- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

- какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисом и производством эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «Кузя». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1.Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система «Дело» или «Босс-референт») также позволит:

1. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

2. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

3. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний:

- по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В конечном счете, при внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Известно, что оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам. Предлагаемая модель прогноза организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом основана на Методических рекомендациях по оценке эффективности инвестиционных проектов и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его практической реализации.

Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы электронного ДОУ, в итоге приведет руководство ООО «Кузя» к решению о приеме второго секретаря.

После внедрения ИС ДОУ в ООО «Кузя» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта - программиста.

При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы.

Экономия (Э) проекта, формируется в процессе его реализации.

Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных затрат.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом:

Э = Бпл - Бф, (3)

где Э - размер экономии;

Бпл - плановый бюджет расходов на систему ДОУ;

Бф - фактический бюджет расходов на систему ДОУ.

Бюджет расходов на систему ДОУ в ООО «Кузя» включает - расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места оператора и расходы по хранению документов.

1) Без внедрения ИС электронного документооборота для обработки данных в 2011 году может потребоваться труд двух человек с заработной платой по 10 тыс. руб. в месяц (оператор) и 15 тыс. руб. - бухгалтер.

Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле расчета фонда заработной платы:

Фзп = Зосн*(1+Кдоп)*(1+Кс.ф.), (4)

где Зосн - основная заработная плата работников;

Кдоп, Кс.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

Значения Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,08 ? 0,1; Ксф.= 0,20.

Тогда, расходы на заработную плату 2-х исполнителей за время эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле (2):

ФЗП = 25,00 * 1,1 * 1,20 * 12 = 396 тыс. руб.

2) Затраты на создание второго рабочего места оператора составят:

- компьютерная техника - 60,0 тыс. руб. (компьютер, монитор, принтер, сканер, телефон, программное обеспечение, осветительные приборы);

- офисная мебель - 30 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, стул, шкаф для хранения документов);

- затраты на электроэнергию:

Затраты на энергоносители Зэн определяются по формуле:

Зэн = Р * tдн * Тразр. * Wэ (5)

где Р - суммарная мощность потребителей электричества, кВт;

tдн - продолжительность работы электроприемников в течение дня, час;

Тразр. - продолжительность работы в рабочих днях;

Wэ- тариф на электроэнергию, руб./кВтч. В настоящее время для коммерческих организаций: Wэ=4,00 руб./кВт,

Тогда затраты на энергоносители равны:

Зэн = 1,5 * 8 * 250 * 4,6 = 13,80 тыс. руб.

4) расчет расходов на материалы представлен в таблице 2.14.

Таблица 2.14

Расчет затрат на материалы

Наименование затрат на материалы	Кол-во	Сумма, руб.
1. Бумага, пач.	24	3000,0
2. Канцелярские товары, компл.	4	400,0
3. Расходные материалы (картриджи), шт.	6	7200
Всего	-	10600

Таким образом, плановые расходы на создание и содержание второго рабочего места оператора составят:

90,0 + 13,8 + 10,6 = 114,40 тыс. руб.

3) Расходы на хранение архива:

- площадь архива - 15м2

- стоимость аренды 1 м2 - 300 руб./ м2, включая НДС.

Расходы на хранение архива планируются на 2011 год в размере:

15*300 * 12 = 54 000 руб.

Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей формуле:

Зот = Sпл * (T.кален./365) * Wтепл , (6)

где W тепл - тариф на тепловую энергию, руб./кв.м. в мес.

W тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.

Тогда затраты отопление будут равны:

Зот = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс. руб.

Таким образом, расходы на хранение архива планируются на 2011 год в размере: 54,0 + 4,5 = 59,5 тыс. руб.

Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2011 с учетом принятия на работу оператора и расходов на содержание бумажного архива представлен в таблице 2.15.

Таблица 2.15

Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2012

Наименование статьи расходов	Сумма затрат, тыс. руб.
1. Расходы по зарплате исполнителей, в т. ч.:	396
1.1 Основная заработная плата	203,8
1.2 Дополнительная заработная плата	57,6
1.3 Отчисления в социальные внебюджетные фонды	134,6
2. Материальные затраты	10,6
3. Арендная плата за помещение	54,0
4. Затраты на освещение и отопление	18,3
5. Общая сумма расходов	478,9

Фактический бюджет расходов на систему ДОУ в 2012 году при внедрении электронной системы документационного обеспечения может составить:

1) инвестиционные затраты на внедрение электронного документооборота;

2) расходы на содержание оператора на уровне 2010 года с учетом ставок 2012 года во внебюджетные фонды.

