Управління проектом удосконалення процесів закупівлі в Україні

а) технічні фактори щодо функціональних можливостей: звичайно від 30-60% від значення технічних показників (наприклад, рішення виробничої проблеми, функціональних можливостей, невимушеність використання, історії виконання, відповідність міжнародним стандартам і можливості апаратних засобів, програмного забезпечення, прикладних систем, функцій обробки повідомлень, управління мережею і т.д.). Якщо вимоги стосуються великих наборів даних і системи типу централізованих, діалогових систем обробки інформації для фінансового посередника, оцінка виконання і функціональні можливості можуть гарантувати 60% від значення технічних показників.

б) фактори виконання контракту Постачальником: звичайно від 5-30% повного розподілу показників; (наприклад, управління проектом, графік постачань та монтажу, інтеграція системи, планування досліджень, план навчання, матеріально-технічне забезпечення, документація і т.д.).

в) підтримка і стабілізуючі фактори: звичайно від 5-30% від повного розподілу (наприклад, обслуговування, технічні й експлуатаційні послуги підтримки, управління системою, безпека, засоби обслуговування і відновлення, управління якістю і т.д.).

Типова формула.

Підбиваючи підсумки вищесказаного, можна навести один з варіантів функціональної залежності, яка використовується для визначення кількості балів за кожною пропозицією в рамках технічної оцінки. Така формула має наступний вигляд:

T=4*AS+0.8*HW+0.7*CM+0.6*SS+1*SD+0.2*АТ+1*РМ+0.7*ТG+0.3*SС+0.6*МS+…,

де сума всіх коефіцієнтів повинна дорівнювати 10.0 (розподіл Покупця), при цьому технічні категорії такі:

АS - прикладне програмне забезпечення;

НW - апаратні засоби;

СМ - зв'язок, комунікації;

SS - системне програмне забезпечення;

SD - інструменти розвитку програмного забезпечення, навколишнє середовище;

АТ - засоби обміну даними;

РМ - монтаж "під ключ" чи "інтеграція систем ";

ТG - навчання;

SС - опис і забезпечення виконання робіт Постачальника;

МS - обслуговування і підтримка устаткування (гарантії);

... -- інші модулі, якщо необхідно.

Використання чистої теперішньої вартості

Як формулу для факторингу поточних витрат в оціненій ціні пропозиції використовують формулу чистої теперішньої вартості (ОТУ) -- вартості майбутніх витрат, яка враховує вартість грошей у часі. Математичний опис такого обчислення, з погляду вартості поточних витрат, має наступний вигляд:

,

де х - індекс, який представляє кожний з N років,

N - кількість років оцінених поточних витрат, визначених у Даних кожної з пропозицій,

Rх - повні поточні витрати протягом х років, які зазначені в пропозиції,

I - коефіцієнт дисконтування, який використовується для обчислення NPV i повинен бути визначений у тендерній документації (Дані пропозиції).

Наприклад: якщо Дані пропозиції визначають, що 3 роки поточних витрат будуть оцінені (К = 3) з використанням коефіцієнта дисконтування -- 10 % (І = 0.10), то формула, розширюючись, набуває такого вигляду:

R1 - зазначені повні поточні витрати протягом першого року після закінчення гарантійного терміну;

R2 - зазначені повні поточні витрати протягом другого року після закінчення гарантійного терміну;

R3 - зазначені повні Поточні витрати протягом третього року після закінчення гарантійного терміну.

Для закупівель з однією стадією і з короткими циклами життя або мінімальними поточними витратами коефіцієнт дисконтування (І) може оцінюватися і використовуватися як 0%. Це закінчується простою сумою пропонованих поточних витрат протягом кожного з N років (NPV= R1 + R2 + ... + RN).

Оцінена ціна пропозиції є сумою повної ціни пропозиції, включаючи будь-який застосовний критерій внутрішньої переваги, чистої теперішньої вартості (NPV), і розраховується, як було показано вище.

Відзначимо, що переможцем визнається претендент, котрий представив найбільш вигідну тендерну пропозицію, яка відповідає кваліфікаційним вимогам.

1.3 Постановка задачі. Опис об'єкту дослідження

Метою даної дипломної роботи є організація тендеру за процедурою відкритих торгів для закупівлі устаткування для автоматичної обробки інформації для Національного Банку Украіни.

Виходячи із сучасних вимог, висуваємих до якості функціонування організації, не можна не відзначити, що ефективна її робота цілком залежить від рівня оснащення компанії електронним устаткуванням, таким, як комп'ютери пов'язане з їхнім використанням як інструмента для діловодства й раціоналізації управлінської праці. Їхнє використання дозволяє скоротити час, необхідний на підготовку та виконання конкретних завдань, зменшити непродуктивні витрати при їхній реалізації, виключити можливість появи помилок у підготовці.

У зв'язку з такою потребою організації у великої кількості такого устаткування було вирішено організувати тендер на його закупівлю.

У рамках дипломної роботи ставиться задача організації проведення тендеру, а саме:

- формування тендерного комітету,

- визначення його функцій, регламенту, організації роботи, відповідальності,

- розробка календарного плану процесу проведення закупівлі,

- розробка основних структур проекту закупівлі (OBS, WBS),

- розробка методології оцінки тендерних пропозицій,

- формування вимог до тендерної документації,

- розробка шаблонів документів;

- оптимізація робот у програмному продукті Sure Trak, які виникають у процесі закупівлі товарів;

Згідно вимог замовника в рамках стратегії забезпечення організації необхідним устаткуванням необхідно організувати тендер до 15 липня 2012 року.

РОЗДІЛ 2.

