Менеджмент корпоративных мероприятий в PR

Спланировать и провести корпоративный вечер под силу и одному человеку, даже никогда ранее ничего подобного не делавшему. Только качество при этом не гарантировано. Профессиональные «затейники» считают корпоративным праздником мероприятие, на которое приглашены не менее 50 человек. Чаще всего торжество устраивается на 150-200 человек. Его стоимость может составлять от 2 тыс. до 20 тыс. долларов (50-100 долларов на человека, плюс музыкальное сопровождение). Иванова В. В. Этикет. Путешествия, бизнес, праздники, быт. Сборник. - М., 2001. С. 224.

Компании, специализирующиеся на проведении таких мероприятий, нужны именно для того, чтобы следить за мелочами: музыка должна звучать и смолкать в нужное время, свет подаваться в нужное место. Столы должны быть накрыты на необходимое число персон, ведущий должен уметь чувствовать настроение зала и мгновенно реагировать на малейшие его колебания. Менеджеры ресторанов также могут взять это на себя.

Как правило, организацией праздников занимаются специальные отделы рекламных агентств. Есть и компании, зарабатывающие только на этом. Критериями при выборе помощника в организации торжества должны стать опыт и наличие собственных ресурсов. Опыт позволяет избежать банальных ошибок и синхронизировать работу всех лиц, занятых в мероприятии. Например, если у организатора есть свой «свет и звук», то звукорежиссер будет свободно чувствовать себя при составлении конфигурации оборудования, а его аренда - стоить значительно дешевле. Полиграфическая база важна при подготовке приглашений, внутреннего и наружного оформления помещения. Швейное производство - при изготовлении костюмов.

Безусловные лидеры корпоративных мероприятий по производимому эффекту - самодеятельность, карнавалы и спортивные состязания. Эффект от них не ограничивается предвкушением за день и головной болью на утро. Готовясь к участию в празднике, выбирая костюм и разучивая роль еще за несколько месяцев до события, сотрудник проникается корпоративным духом, его работоспособность увеличивается, привязанность к фирме возрастает, что снижает текучесть кадров. Новиков В. Прибавка к премии. Праздники для сотрудников стали неотъемлемым элементом корпоративной культуры // Эксперт Северо-Запад. С. 75.

2.2 Типы корпоративных праздников

Корпоративные праздники можно разделить на две категории, во-первых, по их идеологической подоплеке, по задаче, которую они решают, и, во-вторых, по типу организации.

Идеологически мероприятие может быть ориентировано:

- на сотрудников (преобладают задачи «построения команды»);

- на партнеров, клиентов, государственных чиновников (преобладают «политические» задачи: упомянутая выше «фиксация успеха», укрепление партнерских контактов, наведение новых «мостов» или попросту «задабривание нужных людей»).

По типу организации корпоративные праздники можно разделить на:

Банкетные мероприятия. Это самый часто встречающийся тип организации праздника. Выбирается по причине своей «традиционности», привычности. Проводится в ресторанах, банкетных залах. Надо сказать, что в специфичных российских условиях организовать его так, чтобы консолидирующим фактором стал фактор корпоративности, а отнюдь не алкоголь, порой непросто. При выборе этого типа праздника особое внимание следует уделить программе банкета, разнообразив её включениями развлекательных мероприятий на корпоративную тематику, как-то: шутливые викторины по истории фирмы и блеф-туры по специфике занятий, несерьезные награждения «ярких» сотрудников фирмы забавными призами и тому подобное.

Загородные мероприятия. К праздникам такого типа можно отнести, как выезды «на шашлыки» всем коллективом фирмы, так и развернутые «дни компании» (company day), которые могут занимать целый уикенд и обычно проходят в пригородных пансионатах, гостиницах. Как правило, все они проводятся не в банкетных условиях и включают в себя спортивные или околоспортивные состязания. Роль еды и алкоголя в этих мероприятиях не столь довлеющая, как в «банкетных» построениях. Проводятся такие праздники обычно поздней весной и летом.