Затраты на внедрение системы электронного документооборота представлены в таблице 2.16.

Таблица 2.16

Затраты на внедрение электронного документооборота

Наименование затрат	Сумма, тыс. руб.
1. Программное обеспечение	58,0
2. Аппаратное обеспечение внутренней локальной сети (локальный сервер)	12,0
3. Перевод документов на бумажных носителях в электронный вариант	15,0
4. Программа Fine Reader	10,5
5. Материальные затраты (электронные накопители)	0,5
Всего затрат	96,0

После внедрения ИС электронного документооборота в 2012 году может потребоваться труд только одного человека - оператора с заработной платой 10 тыс. руб. в месяц и 15 тыс. руб. - бухгалтера .

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ООО «Кузя» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Традиционно в ООО «Кузя» выделяют фундаментальный (или, как его еще называют, основной) и технический анализ. Назначение фундаментального анализа, основанного на данных финансовой отчетности, состоит в оценке состояния экономики в целом, отдельных ее отраслей и регионов, конкретных субъектов финансового рынка, а также в прогнозировании развития процессов в этих сферах. Выявление наиболее предпочтительных направлений для размещения свободных финансовых ресурсов, поиск эффективных проектов и предприятий, их реализующих, создают основу для формирования инвестиционной стратегии и выбора конкретных финансовых инструментов реализации этой стратегии.

Главной целью при планировании является максимизация доходов, что позволяет обеспечивать финансирование большего объема потребностей предприятия в его развитии. При этом важно исходить из величины чистой прибыли. Задача максимизации чистой прибыли предприятия тесно связана с оптимизацией величины уплачиваемых налогов в рамках действующего законодательства, предотвращением непроизводительных выплат.

ООО «Кузя» заинтересован в повышении эффективности бизнеса и работы персонала. Достижению этих целей во многом будет способствовать внедрение на предприятии количественно измеримых и надежных в оценке показателей - KPI (Key performance indicators).

Основным преимуществом системы, построенной на базе ключевых показателей, является ее универсальность. Она нацелена и на то, чтобы повысить заинтересованность персонала в результатах деятельности компании. При разработке автоматизированной программы по управлению персоналом на предприятии (KPI) учитывают специфику деятельности организации. Применять же KPI можно для оценки работы, как всей компании, ее отдельных подразделений, так и конкретных работников. Кроме того, система KPI позволяет сопоставить однородные процессы, которые протекают в различных условиях. Также она дает возможность сравнить показатели по нескольким подразделениям за один и тот же период.

Простота расчетов финансовых показателей обеспечивается прозрачной формой представления финансовой или управленческой отчетности. Все необходимые данные содержатся в балансе и Отчете о прибылях и убытках. Руководство может получить информацию за любой период настолько быстро, насколько это позволяет делать используемая система учета. На практике данное время составляет от трех-пяти дней до 20. Такой срок вполне приемлем для того, чтобы своевременно осуществлять управленческое воздействие.

Разработкой и сравнением показателей должен заниматься внутренний бизнес-аналитик, в силу необходимости предоставления точных данных. Он должен четко представлять все плюсы и минусы каждого из них. Ведь показатели, применимые для оценки топ-менеджера и бизнеса в целом, зачастую нельзя использовать для оценки какого-либо отдела. Это объясняется спецификой работы каждой структурной единицы. Например, для оценки руководителя центра ответственности подойдет показатель прибыли, остающейся в распоряжении организации до уплаты налогов и процентов (EBIT - earnings before interest and tax). Однако этот показатель совершенно неприменим для оценки работы менеджера отдела по работе с клиентами. Дело в том, что EBIT - исключительно финансовый показатель. Он характеризует эффективность ведения бизнеса, то есть напрямую зависит от доходов и расходов компании. Менеджер отдела по работе с клиентами напрямую на эти цифры не влияет. Оценкой его работы должен служить другой, нефинансовый показатель. Например, количество урегулированных претензий клиентов или процент этого количества к общему числу претензий.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Кузя» в целом.

Заключение

Таким образом, информационная система анализа хозяйственной деятельности должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности анализа.

Система информационного обеспечения - это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.

