Таблица 3

Выявление сезонности в объёме документооборота

Месяцы	Виды документов	Доля
Года	Входящие	Исходящие	Управленческая документация	Внутренние
Январь	8	23	28	59	3,6%
Февраль	21	42	79	142	8,7%
Март	21	36	70	127	7,8%
Апрель	25	31	65	121	7,4%
Май	32	20	65	117	7,2%
Июнь	12	18	67	97	5,9%
Июль	18	20	72	110	6,7%
Август	20	23	65	108	6,6%
Сентябрь	20	36	88	144	8,8%
Октябрь	32	46	108	186	11,4%
Ноябрь	21	62	121	204	12,5%
Декабрь	38	74	106	218	13,3%
Итого	268	431	934	1633	100

Администрация города Георгиевска - сезонно независимое предприятие.

Из представленной выше таблицы видно, что четвертый квартал период повышенной активности организации, так как администрация именно в этот период максимально работает, что связано со спецификой его деятельности. Ниже на рисунке представлены графики с учетом специфики работы организации.

В результате проведённого анализа выявлено, что основные потоки информации идут через финансово - экономические службы. Также определилась наибольшая активность работ, связанная со спецификой деятельности. В результате внедрения в финансовом подразделении локальной сети и автоматизации части документооборота и информационного обеспечения вообще и Главы администрации в частности, то в данной сфере выявлено общее снижение потока информации.

Рисунок 4. Динамика объёма документооборота в течение года

Исходя из полученных результатов, можно сделать вывод о необходимости совершенствования информационного обеспечения принятия управленческих решений и внедрения современных информационных комплексных систем.

Рисунок 5. Информационное обеспечение деятельности руководителя



2.3 Анализ материально-технического оснащения информационного обеспечения принятия решений

Быстрый рост количества информации, особенно начиная со второй половины 20 века, стал приводить к заметному замедлению и ухудшению работы с ней. Возникла необходимость более качественной обработки, передачи и более быстрого поиска информации. В это же время происходит бурное развитие научно-технического прогресса и, как одной из его составляющих, информационных наук и технологий.

Это дало возможность принципиально по-новому подойти к проблеме хранения, обработки и передачи информации, особенно ее больших массивов с помощью электронно-вычислительных устройств.

В настоящее время эти технологии очень широко используются, в том числе, и при обработке информации, используемой в управлении.

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное планирование, управление и контроль. Обеспечить Главу администрации как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства для принятия управленческих решений.

· Телекоммуникационная связь (телефон, факс, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)

· Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)

· Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс, ризограф)

· Информационные системы (АИС, телевидение, газеты, журналы)

Посредством этих технических средств Глава администрации города Георгиевска принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности руководителя, способность использовать все возможности современных технических средств.

В администрации города Георгиевска установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить телефоны в практически все подразделения и выполнять следующие функции:

внутренние телефонные звонки

перевод входных звонков из горда и межгорода на другие внутренние номера

при занятости данной линии устанавливать автоматически очередь на выход в город и район.

Ниже в таблице представлена характеристика телефонной сети администрации города Георгиевска.

Таблица 4

Характеристики работы телефонной сети

Характеристика	2009	2010	2011
Количество местных номеров	18	22	24
Количество внутренних номеров	16	16	20
Количество звонков в день	210	280	420
Ожидание выхода в город в часы пик, мин.	2	3	6

Данные из таблицы подтверждают частые жалобы сотрудников, о невозможности дозвониться по городским номерам в часы пик. Это примерно с 10 часов до 12 часов и с 14 часов до 16 часов. Если в администрации выход на сеть будет, осуществляется автоматически, то гражданам дозвониться в администрацию практически невозможно. В последнее время количество жалоб стало возрастать со стороны горожан, организаций о перегруженности телефонной линии администрации. Из-за не решаемости проблемы организации пришлось установить себе в подразделения дополнительные телефоны, реальная надобность в которых сомнительна.

Такая ситуация, конечно же, негативно сказывается на работе администрации. Эта потеря времени руководителем, это снижение имиджа организации, потеря потенциальных клиентов. Приходится пользоваться сотовой связью, при наличии разветвленной сети и оставлять на визитках, буклетах свои сотовые и домашние телефоны.

В то время, когда в обществе есть электронная почта Интернет, большинство необязательных документов переводится факсом. Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, однако использование факса, при описанной выше проблеме, часто парализует телефонную систему на 15-45 минут.

Появление локальной сети и глобальной сети Интернет в администрации приходиться на 2001 год и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу управленческих кадров принимающих решения. Сократились затраты времени и средств так как локальная сеть позволяла:

Посылать и получать электронную почту

Поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет. Сократить временные издержки

Повысить актуальность информации.

Локальной называется компьютерная сеть, объединяющая компьютеры, расположенные в одном помещении, в одном здании или в соседних зданиях. В локальной сети используют единый комплект протоколов для всех пользователей. Сегодня наиболее распространенными сетевыми операционными системами, обеспечивающими работу пользователей в сети по единому протоколу, являются NetWare фирмы Novell, Windows NT Server фирмы Microsoft и сетевые ОС семейства UNIX. Все большее распространение получает система Linux. Важно отметить, что эта операционная система распространяется свободно, т.е. является free -- ware программным обеспечением.

Топология -- это схема соединения каналами связи компьютеров или узлов сети между собой. Используются следующие виды соединений: общая шина, звезда, кольцо.

Но в реальности использование глобальной сети затронуло только один аспект - финансовую и бухгалтерскую составляющую системы подразделений администрации и единственный специалист в области информационных систем и программирования - системный администратор находиться в подчинении главного бухгалтера, что, по меньшей мере, странно.