Семейные мероприятия. Часто этот тип корпоративных праздников, особенно в западно-ориентированных компаниях, именуют «Family Day». Отличительной особенностью таких мероприятий является приглашение членов семей сотрудников компании. Как и «загородные» мероприятия, «семейные», за редким исключением, проводятся на открытом воздухе. Крупные (особенно производственные) предприятия проводят такие праздники на своей территории. Правильно спланированное торжество такого типа включает в себя:

- короткую экскурсию по производству (офису) -- домочадцам сотрудников рассказывают и показывают, где и как работают их родственники;

- развлекательную либо соревновательную программу. Иванова В. В. Этикет. Путешествия, бизнес, праздники, быт. Сборник. - М., 2001. С. 224.

Следует упомянуть, что если мы не говорим об устройстве семейных стартов (типа «Мама, папа, я -- спортивная семья»), необходимо разделить праздник на два потока: детская программа и взрослая программа. Пересечение и временное слияние этих «потоков» не исключается и даже желательно, но, важно понимать, что, по сути, это разные программы. Попытки построения компромиссной, сводной программы и для взрослых и для детей, особенно при количестве гостей, исчисляющимся сотнями, заранее проигрышны.

Концептуальные мероприятия. Такого рода праздники встречаются нечасто и заказываются, обычно, компаниями либо имеющими сильную «корпоративную легенду» (тогда мероприятие строиться как «визуализация» этой легенды), либо фирмами, выражающими желание увидеть нечто совсем нетривиальное (попросту желающими удивить, поразить гостей). Отличительная особенность таких программных построений -- масштабность и значительный бюджет.

Презентации. Наиболее «прикладной» из корпоративных мероприятий -- это праздник, посвященный открытию нового ресторана, цеха, филиала, продвижению новой услуги, товара. Мероприятие почти всегда идеологически ориентировано на партнеров, потенциальных клиентов, прессу. Атрибуты: ведущий в смокинге, выступления с речами, фуршет и т. п., наличие развернутой развлекательной программы на таких презентациях -- редкость. Демин Ю. М. Бизнес PR. М.: 2003. С. 265.

Исключениями являются случаи, когда презентация (например, презентация нового магазина) рассчитана на «случайную публику», скажем на прохожих, оказавшихся рядом. При таком развитии событий упор делается на развлекательную программу с конкурсами, викторинами, розыгрышами. Грубо говоря, задачей здесь становиться -- создать толпу, которая, сформировавшись, имеет свойство увеличиваться подобно снежному кому. Презентация становиться заметным событием местного масштаба, что нам и требуется.

Итак, рассмотрим более детализировано виды корпоративных праздников.

Банкет. Наиболее распространенный тип корпоративного праздника. При правильной организации, а именно при акценте на укрепление командного духа, а не на алкогольную составляющую такого мероприятии, есть все шансы достичь максимального эффекта при минимуме затрат.

Шоу + банкет. Данный тип праздника наиболее популярен и проводится преимущественно в ресторанах и банкетных залах. Основное его преимущество - полная независимость от погоды и пригодность для праздников любого повода и уровня. Аникеева Н. П. Воспитание игрой. - М., 1987. С. 77.

Концертная, конкурсная программа. Упор делается на «корпоративные» конкурсы и викторины, эстрадные номера становятся дополнительным «украшением». Стоит добавить, что «концертный» вариант подразумевает необходимость установки сценического помоста и звуковой аппаратуры достаточной мощности.

Team-building + банкет и дискотека. Данный тип развития событий хорошо для проведения на природе, причем не имеет значения зима сейчас или лето. Этот праздник включает набор командных корпоративных игр и турниров, а также используются индивидуальные сюжеты игр. Яркий, запоминающийся праздник, безусловно, подружит и объединит сотрудников в единую команду, что благотворно повлияет на развитие бизнеса.