ПОРІВНЯЛЬНИЙ АНАЛІЗ СИСТЕМ ДЕРЖАВНИХ ЗАКУПІВЕЛЬ В УКРАЇНІ ТА ЗА КОРДОНОМ

2.1 Стисла характеристика та аналіз системи державних закупівель в Україні

В Україні система державних закупівель побудована на засадах децентралізації, згідно з якими закупівля може здійснюватися безпосередньо розпорядником державних коштів, який укладатиме договір про закупівлю. У розрізі бюджетних коштів відповідно до бюджетного законодавства розрізняються головні розпорядники коштів, розпорядники коштів нижчого рівня та одержувачі коштів. Перелік головних розпорядників коштів зазначається у рішенні про затвердження відповідного бюджету (закон про державний бюджет, рішення органу місцевого самоврядування (ради) про затвердження місцевого бюджету). При цьому, одержувачами коштів є підприємства і госпрозрахункові організації, громадські та інші організації, що не мають статусу бюджетної установи, які одержують кошти з бюджету як фінансову підтримку або уповноважені органами державної влади на виконання загальнодержавних програм, надання послуг безпосередньо через розпорядників.

Державна закупівля фінансується за рахунок державних коштів і завжди є компонентом програм, що охоплюють інвестиції або поточні потреби. Найбільшу частку в структурі джерел фінансування зобов'язань за договорами про закупівлю за державні кошти становлять кошти господарських товариств, в яких державна частка перевищує 50 відсотків (рис. 2.1).

Замовник публікує оголошення у бюлетені «Вісник державних закупівель» [40], запрошуючи зацікавлених постачальників подавати попередні пропозиції без зазначення ціни. Динаміка публікацій у «Віснику державних закупівель» відображена на рис. 2.2.

Головними законодавчими інструментом, регулюючими сферу державних закупівель на сьогоднішній день є Закон.

Рис. 2.1. Структура розподілу коштів за укладеними договорами в розрізі джерел фінансування

Аналіз здійснення закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти органами державної влади, установами, організаціями, підприємствами - розпорядниками державних коштів та аналіз функціонування системи державних закупівель за звітний період проведено на основі даних державного статистичного спостереження за 2008 рік за формою № 1-торги (тендери) «Звіт про проведення торгів (тендерів) на закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти». Звіти за цією формою подали 107 головних розпорядників бюджетних коштів (додаток А).



Рис. 2.2. Динаміка публікації оголошень про заплановані закупівлі та оголошень про результати їх проведення у 2007-2009 роках

У 2008 році розпорядниками бюджетних коштів проведено 101 344 процедури закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти (з урахуванням лотів), що є меншим відповідного показника 2007 року (121 736 процедур). Скорочення загальної кількості проведених торгів не є негативним фактором, оскільки дана ситуація викликана збільшенням вартісних порогових меж застосування процедур закупівлі. Про позитивні тенденції також свідчить зростання кількості проведення відкритих торгів з 64 393 у 2007 році до 73 668 у 2008 році при зменшенні загальної кількості застосованих замовниками процедур. Водночас застосування менш прозорої процедури - запиту цінових пропозицій (котирувань) - зменшилось у 3 рази з 43 486 до 13 561 [19].

У звітному році застосовано 8 906 процедур закупівлі в одного учасника, при чому з них 5 481 процедур (61,5 відсотка) проведено в першому кварталі 2008 року, коли погодження цієї процедури здійснювалось Міжвідомчою комісією та Антимонопольним комітетом.

Водночас у 2008 році порівняно з попереднім роком зберігається тенденція до зростання у загальній кількості проведених процедур закупівель частки відмінених торгів або визнаних такими, що не відбулися. Тривожним фактором є збільшення цього показника з 13,4 відсотка до 24,9 відсотка.

При цьому кількість відмінених торгів у деяких регіонах України становить від 3,8 до 36,4 відсотків від загального числа проведених процедур. Слід зазначити, що найбільша частка відмінених процедур припадає на відкриті торги, що свідчить про неможливість результативного завершення значної кількості цього виду процедур закупівель. Причин, які призвели до відміни торгів або визнання їх такими, що не відбулися, відображені на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Причини відміни торгів або визнання їх такими, що не відбулися

Однією з причин зростання зазначеного показника могла стати кількаразова зміна протягом 2008 року законодавства у сфері закупівель за державні кошти, яка дезорієнтувала суб'єктів ринку державних закупівель і призвела до небажання брати участь у торгах. Водночас у зв'язку з фінансовою кризою існують непоодинокі випадки, коли коливання курсів валют та зміна цін на ринку за час проведення процедури зводить нанівець вигоду учасників торгів, що подали свої тендерні пропозиції.

Загальна сума коштів за укладеними договорами в результаті проведених у 2008 році процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти становить 167 297 619,1 тис. гривень, що на 17,6 відсотка більше порівняно з відповідним періодом минулого року. На сьогоднішній день загальна сума коштів за укладеними договорами перевищую 214 млрд. грн., що вже перевищує суму минулого року.

Аналіз обсягів сум договорів, укладених у 2008 році, відповідно до проведених процедур показує, що відбулося позитивне зростання питомої ваги відкритих (на 4,6 відсотка) та двоступеневих торгів (на 2,1 відсотка). Водночас зменшилась питома вага менш прозорих процедур: запиту цінових пропозицій (на 1,6 відсотка), торгів з обмеженою участю (0,4 відсотка) та закупівлі в одного учасника (на 4,7 відсотка).

Загалом протягом 2009 року до Мінекономіки надійшло та було опрацьовано 1004 скарги (рис.2.4).

Рис. 2.4. Структура рішень за скаргами

За 103 скаргами приймалися рішення згідно з чинним Положенням про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти.

При цьому за 62 скаргами прийнято рішення про відмову у задоволенні скарг; 35 - частково задоволені; 6 - повністю задоволені.

2.2 Особливості систем державних закупівель країн Європи, Азії та Америки

Система державного замовлення у країнах Центрально-Східної Європи є дуже децентралізованою і здійснюється на рівні окремих міністерств, місцевих органів влади чи навіть окремих державних інституцій відповідно до закону про державне замовлення.

Однак у деяких випадках застосування елементів централізованої системи має свої переваги, що доводить досвід країн ЄС.

У багатьох країнах Центрально-Східної Європи управління з питань державного замовлення займаються не безпосередньо державними закупівлями, а розробкою національної політики у сфері державного замовлення, організацією та проведенням тренінгів, розробкою законодавчих актів тощо. Це свідчить про досить суттєві зміни від часу, коли система державних закупівель була монополізована одним органом.