Но исходя из того, что локальная вычислительная сеть построена на базе финансово-бухгалтерской службы, можно оправдать такую расточительность в специалистах по информационному обеспечении принятия управленческих решений.

Сеть построена по топологии звезда. Эта самая затратная топология сети, когда к каждому отдельному компьютеру тянется витая пара. В тоже время эта топология имеет большие преимущества:

Надёжность в целом

Устойчивость к повреждениям

Лёгкость обслуживания

Простота изменения

Использование сетевых ресурсов (сетевой принтер, сетевые диски) не используется в размерах всей администрации кооператива, а осуществляется в пределах подразделений, т.е. каждое подразделение приобретает себе необходимое оборудование, хотя с помощью локальной сети можно было организовать сетевые ресурсы для всей администрации города Георгиевска.

Рассмотрим состояние парка технических средств информационного обеспечения принятия управленческих решений. Уровень обеспеченности отделов персональными компьютерами и их моральный износ.



Таблица 5

Анализ технического оснащения непосредственно направленного на информационное обеспечение руководителя

Техническое оснащение	Количество (01.01.2011(2007))	Степень износа(%)
Персональный компьютер	42 (26)	40
Модем	8 (3)	20
Выделенная линия для доступа в Интернет	8 (3)	12
Принтер	22 (12)	35
Факсимильный аппарат	8 (3)	56
Копировальный аппарат	21 (12)	23
Сканер для документов	8 (-)	12

Анализируя данную таблицу (представлены данные на 01.01.11), следует сказать, что в динамике идет явное увеличение технической оснащенности. Степень износа высока, но при коротком жизненном цикле такой техники и снижением ее стоимости не является проблемой.

При всех положительных тенденциях развития по парку персональных компьютеров, в администрации также производились большие затраты на монтаж локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры изначально за свои деньги.

Рисунок 6. Техническая поддержка информационного обеспечения принятия управленческих решений



Администрация как система не может действовать изолированно. Необходимо получать дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии развития местной власти и федерального оперативного управления, уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей экономики. Эту информацию можно получить из периодических изданий. Многие отделы выписывают газеты и журналы, используют информационные ресурсы глобальной сети Интернет.

В результате анализа материально-технического обеспечения как основы информационного обеспечения принятия управленческих решений явно видно, что в администрации есть все предпосылки внедрения комплекса мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения принятия управленческих решений, позволяющего существенно снизить управленческие затраты и повысить эффективность управления.

Для проведения оценки информационного обеспечения деятельности руководителя воспользуемся анкетным методом экспертных оценок, что позволит дополнить проведенный анализ и выявить наиболее существенные недостатки и достоинства, а также позволит сформировать первичное задание на совершенствование.

Достоинством этих методов является простота, относительно малая стоимость, возможность одновременного охвата больших групп экспертов, возможность получения количественных результатов на основе статистического анализа экспертных данных. Недостатки этих методов следующие: незнание отношения опрашиваемого (серьезное или нет, заинтересованность в результатах и т.п.); неуверенность в том, правильно ли были поняты вопросы, поставленные в анкете; субъективность интерпретации вопросов; неполнота и возможность частичных ответов на вопросы.

Наиболее распространенными из анкетных методов являются ранжирование. Метод ранжирования состоит в том, что эксперту предлагается присвоить числовые ранги каждому из приведенных в анкете факторов. Ранг, равный единице, приписывается наиболее важному, по мнению эксперта, фактору, ранг, равный двум, присваивается следующему по важности фактору и т.д.

При большом числе оцениваемых факторов их «различимость», с точки зрения эксперта, уменьшается. Поэтому число факторов не должно быть более 20, а наибольшая надежность процедуры ранжирования обеспечивается при n < 10.

Для повышения степени объективности обычно проводят анкетирование нескольких экспертов. В случае, если ранжирование производится несколькими экспертами, то наивысший ранг присваивается фактору, получившему наименьшую сумму рангов, и наоборот, фактор, собравший наибольшую сумму рангов, получает самый низкий ранг N. Для формализации этой процедуры удобно воспользоваться относительными весами факторов, которые можно вычислить путем следующей обработки анкет.

Результаты опроса m экспертов относительно n факторов сводятся в матрицу размерности m*n (см. таблицу 11), которая называется матрицей опроса. Здесь Aij - ранг j-го фактора, данный i-м экспертом.

Таблица 6

Сводная таблица анкетирование экспертов

Эксперт	ФАКТОРЫ
	1	2		j		n
1	A11	A12		A1i		A1n
2	A21	A22		A2j		A2n
i	Ai1	Ai2		Aij		Ain
m	Am1	Am2		Amj		Amn

При обработке матриц опроса переходят к преобразованным рангам по формуле

Sij = Amax - Aij. (1)

При этом матрица опроса преобразуется в матрицу преобразованных рангов (таблица 6), для каждого столбца которой определяется сумма

(2)

Таблица 7

Оценочная таблица

Эксперт	ФАКТОРЫ
	1	2		j		n
1	S11	S12		S1i		S1n
2	S21	S22		S2j		S2n
i	Si1	Si2		Sij		Sin
m	Sm1	Sm2		Smj		Smn
Сумма	R1	R2		Rj		Rn

По данным таблицы 6 определяется относительный вес каждого фактора по всем экспертам:

, (3)

Рассмотрим анализируемую ситуацию: четыре эксперта оценили и проранжировали по важности функциональную сторону информационного обеспечения руководителя.

Полученная согласно приведенным выше формулам матрица преобразованных рангов приведена в таблице 9. Найдем суммарный вес каждого фактора (по всем экспертам) Rj, после чего вычислим относительный вес факторов и запишем их в последней строке этой же таблицы.