Экстремальный отдых + банкет и дискотека. Говорят, что один прыжок с парашютом по ощущениям заменяет двухнедельных отпуск на море. Гонки на квадроциклах, картах или снегоходах, прыжки с парашютом, погружение на глубину с аквалангом, сплав по реке на байдарках или рафтах - все это является оригинальным ходом в реализации праздника.

Загородный корпоративный праздник. Так же достаточно распространенный тип корпоративного праздника. Очевидный минус таких мероприятий сильная зависимость от погодных условий. Однако плюсы данного типа проведения корпоративного праздника, заставляют мириться с таким неудобством как погода, которое, кстати сказать, может оказать и немалым плюсом. Свежий воздух в теплые и солнечные выходные, поможет создать необходимую атмосферу дружественности и единения. А проведение подобного мероприятия на территории пансионата подстрахует в случае проблем с погодой.

«Семейный» корпоративный праздник. Как правило, такое празднование тоже проводится на природе, что позволяет получить все плюсы аналогичного загородного, но в гораздо большей мере. Однако не стоит забывать, что подобное празднество должен включать в себя еще и мероприятия для детей, если таковые присутствуют, что как правило и бывает.

«Семейные» мероприятия или, как их еще называют, «Family Day», проводятся фирмами не так часто, как другие виды корпоративных праздников. Они, как правило, имеют «глубинные» задачи: поднятие престижа предприятия, как в глазах семей сотрудников, так и в глазах самих сотрудников; создание почвы для «преемственности поколений», способствование возникновению благоприятного психологического климата в коллективе. Ульяновский А. Искусство проведения корпоративных праздников.

URL: www.allreklama.ru/md/.

На таких мероприятиях особенное внимание следует уделить «корпоративному фактору»: экскурсия по предприятию для членов семей сотрудников, разработка развлекательных и познавательных викторин, розыгрышей, конкурсов по истории и специфики занятий фирмы.

Что касается «детской» программы, которая обычно идет параллельно, то она строится на базе конкурсов и розыгрышей, сказочных представлений и т. п. Хорошим сопровождением детской программы являются прыжковые надувные батуты, детские аттракционы, катания на лошадях и пони.Аникеева Н. П. Воспитание игрой. - М., 1987. С. 78.

Презентации. Данный вид праздника, как правило, посвящается открытию ресторана, филиала, продвижению нового бренда и пр. Если презентация не направлена на случайную публику (прохожих, покупателей, если это магазин), то подобный тип торжеств обычно не имеет развлекательной программы, а имеет четкую линию выступлений и речей, и помимо членов коллектива на мероприятии присутствуют пресса, потенциальные и реальные партнеры или потенциальные клиенты.

Изысканный бал. В течение одного вечера все мужчины фирмы могут почувствовать себя галантными кавалерами, а дамы станут придворной свитой ее величества королевы. На долю мужчин выпадут необычайные приключения, тосты за прекрасных дам. Дамам предстоит выбрать королеву и быть ее фрейлинами. Ну, а в конце вечера - танцы на королевском балу.

Поход в театр всем коллективом. Поход в театр всем коллективом. Представляете, из двухсот зрителей нет ни одной незнакомой личности. Прогуливаясь в антракте в фойе, все друг другу раскланиваются, приветливо улыбаются. Ощущение возвышенности гарантировано.

Корпоративная спартакиада. Праздник начинается с зажигания «Олимпийского огня». Затем формируются команды и проводится веселая жеребьевка. Соревнования проходят с соблюдением всех олимпийских ритуалов. Спортивные состязания проходят по различным спортивно-развлекательным конкурсам. После завершения соревнований - церемония награждения.Егоров Ю.Н. Связи с общественностью: учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2004. С. 126.

В этом случае возможна организация турнира по одному или нескольким видам спорта. Причем соревнования могут проводиться, как по «олимпийским» (футбол, волейбол, бег), так и по «не-олимпийским» (пейнтбол, гонки на водных мотоциклах, футбол в воде) видам спорта. Возможна организация судейства, проведения «чемпионата фирмы» и т. п.