Повноваження здійснення державних закупівель було передано сотням, а інколи тисячам державних відомств та установ. Багато країн регіону розглядають нову систему державного замовлення як елемент демократизації і не хочуть повторювати попередніх помилок. Вони намагаються швидко перейти від однієї системи до іншої. У цій публікації розглядається кілька аспектів функціонування системи державного замовлення, на які слід звернути увагу при прийнятті рішень щодо системи державного замовлення у цих країнах.

Данія.

У Данії немає спеціалізованої агенції, що уповноважена робити закупівлі від імені інших урядових органів. Однак існує система центрального використання та координації рамкових угод. У 1976 р. було засновано Урядову організацію з питань державних закупівель і зменшено роль Міністерства фінансів, яке прийняло рамкові угоди як засіб для забезпечення урядових організацій товарами і послугами.

Угоди не укладаються на основі спеціального законодавства. Це контракти, що діють у визначений період і мають визначені ціни та інші умови, але без встановлення визначеної кількості товарів і послуг, що можуть бути надані. Урядова організація з питань державних закупівель укладає угоди шляхом тендерів відповідно до директив ЄС. В іншому випадку будь-яка зацікавлена організація може отримати контракти без нової тендерної процедури.

Структурна схема ніколи не була примусовою для урядових організацій.

У 1982р. циркуляр, виданий Міністерством фінансів, рекомендував організаціям використовувати рамкові угоди, запропоновані Урядовою організацією з питань державного замовлення. Ця рекомендація була видана лише після консультацій з Європейською комісією, оскільки в той час директиви щодо здійснення державного замовлення не відповідали потребам. Комісія прийняла практику, що не суперечила директивам.

Під час переговорів щодо директив з комунальних послуг ініціатива Великобританії і Данії привела до укладення рамкових угод і їхнє використання було включене у директиви.

Хоча відповідне забезпечення все ще є в останній версії директив з комунальних послуг, воно ще не знайшло свого місця в пізніших версіях директив щодо постачання і послуг.

Однак очевидно, що в цілому сприймається використання рамкових угод до того часу, поки це не заважатиме конкуренції чи не призведе до порушення рівноправних договорів постачальників.

Оскільки в директивах з комунальних послуг заявляється, що рамкові угоди можуть бути використані неправильно, уряд Данії проконсультував Комісію, коли у 1995 р. Урядова організація з питань державного замовлення об'єдналася з подібною муніципальною організацією для того, щоб забезпечувати як урядові, так і муніципальні організації. Ця нова організація, Служба держзамовлення для уряду та муніципалітетів (SKI) є приватною компанією, що належить Міністерству фінансів та Національній організації муніципалітетів. Комісія не заперечує проти такої подальшої централізації, оскільки таке об'єднання не розглядається як загроза конкуренції або вільному доступу до державного ринку.

На даний момент управління SKI працює з 85 рамковими угодами, що включають близько 250 постачальників товарів і послуг. Угоди включають 16 основних категорій товарів і послуг3, і приблизно 5600 організацій підписані на послуги SKI. Щорічний обіг рамкових угод становить близько 400 мільярдів євро.

Німеччина.

У Німеччині держзамовлення традиційно проводилось на децентралізованій основі.

Відповідно до нещодавніх фінансових обмежень деякі державні інституції, особливо муніципалітети, розглядали альтернативні шляхи замовлення товарів і послуг для того, щоб заощадити кошти. Деякі муніципалітети, наприклад у Нижній Саксонії, створили централізовані органи координації державних закупівель у різноманітних формах, напр., товариства з обмеженою відповідальністю (Gesellschaft mit beschrдnkter Haftung), кооперативи, партнерства.

Створення органів централізованого здійснення державного замовлення стало можливим на основі Акту проти обмеження конкуренції (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschдnkungen, GWB). Такі виклики базувались на тому аргументі, що встановлення органів централізованого замовлення є обмеженням конкуренції за умовами анти картельного забезпечення, викладеного у Статті 1 GWB. У той час як контрактні організації переконували, що таке забезпечення стосується лише угод між приватними компаніями, деякі німецькі суди постановили, що організації замовлення, чи на муніципальному рівні, чи у сфері комунальних послуг, діють як приватні компанії і тому суперечать Статті 1 GWB. Рішення Німецького Федерального Верховного Суду все ще діє [29].

Італія.

Італійське законодавство у сфері держзамовлення бере свій початок в 1920-х рр. і до цього часу залишається в силі, хоча й щоразу доповнювалося новими законами. Воно регулює централізоване здійснення державного замовлення в цілому і забезпечує механізми проведення тендерів для вибору виконавця подібно до того, як забезпечення, встановлене директивами ЄС (королівські Декрети 2440/1923 і 827/1924) [29]. Це законодавство встановлює загальні правила, що формально пов'язані тільки з центральним урядом, а також використовуються як посилання регіональними та місцевими органами влади.

Через хвилювання з приводу участі організованої злочинності в контрактах держзамовлення існує законодавство, спрямоване на те, щоб попередити можливість надання урядових контрактів особам, які належать до мафіозних структур або знаходяться під підозрою.

Стаття 117 Конституції Італії у деяких сферах наділяє регіональні органи влади такими ж законодавчими повноваженнями, якими наділений центральний уряд, а саме містобудівництво, охорона здоров'я та громадські роботи. Такі законодавчі повноваження повинні здійснюватись у межах, встановлених законом, і не суперечити національним інтересам або інтересам інших регіонів. У секторі громадських робіт загальне законодавство прийнятне для усіх контрактних процедур, незалежно від того, чи кількість більша чи менша, ніж громада, встановило, що регіони і державні органи, які ними фінансуються, а також Автономні провінції Тренто і Больцано, також повинні узгоджуватись з директивами. Вони можуть сприймати впровадження законодавства, відмінного від національного. Регіони із особливим статусом прийняли свої власні самостійні регулювання процедур державного замовлення [29].