Таблица 8

Матрица опроса

Эксперт	ФАКТОРЫ
	планирование	календарно-плановое руководство	Оперативное управление	контроль
	1	2	3	4
1	4	2	2	1
2	3	3	3	2
3	4	2	3	1
4	4	3	2	1

Таблица 9

Матрица преобразованных рангов

Эксперт	ФАКТОРЫ
	планирование	календарно-плановое руководство	Оперативное управление	контроль
	1	2	3	4
1	0	1	1	1
2	1	0	0	0
3	0	1	0	1
4	0	0	1	1
Сумма (Rj)	1	2	2	3
Wj	0,125	0,25	0,25	0,375

Таким образом, самый большой относительный вес имеет контроль фактор (0.375), который и получает наивысший ранг R=1, а наименьший ранг R=6 получит планирование с самым низким весом (0,125).

При анализе оценок, полученных от экспертов, часто возникает необходимость выявить конкордацию - согласованность их мнений по нескольким факторам. Коэффициент конкордации определяется по формуле



V=S/Smax, (4)

где S - сумма квадратов разностей рангов (отклонений от среднего), определяемая по формуле

(5)

Smax-максимальное значение S, которое имеет место в случае, когда все эксперты дают одинаковые оценки.

Можно показать, что суммарное квадратичное отклонение от их среднего значения для суммарных (по всем экспертам) рангов факторов при наилучшей согласованности будет определяться значением

(6)

Величина коэффициента конкордации может меняться в пределах от 0 до 1, причем его равенство единице означает, что все эксперты дали одинаковые оценки, а равенство нулю означает, что связи между оценками, полученными от разных экспертов, не существует. Коэффициент конкордации удобно рассчитывать по формуле, предложенной Кендаллом:

(7)

В случае V < 0.2 - 0.4 говорят о слабой согласованности экспертов, а большие величины V > 0.6 - 0.8 свидетельствуют о сильной согласованности экспертов.

Найдем сумму квадратов отклонений в соответствии с приведенной выше формулой:

S = (15-10)² + (10-10)² + (10-10)² + (5-10)² = 50,

в этой формуле среднее значение определяется как m(n+1)/2 = 10.

Полученная величина коэффициента конкордации V = 0,625 показывает высокую степень согласованности мнений экспертов.

Таким образом, по экспертным оценкам получаем эффективное обеспечение контроля, удовлетворительное календарно - планового руководства и оперативного управления и низкий уровень планирования.

Произведем интегральную оценку информационного обеспечения принятия управленческих решений, используя нижеследующую таблицу и качественный уровень базовых характеристик.

Таблица 10

Бальная оценка информационного обеспечения

Характеристика	Оценка
Состав и структура ИО	3
Использование программных и технических средств	3
Качество принятых решений	3
Организация	3
Контроль	4

Интегральная оценка (Iо) будет равна сумме произведений отдельных функций (О) деленных на их количество:

Iо = (7)

Максимальное значение в нашем конкретном случае будет равно 5, то есть информационное обеспечение управления функционирует на высоком уровне. В исследуемом предмете получаем: Iо = 3, 2

Если исходить из оценки 64 % от максимально возможного уровня - это допустимо, но, по мнению ряда экспертов - в подобных системах минимальная оценка должна быть не ниже 70% - то есть - Iо = 3,5.



Глава 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

3.1 Рекомендации и предложения по совершенствованию информационного обеспечения деятельности руководителя

На современном этапе руководство недооценивает информационную функцию сбора информации, внедрения информационных технологий и интегрирования их с систему управления, при разработке более эффективной системы информационного обеспечения принятия управленческих решений с учетом совершенствования. В этой схеме следует учитывать различные информационные базы данных для принятия более оптимальных и своевременных решений. Информационный компонент будет являться тем инструментом, который будет решать вопросы взаимосвязи на уровне единого информационного пространства. Таким образом, создание информационной структуры является первоочередной задачей.

Главной целью этой системы является совершенствование процесса получения и использования знаний во всех сферах социально-экономической, политической и общественной жизни жителей города по созданию условий, обеспечивающих достойную жизнь горожан.

Основными составляющими этой главной цели являются:

информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений к новым условиям хозяйствования и его функционирования в условиях рыночных отношений;

информационное обеспечение функций подразделений местной власти;

информационное обслуживание горожан.

Для достижения этих целей приняты следующие основные принципы информационного обеспечения принятия управленческих решений:

подчиненность целей информатизации целям социально-экономического развития города и городского хозяйства;

системный подход к процессам информатизации городского хозяйства;

установление приоритетов разработки и внедрения информационных технологий и систем на основе исследований информационных потребностей администрации при принятии решений по сферам;

ориентация на экономические методы управления развитием информатизации в условиях рыночных отношений;

обеспечение совместимости информационных технологий и систем в рамках города и городского хозяйства, а также с вышестоящими уровнями информатизации на основе их стандартизации и унификации;

-правовая защищенность информационных продуктов.

Основными компонентами этой модели являются:

1. Расчетно-аналитические приложения, поддерживающие технологию подготовки отчетных документов, как основы принятия управленческих решений.

2. База документов для хранения результатов деятельности Комитета и подсистемы документооборота.

3. База данных для хранения отчетной статистической информации и подсистема ведения информационной базы.

4. База знаний для хранения отношений между статистическими параметрами в виде модели социально-экономической деятельности региона.

5. Система экономического моделирования Economics для прогнозирования.

6. Интерфейс пользователя для формирования заданий и сопровождения процесса работ с системой.