Таким образом, корпоративные праздники являются важной составляющей корпоративных мероприятий.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения работы был проведен ряд исследований и сделаны следующие выводам:

Деятельность внутреннего PR направлена на организационную культуру компании. Вся работа по PR непосредственно связана с формированием этой культуры.

К основным принципам управления связями с общественностью на предприятии или в организации относятся: научность, планомерность, комплексность, оперативность, непрерывность, объективность, законность, гибкость, конструктивность, эффективность.

Для реализации задач внутреннего PR у специалистов по связям с общественностью имеется в распоряжении ряд инструментов. Эти инструменты можно условно подразделить на информационные, аналитические, коммуникационные, организационные и инструменты кризисного реагирования. Корпоративный праздник относится к коммуникационным инструментам внутреннего PR и имеет большое значение для формирования организационной культуры. Варакута С.А. Связи с общественностью: учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2009. С. 89.

Корпоративные праздники являются одними из самых заметных проявлений корпоративных традиций. Корпоративный праздник - специальное мероприятие, инициированное и финансируемое компанией, организованное для персонала, партнеров, клиентов или иной целевой аудитории, посвященное знаменательному событию в жизни компании либо общества, и являющееся средством поддержания организационной культуры или достижения коммерческих целей организации. Это сильнодействующий инструмент PR, грамотное использование корпоративного праздника приводит к ощутимым изменениям и реально измеримым результатам.

Культуру, существующую в Холдинговой Компании «Корпорация Дженерал Сателайт» можно определить как «культура власти». Анализ ее характеристик показал, что в корпорации требуется срочное изменение оргкультуры, пока существующие ее проявление не вызвали наступление кризисной ситуации. Праздник, посвященный 11-летию компании позиционировался как один из инструментов трансформации организационной культуры. Несмотря на серьезный подход к организации праздника, значительный бюджет и привлечение специалистов, такую цель корпоративного праздника, как изменение корпоративной культуры организации в сторону большей демократизации, поставленную на подготовительном этапе, нельзя считать успешно достигнутой. Несомненно, можно считать выполненной цель привлечение внимания внешней общественности к благотворительной деятельности компании.

Подводя итог вышесказанному следует отметить, что основные ошибки при организации праздника были сделаны на этапе разработке концепции и выработки программы праздника.

В период быстрого развития экономики и стремительного роста большинства российских компаний внутренний PR может стать локомотивом работы с персоналом.

«Пряник и кнут (в оригинале морковка и хлыст) - распространенные и убедительные мотиваторы. Но если вы обходитесь с людьми как с ослами, они и будут действовать как ослы, говорит Джон Уитмор автор книги «Коучинг - новый стиль менеджмента и управления персоналом».

Дж. Харингтон в своей книге «Управление качеством в американских корпорациях» пишет: «принцип развития личности способствует успеху дела, тогда как принцип использования личности обрекает дело на провал». Харрингтон Дж.Управление качеством в американских корпорациях. Изд-во: Экономика, 1990 г. С. 71.

По данным маркетинговых исследований 15% фирм в России обращаются к внутрикорпоративному PR. Сейчас этот процент неуклонно растет, поскольку бизнес в России достаточно стабилизировался и увеличился рост успешных предприятий. В крупных компаниях бюджет на внешний и внутренний PR сопоставим, ибо сотрудник выходя «за ворота проходной» своей компании может нанести гораздо больший ущерб или напротив принести больше пользы, чем массированная атака всех СМИ вместе взятых.

Проделанная работа по анализу деятельности по организации корпоративных праздников, изучению материалов по их подготовке, проведению и попыткам измерения результативности, позволяет сформулировать единый метод организации эффективного корпоративного праздника. Причем под методом создания праздника в контексте данного исследования понимается некий алгоритм действий, последовательное тщательное и грамотное выполнение которых приведет к поставленной цели организации корпоративного праздника.