Відповідно до головної реформи, що надає більшу автономію місцевим органам влади (комуни і провінції), розпочатої в 1990 р., місцеві органи влади зараз можуть встановлювати свої власні особливі регулювання у сфері державного замовлення. Спеціальне законодавство також приймається у певних сферах (водопостачання, енергетики, телекомунікацій і транспорту), де в даний момент проходить складний процес приватизації, з тих пір, як в Італії ці послуги фактично знаходяться в управлінні державних акціонерних компаній [13].

Швеція.

У Швеції немає спеціалізованої організації, уповноваженої робити закупівлі від імені інших державних органів влади. Однак існує система центрального використання та координації рамкових угод з угодами, які були відізвані, для контрактних організацій всередині урядового сектору.

Згідно з рамковою угодою, ціни й усі інші відповідні договірні умови, за винятком кількості, заздалегідь визначаються постачальником і органом вдали, з яким укладено контракт. Звичайно не існує суворих зобов'язань для покупця використовувати угоду, в той час як постачальник обмежений надавати послуги у випадку, якщо замовлення було скасоване з боку контрактної організації.

Координуючим органом для адміністрування рамкових угод є Управління юридичних, фінансових та адміністративних послуг (Kammarkollegiet). Роль управління полягає у тому, щоб 1) забезпечувати використання рамкових угод для товарів, яких часто потребують органи влади (наприклад, офісне обладнання, комп'ютери, папір), 2) проводити моніторинг використання рамкових угод за допомогою статистичних методів та іншими способами.

В інструкції від 25 червня 1998 р. вказуються основні принципи, за якими державні органи влади координують свою діяльність із замовлення. Інструкція надає право укладати до 10 рамкових угод з державними органами влади у їхніх особливих сферах повноважень (напр., ремонт комп'ютерів і оновлення програмного забезпечення), однак усі рамкові угоди державних органів влади повинні бути централізовано зареєстровані і доступні у базі даних, що підтримується Kammarkollegiet. Інструкція включає лише організації державного сектору, які знаходяться під юрисдикцією уряду, нерегіональних органів влади і муніципалітетів.

Однак регіональні і місцеві органи влади мають системи координації та співпраці у багатьох сферах державного замовлення, включаючи часте використання рамкових угод.

Використання рамкових угод дуже поширене і становить важливу характеристику шведської системи державного замовлення. Було підписано понад 300 рамкових угод з близько 300 постачальниками на більше як 100 видів товарів. Загальне щорічне замовлення, на основі рамкових угод, перевищує 700 млн. євро та становить близько 5 % загальної діяльності у державному секторі. Закон вимагає, щоб враховувались можливості для підприємств малого і середнього бізнесу, які беруть участь у рамкових угодах, наприклад, даючи дозвіл на субконтрактні та регулюючі кваліфікаційні критерії на відповідному рівні.

Великобританія.

У Великобританії головний наголос урядової політики у сфері здійснення державного замовлення, основні принципи якої встановлені у посібнику з держзамовлення, робиться на тому, щоб отримати цінність у грошовому еквіваленті (визначеному як оптимальна комбінація якості та повних життєвих витрат) звичайно через конкуренцію [29]. Для місцевих органів влади це встановлено законами, прийнятими у 1980-х роках, які забороняють їм брати до уваги некомерційні обговорення при наданні контрактів. У 1990-х роках Великобританія встановила зобов'язання відповідно до директив Європейської комісії та угодою Держзамовлення СОТ через чотири напрямки Правил, або Статутних документів (СД) [29]. Вони включають правила щодо надання контрактів, робіт, товарів і послуг органами державної влади, а також комунальними підприємствами. Кожна інструкція містить узгоджені положення.

Подібні угоди застосовуються і до інших органів, перед якими звітують департаменти, включаючи Національну службу охорони здоров'я. НСОЗ та місцеві органи влади підлягають аудиту з боку Аудиторської комісії, статутного органу, який звітує перед урядовими міністрами та громадськістю. Подібні угоди існують у Шотландії та Північній Ірландії.

Одна з особливостей децентралізованого підходу полягає у тому, що у Великобританії департаменти не зобов'язані користуватись послугами центральних закупівельних агенцій для свого замовлення, однак з цими агенціями бажано співпрацювати, оскільки вони пропонують найкращу вартість в грошовому еквіваленті.

Як результат перевірки, проведеної у 1999 р., що мала на меті визначити, чи структура замовлення відповідає зустрічним майбутнім потребам, наприклад, отримання великої переваги від електронної торгівлі, у 2000 р. було створено новий орган - Управління урядової торгівлі - для забезпечення кращої координації комерційної діяльності уряду.

Японія

Японія - одна з країн, яка підписала Угоду про Державний Прок'юремент (Government Procurement Agreement - GPA) у межах Світової Торгівельної Організації (The World Trade Organization - WTO) [31] Угода вступила в дію з 1 січня 1996 року.

Державні закупівлі (прок'юремент) у Японії складають біля 10% валового національного продукту. Вони відбуваються через відкриті, прозорі та чесні процедури. Нормативно-правова база не має ніяких обмежень щодо участі у тендерах іноземних компаній.

До підписання Японією в 1981 році Угоди про Державний Прок'юремент (GPA) у межах генеральної Угоди про Тарифи та Торгівлю (General Agreement on Tariffs and Trade - GATT) [31] державний прок'юремент у Японії здійснювався на принципах довгострокових відносин із постачальниками без публічного оголошення про майбутні закупівлі, а внутрішній ринок був практично закритий для іноземних учасників.

Після підписання GPА та його погодження обома палатами парламенту, Японія суттєво модернізувала законодавчу базу щодо прок'юременту, та здійснила ряд додаткових заходів для полегшення доступу іноземних учасників на внутрішній ринок державних закупівель Японії.

Державний прок'юремент у Японії базується на типової для багатьох країн світу юридичній системі: базовий закон, укази та різні регулятивні документи, які видаються Кабінетом міністрів, а також накази та розпорядчі акти міністерств - роз'яснення, коментарі тощо.