В нашем случае необходим достаточной минимум баз данных: «Население города», «Фонды города», «Городская инфраструктура», «Городской бюджет» города Георгиевска.

База данных «Население города» создается на основе информации из отделов социальной защиты, образования, здравоохранения, данных паспортного стола, данных финансово-лицевых счетов, центров занятости и т. д.

Рисунок 7. Модель данных «Население города»

База данных «Фонды города» создается на основе информации агентств технической инвентаризации и Главного управления архитектуры и градостроительства, комитета по земельным реформам и земельным ресурсам, жилищно-эксплуатационных организаций, горгаза, горсвета, «Тепловых сети», городской телефонной сети, , городского управления культуры.

Информация может быть разделена на город в целом, городские районы, микрорайоны, участки ЖЭУ и т. д.

Территориальные объекты делятся на точечные, линейные объекты и площадные. К точечным объектам можно отнети здания и сооружения, опоры электропередач, колодцы, люки и т. п. К линейным объектам относятся линии электропередач, коммуникации, телефонные и радиосети, улицы, маршруты общественного транспорта и т. п. К площадным -- кварталы, избирательные участки, участки почтовых отделений и т. п.

Рисунок 8. Модель данных «Фонды города»

Классифицировать объекты можно по основным и относительным показателям.

Состав основных показателей, например, точечного объекта:

вид объекта (жилые, нежилые здания, памятники, инженерные сооружения;

собственник объекта;

владелец участка;

вид деятельности;

налоговые показатели;

наименование товаров и услуг;

экологические показатели.

В состав относительных показателей входит уровень развития площадных объектов (интегральные оценки, показатель которых характеризовали объект), население, здравоохранение, экология и т. д.

База данных «Городская инфраструктура» будет содержать информацию об объектах городской инфраструктуры, при этом необходимо обеспечить единую идентификацию объектов городской инфраструктуры, (то есть стандарт на адрес и наименование по всей территории).

Рисунок 9. Модель данных «Городская инфраструктура»

База данных «Городской бюджет» будет создаваться на основе информации городского финансового отдела, налоговой инспекции города и района.

Рисунок 10. Модель данных «Городской бюджет»

Предложение построить данную информационно-управленческую систему необходимый шаг для усовершенствования и частичной автоматизации принятия управленческих решений в свете тенденций развития муниципального образования и повышения эффективности управления им.

Все сказанное обусловливает приобретение новых свойств в управленческой деятельности:

1. Оперативность.

2. Своевременность.

3. Релевантность (упор на факты).

4. Качество. Это относится, прежде всего, к управленческим решениям.

5. Улучшение и оптимизация информационных потоков.

Исходя из приведенных данных, получаем принципиально новую схему информационного обеспечения руководителя кооператива.



Рисунок 11. Усовершенствованная система информационного обеспечения принятия управленческих решений

Все предложенные рекомендации следует закрепить локальным нормативно-правовым актом, для чего следует разработать положение об организации информационного обеспечения.

ПОЛОЖЕНИЕ

«Об организации информационного обеспечения управления в администрации города Георгиевска»

1.Общие положения»

1.1. Настоящее Положение «Об организации информационного обеспечения управления администрации города Георгиевска», разработано в соответствии с Уставом города и Порядком взаимодействия подразделений , руководителей и специалистов (протокол от … 2012 г.).

1.2. Настоящее Положение ориентировано на организацию и совершенствование в администрации процессов информационного обеспечения управления деятельности руководителя и повышение качества принятия решений.

1.3. Настоящее Положение определяет:

§ основные информационные ресурсы Администрации, необходимые для осуществления управления подразделениями;

§ источники информационного обеспечения управления;

§ субъекты информационного обеспечения управления ДЗО;

§ основные процессы информационного обеспечения муниципального управления и порядок их организации.

2. Основные информационные ресурсы Администрации

2.1 Основные информационные ресурсы администрации при осуществлении управления подразделениями:

§ информация о структуре собственности муниципалитета;

§ информация о структуре и компетенции ОМСУ и, правах по управлению и контролю, закрепленных в учредительных и внутренних документах;

§ информация о планируемых и состоявшихся событиях и результатах участия в них представителей администрации (общие собрания, заседания ревизионных комиссий, проверки финансово-хозяйственной деятельности);

§ информация о деятельности исполнительных органов МСУ;

§ информация о результатах финансово-хозяйственной деятельности администрации;

§ базы данных - иинфраструктура, кадры финансы и бухучет, а также вся управленческая информация в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 и ОК 011--93.

3. Источники информационного обеспечения муниципального управления

3.1 Источниками информационного обеспечения управления ГОСТ Р 6.30 - 2003 и ОК 011--93 являются:

§ учредительные документы;

§ внутренние документы, регламентирующие деятельность администрации;

§ протоколы органов управления и контроля;

§ отчеты администрации;

§ отчеты подразделений администрации о своей деятельности;

§ бюджетная отчетность;

§ публичная отчетность;

§ заключения ревизионной комиссии по результатам проверки финансово-хозяйственной деятельности;

§ публикации в печатных изданиях, заявления СМИ;

§ иные источники, содержащие информацию о деятельности администрации, которая может быть использована при осуществлении управления.

4. Субъекты информационного обеспечения управления

4.1 Субъектами информационного обеспечения муниципального управления являются:

§ подразделения и должностные лица администрации, участвующие в управлении;

§ Представители администрации в различных оргнизациях;

§ Муниципальные служащие;

§ органы управления и контроля;

§ подразделения и должностные лица исполнительного аппарата;

4.2 Подразделения и должностные лица исполнительного аппарата администрации участвуют в информационном обеспечении управления в соответствии со своей компетенцией.