Итак, процесс создания корпоративного праздника состоит из шести этапов, которые взаимосвязаны и зависят друг от друга. Так, допустив ошибку или халатность на одном из первых этапов, это обязательно проявится на одном из последующих большим количеством сложностей и проблем. Поэтому основным правилом создания эффективного корпоративного праздника можно назвать честный полноценный профессиональный труд заинтересованных в мероприятии людей. Конечно, это правило не претендует на открытие и его можно применить к любому делу, но в создании праздничных мероприятий, оно имеет особенное значение потому, что без подобного подхода планируемое мероприятие рискует превратиться в простую процедуру расслабления и получения мнимого удовольствия без преследования каких-либо целей, что не вправе называться корпоративным праздником. Зверинцев А. Коммуникационный менеджмент: Рабочая книга менеджера PR. СПб., 2006. С. 58.

После подробного рассмотрения каждого из этапов работы, можно сформулировать определенные факторы, способствующие успеху на каждом из них. Так, на первом этапе принятия решения о проведении корпоративного праздника, этим фактором будет верная постановка целей и формулирование адекватных ожиданий инициатора от праздника. То есть самое главное на данном этапе - понять для чего нужен корпоративный праздник и, соответственно, на кого он будет направлен.

На этапе проведения корпоративного праздника самым главным является слаженная работа команды организаторов праздника, ее профессионализм и умение действовать в непредвиденных обстоятельствах. Поскольку такие обстоятельства в нашей действительности встречаются даже чаще, чем нормальные ситуации, подобный навык у профессиональных организаторов праздника развит очень хорошо. Самое главное, что нужно помнить на этом этапе - праздник проводится лишь однажды, его нельзя повторить, нельзя переделать и исправить, так что с первого раза все должно получиться «на отлично».

О последнем, самом неизученном этапе организации корпоративного праздника - анализе его эффективности, нужно подумать еще на первом этапе, когда принимается решение о проведении мероприятия, и ставятся определенные цели. Если ставя перед корпоративным праздником определенные цели и задачи инициаторы праздника продумают возможные способы оценки эффективности проведенного мероприятия, то, вероятно, эффект будет замечен и оценен. Но если об анализе эффективности задуматься только после проведения праздника, то вероятность адекватной оценки результативности мероприятия очень мала. Иванова В. В. Этикет. Путешествия, бизнес, праздники, быт. Сборник. М., 2001. С. 224.

Таким образом, обобщив все сказанное, можно кратко сформулировать некий метод создания корпоративного праздника.

Последовательное выполнение следующих шагов приведет к созданию корпоративного праздника:

Принятие решение о празднике. Постановка целей, задач. Выбор целевой аудитории. Продумывание системы анализа эффективности праздничного мероприятия.

Выбор организатора праздника. В зависимости от масштаба мероприятия, пожеланий сотрудников и выделенного бюджета, можно провести мероприятие своими силами или обратиться в компанию, специализирующуюся на организации праздников.

Полноценное взаимодействие режиссера праздника и его инициатора строится на взаимном доверии и обоюдном желании создать эффективный корпоративный праздник.

Проведение праздника очень часто становится «импровизацией на тему написанного сценария» по причине возникновения непредвиденных ситуаций. Помня также о том, что праздник нельзя отрепетировать или исправить, что он проводится только один раз, нужно при любых складывающихся обстоятельствах провести его ярко, незабываемо и эффектно.

Основы метода анализа эффективности закладываются на самом первом этапе работы. Так что на данном этапе остается только реализовать заложенную методику и отследить полученные результаты. Причем в каждом конкретном случае и метод, и результат будут индивидуальны.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

менеджмент корпоративный сотрудник

1. Аги У., Кэмерон Г., Олт Ф., Уилкокс Д. Самое главное в PR. СПб.: Питер, 2004. 208 с.

2. Алексеева Н. То, что в итоге получается, полностью зависит от дизайнера // Эпиграф. 2009. 438 с.