У відповідності з вимогами GPА, Японія використовує порогові значення для обов'язкового застосування відкритих тендерних процедур, але на деякі види закупівель для залучення іноземних постачальників установлені більш привабливі умови участі у тендерах, а порогові значення можуть бути трохи нижче передбачених міжнародними зобов'язаннями Японії.

Ці два закони передбачають використання трьох процедур закупівель:

- відкриті тендерні процедури. Організація, що закуповує, має опублікувати в офіційному виданні запрошення до участі в тендері для всіх постачальників, що відповідають кваліфікаційним вимогам. Контракт, як правило, присуджується пропозиції з найменшою ціною,

- селективні тендерні процедури використовуються у таких випадках:

1) при наявності обмеженого кола постачальників;

2) коли використання відкритих процедур є невигідним.

У цьому випадку з числа кваліфікованих постачальників організація, що закуповує, визначає компанію, якої буде запропонована участь у тендері. Постачальники інформуються про місце та час подання пропозицій. Контракт, як правило, присуджується пропозиції з найменшою ціною;

- обмежена тендерна процедура (закупівля з єдиного джерела). У даному випадку контракт присуджується без відкритої конкуренції. Застосування цієї процедури обмежено випадками, які обговорені у GPА. Це:

1) екстремальні ситуації;

2) відсутність учасників для використання інших процедур;

3) повторний тендер;

4) коли переможець торгів не в змозі заключити контракт;

5) коли закуповується предмет, якій захищено особливими правами або патентами;

6) закупівля запасних частин (у деяких випадках);

7) закупівля для досліджень та розробок;

8) при присудженні контракту асоціаціям відповідно до законодавчих актів.

Для залучення іноземних учасників закупівельні організації мають публікувати оголошення про такі закупівлі, якщо сума закупівлі вище 100000 SDR.

Визначення кваліфікації учасників здійснюється ще до їх участі у прок'юременті. Потенційні постачальники, що пройшли кваліфікаційний відбір, вносяться до переліку кваліфікованих учасників.

Всі центральні та місцеві організації, що закуповують, мають право формулювати кваліфікаційні вимоги до учасників, та приймати рішення про їх, здатність щодо виконання контракту.

Оголошення про закупівлю має бути опубліковано в офіційному виданні за 40 тижнів до кінця терміну подання пропозиції. Для прок'юременту, що підпадає під GPА, уряд збільшив тендерний період до 50 тижнів, виключенням є тільки консультативні та сервісні послуги з проектування та будівництва.

Механізми оскарження. До 1990 року в Японії не існувало системи подання та розгляду скарг із питань державного прок'юременту. Тільки у 1995 році уряд установив механізми та процедури оскарження рішень центральних підрозділів, що підпадали під GPА.

Було створено два підрозділи - Відділ нагляду державного прок'юременту, в якій направлялись на розгляд фактичні претензії, та Комітет огляду державного прок'юременту, що відповідав за розгляд скарг.

Будь-який постачальник, при порушенні процедур GPА при проведенні закупівель центральним державним агентством, може звертатись із скаргою до Комітету, якій протягом 10 тижнів має прийняти рішення за скаргою.

Американські держзакупівлі.

Перший закон з регулювання федеральної системи державних закупівель був прийнятий в США в 1792 р. згідно якого, повноваження у сфері закупівель на державні потреби були надані міністерствам фінансів і оборони. У цілому система закупівель на національні потреби в США децентралізована, проте закупівлі безпосередньо на державні потреби дуже нагадують систему Держпостачу, радянських часів.

У даний час проведення закупівель для потреб федеральних органів влади в США є прерогативою Genneral Services Administration - Управління загальних послуг (УЗП). На основі заявок міністерств і відомств УЗП організовує крупнооптові закупівлі, використовуючи конкурсні процедури, в першу чергу тендери. Товари зберігаються на складах УЗП і перепродаються замовникам по оптовій ціні з утриманням невеликого відсотка, що служить для забезпечення життєдіяльності УЗП. Закупівлі на потреби національної оборони здійснює міністерство оборони (Department of Defense) США. Спеціалізовані закупівлі проводяться також деякими іншими відомствами, такими як Агентство з дослідження та розвитку в галузі енергетики (Energy Research and Development Agency), Національне управління з аеронавтики і дослідженню космічного простору (National Aeronautics and Space Administration,NASA) і т.п.

Моніторинг федеральних закупівель покладено на Управління федеральної закупівельної політики (Office of Federal Procurement Policy), а міжміністерська координація в області закупівельної політики здійснюється Радою з регулювання федеральних закупівель (Federal Acquisition Regulatory Council). Законодавчу основу системи державних закупівель у США становлять Правила закупівель для федеральних потреб (Federal Acquisition Regulations, FAR) і Правила закупівель для потреб оборони - доповнення (Defense Federal Acquisition Regulations-Supplement, DFARS) [29]. Ці документи регламентують всю систему федеральних закупівель і відрізняються досить детальною розробкою принципів і процедур. Всі закони, що стосуються даної сфери, можна розділити на дві категорії:

Перша - загальнофедерального законодавства. Воно регламентує організацію процесу держзакупівель і встановлює юридичні норми, які стосуються конкретних видів закупівель, віднесених до компетенції відповідних органів виконавчої влади на федеральному рівні.

Друга - спеціальне законодавство, яке відповідає за процедури і форми контрактів, а також інформаційне забезпечення процесів закупівель та аналізу їх результатів.

Управління системою державних закупівель США спирається на три основних принципи, що випливають з американського підходу до функцій і завдань держави:

- досягнення справедливості, тобто забезпечення умов для рівноправної участі підрядників в конкуренції за державні замовлення;

- дотримання чесності і боротьба з корупцією при державних закупівлях;

- економія та ефективність, тобто забезпечення закупівель товарів і послуг необхідної якості за максимально низькими цінами з мінімальними витратами на проведення закупівель.

Електронні технології.

Система держзакупівель США включає близько 100 федеральних відомств, що включають державний, господарський і науково-технічний комплекси. Вони щорічно розміщують замовлення на товари і послуги безпосередньо через центральний федеральний орган управління, власні відомчі центри і 12 регіональних центрів федерального уряду, які знаходяться в найбільших містах країни.

