Организация работы сотрудников кафедры университета средствами модуля "Пользователи" компьютерной системы "Дело"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого»

Кафедра документоведения и стилистики русского языка

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине организация и технология документационного обеспечения управления

на тему: Организация работы сотрудников Кафедры университета средствами модуля «Пользователи» компьютерной системы «Дело»

Выполнила:

студентка 4 курса группы Д

факультета РФиД

специальности ДиДОУ

Кондакова Кристина Владимировна

Научный руководитель:

к.т.н., д.п.н., профессор

Персианов В.В.

Тула 2013

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Анализ предметной области

1.1 Характеристика деятельности кафедры

1.2 Необходимость внедрения системы электронного документооборота на кафедре университета

2. Программное обеспечение

2.1 Преимущества системы электронного документооборота «Дело» для сотрудников организации

2.2 Настройка модуля «Пользователи» в системе «Дело»

2.3 Технология организации работы

Заключение

Список используемой литературы

ВВЕДЕНИЕ

Управление образовательным учреждением можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

ГОСТ определяет понятие документ как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения (Утверждены Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 №28). - М.: Издательство стандартов, 1998.. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

Одним из основных направлений развития образовательного процесса становится реализация концепции опережающего образования, ориентированного на новые условия информационного общества и широкое использование инновационных педагогических технологий развивающего обучения, направленных на раскрытие творческого потенциала личности. В связи с переходом к постиндустриальному обществу все заметнее становится тенденция к информатизации сферы образования. Создаются электронные учебники, разрабатываются автоматизированные системы обучения, организуются виртуальные университеты, тестирующие программы.

Актуальность работы определяется тем, что на сегодняшний день для эффективного управления образовательным учреждением необходим переход на качественно новые технологии работы с данными, относящимися к управленческой деятельности и регулированию учебного процесса, а также технологии, основанные на использовании компьютерных сетей и баз данных.

Объект работы: электронный документооборот на кафедре университета.

Предмет работы: работа с документами в системе электронного документооборота «Дело».

Цель работы: описать организацию работы сотрудников кафедры университета средствами модуля «Пользователи» компьютерной системы «Дело».

Задачи работы:

1. Рассмотреть особенности организации документооборота на кафедре университета.

2. Определить особенности системы электронного документооборота «Дело».

3. Рассмотреть назначение модуля «Пользователи» в системе электронного документооборота «Дело».

4. Описать технологию работы по организации работы сотрудников кафедры университета средствами модуля «Пользователи» компьютерной системы «Дело».

При написании курсовой работы были использованы следующие источники: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело: «Термины и определения». Учебные пособия по современным системам офисных и информационных технологий авторов Киселева С.В., Куперштейна В.И., Персианова В.В., а также руководства пользователя и технолога СЭД «Дело», составленные фирмой производителем.

1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Характеристика деятельности кафедры

Кафедра является основной учебно-научной структурной единицей факультета (института) федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого» (ТГПУ им. Л.Н. Толстого), осуществляющей учебную, методическую и научно-исследовательскую деятельность, внеучебную и воспитательную работу со студентами и слушателями, а также подготовку и переподготовку научно-педагогических кадров и профориентационную работу среди молодежи.

Кафедра в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом Российской Федерации от 10.07.1992 г. № 3266-1 «Об образовании», Федеральным законом от 22.08.1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании», Типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении), утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 14.02.2008 г. № 71, Порядком создания образовательными учреждениями высшего профессионального образования на базе научных организаций кафедр, осуществляющих образовательный процесс, утвержденным приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 27.02.2009 г. № 66, иными нормативными правовыми актами, регламентирующими учебную и научную деятельность высших учебных заведений, Уставом университета, решениями Ученого совета университета и факультета, приказами и распоряжениями руководства университета, иными локальными нормативными актами университета и Положением о кафедре университета Положение о кафедре университета [Электронный ресурс]. - URL: http://tsput.ru/faculties_and_departments/.