За 2010 г. выручка от продаж увеличилась на 30015 тыс.руб. и составила сумму 186136 тыс.руб., прочие доходы в 2010 г. увеличились на 14,5 раз, и составили сумму 3831 тыс.руб. Прибыль в 2010 г. увеличилась на сумму 601 тыс. руб. по сравнению с 2009 г. и составила сумму 8955 тыс.руб. Чистая прибыль в 2010 г. имеет уровень 4,8 %, что на 0,5 % меньше по сравнению с 2009 г. В целом можно отметить, что в 2010 г. ООО «Кузя» более эффективно вело финансово-хозяйственную деятельность.

В ООО «Кузя» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Функции, связанные с документационным обеспечением осуществляет бухгалтер.

Бухгалтер ООО «Кузя» осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов, контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном.

Исследование движения внутренней документации в ООО «Кузя» показало, что важный этап «Регистрация на предприятии» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Работа с внутренней документацией производится в ООО «Кузя» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

В ООО «Кузя» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.

Система внутреннего контроля в ООО «Кузя» представляет собой совокупность инструментов, позволяющих объективно оценить эффективность бизнес процессов с точки зрения достигнутых результатов финансовых операций, правдивости публикуемой финансовой информации, соответствия этих действий внешним и внутренним нормативным актам за счет выстраивания контрольных процедур в существенные бизнес-процессы, культивирования внутренней контрольной среды, и повышения уровня корпоративного управления предприятия.

Система внутреннего контроля ООО «Кузя» автоматизирована и содержит актуальную информацию о функциональной структуре с распределением полномочий между участниками фирмы, описания бизнес-процессов и их владельцев, описания рисков, описания контрольных процедур, исполнителей контрольных процедур и регламенты выполнения контрольных процедур, результаты тестирования контрольных процедур, позволяет формировать планы тестирования контрольных процедур, различные отчеты для руководства и аудитора.

В ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ООО «Кузя» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Кузя» в целом.

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс РФ: официальный текст.- М.: Юрист, 2010.- 480с.

2. Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 21.11.1996г. № 129-ФЗ // Рос.газ. - 2011.- №9. -С. 18.

3. Абрютина М. С. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия, М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2009.- 325с.

4. Анциферова И. В. Экономика предприятия.- М.: Экономист, 2009.- 358с.

5. Баканов М. И. Финансы организаций - М.: Финансы и статистика, 2010. - 365с.

6. Грищенко О. В. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия: Учебное пособие Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2010.- 254с.

7. Бубнов М. Совершенствование управления финансами на предприятии / М. Бубнов // Маркетинг, 2010. - № 2. - С. 13-14.

8. Власова П.Р. Основные тенденции управления промышленных предприятиях // И. П.Власова ; Б. П. Рукин; О. Г. Стукало// Финансы и кредит. 2009. - № 3. - С. 22- 23.

9. Гетьман Р. Финанасовый учет: учебное пособие для вузов / Р.Гетьман - М. : Финансы и статистика, 2009.- 639 с.

10. Золоторева Г.Н. Финансовый менеджмент / Г.Н. Золоторева.- Ростов н/Д : Феникс, 2010. - 223 с.

11. Карпова П.Р. Эффективность финансового менеджмента // И. П. Карпова // Финансы и кредит. - 2011. - № 3. - С. 62-63.

12. Ковалев В. В. Финансы: учебник для вузов / В.В. Ковалев.- М.: Проспект, 2010. - 636 с.

13. Кураков А. Л. Финансы в современных условиях: учебное пособие / А.П. Кураков.- Чебоксары, 2010.- 287 с.

14. Моляков Д. С. Финансы организаций отраслей народного хозяйства: учеб. пособие / Д. С. Моляков.- М.: Финансы и статистика, 2011.- 412 с.

15. Ковалев В.В. Анализ хозяйственной деятельности, М.: ПБОЮЛ, 2009.- 286с.

16. Кондраков Н. П. Финансы. - М.: Инфра-М, 2011.- 640с.

17. Клиланд Д. Анализ финансового состояния предприятия / пер. с агнл. Любушин Н.П. - М., 2011.- 185 с.

18. Леонтьев В. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010.- 471с.

19. Миляков Н. В. Экономика предприяти. - М.: Финансы и статистика. - 2009. - 355с.

20. Сидорова Н. И. Специфика и функции НДС // Финансы. - 2010.- № 2. - С. 36.