4.3 Представители администрации в организациях участвуют в информационном обеспечении управления в соответствии с Порядком взаимодействия.

5 . Процессы информационного обеспечения управления администрации

5.1 Система информационного обеспечения управления администрации включает в себя следующие процессы, организуемые в администрации:

§ формирование базы по структуре собственности

§ формирование базы данных нормативно-правовых документов и внутренних документов, регламентирующих деятельность ОМСУ;

§ учет и анализ социально-экономической составляющей;

§ сбор и анализ информации о местном сообществе;

§ формирование баз данных.

6. Заключительные положения

6.1 Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения.

6.2 Информационные ресурсы администрации (информация, документы, материалы и др.), составляющие систему информационного обеспечения кооперативного управления, не подлежат раскрытию третьим лицам. Иной режим доступа к информационным ресурсам управления может быть установлен организационно-распорядительными документами администрации.

6.3 В процессе информационного обеспечения управленческой деятельности руководители подразделений осуществляют электронное взаимодействие по локальной вычислительной сети с целью координации потоков информации, эффективного управления и получения дополнительных информационных ресурсов.

Данная разработка предназначена для автоматизированной реализации экспертного метода оценки влияния факторов, как основы приятия управленческих решений.

В основе построения алгоритма метод парных сравнений ранжированных оценок факторов (оценки выставляются экспертами при опросе). Матрицу рангов подвергают процедуре парных сравнений для того, чтобы установить в каждой паре наиболее важный ранг.

Для облегчения этой процедуры составляют матрицу парных сравнений, в которой отражается число случаев, когда параметр i определяется как наиболее важный, чем параметр j.

Установление степени согласованности мнений экспертов - следующий этап.

Мерой согласованности является так называемый коэффициент согласия

Рассчитывается с помощью встроенных возможностей Excel.

Для ускорения вычисления таблицу А преобразовываем в матрицу Б так, чтобы факторы были расположены в порядке убывания сумм по строке.

После чего рассчитывается коэффициент согласия.

Уровень значимости V коэффициента согласия по Х² определяют как

X² = V * m * n ( n - 1)

Затем определяют степени свободы v = n - 1

По которым из таблиц находят Х²_набл для заданного уровня значимости (0,1 или 99%).

На основе результатов матрицы А строим матрицу Р, показывающую процентное отношение случаев, когда фактор i оказывался более значимым, нежели фактор j, в общем числе полученных оценок.

Рассчитывается с помощью встроенных возможностей Excel .После получения обобщенной матрицы Р, элементы которой pij представляют относительное число предпочтений, полученных от всех экспертов, по каждому подходу перед каждым другим подходом, производим их шкалирование.

Процедура построения шкальных оценок состоит в том, чтобы обратить наблюдаемые отношения pjj (матрица Р) в ожидаемые zij по уравнению нормированного отклонения, используя таблицу нормированного нормального распределения. Эти zij составляют матрицу основного преобразования Z.

Далее проводится проверка на непротиворечивость. Рассчитываются три средних линейных отклонения и сравниваются с наибольшим по абсолютной величине расхождением между наблюдаемой и расчетной величиной ?ij.

Для запуска программы следует открыть файл электронной таблицы Excel «Эксперт». При запуске появится окно с предупреждением о наличии макросов в тексте программы (рис. 12).

Рисунок 12. Запуск программы

Рисунок 13. Исходная матрица

Следует нажать среднюю кнопку «Не отключать макросы», иначе программа, написанная на языке Visual Basic for Applications не сможет работать.

Затем появляется лист рабочей книги Excel с названием «Исходная матрица» (рис. 13). Здесь вводят исходную матрицу, количество экспертов и подходов. Далее нажмите кнопку «Матрица А».

Рисунок 14. Матрица А

На экране появится рассчитанная Матрица А: Число случаев, когда параметр i определяется как более важный, чем параметр j, а также некоторые данные для расчета коэффициента конкордации. (Рис. 14) Для продолжения нажмите кнопку «Матрица Р».

На экране появится рассчитанная Матрица Р: доля случаев, когда параметр i определяется как более значимым, чем параметр j, рассчитанная на основе Матрице А. (Рис. 15) После получения обобщенной Матрице Р нажмите кнопку «Матрица Z». Выполняется программа по расчету Матрицы Z.

Рисунок 15. Матрица основного преобразования



На экране появится рассчитанная Матрица Z: основного преобразования (различий). (Рис. 16) Нажмите кнопку «Рассчитать показатели».

Рисунок 16. Расчет показателей

На экране появится страница «Последняя» (Рис. 17) с рассчитанными показателями нормированной относительной важности. Для проверки на непротиворечивость нажмите кнопку «Проверка».

Рисунок 17. Показатели относительной важности

На экране появится таблица «Проверка», среднее линейное отклонение и результаты о данных (Рис.18) Для продолжения нажмите кнопку «Матрица Б».

На экране появляется Матрица Б: Преобразование факторов, а также рассчитанные данные для расчета коэффициента согласия и сам коэффициент согласия. (Рис. 19) Для расчета Х²табл нажмите кнопку «Расчет Х²». Выполняется программа по расчету Х²табл (рис. 20).

По окончании работы следует закрыть программу без сохранения изменений.

Рисунок 18. Результаты о данных

Рисунок 19. Матрица Б

Рисунок 20. Расчет коэффициентов согласия



3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий

Наиболее объективная оценка предложений и рекомендаций достигается при условии всестороннего их рассмотрения с нескольких позиций: экономических и социальных; количественных и качественных; текущих и перспективных.