Основные задачи кафедры:

· реализация учебного процесса по очной, очно-заочной (вечерней) и заочной формам обучения по закрепленным за кафедрой дисциплинам в соответствии с утвержденными учебным планом и программами дисциплин;

· создание условий для удовлетворения потребностей личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии в процессе образовательно-научной деятельности;

· организация и проведение фундаментальных, поисковых и прикладных научных исследований и иных научно-технических, опытно-конструкторских работ по профилю кафедры и работ по проблемам высшего профессионального образования;

· подготовка и повышение квалификации специалистов по программам дополнительного и послевузовского образования, переподготовка и повышение квалификации специалистов. Осуществление учебной, методической и научно-исследовательской работы по одной или нескольким родственным специальностям, дисциплинам;

· воспитательная работа среди обучающихся; подготовка научно-педагогических кадров и повышение их квалификации Положение о кафедре университета [Электронный ресурс]. - URL: http://tsput.ru/faculties_and_departments/.

Кафедра осуществляет следующие функции, сгруппированные по видам деятельности:

Учебная и учебно-методическая деятельность

· проводит все виды учебных занятий по всем формам обучения по закрепленным за кафедрой дисциплинам в соответствии с учебным планом, программами учебных дисциплин, расписанием учебных занятий и требованиями локальных нормативных актов;

· разрабатывает учебные планы по направлениям подготовки (специальностям), календарные учебные графики, рабочие программы по дисциплинам, программы учебной и производственной практики, программы итоговой государственной аттестации с учетом требований рынка труда на основе федеральных государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования, примерных образовательных программ, разработку которых осуществляет федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования;

· разрабатывает учебно-методические комплексы дисциплин, закрепленных за кафедрой, проводит их согласование и представляет на утверждение в установленном порядке;

· участвует в мероприятиях, проводимых университетом, по модернизации учебного процесса и повышению качества обучения.

· организует и осуществляет контроль за самостоятельной работой студентов, включая выполнение ими домашних заданий, курсовых работ и проектов;

· обеспечивает повышение качества преподавания путем совершенствования имеющихся методик обучения, изучает и внедряет новые методики и технологии обучения;

· осуществляет в установленном порядке текущий контроль успеваемости и промежуточной аттестации студентов.

· организует и осуществляет итоговую государственную аттестацию выпускников по закрепленным за кафедрой направлениям подготовки (специальностям) по всем формам обучения;

· оказывает в установленном порядке платные дополнительные образовательные услуги по профилю кафедры;

· осуществляет подготовку и повышение квалификации научно-педагогических кадров Положение о кафедре университета [Электронный ресурс]. - URL: http://tsput.ru/faculties_and_departments/;

· устанавливает творческие связи с кафедрами других высших учебных заведений, изучает, обобщает и распространяет опыт работы лучших преподавателей.

Научная деятельность:

· участвует в научно-исследовательской деятельности университета, проводит научные исследования по фундаментальным, научно-техническим, социально-экономическим и гуманитарным направлениям, по проблемам высшего профессионального образования в тесной связи с задачами повышения качества подготовки студентов;

· проводит научно-методические семинары с обсуждением вопросов, направленных на повышение уровня педагогического мастерства профессорско-преподавательского состава, заслушивает отчеты преподавателей о повышении квалификации, доклады аспирантов и докторантов по материалам диссертации и других;

· проводит экспертную оценку законченных научно-исследовательских работ, дает заключения и рекомендации об опубликовании результатов научных разработок, их внедрению и использованию в учебном процессе;

· проводит экспертизу диссертационных работ, подготавливает рецензии о степени соответствия диссертационных работ требованиям Высшей аттестационной комиссии Министерства образования и науки Российской Федерации, предъявляемым к диссертациям, составляет заключение и готовит выписку из протокола заседания кафедры для предоставления в диссертационный совет;

· осуществляет в установленном порядке сотрудничество с кафедрами других высших учебных заведений, в том числе зарубежными, а также с научно-исследовательскими организациями по профилю кафедры;

· организует научно-исследовательскую работу студентов Положение о кафедре университета [Электронный ресурс]. - URL: http://tsput.ru/faculties_and_departments/.

Воспитательная работа с обучающимися

· участвует в формировании и развитии культурных и нравственных качеств студентов и аспирантов;

· организует и проводит внеучебную воспитательную работу со студентами и аспирантами.