21. Савицкая Г. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия, М.: ИНФРА-М, 2011. - 196с.

22. Савицкая Г.В. Методика комплексного анализа хозяйственной деятельности, М.: Перспектива, 2010. - 320с.

23. Стоянова Е. С. Финансовый менеджмент: Теория и практика / Е.С. Стоянова.- М .: Перспектива , 2008. - 656 с.

24. Поляк Г. Б. Финансовый менеджмент. - М. : Юнити, 2007.- 527с.

25. Палий В.Ф., Финансовый учет. -- М.: Финансы и статистика, 2007.-354 с.

26. Пучкова С. И. Финансы предприятий: учебное пособие. - М.:ИД

ФБК-ПРЕСС, 2007.-378с.

27. Шеремет А. Д. Негашев Е.В. Методика финансового анализа, М.: Юни-Глоб, 2007.- 564с.

28. Шеремет А. Д. Методика финансового анализа. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 312 с.

29. Шеремет А. Д. Комплексный экономический анализ деятельности предприятия.- М.: Экономика, 2009 . - 354с.

30. Яловский П.Р. Особенности управления финансами на предприятиях / П.Л. Яловский // Вопросы экономики. - 2010. - № 5 - С. 23.

31. Яловский П.Р. Совершенствование информационного обеспечения предприятия / П.Л. Яловский // Вопросы экономики. - 2010. - № 1 - С. 18.

32. http://www.gaudeamus.omskcity.com /

33.http://www.juristlib.ru/book_3345.html

34.http://civil.consultant.ru

35.http://www.klerk.ru/buh/articles/36883/

Приложение

Рис. 1. Связь структуры документации с процессами организации

Таблица 1

Технико - экономические показатели работы розничной торговой сети ООО «Кузя» за 2009-2010 гг.

№ п/п	Показатели	Ед. изм.	Годы	Откло- нение, (+,-)
			2009	2010
1.	Оборот розничной торговли	тыс. руб.	156121	186136	30015
2.	Общая площадь	кв. м.	80,2	80,2	-
3.	Торговая площадь	кв. м.	66,2	66,2	-
4.	Доля торговой площади в общей площади магазина	%	82,7	82,7	-
5.	Численность работников розничной торговой сети - всего,	чел.	30	35	5,0
	в т.ч. продавцов	чел.	11	15	136,4
6.	Оборот в расчете на:
	1 кв. м. общей площади	тыс. руб.	1946,6	2320,8	374,2
	1 кв. м. торговой площади	тыс. руб.	2358,3	2811,7	453,4
	1 продавца	тыс. руб.	14192,8	12409,0	1783,8
	1 работника розничной торговли	тыс. руб.	5204,0	5318,1	114,1

Таблица 2

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками в ООО «Кузя»

Электронная работа с входящей документацией	Электронная работа с исходящей документацией
1. Получение документа	1. Создание проекта документа
2. Экспедиционная обработка	2. Проверка секретарем или менеджером по персоналу
3. Рассмотрение документа
4. Регистрация	3. Согласование (визирование при необходимости)
5. Передача адресату (конкретное подразделение)
6. Рассмотрение руководителем подразделения	4. Подписание руководителем документа
7. Назначение и передача исполнителю	5. Регистрация документа
8. Исполнение документа
9. Контроль за исполнением	6. Направление документа в дело
10. Направление документа в дело

Таблица 3

Документооборот ООО «Кузя» по данным 2010 года

Документы	Количество документов	Всего
	Подлинники	Тираж
Поступающие	272	272	544
Отправляемые	196	432	628
Внутренние	434	302	736
Итого	902	1006	1908

Таблица 4

План-график мероприятий по совершенствованию системы ДОУ

Мероприятия	Ответственный	Сроки выполнения
1. Разработка должностных инструкций секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства	Менеджер по персоналу	01.2012
2. Разработка Положения о функциональной службе ДОУ	Менеджер по персоналу	02.2012
3.Создание инструкции по делопроизводству	бухгалтер	02.2012
4. Внедрение системы электронного документооборота	Директор	03.2010-04.2012

Таблица 5

Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2012

Наименование статьи расходов	Сумма затрат, тыс. руб.
1. Расходы по зарплате исполнителей, в т. ч.:	396
1.1 Основная заработная плата	203,8
1.2 Дополнительная заработная плата	57,6
1.3 Отчисления в социальные внебюджетные фонды	134,6
2. Материальные затраты	10,6
3. Арендная плата за помещение	54,0
4. Затраты на освещение и отопление	18,3
5. Общая сумма расходов	478,9