Законодавство США також регламентує діяльність органів, відповідальних за формування та використання інформаційних ресурсів з держзакупівель. Зокрема, законодавчо визначені повноваження та функції органів, відповідальних за підтримання інформаційного ресурсу - збір, обробку та розповсюдження даних по закупівлях, забезпечення та управління функціонуванням інформаційної бази системи даних закупівель для федеральних потреб і Федерального регістру контрактів. Центр даних по федеральних закупівель регулярно видає керівництво за поданням цих даних, де міститься:

- повний перелік звітувати, а також відомства що не звітували;

- необхідні інструкції для вузлів збору даних у кожному відомстві;

- роз'яснення (які дані потрібні і як часто їх треба представляти).

У 1994 р. законодавством США було проведено ревізію для відображення значного зростання важливості закупівель продукції для державних потреб. Результатом перевірки стала поява закону про вдосконалення федеральних закупівель, який спричинив собою модернізацію інформаційної політики і питань формування та використання інформаційних ресурсів у системі. Аналізу було піддано також організація процедур держзакупівель (до 1994р. налічувалося 889 загальних контролюючих законів та правил). Тепер федеральним уповноваженим з держзакупівель надавалася більша самостійність при виборі форм, методів та способів проведення закупівель для потреб держави. Закон суттєво спростив контрактну процедуру для малих закупівель і паралельно підтримав електронну комерцію. Під терміном «електронна комерція» у даному випадку маються на увазі електронні технології для забезпечення ділових дій, включаючи електронну пошту, Інтернет, електронні дошки оголошень, платіжні картки, переказ грошових коштів, віртуальний обмін даними і т.д. [13].

Відповідно до нового закону слід було скасувати паперовий документообіг і ведення записів, як того вимагали численні правила і процедури, щодо підрядних закупівель на суми менше 100 тис. дол., що дозволило застосувати спрощену процедуру закупівель по відношенню до 45 тис. угод на суму 3 млрд. дол. щорічно.

Сьогодні кожне федеральне відомство Америки зобов'язане формувати і підтримувати ведення комп'ютерної бази даних, яка містить несекретні відомості по всіх контрактах одиничною вартістю понад 25 тис. дол. за п'ять останніх фінансових років. Всі відомства повинні направляти вказану інформацію в Центральну інформаційну систему федеральних закупівель. Для надання відомостей по контрактах федеральні відомства використовують стандартні форми документів та уніфіковані формати даних. На додаток до представленого переліку відомства повинні мати в електронному вигляді дані, що ідентифікують субконтракти за контрактами на загальну суму 5 млн. дол. і більше.

Інформаційна система федеральних закупівель забезпечує облік відомостей по 400-500 тис. контрактів одиничною вартістю понад 25 тис. дол. і 17 млн. контрактів малої одиничної вартістю, щорічно укладених федеральними відомствами (на загальну суму близько 200 млрд. дол.). Центральна інформаційна система федеральних закупівель є джерелом консолідованої інформації про держзакупівлі.

Електронні торги.

Мета впровадження електронних торгів при здійсненні федеральних закупівель - не лише автоматизація рутинних процесів взаємодії закупівельних органів з потенційними підрядниками, а й зниження витрат на виконання закупівельних процедур і різке скорочення термінів проведення цих операцій. Масштаби використання електронних торгів при здійсненні федеральних закупівель в США в цей час є відносно невеликими порівняно з обсягом їх застосування при укладанні угод між комерційними фірмами. Електронні торги в основному використовуються для закупівель за спрощеними процедурами за контрактами вартістю до 100 тис. дол. Це обумовлено надмірно жорсткою регламентацією процедур федеральних закупівель, яка повністю задовольняється умовам їх проведення з допомогою документів на паперових носіях, але створює певні складнощі при проведенні закупівель за допомогою електронних торгів. Важливими умовами застосування електронних торгів є розвинене законодавство у сфері регулювання використання Інтернет-технологій і засобів зв'язку, захисту інформації, а також наявність базових стандартів безпеки для комп'ютерних мереж.

Інформаційні ресурси забезпечують реалізацію вказаних вище принципів - публічності процесу закупівель продукції для державних (федеральних) потреб, рівноправності у процесі закупівель і відкритого доступу до інформації за укладеними контрактами. Відповідно до вимог законодавства забезпечення публічного відкритого доступу до цих ресурсів здійснюється за допомогою їх публікації на єдиному урядовому порталі. Електронна версія Федерального регістру контрактів також розміщена в Інтернеті.

Основна перевага американської інформаційної системи федеральних закупівель полягає в тому, що вона забезпечує:

- високу оперативність і точність надання Конгресу, адміністрації президента, федеральним відомствам і приватному сектору даних про становище в області контрактів на закупівлі для державних потреб;

- дозволяє отримати інформацію по федеральних закупівель в різних, на вимогу користувача, розрізах: за роками, відомствами, контрактами і т.п.

У той же час відзначаються наступні недоліки системи:

- неповне надання даних окремими федеральними відомствами;

- недостатня активність використання інформаційних ресурсів як з боку урядових відомств, так і з боку населення;

- недостатня інформаційна сумісність між ланками системи та ін.

2.3 Проблеми вдосконалення системи державних закупівель в Україні

З переходом України до ринкових відносин, з метою створення конкурентного середовища у сфері державних закупівель, забезпечення прозорості процедур у цій сфері та їх оптимізації, організована і законодавчо закріплена система проведення відкритих торгів (тендерів) для державних потреб.

При традиційному паперовому документообігу зобов'язання, прийняті сторонами, і надані ними відомості, в тому числі, тендерна інформація, тендерні пропозиції, договори і т.д., підтверджуються документами на паперовому носії, підписаними уповноваженими посадовими особами відповідних державних органів або суб'єктів господарської діяльності [14].

З розвитком інформаційних технологій і розповсюдженням в Україні Інтернету все більшої актуальності набуває електронний обмін даними. Переваги такої технології очевидні: взаємодія між різними суб'єктами в електронному вигляді дозволяє суттєво прискорити проведення різного роду операцій, скоротити обсяги традиційної документації, заощадити час і витрати, пов'язані з укладанням договорів,оформленням всіляких документів, наданням звітності до контролюючих органів та т.д.