Работа по профориентации студентов и содействию трудоустройству выпускников

· участвует в профориентационной работе в школах, лицеях, колледжах, в организациях, учреждениях по организации набора и приема абитуриентов в университет;

· развивает сотрудничество с предприятиями, учреждениями, организациями в подготовке специалистов по профилю кафедры;

· содействует в трудоустройстве выпускников по профилю кафедры и анализирует их использование в качестве специалистов.

Организационная деятельность:

· организует деятельность в соответствии с учебными планами, графиком учебного процесса и годовым планом работы;

· обеспечивает делопроизводство и документирование по функционированию кафедры;

· проводит мероприятия и принимает меры по обеспечению безопасности жизни и здоровья студентов и работников при проведении учебных занятий в закрепленных за кафедрой помещениях;

· привлекает к педагогической деятельности ведущих ученых и специалистов научных организаций и предприятий;

· комплектует и оснащает закрепленные за кафедрой помещения соответствующим материально-техническим оборудованием, необходимым для организации учебно-воспитательного процесса;

· оформляет информационные стенды и стенды методического сопровождения учебного процесса в лабораториях и компьютерных классах Положение о кафедре университета [Электронный ресурс]. - URL: http://tsput.ru/faculties_and_departments/.

В штат кафедры входят заведующий кафедрой, профессора, профессора-консультанты, доценты, старшие преподаватели, преподаватели, преподаватели-стажеры, докторанты, аспиранты, учебно-вспомогательный персонал, а также сотрудники созданных при кафедре научных и других подразделений.

Общее руководство кафедрой осуществляет декан факультета или директор института. Непосредственное руководство деятельностью кафедры осуществляет заведующий, избираемый Ученым советом университета путем тайного голосования сроком до пяти лет из числа наиболее квалифицированных и авторитетных специалистов соответствующего профиля, имеющих, как правило, ученую степень или звание, и утверждаемый в должности приказом ректора.

Структура кафедры формируется в соответствии с характером деятельности кафедры и может включать в себя учебные и научные лаборатории, компьютерные классы, методические кабинеты, а также иные подразделения. Кафедра может иметь филиалы, учебно-научные центры, лаборатории, расположенные на предприятиях, в организациях и учреждениях Положение о кафедре университета [Электронный ресурс]. - URL: http://tsput.ru/faculties_and_departments/.

1.2 Необходимость внедрения системы электронного документооборота на кафедре университета

кафедра электронный документооборот дело

В настоящее время на кафедрах возрастает количество разнообразных информационных потоков в учебном процессе, в научных исследованиях и в административном управлении.

Весь документооборот кафедры ведется в бумажной и электронной формах и включается в единую технологическую схему делопроизводства университета с использованием современных информационных и телекоммуникационных технологий. Эффективное функционирование кафедры предполагает оснащение ее средствами компьютерных и телекоммуникационных технологий Куперштейн, В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении [Текст] / В.И. Куперштейн. - СПб.: БХВ, 2009. - С. 171..

Следствием этого является повышение роли автоматизации кафедрального документооборота.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело Киселев, С.В. Современные офисные технологии [Текст]: учебное пособие для 10-11 кл. / С.В. Киселев, И.Л. Киселев. - 2-е изд., стер. - М.: Академия, 2004. - С. 19..

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации Куперштейн, В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении [Текст] / В.И. Куперштейн. - СПб.: БХВ, 2009. - С. 29..

Построение системы электронного документооборота преследует следующие цели:

1. Повышение качества (полнота, оперативность доступа, достоверность) документационного и информационного обеспечения деятельности руководства университета, центрального аппарата и других служб в решении задач по управлению университетом.

2. Усиление контроля за исполнением документов и повышение исполнительской дисциплины.

3. Автоматизация делопроизводства и повышение его эффективности.

4. Создание предпосылок (системотехнической основы) для построения в перспективе единой информационной системы управления университетом.