В экономической теории эффективность (Эф) определяется как функция достигнутых результатов (Рд) и затраченных на это ресурсов (З). При этом с точки зрения математики ее можно рассматривать как вектор, который соответствует направлению осуществляемого изменения (положительное значение -- улучшение, а отрицательное значение -- ухудшение), а его значение -- величине (размеру) полученного от него результата (эффекта).

Эф = f (Рд, З) (7)

Повышению эффективности информационного обеспечения принятия управленческих решений многоаспектно и представляет собой взаимосвязь нескольких эффектов - экономического, социального, организационного. Данные виды эффектов взаимно влияют друг на друга.

Базовыми характеристиками является степень совпадения целей организации с целями информационного обеспечения принятия управленческих решений. Но поскольку конечную цель не описать одним показателем, необходима система показателей, отражающая различные стороны данной системы, измерение которых в ходе оценки должно быть осуществлено просто и удобно. Все перечисленное соответствует проведенной во второй главе интегральной оценки. В процессе оценивания до и после совершенствования получаем векторную разницу (Э =In - Iо), - которая и должна показать возможный эффект.



Таблица 10

Бальная оценка ИО с учетом совершенствования

Характеристика	Оценка
Состав и структура ИО	4
Использование технических и программных средств	4
Качество ИО	4
Организация	4
Контроль	5

In = (4+4+4+4+5)/5 = 4,2

Таким образом, получаем 4,2 балла, что соответствует 84%, явно прослеживается эффект:

Э = 4,2 - 3, 2 = 1,0 балла

Эффективность составит - 20%, при допущении статичности начальной оценки.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления и управленческим процессом в целом. Независимо от технического оснащения систем управления и технологии управленческого процесса, информационное обеспечение свойственно любому управлению. Для решения тех или иных управленческих задач необходима соответствующая информация; получение ее составляет сущность информационного обеспечения. Правомерно говорить об информационном обеспечении определенных служб управления, объектов и субъектов управления.

Информационное обеспечение, таким образом, не только предмет труда -- информация, но и, прежде всего, деятельность.

В настоящей работе под термином «информационное обеспечение управленческой деятельности» мы представляем, в первую очередь, область профессиональной деятельности, которая включает операции оформления, сбора, аналитико-синтетической переработки, поиска и распространения информации, с целью обеспечения релевантной информацией управляющих различного ранга для принятия управленческих решений.

Категория информации получила широкое употребление в разных науках, поэтому её содержание исключительно емкое и неоднозначное. Сетования на то, что до сих пор не выработан единый взгляд на понятие информации, часто бытующие в литературе, спорны. На наш взгляд, такого единства не может быть, однако существенно важно применять аппарат исследования информации, адекватный ее определению. В кибернетике, или, пользуясь современной терминологией, в теории информатики, под информацией, как известно, понимается соотношение между совокупностью данных (сведения о чем или о ком-либо) и получателем (потребителем) этих данных. Здесь явное отличие информации от данных (сведений).

Данные - это сообщения, находящиеся в распоряжении лица, которое принимает решения, однако до настоящего момента их важность в конкретной ситуации принятия решения еще не оценена.

Информация представляет то, что заключает в себе какое-либо сообщение. Более правильно информацией надо считать только такие данные, на основании которых принимаются решения.

Если данные используются для решения сразу, то они становятся информацией. Данные, которые непосредственно не используются в принятии решений, но накапливаются для возможного использования в конкретных ситуациях, которые можно предвидеть, называют потенциальной информацией. Данные, которые не используются, и их применение в дальнейшем не предусмотрено, являются избыточными данными - информационный «шум».

Информация должна позволять вести экономический анализ социально - экономической деятельности и служит базой управленческих решений. Для ее получения требуются первичные аналитические данные, формируемые на основе различных исходных данных, аккумулируемых из разных источников. Для формирования первичных аналитических данных необходимы различные по содержанию исходные данные: учетные, плановые, нормативные и т.д.

Принципиальная схема показывает путь трансформации исходных данных, собираемых из разных источников, в первичные аналитические данные, а затем -- в аналитическую информацию. Потом формируются управленческие решения, содержащие аналитическую информацию, и осуществляется воздействие на производство путем их принятия.

Проведенный анализ степень ответственности за принятие решений позволяет сделать следующие выводы:

· высокий уровень централизации власти

· отсутствие делегирования полномочий

· предельная загрузка главы администрации и его полная ответственность по всем вопросам

· номинальная ответственность руководителей отделов

· жесткая структура исполнителей.

Все информационные потоки в администрации города Георгиевска можно разделить на два вида: внешние и внутренние.

К внешним относится информация, циркулирующая между муниципалитетом, организациями, вышестоящей властью и населением.

Ко внутренней относится управленческий документооборот администрации, информационные массивы, статистическая информация и т.д.

Виды, источники и получатели информации, поступающей в администрацию:

От муниципальных служащих - поступает делопроизводителю и далее по назначению - руководителю:

- служебные записки;

- докладные;

- заявления;

- обращения и т.п.

От организаций и предприятий - поступает в профильные подразделения администрации города Георгиевска, откуда затем после обработки выделяется необходимая база для эффективного управления, которая и составляет основу информационного обеспечения принятия управленческих решений:

- социальная - информация о различных слоях населения (военнослужащих, пенсионерах, несовершеннолетних);

- экономическая - информация о ценах, налогах, финансово-экономическом положении предприятий и города в целом, статистическая;

- юридическая, правовая - законы, указы, постановления, распоряжения, письма и циркуляры;

- организационная;

- справочная - реестры, справочники, перечни.

Кратко перечислим основные информационные ресурсы и их источники.