Таблица 6

Затраты на внедрение электронного документооборота

Наименование затрат	Сумма, тыс. руб.
1. Программное обеспечение	58,0
2. Аппаратное обеспечение внутренней локальной сети (локальный сервер)	12,0
3. Перевод документов на бумажных носителях в электронный вариант	15,0
4. Программа Fine Reader	10,5
5. Материальные затраты (электронные накопители)	0,5
Всего затрат	96,0

ДОКЛАД

Уважаемые председатели и члены аттестационной комиссии. Вашему вниманию представлена выпускная квалификационная работа на тему:

____________________________________________________

Выбранная тема выпускной квалификационной работы является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях конкуренции. Повышение требований мобильности управления, географическая глобализация сбыта и поставок, значительное увеличение количества и роли заказных производств, резкое увеличение интереса к управлению издержками на фоне роста конкуренции, необходимость решения задач сбыта и логистики мелкими и средними производителями привели к существенному росту роли использования информационных ресурсов в управлении и планировании деятельности.

Основной целью выпускной квалификационной работы является изучение информационного обеспечения деятельности предприятия.

Основными задачами выпускной квалификационной работы являются:

- рассмотрение механизма информационного обеспечения;

- изучение показателей формирования прибыли предприятия;

- экономическая характеристика ООО «Кузя»;

- отражение оценки показателей финансовой деятельности ООО «Кузя»;

- анализ информационного обеспечения деятельности предприятия;

- отражение путей совершенствования информационного обеспечения предприятия.

Объектом исследования выпускной квалификационной работы механизма информационного обеспечения в ООО «Кузя». информационная система анализа хозяйственной деятельности должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности анализа.

Система информационного обеспечения - это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.

В ООО «Кузя» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Функции, связанные с документационным обеспечением осуществляет бухгалтер.

Бухгалтер ООО «Кузя» осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов, контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном.

Исследование движения внутренней документации в ООО «Кузя» показало, что важный этап «Регистрация на предприятии» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Работа с внутренней документацией производится в ООО «Кузя» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

В ООО «Кузя» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.

Из табл. 1 раздаточного материала видно, что общая площадь в 2010 г. как и в 2009 г. остается неизменной и составляет 80,2 кв. м., торговая площадь в 2010 г. как и в 2009 г. составила 66,2 кв.м., а численность работников в 2010 г. увеличивается на 5 чел, за счет принятия на работу продавцов- консультантов. Доля торговой площади в общей площади магазина в 2010 г. как и в 2009 г. составила 82,7 %. Оборот в расчете на 1 кв.м. общей площади в 2010 г. по сравнению с 2009 г. увеличился на 374,2 %, а оборот на 1 продавца увеличился на 1783,8 тыс. руб., и составил в 2010 г. - 12409,0 тыс.руб.

По табл. 3 раздаточного материала объем документооборота в ООО «Кузя» по данным 2010 года составляет 1608 документов, из них 34,6% приходится на подлинники и 65,4% на копии документов.

Программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения ООО «Кузя» представлен в табл. 4раздаточного матеериала.

По табл. 5 раздат. материала Фактический бюджет расходов на систему документационного обеспечения управления (ДОУ) в 2012 году при внедрении электронной системы документационного обеспечения может составить:

1) инвестиционные затраты на внедрение электронного документооборота;

2) расходы на содержание оператора на уровне 2010 года с учетом ставок 2012 года во внебюджетные фонды.

По табл. 6 раздат.материала после внедрения информационной системы электронного документооборота в 2012 году может потребоваться труд только одного человека - оператора с заработной платой 10 тыс. руб. в месяц и 15 тыс. руб. - бухгалтера .

Система внутреннего контроля ООО «Кузя» автоматизирована и содержит актуальную информацию о функциональной структуре с распределением полномочий между участниками фирмы, описания бизнес-процессов и их владельцев, описания рисков, описания контрольных процедур, исполнителей контрольных процедур и регламенты выполнения контрольных процедур, результаты тестирования контрольных процедур, позволяет формировать планы тестирования контрольных процедур, различные отчеты для руководства и аудитора.

В ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ООО «Кузя» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Кузя» в целом.

Размещено на Allbest.ru