На сегодняшний день автоматизация документооборота необходима, так как, во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

· документы теряются;

· накапливается множество документов, назначение и источник которых неизвестен;

· документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

· тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

· создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

· на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота на кафедре преследует следующие цели:

· сбор информации о студентах;

· сбор информации об успеваемости студентов;

· сбор информации о преподавателях;

· хранение в электронном виде государственных образовательных стандартов, учебных планов, семестровых планов, общей учебной нагрузки всех преподавателей кафедры, рабочие программы;

· возможность подготовки индивидуальных планов преподавателей кафедры, разнообразных отчетов, в том числе индивидуальных учебных нагрузок преподавателей, анализ сессий, поручений для преподавателей;

· возможность быстрого поиска необходимых данных и их удобное отображение.

Автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности ЭОС: Системы электронного документооборота [Электронный ресурс]. - URL: http://www.eos.ru/.

2. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

2.1 Преимущества системы электронного документооборота «Дело» для сотрудников организации

Система электронного документооборота «Дело» (СЭД «Дело»), разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), представляет собой комплексное промышленное решение, обеспечивающее как сопровождение традиционно принятого в организации документооборота, так и ведение полностью электронного документооборота организации ЭОС: Системы электронного документооборота [Электронный ресурс]. - URL: http://www.eos.ru/.

СЭД «Дело» эффективно используется как в государственных, так и в коммерческих организациях, как в небольших компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Функциональные возможности системы

Система обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа с входящими и исходящими документами

· регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции Организация документооборота с помощью СЭД «ДЕЛО» [Электронный ресурс]. - URL: http://www.eos.ru/;

· регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных электронной подписью;

· настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации;

· наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям;

· пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам;

· согласование документов любого типа, включая договоры;

· быстрый поиск по всем реквизитам регистрационной карточки документа, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов;

· списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение;

· автоматизация отправки исходящей корреспонденции Организация документооборота с помощью СЭД «ДЕЛО» [Электронный ресурс]. - URL: http://www.eos.ru/.

Работа с внутренними документами организации

Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:

· создание регистрационной карточки проекта документа, в том числе, «во исполнение» распорядительного документа;

· изменение проекта с хранением предыдущих версий;

· согласование проекта документа;

· утверждение проекта документа;

· автоматическая регистрация документа, созданного на основе проекта;

· поиск по всем реквизитам РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов;

· задание маршрута движения и управление проектом документа;

· использование электронной подписи при согласовании и утверждении проекта документа.

Формирование поручений по документам

· передача подписанных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение;

· контроль прохождения и исполнения документов;

· управление доступом к документам;

· работа с шаблонами документов;

· быстрый поиск по всем реквизитам регистрационной карточки, возможность использования и сохранения сложных поисковых запросов.

Преимущества системы электронного документооборота «Дело» для государственных организаций

Для руководителей различных уровней:

· отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла ЭОС: Системы электронного документооборота [Электронный ресурс]. - URL: http://www.eos.ru/;

· эффективный контроль и отчетность по исполнению поручений (резолюций);

· сокращение сроков подготовки и согласования документов;

· удобная работа над проектами документов;

· быстрый поиск документов;

· получение сводных отчетов;

· возможность делегирования полномочий;

· мобильный и удаленный (в том числе, офлайновый) доступ к документам.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

· быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

· прием, регистрация и отправка документов через электронную почту;

· отслеживание хода исполнения поручений (резолюций);

· удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов документов (РКПД);

· журналы передачи, ознакомления и пересылки документов, внутренние и внешние реестры отправки, листы согласования;

· формирование отчетности.

Преимущества системы электронного документооборота «Дело» для коммерческих организаций

Для руководителей:

· эффективный контроль и управление документооборотом компании;

· быстрый поиск и доступ к документам на любом этапе его жизненного цикла;

· эффективный контроль исполнения поручений в бизнес-структурах компании;

· удобная работа над проектами документов, включая подготовку и согласование договоров;

· быстрый поиск документов и удобство оценки работы компании с помощью отчетности по документообороту, включая информационную аналитику по документам;

· мобильный и удаленный (в том числе, офлайновый) доступ к документам;

Для помощников руководителя, секретарей-референтов, сотрудников секретариатов:

· быстрая и удобная регистрация документов;

· эффективный контроль исполнения поручений, автоматизированная технология работы с поручениями, включая оповещение всех участников совместной работы о состоянии работы с документами;