В разрезе подразделений - базы данных по финансам и бухгалтерскому учету (единственная автоматизированная информационная система на базе «1.С»), по экономической и социальной сфере города, по персоналу, муниципальному маркетингу, оперативная и т.д.

Данный список можно продолжать и дальше, но здесь отмечены все основные базы данных, которые формируются в структурных подразделениях администрации города Георгиевска и используются для принятия управленческих решений.

Так же используются в работе информационные ресурсы таких организаций, как Правоохранительные органы, Налоговая инспекция по городу Георгиевску и Георгиевскому району, система «Консультант - Плюс». Информация из указанных источников используется для обеспечения оптимального управленческого процесса с учетом возможных изменений инфраструктуры деятельности организации.

В результате проведённого анализа выявлено, что основные потоки информации для принятия решений идут через финансово - экономические службы. Также определилась наибольшая активность работ, связанная со спецификой деятельности. В результате внедрения в финансовом подразделении локальной сети и автоматизации части документооборота и информационного обеспечения вообще и Главы администрации в частности, то в данной сфере выявлено общее снижение потока информации. Исходя из полученных результатов, можно сделать вывод о необходимости совершенствования информационного обеспечения принятия управленческих решений и внедрения современных информационных комплексных систем.

Произведенная интегральная оценка информационного обеспечения принятия управленческих решений показывает низкий уровень данной подсистемы управления в администрации города Георгиевска.

Цели совершенствования информационного обеспечения деятельности руководителя Администрации:

информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений к новым условиям хозяйствования и его функционирования в условиях рыночных отношений;

информационное обеспечение функций подразделений местной власти;

информационное обслуживание горожан.

Для достижения этих целей приняты следующие основные принципы информационного обеспечения деятельности руководителя:

подчиненность целей информатизации целям социально-экономического развития города и городского хозяйства;

системный подход к процессам информатизации городского хозяйства;

установление приоритетов разработки и внедрения информационных технологий и систем на основе исследований информационных потребностей администрации при принятии решений по сферам;

ориентация на экономические методы управления развитием информатизации в условиях рыночных отношений;

обеспечение совместимости информационных технологий и систем в рамках города и городского хозяйства, а также с вышестоящими уровнями информатизации на основе их стандартизации и унификации;

правовая защищенность информационных продуктов.

Основными компонентами предлагаемой системы:

1. Расчетно-аналитические приложения, поддерживающие технологию подготовки отчетных документов, как основы принятия управленческих решений.

2. База документов для хранения результатов деятельности Комитета и подсистемы документооборота.

3. База данных для хранения отчетной статистической информации и подсистема ведения информационной базы.

4. База знаний для хранения отношений между статистическими параметрами в виде модели социально-экономической деятельности региона.

5. Система экономического моделирования Economics для прогнозирования.

Интерфейс пользователя для формирования заданий и сопровождения процесса работ с системой.

В нашем случае предложены следующие минимально необходимые базы данных: «Население города», «Фонды города», «Городская инфраструктура», «Городской бюджет» города Георгиевска.

Предложение построить данную информационно-управленческую систему необходимый шаг для усовершенствования и частичной автоматизации принятия управленческих решений в свете тенденций развития муниципального образования и повышения эффективности управления им.

Все предложенные рекомендации закреплены локальным нормативно-правовым актом - положением об организации информационного обеспечения управления для администрации.

Также разработана информационная система, предназначенная для автоматизированной реализации экспертного метода оценки влияния факторов, как основы приятия управленческих решений. В основе построения алгоритма метод парных сравнений ранжированных оценок факторов (оценки выставляются экспертами при опросе).

В работе проведена оценка эффективности предложенных мероприятий.

Таким образом, поставленная цель достигнута.



СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники опубликованные

Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.) // Российская газета (далее - РГ). 1993. 25 декабря.

Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая и третья) с изменениями от 26 января, 20 февраля, 12 августа 1996 г., 24 октября 1997 г., 8 июля, 17 декабря 1999 г., 16 апреля, 15 мая, 26 ноября 2001 г., 21 марта, 14, 26 ноября 2002 г., 10 января, 26 марта, 11 ноября, 23 декабря 2003 г., 29 июня, 29 июля, 2, 29, 30 декабря 2004 г., 21 марта, 9 мая, 2, 18, 21 июля 2005 г., 3, 10 января, 2 февраля 2006 г.) // СЗ РФ. 1994. № 32. Ст. 3301; СЗ РФ. 1996. N 5. Ст. 410; СЗ РФ 2001. N 49. ст. 4552.

Федерального закона «О сельскохозяйственной кооперации» № 193-ФЗ от 08.12.1995 г. с изменениями и дополнениями, внесенными федеральными законами от 07.03.1997 г. № 47-ФЗ, от 18.02.1999г. № 34-ФЗ, от 21.03.2002 г. № 31-ФЗ , от 11.06.2003 г. № 73-ФЗ и от 03.11.2006 г. №183-Ф3.

Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 №24-Ф3

Неопубликованные

Устав «Сельскохозяйственного производственного кооператива сельскохозяйственная артель «Плодовое хозяйство Новозаведенское» от 01.08.1991.

Литература

Антопольский А.Б. Информационные ресурсы России: научно-метод. пособие.- М: Либерия, 2004.

Божко В.П. Информационные технологии в статистике: Учебник. -- М.: Финстатинформ, 2002.

Вачугов Д.Д. Основы менеджмента: учебник.- М.: Высш шк, 2005.

Вдовенко Л.А. Автоматизированные системы управления производством /Под ред. Г.А. Титоренко. -- М.: Экономическое образование, 1992.

Вендров A.M. CASE-технология. Современные методы и средства проектирования информационных систем. -- М.: Финансы и статистика, 1998.