Традиційна та електронна логістика мають єдину змістовну і структурно - функціональну основу. (рис. 2.5).

Функціонально специфіка електронних закупівель полягає в тому, що комерційний цикл (замовлення товару, проведення платежів, участь у контролі доставки товару) здійснюється на основі електронного документообігу, віртуально, без фізичного контакту між продавцем і покупцем, забезпечуючи: організацію і контроль всіх ланок логістичного ланцюга (онлайн-переговори; онлайн-угоди; офлайн-угоди; онлайн-постачання (інформаційні продукти); офлайн-постачання (фізична продукція), а також сервісне обслуговування на основі відповідності загальним сучасним логістичним критеріям швидкого реагування, мінімуму збоїв, мінімуму запасів, максимальної консолідації потоків, тотального якості.

Базові функції закупівельної діяльності:

1) визначення необхідних обсягу, асортименту і найбільш ефективного режиму закупівлі та постачання матеріальних ресурсів;

2) вибір постачальників та узгодження умов договору поставки, укладання договору поставки, контроль якості продукції, що поставляється і термінів;

3) забезпечення відповідності між потребою і постачанням, розміром замовлень і термінів потребам виробництва, оптимального завантаження складів;

4) дотримання та контроль якості продукції, що поставляється;

5) управління запасами, забезпечення кожного робочого місця необхідними виробничими ресурсами;

6) контроль економічних характеристик процесу постачання та підвищення якості обслуговування виробництва.

Традиційні закупівлі:

- Планування ресурсів, процесів і способів закупівлі на основі прогнозу;

- Підготовка кошторису витрат для здійснення окремих закупівель;

- Розсилка запрошень до подання котирувань, переговори про ціну;

- Укладання контрактів з урахуванням необхідних вимог;

- Формування системи гнучкості закупівель, виходячи з найбільш вірогідних оцінок майбутніх подій і «про всяк випадок»;

- Коректування закупівель на основі зворотного зв'язку.

Електронні закупівлі:

- Формування технологічної платформи швидкого реагування;

- перехід від планування закупівель на основі прогнозування до організації закупівель на основі реагування;

- Формування системи закупівель як системи реагування на будь-які, а не тільки ймовірні стани ринку;

- Взаємодія з постачальником (спільне користування (володіння) активами, мережею збуту, технологічними і концептуальними розробками, вироблення інтегрованих рішень про закупівлі та постачання)

Інфраструктура електронних закупівель включає в себе декількох рівнів: виробничий (відповідна база даних, мультимедійний продукт (комп'ютерна технологія, що дозволяє об'єднувати різнорідну інформацію у вигляді текстів, графіків, відеозображень і т.п.), інформаційний продукт і послуги); переміщення (Інтернет, кабельне телебачення, телефонна мережа, захищену мережу електронного обміну діловими документами в стандартній формі); збуту та обслуговування (взаємодія основних підсистем: торговельної, фінансової та платіжної), а також забезпечення безпеки.

Однак основою планування закупівель, включаючи електронні, є розрахунок балансу потреби і джерел їх покриття, маючи на увазі:

а) потреба в матеріально-технічних ресурсах для: технологічних потреб; ремонтно-експлуатаційних потреб; капітального будівництва;створення перехідних запасів на кінець планового періоду;

б) очікуваний залишок матеріально-технічних ресурсів на початок планового періоду; величина економії матеріально-технічних ресурсів за рахунок впровадження організаційно-технічних заходів, передових технологічних процесів і т.д. в планованому періоді; кількість матеріально-технічних ресурсів, яку можна отримати за рахунок мобілізації внутрішніх ресурсів у планованому періоді;

в) кількість матеріально-технічних ресурсів, яке має бути завезено на підприємство від зовнішніх постачальників (річний план закупівель). Тому слід говорити не про нову систему електронної логістики та закупівлі, а лише про специфіку виконання основних закупівельних функцій, що показано на наведеному вище рис. 2.5.

Системно - технологічну основу електронних закупівель складає апаратне, програмне та інтелектуальне забезпечення інтерактивного маркетингу, торгової, фінансової та платіжної систем.

Функції та інфраструктура електронного ринку збігаються з традиційною логістичною системою, але мають іншу, якісно відмінну форму.

Креативний потенціал електронних закупівель розкривається не в разових закупівлі он-лайн, а як програма інноваційного розвитку через взаємний трансфер досліджень, розробок і ноу-хау з постачальниками і формування віртуального підприємства (рис. 2.6).

Основою інноваційного розвитку є трансфер досліджень, розробок і ноу-хау в галузі виробництва, технологій, закупівель, організації та управління, в т.ч. людськими ресурсами, маркетингу і продажів. При цьому в інтерактивному режимі здійснюється ідентифікація ІВР і ноу-хау, аналіз застосовності, значущості та доцільності конкретного трансферу, досягнення згоди на трансфер, визначення умов і способу передачі трансферу, встановлення необхідності доопрацювання, визначення форм та механізму використання трансферу.

Умови креативності електронних закупівель:

- Наявність ефективної системи традиційних закупівель;

- Сумісність стратегії е-закупівель із загальною системою закупівельної діяльності;

- наявність стандартної інфраструктури інформаційних технологій;

- Наявність гнучкої технологічної інфраструктури (сітьові служби, апаратне забезпечення, захист).

Креативні перетворення:

- Радикальне скорочення виробничих та трансакційних витрат на основі реінжинірингу бізнес - процесів;

- Впровадження В2В - програмних рішень; синхронізація ланцюжків постачань постачальник-споживач;

- Застосування електронних систем планування ресурсів підприємства (ERP) та управління взаєминами з постачальниками на основі стандартизації бізнес - процесів;

- Декапіталізація бізнесу за рахунок передачі виробничих і допоміжних процесів підприємства зовнішнім структурам;

- Досягнення мережевої оптимізації в системі: бренд - компанія - мережа зовнішніх структур і альянсів;

- Формування спільнот доданої вартості.