· автоматическая рассылка документов с поручениями в рабочие кабинеты сотрудников, включая механизмы оповещений о поступлении новых документов в папки кабинета, рассылка напоминаний по поручениям;

· информирование о нарушении сроков рассмотрения или исполнения документов;

· удобная работа с электронными документами ЭОС: Системы электронного документооборота [Электронный ресурс]. - URL: http://www.eos.ru/;

· упрощение процедур приема, отправки и регистрации документов, в том числе, с применением электронной подписи и шифрованием сообщений;

· возможность работать со всей информацией системы через Интернет.

Преимущества для менеджеров и сотрудников компаний, работающих с документами:

· полнофункциональное рабочее место для работы с поручениями и с проектами документов, включая договоры;

· распределение в рабочих кабинетах больших массивов документов по специальным папкам для упорядочивания и удобства дальнейшей обработки;

· распределение прав доступа к документам и функциями;

· расширенный поиск по произвольному сочетанию реквизитов значительно упрощает работу с документами, использование поисковых запросов любой сложности;

· эффективный контроль движения документов, организация хранения документов;

· информационные рубрики и связки между документами по конкретной тематике;

· автоматически создаваемые отчеты о состоянии работы с документами позволяют мгновенно получать данные по различным параметрам для последующего анализа и отчета перед руководством ЭОС: Системы электронного документооборота [Электронный ресурс]. - URL: http://www.eos.ru/.

Преимущества для ИТ-специалистов:

· легкая настройка под задачи любой организации, встроенные механизмы адаптации под особенности конкретной организации позволяют соблюдать требования существующих регламентов и стандартов

· интеграция через API-интерфейс с любыми информационными системами и бизнес-приложениями

· баланс между обеспечением удобства пользователей и надежной защиты от неправомерного вмешательства в работу системы

· автоматическое протоколирование наиболее важных действий пользователей в процессе работы с документами позволяет оперативно разрешать возможные непредвиденные ситуации ЭОС: Системы электронного документооборота [Электронный ресурс]. - URL: http://www.eos.ru/.

2.2 Настройка модуля «Пользователи» в системе «Дело»

Модуль «Пользователи» предназначен для ведения учетных записей пользователей и управления их правами Персианов, В.В. Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления [Текст]: Учебно-методическое пособие по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления- Тула: Изд-во Тул. гос. пед. ун-та им. Л.Н. Толстого, 2008. - С. 68..

В модуле «Пользователи» содержится перечень учетных записей пользователей системы. При работе с данным перечнем для каждого пользователя определяется:

· способ аутентификации пользователя при запуске системы «Дело». Аутентификация пользователя может проводиться с помощью операционной системы Windows или же пользователю назначаются персональные идентификатор и пароль, которые он должен указывать при входе в систему;

· права доступа к настройкам системы;

· права доступа к картотекам системы;

· права доступа к кабинетам каждой из доступных картотек;

· права доступа к папкам внутри каждого из доступных

· кабинетов;

· права доступа к документам разных грифов допуска;

· права доступа к подсистемам и функциям системы Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО». Руководство системного технолога. Выпуск 20 - М.: ЭОС..

Интерфейс модуля «Пользователи»

В рабочей области окна находится перечень учетных записей пользователей системы «Дело» Персианов, В.В. Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления я- Тула: Изд-во Тул. гос. пед. ун-та им. Л.Н. Толстого, 2008. - С. 69.(Рис.1).

Рис.1. Интерфейс модуля «Пользователи».

Строка меню включает пункты:

Управление - содержит команды, предназначенные для выполнения тех или иных действий с учетными записями пользователей (добавить, изменить, удалить), команды установки параметров пользователя, ведения адресов его электронной почты, создания списков, а также команды перехода к режиму установки прав пользователя.

Отчет - содержит команды, позволяющие вывести на экран сведения о пользователях системы и протоколы работы с модулем.

Вид - содержит команды, позволяющие отбирать для показа учетные записи, отвечающие тем или иным критериям (например, учетные записи пользователей, имеющих доступ к подсистеме «Поточное сканирование», или записи пользователей, обладающих правом электронно-цифровой подписи). Кроме того, команды данного меню позволяют отображать список пользователей как с логически удаленными записями пользователей, так и без них.