Вендров A.M. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. -- М.: Финансы и статистика, 2000.

Веснин В.Р. Менеджмент персонала. - М.; Элит-2000,2003.

Вудкок Д. Современные информационные технологии совместной работы. -- М.: Microsoft Press, 1999.

Голенищев Э.П., Клименко И.В. Информационное обеспечение систем управления.- Ростов Н/Д: Феникс,2003.

Головко Б.Н. Информационный менеджмент массовой коммуникации: уч.пос.- М.: Академический Проект,2005.

Гуров В.В. Интернет для бизнеса. - М.: Электроинформ, 1997.

Деловые издания. Информационный менеджмент массовой коммуникации.- СПб: Издательство Михайлова, 2005

Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник./ Под ред. Т.Р. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

Избачков Ю.С. Информационные системы:учебник.-СПб:Питер,2005.

Информатика, базовый курс/ под ред. С.В. Симоновича.- СПб: Питер, 2004.

Информационные технологии управления: Учебник/ под ред. Г.А. Титаренко. - М: ЮНИТИ, 2002.

Информационные технологии в маркетинге: Учебник для вузов / Подред. Г.А.Титоренко. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

Каляное Г.Н. Консалтинг при автоматизации предприятий: подходы, методы, средства.: -- М.: СИНТЕГ, 1997.

Карминский A.M., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса: -- М.: Финансы и статистика, 1997.

Клепцов М.Я. Информационные системы органов государственного управления. -- М.: Изд. РАГС, 1996.

Компьютер для менеджера. /Под ред. В.Б. Комягина. -- М.: ТРИУМФ, 1998.

Контроллинг в бизнесе. Методологические и практические основы построения контроллинга в организациях. -- М.: Финансы и статистика, 1998.

Короткое Э.М. Исследование систем управления. Учебник для вузов - М.: Изд-во «ДеКа», 2000.

Кацев И.Г. История российского телевидения (1907-2000): курс лекций. М: РГГУ, 2004.

Коряковцева Н.А. Техники информационно-библиотечной работы: Учебно-практ. пособие.- М.: Либерия, 2004.

Костров А.В. Уроки информационного менеджмента: Практикум.- М.: Финансы и статистика, 2005

Костров А.В. Основы информационного менеджмента:уч.пос.- .- М.: Финансы и статистика, 2004

Кузнецова Т.В. Введение в специальность: учеб. пособие.- М: РГГУ, 2003.

Курс предпринимательства. Учебник /Под ред. В.Я. Горфинкеля и В.А. Швандара - М.: Финансы, ЮНИТИ 1997.

Крупник А. Как найти информацию и установить контакты в Internet. - М.: МАРТ, 1999.

Ларичев О.И., Мошкович Е.М. Качественные методы принятия решений. -- М.: Наука, 1996.

Леонтьев Б. Все лучшие русскоязычные ресурсы Internet. -- М.: ПК ПЛЮС, 1999.

Мельников В. Защита информации в компьютерных системах. -- М.: Финансы и статистика, Электронинформ, 1997.

Менеджмент: Учебник / Под ред. М.М. Максимцова и А.В. Игнатьевой. М: Банки и биржи, ЮНИТИ 1998.

Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. М.- Финансы и статистика, 1999.

Одинцов Б.Е. Проектирование экономических экспертных систем. М: ЮНИТИ, 1996.

Ойхман Е.Г., Попов Э.В. Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организаций и информационные технологии. -- М.: Финансы и статистика, 1997.

Острейковский В.А. Информатика. -- М.: Высшая школа, 1999.

Петров А.В., Тихомиров М.М., Федулов Ю.Г. Применение ситуационных центров в региональном управлении. -- М.: Изд-во РАГС, 1999.

Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Уч. пособие. М: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004.

Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Советующие информационные системы в экономике. -- М.: ЮНИТИ, 2000.

Романенко А.Г., Самойлюк О.Ф. Информационно-поисковые системы: уч. пособие /РГГУ.-М.: РГГУ,1997.

Рысков О.И. Требования к управленческому документу: по зарубежным нормативам // Секретарское дело.-2005.-№10.-с.53-60.

Рысков О.И. Вопросы управления документами в законодательстве США// Секретарское дело.-2005.-№6.-с.38-42.

Рысков О.И Управление документацией в Австралии // Секретарское дело.-2004.-№10.-с.44-49.

Саати Т. Принятие решений. -- М.: Радио и связь, 1993.

Савина И.А. Библиографическое описание документа: семиотический подход: Учебно-метод. пособие.- М.: Либерия, 2004.

Семенов М.И. и др. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник для вузов/Под ред. И.Т. Трубилина. М.: Финансы и статистика, 1999.

Сиголов А. Желтые страницы Internet (русские ресурсы). -- Питер, Спб., 1999.

Смирнова Т.Н., Сорокин А.А., Тельное Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/Под ред. Ю.Ф. Тельнова М.: Финансы и статистика, 2001.

Степанова Е.Е., Хмелевская Н. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие.- М.: ФОРУМ: ИНФА: М,2004.с-154.

Трахтенгерц Э.А. Компьютерная поддержка принятия решений. -- М: СИНТЕГ, 1998.

Теория управления: Учебник/ Под ред.Ю.В. Васильева, В.Н. Парахиной, Л.И. Ушвицкого.- 2-е изд.. доп.- М: Финансы и статистика, 2005.-608с.

Экономическая информатика /Под ред. В.П. Косарева, Л.В. Еремина -- М.: Финансы и статистика, 2001.

3. Ресурсы

www.global-one.com

www.aavasilev.narod.ru

Размещено на Allbest.ru