Формування віртуального підприємства, в якому значна частина роботи відбувається у віртуальному (інформаційному) просторі, є побудова базової інфраструктури інформаційних технологій і систем, віртуальних вартісних ланцюжків і віртуальних об'єднань покупців і продавців.

Для цього традиційний вартісний ланцюжок фірми або базові види діяльності (постачальницька діяльність, маркетинг, збут та обслуговування), а також фізичний вартісний ланцюжок (інфраструктура фірми, закупівельна діяльність, людські ресурси та розробка продукту) повинні бути доповнені віртуальним вартісним ланцюжком, який являє собою відповідну структуру інформаційних відносин і систем, що об'єднує інформацію, що знаходиться в різних частинах фізичної вартісної ланцюжка (маркетинг, збут, виробництво, логістика, фінанси, взаємозв'язок і взаємодія з постачальниками і споживачами, відомості про конкурентів).

Традиційні (оф-лайн) та електронні (он-лайн) закупівлі взаємопов'язані і взаємозумовлені.

Еволюція ролі традиційних закупівель розвивається від концентрації на досягненні найкращого варіанту ціни і на забезпечення своєчасних поставок до управління витратами в процесі закупівель, що відображено на рис. 2.7.

При цьому змінюється зміст стратегічної складової закупівель, маючи на увазі: орієнтацію на взаємодію з постачальниками (вибір між самостійним виготовленням товару і купівлею його у зовнішніх постачальників, визначення типу взаємин з постачальниками, управління постачальниками з урахуванням масштабів їх виробництв та сформувавшихся з ними взаємин для формування необхідної бази постачання); поєднання в закупівлях функцій ефективності і розвитку (не лише виявлення можливостей зниження витрат на закупівлі і загальних витрат і підвищення продуктивності потоків, але й вплив на постачальника в плані розробки нових рішень як умови покупки продукту); відхід від пріоритету контролю та вертикальної інтеграції на користь гнучкості, що відповідає змісту та темпами технологічного розвитку.

Саме характер еволюції традиційних закупівель призначив широкий розвиток електронних, що підтверджує їх взаємозв'язку і взаємозумовленості.

Таким чином, основною причиною недостатньої ефективності або рівня розвитку електронних закупівель є розрив між традиційною та електронною логістикою на підприємстві, тобто рівень якості та ефективності електронних закупівель зумовлюється відповідним рівнем розвитку традиційних.

Електронні закупівлі та електронна логістика в цілому являються інструментами оптимізації логістичної системи на основі електронних технологій (рис. 2.8).

В основі електронних логістичних систем лежить трансформація розвитку до глобального електронного ринку через поетапну інтеграцію діяльності держави.

Найбільш значущим у цьому відношенні є розробка форм інтеграції постачальника в процес створення нового продукту від ідеї до готовності до повномасштабного виробництва або надання послуги.

Еволюція функцій закупівель: Традиційні закупівлі: пошук потенційного постачальника; оцінка можливості закупівлі в декількох альтернативних джерелах; вибір методу закупівлі, встановлення прийнятної ціни та умов поставки; моніторинг товару до моменту його доставки; оцінка продукції і послуг. Сучасні закупівлі - перехід від концентрації на досягненні найкращого варіанту ціни до управління витратами в процесі закупівель на основі: - Вибору між самостійним виготовленням товару і купівлею його у зовнішніх постачальників; - Визначення типу взаємин з постачальниками; - Управління постачальниками з урахуванням масштабів їх виробництв та сформувавшихся взаємин.		Еволюція форм закупівель: - Разові (модель «витягнутої руки», яка підтримує мінімізацію залежності від постачальників і максимізацію ринкової влади); - Довгострокові (модель партнерства, коли фірми координують свої дії та інвестують кошти в активи з метою зниження витрат, поліпшення якості і прискорення розробки нових товарів); - В рамках альянсу (взаємний розвиток за допомогою взаємодії між членами альянсу, інвестицій у фізичний капітал, спільних інновацій); - Сітьові закупівлі (з'єднання ресурсів, що ведуть до нововведень, координація виробничих, дистриб'юторських структур і обслуговуючих організацій, множення ефекту інновацій, координація обмінних взаємин у системах виробництва і розподілу декількох фірм).

Рис. 2.7. Еволюція функцій і форм закупівель

У процесі розробки нових продуктів між покупцем і постачальником організація-покупець може надавати постачальнику ті чи інші види допомоги (програми «розвитку постачальника»).

У першій фазі оптимізується внутрішня ефективність операцій, маючи на увазі зниження витрат, стандартизацію та підвищення продуктивності праці. У результаті стає можливою уніфікація роботи внутрішніх систем і процесів, а також їх зв'язки з зовнішнім середовищем (розробка систем робочого процесу для раціоналізації внутрішньофірмового середовища, включаючи процеси документованого оформлення операцій і ін.)

1. Модель угоди

Оптимізація внутрішніх операцій, мається на увазі: зниження витрат, стандартизація та підвищення продуктивності праці, з метою уніфікації роботи внутрішніх систем і процесів, а також їх зв'язки з зовнішнім середовищем.

Формування інтегрованої системної інфраструктури складових частин комп'ютерного обладнання та програмного забезпечення (локальна мережа, територіально розподілена мережа, інтрамережі) для зв'язків підрозділів підприємства з внутрішніми прикладними програмами та між собою, а також розширення прикладних систем і бізнес-процесів з метою задоволення внутрішніх і зовнішніх вимог е-бізнесу.

2. Модель співробітництва

Використання Інтернет-технологій, що дають прямий вихід на постачальників, коли бізнес-процеси накладаються один на одного, забезпечують:

- Координацію діяльності, включаючи взаємні інвестиції в активи партнерів з метою зниження витрат, поліпшення якості, спільних інновацій та прискорення розробки нових товарів;

- З'єднання ресурсів, що ведуть до нововведень, координацію виробничих, дистриб'юторських структур і обслуговуючих організацій, множення ефекту інновацій, координація обмінну взаємин у системах виробництва і розподілу.