Справка - включает в себя команды вызова справочной информации.

Закрыть - команда завершения работы с модулем «Пользователи».

Перечень учетных записей пользователей представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной записи. В графах таблицы содержится следующая информация: Подразделение - название подразделения, в штате которого числится пользователь. Фамилия - фамилия, имя и отчество пользователя. Имя - имя (логин) пользователя, заданное технологом.

В заголовке крайней левой графы таблицы находятся кнопки, соответствующие различным модулям и опциям: модуль «Документы», подсистема «ДЕЛО-Web», возможность использования опции «Сканирование» для сканирования и автоматического распознавания текста документа, опция «Поточное сканирование», система «Архивное дело», опция «ЭЦП и шифрование», информация об адресах электронной почты Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО». Руководство системного технолога. Выпуск 20 - М.: ЭОС..

Подсистемы, модули и опции, доступные пользователям, а также наличие информации об адресах электронной почты отмечены маркерами, расположенными в строках записей пользователей под соответствующими иконками.

Управление правами

Под управлением правами понимается работа с учетными записями пользователей (создание, редактирование, удаление), а также назначение и разграничение прав пользователей, позволяющих выполнять им те или иные служебные функции в системе.

Находясь в окне Ведение пользователей, выберите из меню Управление команду Добавить. Откроется окно учетной записи пользователя Пользователь БД (Рис.2). Заполняем поля требуемыми значениями параметров: ФИО, Подразделение.

Рис. 2. Окно учетной записи пользователя.

При заполнении поля Подразделение нужное значение можно выбрать из списка значений, заданных ранее в этом поле для других пользователей. Для этого введите в поле Подразделение первые буквы названия подразделения и нажмите клавишу Enter. Откроется окно, содержащее список ранее введенных значений, начинающихся с этих букв. Щелчком мыши выделите нужное значение и щелкните кнопку «Записать». Произойдет возврат к окну учетной записи пользователя. В поле «Подразделение» будет записано выбранное значение Персианов, В.В. Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления я- Тула: Изд-во Тул. гос. пед. ун-та им. Л.Н. Толстого, 2008. - С. 69..

Чтобы предоставить пользователю право работать с тем или иным модулем или дополнительной опцией, устанавливаются флажки из следующего набора: Дело. Дело WEB. ЭЦП и шифрование. Поточное сканирование. Сканирование. Оповещение. Печать штрих-кода. Поиск по штрих-коду.

При установке флажка Дело пользователь получает доступ к модулям «Документы» и «Отчетные формы», а если данный пользователь должен выполнять функции системного технолога, то и к модулям «Справочники» и «Пользователи». Кроме того, при установке флажка Дело автоматически устанавливается флажок Дело-WEB, поскольку, по умолчанию, всем пользователям, работающим в системе «Дело», предоставляется доступ к подсистеме «Дело-Web».

Если требуется, чтобы права нового пользователя совпадали с правами и параметрами пользователя, зарегистрированного ранее, установите флажок «Взять настройки от…» и выберите из раскрывающегося списка фамилию нужного пользователя. При этом в нижней части окна автоматически установится ряд флажков, соответствующих параметрам и возможностям выбранного пользователя: Права «Дело». Параметры. Списки справочников. Права поточного сканирования. Стандартные тексты. Права Архива.

Копирование настроек ранее зарегистрированного пользователя ускоряет и упрощает создание учетной записи. Заполнив все поля учетной записи и установив нужные флажки, щелкните на кнопке Записать. Произойдет возврат к окну Ведение пользователей. При этом в списке пользователей добавится новая строка, соответствующая добавленной учетной записи Персианов, В.В. Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления я- Тула: Изд-во Тул. гос. пед. ун-та им. Л.Н. Толстого, 2008. - С. 69..

2.3 Технология организации работы

1. Выберите пользователя, под которым вы работаете в системе, и откройте его права в системе «Дело».

2. Зайдите в закладку «Права в картотеках» и установите права на работу во всех папках кабинета вашей кафедры.

