы на день.

Фактически в приёмной работают два человека. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у руководителя может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече. Могут часто возникать ситуации, когда руководитель на служебной записке разрешает, а затем при появлении счёта или приказа- запрещает, противореча себе. Главой администрации явно перегружен информацией и документами для оптимального принятия решений.

В администрации города Георгиевска есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота.

Рисунок 3. Схема документооборота



В результате просмотра журнала регистрации и анализа полученной информации была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (2009 -2011). Из таблицы 2 можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Таблица 2

Анализ структуры документооборота

Наименование документа	Количество документов	Темпы роста, %
	2009	2010	2011	в 2010	в 2011
				к 2009	к 2010
Входящие	124	203	268	164	132
Исходящие	384	402	431	105	107
Приказы	870	798	934	92	117
в том числе:
- по основной деятельности	157	116	196	74	169
- по командировкам	215	328	222	153	68
- по личному составу	498	354	516	71	146
Внутренние	3841	3980	4080	104	103
в том числе:
- финансовые	1492	1022	1056	68	103
- управленческая докумментация	2349	2958	3024	126	102
Итого в год:	5219	5383	5713	103	106
В среднем за день	20	21	22	103	106
Доходы бюджета, тыс.руб.	482330	562230	743975	116,6%	132,3%

Из таблицы, видно, что доходы бюджета города возрастали из года в год на 16,6% (в 1,16 раза) и на 32% (в 1,323 раза), а общее количество документов в организации увеличилось до уровня 103 и 106 процентов от предыдущего года. В 2005 году успешно введено автоматизирование бухгалтерской информации и установлена в этом подразделении локальная сеть отдела финансового и бухгалтерского контроля - явно прослеживается снижение объемов данной информации и документооборота в среднем за два года на 15 % от предшествующего уровня.

При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки всех документов возрастали.