3. Алешина И. В. Паблик Рилейшнз для менеджеров. Курс лекций. М.: 2002. 260 с.

4. Аникеева Н. П. Воспитание игрой. М.: 1987. 214 с.

5. Беленкова А. А.PRостой пиар. М.: НТ Пресс, 2007. 256 с.

6. Барлоу У., Рихтер Л. Внутренний анализ эффективности PR деятельности. Критерии и методы. М.: 2008. 114 с.

7. Бельских И.Е. Теория и практика корпоративных паблик рилейшнз: учебное пособие. Филиал ГОУ ВПО «МЭИ (ТУ)» в г. Волжском. Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2009. 160 с.

8. Блэк С. Введение в паблик рилейшнз. Ростов н/Д.: 2007.

9. Варакута С.А. Связи с общественностью: учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2009. 207с.

10. Викентьев И.Л. Приемы рекламы и PR. СПб.: 2005. 210 с.

11. Голубкова Е.Н. Маркетинговые коммуникации: Учебное пособие. -2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательство «Финпресс», 2009. 534 с.

12. Григорьева Н. Работа учреждения с общественностью. СПб.: 2008.

480 с.

13. Гундарин М.В. Книга руководителя отдела PR. СПб.: Питер, 2007. - 368 с.

14. Демин Ю. М. Бизнес PR. М.: 2003. 336 с.

15. Демидова А. Корпоративная газета помогает вырастить лояльного клиента // Рекламные идеи Yes! 2008. - № 2.

16. Доскова И.С. Public Relations: теория и практика. М.: Альфа-Пресс, 2009. 168 с.

17. Егоров Ю.Н. Связи с общественностью: учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2004. 246 с.

18. Журавлев П.В., Карташов С.А., Маусов Н.К. Технология управления персоналом. Настольная книга менеджера. М.: Экзамен, 2000. 576 с.

19. Зверинцев А. Коммуникационный менеджмент: Рабочая книга менеджера PR. СПб.: 2006. 320 с.

20. Иванова В. В. Этикет. Путешествия, бизнес, праздники, быт. Сборник. М., 2001. 224 с.

21. Кочеткова А.В. Филиппов В.Н., Скворцов Я.Л., Тарасов. СПб.: Питер, 2009. 240 с.

22. Новиков В. Прибавка к премии. Праздники для сотрудников стали неотъемлемым элементом корпоративной культуры.

23. Пасс Ю. Внутренний PR: элементы успеха. URL: www.hrm.ru/pr/news/.

24. Почепцов Г.Г. Паблик Рилейшнз для профессионалов. М.: Ваклер, 2007. 640 с.

25. Синяева И.М., Земляк С.В. и др. Маркетинг в малом бизнесе, учебное пособие. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. 240 с.

26. Система внутрикорпоративных мероприятий как инструмент укрепления сущности бренда в сознании персонала компании-брендовладельца // Деловой Петербург 1999. № 133.

27. Тульчинский Г. Public Relations: Репутация, влияние, связи с прессой и общественностью, спонсорство, СПб., 2008. 540 с.

28. Ульяновский А. Искусство проведения корпоративных праздников.URL: www.allreklama.ru/md/.

29. Ушакова Т.Н., Цепцов В.А., Алексеев К.И. Интент-анализ политических текстов // Психологический журнал. 2009. - № 4. 98 с.

30. Ходак Е. Праздник как инструмент внутреннего PR // PR News. 2000, №2. 461 с.

31. Харрингтон Дж. Управление качеством в американских корпорациях. Изд-во: Экономика, 1990. 520 с.

32. Черный Г. П. Педагогическая технология массового праздника. М.: 1990. 430 с.

33. Чумиков А.Н. Связи с общественностью. М.: Дело, 2000. 270 с.

34. URL: http://www.eventufa.ru/servises/2012-05-02-18-08-54/calendar.html.

Размещено на Allbest.ru