3. Зайдите в закладку «Абсолютные права» и установите право ввода резолюции и контроля исполнения поручений от заведующего кафедры, а также право исполнения поручений, визирования и подписания проектов от всех сотрудников кафедры.

Запуск модуля «Пользователи»

4. Находясь в меню системы «Дело», запустим модуль «Пользователи».

5. Введем с клавиатуры имя и пароль пользователя. Если имя и пароль введены правильно, откроется окно «Ведение пользователей». При этом в списке пользователей добавится новая строка, соответствующая добавленной учетной записи.

6. Заполняем поля требуемыми значениями параметров (Рис.3):

Рис.3. Добавление пользователя.

ФИО - Иванова И.В.

Подразделение - ОГОС-УПР-Администрация.

Имя - IVA (вводится условное имя пользователя, под которым он функционирует в системе).

Пароль - XXX (вводится пароль пользователя для входа в систему).

Дожностное лицо - Иванова И.В. - Системный технолог.

Имя - IVA (вводится условное имя пользователя, под которым он функционирует в системе).

Пароль - XXX (вводится пароль пользователя для входа в систему).

Дожностное лицо - Иванова И.В. - Системный технолог.

7. Сохраним полученный результат.

Поставленная задача выполнена.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

При работе с системой «Дело» различным категориям пользователей необходим доступ к определенному набору функций системы. Например, работа системного технолога сводится к настройке системы, что обуславливает необходимость доступа к функциям, поддерживающим ввод значений в системные справочники и их редактирование. Круг задач других пользователей, сотрудников кафедры, может определяться должностными инструкциями и быть ограниченным (только регистрацией поступающих документов или подготовкой отчетов руководству).

В связи с этим система электронного документооборота «Дело» имеет модульную структуру, а каждый из модулей реализует набор функций, поддерживающих определенный технологический этап работы с документами. Одним из модулей, с которым работает системный технолог в СЭД «Дело» является модуль «Пользователи», предназначенный для регистрации в системе новых пользователей, а также для установки прав доступа этих пользователей к другими модулям, картотекам, кабинетам и документам, хранящимся в системе «Дело».

В теоретической части курсовой работы была рассмотрена характеристика кафедры, определены ее основные задачи и функции, а так же описаны цели построения и внедрения системы электронного документооборота на кафедре университета.

В практической части курсовой работы были рассмотрены функциональные возможности СЭД «Дело» преимущества системы для государственных и негосударственных организаций и их сотрудников. Теоретически описана и практически реализована технология организации работы по настройке модуля «Пользователи» системы «Дело».

Все задачи, поставленные в курсовой работе были выполнены в полном объеме.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения (Утверждены Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 №28). - М.: Издательство стандартов, 1998.

2. Киселев, С.В. Современные офисные технологии [Текст]: учебное пособие для 10-11 кл. / С.В. Киселев, И.Л. Киселев. - 2-е изд., стер. - М.: Академия, 2004. - 208 с.

3. Куперштейн, В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении [Текст] / В.И. Куперштейн. - СПб.: БХВ, 2009. - 248 с.: ил.

4. Организация документооборота с помощью СЭД «ДЕЛО» [Электронный ресурс]. - URL: http://www.eos.ru/

5. Персианов, В.В. Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления [Текст]: Учебно-методическое пособие по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления» / В.В. Персианов, Е.И. Логвинова. - Тула: Изд-во Тул. гос. пед. ун-та им. Л.Н. Толстого, 2008. - 163 с.

6. Персианов, В.В. Электронное административное делопроизводство [Текст]: Лабораторный практикум / В.В. Персианов, Е.В. Кутепова. - Тула: Изд-во ТГПУ им. Л.Н. Толстого, 2012. - 91 с.

7. Положение о кафедре университета [Электронный ресурс]. - URL: http://tsput.ru/faculties_and_departments/

8. Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО». Введение в систему. Выпуск 20 - М.: ЭОС - 123 с.

9. Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО». Руководство системного технолога. Выпуск 20 - М.: ЭОС - 503 с.

10. ЭОС: Системы электронного документооборота [Электронный ресурс]. - URL: http://www.eos.ru/

Размещено на Allbest.ru