Документооборот организации

- работа с входящими и исходящими документами;

- регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции;

- регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП;

- настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации;

- наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям;

- пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам;

- быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов;

- списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение;

- работа с внутренними документами организации;

- поддерживается полный цикл работы с проектами документов;

- создание РК проекта документа, в том числе "во исполнение" распорядительного документа;

- изменение проекта с хранением предыдущих версий;

- согласование и утверждение проекта документа;

- регистрация документа, созданного на основе проекта;

- формирование поручений по документам;

- управление прохождением документов с множеством решений. Весь документ в целом и каждый из его пунктов могут иметь собственные иерархические деревья резолюций, каждая из них со своими исполнителями и контролерами;

- передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение;

- контроль прохождения и исполнения документов. Реализована ролевая функция контролера - возможность делегирования функции контроля документов, пунктов и резолюций лицам или подразделениям, определенным в качестве контролеров или контрольных служб;

- управление доступом к документам;

- создание и хранение шаблонов документов;

- обеспечение информационной безопасности;

- разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями.

- протоколирование действий пользователей;

- использование методов криптографической защиты информации - ЭЦП и шифрование [15].

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО" создает принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами.

Не автоматизированная технология

- ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта)

- ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров

- ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения

- размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям

- ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу, которая часто не выполняется ввиду халатности сотрудников

- многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений

- ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений

- почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением соответствующих реестров

Автоматизированная технология

- автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам

- автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов

- автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту

- автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети

- однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений

- автоматизированный сквозной поиск по всем картотекам с учетом прав доступа

- автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети

- автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами криптографии

"ДЕЛО-Предприятие" предназначено не только для делопроизводственных служб (секретариатов, канцелярий, общих отделов, экспедиций и т. д.). Система также автоматизирует деятельность непосредственных участников документооборота: руководителей, специалистов - то есть всех сотрудников организации, работающих с документами.

Поддерживая полноценное делопроизводство бумажных и полностью электронных документов, "ДЕЛО-Предприятие" позволяет реализовать в организации систему смешанного, бумажно-электронного документооборота. Система предоставляет уникальную возможность создания высокоэффективного безбумажного делопроизводства в особо загруженных участках управленческой деятельности с сохранением на отдельных участках полноценного бумажного документооборота. Это позволяет плавно перейти к современным технологиям управления, без риска возникновения сбоев в модернизируемой системе документационного обеспечения управления.

Заключение

На основании результатов проделанной работы можно сделать следующие выводы.

Информационное обеспечение -- это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства. В составе информационного обеспечения необходимо выделить важнейшую его составляющую - это нормативная информация, находящая отражение в локальных нормативных актах. К ним относятся: приказы, распоряжения, протоколы, служебные, докладные, пояснительные записки, инструкции, правила, кодексы и т.д.

В целях выявления недостатков нормативного обеспечения на предприятии было проведено исследование данной обеспечивающей подсистемы управления. В качестве объекта исследования выступило нижнекамское предприятие ООО "Завод крупнопанельного домостроения".

Методом исследования был выбран анализ документов и контен-анализ. В ходе исследования было выявлено следующее:

- на предприятии очень большой объем внутренней документации, затрудняющий процесс принятия решений и усвоение информации

- процесс ознакомления с документацией и доведения ее до сведения работников не совершенен

- отсутствует налаженная автоматизированная система документооборота на предприятии.

В целях совершенствования системы нормативного обеспечения данного предприятия выдвинуты предложения по автоматизации процесса документооборота.

Внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов.

При внедрении электронного документооборота рекомендуется:

- постепенно увеличивать удельный вес ПЭВМ при создании документов (особенно внутри организации);

- своевременно модернизировать техническое и программное обеспечение;

первоочередное использовать ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;

предпочтительно использовать ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило, при переписке);

ясно понимать необходимость внедрения подобных систем руководством организации.

В качестве электронной программы предлагается использовать систему "ДЕЛО". К числу преимуществ данной системы можно отнести:

- быстрый поиск документов;

- эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

- сокращение сроков подготовки и согласования документов;

- получение сводных отчетов и журналов;

- быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

- отслеживание хода исполнения резолюций;

- журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки.

Список использованных источников

1 Яновский А. Информационное обеспечение управленческой деятельности//Вопросы управления. - 2004. - №2. - С. 110 - 120

2 Мухин В.И. Исследование систем управления: Учебник. М.: Экзамен, 2006 г.- 480 с.

3 Мишин А.В. Исследование систем управления. Учебник для вузов. М.:Юнити-Дана, 2007. - 527 с.

4 Сендеров В.Л. Исследование систем управления.: Учебник для вузов. М.: МГОУ, 2001.- 189 с.

5 Бондырева О.И. Документирование управленческой деятельности: курс лекций/ О.И. Бондырева. - М.: Высшая школа, ИНФРА - М., 2006. - 474 с.

6 Дёмин С.Н. Документационный менеджмент: учебное пособие для вузов/ С.Н. Дёмин - СПб.: Проспект, 2005. - 347 с.

7 Фионова Л.Р. Современные технологии ДОУ - путь к повышению эффективности управления / Л.Р. Фионова // Делопроизводство: информационно - аналитический журнал. - 2006. № 1.- С. 16-20

8 Каменева Е.М. Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии // Делопроизводство и документооборот на предприятии / №5, 2010. - С.10-15

9 В.Ф. Янковая, Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве // Секретарь-референт. - 2007. №8. - С.25-29

10 Электронный документооборот и управление бизнес - процессами [электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.paydox.ru/Help/ArticleHelp.asp?l=ru (01.03.2011).

11 Документооборот и делопроизводство [электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.wss-consulting.ru/163.php (01.03.2011).

12 Веденин Д. В. Исполнение приказа или распоряжения на обстоятельство, исключаюшее преступность деяния [ электронный ресурс ] / Д. В. Веденин. - Екатеринбург: Изд. Уральского юридического института МВД Росси, 2001. - Режим доступа: http://www.pravo.vuzlib.net/book_z2171_page_5.html (07. 03. 2011).

13 Пахчанин А. Внедрение систем электронного документооборота [электронный ресурс] / А. Пахчанин // Диресктрор ИС. - М., 2011, - Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687 (07.03.2011).

14 Автоматизированная система документооборота [электронный ресурс] // Институтпроблем передачи информации им. Харакевича РАМ. - 2011. Режим доступа: http://www.iitp.ru/ru/science/works/524.htm (10.03.2011).

15 Документооборот на предприятии [электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.avacco.ru/page.asp?code=documentooborot_na_predpriyatii (10.03.2011).

Размещено на Allbest.ru